TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN 62016
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.47 MB, 63 trang )
1
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề Tài:
TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN
Giảng viên Hướng dẫn : Th.S LƯƠNG THỊ HOA
Sinh viên thực hiện
: NGUYỄN THỊ NGỌC TRÂM
MSSV
: 1310010549
Khóa
: 2013 - 2016
TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2016
2
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề Tài:
TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN
Giảng viên Hướng dẫn: Th.S LƯƠNG THỊ HOA
Sinh viên thực hiện
: NGUYỄN THỊ NGỌC TRÂM
MSSV
: 1310010549
Khóa
: 2013 - 2016
TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2016
3
i
LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể Qúy thầy cô
Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại, Qúy thầy cô Khoa Thương mại Quốc tế đã
dạy dỗ, dìu dắt và truyền đạt cho em những kiến thức về chuyên môn cũng như các
kinh nghiệm trong cuộc sống hằng ngày trong suốt ba năm học tập và rèn luyện tại
trường. Đó chính là những hành trang quý báu nhất giúp em vững bước trên con
đường sự nghiệp của mình sau này.
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn
sâu sắc đến Cô ThS. Lương Thị Hoa, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết
báo cáo thực tập tốt nghiệp bằng tất cả tấm lòng chân tình và tinh thần trách nhiệm
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty TNHH
Tân Thạnh An đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại công ty, tiếp cận
với công việc thực tế, giải đáp thắc mắc. Mặc dù rất bận với công việc nhưng mọi
người vẫn ân cần vui vẻ để giúp em hoàn thành đề tài thực tập này.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình viết bài báo cáo thực
tập tốt nghiệp khó tránh khỏi sai sót. Đồng thời với thời gian có hạn cũng như kiến
thức và kinh nghiệm thực tiễn của một sinh viên còn nhiều hạn chế nên em không
tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của
Qúy thầy cô và anh chị trong công ty TNHH Tân Thạnh An để em học thêm được
nhiều kinh nghiệm và đề tài của em được hoàn chỉnh hơn.
Lời cuối cùng, với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc một lần nữa em xin
chân thành cảm ơn và kính chúc Qúy thầy cô, Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh,chị
trong công ty TNHH Tân Thạnh An dồi dào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến trong
công việc.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016
Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Trâm
ii
NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016
Người nhận xét
iii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016
Người nhận xét
iv
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời buổi kinh tế hội nhập ngày nay, mỗi quốc gia đều chọn cho mình
một con đường để vươn tầm thế giới. Con đường của Việt Nam đã chọn để bắt đầu
cuộc hành trình đó là xuất nhập khẩu.Sự gia nhập tổ chức thương mại thế giới
(WTO) của Việt Nam là một bước đi chiến lược, giúp hoạt động ngoại thương nói
chung và xuất nhập khẩu nói riêng của Việt Nam có nhiều thuận lợi để phát triển.
Thế mạnh về xuất khẩu của Việt Nam hiện nay là ngành hàng nông nghiệp. Từ
nhiều năm nay, gạo đã trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta. Gạo là
một loại hàng hóa thiết yếu bởi là lương thực chính của gần một nửa dân số thế
giới. Chính từ yếu tố này đã tạo nên đặc điểm đặc thù của mặt hàng gạo so với các
mặt hàng khác trên thị trường trong và ngoài nước.
Từ một nước thiếu lương thực, nay đã trở thành một nước không chỉ đảm bảo
đầy đủ nhu cầu trong nước mà còn có khối lượng xuất khẩu ngày một tăng, là nước
đứng thứ hai thế giới sau Thái Lan về xuất khẩu gạo. Hiện nay, lúa gạo của Việt
Nam đã có mặt ở hơn 80 quốc gia trên thế giới. Việc xuất khẩu gạo góp phần quan
trọng đưa đất nước vượt qua thời kì khó khăn, ổn định kinh tế, chính trị và xã hội.
Công ty TNHH Tân Thạnh An cũng đã góp phần tạo nên sự sôi động trong thị
trường xuất khẩu gạo hiện nay.
