Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại sở lao động thương binh và xã hội tỉnh quảng ninh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (641.23 KB, 105 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
NGUYỄN PHÚC PHONG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC
TẠI SỞ LAO ðỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TỈNH QUẢNG NINH
Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
Tiến sỹ Nguyễn Danh Nguyên
Hà Nội – 2013
LỜI CAM ðOAN
Tôi xin cam ñoan nội dung luận văn: “Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ
chức tại Sở Lao ñộng - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh” là công trình
nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, các số liệu, kết quả trong Luận văn là trung thực
và bản Luận văn này chưa ñược ai công bố trong bất kỳ chương trình ñào tạo cấp
bằng nào khác.
Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2013
Tác giả
Nguyễn Phúc Phong
LỜI CẢM ƠN
Luận văn “Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh”, ñược hoàn thành với sự hướng dẫn tận
tình của TS. Nguyễn Danh Nguyên - Viện Kinh tế và Quản lý – trường ðại học
Bách khoa Hà Nội, ñồng thời nhận ñược sự giúp ñỡ của các bạn ñồng nghiệp và
Lãnh ñạo Sở Lao ñộng - Thương binh và Xã hội Quảng Ninh, ñã cung cấp về số
liệu, tư liệu và ñóng góp nhiều ý kiến thiết thực trong quá trình viết Luận văn.
Những thông tin thu thập ñược, những ý kiến góp ý của các thầy hướng dẫn,
của ñồng nghiệp là những tư liệu hữu ích, thiết thực và là cơ sở quan trọng ñể tôi có
thể hoàn thành Luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2013
Tác giả
Nguyễn Phúc Phong
MỤC LỤC
Trang
MỞ ðẦU ................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC
THUỘC TRUNG ƯƠNG ...................................................................................... 4
1.1 Những vấn ñề cơ bản về cấu trúc tổ chức .................................................. 4
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và quản lý............................................................. 4
1.1.2 Cấu trúc của tổ chức ............................................................................... 6
1.2 Các thuộc tính của cấu trúc tổ chức ........................................................... 7
1.2.1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hoá, tổng hợp hoá các chức năng, nhiệm
vụ, công việc và vị trí công tác ........................................................................ 7
1.2.2 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức ..................................................... 8
1.2.3 Phân bổ quyền hạn trong cấu trúc tổ chức............................................... 9
1.2.4 Phối hợp các bộ phận trong cấu trúc tổ chức ......................................... 10
1.3 Một số mô hình cấu trúc tổ chức cơ bản .................................................. 12
1.3.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến................................................................... 12
1.3.2 Cấu trúc tổ chức theo chức năng ........................................................... 13
1.3.3 Cấu trúc tổ chức trực tuyến – chức năng ............................................... 14
1.4 ðặc ñiểm của cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ trong hệ thống cơ
quan hành chính nhà nước ............................................................................. 16
1.4.1 Cơ quan hành chính nhà nước .............................................................. 16
1.4.2 Cán bộ trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước ............................ 18
1.5 Cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh. .................................................................................................................. 21
1.6 Những nhân tố ảnh hưởng ñến cấu trúc tổ chức...................................... 22
1.6.1 Nhân tố khách quan .............................................................................. 22
1.6.2 Nhân tố chủ quan.................................................................................. 23
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA SỞ LAO ðỘNG
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NINH ....................................... 26
2.1 Tổng quan về Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ........... 26
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển......................................................... 26
2.1.2 Chức năng của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ........ 27
2.1.3 Nhiệm vụ của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ......... 28
2.1.4 Kết quả hoạt ñộng ñạt ñược trong giai ñoạn 2006-2012: ....................... 34
2.2 Thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng - TB&XH tỉnh Quảng
Ninh.................................................................................................................. 36
2.2.1 Mô hình cấu trúc tổ chức ...................................................................... 36
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng nghiệp vụ, ñơn vị trực thuộc .............. 39
2.2.3 Phân cấp trong cấu trúc tổ chức của Sở................................................. 56
2.2.4 Phân quyền trong cấu trúc tổ chức của Sở ............................................ 57
2.2.5 Về ñội ngũ cán bộ................................................................................. 58
2.3 ðánh giá chung .......................................................................................... 66
2.3.1 Ưu ñiểm ............................................................................................... 66
2.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân: ........................................................... 67
2.4 Tham khảo về chức năng nhiệm vụ, cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội một số tỉnh, thành phố khác .................................... 69
2.4.1. Về chức năng, nhiệm vụ: ..................................................................... 69
