Giáo trình Microsof word

10/11/2015

TIN HỌC CƠ SỞ 1

MICROSOFT OFFICE WORD

Tháng 9-2015
1

NỘI DUNG
„

Các thao tác cơ bản

„

Soạn thảo văn bản

„

Bảng biểu

„

Đồ họa

„

In ấn

„

Cấu hình Word 2007 với hộp thoại Word Options

2

1


10/11/2015

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Khởi động:
„

Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows

Start | Programs | Microsoft Ofice | Microsoft Office Word 2007
„

Cách 2: Nhấp đúp chuột lên biểu tượng của phần mềm Word nếu nhìn nhìn
thấy nó bất kỳ ở chỗ nào
„

Trên thanh tác vụ (taskbar)

„

Trên màn hình nền của Windows, vv..

3

Title bar

Title bar

Tabs

3.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Thanh công cụ formatting
Thanh công cụ standard

Thanh công cụ drawing

Ruler

Vùng soạn
thảo
Status bar

4

2


10/11/2015

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

„

Môi trường làm việc:
„

Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Nhập văn bản tài liệu. Có thể gõ văn bản, định
dạng, chèn các hình ảnh

„

„

„

„

Menu chính:
„

Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc.

„

Được phân nhóm theo chức năng.

Các thanh công cụ:
„

Mỗi thanh bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc.
việc

„

Standard, Formating, Drawing...

Thước kẻ:
„

Gồm 2 thước bao viền trang văn bản, điều chỉnh được lề trang văn bản.

„

Thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

Thanh trạng thái: Ghi lại một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ:
trang số, dòng số, ...

5

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Tạo một tài liệu mới
„
„

„

„

Tài liệu của word là các tập tin có phần mở rộng .doc hoặc .docx
Mặc nhiên thì các tập tin tài liệu được lưu trong thư mục C:\My Documents.
Tuy nhiên, nên thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word.
Khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là tài liệu mới
mà Word tự động tạo ra.
Để tạo một tài liệu mới,
mới có thể sử dụng một trong các cách sau:
„

Mở mục chọn File | New..; hoặc

„

Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; hoặc

„

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

New
6

3


10/11/2015

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Ghi tài liệu lên đĩa
„

Sử dụng một trong các cách sau:
„

Mở Menu File | Save..

„

Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard

„

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Save

7

Gõ tên mới cho
tài liệu vào đây.
Sau đó click
Save

8

4

10/11/2015

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Ghi tài liệu lên đĩa:
„

Hai khả năng có thể xảy ra:
„

„

„

Nếu đây là tài liệu mới: hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này với
một tên mới. Hãy chọn folder chứa tài liệu và nhập tên tài liệu vào
Nếu đây không phải là tài liệu mới: khi ra lệnh ghi cả những sự thay đổi trên tài
liệu sẽ được ghi lại lên đĩa

Chú ý: Nên thực hiện thao tác ghi tài liệu xuyên trong khi soạn tài liệu, để
tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy
tính.

9

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Mở một tài liệu đã có

„

Tài liệu Word trên đĩa là những tập tin có phần mở rộng là .doc hoăc .docx

„

Sử dụng một trong các cách sau đây:

Open

„

„

Mở Menu File | Open

„

Nhấn nút Open trên thanh công cụ Standard

„

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O

Chú ý: Những tài liệu được mở gần đây
nhất được Word liệt kê trong menu File
10

5

10/11/2015

Tìm đến folder chứa file
tài liệu Æ Chọn tên tài
liệuÆClick Open

11

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
„

Thoát khỏi Word
„

Thực hiện theo một trong các cách sau:
„

Mở Menu File | Exit; hoặc

„

Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4

„

Click nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word

Close

12

6


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Nhập
ập văn bản
„

„

Bật phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt sang chế độ gõ tiếng Việt (nếu văn bản
tiếng Việt)

Sử dụng bàn phím để nhập văn bản
„

Các phím chữ a, b, c, .. z;

„

Các phím số từ 0 đến 9;

„

Các p
phím đặc
ặ biệt:
ệ ‘,>,
[]{}

„

Phím Shift để gõ chữ in hoa và một số ký tự đặc biệt;

„

Phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;

„

Phím Enter để ngắt đoạn văn bản;

„

Phím Tab để dịch điểm Tab;

„

Phím Space Bar để chèn dấu cách;

13

SOẠN THẢO VĂN BẢN

„

Sử dụng bàn phím để nhập văn bản (tt)
„

Các phím mũi tên để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;

„

Phím PageUp và PageDown để dịch chuyển con trỏ đi từng trang;

„

Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;

„

Phím Ctrl+Home để đưa con trỏ về đầu văn bản

„

Phím Ctrl+End để đưa con trỏ về cuối văn bản

„

Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;

„

Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ

14

7


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Một số nguyên tắc quan trọng khi nhập văn bản
„

Nguyên tắc 1: khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống
dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh.

