Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần bia hà nội quảng bình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.38 MB, 111 trang )
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
---OOO---
tế
H
uế
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
ại
họ
cK
in
h
CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Đ
BIA HÀ NỘI – QUẢNG BÌNH
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện:
Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
Lê Thị Cẩm Giang
Lớp: K44B Kiểm toán
Huế, tháng 05 năm 2014
Lời Cảm Ơn
Thực tập tốt nghiệp là một giai đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập và môi
trường xã hội thực tiễn. Suốt thời gian thực tập em đã có nhiều cơ hội cọ xát với thực
tế, gắn kết những lý thuyết đã học trên ghế giảng đường với môi trường thực tiễn bên
ngoài.
Để có được cơ hội thực tập và làm quen với môi trường mới đó và để hoàn thành
khóa luận tốt nghiệp này, em đã rất may mắn và hạnh phúc khi nhận được sự hướng
tế
H
uế
dẫn, giúp đỡ quý báu của các thầy cô, các anh chị, thầy cô và bạn bè. Với lòng biết ơn
sâu sắc, em xin được gửi những lời cảm ơn chân thành nhất đến:
Ban giám hiệu, Phòng đào tạo, các thầy cô giáo trong khoa Kế toán tài chính đã
luận.
ại
họ
cK
in
h
tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình học tập và hoàn thành khóa
Cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Thủy là người trực tiếp hướng dẫn, hết lòng giúp đỡ và
hướng dẫn em tận tình trong quá trình hoàn thành khóa luận này.
Trưởng phòng Kế toán tài chính và các phòng ban của Công ty cổ phần bia Hà
Nội - Quảng Bình đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình nghiên cứu,
điều tra, phỏng vấn và thu thập số liệu để hoàn thành khóa luận.
Đ
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót
khi thực hiện khóa luận này. Kính mong các thầy giáo, cô giáo và bạn bè đóng góp ý
kiến để khóa luận ngày càng hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn!
Huế, tháng 05 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Cẩm Giang
Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
----- -----
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................. i
DANH MỤC SƠ ĐỒ ........................................................................................... ii
DANH MỤC BẢNG ........................................................................................... iii
DANH MỤC BIỂU ............................................................................................. iv
TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU .................................................................. v
PHẦN I – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ................................................................................... 1
tế
H
uế
1. Tầm quan trọng của đề tài nghiên cứu ................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................... 2
3. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................. 2
4. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................ 2
ại
họ
cK
in
h
5. Các phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 2
6. Tổng quan về các đề tài tương tự thực hiện ........................................................... 3
7. Cấu trúc của khóa luận ........................................................................................... 3
PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ............................................. 4
CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TRONG DOANH NGHIỆP .......................................................................................... 4
1.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ và khái quát về chi phí sản xuất ......... 4
Đ
1.1.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ ...................................................... 4
1.1.2 Khái quát về chi phí sản xuất ....................................................................... 7
1.2 Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp .................................................... 8
1.2.1 Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.................. 8
1.2.2 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất ............................................................ 8
1.2.3 Các nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất .................................................... 9
1.2.4 Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất ............................................................ 10
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp ........ 20
1.4 Ảnh hưởng đặc điểm sản phẩm và sản xuất sản phẩm của ngành bia đến công
tác kiểm soát chi phí sản xuất ................................................................................... 21
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI - QUẢNG BÌNH ......................................................... 23
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình ................................... 23
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ............................................ 23
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh ................................................ 24
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý............................................................................... 24
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán ............................................................................. 27
2.1.5 Nguồn lực................................................................................................... 33
2.1.6 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ...................................................... 38
tế
H
uế
2.2 Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình .... 38
2.2.1 Khái quát chung về thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ
phần bia Hà Nội - Quảng Bình ............................................................................. 38
2.2.2 Thực trạng kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ............................... 42
ại
họ
cK
in
h
2.2.3 Thực trạng kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ....................................... 60
2.2.4 Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất chung .............................................. 66
CHƯƠNG 3 - ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN
THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BIA HÀ NỘI – QUẢNG BÌNH ...................................................................... 73
3.1 Đánh giá về kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình............73
