Đánh giá quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do công ty kiểm toán và tư vấn thuế ATAX thực hiện
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.26 MB, 112 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Sự cần thiết nghiên cứu đề tài
Trong những năm gần đây, hoạt động kiểm toán độc lập tại Việt Nam đã đạt
được nhiều bước phát triển mới. Bên cạnh sự phát triển của đội ngũ kiểm toán viên
Ế
chuyên nghiệp thì Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng đang được ban hành
U
theo hướng hội nhập với các thông lệ quốc tế. Kiểm toán là công cụ kinh tế ngày càng
-H
khẳng định vị trí và tầm quan trọng trong hệ thống các công cụ quản lý của nền kinh tế
quốc dân ở nước ta.
TẾ
Cùng với xu thế phát triển đó, hoạt động kiểm toán độc lập của các công ty, văn
H
phòng, chi nhánh kiểm toán độc lập càng có điều kiện để phát triển và phát huy vai trò
IN
của mình đối với nền kinh tế. Tuy nhiên đây cũng chính là hoạt động khá mới mẻ tại
khu vực miền Trung, các đơn vị cần và có nhu cầu được kiểm toán trong những năm
K
gần đây mặc dù đã tăng nhiều nhưng so với yêu cầu phát triển của nền kinh tế thì còn
C
khá khiêm tốn. Điều này đặt ra yêu cầu: phải có hiểu biết về hoạt động kiểm toán,
Ọ
kiểm tra xác minh số liệu, phương án hoạt động để đảm bảo rằng người quản lý giám
IH
sát hiệu quả công việc kinh doanh của mình. Thúc đẩy việc lành mạnh hóa tài chính,
Ạ
tạo môi trường kinh doanh thuận lợi.
Đ
Thực tế trong khu vực miền Trung, tuy số lượng công ty kiểm toán độc lập còn
G
ít nhưng với vai trò, vị trí và tầm quan trọng của mình các đơn vị này đã tham gia kiểm
N
toán Báo cáo tài chính, tư vấn kế toán cho các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành
Ư
Ờ
phần kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trên địa bàn khu vực.
Khi tham gia kiểm toán Báo cáo tài chính cho các đơn vị khách hàng, kiểm toán
TR
viên công ty kiểm toán độc lập thường phân chia thành các chu trình, các khoản mục
khác dựa vào đặc điểm của nó để tiến hành các thủ tục kiểm tra phù hợp, tiết kiệm thời
gian, chi phí và nâng cao được hiệu quả, hiệu lực của cuộc kiểm toán. Đối với các
doanh nghiệp thương mại, các chu trình được kiểm toán viên quan tâm và dành nhiều
thời gian nhất là chu trình: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh
toán, chu trình vốn bằng tiền.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Chu trình mua hàng và thanh toán có ý nghĩa to lớn là một bộ phận có liên quan
đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính là giai đoạn đầu tiên của một chu kỳ hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đóng một vai trò quan trọng, nó cung
cấp hàng hóa, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Đối với công ty kiểm toán, việc thực
hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng
Ế
cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị của Tổng giám đốc. Đối
-H
U
với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu
kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao
TẾ
hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn
trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính
H
sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
IN
Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán mua hàng và thanh
K
toán và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này, qua quá trình
thực tập tại Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX tại Đà Nẵng, có điều kiện được
Ọ
C
tham gia vào quá trình thực hiện kiểm toán mua hàng chu trình mua hàng và thanh
toán tại các đơn vị thương mại và có một số hiểu biết nhất định về vấn đề này nên tôi
IH
quyết định chọn đề tài: “Đánh giá quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
Ạ
toán do Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực hiện”.
Đ
2. Mục tiêu nghiên cứu
G
a. Mục tiêu tổng quát
Ư
Ờ
N
Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý luận về kiểm toán, đặc biệt là
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC kết hợp với thực
TR
tiễn quy trình và phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty
ATAX nhằm rút ra những ưu và nhược điểm của quy trình này, từ đó rút ra các bài học
kinh nghiệm và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ
mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do Công ty ATAX thực hiện.
b. Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty
Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX nhằm:
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
2
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề lý luận chung làm cơ sở cho việc tiếp cận lý
luận về báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính.
Qua thực tế tìm hiểu nắm bắt được quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán cụ thể, từ đó đúc rút được kinh nghiệm bài học trong quá trình thực
Ế
hiện kiểm toán.
