Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại nam định
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (960.88 KB, 113 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
NGUYỄN KIM ANH
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH
KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TẠI NAM ĐỊNH
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. BÙI XUÂN HỒI
HÀ NỘI 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tác giả của đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều
hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định" xin cam đoan: Luận văn này là công
trình nghiên cứu của riêng tôi, được tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập các thông
tin liên quan và liên hệ thực tế trong công tác quản lý để đưa ra các giải pháp với
mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác ứng dụng Công
nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của luận văn.
Tác giả
Nguyễn Kim Anh
i
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ của tôi đã được
hoàn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS. Bùi Xuân Hồi. Tôi
xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS. Bùi Xuân Hồi trong suốt quá
trình nghiên cứu và viết đề tài đã nhiệt tình chỉ bảo phương hướng nghiên cứu và
truyền đạt cho tôi những kinh nghiệm, kiến thức quý báu để tôi hoàn thành đề tài
này.
Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế và
Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý
kiến giá trị cho luận văn của tôi.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội, cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy Nam Định và các cơ quan
thuộc khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, Ban Tổ chức Tỉnh ủy Nam Định, Ban
Tuyên giáo Tỉnh ủy Nam Định đã tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu và cung cấp số
liệu thực tế để tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự quan tâm, động viên của
gia đình, bạn bè và đồng nghiệp trong thời gian vừa qua đã giúp tôi có thời gian và
nghị lực đề hoàn thành tốt nhất luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả
Nguyễn Kim Anh
ii
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan ............................................................................................................... i
Lời cám ơn ................................................................................................................. ii
Mục lục ..................................................................................................................... iii
Danh mục các từ viết tắt ........................................................................................... vii
Danh mục bảng biểu ................................................................................................ viii
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG
CNTT TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH ...................... 5
1.1. Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính .................................. 5
1.1.1. Khái niệm về quản lý ..................................................................................... 5
1.1.2. Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính .................................................... 6
1.1.3. Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính ......................... 7
1.1.3.1. Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính ............................. 7
1.1.3.2. Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính ........ 8
1.1.3.3. Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính ........ 8
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính ...................... 10
1.2.1.1. Khái niệm về hệ thống ........................................................................ 10
1.2.1.2. Khái niệm về thông tin ....................................................................... 11
1.2.1.3. Khái niệm về công nghệ thông tin ...................................................... 11
1.2.1.4. Khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 13
1.2.1.5. Hoạt động của hệ thống thông tin ....................................................... 14
1.2.1.6. Các loại hình của hệ thống thông tin ................................................... 14
1.2.1.7. Hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính ........................................ 15
1.2.2. Các đặc điểm của hệ thống thông tin............................................................ 16
1.2.3. Vai trò của hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính.......................... 17
1.2.3.1. Vai trò của thông tin ........................................................................... 17
1.2.3.2. Vai trò của hệ thống thông tin............................................................. 18
iii
1.2.4. Hệ thống thông tin và việc ứng dụng CNTT ................................................ 18
1.2.4.1. Chức năng của hệ thống thông tin ....................................................... 18
1.2.4.2. Chức năng của hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính................. 19
1.2.4.3. Sự cần thiết phải phát triển và ứng dụng CNTT .................................. 20
1.3. Những nội dung chính của ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành ......... 22
1.3.1. Các lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành ................................ 22
1.3.2. Mục tiêu của ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính... 24
1.3.2.1. Mục tiêu cấp chính phủ ...................................................................... 24
1.3.2.2. Mục tiêu ứng dụng CNTT trong đơn vị hành chính ............................ 25
1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành .... 26
1.3.3.1. Các yếu tố thuộc hạ tầng công nghệ.................................................... 26
1.3.2.2. Các yếu tố thuộc về công tác tổ chức, con người ................................ 27
1.4. Đánh giá công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành
chính ......................................................................................................................... 27
1.4.1. Các chỉ tiêu đánh giá ................................................................................... 28
1.4.2. Các phương pháp đánh giá........................................................................... 31
Kết luận chương 1 ................................................................................................... 34
Chương 2. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN
LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH ........... 35
2.1. Tổng quan về khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định..................................... 35
2.1.1. Tổng quan về cấp uỷ các cấp ....................................................................... 35
