TẬP HUẤN SOẠN THẢO văn BẢN THEO TT 012011TT BNV

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỘI NGHỊ
TẬP HUẤN KỸ NĂNG
SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TRONG NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TỈNH BẮC NINH
Bắc Ninh, ngày 29 tháng 9 năm 2016

BÁO CÁO VIÊN: TS. Nguyễn Thị Kim Hoa
Phó Chánh Văn Phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Ninh


Phần I
SƠ KẾT TÌNH HÌNH THỰC HIỆN
SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
THEO THÔNG TƯ 01/2011/TT-BNV
TRONG NGÀNH
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC NINH


I. Kết quả sau 05 năm triển khai
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.


1.
2.

3.

4.

Sở đã phổ biến kịp thời Thông tư 01/2011/TT-BNV
đến các phòng, ban Văn phòng Sở;
Triển khai Thông tư 01/2011/TT-BNV đến các cơ
quan, đơn vị trực thuộc trong toàn ngành;
Cán bộ, công chức, viên chức ngành GD đã áp dụng
Thông tư 01/2011/TT-BNV trong công tác soạn thảo
văn bản; thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản; chất lượng văn bản hành chính ngày một tốt
hơn;
Các phòng, ban Văn phòng Sở đã nắm vững quy trình
và tham mưu xây dựng nhiều Đề án, được HĐND,
UBND ban hành văn bản QPPL.


II. Nhược điểm
1.

2.
3.
4.

Nhiều đơn vị chưa chú trọng tới việc áp dụng văn bản
hướng dẫn trong công tác soạn thảo văn bản. Lãnh đạo
đơn vị chưa đánh giá hết tầm quan trọng của chất lượng
soạn thảo văn bản.
Còn nhiều lỗi về kỹ thuật trong soạn thảo văn bản, có văn

bản nội dung quá sơ lược… ảnh hưởng đến chất lượng
văn bản.
Chất lượng văn bản hành chính chưa đồng đều ở các địa
phương, các đơn vị.
Cá biệt còn có những lỗi chính tả, làm giảm chất lượng
văn bản.


III. Mục đích của lớp tập huấn
1.
2.
3.
4.

Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm
quan trọng của việc thực hiện đúng kỹ thuật soạn
thảo văn bản hành chính.
Bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ,
công chức, viên chức.
Khắc phục triệt để những lỗi kỹ thuật trong soạn thảo
văn bản, nhằm nâng cao chất lượng văn bản trong
công tác quản lý giáo dục.
Nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của đội ngũ thông
qua việc soạn thảo văn bản.


Phần II
NỘI DUNG TẬP HUẤN
A. VỊ TRÍ,VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

• Có vai trò cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mỗi cơ quan, tổ chức
• Có vai trò phản ánh mối quan hệ giữa các cơ
quan, tổ chức trong hệ thống chính trị (Đảng,
nhà nước và các tổ chức xã hội khác)
• Có vai trò thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách
thức và lề lối làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức
• Có vai trò phản ánh kết quả mà cơ quan, tổ
chức đã đạt được trong thực tiễn.


B. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

• Văn bản hành chính: Là văn bản có chức đựng các quy tắc
chung mang tính pháp lý hoặc những mệnh lệnh cá biệt được
ban hành để tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
và các văn bản áp dụng pháp luật. Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ
trình, kế hoạch, quyết định, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi
đường ...
• Quy định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính: Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.


Do nhiều chủ thể ban hành: Nhà nước,
TCXH,
doanh nghiệp…

Đặc điểm của

văn bản
hành chính

Nội dung VBHC: Giao dịch công tác,
Truyền đạt thông tin, ghi nhận sự kiện

Giải quyết công việc có tính sự vụ
Trong nội bộ cơ quan, tổ chức

VBHC thông dụng không được bảo đảm
thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước


C. CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN

Văn bản có chất lượng khi đáp ứng được những
tiêu chuẩn sau:
1. Tiêu chuẩn pháp lý
- Được ban hành đúng thẩm quyền;
- Có nội dung hợp pháp;
- Thể thức trình bày đúng quy định của pháp luật;
- Được ban hành đúng thủ tục do pháp luật quy định.