Tuy nhiên, để đạt được thành tựu đó, mọi khâu sản xuất, từ bước tìm kiếm thị
trường khách hàng cho đến việc xuất nhập khẩu, thực tế đã cho thấy bản thân các
doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khác nhau trên thế giới, xa
nhau về khoảng cách địa lí, đặc biệt là phải qua đường biển dài ngày, chiếm 95%
kim nghạch xuất nhập khẩu của Việt Nam được thông qua đường biển. Một phần
không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu là quy trình thực hiện chứng từ
giao nhận hàng hóa. Thiếu nghiệp vụ này thì hoạt động mua bán trong cũng như
ngoài nước không thể thực hiện được.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Tân Thạnh An, nhận thức được tầm
quan trọng của khâu chứng từ giao nhận trong hoạt động xuất khẩu, em đã chọn đề
tài: “Tổ Chức Và Thực Hiện Nghiệp Vụ Chứng Từ Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu
Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Tân Thạnh An” để làm bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp.
Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương chính sau:
v
Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH
AN.
Chương 2: NGHIỆP VỤ CHÚNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG
TY TNHH TÂN THẠNH AN.
Qua bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, với thời gian thực tập 2 tháng ngắn
ngủi tại công ty TNHH Tân Thạnh An, em đã được quan sát và tìm hiểu tổ chức và
thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công
ty, từ đó em đã có thêm nhiều kiến thức thực tế cũng như vận dụng lý thuyết vào
thực tiễn công ty. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lương Thị Hoa đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và đồng thời em cũng xin cảm
ơn ban lãnh đạo công ty và các anh chị phòng kinh doanh đã dành nhiều ưu ái, thời
gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp này.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016
Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Trâm
vi
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................i
NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP....................................................ii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN.....................................................iii
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................iv
MỤC LỤC...................................................................................................................vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................viii
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU...............................................................................ix
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ......................................................................................x
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................4
CHƯƠNG 1.............................................................................................................. 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN............1
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tân Thạnh An............1
1.2 Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Tân Thạnh
An..............................................................................................................................2
1.2.1 Chức năng....................................................................................................2
1.2.2 Nhiệm vụ.................................................................................................3
1.2.3 Lĩnh vực hoạt động...................................................................................3
1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty TNHH Tân Thạnh An........4
1.3.1 Cơ cấu tổ chức.............................................................................................4
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban...........................................5
1.3.3 Tình hình nhân sự....................................................................................7
1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013-2015)....................................................................................8
1.4.1 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015).........................................................................................................................8
1.4.2 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015). .................................................................................................................11
1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015)..........................................................................................12
CHƯƠNG 2............................................................................................................ 16
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN................................16
2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình.......................................16
2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu..................................17
2.3 Phân tích quy trình..........................................................................................18
2.3.1 Xem xét hợp đồng xuất khẩu với nhà nhập khẩu.....................................18
a. Thông tin về lô hàng xuất khẩu................................................................18
vi
2.3.2 Xem xét lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu.................................................26
2.3.3 Nhận Booking Note (Booking Confirmation) và kiểm tra, giao cho bộ
phận giao nhận....................................................................................................27
2.3.4 Thông tin cho khách hàng về lịch tàu...................................................29
2.3.5 Gửi chi tiết lập vận đơn cho hãng tàu, yêu cầu cấp vận đơn................30
2.3.6 Nhận, kiểm tra và xác nhận vận đơn với hãng tàu..............................31
2.3.7 Lập các chứng từ khác..........................................................................32
2.3.8 Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu..........................................................39
2.3.9 Theo dõi lô hàng cho tới khi hàng tới cảng đích..................................40
2.3.10 Lưu hồ sơ.............................................................................................41
CHƯƠNG 3............................................................................................................ 43
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO..........................43
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI..............43
CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN..................................................................43
3.1 Nhận xét chung................................................................................................43
3.1.1 Thuận lợi....................................................................................................43
3.1.2 Khó khăn...............................................................................................44
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ chứng từ giao nhận
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tân Thạnh An.............45
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp...............................................................45
3.2.2 Kiến nghị đối với Nhà nước..................................................................46
KẾT LUẬN............................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................49
PHỤ LỤC............................................................................................................... 50
vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
TỪ VIẾT TẮT
ASEAN
2
3
4
5
6
7
8
A/N
AFTA
B/L
CIF
CP
D/O
D/P
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
DT
ĐVT
HĐKD
LN
MTS
POD
POL
S/I
TNDN
TNHH
TTA
ETD
21
22
FCL
WTO
DIỄN DÃI
Association Of Southeast
Asian Nations
Arrival Notice
Asean Free Trade Area
Bill Of Lading
Cost – Insurance - Freight
Chi Phí
Delivery Order
Documents
Against
Payment
Doanh Thu
Đơn Vị Tính
Hoạt Động Kinh Doanh
Lợi Nhuận
Metric Ton
Port Of Discharge
Port Of Loading
Shipping Instruction
Thu Nhập Doanh Nghiệp
Trách Nhiệm Hữu Hạn
Tân Thạnh An
Estimated
Time
Of
Departure
Full Container Load
World Trade Orgazination
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng
Số trang
Bảng 1.1 Tình hình nhân sự tại các bộ
phận của công ty TNHH Tân Thạnh An.