2.1.2 Tổng quan về Văn phòng cấp uỷ các cấp ...................................................... 36
2.2. Hiện trạng công tác quản lý, điều hành của khối văn phòng cấp ủy tỉnh
Nam Định ................................................................................................................. 40
2.2.1. Sự trao đổi thông tin giữa các đơn vị của Văn phòng cấp ủy ........................ 40
2.2.1.1. Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng CNTT............................... 40
2.2.1.2. Phân loại các hoạt động thông tin ...................................................... 41
2.2.2. Hệ thống thông tin tại Văn phòng cấp ủy ..................................................... 44
2.2.2.1. Phân hệ điều hành tác nghiệp.............................................................. 44
2.2.2.2. Phân hệ thông tin quản lý ................................................................... 44
iv
2.2.2.3. Hệ thống trợ giúp quyết định .............................................................. 45
2.2.3. Các phân hệ thông tin tại Văn phòng cấp ủy ................................................ 46
2.2.3.1 Phân hệ xử lý văn bản ......................................................................... 46
2.2.3.2. Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp ........................................................ 47
2.2.3.3. Phân hệ xử lý mã - dịch ...................................................................... 48
2.2.3.4. Phân hệ lưu trữ và khai thác thông tin................................................. 48
2.2.3.5. Phân hệ quản lý lưu trình công việc .................................................... 48
2.2.3.6. Phân hệ quản trị nội bộ ....................................................................... 49
2.3. Phân tích, đánh giá hiện trạng công tác ứng dụng CNTT trong quản lý,
điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định ................................................. 50
2.3.1. Các nội dung quản lý, điều hành được ứng dụng CNTT............................... 50
2.3.1.1. Các ứng dụng CNTT điều hành tác nghiệp: ........................................ 50
2.3.1.2. Các ứng dụng CNTT quản lý và cơ sở dữ liệu .................................... 50
2.3.2. Quy mô và độ sâu của ứng dụng .................................................................. 51
2.3.2.1. Quy mô triển khai............................................................................... 51
2.3.2.2. Độ sâu của ứng dụng .......................................................................... 51
2.3.2.3. Quy trình trao đổi thông tin trên hệ thống mạng ................................. 52
2.3.3. Đánh giá công tác ứng dụng ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại
Nam Định.............................................................................................................. 55
2.3.3.1. Mức độ quan tâm của lãnh đạo ........................................................... 55
2.3.3.2. Hạ tầng CNTT-TT .............................................................................. 58
2.3.3.3. Hạ tầng nhân lực ................................................................................ 62
2.3.3.4. Về ứng dụng CNTT............................................................................ 67
2.3.4. Một số nhận xét rút ra qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng về công
tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành khối Văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam
Định ...................................................................................................................... 69
2.3.4.1. Các kết quả đạt được .......................................................................... 69
2.3.4.2. Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân .................................................. 73
Kết luận chương 2 ................................................................................................... 77
v
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH KHỐI
VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH ........................................................... 78
3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Đảng bộ tỉnh
Nam Định giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 ..................................................... 78
3.1.1. Mục tiêu chung ............................................................................................ 78
3.1.2. Phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Đảng bộ tỉnh Nam Định giai
đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 ............................................................................ 80
3.1.2.1. Nâng cấp, phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT.............................. 80
3.1.2.2. Hệ thống thông tin và Hệ điều hành tác nghiệp ................................... 81
3.1.2.3. Phát triển ứng dụng CNTT ................................................................. 81
3.1.3. Nhiệm vụ của Văn phòng cấp ủy ................................................................. 82
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT trong quản lý
và điều hành............................................................................................................. 82
3.2.1. Giải pháp 1: ................................................................................................. 82
3.2.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp: ..................................................................... 83
3.2.1.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp: ....................... 84
3.2.1.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 87
3.2.2. Giải pháp 2: ................................................................................................. 88
3.2.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp ...................................................................... 88
3.2.2.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp ........................ 89
3.2.2.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 91
3.2.3. Giải pháp 3: ................................................................................................. 92
3.2.3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp ...................................................................... 92
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp ....................................................................... 93
3.2.3.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 97
Kết luận chương 3 ................................................................................................... 98
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 103
vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
Nội dung
1
ADSL
Asymmetric Digital Subscriber Line (Internet băng
thông rộng)
2
CIO
Chief Information Officers (Cán bộ lãnh đạo thông
tin)
3
CNH, HĐH
Công nghiệp hoá, hiện đại hoá
