Phân tích một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại công ty cổ phần licogi14

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

7

DANH MỤC CÁC BẢNG

8

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

9

LỜI NÓI ĐẦU

10

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích đánh giá công tác quản lý dự
án đầu tư áp dụng trong dự án đầu tư xây dựng
1.1 Đầu tư

13
13

1.1.1 Khái niệm về đầu tư

13

1.1.2 Đặc điểm hoạt động đầu tư

13

1.1.3 Các hình thức đầu tư

14

1.2 Dự án

15

1.2.1 Khái niệm cơ bản về dự án

15

1.2.2 Vòng đời dự án

16

1.3 Dự án đầu tư

17

1.3.1 Khái niệm về dự án đầu tư xây dựng cơ bản

17

1.3.2 Phân loại dự án đầu tư xây dựng cơ bản

17

1.4 Khái niệm quản lý dự án

18

1.4.1 Khái niệm về quản lý dự án

18

1.4.2 Đặc điểm quản lý dự án

18

1.5 Các nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

19

1.5.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

19

1.5.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư

20

1.5.2.1 Lập kế hoạch

22

1.5.2.2 Điều phối thực hiện

26

1.5.2.3 Giám sát

27

1.5.3 Giai đoạn kết thúc đầu tư

28

1.6 Các mô hình quản lý dự án đầu tư

28

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

3


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

1.6.1 Mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

29

1.6.2 Mô hình thuê tư vấn quản lý dự án

30

1.6.2.1 Mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án

30

1.6.2.2 mô hình chìa khóa trao tay

31

1.6.3 Nhưng căn cứ để lựa chọn mô hình quản lý dự án

32

1.7 Tiêu chí đánh giá và các yếu tố ảnh hưởng công tác quản lý dự án đầu
tư
1.7.1 Các tiêu chí đánh giá
1.7.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đầu tư xây
dựng
1.8 Phương pháp nghiên cứu và dữ liệu phục vụ phân tích trong luận văn

32
32
33
35

1.8.1 Phương pháp nhiên cứu

35

1.8.1.1 Phương pháp so sánh

35

1.8.1.2 Phương pháp phân tích chi tiết(phân tổ)

35

1.8.1.3 Phương pháp thống kế

36

1.8.2 Dữ liệu phục vụ phân tích

36

Tóm tắt chương 1

37

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây
dựng và các yếu tố ảnh hưởng tại Công ty Cổ phần LICOGI 14
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần LICOGI 14

38
38

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần LICOGI 14

38

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần LICOGI 14

40

2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần LICOGI 14

41

2.1.4 Nguồn nhân lực Công ty cổ phần LICOGI14

43

2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần LICOGI 14 (20092012)
2.3. Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng và các yếu
tố ảnh hưởng tại Công ty Cổ phần LICOGI 14.
2.3.1 Tình hình thực hiện công tác đầu tư xây dựng trong những năm
qua tại Công ty cổ phần Licogi14
Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

44
47
47

4


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

2.3.2 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty
cổ phần Licogi14
2.3.2.1 Phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án xây dựng cơ bản
thông qua chỉ tiêu thời gian
2.3.2.2 Phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án xây dựng cơ bản
thông qua chỉ tiêu chi phí công trình
2.3.2.3 Phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án xây dựng cơ bản
thông qua chỉ tiêu tiến chất lượng công trình
Tóm tắt chương 2
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án
đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần LICOGI 14
3.1 Đánh giá nhu cầu thị trường của Công ty cổ phần Licogi14 giai đoạn
2010 - 2020
3.2 Định hướng phát triển của Tổng công ty LICOGI và Công ty cổ phần
Licogi14 giai đoạn 2010 - 2020
3.2.1 Định hướng phát triển của Tổng công ty LICOGI giai đoạn 2010 2020
3.2.2 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần Licogi14 giai đoạn
2010 - 2020
3.2.3 Một số dự án chuẩn bị đầu tư tại Công ty cổ phần Licogi14 giai
đoạn 2013 – 2020
3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây
dựng tại Licogi14
3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tư vấn thiết kế, công tác
thẩm định, thẩm tra thiết kế và dự toán công trình

52
52

58
63
73
75
75
77
77
78
80
80
80

3.3.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp

80

3.3.1.2 Nội dung đề xuất giải pháp

82

3.3.1.3 Kết quả kỳ vọng của giải pháp

85

3.3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn
nhà thầu và ký kết hợp đồng xây lắp

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

85

5


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

3.3.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp

85

3.3.2.2 Nội dung đề xuất giải pháp

87

3.3.2.3 Kết quả kỳ vọng của giải pháp

91

3.3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát thi công, quản lý
tiến độ và chất lượng, công tác nghiệm thu thanh toán và bàn giao công