U
Từ việc nghiên cứu trên rút ra được những ưu, nhược điểm và đề xuất một số
-H
giải pháp hoàn thiện cho quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX. Đồng thời có thể đưa ra được một số
TẾ
hướng nghiên cứu tiếp theo.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
IN
H
a. Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại
IH
b. Phạm vi nghiên cứu
Ọ
ATAX.
C
K
một doanh nghiệp được thực hiện bởi Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn thuế
Không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn
Ạ
thuế ATAX.
Đ
Thời gian thu thập số liệu đề tài: bắt đầu từ ngày 05/02/2012 đến ngày
G
15/02/2012.
N
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 200, thông tin của khách hàng được
Ư
Ờ
kiểm toán cần được bảo mật nên tên thật của công ty khách hàng không nêu trong luận văn.
TR
4. Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập, nghiên cứu các chuẩn mực, chế độ kế toán và kiểm toán Việt Nam
hiện hành cùng các tài liệu chuyên khảo có liên quan như giáo trình, sách báo về kiểm
toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
3
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Thu thập các tài liệu, hồ sơ năm trước liên quan tới các nghiệp vụ liên quan tới
chu trình mua hàng – thanh toán, khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán
báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX.
Quan sát quá trình các KTV tiến hành kiểm toán và phỏng vấn KTV về quy
Ế
trình tiến hành kiểm toán chu trình trong thực tế.
U
Trực tiếp tham gia quy trình kiểm toán với vai trò Trợ lý Kiểm toán viên.
-H
b. Phương pháp xử lý số liệu
Sau khi thu thập số liệu, người viết tiến hành phân tích, tổng hợp, đối chiếu số
TẾ
liệu cũng như vận dụng các kiến thức và kinh nghiệm thực tế có được về kiểm toán
chu trình mua hàng – thanh toán để từ đó có cái nhìn khái quát về vấn đề nghiên cứu.
IN
H
5. Tính mới của đề tài
Như đã nói ở trên, chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng
K
bởi lẽ nó làm phát sinh chi phí lớn nhất, các sai sót và gian lận xảy ra sẽ ảnh hưởng
C
đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, khoản mục phải trả người bán cũng là một
Ọ
chỉ tiêu đánh giá độ lành mạnh về mặt tài chính của công ty. Do đó, kiểm toán chu
Ạ
các cuộc kiểm toán.
IH
trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC luôn luôn được thực hiện trong
Đ
Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán có lẽ không mới trong
G
chương trình đào tạo kiểm toán tài chính. Xong lại mới trong ngân hàng khóa luận của
N
trường Đại học kinh tế Huế và Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX bởi lẽ chưa
Ư
Ờ
có ai thực hiện nghiên cứu đề tài này.
Đề tài tìm hiểu thực tế thực hiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng – thanh
TR
toán. Qua đó người viết kiến nghị một số giải pháp có tính ứng dụng cao, phù hợp với
đặc điểm công ty dễ thực hiện.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài các phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
4
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực
hiện.
Chương 3: Đưa ra đánh giá và một số giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế
U
Ế
ATAX thực hiện.
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
liệu tham khảo, ngoài ra còn có các phụ lục khác minh họa.
-H
Toàn bộ khóa luận được trình bày trong 106 trang với 4 sơ đồ, 11 bảng, 11 tài
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
5
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ế
1.1. Những vấn đề chung về kiểm toán BCTC doanh nghiệp
-H
U
1.1.1. Khái niệm về kiểm toán BCTC
“Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm
TẾ
toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài
chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở
H
hệ thống pháp lý có hiệu lực”. Hoạt động kiểm toán có thể phân loại theo nhiều tiêu
IN
thức khác nhau, mà căn cứ theo đối tượng cụ thể có thể phân thành kiểm BCTC, kiểm
K
toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Trong đó, kiểm toán BCTC là hoạt động chủ
C
yếu và phổ biến nhất.
Ọ
Theo chuẩn mực kiểm toán số 200: “Kiểm toán tài chính là việc thu thập và
IH
đánh giá các bằng chứng kiểm toán của các KTV để nhằm xác định tính trung thực và
hợp lý trên khía cạnh trọng yếu của BCTC”.
Ạ
Mức độ trung thực, hợp lý, hợp pháp của các bản khai tài chính được xác định
Đ
dựa trên chuẩn mực kế toán.
G
Kiểm toán tài chính được thực hiện dựa trên hệ thống chuẩn mực kiểm toán.
N
Kết quả xác minh của các bản khai tài chính được trình bày trên BCKT.