4
CNTT
Công nghệ thông tin
5
CNTT-TT
Công nghệ thông tin - truyền thông
6
CSDL
Cơ sở dữ liệu
7
GD-ĐT
Giáo dục - đào tạo
8
GDTX
Giáo dục thường xuyên
9
HĐND
Hội đồng nhân dân
10
HTKT
Hạ tầng kỹ thuật
11
HTNL
Hạ tầng nhân lực
12
HTTT
Hệ thống thông tin
13
ICT - Index
Chỉ số sẵn sàng cho ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin
14
KT-XH
Kinh tế - xã hội
15
TT-TT
Thông tin - truyền thông
16
LAN
Local area network (Mạng nội bộ)
17
QLNN
Quản lý nhà nước
18
UBND
Ủy ban nhân dân
19
VNPT
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam
20
WAN
Mạng diện rộng
vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 Các nội dung chỉ tiêu đánh giá về mức độ quan tâm của lãnh đạo ........... 28
Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật ..................................................... 29
Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực ..................................................... 30
Bảng 1.4 Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng CNTT ..................................................... 31
Bảng 2.1 Khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định ................................................... 38
Bảng 2.2 Mức độ quan tâm của lãnh đạo về công tác ứng dụng CNTT .................. 57
Bảng 2.3 Hạ tầng CNTT-TT .................................................................................. 59
Bảng 2.4 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng kỹ thuật CNTT của các tỉnh, thành qua các
năm 2010-2012...................................................................................... 61
Bảng 2.5 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng nhân lực CNTT của các tỉnh, thành qua các
năm 2010-2012...................................................................................... 63
Bảng 2.6 Thống kê đội ngũ quản trị mạng các cơ quan Đảng của tỉnh ................... 64
Bảng 2.7 Hạ tầng nhân lực ứng dụng CNTT .......................................................... 66
Bảng 2.8 Kết quả ứng dụng CNTT khối Văn phòng cấp ủy ................................... 68
Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển CNTT trên địa bàn tỉnh Nam Định thời kỳ 2011-2015,
tầm nhìn 2020........................................................................................ 79
viii
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thế giới ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật,
cuộc cách mạng về công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra trên quy mô toàn cầu,
đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội của nhân loại. Trong mọi
lĩnh vực, nhất là quản lý nhà nước, quản lý xã hội, các hoạt động liên quan đến công
nghệ thông tin đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế việc đẩy mạnh phát triển và
ứng dụng CNTT nhằm khai thác triệt để mọi năng lực của lĩnh vực khoa học mũi
nhọn này, nhằm thay đổi phương thức quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc
và đổi mới nền sản xuất đã trở thành cần thiết và tất yếu đối với các quốc gia đang
phát triển khi bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Ở nước ta, trong quá trình thực hiện công cuộc đổi mới, để phát triển nhanh và
hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh
nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng
cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phòng và tạo khả
năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ
trương đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT. Chủ trương này đã được nhấn
mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết, quyết định của Đảng và Chính phủ.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy BCH TW khoá VII đã xác định cần ưu tiên ứng
dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, trong đó có "quan tâm, ưu tiên ứng dụng
và phát triển CNTT". Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ IX nhấn
mạnh: "Phát triển mạnh và nâng cao chất lượng các ngành dịch vụ: thương mại, kể
cả thương mại điện tử, các loại hình vận tải, bưu chính - viễn thông... Sớm phổ cập
sử dụng tin học và mạng thông tin quốc tế (Internet) trong nền kinh tế và đời sống
xã hội”. Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị khoá IX xác định rõ: “Ứng dụng và
phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và
tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới”.
1
Tại tỉnh Nam Định, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian qua đã
được tăng cường, nhiều lĩnh vực đã đạt những thành quả nhất định, song so với yêu
cầu vẫn còn nhiều hạn chế. Đầu tư hạ tầng cơ sở ngày càng nhiều, nhưng hiệu quả
hoạt động chưa cao; năng lực, trình độ người sử dụng còn mức độ, chưa đáp ứng
yêu cầu của cuộc sống, một số mặt còn tụt hậu so với nhiều địa phương khác. Do
vậy, việc đẩy mạnh phát triển và ứng dụng CNTT phục vụ cho nhu cầu công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đang là vấn đề cần quan tâm, đòi hỏi phải có những công trình
nghiên cứu về lĩnh vực này, cả dưới góc độ lý luận và góc độ thực tiễn. Chính vì
vậy, đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện
công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn
phòng cấp ủy tại Nam Định” đã được tác giả chọn làm Luận văn Thạc sỹ.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
- Có nhiều tác phẩm viết về vai trò của CNTT trong đời sống, công tác quản lý
nhà nước về CNTT như: Công nghệ thông tin - Tổng quan và một số vấn đề cơ bản
của Ban chỉ đạo Chương trình Quốc gia về CNTT; Ứng dụng và phát triển CNTT
phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH của Ban Tư tưởng văn hóa Trung ương và Ban Khoa
giáo Trung ương…
- Có nhiều đề án, quyết định của Trung ương liên quan đến quản lý nhà nước
về CNTT và phát triển CNTT, như: Đề án 47, Đề án 06 về tin học hóa hoạt động
của các cơ quan Đảng; Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ
tướng Chính phủ, phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền
thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến 2020…
Trong tỉnh có một số đề tài nghiên cứu về lĩnh vực CNTT song chỉ chủ yếu chỉ
nghiên cứu về mặt quản lý nhà nước, như tác giả Nguyễn Mạnh Hiền với đề tài
“Quản lý nhà nước đối với lĩnh vực công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Nam
Định”.
Tuy nhiên, chưa có tác giả hay đề tài nào đi sâu nghiên cứu phân tích thực
trạng nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác phát triển, ứng dụng CNTT
trong lĩnh vực quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định.
2
3. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng
dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành đơn vị hành chính,
vận dụng thực tiễn cho khối Văn phòng cấp ủy tại Nam Định.
- Phân tích, đánh giá về công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và
điều hành dựa trên cơ sở mục tiêu, những kết quả đạt được của việc triển khai ứng
dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam
Định.