91

trình.
3.3.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp

91

3.3.3.2 Nội dung đề xuất giải pháp

93

3.3.3.3 Kết quả kỳ vọng của giải pháp

97

Tóm tắt chương 3

98
KẾT LUẬN

99

Tài liệu tham khảo

100

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

6


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

DANH MỤC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

1

Licogi14

2

QLDA

Quản lý dự án

3

BCTC

Báo cáo tài chính

4

ĐTXD

Đầu tư xây dựng

5

HĐQT

Hội đồng quản trị

6

CBCNV

7

HTKT

Hạ tầng kỹ thuật

8

GPMB

Giải phóng mặt bằng

9

TVGS

Tư vấn giám sát

10

BĐS

Nguyên văn
Công ty cổ phần Licogi14

Cán bộ công nhân viên

Bất động sản

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

7


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1: Trình độ lao động của Công ty
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 2.3: Tổng hợp một số chỉ tiêu tài chính
Bảng 2.4: Một số chỉ tiêu tài chính và hiệu quả sử dụng vốn
Bảng 2.5: Tổng hợp các dự án đã và đang đầu tư xây dựng tại Licogi14
Bảng 2.6: Thời gian đã và đang thực hiện các dự án tại Licogi14
Bảng 2.7: Khối lượng thi công đào đắp một số công trình 2005 – 2012
Bảng 2.8: Giá trị huy động vốn và kế hoạch giải ngân 2005-2012 tại dự án Minh
Phương
Bảng 2.9: So sánh chi phí lãng phí của một số công việc của DA Minh Phương
Bảng 2.10: Tổng mức đầu tư của một số dự án
Bảng 2.11: Tổng hợp các trạm biến áp tại dự án Minh Phương
Bảng 2.12: Tổng hợp một số gói thầu được đấu thầu rộng rãi
Bảng 2.13: Tổng hợp một số gói thầu chỉ định thầu
Bảng 2.14: Các hạng mục do Công ty tự thi công tại dự án Minh Phương

Bảng 2.15: Tóm tắt các kết quả phân tích
Bảng 3.1: Hiện trạng dân số và dự báo phát triển dân số thành phố Lào Cai đến năm
2020
Bảng 3.2: Một số dự án chuẩn bị đầu tư giai đoạn 2013 -2020
Bảng 3.3: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tư
vấn khảo sát, thiết kế, công tác thẩm tra thiết kế và dự toán công trình
Bảng 3.4: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây lắp
Bảng 3.5: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám
sát thi công, quản lý tiến độ và chất lượng, công tác nghiệm thu thanh toán và bàn
giao công trình.

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

8


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 1.1: Vòng đời dự án
Hình 1.2: Chu trình quản lý dự án đầu tư
Hình 1.3: Mô hình tổ chức Chủ đầu tư trực tiếp QLDA
Hình 1.4: Mô hình tổ chức chủ nhiệm điều hành dự án
Hình 1.5: Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần Licogi14
Hình 2.2: Thực trạng Mô hình quản lý dự án của Licogi14

Biểu đồ 2.1: Trình độ lao động của Công ty Cổ phần LICOGI 14
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ tổng sản lượng và Doanh thu từ 2009 - 2012
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thời gian thực hiện các dự án từ 2005 – 2012

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

9


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do lựa chọn đề tài:
Đầu tư phát triển được coi là một nhân tố quan trọng để phát triển kinh tế và là chìa
khóa của sự tăng trưởng đối với mỗi quốc gia. Đồng thời, đầu tư phát triển cũng quyết
định sự ra đời và phát triển của mỗi cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ. Mỗi một dự án
đầu tư thành công sẽ góp phần tăng thêm sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng cũng
như nền kinh tế nói chung.
Với chính sách khuyến khích đầu tư của Chính phủ hiện nay, các doanh nghiệp cả
trong và ngoài nước đang rất tích cực trong phát triển các dự án đầu tư tại Việt Nam.
Trong đó Công ty cổ phần Licogi 14 cũng là một trong nhiều doanh nghiệp đã và đang
tham gia các dự án đầu tư xây dựng.
Công ty cổ phần Licogi14 tiền thân là Công ty xây lắp và cơ giới số 14 trực thuộc
Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) – Bộ xây dựng. Công ty được
chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần theo quyết định số:
1453/QĐ – BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ký ngày 18 tháng 7 năm 2005. Với ngành
nghề kinh doanh chính là thi công xây lắp các công trình giao thông, san nền, thủy lợi,

xây dựng công nghiệp và dân dụng, khoan nổ mìn, kinh doanh xăng dầu, vật liệu xây
dựng , đầu tư các khu đô thị mới và khu công nghiệp tập trung.
Là một cán bộ đã và đang làm việc tại Công ty cổ phần Licogi14, được tham gia hoạt
động quản lý dự án, tôi đã nghiên cứu hoạt động quản lý dự án tại Công ty. Bên cạnh
các mặt đã đạt được thì vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề, hạn chế trong công tác quản lý dự
án. Để tìm ra nguyên nhân và từ đó đề xuất một số giải pháp khắc phục các tồn tại, tôi
chọn đề tài: “Phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản
lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi 14”.
2. Mục đích nghiên cứu:

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

10


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nghiên cứu những cơ sở lý luận, lý thuyết về quản
lý dự án đầu tư xây dựng. Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng
tại Công ty, thông qua đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế còn tồn tại
trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi 14.
3. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản lý dự án tại Công ty cổ phần
Licogi 14.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là Công ty cổ phần Licogi14 và công tác quản lý
dự án tại Công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài được thực hiện trên cơ sở tổng hợp toàn bộ kiến thức Tôi đã được học trong

chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh trong trường Đại học Bách Khoa Hà
Nội, có tham khảo các tài liệu, chuyên đề liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án đầu tư
xây dựng. Thu thập số liệu sơ cấp về tình hình thực hiện dự án đầu tư tại Công ty cổ
phần Licogi 14, tham khảo ý kiến một số Lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp tham gia quản
lý dự án đầu tư.
Phương pháp nghiên cứu dựa trên cơ sở lý thuyết về quản lý dự án, sử dụng tổng hợp
nhiều phương pháp như: Phương pháp phân tích và quản lý hệ thống, phương pháp
phân tích và tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh… để tìm ra các
nguyên nhân còn tồn tại trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:
Đề tài đưa ra tổng quan về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, phân tích thực
trạng công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Licogi14 qua đó thấy được mặt tích
cực cũng như những hạn chế trong công tác quản lý dự án. Từ những phân tích cụ thể,
người viết sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư
xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi14.

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

11


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

6. Kết cấu của luận văn:
Kết cấu luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư áp
dựng trong dự án đầu tư xây dựng.
Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty

Cổ phần LICOGI 14.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây
dựng tại Công ty cổ phần LICOGI 14.

CHƯƠNG 1

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

12


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ
ÁN ĐẦU TƯ ÁP DỤNG TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Cơ sở lý thuyết về công tác quản lý dự án đầu tư trước hết đi từ các khái niệm , hình
thức cũng như đặc điểm của từng yếu tố đầu tư, dự án đầu tư và phương pháp quản lý
dự án áp dụng trong dự án đầu tư xây dựng, các mô hình quản lý dự án hiện nay. Trên
cơ sở đó để so sánh thực trạng quản lý dự án của doanh nghiệp hiện nay.
1.1 ĐẦU TƯ
1.1.1 Khái niệm cơ bản về đầu tư
Đầu tư là hoạt động sử dụng các nguồn lực trong thời gian dài để thu lợi ích kinh tế
và lợi ích xã hội(1).
Theo Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại
tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo
quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan”.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động đầu tư

Từ các định nghĩa trên, hoạt động đầu tư có những đặc điểm chính sau :
- Trước hết phải có vốn, vốn bằng tiền hay bằng các loại tài sản khác hay bằng bí
quyết kỹ thuật, quy trình công nghệ, ... vốn có thể là của nhà nước, tư nhân, cổ phần,
vay, ...
- Thời gian thực hiện tương đối dài, thường là hai năm trở lên. Các hoạt động ngắn
hạn dưới một năm tài chính thường không gọi là đầu tư. Do thời gian dài nên người
đầu tư và thẩm định đầu tư cần có tầm nhìn xa.

(1)

Bài giảng phân tích và quản lý dự án – TS Phạm Thị Thu Hà

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

13


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

- Lợi ích của đầu tư mang lại biểu hiện trên hai mặt là lợi nhuận (lợi ích tài chính) và
lợi ích kinh tế xã hội. Nhà đầu tư tư nhân muốn đầu tư sinh lợi nhuận, còn nhà nước
đầu tư thì muốn có hoặc lợi nhuận hoặc lợi ích.
1.1.3 Các hình thức đầu tư
a. Phân loại theo chức năng quản lý vốn đầu tư:
 Đầu tư trực tiếp: Là hình thức đầu tư do nhà đầu tư bỏ vốn đầu tư và tham gia
quản lý hoạt động đầu tư.
 Đầu tư gián tiếp: Là hình thức đầu tư thông qua việc mua cổ phần, cổ phiếu, trái
phiếu, các giấy tờ có giá khác, quỹ đầu tư chứng khoán và các định chế tài chính trung