2.4.2. Về cấu trúc tổ chức: ............................................................................. 70
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC TẠI
SỞ LAO ðỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NINH ........... 75
3.1 ðịnh hướng hoàn thiện cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và
Xã hội tỉnh Quảng Ninh .................................................................................. 75
3.1.1 ðịnh hướng phát triển của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng
Ninh ñến năm 2015 và 2020. ......................................................................... 75
3.1.2 ðịnh hướng về cấu trúc tổ chức ............................................................ 79
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh trong thời gian tới ....................... 80
3.2.1 Giải pháp 1: Cơ cấu lại cấu trúc tổ chức và phân công lại chức năng
nhiệm vụ ....................................................................................................... 80
3.2.2. Giải pháp 2: Thực hiện xã hội hóa hoạt ñộng của một số Trung tâm nuôi
dưỡng ñối tượng thuộc Sở do nhà nước ñảm bảo 100% kinh phí hoạt ñộng ... 88
3.2.3 Giải pháp 3: ðào tạo, bồi dưỡng và xây dựng tiêu chuẩn ñối với cán bộ
quản lý .......................................................................................................... 91
3.2.4 Giải pháp 4: Xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin ñáp
ứng nhu cầu và nhiệm vụ chuyên môn........................................................... 93
3.3 Kiến nghị với các cơ quan ......................................................................... 93
3.3.1 Kiến nghị với Bộ Lao ñộng Thương binh và Xã hội ............................. 93
3.3.2 Kiến nghị với Bộ Nội vụ ...................................................................... 93
3.3.3 Kiến nghị với UBND tỉnh Quảng Ninh ................................................. 93
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 95
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Chữ viết ñầy ñủ
CBCC
: Cán bộ công chức
CTXH
: Công tác xã hội
HðND
: Hội ñồng Nhân dân
KT-XH
: Kinh tế - Xã hội
LðXH
: Lao ñộng xã hội
NCC
: Người có công
TB&NCC
: Thương binh và Người có công
TNXH
: Tệ nạn xã hội
UBND
: Uỷ ban Nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 2.1. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu từ 2006-2012 ..................................... 34
Bảng 2.2 Tổng hợp ñội ngũ cán bộ quản lý theo trình ñộ quản lý nhà nước ........... 58
Bảng 2.3 Tổng hợp ñội ngũ cán bộ quản lý chia theo nhóm tuổi ............................ 60
Bảng 2.4 Tiêu chuẩn diện tích từ tối thiểu ñến tối ña cho một chỗ làm việc theo
từng chức danh ...................................................................................................... 65
Bảng 2.5 Tham khảo cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng - TB&XH một số tỉnh khác
.............................................................................................................................. 71
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Trang
Hình 1.1 Nội dung của xây dựng tổ chức ................................................................. 5
Hình 1.2 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức trực tuyến ( tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................................. 13
Hình 1.3 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức chức năng (tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................................. 14
Hình 1.4 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức trực tuyến chức năng (tham khảo tài liệu: Những
vấn ñề cơ bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................. 16
Hình 1.5 Sơ ñồ tổng quan cấu trúc tổ chức cơ quan cấp Sở trực thuộc UBND tỉnh 21
Hình 2.1 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức hiện tại của Sở Lð-TB&XH tỉnh Quảng Ninh ..... 38
Hình 3.1 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức mới của Sở LðTB&XH tỉnh Quảng Ninh ........... 86
1
MỞ ðẦU
1. Tính cấp thiết của ñề tài
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức, ñơn vị nào ñều có những mục tiêu riêng có của
mình. ðể mục tiêu ñó có thể thực hiện ñược ñòi hỏi phải có sự lãnh ñạo thống nhất
của bộ máy quản lý nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và ñiều chỉnh
việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Cấu trúc tổ chức của cơ quan là một nội dung ñầu
tiên và rất quan trọng giúp cơ quan, ñơn vị ñạt ñược mục tiêu của mình.
Trong hoạt ñộng quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý
không tốt ñều xuất phát từ công tác cấu trúc tổ chức không hoàn hảo; ảnh hưởng lớn
ñến kết quả ñạt ñược của công tác quản lý, qua ñó có tác ñộng ñến toàn bộ quá trình
hoạt ñộng của ñơn vị. Vì vậy, xem xét ñánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp
cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với ñặc ñiểm của từng giai ñoạn là rất cần thiết ñối
với một ñơn vị.
Là một ñơn vị quản lý nhà nước về lĩnh vực lao ñộng, việc làm có vị trí rất
quan trọng cả về mặt kinh tế và về mặt xã hội, ñể giải quyết hài hoà ñược các lợi
ích, cũng như các mục tiêu, Sở Lao ñộng - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh
cũng ñã nhiều lần tiến hành cải tiến cấu trúc tổ chức cho phù hợp với tình hình thực
tế của từng giai ñoạn, qua ñó nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của ñơn vị. Tuy nhiên
việc cải tiến, chấn chỉnh ñó vẫn còn những hạn chế và không phù hợp. Hiện tại vẫn
còn sự trùng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng, ban, ñơn vị trong cơ quan;
một số bộ phận, ñơn vị bố trí cán bộ vẫn còn bất hợp lý; cơ chế vận hành bộ máy
còn nhiều hạn chế chưa phát huy tối ña hết ñược nguồn lực hiện có.
ðể ñáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong thời gian tới và khắc phục những tồn tại
của cấu trúc tổ chức hiện hành, việc hoàn thiện cấu trúc tổ chức là tất yếu khách
quan và là nhu cầu thực tế.