2. Tiêu chuẩn khoa học
- Có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội (thực
tiễn);
- Có nội dung phù hợp với truyền thống đạo đức và phong
tục tập quán;
- Đảm bảo về kỹ thuật pháp lý:

+ Sử dụng đúng quy tắc ngôn ngữ Tiếng Việt;
+ Phân chia sắp xếp bố cục nội dung lôgic, chặt chẽ.


III. NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG SOẠN THẢO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH


1.
2.

Lỗi về phông chữ, cỡ chữ
Lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

•
•

Quốc hiệu: Viết sai cỡ chữ
Tên cơ quan, tổ chức ban hành: Lỗi do chưa in đậm tên chủ thể trực tiếp
ban hành văn bản.
Số hiệu: Không viết ký hiệu loại văn bản trước khi viết cơ quan ban hành
Viết nhầm ký hiệu năm ban hành của văn bản QPPL trong văn bản hành
chính.

•
•

UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bắc Ninh, ngày … tháng … năm 2013

Số: … / SGDĐT-VP
V/v…………………………

Kính gửi:
- ;

- .
Nơi nhận:
- Như trên;

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

- Lưu VT, CVP.

•

Nguyễn Văn A


•
•
•
•
•

•

Lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Trích yếu: Viết sai quy định về kiểu chữ ( chữ in
hoa và chữ in thường) khi trình bày trích yếu
Việc ghi quyền hạn của người ký: Ghi nhầm giữa
thẩm quyền tập thể và thẩm quyền cá nhân .
Nơi nhận: Viết sai cỡ chữ, gạch chân phần nơi
nhận.
Phần Kính gửi: Viết sai qui định về xuống dòng
khi gửi nhiều chủ thể.
Lỗi viết hoa không đúng quy định.
Lỗi đánh số trang: Thường đánh cả số trang đầu
tiên; chưa thống nhất đánh số trang vào góc phải
cuối trang giấy như quy định.


IV. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG SOẠN THẢO MỘT SỐ
LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƯỜNG SỬ DỤNG


Nội dung văn bản
- Phù

hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp
với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa

phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với
thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải
thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn
ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều
lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của
từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,
số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản ;
trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó.


1. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
UBND TỈNH BẮC NINH

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số:

/QĐ-SGDĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bắc Ninh, ngày

tháng

năm 2013

QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm ……..
GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BẮC NINH
Căn cứ……………………………………………………………………………………………
Căn cứ……………………………………………………………………………………………
Xét đề nghị của…………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3.
Điều 4.
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Lưu VT, TCCB.

GIÁM ĐỐC


SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

Nội dung được chia thành các điều
theo thứ tự:
Điều 1. Giải quyết công việc phát sinh
Điều 2. Nghĩa vụ của đối tượng thi hành (nếu có)
Ai có nghĩa vụ, có trách nhiệm làm gì?)
Điều 3. Quyền lợi của đối tượng thi hành (nếu có)
(Ai có quyền được hưởng cái gì, tại đâu?)
Điều 4. Trách nhiệm thi hành văn bản
Hiệu lực pháp lý về thời gian

(Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký …)


2. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
-

Là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác giữa các
cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ
chức và cá nhân nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một
cách có hiệu quả nhất.

-

Vai trò của công văn:
+ Trao đổi thông tin;
+ Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản;
+ Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;
+ Đề xuất ý kiến để cấp trên xem xét phê duyệt;
+ Cấp trên trả lời đề nghị của cấp dưới;
+ Thăm hỏi, cảm ơn;
+ Giải thích, hướng dẫn văn bản PL của cấp trên;
+ Thông báo chủ trương, chính sách mới của Nhà nước…


CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÔNG VĂN

* Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
-

Trình bày nội dung phải rõ ràng, cụ thể và thống nhất;

Sử dụng văn phong hành chính đảm bảo lịch sự, nghiêm túc, trang
trọng và có sức thuyết phục cao;
- Câu văn lập luận ngắn gọn, kết cấu logic, chặt chẽ;
- Thể thức trình bày theo quy định của pháp luật, nhưng lưu ý có sự
đặc thù:
+ Không trình bày tên ở chính giữa;
+ Trích yếu nội dung được trình bày dưới số, ký hiệu;
+ Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ
“Kính gửi”.
* Bố cục nội dung của công văn:
Phần mở đầu:
+ Nêu rõ mục đích, lý do ban hành công văn;
(Yêu cầu diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được nội dung
chính được đề cập trong công văn.)