gian khác mà nhà đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý hoạt động đầu tư.
b. Phân loại theo nguồn vốn đầu tư:
Nguồn vốn đầu của một đất nước được hình thành từ hai nguồn cơ bản đó là nguồn
vốn đầu tư trong nước và nguồn vốn đầu tư nước ngoài.
 Nguồn vốn huy động trong nước: Nguồn vốn trong nước được hiểu theo nghĩa
rộng bao gồm toàn bộ các nguồn lực đưa vào vòng chu chuyển của nền kinh tế. Nó
không chỉ bao gồm tiền vốn biểu hiện bằng tài sản hiện vật như máy móc, vật tư, lao
động, đất đai, tài nguyên… mà nó còn bao gồm cả những giá trị tài sản vô hình như vị
trí địa lý, thành tựu khoa học công nghệ, bản quyền phát minh sáng chế.
Vốn đầu tư trong nước được hình thành từ các nguồn sau đây:
+ Vốn tích luỹ từ ngân sách.
+ Vốn tích luỹ của các doanh nghiệp.
+ Vốn tiết kiệm của dân cư.
 Nguồn vốn huy động nước ngoài: Bao gồm vốn đầu tư gián tiếp và vốn đầu tư
trực tiếp
Vốn đầu tư gián tiếp là vốn của chính phủ, các tổ chức quốc tế, các tổ chức phi
chính phủ được thực hiện dưới các hình thức khác nhau là viện trợ hoàn lại, viện trợ
không hoàn lại, cho vay ưu đãi với thời hạn dài và lãi suất thấp, kể cả vay theo hình

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

14


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

thức thông thường. Một hình thức đầu tư gián tiếp tồn tại dưới loại hình ODA - viện
trợ phát triển chính thức của các nước công nghiệp phát triển.

Vốn đầu tư trực tiếp (FDI) là vốn của các doanh nghiệp và cá nhân nước ngoài đầu
tư sang nước khác và trực tiếp quản lý hoặc tham gia quản lý quá trình sử dụng và thu
hồi số vốn bỏ ra.
1.2 DỰ ÁN
1.2.1 Khái niệm cơ bản về dự án
Theo nghĩa chung nhất, chúng ta có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù,
một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo
một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.(2)
Trên phương diện quản lý có thể định nghĩa như sau: Dự án là những nỗ lực có thời
hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Định nghĩa nhấn mạnh hai đặc tính: Nỗ lực có thời hạn nghĩa là mọi dự án đều có
điểm bắt đầu và có điểm kết thúc xác định; Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản
phẩm hay dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự hay dự án khác.
Qua định nghĩa cho thấy một số đặc trưng cơ bản như sau:
-

Dự án có mục đích kết quả xác định.

-

Có chu kỳ phát triển và thời gian tồn tại hữu hạn(vòng đời dự án).

-

Sản phẩm của dự án có tính chất đơn chiếc, độc đáo(mới lạ).

-

Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận

quản lý chức năng với quản lý dự án.
-

Môi trường hoạt động, va chạm.

-

Tính bất định và mức độ rủi ro cao.

Bất kỳ dự án nào cũng chịu sự ràng buộc bởi kỳ hạn vì mỗi mục tiêu mỗi nhu cầu
đều chỉ xuất hiện theo từng thời điểm.
(2)

TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.6

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

15


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Bất kỳ sự trễ hạn nào cũng kéo theo một chuỗi nhiều biến cố bất lợi như bội chi, khó
tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp thiết bị vật tư…không đáp ứng được nhu cầu
sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu.
Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực vì khi nhắc đến dự án, người ta nhìn thấy
ngay các khoản chi phí: tiền bạc, phương tiện, dụng cụ, thời gian, trí tuệ… Các nguồn
lực này ràng buộc chặt chẽ với nhau và tạo nên khuôn khổ của dự án.

Vấn đề ràng buộc cuối cùng của dự án là dự án luôn tồn tại trong một môi trường
không chắc chắn. Tất cả các loại dự án quy mô nhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai
trong một môi trường luôn biến đổi. Công tác điều hành dự án do vậy phải tính đến hiện
tượng này để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọn lựa giải pháp cho một tương lai
bất định, đảm nhận và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp
đến dự án, theo dõi và có phản ứng kịp thời đảm bảo cho việc hoàn thành dự án đúng
yêu cầu.
1.2.2 Vòng đời dự án
Mỗi dự án đầu tư xây dựng đều có thời bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ rang nên dự
án có một vòng đời. Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng
đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả và đến khi kết thúc dự án.
Thông thường dự án có vòng đời bốn giai đoạn: Hình thành – phát triển – thực hiện
và quản lý – kết thúc (hình 1.1)

Hình 1.1: Vòng đời dự án(3)

(3)