- Trên cơ sở các kết luận về thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý và điều
hành khối văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam Định, đặc biệt là các tồn tại, hạn chế ảnh
hưởng đến công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành, luận
văn đề xuất một số giải pháp và những kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc
ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam
Định, nâng cao chất lượng hoạt động trên lĩnh vực CNTT, phục vụ cho sự phát triển
kinh tế xã hội của tỉnh.
4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích
Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý,
điều hành đơn vị hành chính. Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng của việc ứng
dụng tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn
thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành khối Văn
phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, nhằm góp phần phục vụ cho sự phát triển kinh tế xã
hội của tỉnh.
- Nhiệm vụ
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quản lý điều hành đơn vị
hành chính, CNTT và ứng dụng CNTT.
Đánh giá thực trạng công tác ứng dụng về CNTT trong quản lý điều hành khối
văn phòng cấp ủy trên địa bàn tỉnh Nam Định.
3
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong quản lý
điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về thực trạng công tác ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam
Định từ năm 2006 đến năm 2012.
- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn phạm vi nghiên cứu ở công tác ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định
trong những năm từ 2006 đến 2012.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử là
phương pháp luận cơ bản.
Đồng thời kết hợp sử dụng:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tham khảo các tài liệu lý luận khoa học,
tạp chí, sách, báo, các báo cáo của các cơ quan khối đảng tỉnh Nam Định.
- Phương pháp so sánh, chuyên gia.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: thống kê các số liệu, phân tích và đánh
giá.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba
chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích, đánh giá ứng dụng CNTT trong quản
lý, điều hành đơn vị hành chính.
Chương 2: Phân tích hiện trạng công tác ứng dụng CNTT trong quản lý, điều
hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định.
4
Chương 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT
TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
1.1. Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính
1.1.1. Khái niệm về quản lý
Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều cách
khác nhau.
Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có
nghĩa là điều khiển bằng tay).
Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là
"nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". [12, tr.62].
Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có
để đạt được các mục tiêu của tổ chức". [12, tr.62].
Theo PGS.TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách
có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều
chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và
phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. [12, tr.62].
Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức)
quản lý và đối tượng bị quản lý. Nội dung của quản lý chính là hoạt động của chủ
thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối
tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của
con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục
tiêu đã định”.
Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau:
- Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể có thể là cá
nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ,
với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định.
5
- Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp
nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý.
- Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của chủ
thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội.
- Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do
chủ thể quản lý định trước. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động
quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp.
Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc
vào nhiều yếu tố khác nhau. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác
lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Quản
lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn trong
công việc. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến
phức tạp. Trình độ xã hội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của
nó càng tăng lên. Quản lý còn có tính thời gian, tính không gian, tính hướng đích…
1.1.2. Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính
Điều hành hiểu theo cách thông thường, là tác động của chủ thể (con người, tổ
chức) vào đối tượng (cũng có thể là con người, tổ chức hay cơ sở vật chất) để đối
tượng được tác động đó duy trì các hoạt động theo một hành trình, quỹ đạo, mục
đích nào đó.
Ví dụ: Một người điều hành xe máy, người ấy phải dựa trên các tính năng, tác
dụng sẵn có của xe máy, dùng các thao tác điều khiển (hay điều chỉnh) hoạt động
của xe máy để xe đi theo hành trình mà người đó đặt ra.
Sự giống và khác nhau giữa quản lý và điều hành:
- Giống nhau: Đều là sự tác động của chủ thể tới đối tượng (bằng nhiều cách)
để hướng tới mục tiêu chung là đạt hiệu quả cao.
- Khác nhau: Nội dung của quản lý rất rộng, bao gồm: xây dựng kế hoạch, tổ
chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát của chủ thể, tác động tới đối tượng để đạt hiệu
quả. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức
tạp. Nói đến quản lý là nói về chủ thể, quản lý là sự nắm bắt thông tin và điều hành
6
hoạt động. Điều hành cũng bao gồm các hoạt động trên. Nói đến điều hành là nói
đến sự tác động của chủ thể tới đối tượng để duy trì một trạng thái hoạt động cụ thể
nào đó của đối tượng, theo một hành trình đã đề ra, nhưng mang tính trực tiếp, cụ
thể hơn. Ví dụ chủ tọa điều hành một cuộc họp cơ quan theo trình tự: có giới thiệu,
đề dẫn; có phát biểu, thảo luận và có kết luận.
Như vậy, điều hành là một trong những nội dung của quản lý, là hoạt động của
chủ thể tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích đã định. Ví dụ: Một cán bộ lãnh
đạo muốn duy trì hoạt động của cơ quan thì phải điều hành các bộ phận, các con
người cụ thể để họ thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần hoàn thành nhiệm vụ
chung của cơ quan. Hoặc khi giao việc cho cấp dưới, người lãnh đạo cấp trên phải
thường xuyên theo dõi, nắm tiến độ công việc để có thể ra quyết định tác động (về
kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực…) nhằm điều chỉnh tăng hay giảm tiến
độ khi cần thiết. Tuy nhiên, nội dung giữa quản lý và điều hành có nhiều điểm trùng
và giống nhau, sự phân biệt chỉ là tương đối.
