Kế hoạch cuộc họp bàn về việc đầu tư phát triển mặt hàng TIVI LCD Full HD chuẩn 8K của Công ty Tiến Đạt trong năm tới

KẾ HOẠCH CUỘC HỌP BÀN VỀ VIỆC ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
MẶT HÀNG TIVI LCD FULL HD CHUẨN 8K CỦA CÔNG TY
TIẾN ĐẠT TRONG NĂM TỚI
I - TRƯỚC CUỘC HỌP.

Chuẩn bị phòng họp:
- Vì cuộc họp mang tính chất quan trọng, có sự bàn luận tính toán và cần ý kiến
đóng góp, sau đó thống nhất các quyết định với nhau nên cần có không gian tập
trung. Giờ họp là 9h30 đến khoảng 11h sáng tại phòng họp của công ty.
- Hình minh họa:

-

1. Lập danh sách những người dự họp:
Tổng giám đốc: Là người chủ trì cuộc họp, có ý kiến cao nhất và có quyền quyết
định đối với các vấn đề đặt ra.
Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm lắng nghe các báo cáo, xác minh tính minh
bạch xác thực của báo cáo và đưa ra các đề xuất để mọi người bàn luận.
Thư ký: Là người ghi chép lại toàn cảnh cuộc họp, ghi chép lại các ý kiến, bàn luận
và quyết định của mọi người cũng như kết quả của cuộc họp.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Vì cuộc họp bàn về việc tung ra sản phẩm
Tivi mới trong năm tới, nên cần đánh giá lại khả năng kinh doanh của công ty. Xét
lợi nhuận đạt được và cũng cố lại tiềm năng sắp tới khi quyết định đầu tư phát


-

triển.
Phó giám đốc phụ trách tài chính: Báo cáo về tình hình năng lực tài chính trong
thời gian vừa qua của công ty, công ty đang trên đà phát triển hay thua lỗ, từ đó
đưa ra kế hoạch đầu tư.

Trưởng Phòng Kỹ thuật: Là người tìm hiểu về công nghệ, dây truyền sản xuất sản
phẩm Tivi mới.
Trưởng Phòng Maketing : Là người vạch ra chiến lược quảng cáo, tìm hiểu thị
trường và tìm ra hướng đi cho sản phẩm Tivi LCD Full HD chuẩn 8K.
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm báo cáo về các khoảng thu chi, tính
toán. Cũng như ước tính và chịu trách nhiệm chi các khoản phí cần thiết.
Trưởng ban quản lý dự án: Quản lý tiến độ thực hiện của dự án.
2. Lập chương trình nghị sự trình chủ tọa thông qua.
Lập một chương trình nghị sự với mục tiêu rõ ràng của cuộc họp (Là họp bàn về
việc đầu tư phát triển mặt hàng mới của Công ty). Với cuộc họp gồm những ai, có
trách nhiệm gì? Những người cần phải báo cáo, phát biểu và mọi người cần phải
đưa ra ý kiến (Có chuẩn bị trong phần 2). Cuối cùng thống nhất ý kiến và đưa ra
quyết định.

3. Liên hệ các cá nhân, đơn vị có liên quan để chuẩn bị tài liệu đưa ra trình
bày.
- Lập kế hoạch thông báo cho các cá nhân, đơn vị có liên quan đến cuộc họp trước 3
đến 4 ngày để kịp chuẩn bị các báo cáo, đề xuất cũng như các tài liệu có liên quan
đến cuộc họp. Đặc biệt là các đơn vị thi công để kịp sắp xếp thời gian cũng như
soạn thảo kế hoạch để trình trước cuộc họp. Nhằm đưa cuộc họp đạt đến mục đích
cuối cùng.
4. Gởi các tài liệu chương trình cuộc họp cho các thành viên được mời dự họp
để nghiên cứu trước.
- Các thành viên được mời dự họp sẽ được chuẩn bị trước các tài liệu liên quan và
được triển khai trước từ 1 đến 2 ngày. Nhằm đảm bảo nội dụng cuộc họp được
triển khai một cách chính xác, vấn đề cuộc họp được đưa ra giải quyết triệt để.
5. Chuẩn bị trà nước, tiếp tân của các bộ phận phục vụ.
- Khâu chuẩn bị trà nước, tiếp tân phải được chuẩn bị trước 1 buổi đến 1 ngày. Loại
nước uống, loại bánh trái dùng trong cuộc họp , số lượng mỗi loại dựa vào số
lượng thành viên cuộc họp.

-

Ngoài ra còn phải chuẩn bị máy in để in ấn tài liệu, chuẩn bị quạt máy và máy
lạnh, máy chiếu để đáp ứng nhu cầu cuộc họp.
II - TRONG NGÀY HỌP.
- Kiểm tra địa điểm vào trước giờ khai mạc: Địa điểm cuộc họp là phòng họp của
công ty. Vì thời gian họp là 9h30 đến khoảng 11h, để đảm bảo cuộc họp diễn ra
đúng giờ, thì cần phải kiểm tra lại phòng họp trước 1 tiếng. Kiểm tra lại bàn họp,
số ghế của các thành viên, các máy móc có liên quan (Máy tính, máy in, máy
chiếu, đèn, quạt, máy lạnh v.v…).