Ths. KTS. Ngô Lê Minh – Đăng trên tạp chí xây dựng 6/2008

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

16


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

1.3 DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.3.1 Khái niệm về dự án đầu tư
Dự án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải
tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc
nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định.
Theo nghĩa khác, Ngân hàng thế giới cho rằng “Dự án đầu tư là tổng thể các chính
sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục
tiêu nào đó trong một thời gian nhất định”.
1.3.2 Phân loại dự án đầu tư
 Phân loại theo thẩm quyền quyết định hoặc cấp giấy phép đầu tư:
-

Đối với dự án đầu tư trong nước: Để tiến hành quản lý và phân cấp quản lý, tùy

theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, các dự án trong nước được phân theo ba
nhóm A, B và C. Trong các nhóm trên thì nhóm A là quan trọng nhất, phức tạp nhất,
còm nhóm C là ít quan trọng, ít phức tạp hơn.
-

Đối với các dự án đầu tư nước ngoài: Gồm ba loại dự án đầu tưlà nhóm A, B và

loại được phân cấp cho địa phương.
 Phân loại theo trình tự lập và trình duyệt dự án: Theo tình tự lập và trình duyệt,
các dự án đầu tư được phân ra hai loại:
-

Nghiên cứu tiền khả thi: Hồ sơ trình duyệt của bước này gọi là báo cáo nghiên

cứu tiền khả thi.
-

Nghiên cứu khả thi: Hồ sơ tình duyệt của bước này gọi là báo cáo nghiên cứu

khả thi.


Phân loại theo nguồn vốn: Dự án đầu tư trong nước (vốn cấp phát, tín dụng và

các hình thức huy động khác) và dự án đầu tư bằng nguồn vốn nước ngoài ( nguồn viên
trợ nước ngoài ODA và nguồn đầu tư trực tiếp nước ngoài FDI).

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

17


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

1.4 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.4.1 Khái niệm
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát
quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong
phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất
lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. (4)
Quản lý dự án phải có tính mới, sáng tạo( kỹ thuật, quy mô, vị trí, quá trình thực
hiện...); không lặp lại, cơ cấu chuyên biệt, không vĩnh cửu; phải có điểm đầu và điểm
kết thúc riêng biệt; thích nghi với những thay đổi thường xuyên; có mục đích xác định;
thỏa mãn điều kiện ràng buộc về chi phí, thời hạn và các nguồn lực.
Quản lý dự án xác định mục tiêu đích cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các kết quả

kinh tế kỹ thuật tài chính; các phương tiện cần huy động; động viên những người tham
gia và phối kết hợp hoạt động của họ; đánh giá các rủi ro để chủ động đối phó; luôn
theo dõi đánh giá dự án về thời gian, chi phí và kết quả.
1.4.2 Đặc điểm của quản lý dự án
Hoạt động quản lý dự án có một số đặc điểm chủ yếu sau:
 Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình
thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Sau khi kết thúc dự án, cần phải
tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
 Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng ban chức năng trong tổ chức.
Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng
đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối
hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục
tiêu của dự án. Tuy nhiện, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi
phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật.
(4)

TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.9

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

18


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

1.5 CÁC NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN
1.5.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) là giai đoạn quyết định hành động hay

không hành động, triển khai hay không triển khai dự án. Giai đoạn này mang tính chất
nghiên cứu về mọi vấn đề kinh tế, kỹ thuật liên quan đến hình thành dự án, thực hiện
đầu tư xây dựng, vận hành dự án sau khi đưa vào hoạt động. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
bắt đầu từ khi có ý đồ đầu tư cho đến khi được cấp giấy phép đầu tư. Đối với những dự
án đầu tư lớn, giai đoạn này giữ vị trí then chốt. Nó đòi hỏi một đội ngũ chuyên gia
giỏi, làm việc có trách nhiệm. Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng
và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm hai giai đoạn:
Thứ nhất: Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu,
kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được
bắt đầu ngay khi dự án bắt đầu hình thành, trên cơ sở các nguồn lực của nhà đầu tư và
mục tiêu đạt được cuối cùng của dự án.
Thứ hai: Phát triển dự án là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế
nào mà nội dung của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai
đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án. Nội dung của giai đoạn
này bao gồm những công việc sau:
 Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án.
 Lập kế hoạch tổng quan.
 Phân tích công việc của dự án.
 Lập kế hoạch ngân sách.
 Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất.
 Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết.
 Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu.
 Xin phê chuẩn thực hiện.