Trong mỗi đơn vị hành chính, các hoạt động diễn ra thường xuyên hàng ngày
nên việc quản lý, điều hành cũng diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quản lý điều
hành trong đơn vị hành chính có thể hiểu là việc nắm các thông tin về mọi lĩnh vực
hoạt động trong cơ quan, đơn vị (hoặc liên quan đến cơ quan, đơn vị) và xử lý các
thông tin đó để đưa ra các quyết định nhằm duy trì và hướng các hoạt động theo
một cách thức nào đó, nhằm đạt mục đích đạt hiệu quả cao hơn.
1.1.3. Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính
1.1.3.1. Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính
Quản lý, điều hành đơn vị hành chính, thực chất là quản lý nhà nước ở mỗi
đơn vị hành chính, nhưng nó là dạng quản lý xã hội đặc biệt, có các nét đặc thù
khác với các dạng quản lý xã hội của các chủ thể khác và có các đặc điểm sau:
- Là sự tác động có tổ chức. “Tổ chức” ở đây được hiểu như là một khoa học
về sự thiết lập những mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể với nhau để thực hiện
quá trình quản lý xã hội. Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng trong
quản lý đơn vị hành chính; không có tổ chức thì không thể thực hiện quản lý. Nhờ
7
sự tác động có tổ chức đó, mọi thành viên trong đơn vị hành chính có thể đóng góp
tích cực và chủ động khả năng của mình cho công việc để đạt hiệu quả.
- Là sự tác động có điều chỉnh. Sự điều chỉnh đó được thể hiện bằng luật pháp
và các quyết định quản lý về nguyên tắc, tiêu chuẩn, biện pháp… nhằm tạo ra sự
cân bằng, cân đối các mặt hoạt động của các quá trình xã hội và hành vi hoạt động
của con người.
- Là sự tác động mang tính quyền lực nhà nước. Tức là quản lý bằng pháp luật
và theo nguyên tắc pháp chế. Quyền lực nhà nước mang tính đơn phương và tính tổ
chức rất cao. Pháp luật phải được chấp hành nghiêm chỉnh và mọi người đều bình
đẳng trước pháp luật.
Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính ta còn thấy tính chủ động sáng tạo
và linh hoạt trong điều hành phối hợp; tính liên tục và tương đối ổn định trong tổ
chức và hoạt động; tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao; tính hệ thống thứ bậc
chặt chẽ từ trên xuống dưới; hoạt động không vì lợi nhuận. Riêng quản lý điều hành
đơn vị hành chính XHCN còn có tính dân chủ và nhân đạo.
1.1.3.2. Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính
Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính đặt ra những yêu cầu sau:
- Khách thể phải phục tùng chủ thể một cách nghiêm túc.
- Các cơ quan phải chủ động xây dựng được các kế hoạch hoạt động và các chỉ
tiêu phù hợp.
- Tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt trong quản lý cần được phát huy.
- Đảm bảo tính tương đối ổn định của các văn bản, quyết định quản lý.
1.1.3.3. Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính
Trong các đơn vị hành chính, việc quản lý, điều hành bao gồm các nội dung
chính sau:
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch: Đây là một nội dung quan trọng mà nhà
quản lý (hay tổ chức) phải làm. Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế xã hội đã
được hoạch định trong đường lối của Trung ương, thì các bộ, ngành, chính quyền
địa phương các cấp phải xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát
8
triển ngành, địa phương mình. Quy hoạch, kế hoạch chính là nội dung phương
hướng, mục tiêu, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị đó đề ra và những cách thức để thực
hiện, do đó quy hoạch, kế hoạch phải phù hợp, hoàn thiện, cụ thể, dễ thực thi và
phục vụ cho nhiệm vụ phát triển ngành, địa phương.
- Xây dựng tổ chức bộ máy: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nhà quản lý (hay tổ
chức) đều phải căn cứ tình hình cụ thể, xây dựng hoàn thiện tổ chức bộ máy ở địa
phương, đơn vị mình. Tổ chức bộ máy trong mỗi cơ quan được coi như bộ xương
trong cơ thể của đơn vị đó. Do đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được tổ chức bộ
máy của cơ quan, đơn vị sao cho tinh gọn, phù hợp, đảm bảo sự điều hành tập trung,
thống nhất, linh hoạt, kịp thời, hiệu quả.
- Sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức hợp lý: Đội ngũ cán bộ công chức
chính là lực lượng chủ yếu thực thi các nhiệm vụ trong các cơ quan đơn vị, do đó
đội ngũ này phải được nhà quản lý (hay tổ chức) sắp xếp theo chức danh, tiêu chuẩn
hóa một cách phù hợp, phát huy cao nhất năng lực của từng người. Việc bố trí, sắp
xếp phù hợp, đúng vị trí sẽ phát huy được năng lực, sở trường của mỗi người. Nếu
sắp xếp, bố trí không phù hợp (ví dụ đưa người hoạt động từ lĩnh vực xã hội sang
hoạt động ở lĩnh vực tự nhiên…) thì không những không phát huy được năng lực sở
trường của họ mà có thể còn làm triệt tiêu khả năng, nhiệt tình sáng tạo của người
đó.