Nhận thức ñược tầm quan trọng của công tác tổ chức, cũng như xuất phát từ
nhu cầu thực tế, ñề tài: "Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh" ñược thực hiện với mong muốn góp phần
hoàn thiện hệ thống tổ chức hiện hành của sở dưới góc nhìn khoa học nhất nhưng
2
cũng thực tiễn nhất, và là một ñóng góp nhỏ bé của tác giả với ñơn vị và ñịa
phương.
2. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn
- ðối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu bộ máy quản lý của cơ quan Sở Lao ñộng Thương binh và Xã
hội thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong ñó tập trung vào nghiên cứu hệ thống
chức năng nhiệm vụ; mô hình cấu trúc tổ chức; cơ chế vận hành của cấu trúc tổ
chức.
- Phạm vi nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu về cấu trúc tổ chức của cơ quan Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh từ năm 2008 ñến 2012.
3. Mục ñích nghiên cứu của luận văn
Nghiên cứu mong muốn ñề xuất ñược một số giải pháp hoàn thiện cấu trúc tổ
chức của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội các ñịa phương và áp dụng thí ñiểm
cho Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh nhằm nâng cao năng lực
quản lý nhà nước về lĩnh vực lao ñộng, người có công và xã hội trên ñịa bàn tỉnh
Quảng Ninh.
4. Nội dung nghiên cứu
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Phân tích, ñánh giá thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng Thương
binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh;
ðề xuất phương hướng và một số giải pháp phù hợp ñể hoàn thiện cấu trúc
tổ chức của Sở.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng ñể giải quyết vấn ñề ñặt ra
luận văn nghiên cứu lý thuyết kết hợp với khảo sát, phân tích kinh nghiệm thực tiễn
một cách có logic.
3
Kết hợp sử dụng các phương pháp chuyên môn như phương pháp tiếp cận
hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê ñể nghiên cứu
và phân tích các vấn ñề thực tiễn, rút ra những bất cập, tồn tại, trên cơ sở ñó ñưa ra
các giải pháp phù hợp ñể giải quyết vấn ñề.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của ñề tài
Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hóa những luận cứ khoa học liên quan, hoàn
thiện cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương.
Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu ñề tài luận văn có giá trị tham khảo
cho Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh và các Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội các tỉnh nói chung trong việc hoàn thiện cấu trúc tổ chức
nhằm nâng cao năng lực quản lý nhà nước về lĩnh vực chuyên môn góp phần ổn
ñịnh chính trị, phát triển KT-XH.
7. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở ñầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn ñược
trình bày trong 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Chương 2: Thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã
hội tỉnh Quảng Ninh.
Chương 3: Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh.
4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
1.1 Những vấn ñề cơ bản về cấu trúc tổ chức
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và quản lý
- Tổ chức là một thuật ngữ ñược sử dụng rất phổ biến trong ñời sống hằng
ngày. Tuy nhiên, chưa có ñịnh nghĩa chung về thuật ngữ này. Theo tài liệu Quản lý
và phát triển tổ chức hành chính nhà nước thì ñịnh nghĩa mang tính cổ ñiển nhất về
tổ chức, xem tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều người, phối hợp với nhau
nhằm ñạt ñược những mục tiêu chung. Sự phối hợp hai hay nhiều người với nhau
tạo nên một tổ chức với những mục tiêu chung thông qua ở những mức ñộ khác
nhau của sự phân công lao ñộng giữa những con người ñó.
Theo Từ ñiển Tiếng Việt: Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể,
có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất ñịnh.
Xét trên tổng thể, tổ chức ñòi hỏi có ít nhất hai người trở lên, có sự liên kết
với nhau nhằm hướng ñến mục tiêu chung. Như vậy, xét về bản chất, tổ chức do con
người tạo nên.
Theo quan niệm trên có mặt ở mọi nơi, mọi lúc. Khi con người cần có sự liên
kết với nhau ñể ñạt mục tiêu nhất ñịnh họ lập nên tổ chức; khi mục tiêu ñã thành
công, con người tự giải tán tổ chức ñó. ðể bẩy ñược hòn ñá nặng, một người không
thể làm ñược, họ cần liên kết nhiều người và khi ñẩy xong hòn ñá, những người ñó
có thể tự giải tán.
Tổ chức là một phát minh lớn và quan trọng bậc nhất của quá trình phát triển
xã hội loài người. Mỗi con người cùng nhau hoạt ñộng trong một tổ chức ñều ñóng
những vai trò nhất ñịnh ñể ñạt ñược mục tiêu chung, tức là công việc mà mỗi người
ñảm nhiệm có một mục ñích hoặc mục tiêu nhất ñịnh; các hoạt ñộng của họ phù
hợp, khớp nối với các hoạt ñộng của những người khác trong tổ chức. Khi con
5
người cùng nhau làm việc trong một tổ chức ñể thực hiện một mục tiêu chung thì
cần có sự quản lý.