Ư
Ờ
1.1.2. Đối tượng, khách thể, chủ thể của kiểm toán BCTC
TR
Mục tiêu tổng quát của kiểm toán BCTC là xác minh tính trung thực, hợp lý và
hợp pháp của thông tin trên bản khai tài chính. Do đó, đối tượng trực tiếp của kiểm
toán BCTC là các bản khai tài chính. Bộ phận quan trọng của những bản khai này là
các BCTC. Theo định nghĩa của VSA 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối
kiểm toán BCTC – “BCTC là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế
toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính của
đơn vị”. Ngoài ra, bản khai tài chính còn bao gồm những bản kê khai có tính chất pháp
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
6
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
lý khác như các bản dự toán và quyết toán ngân sách nhà nước, các bản dự toán và
quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, các bản kê khai tài sản cá nhân… Ngoài ra,
đối tượng khác của kiểm toán tài chính còn có các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh
doanh, tổ chức quản lý của đơn vị…
Khách thể của kiểm toán tài chính là một thực thể kinh tế độc lập, có quan hệ
U
-H
đến bên kia trong quá trình quyết định về hoạt động và tài chính.
Ế
kinh tế với các bên liên quan – một bên có quyền kiểm soát hoặc ảnh hưởng đáng kể
Chủ thể của kiểm toán tài chính: Kiểm soát nội bộ, kiểm toán nhà nước và kiểm
TẾ
toán độc lập.
1.1.3. Phương pháp kiểm toán
H
Cũng như mọi loại hình kiểm toán khác, để thực hiện chức năng xác minh và
IN
bày tỏ ý kiến, kiểm toán BCTC cũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ
K
(kiểm tra cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và phương pháp kiểm toán ngoài
C
chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra). Cách thức kết hợp các phương pháp này có
Ọ
những đặc điểm riêng do chức năng cụ thể của kiểm toán BCTC, đặc điểm của kiểm
IH
toán BCTC, mối quan hệ giữa khách thể và chủ thể kiểm toán BCTC quy định.
Tùy theo việc có dựa vào hay không dựa vào hệ thống KSNB, hình thành hai
Ạ
phương pháp kiểm toán tài chính:
Đ
Phương pháp kiểm toán cơ bản: áp dụng trong trường hợp rủi ro kiểm soát
G
được đánh giá cao hoặc việc thử nghiệm các kiểm soát tốn nhiều chi phí. Phương pháp
N
này sử dụng thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết.
Ư
Ờ
Phương pháp kiểm toán tuân thủ: áp dụng trong trường hợp rủi ro kiểm soát
TR
thấp. Phương pháp này sử dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
1.1.4. Mục tiêu kiểm toán tài chính
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam 200, mục tiêu của kiểm toán BCTC là:
Giúp cho KTV đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực
và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ pháp luật liên quan và có ảnh hưởng trung thực
và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
7
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục
nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị.
Mục tiêu tổng quát của BCTC là xác minh tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của
thông tin trên các bản khai tài chính.
Các mục tiêu kiểm toán chung:
Ế
- Sự tồn tại và phát sinh: xác minh tính có thật của tài sản và nợ phải trả trên
-H
U
BCĐKT, doanh thu và chi phí trên BCKQKD.
- Sự đầy đủ: xác minh tài sản, nguồn vốn và các nghiệp vụ được ghi chép đầy
TẾ
đủ vào sổ kế toán và được phản ánh đầy đủ trên BCTC.
- Quyền và nghĩa vụ: xác minh quyền kiểm soát đối với tài sản và nghĩa vụ
H
pháp lý đối với nguồn vốn của đơn vị trên BCĐKT.
IN
- Sự ghi chép chính xác: xác minh các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận đúng tài
K
khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán; sự đúng đắn của việc chuyển sổ, cộng số phát
sinh, tính số dư và lên BCTC.
C
- Sự đánh giá: xác minh các đối tượng kế toán được đánh giá phù hợp với
IH
Ọ
nguyên tắc kế toán.
- Sự trình bày và khai báo: xác minh tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh
Ạ
thu, chi phí được trình bày và thuyết minh phù hợp với chuẩn mực kế toán.
Đ
Mục tiêu kiểm toán cụ thể: là các mục tiêu kiểm toán riêng cho từng khoản mục
G
hoặc chu trình, được xác định trên cơ sở:
N
- Mục tiêu kiểm toán chung;
Ư
Ờ
- Đặc điểm của khoản mục hay chương trình;
- Đặc điểm hệ thống kế toán và hệ thống KSNB liên quan đến khoản mục hay
TR
chu trình đó.