„

Nguyên tắc 2: giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách.

„

Nguyên tắc 3: không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc canh chỉnh lề.

„

Nguyên tắc 4: các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm
phẩy (;),
phẩ

( ) chấm than (!),
(!) hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào
ào từ đứng trước
t ước nó,
nó
tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

„

Nguyên tắc 5: các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự
đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này.
Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và
được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
15

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Các thao tác thường
g dùng
g
„

Đánh dấu khối
„

Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn; hoặc

„

Giữ phím Shift trong khi ấn các phím mũi tên hoặc PageUp, PageDown

„

Ctrl+A: Đánh dấu toàn bộ văn bản

Tên font
„

Chọn Font chữ

Cở chữ

„

Đánh dấu khối văn bản

„

Chọn font trên thanh công cụ Formatting

„

Hoặc vào Menu Format | Fonts...

B: in
B
i đậm
đậ
I: in nghiêng

U: gạch chân

16

8


10/11/2015

17

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Các thao tác thường dùng (tt)
„

„

Canh lề
„

Canh trái: Ctrl+L

„

Canh phải: Ctrl+R

„

Canh giữa: Ctrl+E

„

Canh đều 2 bên: Ctrl+J

„

Hoặc chọn trên thanh công cụ Formatting

Sao chép
„
„
„

„

Left, Center, Right, Justify

Đánh dấu khối văn bản cần sao chép
Copy: Ấn tổ hợp phím Ctrl+C
Dán vào nơi cần thiết: Dẫn con trỏ đến vị trí cần dán, ấn tổ hợp phím Ctrl+V

Di chuyển
„
„
„

Đánh dấu khối văn bản cần sao chép
Copy: Ấn tổ hợp phím Ctrl+X

18
Dán vào nơi cần thiết: Dẫn con trỏ đến vị trí cần dán, ấn tổ hợp phím Ctrl+V

9


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Cá thao
Các
th
tá thường
tác
thườ
dù
dùng
„

„

Undo & Redo
„
Undo: Ctrl+Z - Hủy bỏ những gì vừa mới thực hiện
„
Redo: Ctrl+Y - Lấy lại những gì vừa mới hủy bỏ
Chèn ký tự đặc biệt
„

Menu Insert | Symbol…
y
„
Chọn ký tự
„
Click Insert

19

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Các thao tác thường dùng (tt)
„

Thiết lập Tab
„

Giúp định vị con trỏ sẽ nhảy đến mỗi khi ấn phím Tab.

„

Tạo một văn bản có nhiều cột.

„

Ví dụ: Soạn thảo một đoạn văn bản có dạng như sau:

20

10


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Thiết lập Tab (tt)
„

Thực hiện như sau: Mở Menu Format | Tab..., hộp
thoại Tab xuất hiện:
„

„

„

Hộp Default tab stops: Để thiết lập bước nhảy
ngầm định của Tab. Ở hình bên, bước nhảy ngầm
định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con
trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn
thảo).
Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại
một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang
văn bản.
Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Đề Mục cách
lề trái 3cm, cột Trang cách lề trái 10cm. Khi đó
phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab

như sau:

21

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Thiết lập Tab (tt)
„
„

„

„

Hộp Tab stop position:
Gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang
văn bản (1cm)
Ở mục Alignment: Chọn lề cho dữ liệu trong cột
này, hãy chọn Center.
Ở mục Leader: Chọn dạng mẫu cho tab, Ta chọn

None

„
„

Chọn xong nhấn nút Set.
Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột
còn lại: Đề mục (3, Left, None) và cộtTrang (10,

Right, ...)
„

Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập
tab cho các cột.