3.1.1 Ưu điểm ..................................................................................................... 73
Đ
3.1.2 Nhược điểm.................................................................................................. 75
3.2 Các giải pháp đề xuất .......................................................................................... 78
PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................. 83
1. Kết luận ................................................................................................................ 83
2. Kiến nghị .............................................................................................................. 84
PHỤ LỤC
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
----- ----Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
CCDC
Công cụ dụng cụ
CPSX
Chi phí sản xuất
CTCP
Công ty cổ phần
DN
Doanh nghiệp
GTGT
Giá trị gia tăng
HĐQT
Hội đồng quản trị
KHVT-XDCB
Kế hoạch vật tư - Xây dựng cơ bản
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
KSNB
Kiểm soát nội bộ
KTCN-KCS
Kỹ thuật công nghệ - KCS
KTTC
Kế toán tài chính
NCC
Nhà cung cấp
NCTT
Nhân công trực tiếp
NVL
Nguyên vật liệu
NVLTT
Nguyên vật liệu trực tiếp
PGĐPT
Phó giám đốc phụ trách
PXK
Phiếu xuất kho
PXSX
Phân xưởng sản xuất
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TSCĐ
Tài sản cố định
XDCB
Xây dựng cơ bản
Đ
ại
họ
cK
in
h
tế
H
uế
BHXH
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
i
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC SƠ ĐỒ
----- -----
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hoạt động kiểm soát chi phí ............................................................ 10
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .................................................................... 26
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán ................................................................................. 27
tế
H
uế
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ................ 30
Sơ đồ 2.4 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung .............................. 30
Sơ đồ 2.5 – Quy trình mua và nhập kho nguyên vật liệu .............................................. 48
Sơ đồ 2.6 – Quy trình xuất kho NVL ............................................................................ 52
Đ
ại
họ
cK
in
h
Sơ đồ 2.7 – Quy trình kiểm soát chi phí NCTT tại Công ty.......................................... 65
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
ii
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC BẢNG
----- -----
Bảng 2.1 – Tình hình lao động của công ty qua 2 năm 2012 – 2013 ............................ 33
Bảng 2.2 – Cơ cấu tài sản - nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2012 - 2013 ................ 35
tế
H
uế
Bảng 2.3 – Bảng phân tích các chỉ số thanh toán .......................................................... 36
Bảng 2.4 – Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh qua 2 năm 2012 - 2013 ............... 37
Bảng 2.5 – Bảng xác định chênh lệch lượng NVL tiêu hao thực tế so với định mức
Đ
ại
họ
cK
in
h
của 1000 lít bia chai Hà Nội tháng 12/2013 .................................................................. 58
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
iii
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC BIỂU
----- -----
Biểu 2.1 - Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho .......................................................... 45
Biểu 2.2 – Phiếu nhập kho ............................................................................................. 47
Biểu 2.3 – Phiếu xuất kho.............................................................................................. 51
tế
H
uế
Biểu 2.4 – Bảng kê số bả Malt bán ............................................................................... 55
Biểu 2.5 – Bảng phân bổ tiền lương phân xưởng sản xuất bia chai Hà Nội 450ml tháng
12/2013 .......................................................................................................................... 64
Biểu 2.6 – Chi phí sản xuất chung của bia chai Hà Nội 450ml tháng 12/2013 ............ 69
Đ
ại
họ
cK
in
h
Biểu 2.7 – Báo cáo giá thành đơn vị của bia chai Hà Nội 450ml tháng 12/2013 ......... 71
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
iv
Khóa luận tốt nghiệp
TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình” được thực hiện với những nội dung nghiên
cứu như sau:
Hệ thống lại cơ sở khoa học liên quan đến kiểm soát nội bộ, chi phí sản xuất và
kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
Tìm hiểu về các vấn đề liên quan đến Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình từ
tế
H
uế
quá trình hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán, tình
hình nguồn lực tại công ty để có cái nhìn tổng quan về công ty.
Đi sâu tìm hiểu về thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần bia
Hà Nội - Quảng Bình.
ại
họ
cK
in
h
Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu về tshực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại
Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình để đưa ra những đánh giá về ưu điểm,
nhược điểm và đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi
Đ
phí sản xuất tại công ty.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
v
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN I – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1. Tầm quan trọng của đề tài nghiên cứu
Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, bước đầu hội nhập sâu vào nền kinh tế
thế giới và các tổ chức kinh tế khu vực. Đây là cơ hội và cũng là thách thức vì doanh
nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tự khẳng định được vị trí, chỗ đứng vững chắc
của mình trên nền kinh tế thị trường.
Như chúng ta đã biết, chỉ khi nào chi phí sản xuất được quản lý tốt thì doanh nghiệp
mới có thể kiểm soát tốt được giá thành sản phẩm, để từ đó nâng cao được khả năng cạnh
tế
H
uế
tranh của mình so với đối thủ cùng ngành cũng như gia tăng lợi nhuận. Để có thể thực
hiện được điều này thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả là một
trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống kiểm soát về
chi phí. Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho các
ại
họ
cK
in
h
doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều
chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý
đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý
đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và tăng cường độ tin
cậy của báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp.
Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình là một doanh nghiệp hoạt động trong
Đ
lĩnh vực sản xuất. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính chất khốc
liệt này đòi hỏi công ty không chỉ áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, nâng cao chất
lượng, đa dạng hóa sản phẩm... mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt
chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó,
việc kiểm soát chi phí chặt chẽ là một yêu cầu cấp thiết nhất đối với công ty.
Xuất phát từ nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí sản xuất,
nhu cầu khách quan về mặt lý luận và thực tế tại Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng
Bình, em đã lựa chọn đề tài Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công
ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình để nghiên cứu.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
1
Khóa luận tốt nghiệp
2. Mục tiêu nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau:
• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về chi phí sản xuất,
kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
• Về mặt thực tế: Trên cơ sở tìm hiểu nghiên cứu thực tế, mô tả và đánh giá thực
trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng
Bình. Từ đó, chỉ ra những tác động tích cực và những hạn chế cần khắc phục để đưa ra
các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tốt hơn trong công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu
tế
H
uế
Nghiên cứu lý luận chung về công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh
nghiệp sản xuất và nghiên cứu thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Phân xưởng
sản xuất chính, Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình.
4. Phạm vi nghiên cứu
ại
họ
cK
in
h
Phạm vi nội dung: Đề tài chỉ nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí trong sản xuất
bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung tại Phân xưởng sản xuất chính, Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình.
Phạm vi thu thập tài liệu: Đề tài sử dụng những dữ liệu liên quan trong khoảng
thời gian từ 2012 – 2013 và tập trung tại năm 2013 để hoàn thành nội dung chính.
Thời gian hoàn thành: Đề tài được triển khai và hoàn thành trong 4 tháng, từ 10/2
đến 19/5 năm 2014.
Đ
5. Các phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để nghiên cứu số liệu liên quan
đến tài liệu từ giáo trình, sách báo, tạp chí, internet và những chứng từ, sổ sách của
công ty. Từ đó nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn công tác kiểm soát chi phí tại
công ty.
Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công
việc của các nhân viên phòng kế toán của công ty, phân xưởng và các phòng ban khác
để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng phòng ban, cá nhân
trong công ty. Xác minh những thông tin tự tìm hiểu bằng cách hỏi lại kế toán trưởng
và các nhân viên kế toán trong công ty.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
2
Khóa luận tốt nghiệp
Phương pháp phân tích số liệu: Các số liệu thô, những quan sát, phỏng vấn… đã
thu thập được xử lý và phân tích để xâu chuỗi chúng lại với nhau một cách logic và
chính xác.
Phương pháp so sánh: Trên cơ sở tài liệu thu thập được, qua quá trình nghiên cứu,
so sánh rút ra những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết với thực tế tại công ty.
6. Tổng quan về các đề tài tương tự thực hiện
Trong khuôn khổ của đề tài đang thực hiện, em đã tham khảo, tìm hiểu tư liệu các
đề tài đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp, cụ
thể là tác giả Nguyễn Thị Hoàng Mỹ (2012) “Một số giải pháp góp phần hoàn thiện
tế
H
uế
công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH bia Huế” – Khóa luận
kinh tế, chuyên ngành kiểm toán, Đại học kinh tế Huế; tác giả Hoàng Thị Na (2013)
“Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Long Thọ
- Huế” - Khóa luận kinh tế, chuyên ngành kiểm toán, Đại học kinh tế Huế.
ại
họ
cK
in
h
Những công trình khoa học trên là những tư liệu rất quý báu cả về lý luận và thực
tiễn. Tuy nhiên, các nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí
sản xuất chứ chưa đi sâu vào kiểm soát chi phí sản xuất. Vì vậy, khóa luận này sẽ tập
trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng
Bình trên cơ sở nghiên cứu về bản chất, vai trò và nội dung của kiểm soát chi phí cũng
như các giải pháp kiểm soát chi phí.
7. Cấu trúc của khóa luận
Đ
Ngoài phần giới thiệu đề tài, kết luận, khóa luận được trình bày thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học của đề tài “Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản
xuất tại Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình”.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần bia Hà Nội Quảng Bình.
Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm
soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
3
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN
XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ và khái quát về chi phí sản xuất
1.1.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Khái niệm
Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ. Song quan điểm
được chấp nhận khá rộng rãi: “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi
tế
H
uế
các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
• Thông tin đáng tin cậy;
• Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
ại
họ
cK
in
h
• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
(Theo định nghĩa của COSO thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian
lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992).