1.1.5. Cách thức tiến hành kiểm toán tài chính
Kiểm toán theo khoản mục là nhóm các khoản mục trên BCTC thành các phần
hành và kiểm toán theo nhóm đó. Cách này đơn giản, không bỏ sót khoản mục nào
nhưng không tận dụng được mối quan hệ giữa các khoản mục trên báo cáo khác nhau,
dẫn đến công việc trùng lặp, mất thời gian.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
8
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Kiểm toán theo chu trình là nhóm các khoản mục, các quy trình có mối quan hệ
chặc chẽ với nhau thành một chu trình và thực hiện kiểm toán theo chu trình đó. Ưu
điểm của cách này là do thu gom được các đầu mối của các mối quan hệ nên sẽ tiết
kiệm thời gian kiểm toán. Nhưng nó có hạn chế là khó sắp xếp hết các khoản mục trên
BCTC vào các chu trình nhất định và hiệu quả giảm nếu quy mô và tính phức tạp của
Ế
mỗi yếu tố trong chu trình khá lớn.
Quy trình kiểm toán tài chính gồm 3 giai đoạn cơ bản:
TẾ
Chuẩn bị kiểm toán
-H
U
1.1.6. Quy trình kiểm toán tài chính
Thực hiện kiểm toán
H
Kết thúc kiểm toán
IN
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
K
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán:
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Ọ
C
Nhận diện các lí do kiểm toán của khách hàng
IH
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán
Hợp đồng kiểm toán
Ạ
Thu thập thông tin cơ sở:
Đ
Tìm hiểu ngành nghề, hoạt động kinh doanh của khách hàng
G
Nhận diện các bên liên quan
TR
Ư
Ờ
N
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Thực hiện thủ tục phân tích
Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro
Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Thiết kế chương trình kiểm toán
Giai đoạn thực hiện kiểm toán:
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (nếu có)
Thực hiện thủ tục phân tích
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
9
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Thực hiện các thử nghiệm chi tiết
Giai đoạn kết thúc kiểm toán:
Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ
Xem xét giả thiết hoạt động liên tục của khách hàng
Đánh giá tổng quát kết quả kiểm toán
U
Ế
Lập báo cáo kiểm toán
-H
1.2. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
1.2.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán
TẾ
trong quá trình sản xuất và kinh doanh
Đối với bất kì doanh nghiệp nào, điểm khởi đầu của quá trình sản xuất, kinh
H
doanh luôn là quá trình mua hàng. Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua hàng ở đây là
IN
mua các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra
K
thành phẩm, còn đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng là mua các hàng hóa
C
phục vụ cho nền kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình mua hàng thì đi đôi với việc
Ọ
thanh toán (thanh toán bằng tiền hoặc nợ nhà cung cấp). Do vậy chu trình mua hàng –
IH
thanh toán là một trong bốn chu trình kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Kiểm
toán chu trình mua hàng – thanh toán là phần quan trọng trong kiểm toán BCTC. Chu
Ạ
trình này có liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra trong một cuộc
Đ
kiểm toán.
G
Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần
N
thiết để có hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
Ư
Ờ
nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người có
TR
trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà
cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác, nhu cầu về hàng hóa là khác, nhưng chu
trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốn chức năng:
Xử lý các đơn đặt hàng hoá và dịch vụ
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
10
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
- Xác định nhu cầu hàng hóa và dịch vụ cần cung cấp: Bộ phận kế hoạch có
nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá
trình sản xuất được liên tục.
- Lập Đơn yêu cầu mua hàng: đơn yêu cầu mua hàng được phê chuẩn bởi
giám đốc hoặc người có thẩm quyền.
Ế
- Tìm nhà cung cấp
-H
U
- Lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn NCC trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín,
so sánh đơn giá, thời gian giao hàng, khuyến mãi và các dịch vụ sau khi nhận hàng.
TẾ
Nhận hàng hoá hay dịch vụ
- Khi hàng được chuyển đến nơi giao hàng thì bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ
H
kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng.
IN
- Lập biên bản nhận hàng
K
- Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận liên quan theo quy
C
định.
Ọ
- Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc đưa trực tiếp đến bộ
IH
phận sử dụng.
- Nếu hàng được lưu kho thì phiếu Nhập kho được lập.