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

19

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Đối với một dự án lớn, để thực hiện giai đoạn này một cách đầy đủ, đồng thời để
tránh những rủi ro thể xảy ra trong quá trình hình thành dự án và tiết kiệm nguồn lực,
cần phải thực hiện các bước sau:
- Nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư (Lập Báo cáo nghiên cứu cơ hội đầu tư);
- Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả
thi);
- Nghiên cứu tính khả thi của dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi).
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư là giai đoạn có tỉ trọng chi phí không lớn so với tổng mức
đầu tư của dự án, là giai đoạn mang lại tính thời cơ của dự án và kết thúc giai đoạn này
là đến giai đoạn thực hiện đầu tư .
1.5.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư
Quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư được thực hiện sau khi dự án đã được
hình thành và phê duyệt. Là giai đoạn có tỉ trọng chi phí lớn nhất, chiếm nhiều thời gian
và nỗ lực nhất của dự án đầu tư. Là giai đoạn thực hiện các nội dung, mục đích của dự
án đầu tư. Hoạt động quản lý dự án giai đoạn thực hiện đầu tư tốt sẽ quyết định mang
lại hiệu quả, thành công của dự án đầu tư xây dựng.
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực cần được xem xét,
nghiên cứu (theo Viện nghiên cứu Quản trị dự án Quốc tế - PMI) là:
 Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là
việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định
một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý
khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
 Quản lý phạm vi dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục
tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc
nào nằm ngoài phạm vi của dự án.

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

20


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

 Quản lý thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu,
khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
 Quản lý chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo
tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo
cáo những thông tin về chi phí.
 Quản lý chất lượng dự án: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất
lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng
mong muốn của chủ đầu tư dự án.
 Quản lý nguồn nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi
thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử
dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
 Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách
nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.
 Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ
rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.
 Quản lý hợp đồng và hợp đồng mua bán của dự án: là quá trình lựa chọn nhà
cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc
mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ...cần thiết cho dự án.
Quản lý dự án gồm ba nội dung chủ yếu (hình 1.2):

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

21


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Lập kế hoạch
- Thiết lập mục tiêu
- Dự tính nguồn lực
- Xây dựng kế hoạch

Giám sát
- Đo lường kết quả
- So sánh với mục tiêu
- Báo cáo
- Giải quyết các vấn đề

Điều phối thực hiện
- Bố trí tiến độ thời gian
- Phân phối nguồn lực
- Phối hợp các hoạt động
-Khuyến khích động viên

Hình 1.2: Chu trình quản lý dự án đầu tư
1.5.2.1 Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực
cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống

nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các
phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Lập kế hoạch dự án là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác
định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu dự án, dự tính những công việc cần
làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt
mục tiêu đã xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những
mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện
pháp để thực hiện các công việc đó. (5)

(5)

TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005,

Tr.56

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

22


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Lập kế hoạch dự án do những người có liên quan trực tiếp đến dự án thực hiện,
thường là Giám đốc dự án. Giám đốc dự án và những người cùng tham gia có thể đặt
sự quan tâm của họ nhiều vào tiến độ lập kế hoạch hơn là việc đồng nhất dự án đó vào
hệ thống hoạt động và guồng máy tổ chức của chủ đầu tư. Lập kế hoạch đòi hỏi phải có
tầm nhìn bao quát, sáng tạo và linh hoạt. Người phụ trách công tác này phải giỏi, có
khả năng khơi dậy những tiềm năng, sáng kiến của các thành viên trong quá trình lập

kế hoạch. Một trong những mục tiêu cụ thể là cuốn hút mọi thành viên từ các bên tham
gia nghiên cứu nhằm đạt được sự hiểu biết xem dự án đòi hỏi cái gì? Những đóng góp
của họ sẽ bao gồm một phương pháp nào đó được chấp nhận, sự phân bổ nguồn lực,
các ước tính về thời gian và chi phí. Phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho
tất cả các bên có liên quan (chủ đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu), vì chính họ được tham
gia một cách tích cực vào giai đoạn lập kế hoạch hay chương trình dự án.
Một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lập dự án có thể là:
- Lập kế hoạch cho riêng một cấp có thể sẽ bỏ qua những yêu cầu khác nhau của các
cấp quản lý trong phạm vi tổ chức của chủ đầu tư;
- Việc dự tính nguồn lực và thời gian bị hạn chế quá mức mà dự án có thể bị kéo dài
kèm theo những khoản chi phí phát sinh;
- Nếu việc lập kế hoạch không được mở rộng phạm vi tham gia tới tất cả các bên
hữu quan và các thành viên tham gia có thể sẽ là cơ hội cho nhiều người hoạt động tự
do, không tuân theo các kế hoạch đã đặt ra.
Các dự án đã hoàn thành đều bắt đầu từ việc định rõ kết quả cuối cùng, điều đó
nghĩa là người quản lý dự án phải xác định đúng được mục đích cũng như cấu trúc của
công việc, phải tưởng tượng kết quả mong muốn cuối cùng và mục tiêu đặt ra là như
thế nào? Do vậy, trước khi thực hiện dự án, nhà quản lý phải nắm rõ được câu trả lời
cho ba vấn đề chính gồm có:
(i). Mục tiêu chính xác cần đạt được là gì?
(ii). Dự án này làm cho ai? Ai là người sử dụng dự án này và nhằm mục đích gì?
(iii). Những vấn đề cần giải quyết để đi đến kết quả cuối cùng là gì?
Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