22

11


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Các thao tác thường dùng (tt)
„

Thiết lập Tab (tt)
„

„

„

Nút Clear: Để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút Clear All: để xoá bỏ toàn bộ các
điểm Tab đang có.
Sau khi thiết lập xong, bắt đầu tại vị trí đầu dòng, nếu ta nhấn phím Tab thì con

trỏ sẽ nhảy đến vị trí cột STT, nhấn phím Tab lần thứ 2 con trỏ sẽ nhảy đến vị trí
cột Đề mục...
Có thể dùng chuột để đặt vị trí các tab

23

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Canh lề

Khoảng cách đến
lề trái của trang

Khoảng cách đến
lề phải của trang
„

Định dạng và trang trí văn bản
„

Định dạng đoạn văn bản
„
„
„

Đánh dấu khối đoạn văn bản
Menu Format | Paragraph...
Trong mục Special:
„
First line: Thiết lập độ thụt dòng của dòng

đầu tiên trong đoạn so với lề trái của trang
„
Hanging: Thiết lập độ thụt dòng của dòng
thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên
„
By: Giá trị khoảng cách tương ứng

24

12


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Định dạng đoạn văn bản (tt)
„

Trong mục Spacing: Thiết lập các khoảng cách

dòng:
„

„

„
„
„

Before: Khoảng cách dòng giữa dòng đầu
tiên của đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn
văn bản trước nó;
After: Khoảng cách dòng giữa dòng cuối
cùng của đoạn tới dòng đầu tiên của đoạn
sau nó;
ó
Line Spacing: Độ dãn dòng.
Màn hình Preview: Xem trước những kết quả
Nhấn OK để chấp nhận.

25

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Bullet & Numbering
„

Menu Format | Bullet and Numbering...

„

Bullet:

Các mẫu cơ bản

Có thể chọn
Customize...

để lựa chọn
chi tiết hơn
26

13


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Bullet & Numbering (tt)
„

Bullet/Customize:

Insert Picture

Format font
Insert symbol

27

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Bullet & Numbering (tt)
„ Numbering:

Các mẫu cơ bản

Có thể chọn
Customize...
để lựa chọn
chi tiết hơn
28

14


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

B llet & Numbering
Bullet
N mbe ing (tt)
„

Format font

Numbering/Customize:
Kiểu số

Bắt đầu với...

29

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Columns
„

Menu Format | Columns...

Các kiểu
ể
chia cột
Số cột

Kích thước cột

Khoảng cách
giữa các cột
Áp dụng cho
30

15


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Drop cap
„

„

Để con trỏ ở đầu đoạn văn bản
Menu Format | Drop cap...

Các kiểu
ể
drop cap

Chọn font

31

„

Cá tính
Các
tí h năng
ă
hỗ trợ
t ợ soạn thảo
thả
„

Soạn thảo công thức toán học
„

Menu Insert | Object...

„

Chọn Microsoft Equation 3.0

Các nhóm công thức và
ký hiệu toán học
32

16


10/11/2015

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Tìm kiếm và thay thế
„

Find
„
„

„

Menu Edit|Find…
Hoặc Ctrl+F

Replace:
„
„

Menu Edit|Replace...
Hoặc Ctrl+H

33

SOẠN THẢO VĂN BẢN
„

Thiết lập từ điển viết tắt bằng AutoCorrect
„

Menu Tools|AutoCorrect Options…

Thay thế “!dtncs” bởi “Đoàn Thanh
niên
iê Cộng
Cộ Sản
Sả Hồ Chí Minh”
Mi h”

Nút Add để thêm một mục
AutoCorrect mới
34

17


10/11/2015

BẢNG BIỂU
Số cột

Chè bảng
Chèn
bả
mới
ới

„

Menu Table|Insert| Table...

„

Số dòng

Chọn một số
mẫu table

35

BẢNG BIỂU
„

Chè bảng
Chèn
bả
mới
ới (tt)

„

Chọn mẫu bảng:

Phân nhóm
Các bảng
mẫu
X trước
Xem
ớ

36

18


10/11/2015

BẢNG BIỂU
„

Chèn cột vào
ào bảng
„

„

Chọn một hoặc nhiều cột ngay vị trí cần
chèn (tô đen)

R_click Æ Insert Columns: Chèn cột
ngay trước cột đã chọn

„

„

„

Hoặc Menu Table | Insert | Columns to
the Left: Chèn cột bên trái cột đã chọn
Hoặc Menu Table | Insert | Columns to
the Right: Chèn cột bên phải cột đã
chọn
Số cột được chèn vào đúng bằng số cột
đã tô đen
37