- Quản lý là toàn bộ các hoạt ñộng ra quyết ñịnh ñược thực hịên bởi một
người hoặc một nhóm người nhằm ñịnh hướng và phối hợp các hoạt ñộng của một
nhóm người ñể ñạt ñược mục tiêu mong muốn. Quản lý thực hiện 5 chức năng cơ
bản, ñó là: lập kế hoạch, tổ chức, xác ñịnh biên chế, lãnh ñạo và kiểm tra. Trong ñó
tổ chức quản lý có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong
ñó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm, có thể hoàn thành các nhiệm vụ
và các mục tiêu ñã ñịnh. Công tác tổ chức là việc gộp nhóm các hoạt ñộng cần thiết
ñể ñạt ñược các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với
quyền hạn cần thiết ñể giám sát nó, và là việc tạo ñiều kiện cho sự liên kết ngang và
dọc trong cơ cấu của tổ chức.
Bản thân công tác tổ chức là một quá trình, có liên hệ chặt chẽ, lôgic với các
chức năng khác của quản lý. Như vậy, xây dựng tổ chức là một phần của công việc
quản lý, bao gồm việc xây dựng một cơ cấu ñịnh trước về các vai trò cho con người
ñảm ñương trong một tổ chức.
1. Xác ñịnh những hoạt ñộng cần thiết ñể ñạt
ñược các mục tiêu
2. Gộp nhóm các hoạt ñộng này thành các phòng
ban hoặc các bộ phận
3. Giao các nhóm hoạt ñộng này cho một người
quản lý
4. Giao phó quyền hạn ñể thực hiện các hoạt ñộng
5. Chuẩn bị ñầy ñủ cho sự phối hợp các hoạt
ñộng, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều
ngang và chiều dọc bên trong tổ chức
Hình 1.1 Nội dung của xây dựng tổ chức
6
1.1.2 Cấu trúc của tổ chức
Cấu trúc tổ chức là cơ quan ñiều khiển hoạt ñộng của toàn bộ tổ chức bao
gồm cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý. Là
lực lượng vật chất ñể chuyển những ý ñồ, mục ñích, chiến lược của tổ chức thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong tổ chức thành kết
quả, mục tiêu mong muốn.
Một cấu trúc tổ chức thường ñược xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ.
- Mô hình tổ chức.
- ðội ngũ cán bộ quản lý.
Cấu trúc tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ
phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận ñó thực hiện
những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau theo
từng khâu, từng cấp quản lý ñể tạo thành một chỉnh nhằm thực hiện chức năng,
mục tiêu chung của tổ chức. Là tổng hợp các bộ phận (ñơn vị và cá nhân) có mối
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, ñược chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm nhất ñịnh, ñược bố trí theo từng cấp, những khâu khác nhau nhằm
thực hiện các hoạt ñộng của tổ chức và tiến tới những mục tiêu ñã xác ñịnh.
Cấu trúc tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức
giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ ñó làm xuất
hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.
Cấu trúc tổ chức thể hiện cách thức trong ñó các hoạt ñộng của tổ chức ñược phân
công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác ñịnh rõ mối tương quan giữa
các hoạt ñộng cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các
cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ
chức.
7
Cấu trúc tổ chức còn ñược hiểu như là cấu trúc bên trong và quan hệ giữa các
cá nhân, bộ phận cấu thành tổ chức nhằm bảo ñảm cho tổ chức vận hành tốt, ñạt
ñược các mục tiêu của tổ chức.
Có thể thấy, khi nói ñến tổ chức là nói ñến một hình thể ñặc biệt của các yếu
tố: cấu trúc tổ chức, con người, công tác và kỹ thuật. Cấu trúc tổ chức ñược mô tả
bởi mô hình tổ chức các phòng ban, bởi hệ thống thứ bậc quản lý, trong ñó thể hiện
việc sắp xếp một cách chính thức các thành viên của nhóm cùng làm việc và phối
hợp với nhau một cách có hiệu quả ñể ñạt ñược mục tiêu chung. Cấu trúc tổ chức có
ảnh hưởng lớn ñến hiệu quả hoạt ñộng của tổ chức. Yếu tố con người ñề cập ñến kỹ
năng, quan ñiểm và các mối tương tác mang tính xã hội của các thành viên. Yếu tố
công tác liên quan ñến mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi thành viên và của cả tổ chức.
Yếu tố kỹ thuật ñề cập ñến phương pháp công nghệ ñược sử dụng ñể thực hiện
nhiệm vụ.
Nói ñến cấu trúc tổ chức là nói ñến các chức danh cho các bộ phận, phòng
ban, vị trí công việc; là nói ñến việc cụ thể hóa công việc trong tổ chức bằng các
bản mô tả và phân tích công việc; là nói ñến việc ñặt chức danh cho các vị trí công
việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và
từng chức danh, ñảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.
Ví dụ, như trong một tổ chức cấp tỉnh ñược gọi là Sở, thì cấu trúc tổ chức
chính là các chức danh cho các bộ phận phòng ban, như: Phòng Tổ chức, Phòng
Hành chính, Phòng Kế toán, Thanh tra,v.v…... Cấu trúc tổ chức còn là kế hoạch chi
tiêu và thẩm quyền chi của Sở nói chung và các phòng ban, vị trí nói riêng trong
một năm tài chính. Cấu trúc tổ chức cũng là sự mô tả, phân tích công việc và mối
quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân trong Sở, ñể làm sao có thể
ñảm bảo hiệu quả công việc của Sở, ñạt ñược mục tiêu chung của cơ quan.