Phần nội dung chính của công văn:
Nêu chi tiết nội dung công việc mà công văn cần giải quyết:
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Nội dung cần chỉ đạo (nghiêm
khắc);
+ Công văn hướng dẫn, giải thích: Nội dung cần hướng dẫn,
giải thích (khách quan, cụ thể, thống nhất để cấp dưới dễ thực
hiện);
+ Công văn đề nghị: Nội dung cần đề nghị (thuyết phục và có lý
do xác đáng);
+ Công văn từ chối: Nêu rõ lý do từ chối (lịch sự, khiêm tốn);
+ Công văn tiếp thu phê bình: Nội dung tiếp thu và hứa thực
hiện tốt hơn (mềm mỏng, cầu thị);
+ Công văn thăm hỏi, cảm ơn: Lý do cảm ơn, hình thức thăm
hỏi, động viên (thể hiện sự chân thành không sáo mòn);

+ Công văn đề nghị đóng góp ý kiến: Nội dung là đề nghị
đóng góp ý kiến cho dự thảo: Đề án, Chương trình, Kế hoạch…
(logic, khoa học và cầu thị thể hiện rõ mong muốn góp ý hoàn
thiện văn bản).


Phần kết thúc của công văn:
- Khẳng định lại nội dung công văn, nhấn mạnh sự
cần
thiết giải quyết công việc:
+ Công văn hướng dẫn: Yêu cầu cấp dưới thực hiện thống
nhất;
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Yêu cầu triển khai công việc
kịp thời, hiệu quả;
+ Công văn đề nghị: Mong muốn cấp trên tạo điều kiện giải
quyết;
+ Công văn thăm hỏi: Mong muốn sớm trở lại hoạt dộng
bình thường;
+ Công văn cảm ơn: Mong muốn tiếp tục nhận được sự
quan tâm giúp đỡ;
+ Công văn mời họp: Mong muốn người được mời có mặt…
- Thể hiện thái độ lịch sự, trân trọng:
Xin chân thành cảm ơn!,
Trân trọng cảm ơn!…


HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN
UBNDTỈNH BẮC NINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: … /SGDĐT-GDTH

Bắc Ninh, ngày … tháng … năm 2016

V/v…………………………

Kính gửi:
-

;

-

.

………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………/.
Nơi nhận:
- Như trên;

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

- Lưu VT, CVP.

•

Nguyễn Văn A


3. SOẠN THẢO BÁO CÁO
- Khái niệm: Là văn bản được sử dụng để phản ánh tình hình
thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động
của các cơ quan nhà nước, làm cơ sở để đánh giá hoạt động
quản lý, đề xuất những biện pháp và chủ trương mới.
- Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
+ Về nội dung:
. Nội dung phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm;
. Thông tin phải đảm bảo trung thực, chính xác;
. Thông tin cần kịp thời (nếu báo cáo về công việc có tính
khẩn cấp).
+ Kỹ thuật soạn thảo:
. Sử dụng văn phong nghị luận;
. Rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục;
. Phân chia nội dung logic, chặt chẽ.


+ Bố cục nội dung của báo cáo: gồm ba phần
• Phần mở đầu:
Trình bày khái quát về những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện công
việc cần báo cáo.
• Phần nội dung chính:
+ Trình bày kết quả đạt được của công việc, bao gồm:

- Những thành tựu đạt được và nguyên nhân;
- Những hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân.
+ Trình bày những giải pháp và phương hướng hoàn thiện.
• Phần kết thúc:
- Khẳng định lại nội dung báo cáo;
- Mong muốn được đóng góp ý kiến để hoàn thiện nội dung báo cáo;
- Một câu thể hiện thủ tục “Xin báo cáo cấp trên (trước Hội nghị)…”
hoặc “Trân trọng báo cáo.”