23


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Mục tiêu là đích cuối cùng mà chúng ta phải hướng tới. Tuy nhiên trên con đường
dẫn tới đích đó còn rất nhiều công việc phải thực hiện, ở mỗi một quá trình thực hiện
nhà quản lý cần xác định những yêu cầu phải đạt được để tạo cơ sở cho việc hoàn tất
mục đích cuối cùng. Nhiệm vụ của mỗi thời kỳ lại khác nhau và do đó sự phân bổ thời
gian, nhân lực, ngân sách một cách hợp lý và linh hoạt để tiến tới mục tiêu cuối cùng là
rất thiết thực.
Khi bắt tay vào việc thực hiện bất kỳ dự án nào, nhà quản lý dự án phải xây dựng kế
hoạch của mình, cụ thể bao gồm:
a) Phương pháp lãnh đạo
Nhà quản lý dự án cần bố trí sử dụng nhân sự một cách phù hợp. Thông thường một
cán bộ lập dự án ngoài những công việc thực hiện theo yêu cầu của dự án còn phải đảm
nhận những công việc hàng ngày. Do đó không ít trường hợp các cán bộ dự án coi
công việc thuộc phạm vi dự án là công việc phụ thêm buộc họ phải làm. Đôi khi lịch
trình các công việc này lại bị đan xen và gặp trở ngại về mặt thời gian. Vì lý do đó nhà
quản lý phải biết cách tổ chức tháo gỡ những trở ngại đó để cán bộ dự án có thể yên
tâm hoàn thành tốt các công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng tới kết quả thực hiện
dự án.
Để dự án thực hiện trôi chảy, các nhà quản lý phải thay đổi phương pháp lãnh đạo
đối với từng loại dự án và xác định rõ nhiệm vụ của mình cũng như nhiệm vụ của từng
cán bộ dự án. Nhiệm vụ của nhà quản lý bao gồm:
- Làm rõ vai trò lãnh đạo;
- Theo dõi đến cùng mọi khía cạnh của công việc;
- Nhấn mạnh vào tổ chức và lập lịch trình;
- Ý thức được mức độ ưu tiên và các mâu thuẫn;
- Dành thời gian cho các thành viên;
- Yêu cầu tham gia và hưởng ứng;
- Luôn lưu tâm đến kết quả cuối cùng.
b) Tập hợp nguồn lực
Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

24


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Các nhà quản lý dự án tổ chức và lập kế hoạch bằng cách xác định rõ một mạng lưới
nhân lực của bộ phận lập dự án (sau đây tạm gọi là ban dự án) bao gồm chuyên gia từ
nhiều phòng, ban khác nhau có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án.
Tùy theo mức độ phức tạp của dự án và nguồn nhân lực huy động, nhà quản lý có
thể cơ cấu ban dự án theo một trong hai hình thức: Cơ cấu tổ chức trực tiếp hoặc cơ cấu
nhiều cấp tổ chức. Cơ cấu trực tiếp là cơ cấu trong đó nhà quản lý giữ liên lạc với từng
thành viên của ban quản lý. Cơ cấu này có ưu điểm là đơn giản, tiếp xúc trực tiếp và
không có sự quan liêu - vấn đề nảy sinh khi có lớp quản lý trung gian. Cơ cấu nhiều
cấp tổ chức là cần thiết khi ban dự án bao gồm nhiều thành viên nội bộ và bên ngoài,
khi chức năng theo dõi và giám sát chiếm phần lớn thời gian quản lý. Cơ cấu này đòi
hỏi nhà quản lý cần có năng lực trong việc giao nhiệm vụ, giữ liên lạc chặt chẽ với các
thành viên của ban và cần tránh nảy sinh một hệ thống quan liêu làm mất hiệu quả
quản lý dự án. Mục tiêu của cơ cấu nhiều cấp tổ chức là san sẻ trách nhiệm cho các cấp
quản lý.
c) Thông báo triển khai dự án
Việc đưa dự án vào vạch xuất phát thuận lợi phụ thuộc vào: phong cách lãnh đạo,
cách xác định và tổ chức ban đầu của ban dự án cũng như lịch trình và ngân sách. Tuy
nhiên, việc đưa ra thông báo rõ mục đích, phương pháp ra quyết định và cách giải
quyết các vấn đề này trong quá trình thực hiện cho các thành viên ban dự án là rất cần
thiết. Để thông báo về việc đưa dự án vào vạch xuất phát nên tổ chức một hội nghị
triển khai dự án. Việc thông báo rộng rãi về dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các
thành viên của ban dự án trong quá trình thực hiện công việc vì nhiều khi họ cần sự hỗ