1.2 Các thuộc tính của cấu trúc tổ chức
1.2.1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hoá, tổng hợp hoá các chức năng,
nhiệm vụ, công việc và vị trí công tác
8
* Chuyên môn hoá: khi một người, một bộ phận, phân hệ chỉ thực hiện một
hoặc một số công việc, nhiệm vụ, chức năng có mối quan hệ tương ñồng.
Ưu ñiểm: Chuyên môn hoá làm nâng cao năng suất lao ñộng; ñào tạo lao
ñộng dễ dàng hơn (chỉ ñào tạo một vài kỹ năng); quy trình quản lý thuận lợi và ñơn
giản hơn.
Nhược ñiểm: khả năng thích nghi trước ñòi hỏi của môi trường thấp hơn;
người lao ñộng sẽ cảm thấy nhàm chán, gây giảm năng suất;
* Tổng hợp hoá: khi một người, một bộ phận, một phân hệ thực hiện những
công việc, những nhiệm vụ, chức năng mang tính ñộc lập tương ñối.
Ưu ñiểm: Người lao ñộng dễ thích nghi hơn với công việc, thấy vui vẻ hoạt
bát hơn; khả năng sáng tạo có thể cao hơn.
Nhược ñiểm: người lao ñộng có thể làm ñược nhiều việc nhưng không việc
gì thành thạo và chuyên sâu; khó nâng cao kỹ năng, năng suất lao ñộng.
Trong quá trình quản lý nên nâng cao mức ñộ tổng hợp hoá ñến mức có thể
ñảm bảo kỹ năng cho người lao ñộng. Với tư cách là người lao ñộng khi cố gắng ña
dạng hoá kỹ năng của mình cần xác ñịnh cho mình ñâu là giá trị trung tâm.
1.2.2 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết ñịnh và quyền ñòi hỏi sự
tuân thủ quyết ñịnh gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất ñịnh trong cấu
trúc tổ chức.
Các loại quyền hạn trong cấu trúc tổ chức:
* Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết ñịnh
và giám sát trực tiếp ñối với cấp dưới. ðây là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên
và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức, tương
ứng với dây chuyền chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc.
* Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn.
Chức năng của tham mưu (hay bộ phận tham mưu) là ñiều tra, khảo sát, nghiên cứu,
phân tích ñưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có
9
trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao ñộng của cán bộ hay bộ phận tham mưu là
những lời khuyên chứ không phải là các quyết ñịnh cuối cùng.
* Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận ñược ra
quyết ñịnh và kiểm soát những hoạt ñộng nhất ñịnh của các bộ phận khác.
Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng ñể duy trì tính
toàn vẹn của các cương vị quản lý. ðể thu ñược kết quả tốt nhất trong việc giao phó
quyền hạn chức năng, người lãnh ñạo tổ chức cần ñảm bảo rằng phạm vi quyền hạn
ñó ñược chỉ rõ cho người ñược uỷ quyền và cả những người chịu sự tác ñộng của
quyền hạn này.
1.2.3 Phân bổ quyền hạn trong cấu trúc tổ chức
Tập trung là phương thức tổ chức trong ñó mọi quyền ra quyết ñịnh ñược tập
trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết ñịnh cho những cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức ñạt
tới quy mô và trình ñộ phát triển nhất ñịnh làm cho một người (hay một cấp quản
lý) không thể ñảm ñương ñược mọi công việc quản lý.
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn ñể họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất ñịnh.
Mức ñộ phân quyền trong tổ chức càng lớn khi:
- Tỷ trọng các quyết ñịnh ñược ñề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.
- Các quyết ñịnh ñược ñề ra ở các cấp thấp càng quan trọng.
- Phạm vi tác ñộng bởi các quyết ñịnh ñược ra ở các cấp dưới càng lớn.
- Một người quản lý càng ñược ñộc lập trong quá trình quyết ñịnh.
Tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết ñịnh mang tính
chiến lược khi các nhà quản lý cấp cao bị sa lầy trong các quyết ñịnh tác nghiệp.
Tuy nhiên, cũng cần phải nhận thấy rằng sự phân quyền không phải bao giờ cũng là
có lợi. Những nguy cơ tiềm ẩn của phân quyền là sự thiếu nhất quán trong chính
10
sách, tình trạng mất ñi khả năng kiểm soát của cấp trên ñối với cấp dưới, tình trạng
cát cứ của các nhà quản lý bộ phận.
Một tổ chức giữ ñược cân bằng tốt nếu có khả năng tập trung ở cấp cao
quyền ra các quyết ñịnh chiến lược và chính sách nhằm tạo khuôn khổ thống nhất
cho hoạt ñộng của toàn tổ chức. Một khi các quyết ñịnh chiến lược và chính sách ñã
ñược ñề ra ở cấp cao nhất, các quyết ñịnh tác nghiệp sẽ ñược uỷ quyền cho các bộ
phận.