Đ
Ạ
Ghi nhận các khoản nợ người bán
- Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng
G
- Đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng với biên bản nhận hàng và
N
phiếu nhập kho
Ư
Ờ
- Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho
TR
hoặc tài khoản tài sản cố định
- Hóa đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh
toán tiền)
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
- Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua Ủy nhiêm chi, qua ngân hàng
hay bằng tiền mặt.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
11
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
- Người kí duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như hóa đơn, biên
bản nhận hàng và đơn đặt hàng
- Những chứng từ sau khi đã sử dụng để thanh toán cần đóng dấu “Đã thanh toán”
- Giấy Nợ ngân hàng và Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ
thanh toán.
Ế
1.2.3. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và
-H
U
thanh toán
Trong chu trình mua hàng – thanh toán hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các
TẾ
loại chứng từ và sổ sách sau:
Giấy đề nghị mua hàng: Giấy được lập bởi các bộ phận có nhu cầu sử dụng
H
vật tư, hàng hóa, dịch vụ… Giấy đề nghị này được gửi lên cấp trên (thủ tướng, ban
IN
giám đốc, trưởng phòng) phê duyệt.
K
Đơn đặt hàng (lệnh mua): Sau khi giấy đề nghị mua hàng được duyệt thì nó
được bộ phận mua hàng chuyển thành đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp.
Ọ
C
Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu dịch vụ): Chứng
IH
từ này được lập bởi NCC và được chuyển cho người mua (bộ phận mua hàng) của
doanh nghiệp ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thực tế.
Ạ
Phiếu nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi nhận hàng và kiểm
Đ
tra hàng.
G
Hóa đơn bán hàng: do NCC lập để chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được
N
chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để yêu cầu người mua phải
Ư
Ờ
thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà họ đã cung cấp.
Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại
TR
các khoản mua. Nhật ký phải được liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng
với việc chỉ ra tên NCC hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.
Sổ cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người
bán. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở
dòng phải trả người bán trong sổ cái chung.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
12
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này kế
toán sử dụng các tài khoản sau: Các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153,
TK 156, các tài khoản TSCĐ: TK 211, TK 213, TK 214, tài khoản phải trả người bán:
TK 331, các tài khoản tiền: TK 111, TK 112, TK 113…
1.3. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán Báo
U
Ế
cáo tài chính
-H
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy
mua hàng – thanh toán được tiến hành qua ba bước sau:
TẾ
trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm toán chu trình
- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán).
IN
H
- Thực hiện kiểm toán.
- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
K
1.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Ọ
C
1.3.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
IH
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán:
Trong giai đoạn này KTV đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm
Ạ
toán chu trình mua hàng – thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp với việc đánh
G
hay không.
Đ
giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp
Ư
Ờ
N
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng:
Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do
TR
kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán của khách hàng để từ đó xác định
số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà
KTV đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung.
- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán:
Thông qua việc nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm
toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ
nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
13
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
- Hợp đồng kiểm toán :
Công việc cuối cùng của giai đoạn này là ký kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ
trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.
1.3.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Ế
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với
U
phần hành kiểm toán là mình đảm nhận là mua hàng – thanh toán. Có các thông tin cơ
-H
sở sau:
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng :
TẾ
Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp KTV
nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh
IN
H
toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hoá có đúng với mục đích đã cam kết
bằng văn bản không. Ngoài ra cũng cho KTV biết được cách thức tổ chức hệ thống kế
K
toán và các nguyên tắc đặc thù của chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng và ngành
C
nghề này nói chung.
Ọ
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung:
IH
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp
Ạ
cho KTV xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình,
Đ
những bước mà ở đó HTKSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu
G
trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên. Thông
N
thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong một thời gian ngắn.
Ư
Ờ
- Tham quan nhà xưởng:
Việc thăm quan nhà xưởng sẽ cung cấp cho KTV những điều mắt thấy tai nghe
TR
về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho KTV đánh giá tình trạng
bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và
những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng.
- Nhận diện các bên hữu quan:
Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là : các bộ phận
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
14
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý…), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà
công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán các
bên hữu quan mà KTV quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh
hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng.
Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho KTV trong quá trình thu thập bằng
U
Ế
chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn.
-H
- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài:
Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, sẽ có những trường hợp
TẾ
phải giám định giá trị của những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào. Nếu trong nhóm
kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng chuyên gia trong
H
những lĩnh vực nói trên.