- Ra các quyết định quản lý hành chính: Trong quá trình quản lý điều hành
đơn vị hành chính, nhà quản lý (hay tổ chức) phải luôn theo dõi, nắm bắt các thông
tin về mọi hoạt động liên quan diễn ra trong cơ quan, đơn vị để kịp thời ra các quyết
định quản lý điều hành. Sau khi nhà quản lý ra quyết định, các cấp còn phải tổ chức
thực hiện các quyết định đó. Do đó yêu cầu đặt ra là các quyết định phải đảm bảo có
tính khả thi, hiệu lực, hiệu quả cao.
- Phối kết hợp các hoạt động: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nếu các bộ phận làm
việc riêng rẽ; thiếu sự phối hợp, chia xẻ; thì hiệu quả thường không cao, có thể có
những công việc chồng chéo, trùng nhau, không phát huy được sức mạnh tổng hợp.
9
Vì thế nhà quản lý (hay tổ chức) phải phối hợp và tạo ra sự đồng bộ các hoạt động
trong đơn vị để mang lại hiệu quả cao.
- Sử dụng nguồn tài lực: Để phục vụ cho nhiệm vụ chung, trên cơ sở điều kiện
cơ sở vật chất và kinh phí có hạn, nhà quản lý (hay tổ chức) luôn phải tính toán, cân
nhắc để sử dụng nguồn nhân lực, ngân sách và cơ sở vật chất một cách có hiệu quả
nhất.
- Giám sát, kiểm tra, báo cáo, tổng kết và đánh giá: Trong thực hiện nhiệm vụ,
việc giám sát, kiểm tra, báo cáo và đánh giá là hết sức quan trọng, giúp nhà quản lý
nắm được tình hình hoạt động của đơn vị để có cơ sở ra các quyết định quản lý,
điều hành kịp thời, phù hợp. Vì thế nhà quản lý (hay tổ chức) phải thường xuyên
thực hiện việc giám sát, kiểm tra, báo cáo, tổng kết, đánh giá và đúc rút kinh
nghiệm thực tiễn, từ đó ra quyết định điều chỉnh, hoặc đề ra phương hướng, giải
pháp cho thời gian tiếp theo.
1.2. Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính
1.2.1.1. Khái niệm về hệ thống
Có nhiều cách diễn đạt về hệ thống, như “Hệ thống là một tập các thành phần
được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó”.[12, tr. 22]
Hoặc: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” [4, tr.26].
Mỗi hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất, như người, máy móc,
thông tin dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình ứng xử…Trong mỗi
hệ thống, các phần tử có mối quan hệ tương tác (ràng buộc) với nhau và cùng hoạt
động để hướng tới mục đích chung. Trong quá trình hoạt động có thể có trao đổi
vào, ra với môi trường bên ngoài.
Phần tử ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, là các thành phần hợp thành hệ
thống. Các phần tử có khi rất đa dạng và không đơn giản, có thể là những thực thể
rất phức tạp; bản thân nó cũng đã có thể là một hệ thống.
10
Hệ thống có thể có nhiều tầng, nấc. Mỗi hệ thống có thể được hợp thành từ
nhiều hệ thống nhỏ và trong mỗi hệ thống nhỏ đó lại có các hệ thống nhỏ hơn. Ví
dụ trong hệ Thiên hà có hệ Mặt trời, trong hệ Mặt trời có hệ thống các hành tinh.
Một trong những hành tinh đó là Trái đất lại có hệ thống sông ngòi, hệ động vật, hệ
thực vật…
1.2.1.2. Khái niệm về thông tin
Trong hoạt động của con người, thông tin được hình thành từ những dữ liệu
(ban đầu là những thông tin rời rạc, không có chủ ý, không có mục đích, còn gọi là
“thông tin thô”).
- Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và
thông tin. Dữ liệu là “thông tin thô”. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp,
diễn giải theo một hình thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý [5,
tr.124].
- Các nhà thống kê hiểu “thông tin là những gì làm cho sự hiểu biết một sự
kiện đơn giản hơn, giảm đi những gì bất định (không xác định). [5, tr.125].
- Các nhà làm công tác nghiên cứu thông tin và truyền thông tin cho rằng
“Thông tin là những gì có thể truyền được từ người này sang người khác thông qua
nhiều kênh lan truyền khác nhau”). [5, tr.125].
- Trong quản lý, thông tin được các nhà quản lý hiểu theo một nghĩa thực dụng
hơn. Nói đến thông tin là nói đến những gì mà họ cần cho việc ra quyết định quản lý.