7
Bảng 1.2 Cơ cấu mặt hàng của công ty
TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015).
8
Bảng 1.3 Cơ cấu thị trường của công ty
TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015).
11
Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015).
12
ix
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Tân
Thạnh An.
Số trang
1
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công
ty TNHH Tân Thạnh An.
4
Hình 1.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu mặt
hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An
trong 3 năm (2013 – 2015).
9
Hình 1.4 Biểu đồ thể hiện cơ cấu thị
trường của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013 – 2015).
11
Hình 1.5 Biểu đồ thể hiện tổng doanh
thu và tổng chi phí của công ty trong 3
năm (2013 – 2015).
13
Hình 1.6 Biểu đồ thể hiện tình hình lợi
nhuận của công ty trong 3 năm (2013 –
2015).
15
Hình 2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên
liên quan đến quy trình.
16
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu.
17
x
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tân Thạnh An.
Công ty TNHH Tân Thạnh An là công ty tư nhân hoạt động hạch toán độc lập
về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân hoạt động theo quy định hiện hành của Nhà
nước được chính thức thành lập ngày 14 tháng 4 năm 2004 theo giấy phép kinh
doanh số 0303226912 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Tên tiếng việt
Tên giao dịch
Tên viết tắt
Địa chỉ trụ sở chính
:
:
:
:
Mã số thuế
Điện thoại
Fax
Website
Trụ sở giao dịch
:
:
:
:
:
:
CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN
TAN THANH AN COMPANY LIMITED
TTA
159 HỒ HỌC LÃM, PHƯỜNG AN LẠC,
QUẬN BÌNH TÂN, TP. HỒ CHÍ MINH
0303226912
+84-8-37520457 / +84-8-38760867
+84-8-38760867 / +84-8-38343549
http//www.tanthanhanco.com
73 Vườn Chuối, Phường 4, Quận 3,
TP. Hồ Chí Minh
Biểu trưng chính thức :
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Tân Thạnh An.
Thời gian vừa mới thành lập (năm 2004) công ty kinh doanh xuất khẩu nông
sản mặt hàng chính là gạo.
Từ năm 2004 đến năm 2010:
• Công ty đã phát triển thêm kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng như cà phê,
mì lát, tiêu.
• Phát triển kinh doanh nội địa thêm các mặt hàng như bột cá, cám gạo.
x
• Trong hai năm 2008 và 2009, công ty TNHH Tân Thạnh An đứng trong top
10 các doanh nghiệp xuất khẩu gạo (theo Hiệp Hội Lương Thực Việt Nam).
Năm 2011, theo nghị định 109 của thủ tướng Chính phủ quy định ngành kinh
doanh xuất khẩu gạo phải có điều kiện và đầu tư nhà máy với kho chứa và cơ sở
xay xát có điều kiện. Vì vậy, công ty TNHH Tân Thạnh An đã mở thêm một xí
nghiệp tại Phú Tân – An Giang với tên gọi là Xí nghiệp Thu mua Chế biến Gạo Nếp
xuất khẩu. Xí nghiệp này chuyên kinh doanh thu mua gạo từ nông dân để xay xát
chế biến thành phẩm xuất khẩu.
Từ năm 2011 đến năm 2013, công ty phát triển mạnh xuất khẩu mặt hàng cà
phê. Và đã đạt được thành tích nằm trong top 10 các doanh nghiệp Việt Nam về
xuất khẩu cà phê.