ðể ñạt ñược mức ñộ phân quyền mong muốn cần có sự uỷ quyền chu ñáo,
ñược ñảm bảo bởi một số ñiều kiện tiên quyết.
Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do
ñể họ có thể hoàn thành nhiệm vụ. ðiều này có nghĩa chấp nhận việc cấp dưới sẽ
lựa chọn những giải pháp và phương tiện khác ñi so với suy nghĩ của cấp trên.
Thứ hai, cần xây dựng ñược một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và
cấp dưới. Những nhà quản lý nắm ñược chính xác khả năng của cấp dưới sẽ có thể
lựa chọn ñúng ñối tượng uỷ quyền. Ngược lại, khi cấp dưới nhận ñược sự quan tâm,
khuyến khích thường xuyên của cấp trên, họ sẽ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và có
trách nhiệm cao ñối với công việc.
Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu
của tổ chức, những ñòi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên ñể thực sự làm
chủ quá trình uỷ quyền.
1.2.4 Phối hợp các bộ phận trong cấu trúc tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt ñộng của những con người, bộ phận, phân
hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung
của tổ chức. Không có phối hợp, con người không thể nhận thức ñược vai trò của
mình trong tổng thể và có xu hướng theo ñuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới
những mục tiêu chung.
Mục tiêu của phối hợp là ñạt ñược sự thống nhất hoạt ñộng của các bộ phận
bên trong và bên ngoài tổ chức. Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc
11
tính của các nhiệm vụ và mức ñộ ñộc lập tương ñối của con người trong các bộ
phận thực hiện nhiệm vụ.
ðể ñạt ñược sự phối hợp cần thực hiện những ñiều sau ñây:
Xây dựng ñược các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các
bộ phận và các cấp quản lý.
Duy trì ñược mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận
riêng lẻ; mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.
Những ñiều cần ñạt ñược ở trên chứng tỏ rằng truyền thông là chìa khoá của
phối hợp có hiệu quả. Khả năng phối hợp phụ thuộc vào năng lực thu thập thông tin, xử
lý thông tin và trao ñổi thông tin giữa con người và các ñơn vị. Mức ñộ bất ñịnh của
các nhiệm vụ cần phối hợp càng cao, tầm quan trọng của trao ñổi thông tin càng lớn.
Các công cụ phối hợp: trong thực tế, phối hợp là quá trình năng ñộng và liên
tục, ñược thực hiện nhờ cả các công cụ chính thức và phi chính thức như sau:
Các kế hoạch: với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự
án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt ñộng của các bộ phận và con người sẽ ăn
khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành ñộng.
Hệ thống các tiêu chuẩn kinh tế- kỹ thuật, ñảm bảo phối hợp nhờ:
+ Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải ñạt ñược gì?
+ Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm thế nào?
+ Chuẩn hóa các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn
những yêu cầu nào?
Có những hình thái cơ cấu tạo ñiều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc
(cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang. Việc sử dụng cơ chế hoạt
ñộng của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan
hệ ra quyết ñịnh và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc ñẩy các luồng thông tin giữa
những con người và ñơn vị.
12
Khi yêu cầu ñối với phối hợp ñã trở nên quá lớn, ñến mức làm cho mọi
phương pháp ñều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là ñảm bảo phối hợp bằng cách
giảm thiểu nhu cầu phối hợp.
Phối hợp ñược thực hiện bởi người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát
công việc của cấp dưới và ñưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong
một khuôn khổ thống nhất.
1.3 Một số mô hình cấu trúc tổ chức cơ bản
ðã có nhiều cuộc nghiên cứu tìm những mô hình phổ biến của cấu trúc tổ
chức. Kết quả của những nghiên cứu này cho thấy cấu trúc của các tổ chức rất ña
dạng, nhưng tựu trung chúng ñược thiết kế xoay quanh một số mô hình phổ biến, và
các nhà nghiên cứu ghi nhận một ñiều quan trọng là không có mô hình nào ñược
xem là tốt nhất và phù hợp với mọi hoàn cảnh.
1.3.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến
ðây là một mô hình tổ chức quản lý, trong ñó mỗi người cấp dưới chỉ nhận
sự ñiều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh ñạo cấp trên trực tiếp. ðặc
ñiểm cơ bản của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong cấu
trúc tổ chức ñược thực hiện theo trực tuyến, tức là quy ñịnh quan hệ dọc trực tiếp từ
người lãnh ñạo cao nhất ñến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người phụ trách trực tiếp. Loại hình cấu trúc tổ chức quản lý này tạo ñiều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế ñộ thủ trưởng, tập trung, thống nhất. Người
lãnh ñạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền.
Nhược ñiểm: người lãnh ñạo phải có kiến thức toàn diện ñể chỉ ñạo tất cả các
bộ phận quản lý chuyên môn. Mặt khác, loại hình cơ cấu trực tuyến hạn chế việc sử
dụng các chuyên gia có trình ñộ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý, dễ chủ quan, áp
ñặt. Cơ cấu này thường chỉ áp dụng ở các ñơn vị có quy mô nhỏ, khối lượng quản lý
không nhiều, nó không phù hợp với cơ quan nhà nước cấp tỉnh (xem Hình 1.2).