Thông tin có thể được phân loại theo chức năng; theo nội dung, hoặc nhóm nội
dung; theo nguồn gốc cung cấp; theo mức độ sử dụng; theo mục đích phục vụ quản
lý; theo góc độ tổ chức; theo mạng thông tin…
1.2.1.3. Khái niệm về công nghệ thông tin
Có rất nhiều cách diễn đạt khác nhau về CNTT, theo Bách khoa toàn thư mở
Wikipedia (địa chỉ trên mạng Internet:
thì CNTT là công nghệ
ứng dụng cho việc xử lý thông tin.
11
Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 của Chính phủ xác định “CNTT là tập
hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ
yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu quả
các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng, trong mọi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội” [14, tr.1].
Luật CNTT đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
khóa 11, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22-6-2006 xác định: "Công nghệ thông tin là
tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản
xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số". [16, tr. 1]
Nội dung trong Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 của Chính phủ và Luật
CNTT đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa 11, kỳ
họp thứ 9 thông qua ngày 22-6-2006, cơ bản trùng nhau.
Như vậy, CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo cách nhìn đó, CNTT bao
gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật
hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung
thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KT-XH, văn hoá, quốc phòng, an ninh, đối
ngoại... Đây có thể được coi là một định nghĩa hoàn chỉnh về CNTT vì nó đã bao
quát được toàn bộ nội dung, vai trò và ý nghĩa của CNTT đối với các lĩnh vực đời
sống kinh tế xã hội. Thuật ngữ CNTT trong luận văn được sử dụng theo cách hiểu
này.
Cấu trúc của ngành CNTT gồm bốn thành phần cơ bản là: Ứng dụng CNTT;
cơ sở hạ tầng CNTT; nguồn nhân lực CNTT; công nghiệp CNTT. Bốn thành phần
này có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau và tạo nên sức mạnh CNTT của
mỗi quốc gia và được thúc đẩy, phát triển bởi ba chủ thể quan trọng là chính phủ,
doanh nghiệp và người sử dụng. Chính phủ đóng vai trò tạo môi trường pháp lý, thể
chế, chính sách, tổ chức, quản lý, điều phối, đào tạo, hợp tác quốc tế, thúc đẩy và hỗ
trợ cho CNTT phát triển. Các doanh nghiệp về CNTT tham gia đầu tư, cung cấp sản
12
phẩm, dịch vụ, phát triển thị trường và cùng tham gia với Chính phủ trong các hoạt
động đào tạo, phổ biến kiến thức, kỹ thuật, công nghệ, xây dựng và thực hiện các
chính sách phát triển CNTT. Người sử dụng, là các tổ chức, cá nhân, với tư cách là
những đơn vị, cá nhân sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT. Người sử dụng gián
tiếp đầu tư vào CNTT thông qua thị trường và cùng với các doanh nghiệp CNTT
thiết kế, cải tiến các sản phẩm và dịch vụ CNTT, tham gia cùng với Chính phủ
trong các hoạt động xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển CNTT. Ba chủ
thể này luôn gắn bó, phối hợp chặt chẽ với nhau, có quan hệ hữu cơ trong một môi
trường phát triển thống nhất bao gồm: hệ thống pháp lý, chính sách về CNTT, môi
trường đầu tư cho CNTT và thị trường CNTT.
1.2.1.4. Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những người, bộ phận, tổ chức, làm nhiệm vụ
khai thác, tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tạo thành hệ thống thông tin.
Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển hiện đại, CNTT ngày càng tác động
sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của CNTT đã được khẳng định,
chúng ta có thể hiểu "Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người
và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành
các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra". [15, tr.152].
Hệ thống thông tin có 3 thành phần cơ bản, gồm:
- Nguồn lực con người: Bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống
thông tin. Đây là lực lượng chủ yếu trong sử dụng và nâng cao chất lượng, hiệu quả
hoạt động của hệ thống thông tin.
- Công nghệ thông tin: Bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để
xử lý thông tin. CNTT là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị, hiệu quả của hệ thống
thông tin.
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là các thông tin sơ cấp, thông tin ban đầu của một tổ
chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thông tin có giá trị
gia tăng (Value added information). Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô” của một
13
hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:
Văn bản, hình ảnh, âm thanh...
1.2.1.5. Hoạt động của hệ thống thông tin
Hoạt động của hệ thống thông tin chủ yếu xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu,
có thể chia thành các nhóm chính như sau:
- Nhập dữ liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ một cá nhân, tổ chức,
hoặc từ môi trường bên ngoài vào để xử lý trong một hệ thống thông tin.
- Xử lý thông tin: Là quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài
thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
- Xuất dữ liệu: Là sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người
hoặc những tổ chức hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không phải chỉ được xử lý để sử dụng ngay,
mà còn có thể được lưu giữ để tiến hành phân tích, xây dựng các kế hoạch mới,
hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống trong tương lai. Các thông tin được lưu
trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở
dữ liệu.
- Thông tin phản hồi: Thông tin phản hồi là những dữ liệu thu được về từ
những thông tin đã xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông
tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang
thực hiện.