BẢNG BIỂU
„

Xóa cột
„

Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa

„

R_click Æ Delete Columns

„

Hoặc Menu Table | Delete | Columns

38

19


10/11/2015

BẢNG BIỂU
„

Chèn dòng vào bảng
Chọn một hoặc nhiều dòng ngay vị trí cần chèn
(tô đen)

„

R_click Æ Insert rows: Chèn dòng ngay trên

„

dòng đã chọn

Hoặc Menu Table | Insert | Rows Above: Chèn
dòng bên trên dòng đã chọn

„

Hoặc Menu Table | Insert | Rows Below: Chèn
dòng bên dưới dòng đã chọn

„

Số dòng được chèn vào đúng bằng số dòng đã
tô đen

„

39

BẢNG BIỂU
„

Xóa dòng
„

Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa

„

R_click Æ Delete Rows

„

Hoặc Menu Table | Delete | Rows

40

20


10/11/2015

BẢNG BIỂU
„

Ghé ô,
Ghép
ô chia
hi ô
„

Ghép ô:
„

Chọn các ô cần ghép

„

R_Click Æ Merge Cells

„

Hoặc: Menu table | Merge Cells...

41

BẢNG BIỂU
„

Ghép ô,
ô chia ô
„

Chia ô:
„

Chọn các ô cần chia

„

R_Click Æ Split Cells...

„

Hoặc: Menu table | Split Cells...

42

21


10/11/2015

BẢNG BIỂU
„

Định dạng cho các ô (tt)
„

Canh lề:
„

Chọn các ô cần định dạng

„

R_Click Æ Cell Alignment

„

Chọn kiểu định dạng mong muốn

43

BẢNG BIỂU
„

Định dạng cho các ô (tt)
„

Định hướng dòng chữ:
„

Chọn các ô cần định dạng

„

R_Click Æ Text Direction...

„

Chọn kiểu định dạng mong muốn

44

22


10/11/2015

BẢNG BIỂU
„

Định dạng cho các ô (tt)
„

Tô nền:
„

„

Chọn các ô cần tô nền

R_Click Æ
Shading...

Borders

and

„

Chọn tab Shading

„

Chọn màu nền mong muốn

„

Bấm OK

45

„

Định dạng cho các ô (tt)
„

Kẻ viền:
„

„
„
„

Chọn các ô cần tô nền

R_Click Æ Borders and Shading...
Chọn tab Borders
Bấm OK

Kẻ các viền
ngang

Kẻ các đường chéo
Kẻ các viền
dọc

Các kiểu viền
Kiểu đường kẻ
Màu đườngg kẻ
Độ rộng đường kẻ

46

23


10/11/2015

ĐỒ HỌA
„

Vẽ hình
„

Click vào hình cần vẽ trên thanh công cụ Drawing, sau đó drag chuột trên văn bản
Các hình cơ bản: Vuông (hoặc chữ nhật), Tròn (hoặc Ellipse), đường thẳng, mũi tên

„

Các hình AutoShape: Là các hình phức tạp

„

được thiết kế sẵn và có thể thay đổi kích
thước tùy ý khi vẽ

47

ĐỒ HỌA
„

Ghép nhóm và rã các hình
„

„

Nếu trên văn bản có nhiều hình vẽ và ta muốn các hình này gắn kết với nhau để tiện di
chuyển hoặc không bị tách rời ra khi thay đổi định dạng văn bản định dạng. Ta nên
ghép nhóm chúng lại với nhau.
Để ghép nhóm nhiều hình:
„
Chọn các hình cần ghép bằng
cách giữ phím Control và click lần

lượt các
á hình
ì
„
„

„

R_click
Chọn Grouping | Group

Để rã nhóm các hình đã được group:
„
R_click lên hình
„
Chọn Grouping | Ungroup

48

24


10/11/2015

ĐỒ HỌA
„

Chèn WordArt
„

WordArt là các kiểu chữ nghệ thuật được thiết kế sẵn nhưng có thể tùy chỉnh
được

„

Chọn Menu Insert | Picture | WordArt...

„

hoặc Chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ Drawing

WordArt

49

ĐỒ HỌA
„

Chèn WordArt (tt)
„

Chọn kiểu WordArt

Chọn kiểu
ể
WordArt

50

25