13
Người
quản lý A
Người
quản lý B1
Người
quản lý C1
Người
quản lý C2
Người
quản lý B2
Người
quản lý C3
Người
quản lý C4
Hình 1.2 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức trực tuyến (tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia)
1.3.2 Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Là loại hình cấu trúc tổ chức, trong ñó từng chức năng quản lý ñược tách
riêng do một bộ phận hay một cơ quan ñảm nhiệm, những nhân viên chức năng phải
là người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của
mình. Loại hình này có ưu ñiểm là thực hiện chuyên môn hóa các chức năng quản
lý, thu hút các chuyên gia có kiến thức sâu vào một lĩnh vực quản lý. Song, cấu trúc
tổ chức, quản lý theo chức năng có nhược ñiểm làm cho cấp dưới phải phục tùng
nhiều ñầu mối chỉ ñạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên. Mỗi bộ
phận chức năng có một người lãnh ñạo.
Việc phân chia quản lý theo chức năng nâng cao ñược hiệu quả bộ máy quản
lý, giúp các nhà lãnh ñạo ra các quyết ñịnh quản lý một cách hiệu quả. Mô hình tổ
chức này là người lao ñộng có thể học hỏi và rèn luyện kỹ năng của mình khi làm
việc với những người có cùng chuyên môn trong cùng một bộ phận và do ñó kỹ
năng của họ thuần thục hơn. Mô hình tổ chức này cho phép các tổ chức tận dụng
ñược những kỹ năng ñặc biệt của người lao ñộng và máy móc thiết bị. Hiệu quả
quản lý có thể tăng lên nhờ việc giảm bớt mức ñộ trùng lặp của các hoạt ñộng khi tổ
chức áp dụng mô hình tổ chức này.
14
Nhưng mô hình này xuất hiện vấn ñề về sự phối hợp giữa các chức năng, làm
giảm sự liên hệ giữa các mắt xích quản lý, ñặc biệt ở những cấp quản lý thấp hơn.
ðiều này ñược lý giải chủ yếu là do các nhà lãnh ñạo chức năng ñặt mối quan tâm
hàng ñầu là việc hoàn thành nhiệm vụ chỉ của chức năng của mình.
ðặc biệt, số ñầu mối chức năng cấp trên quá nhiều và các mệnh lệnh có tính
trái ngược nhau của các ñầu mối cấp trên sẽ gây khó khăn cho việc chấp hành, từ ñó
làm yếu chế ñộ thủ trưởng. Loại cấu trúc tổ chức này không phù hợp với cơ quan
nhà nước cấp tỉnh (xem Hình 1.3).
Người lãnh ñạo
Lãnh ñạo bộ
phận chức năng
ðối
tượng
quản
lý
Lãnh ñạo bộ
phận chức năng
ðối
tượng
quản
lý
Lãnh ñạo bộ
phận chức năng
ðối
tượng
quản
lý
ðối
tượng
quản
lý
Hình 1.3 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức chức năng (tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia)
1.3.3 Cấu trúc tổ chức trực tuyến – chức năng
Là kiểu cấu trúc trong ñó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp vụ
giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao. Thủ trưởng trực tuyến theo chiều
dọc, là người có quyền lực cao nhất, có quyền quyết ñịnh cuối cùng trong quá trình
ñiều hành. Cấu trúc này có cả yếu tố trực tuyến và yếu tố chức năng trong cấu trúc
tổ chức; có sự kết hợp các quan hệ ñiều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp cộng tác. Nguyên tắc chính ñể xây dựng hệ thống này là áp dụng các quyết ñịnh
15
quản lý các mắt xích trực tuyến, các mắt xích chức năng không ñược phân quyền
lãnh ñạo và thực hiện các công việc theo chức năng như: kế hoạch hóa, hợp tác hóa,
thông tin và tư vấn. Các bộ phận chức năng hợp nhất hoạt ñộng theo từng chức
năng ở các cấp cơ cấu quản lý và chịu sự lãnh ñạo của phó giám ñốc tương ứng. Cơ
cấu quản lý như vậy ñảm bảo hoạt ñộng có hiệu quả của các bộ máy quản lý và sự
phối hợp chặt chẽ các hoạt ñộng ở các cấp và các mắt xích quản lý.
Trong hệ thống trực tuyến – chức năng, người lãnh ñạo tuyến ra các quyết
ñịnh quản lý. Những người ñó là: giám ñốc, trưởng phòng, các tổ chức nhỏ hơn, …
Các bộ phận chức năng của tổ chức hoạt ñộng theo những chức năng ñã ñịnh.