1.2.1.6. Các loại hình của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu (hệ thống thông tin tác nghiệp): Là hệ thống có nhiệm vụ xử
lý các dữ liệu đầu vào thành thông tin. Đặc tính của hệ xử lý dữ liệu đó là thời gian
thực (realtime), được xử lý định kỳ theo luồng nhóm, các giao dịch sau đó được
tổng hợp và xử lý định kỳ, được xây dựng trên cơ sở các hệ thống chức năng và các
hệ thống hỗ trợ khác, được gọi là hệ thống thông tin ứng dụng. Điển hình là hệ
thống xử lý số liệu thống kê, hệ thống kế toán, hệ thống thuế điện tử, hải quan điện
tử…
14
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Là hệ
thống thông tin phục vụ cho việc quản lý, gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng
thông tin giúp con người trong quản lý và ra quyết định, bao gồm: Hệ thống quản lý
tài chính, quản lý nhân sự, quản lý công dân, đăng ký kinh danh, quản lý đất…
- Hệ trợ giúp quyết định: Là hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ thống này cho phép nhà phân tích ra quyết định lựa chọn phương án làm tăng
hiệu quả và giúp tối ưu hóa các quyết định quản lý mà không phải thu thập và phân
tích dữ liệu, như: Hệ thống thông tin khoa học công nghệ, thông tin kinh tế-xã
hội…
- Hệ chuyên gia: Là hệ thống thông tin hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn
đề và ra quyết định một cách thông minh. Hệ thống này cung cấp kiến thức và dữ
liệu cho người nghiên cứu để giúp họ phát triển kiến thức mới, thiết kế sản phẩm,
phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày đặt ra trong thực tiễn.
1.2.1.7. Hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính
Hệ thống thông tin hành chính được xây dựng nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý,
cung cấp thông tin có giá trị và chất lượng phù hợp với nhu cầu của người sử dụng,
phục vụ một cách hữu hiệu nhất cho hoạt động quản lý của tổ chức.
"Hệ thống thông tin hành chính là hệ thống sử dụng nguồn lực về con người
và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là yếu tố đầu vào và xử lý các nguồn
dữ liệu đó thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra hỗ trợ cho hoạt động
quản lý trong môi trường hành chính". [15, tr.156].
Xét về hình thức, hệ thống thông tin hành chính có thể coi như một hệ thống
lớn mà trong đó bao gồm rất nhiều các phân hệ nhỏ khác nhau theo từng nhiệm vụ
lớn, nhỏ của cơ quan hành chính. Các phân hệ này từng bước đã được ứng dụng
CNTT để tự động hoá hoặc bán tự động hoá. Theo đó, đầu ra của quá trình xử lý tự
động hoá này sẽ là đầu vào của quá trình xử lý tự động hoá khác.
Về mặt nội dung, tổ chức hệ thống thông tin hành chính là quá trình phối hợp
giữa con người với các máy móc, công nghệ hiện đại và các phần mềm chuyên
dụng phục vụ cho hoạt động hành chính. Cụ thể hơn, đó là việc tiếp nhận các dữ
15
liệu đầu vào cho các hệ thống nhỏ hơn xử lý theo các nhiệm vụ khác nhau của đơn
vị để rồi sau đó kết nối các thông tin đã được xử lý để tạo thành một thông tin, hay
quyết định đầu ra phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của cơ quan.
1.2.2. Các đặc điểm của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:
- Tính tổ chức: Trong hệ thống thông tin thường có nhiều phần tử, giữa các
phần tử trong hệ thống có các mối quan hệ nhất định; quan hệ có hai loại:
+ Quan hệ ổn định: Là quan hệ tồn tại lâu dài, song không có nghĩa là bất biến.
Mặc dù có thể có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. Ví dụ: Số
nhân viên trong một tổ chức là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói chung
là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể.
+ Quan hệ không ổn định: Là những quan hệ tồn tại tức thời. Ví dụ: Các
chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v...
- Tính biến động: Cũng như bất kỳ một hệ thống nào, hệ thống thông tin cũng
có tính biến động, tức là có sự tiến triển (tăng, giảm) và hoạt động bên trong của hệ
thống đó.
+ Tiến triển: Là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. Ví dụ: Hệ thống
máy vi tính của một đơn vị được trang bị có khi nhiều, có khi ít v.v...
+ Hoạt động: Là sự tương tác, ràng buộc với nhau giữa các phần tử (bộ phận)
của hệ thống. Các hoạt động quan hệ tương tác này được duy trì nhằm đạt đến một
mục tiêu đã định.
- Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường là tập hợp các phần tử
không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ
thống. Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau. Ví dụ các yếu tố kinh tế xã
hội không thuộc hệ thống thông tin nhưng có thể tác động (tích cực hoặc tiêu cực)
vào hệ thống thông tin và có thể bị tác động (tích cực hoặc tiêu cực) bởi hệ thống
thông tin.
16