Để thuận tiện hơn cho việc giao dịch kinh doanh, đầu năm 2013 công ty đã
thành lập văn phòng đại diện tại Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh,
Năm 2014 cho đến nay, công ty tập trung phát triển kinh doanh xuất khẩu mặt
hàng cốt lõi là Gạo.
1.2 Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Tân Thạnh
An.
1.2.1 Chức năng.
- Nghiên cứu quy luật cung cầu trên thị trường về các loại sản phẩm mà công ty
kinh doanh để xây dựng phương án tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt
hiệu quả kinh doanh cao.
- Trên đà phát triển, hiện nay công ty hoạt động với ngành nghề kinh doanh xuất
khẩu hàng nông sản, giấy chống ẩm (dùng bảo quản hàng hóa), dịch vụ cho thuê
kho, nhà xưởng, mua bán sản xuất thức ăn gia súc (không chế biến thực phẩm tươi
sống)…
- Nhập khẩu trang thiết bị, máy móc để phục vụ thuận tiện cho việc sản xuất và
phục vụ kinh doanh.
- Tự tạo nguồn vốn kinh doanh và dịch vụ cho công ty, đảm bảo trang thiết bị, đổi
mới trang thiết bị phù hợp và đạt hiệu quả cho việc sản xuất, mở rộng các hoạt động
kinh doanh của mình, đảm bảo việc hạch toán kinh tế tự trang trải nợ đã vay và làm
tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
- Được yêu cầu cơ quan pháp luật, quản lý Nhà nước và công ty bảo vệ các
quyền và nghĩa vụ cần thiết để công ty hoạt động có hiệu quả, thực hiện các
nhiệm vụ của Nhà nước theo luật định.
3
1.2.2 Nhiệm vụ.
Để có thể đứng vững được trong một môi trường đầy sức ép cạnh tranh, công ty
đã đưa ra những nhiệm vụ cơ bản trước mắt như sau:
- Xây dựng và tổ chức kế hoạch kinh doanh nhằm đi đúng mục đích và nội dung
hoạt động của công ty.
- Xây dựng, tổ chức triển khai quản lý hệ thống đại diện, đại lý, cộng tác viên để
hình thành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước.
- Đăng kí kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp giấy phép và
chấp hành đầy đủ chế độ do pháp luật quy định về hoạt động kinh doanh, quản lý
doanh nghiệp, thuế, tài chính, lao động, tiền lương.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ chính sách
cán bộ và quyền lợi của người lao động theo chế độ tự chủ, chăm lo đời sống vật
chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên.
- Đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ,
nhân viên của công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng
cao.
- Báo cáo thống kê, định kì theo quy định của Nhà nước và chịu trách nhiệm xác
thực về tính xác thực của báo cáo. Công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông
tin để đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quản lý toàn bộ cán bộ, nhân viên công ty theo chính sách hiện hành của Nhà
nước. Thực hiện chế độ tiền lương, tiền thưởng và cam kết sử dụng lao động theo
đúng bộ luật Lao động hiện hành, đảm bảo công tác bảo hộ an toàn lao động cho
người lao động tại công ty.
- Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và các công ty trong ngành nhằm nâng
cao hiệu quả kinh doanh.
- Mở rộng thị trường trong và ngoài nước, mở rộng quy mô kinh doanh, tích cực
xâm nhập thị trường mới tiềm năng.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ các mối quan hệ kinh doanh lâu
dài, nhằm tạo tiền đề để đưa công ty phát triển hơn.
- Tuân thủ mọi quy định pháp luật của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa
Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Nhà nước Việt Nam chính thức tham gia và
công nhận.
1.2.3 Lĩnh vực hoạt động.
Kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng nông sản.
Sản xuất giấy, bao bì chống ẩm để bảo quản hàng hóa.
4
-
Mua bán, chế biến lương thực.
Mua bán, sản xuất thức ăn gia súc.
Nhận hợp đồng xuất khẩu ủy thác.
1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty TNHH Tân Thạnh An.
1.3.1 Cơ cấu tổ chức.
Công ty TNHH Tân Thạnh An có cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình quản lý trực
tiếp, cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới theo sơ đồ sau :
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KINH DOANH
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
PHÒNG
NGHIỆP VỤ
PHÒNG
HÀNH CHÍNH
PHÒNG
KẾ TOÁN
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tân Thạnh An.
(Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty 2013 – 2016)
5
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.