Người lãnh ñạo của những bộ phận này chịu trách nhiệm với chức năng ñược giao
trong khuôn khổ của tổ chức mình, theo những hướng: Tham mưu cho lãnh ñạo
theo tuyến – chức năng trong việc ra quyết ñịnh quản lý; Trực tiếp lãnh ñạo các
hoạt ñộng trong khối chức năng của mình; Phối hợp với các khối chức năng và nhân
viên của các khối chức năng khác thông qua người lãnh ñạo tuyến của bộ phận
tương ứng.
Cơ cấu hệ thống quản lý theo dạng trực tuyến – chức năng thực sự có hiệu
quả khi áp dụng ñối với quá trình công việc tương ñối ổn ñịnh. ðây là loại cấu trúc
tổ chức phù hợp với các cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh có các ñơn vị trực
thuộc, như Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội hiện nay. Trong trường hợp này
công tác quản lý của bộ máy ñã ñịnh hình ñược những mối liên hệ chức năng giữa
các mắt xích (mối liên hệ theo chiều ngang) và giữa các cấp quản lý (mối liên hệ
theo chiều dọc) trong khoảng thời gian cần thiết, ñủ dài (xem Hình 1.4).
16
Lãnh ñạo
Bộ phận
trực tuyến
Bộ phận
chức năng
Bộ phận
chức năng
Bộ phận
trực tuyến
Mối quan hệ trực tuyến
Những thành viên của
bộ phận theo tuyến
Mối quan hệ chức năng
Những thành viên của
bộ phận theo tuyến
Hình 1.4 Sơ ñồ cấu trúc tổ chức trực tuyến chức năng (tham khảo tài liệu: Những
vấn ñề cơ bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia)
Cấu trúc tổ chức này phát huy ñược các ưu ñiểm của cấu trúc trực tuyến và
cấu trúc theo chức năng. Thực hiện việc phân quyền ñể chỉ huy kịp thời mệnh lệnh
vẫn theo các tuyến ñã quy ñịnh, các lãnh ñạo bộ phận chức năng (theo tuyến) vẫn
phát huy ñược khả năng của mình ñóng góp cho người lãnh ñạo cấp cao trong tổ
chức mặc dù họ không ra lệnh trực tiếp ñến người trực tiếp thực hiện; mặt khác, vẫn
ñảm bảo sự chuyên sâu về nghiệp vụ của các bộ phận. Tuy nhiên, bên cạnh ñó cấu
trúc tổ chức trực tuyến - chức năng cũng có những hạn chế như: dễ phát sinh nhiều
ý kiến tham mưu, ñề xuất khác nhau, không thống nhất giữa các bộ phận chức năng
nên có thể dẫn ñến xung ñột giữa các ñơn vị, cá thể trong tổ chức, khó phối hợp
hoạt ñộng giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức.
1.4 ðặc ñiểm của cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ trong hệ thống cơ
quan hành chính nhà nước
1.4.1 Cơ quan hành chính nhà nước
Cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước,
ñược thành lập theo hiến pháp và pháp luật, ñể thực hiện quyền lực nhà nước, có
17
chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của ñời sống xã hội.
Cơ quan hành chính nhà nước có các ñặc ñiểm:
Một là, Cơ quan hành chính nhà nước hoạt ñộng mang tính quyền lực nhà
nước, ñược tổ chức và hoạt ñộng trên nguyên tắc tập trung dân chủ. Tính quyền lực
nhà nước ñược thể hiện:
- Cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận của bộ máy nhà nước;
- Cơ quan hành chính nhà nước nhân danh nhà nước khi tham gia vào các
quan hệ pháp luật nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý.
Hai là, Mỗi cơ quan hành chính nhà nước ñều hoạt ñộng dựa trên những quy
ñịnh của pháp luật, có chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền nhất ñịnh và có những mối
quan hệ phối hợp trong thực thi công việc ñược giao.
Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước có cơ cấu, tổ chức phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy ñịnh.
Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước do pháp
luật quy ñịnh, ñó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực,
ñược nhà nước trao cho ñể thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, cụ thể: Các cơ
quan nhà nước tổ chức và hoạt ñộng trên cơ sở pháp luật và ñể thực hiện pháp luật;
Trong quá trình hoạt ñộng có quyền ban hành các quyết ñịnh hành chính thể hiện
dưới hình thức là các văn bản pháp quy và các văn bản cá biệt; ñược thành lập theo
quy ñịnh của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh hoặc theo quyết ñịnh của cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên; ñược ñặt dưới sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quyền lực
nhà nước cùng cấp và báo cáo hoạt ñộng trước cơ quan quyền lực nhà nước cùng
cấp; Có tính ñộc lập và sáng tạo trong tác nghiệp ñiều hành nhưng theo nguyên tắc
tập trung dân chủ, nguyên tắc quyền lực phục tùng.
Ba là, Về mặt thẩm quyền thì cơ quan hành chính nhà nước ñược quyền ñơn
phương ban hành văn bản quy phạm pháp luật hành chính và văn bản ñó có hiệu lực
bắt buộc ñối với các ñối tượng có liên quan; cơ quan hành chính nhà nước có quyền
áp dụng các biện pháp cưỡng chế ñối với các ñối tượng chịu sự tác ñộng, quản lý
của cơ quan hành chính nhà nước.