IN
1.3.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
K
Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt
C
hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp
Ọ
lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh
IH
hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng –
thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với BGĐ công
Ạ
ty khách hàng bao gồm :
Đ
- Giấy phép thành lập và điều lệ công ty: cung cấp những thông tin ban đầu về
G
quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng.
Ư
Ờ
N
- Báo cáo tài chính: cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận
thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị.
TR
- Báo cáo kiểm toán thanh tra hay kiểm tra: giúp cho KTV nắm bắt được các
khả năng sai phạm và dự kiến phương hướng kiểm toán có liên quan tới chu trình mua
hàng – thanh toán.
- Biên bản họp Hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: giúp cho KTV xác định các
dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua
hàng – thanh toán.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
15
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: giúp KTV tiếp xúc
với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng
tới nợ phải trả của khách hàng.
- Các quy định chính sách về mua hàng – thanh toán: qua đây KTV xem xét có
Ế
phù hợp với các quy định chính sách của Nhà nước hay không.
U
1.3.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích
-H
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích
trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và
TẾ
xác định những vùng có thể rủi ro”. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, thủ tục
phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau:
H
- So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến
IN
động bất thường.
K
- Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi
C
phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường.
Ọ
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận
IH
trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.
Ạ
1.3.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Đ
Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập các thông tin mang tính khách quan
G
về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh
N
giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
Ư
Ờ
a. Đánh giá tính trọng yếu.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể
TR
hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán ) trong BCTC. Thông tin
được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác
của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC…” Theo đó,
trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước
tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực
hiện các thủ tục kiểm toán”.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
16
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức độ trọng yếu
cho toàn BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC.
Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và
rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và
chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán,
U
Ế
bản chất của các khoản mục trong chu trình là:
-H
- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của
doanh nghiệp
TẾ
- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan đến nhiều tài khoản như : TSCĐ,
HTK, tiền…mà hầu hết chúng đều trọng yếu.
H
Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn
IN
đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường phân bổ
C
b. Đánh giá rủi ro kiểm toán.
K
và ước lượng mức trọng yếu là do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách.
Ọ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và
IH
công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm
Ạ
toán còn những sai sót trọng yếu”. Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán,
Đ
KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm
G
toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR)
N
và rủi ro phát hiện (DR).
Ư
Ờ
Trong đó rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với
từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp
TR
đối với các nghiệp vụ trong chu trình là :
Giá trị hàng hoá, dịch vụ : chi phí mua hàng thấp hơn thực tế
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận.
- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng được ghi sổ thấp hơn thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng
được ghi sổ vào kỳ sau.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
17
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Hàng hoá trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Ế
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý
TẾ
- Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
-H
U
- Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền.
H
- Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không tính toán đúng.
IN
- Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
K
1.2.1.6. Tìm hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
a. Tìm hiểu HTKSNB.
Ọ
C
Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là phần việc
IH
hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã
được quy định trong chuẩn mực kiểm toán Việt Nam như sau: “KTV phải có một sự
Ạ
hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và HTKSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm
Đ
toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp. có hiệu quả”.
G
Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội
N
bộ, đoạn 08: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do BGĐ của đơn vị
Ư
Ờ
thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong
khả năng có thể. HTKSNB bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế
TR
toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nộ bộ”. Các yếu tố cấu thành trong HTKSNB
và những đánh giá.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toán bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu
của các loại hình kiểm soát.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
18
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Nhưng đối với chu trình mua hàng – thanh toán thì có thể hiểu môi trường kiểm
soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xử lý dữ liệu, việc ghi
sổ, việc lập báo cáo…
Để có sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ
yếu sau: đặc thù về quản lý của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế
U
Ế
hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà nước.
-H
Hệ thống kế toán
Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần
TẾ
thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các
mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu
H
kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng – thanh toán như sau:
IN
- Tính có thực: hàng hoá dịch vụ mua đã ghi sổ phải thì phải đảm bảo sự tồn tại
K
trong thực tế.
C
- Tính đầy đủ: các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được phản ánh trên
Ọ
sổ sách không được bỏ sót một nghiệp vụ nào.
IH
- Tính đúng đắn trong việc tính giá: đối với các hàng hoá dịch vụ mua vào thì
Ạ
giá thường được tính theo giá quốc tế.
Đ
- Tính đúng đắn trong vịêc phản ánh quyền và nghĩa vụ: tài sản mua vào phải
G
thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp.