Nguyên tắc quản lý của công ty là dựa trên cơ sở quản lý điều hành nhân sự, với đội
ngủ cán bộ có chuyên môn cao, phát huy tối đa tác phong chuyên nghiệp trong cung
cấp dịch vụ, phát huy được nội lực kinh doanh của mình, tạo vị thế cạnh tranh trên
thị trường. Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban được mô tả cụ thể sau:
Giám đốc.
- Là đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về
mọi hoạt động của công ty theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty.
Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong công ty.
- Đại diện công ty kí kết hợp đồng với khách hàng.
- Uỷ quyền cho 01 Phó Giám đốc thay thế khi vắng mặt trên năm ngày.
- Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi và
quản lý toàn bộ công ty. Thu thập thông tin và xử lý tình hình hoạt động
trong cơ cấu tổ chức của công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn của công ty, phương án
đầu tư, liên doanh.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ, nhân viên.
- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao, xây dựng cơ chế
huy động vốn sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển.
- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm kết quả kinh doanh về những sản
phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện.
- Giám đốc công ty được tuyển chọn, bố trí, sử dụng lao động, cho thôi việc
đối với cán bộ, nhân viên công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy
định của pháp luật.
- Giám đốc có phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, đóng một vai trò quan
trọng trong toàn bộ sự phát triển và thành công của công ty. Với mục tiêu và
kế hoạch đề ra, lắng nghe ý kiến của các phòng ban và những đề xuất của
nhân viên. Vì vậy, các mục tiêu được lên kế hoạch mang tính thực tế cao và
mang lại một động lực to lớn để toàn bộ nhân viên phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ được giao. Từ đó sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài của công ty.
Phó Giám đốc.
Bên cạnh Giám đốc còn có một Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc các
công việc quản lý điều hành. Phó Giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh
vực kinh doanh, giải quyết các công việc của công ty khi Giám đốc đi vắng.
6
-
-
Ngoài ra, Phó Giám đốc còn được ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh
của công ty.
Phòng Kinh doanh.
Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng của công ty. Bộ phận kinh
doanh gồm có các mảng mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế.
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khai thác cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt
với khách hàng.
Thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu, đại lý để công ty luôn được ưu
đãi với giá thuê tàu rẻ hơn.
Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng và gửi bảng giá cước hàng tháng
cho khách hàng.
Phòng Nghiệp vụ.
Phòng nghiệp vụ gồm có 2 bộ phận là chứng từ và giao nhận:
Bộ phận chứng từ.
Có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng xuất khẩu của khách
hàng như vận đơn, khai báo hải quan…
Quản lý và lưu trữ chứng từ, các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các
công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được
giao.
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc, tiếp xúc với khách hàng
để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Theo dõi hàng hóa, thông báo tàu đi, tàu đến cho khách hàng…
Bộ phận giao nhận.
Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu: từ khi bắt đầu lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi
nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ.
Giải quyết mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm
cho từng lô hàng.
Tiết kiệm chi phí, tạo uy tín tốt đối với khách hàng.
Phòng hành chính.
Theo dõi hàng xuất khẩu theo từng bước được phân công để thông tin cho
khách hàng ngay khi cần.
Tiếp nhận những thắc mắc, yêu cầu của khách hàng và giải quyết theo quyền
hạn hoặc chuyển giao cho bộ phận chuyên trách thực hiện.
Phụ trách việc chấm công.
Phòng kế toán.
7
-
-
Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như
tình hình về tài sản, chi phí, lương…
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn.
Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và
sử dụng vốn có hiệu quả.
Cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của
công ty.
Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc
công ty.
Cung cấp và chi tiền cho việc trả cước phí, chi tiền tạm ứng cho các nhân
viên giao nhận hoàn thành công tác. Đồng thời thu tiền, tính lương và tính lợi
nhuận hoặc các khoản lỗ từ các nghiệp vụ.
Quản lý nợ trong và ngoài nước.
1.3.3 Tình hình nhân sự.
- Hiện nay công ty có hơn 30 nhân viên bao gồm cả quản lý rất năng động và
nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường. So với năm trước công ty có
sự thay đổi về số lượng và cả nhân sự. Những người mới ra trường được công ty
nhận vào làm việc. Tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng ngày càng tăng.