trợ của nhiều bộ phận khác nhau trong công ty mà không phải chỉ ở phòng ban họ làm
việc.
Việc tổ chức thông báo triển khai dự án cũng cần mời thêm các đại diện của chính
quyền địa phương tại địa điểm xây dựng dự án, các cơ quan quản lý có liên quan để
thực hiện chức năng quản lý của mình cũng như hỗ trợ cho dự án trong trường hợp cần
thiết.
Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

25


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

d) Thiết lập mục tiêu của ban dự án
Mục tiêu dự án là cái đích cần đạt của dự án còn mục tiêu của ban dự án là nhằm để
hoàn thành dự án, để làm cho dự án thành hiện thực với sự nỗ lực của tập thể trong một
khuôn khổ các nguồn tài nguyên có giới hạn. Sau cuộc họp thông báo nhà quản lý cần
bố trí cuộc họp ban dự án. Trong phiên họp ban dự án lần đầu người chỉ huy cần thông
báo cho các thành viên rõ phần công việc của từng người.
e) Lịch trình ban đầu
Ngoài việc phân chia sơ bộ các trách nhiệm, nhà quản lý nên bắt đầu dự án của mình
bằng cách tìm ra một lịch trình cho sự kết thúc không chỉ cho toàn bộ dự án mà cho cả
từng giai đoạn của nó. Hãy bắt đầu từ hai thời điểm: thời điểm bắt đầu và thời điểm kết
thúc. Giữa hai thời điểm này cần phân định ra các pha hợp lý (bao gồm trách nhiệm
của các thành viên) và một hạn chót hiện thực cho mỗi giai đoạn.
f) Nhận biết những yếu tố then chốt
Các yếu tố then chốt có quan hệ chặc chẽ với các mục tiêu của ban dự án. Sứ mệnh
và các mục tiêu nhắm vào các yếu tố nào để nhằm đạt được thành công thì ở đó các

yếu tố chủ chốt đóng một vai trò cực kỳ quan trọng nó mang tính chất quyết định và sẽ
đạt được cái gì và phải thế nào để đạt được.
1.5.2.2 Điều phối thực hiện
Điều phối thực hiện là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động,
thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này
chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu,
khi nào kết thúc), trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp.
Một trong những phương tiện cơ bản trong điều phối dự án là sơ đồ ngang được xây
dựng trên sơ đồ mạng. Giám đốc dự án phải đảm bảo việc tất cả các thành viên ban dự
án hiểu được thời gian đóng góp của họ và mối quan hệ qua lại giữa các công việc
trong dự án với công việc ngoài dự án.
Mục đích của công tác tổ chức có thể được xác định như sau:

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

26


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

-

Tạo lập được quan hệ hợp tác;

-

Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho những người tham gia vào dự án;

-

Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện quyết định;

-

Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Các khía cạnh của mục đích tổ chức có thể làm nảy sinh một số vấn đề sau:
-

Thiếu sự hợp tác sẽ buộc Giám đốc dự án phải cân nhắc mỗi khi có quyết định

đưa ra rằng mọi người liên quan có tuân theo một cách tổ chức hay không?...
-

Nếu không có sự phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ sẽ dẫn đến sự chồng

chéo hoặc bỏ ngỏ công việc, thiếu các nguồn lực cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ;
-

Trách nhiệm là ở chỗ người được giao nhiệm vụ phải biết cách hoàn thành công

việc một cách tốt nhất trong mối quan hệ đồng bộ với hệ thống kế hoạch dự án. Giám
đốc dự án và lãnh đạo các cấp trong tổ chức phải lập ra một sơ đồ trách nhiệm tùy theo
phạm vi quản lý, trong đó chỉ ra một cách rõ ràng các công việc và giai đoạn của dự án
mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm;
-

Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng theo tiến

độ dự án. Giám đốc dự án muốn truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả phải đảm
bảo việc lập thông tin rõ ràng, xác định và xây dựng các kênh truyền tin; cung cấp
thông tin đầy đủ tin cậy cho đúng đối tượng và thời điểm, kiểm soát được các luồng
thông tin.
1.5.2.3 Giám sát
Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện,
báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình
thực hiện.
Công tác báo cáo phải được tiến hành thường xuyên hàng tuần hoặc hàng tháng tùy
thuộc vào dự án dài hay ngắn nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho Giám đốc dự án,
nâng cao hiệu quả quản lý.

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B

27