N
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày: bảo đảm các nghiệp vụ được
Ư
Ờ
ghi chép đúng theo hồ sơ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán
TR
phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định.
- Tính đúng kỳ: việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán phát
sinh phải được thực hiện kịp thời theo quy định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán của các nghiệp vụ
mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ
đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp.
Thủ tục kiểm soát
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
19
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và
thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo chuẩn mực hiểm toán quy
định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm
toán tổng thể và chương trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa
trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhuệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm
Ế
nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm
-H
U
soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
TẾ
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay
không. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc,
H
sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
IN
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
K
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp
C
vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Ọ
Trong chu trình mua hàng – thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải do hai người
IH
độc lập tiến hành như: người lập đơn đặt hàng với người lý duyệt đon, người nhận
Ạ
hàng với kế toán vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp với
Đ
người thanh toán cho nhà cung cấp.
G
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
N
Cụ thể, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định
Ư
Ờ
nào đó thì do HĐQT phê chuẩn, các vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một
giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, hoặc các nghiệp vụ
TR
thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng có quyền phê duyệt.
Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành công
việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị.
Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông
tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
20
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp
và hiệu quả.
b. Đánh giá rủi ro kiểm soát
Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua hàng –
Ế
thanh toán bao gồm các bước công việc:
U
- Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua hàng –
-H
thanh toán, xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó, KTV tiến hành
đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trình này.
TẾ
- Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của HTKSNB đối với chu trình này.
Nhận diện những hạn chế của hệ thống như sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát
H
thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trong
IN
chu trình.
K
- Đánh giá rủi ro kiểm soát: căn cứ vào các ước đoán ở trên, KTV tiến hành
C
đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp
Ọ
vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình,
IH
cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao khi KTV cho
Ạ
rằng hệ thống kế toán và HTKSNB đối với chu trình được thiết kế có thể ngăn ngừa,
Đ
phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu cũng như khi KTV có kế hoạch thực hiện
G
thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát.
N
1.3.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán
Ư
Ờ
KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch
và soạn thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV
TR
thường căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để thiết kế chương trình
kiểm toán cho chu trình.
Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các
thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với bốn nội dung chính: xác định thủ tục
kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện.
a. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng – thanh toán.
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
21
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số
dư và nghiệp vụ. Do đó trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, KTV cần
xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng và khả năng
ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng – thanh toán. Công việc
này được thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là :
U
Ế
Trắc nghiệm không có dấu vết
-H
Trong trường hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những người có trách
nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng
TẾ
– thanh toán.
Trắc nghiệm có dấu vết
H
Đây là các trắc nghiệm được tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ,
IN
kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi…nhằm thu thập
K
những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của HTKSNB đối với chu trình
C
mua hàng – thanh toán.
Ọ
Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát
IH
ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuân thủ được
Ạ
thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp. Ngược lại, nếu
Đ
rủi ro kiểm soát đuợc đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và
G
khi đó KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản.
N
b. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng – thanh toán.
Ư
Ờ
Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chu trình kiểm toán
của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán. Căn cứ vào các bằng
TR
chứng thu thập được qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm
soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng – thanh toán
thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích
và trắc nghiệm trực tiếp số dư.
Trắc nghiệm độ vững chãi: KTV xem xét các chứng từ gốc như đơn đặt hàng,
hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…để kiểm tra tính hợp lý và hợp
pháp của chúng như có sự phê duyệt không, giá trị số lượng hàng mua vào với số tiền
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
22
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
cần thanh toán có khớp nhau không. Bên cạnh đó KTV cũng phải tiến hành đối chiếu
sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng với các chứng từ có liên quan ở trên
để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Từ đó đưa ra kết luận về độ tin cậy
của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán.
Trắc nghiệm phân tích: Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng – thanh
U
Ế
toán, KTV thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là :
-H
- So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với
kế hoạch cung ứng.
TẾ
- So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước.
- So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ
H
ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình
IN
quân ngành để phát hiện những biến động bất thường.
K
Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối,
C
phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của
Ọ
các số dư cuối kỳ ở sổ cái để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Đây là cách thức chủ đạo
IH
trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi
Ạ
phí kiểm toán lớn nên số luợng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào
Đ
kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích.
G
1.3.2. Thực hiện công việc kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán
N
1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng - thanh toán
Ư
Ờ
Trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV thực hiện khảo sát các
quá trình kiểm soát và thực hiện các trắc nghiệm tập trung đối với hai vấn đề là : các
TR
nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán.