-

-

Xem xét lại việc trà nước, định giờ nghỉ thích hợp: Có sự sắp xếp tiếp tân chuẩn bị
sẵng nước suối và bánh trái tại bàn họp. Giờ nghỉ là 11h, nếu cuộc họp diễn ra quá
căng thẳng, có thể tổ chức nghỉ khoảng 15 phút để các thành viên lấy lại tập trung
và có thời gian để chuẩn bị thêm tài liệu liên quan (nếu cần).
Chuẩn bị tờ tường trình, các tài liệu khác phòng khi cần thiết: Các tài liệu liên quan
đã được chuẩn bị trước cuộc họp, nhưng có thể sẽ phát sinh thêm các tài liệu cần
thiết nên cần kiểm tra lại trước giờ họp.
Ghi lại những lời báo, lời nhắn qua điện thoại về việc xin phép không tới dự họp
để báo cáo với chủ tọa phiên họp: Các trường hợp vắng mặt được kiểm tra và báo
cáo lại với chủ tọa trước khi diễn ra cuộc họp 15 phút. Nhằm đảm bảo chủ tọa có
cách xữ lý cũng như có các diễn thuyết, các báo cáo thay thế.
-

Điện thoại hoặc
liên hệ trực tiếp
với chủ tọa cuộc
họp (tổng giám
đốc) xem ông đã
chuẩn bị sẵng
sàng chưa: Cũng
nhầm để nhắc nhở
rằng cuộc họp
quan trọng sắp diễn ra và nếu không nhắc có thể ông sẽ quên mất, cuộc họp có ý
nghĩa quan trọng và có ảnh hưởng đến tầm vóc công ty, nên việc sơ suất là không
thể diễn ra. Nếu ông chưa chuẩn bị sẵng sàng thì tốt nhất nên hoãn hoặc dời cuộc
họp để đảm bảo rằng việc diễn ra cuộc họp được thành công tốt đẹp.
-

-

Chuẩn bị sẵng
sàng giấy viết và
chọn chỗ ngồi
thuận tiện: Vì
cuộc họp diễn ra
thời gian dài, các
chi tiết trong cuộc
họp đều rất quan
trọng nên không
thể bỏ lỡ bất cứ tình tiết nào xảy ra, việc hết giấy ghi chú hoặc thiếu viết là không
nên có. Ngoài ra, chỗ ngồi thuận tiện để đảm bảo vừa theo dõi hết cuộc họp vừa có
thể xữ lý tình huống bất ngờ cũng rất quan trọng. Thường nên chọn ngồi gần cửa

ra vào, ngồi sau mọi người để thuận tiện di chuyển, lắng nghe ý kiến, cũng như ghi
chép.
Treo một tấm bảng nhỏ trước phòng họp để báo cho khách mời biết địa điểm nơi
họp. Việc chọn phòng họp có ý nghĩa rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến
kết quả cũng như sự thành công của cuộc họp, vì thế nên chắc chắn rằng mọi người
đều biết địa điểm họp để tránh tình trạng nhầm lẫn. Việc chuẩn bị một tấm bảng


nhỏ để ghi chú (đánh dấu) phòng họp cũng là chi tiết quan trọng thể hiện sự tỉ mỉ,
chỉnh chu trong công tác chuẩn bị.
- Chuẩn bị cho chủ tọa mọi tài liệu cần thiết khi có yêu cầu, các tài liệu quan trọng
về hướng đi mới của công ty và các hạng mục cần đề xuất phải được chuẩn bị
trước cho chủ tọa. Để có cái nhìn tổng quan chiến lược, sản phẩm và có quyết định
đúng đắn.
- Ghi biên bản cuộc họp: vì cuộc họp có tính chất quan trọng nên biên bản cuộc họp
cần phải được ghi chép kỹ lưỡng, đảm bảo các chi tiết chính xác và đánh giá được
chất lượng chuyên môn, cũng như đáp ứng được mục đính để dẫn đến cuộc họp.
III - KẾT THÚC CUỘC HỌP.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm: Các tài liệu và hồ sơ có liên quan đến
cuộc họp đều được giữ lại, để đảm bảo các chi tiết quan trọng không bị bỏ qua.
Ngoài ra, các văn phòng phẩm để chuẩn bị cho cuộc họp cũng cần được giữ lại để
sử dụng về sau, cũng như mục đích lưu văn thư.
-

-

-

Thảo một số công
văn, thư từ theo

lệnh của lãnh đạo
gửi cho các cá
nhân, cơ quan có
liên quan: Sau
cuộc họp, chủ tọa
và các thành viên
thống nhất về chiến lược phát triển của Công ty trong năm tới, từ đó cần phải có
các công văn gửi đến các phòng bang để thực hiện. Văn bản chỉ đạo Phòng kế
toán-tài chính chuẩn bị vốn để triển khai chiến lược mới, văn bản chỉ đạo Phòng
hành chính báo cáo về tình hình triển khai các quyết định của công ty.
Gửi lời cám ơn tới một số người tham dự cuộc họp: Không quên làm thư cảm ơn
hoặc giấy cảm ơn gửi đến các cá nhân, tổ chức tham gia cuộc họp. Có lời khen
tặng hoặc đánh giá cao các ý kiến đóng góp trong cuộc họp, từ đó thúc đẩy tinh
thần phấn đấu, cố gắng cống hiến cho công ty.
Lập hồ sơ cuộc họp: Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu, thì dùng các hồ sơ, tài liệu này
để củng cố lại quá trình cuộc họp, từ đó lập hồ sơ hoàn chỉnh về cuộc họp.