Phần lớn đều biết ít nhất một loại ngoại ngữ là tiếng anh, đặc biệt còn có một số
người biết tiếng Trung Quốc.
- Từ Giám đốc đến nhân viên đều có tinh thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình
trong công việc góp phần tạo nên thành công của công ty cho đến ngày nay.
- Tình hình nhân sự tại các bộ phận của công ty:
Bảng 1.1 Tình hình nhân sự tại các bộ phận của công ty TNHH Tân Thạnh An.
Bộ phận
Phòng kinh doanh
Bộ phận chứng từ
Bộ phận giao nhận
Phòng hành chính
Phòng kế toán
Tổng cộng
Số lượng
6
6
12
6
9
39
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty 2013 - 2016)
8
- Trong số hơn 30 nhân viên làm việc tại công ty TNHH Tân Thạnh An , có 60%
là tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng và một số nhân viên có trên 10 năm kinh nghiệm
làm việc. Ngoài ra còn có công nhân bốc xếp và đóng gói với tay nghề cao được
trang bị với những kỹ năng đóng gói mới nhất để giữ gìn hàng hóa luôn an toàn.
1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013-2015).
1.4.1 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013-2015).
Bảng 1.2 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015)
ĐVT: Triệu đồng
Mặt hàng
Mặt hàng
Năm
Gạo
Cà phê
Bắp
khác
Tổng
Cơ cấu
2013
702.399
851.885
97.774
60.274 1.712.332
452.588
323.449
191.897
238.966 1.206.901
2015 1.246.285
201
3
41,02
0
59.049
84.058 1.389.392
49,75
5,71
3,52
100
37,5
26,8
15,9
19,8
100
89,7
0
4,25
6,05
100
(249.811)
(528.436)
94.123
178.692
(505.431)
(35,57)
(62,03)
96,27
296,47
(29,52)
793.697
(323.449)
(132.848)
(154.908)
182.491
2014
Doanh thu
Tỷ trọng
%
Chênh lệch
2014/2013
Chênh lệch
2015/2014
2014
2015
Số
tiền
%
Số
tiền
%
175,37
0
(69,23)
(184,29)
13,13
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty 2013 - 2015)
9
Hình 1.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An
trong 3 năm (2013 – 2015).
Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu và hình vẽ, ta thấy doanh thu qua các năm tăng giảm
không đồng đều, đặc biệt năm 2015 tăng đáng kể so với năm 2013 và 2014 về sự
thay đổi cơ cấu các mặt hàng :
- Gạo là mặt hàng chủ lực của công ty,vì vậy gạo mang lại doanh thu chính
của công ty. Cụ thể năm 2013 doanh thu đạt 702.399 triệu đồng.
- Nhưng đến năm 2014 tình hình xuất khẩu gạo của Việt Nam vấp phải sự
cạnh tranh gay gắt của gạo Thái Lan. Nguồn cung từ Thái Lan và các nước xuất
khẩu khác tăng mạnh cùng với nhu cầu của các nước nhập khẩu giảm đã kéo giảm
giá gạo xuất khẩu kể từ tháng 9/2014. Cả năm 2014, giá chào bán gạo xuất khẩu của
10
Thái Lan giảm trong khi giá chào bán gạo của Việt Nam tăng và cao hơn so với
Thái Lan. Giá bán cao, chất lượng không vượt trội, thương hiệu chưa vững chức đó
là những nguyên nhân chính đã làm ảnh hưởng đến xuất khẩu gạo của ta năm 2014.
Với tình hình xuất khẩu của Việt Nam như vậy nên cũng làm ảnh hưởng đến tình
hình xuất khẩu của công ty giảm, từ đó doanh thu của công ty cũng giảm trong năm
2014 từ 702.399 triệu đồng xuống còn 452.588 triệu đồng so với năm 2013.
- Đến năm 2015 tình hình xuất khẩu gạo công ty đã thật sự khởi sắc, doanh thu
công ty tăng từ 452.588 triệu đồng lên 1.246.285 triệu đồng nhờ vào hai hợp đồng
xuất khẩu gạo đi Trung Quốc và Philippines với số lượng lớn.