Đây là giai đoạn KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán cụ thể với các loại trắc nghiệm.
a. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng.
Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với từng mục tiêu kiểm toán
cụ thể:
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
23
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
- Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được: kiểm
toán viên kiểm tra sự có thực của các chứng từ kế toán, dấu hiệu của kiểm soát nội bộ
(trắc nghiệm đạt yêu cầu) và xem xét lại nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, sổ chi tiết các
khoản phải trả, kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ kế toán, đối chiếu hàng tồn kho
mua vào với sổ sách kế toán (trắc nghiệm độ vững trãi).
U
Ế
- Các nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn: kiểm toán viên kiểm tra dấu
-H
hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), và kiểm tra tính đúng đắn của các
chứng từ chứng minh (trắc nghiệm độ vững trãi).
TẾ
- Các nghiệp vụ mua hàng đều được vào sổ: kiểm toán viên theo dõi xem xét
một chuỗi các đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự và phê chuẩn hay không (trắc
H
nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm toán viên đối chiếu hồ sơ báo cáo nhận hàng với nhật ký
IN
mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi).
K
- Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều được đánh giá đúng: kiểm toán viên theo
C
dõi một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Đồng
Ọ
thời so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên nhật ký mua hàng, hoá đơn mua hàng, báo cáo
IH
nhận hàng, các chứng từ liên quan và tính toán lại thông tin trên hoá đơn mua hàng
(trắc nghiệm độ vững trãi).
Đ
Ạ
- Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn: kiểm toán viên kiểm tra
các thủ tục vào sổ và quan sát để khẳng định mọi hoá đơn đều được vào sổ và xem xét
G
dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại nghiệp
Ư
Ờ
N
vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản (trắc nghiệm độ vững trãi).
- Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng lúc: kiểm toán viên kiểm tra
TR
dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên báo cáo
nhận hàng và hoá đơn mua hàng với ngày ghi trên sổ nhật ký mua hàng (trắc nghiệm
độ vững trãi).
- Các nghiệp vụ mua hàng được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: kiểm toán
viên kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm tra tính chính
xác bằng cách cộng sổ trên nhật ký mua hàng và theo dõi quá trình chuyển sổ (trắc
nghiệm độ vững trãi).
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
24
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Kế toán – Tài chính
b. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
- Các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được:
kiểm toán viên thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động, kiểm tra dấu hiệu
kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Xem xét sổ nhật ký chi tiền, đối chiếu với
Ế
phiếu chi và các chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi).
U
- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê duyệt đúng đắn: kiểm toán viên
-H
kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra chứng từ đính
kèm (trắc nghiệm độ vững trãi).
TẾ
- Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ: kiểm toán viên theo dõi
một chuỗi chứng từ thanh toán như :uỷ nhiệm chi, phiếu chi, sec thanh toán (trắc
H
nghiệm đạt yêu cầu), xem xét các khoản chi đã ghi sổ với các khoản chii trên bản sao
IN
kê của Ngân hàng và sổ Kế toán tiền mặt (trắc nghiệm độ vững trãi).
K
- Các nghiệp vụ thanh toán đều được đánh giá đúng đắn: kiểm toán viên kiểm
C
tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ và kiểm tra bảng đối chiếu với ngân hàng (trắc
Ọ
nghiệm đạt yêu cầu), so sánh các phiếu chi, chứng từ đã thanh toán với sổ Nhật ký
IH
mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi).
Ạ
- Các nghiệp vụ thanh toán phải được phân loại đúng đắn: kiểm toán viên kiểm
Đ
tra việc vào sổ và kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra của dấu hiệu kiểm soát nội bộ
(trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại có phù hợp với sơ đồ tài khoản không?
N
G
đối chiếu số liệu trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiête với các hoá đơn mua
Ư
Ờ
hàng, Nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi).
- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc: kiểm toán viên kiểm tra
TR
việc ghi sổ và quan sát việc vào sổ các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của kiểm
soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên phiếu chi với sổ Nhật ký chi
tiền và so sánh với sổ sách kế toán có liên quan (trắc nghiệm độ vững trãi).
- Các nghiệp vụ thanh toán đã được chuyển sổ và tổng hợp đúng: kiểm toán
viên kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra tính chính
xác về mặt số học bằng cách cộng số tiền trên nhật ký mua hàng, theo dõi quá trình
chuyển sổ vào Sổ cái (trắc nghiệm độ vững trãi).
SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi
25