Đối với mặt hàng cà phê, công ty đẩy mạnh xuất khẩu cà phê trong năm
2013 nên doanh thu cung khá cao đạt 851.885 triệu đồng. Nhưng từ năm 2014 công
ty đã giảm xuất khẩu cà phê nên doanh thu chỉ đạt 323.449 triệu đồng. Qua năm
2015 công ty đã không còn xuất khẩu cà phê nữa chỉ tập trung xuất khẩu mặt hàng
cốt lõi là gạo.
Đứng sau gạo, cà phê là bắp và các mặt hàng khác như cám gạo, mì lát số
lượng tăng giảm đáng kể qua 3 năm làm cho doanh thu của công ty cũng tăng giảm.
cụ thể là:
- Mặt hàng bắp doanh thu năm 2014 tăng lên 191.897 triệu đồng so với năm
2013. Đến năm 2015 thì doanh giảm xuống còn 59.049 triệu đồng vì công ty chỉ tập
trung xuất khẩu mặt hàng cà phê nên giảm xuất khẩu các mặt hàng khác.
- Doanh thu các mặt hàng khác cũng tăng giảm đáng kể. đặc biệt năm 2014
doanh thu tăng 238.966 triệu đồng so với năm 2013. Qua năm 2015 thì doanh giảm
còn 84.058 triệu đồng
11
1.4.2 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015).
Bảng 1.3 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015).
ĐVT: Triệu đồng
Tổng
Năm
Châu Á
Châu Phi
Châu Âu
doanh thu
Tỷ
Tỷ
Tỷ
Doanh
Doanh
Doanh
trọng
trọng
trọng
Thu
thu
thu
(%)
(%)
(%)
2013
1.712.332 79.572.068
46,47 79.503.575
46,43 8.732.893
5,1
2014
1.206.901 62.517.472
51,8 53.707.095
44,5 4.465.534
3,7
2015
1.389.392 89.198.966
64,2 46.266.754
33,3 3.473.480
2,5
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty 2013 - 2015)
Hình 1.4 Biểu đồ thể hiện cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An
trong 3 năm (2013 – 2015).
12
Nhận xét:
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy thị trường xuất khẩu của công ty hầu hết
là hai thị trường Châu Á và Châu Phi. Do đó, hai thị trường này mang lại doanh
thu cao cho công ty. Cụ thể:
- Doanh thu thị trường Châu Á của công ty năm 2013 đạt 79.572.068 triệu đồng,
năm 2014 là 62.517.472 triệu đồng giảm 41.982.643 triệu đồng so với năm 2013,
nhưng vào năm 2015 doanh thu công ty tăng mạnh, tỷ lệ tăng là 17.305.518 triệu
đồng so với năm 2014.
- Doanh thu thị trường Châu Phi của công ty năm 2013 đạt 79.503.575 triệu đồng,
đến năm 2014 doanh thu giảm 53.707.095 triệu đồng so với năm 2013, giá trị giảm
là 25.796.480 triệu đồng, qua năm 2015 doanh thu giảm mạnh còn 46.266.754 triệu
đồng, giá trị giảm là 7.440.341 triệu đồng so với năm 2014.
- Tỷ trọng xuất khẩu ở hai thị trường Châu Á và Châu Phi tăng dẫn đến doanh thu
của công ty cũng tăng do Châu Á và Châu Phi là hai châu lục mà lương thực chính
là gạo, vì thế nhu cầu tiêu thụ gạo của hai châu lục này là lớn nhất trên thế giới,
khác với Châu Âu lương thực chính là bánh mì nên họ chỉ ăn gạo như một loại thức
ăn thay thế.
Về thị trường Châu Âu, là thị trường tiêu thụ gạo nhỏ bé nên tỷ trọng chưa
cao dẫn đến doanh thu cũng không cao. Nhưng công ty cũng đã có bước đầu
thâm nhập để mở rộng thị trường cho tương lai.
1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015).
Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015).
ĐVT:Triệu đồng
Chênh lệch
Chênh
lệch
Chỉ tiêu
Năm
Năm
Năm 2015 2014/2013
2015/2014
Số
tiền
%
Số tiền %
2013
2014
Tổng DT
từ HĐKD 1.712.332 1.206.901 1.389.392 (505.431) (29,52) 182.491 15,12
Tổng thu
nhập
708
6.989
712
6.281
887,15
khác
Tổng CP
từ HĐKD 1.710.905 1.219.392 1. 388.178 (491.513) (28,73)
(6.277)
(89,81)
168.786 13,84