1.1.1.2 Bản chất của kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB
Đ
của doanh nghiệp. Do đó các nhà quản lý thường quan tâm nhiều hơn đến việc hình
thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bản
chất của kiểm soát nội bộ là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có
liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây
dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp
và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn. Song những hoạt động nghiệp
vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ, vì thế nhà quản lý cần đến những thủ tục kiểm
soát để đảm bảo những hành động thích hợp và ngăn ngừa những hành động không
thích hợp. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ
tục cần thiết.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
4
Khóa luận tốt nghiệp
1.1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp
Theo GS.TS Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS Ngô Trí Tuệ trong giáo trình Kiểm
toán tài chính, 2006, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị
nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra
biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
• Bảo vệ tài sản của đơn vị;
• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý;
• Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
tế
H
uế
Tuy nằm trong một hệ thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu
thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản hoặc
cung cấp thông tin đầy đủ và đáng tin cậy hay chi phí để duy trì hệ thống. Nhiệm vụ
của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp
ại
họ
cK
in
h
hài hòa bốn mục tiêu trên. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp
hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ
những nguyên nhân sau:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
Đ
- Hoạt động kiểm soát thường tác động đến những nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
1.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
5
Khóa luận tốt nghiệp
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các đơn vị và
tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu
tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán
nội bộ.
a) Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức của nhà quản
tế
H
uế
lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không
phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra,
kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả.
Các yếu tố tác động đến môi trường kiểm soát, bao gồm:
ại
họ
cK
in
h
- Môi trường bên trong: Các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm: Đặc thù về
quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác kế hoạch và Ủy ban kiểm soát.
- Môi trường bên ngoài
b) Hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau: tính có thực, sự
phê chuẩn, tính đầy đủ, sự phân loại, tính đúng kỳ, sự phân loại, quá trình chuyển sổ
và tổng hợp chính xác.
Đ
Để đảm bảo hệ thống kiểm soát vững mạnh thì hệ thống kế toán phải phát huy vai
trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn: Lập chứng từ, lên sổ sách kế toán và tổng hợp
báo cáo kế toán.
c) Các thủ tục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải quy định các thủ tục
kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức,
của hoạt động kinh doanh. Có các loại thủ tục kiểm soát như: Kiểm soát phòng ngừa;
Kiểm soát phát hiện; Kiểm soát bù đắp; Các thủ tục kiểm soát bổ sung. Các thủ tục
kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đều dựa trên 3 nguyên tắc sau:
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
6
Khóa luận tốt nghiệp
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Công việc và trách nhiệm cần được phân
chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Các cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.
d) Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội
bộ của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá
tế
H
uế
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của
việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ.
1.1.2 Khái quát về chi phí sản xuất
1.1.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất
ại
họ
cK
in
h
TS Huỳnh Lợi (Kế toán chi phí, 2010) đã định nghĩa rằng chi phí sản xuất kinh
doanh là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được biểu hiện bằng
tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất
định (tháng, quý, năm).
1.1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm rất nhiều loại với
những nội dung, tính chất kinh tế cũng như mục đích công dụng khác nhau khi tham
Đ
gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, để thuận lợi cho công tác
quản lý và hạch toán chi phí cần thiết phải phân loại chi phí sản xuất. Tuy nhiên để
phục vụ cho việc phân tích sâu đề tài, khóa luận xin phân loại chi phí sản xuất theo
công dụng kinh tế.
Công dụng kinh tế chi phí được chia làm hai loại là chi phí sản xuất và chi phí
ngoài sản xuất. Đề tài tập trung đi sâu phân tích vào chi phí sản xuất là chi phí hình
thành nên giá trị sản phẩm sản xuất được bao gồm bởi ba khoản mục chính đó là: chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu trực tiếp là bộ phận cơ bản
cấu tạo nên thực thể sản phẩm gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ có
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
7
Khóa luận tốt nghiệp
tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra sản phẩm, làm tăng chất lượng
sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh từ đầu quy trình nên được tính
thẳng vào chi phí sản xuất sản phẩm.
- Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản chi phí phải trả cho nhân công trực
tiếp sản xuất sản phẩm như tiền lương chính, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo
lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) và các khoản phải trả khác.
- Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết để sản xuất sản phẩm không
phải là chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp như: chi phí nhân
viên quản lý phân xưởng, chi phí công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, chi phí khấu hao
tế
H
uế
tài sản cố định dùng cho sản xuất, chi phí phục vụ sản xuất.... Đặc điểm của chi phí sản
xuất chung là gồm nhiều nội dung chi phí khác nhau và có tính chất gián tiếp đối với
từng loại sản phẩm nên doanh nghiệp thường lựa chọn tiêu thức thích hợp để phân bổ.
1.2 Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
ại
họ
cK
in
h
1.2.1 Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận
như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,… Doanh nghiệp được thành lập
với mục đích thu được lợi nhuận và hoạt động dựa trên nguyên tắc tối đa hóa lợi
nhuận. Để đạt mục tiêu trên, yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý là phải tiết kiệm chi
phí, trong đó việc kiểm soát chi phí sản xuất sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm,
là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí, các
Đ
nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể
tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt
động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí sản xuất là cần thiết nhằm
chống được lãng phí, khống chế chi phí bất hợp lý, góp phần hạ thấp giá thành sản
phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh và sự đứng vững của doanh nghiệp trên thị trường ngày
nay.
1.2.2 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất
Theo TS Nguyễn Đại Thắng, kiểm soát chi phí sản xuất được hiểu là điều khiển việc
hình thành chi phí sản xuất sao cho không phá vỡ hạn mức đã được xác định trong từng
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
8
Khóa luận tốt nghiệp
giai đoạn, là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá
trình quản lý nhằm bảo đảm cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế cao.
Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí trước khi đi vào hoạt động
sản xuất kinh doanh. Khi hoạt động này xảy ra cần theo dõi tình hình thực hiện các
định mức chi phí thông qua các báo cáo kế toán. Sau đó tiếp tục sử dụng các phương
pháp thích hợp nhằm phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức
đã đặt ra trước đó. Thông qua đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khả
năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi
phí. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án
tế
H
uế
hoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho những kỳ sau.
1.2.3 Các nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất
Để tiến hành kiểm soát chi phí, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các
ại
họ
cK
in
h
tiêu chuẩn, nội dung và các mục tiêu kiểm soát chi phí dựa trên các nguyên tắc thống
nhất. Các nguyên tắc này bao gồm:
- Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát: Trong doanh nghiệp, các
khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp. Vì vậy, doanh nghiệp nên tập trung vào
những khoản chi mang tính biến động lớn và bằng sự tích cực của mình. Doanh nghiệp
có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm.
- Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay
Đ
đổi: Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê
mặt bằng, khấu hao… là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay
đổi. Doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả sản xuất, mà suy cho
cùng là làm tăng năng suất lao động.
- Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp: Các nhà quản trị
cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ
có những quyết định đúng đắn.
- Nguyên tắc khách quan: Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát
trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra
những quyết định tùy tiện theo chủ kiến của mình có thể ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
9
Khóa luận tốt nghiệp
- Nguyên tắc có chuẩn mực: Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả
sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc để hoạt động kiểm soát chi phí có cơ
sở so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức được xây
dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp về thời hạn, số lượng, giá cả, các
mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc kinh tế: Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được
hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để
thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, tránh lãng phí cho những
công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiêu đề ra.
tế
H
uế
Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để đạt được mục tiêu kiểm soát các nhà quản
lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc
điểm riêng của đơn vị mình.
ại
họ
cK
in
h
1.2.4 Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất
Theo Nguyễn Đại Thắng, Kiểm soát chi phí, 2003, những bước công việc kiểm
soát chi phí sản xuất có thể được cụ thể qua sơ đồ sau:
Quá trình kiểm
Mục tiêu kiểm
Điều chỉnh
soát chi phí
soát chi phí
cụ thể
Nguyên tắc kiểm
định mức
soát chi phí
Đ
Các tiêu chuẩn
Nội dung kiểm
Phương tiện,
soát chi phí
công cụ
Hình thức kiểm
soát chi phí
Chi phí cho hoạt
Hệ thống kiểm
soát chi phí
động kiểm soát
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hoạt động kiểm soát chi phí
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
10
Khóa luận tốt nghiệp
Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất tập trung kiểm
soát chi phí sản xuất phát sinh gồm 3 khoản mục: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, kiểm soát chi phí sản xuất chung.
1.2.4.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu
Kiểm soát nội bộ chu trình mua nguyên vật liệu là những phương pháp và chính
sách được thiết kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ mua
nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị.
Phân chia trách nhiệm
tế
H
uế
Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm
ngăn chặn sự gian lận. Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chức năng
mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng. Hoặc nếu
một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn đến tình
ại
họ
cK
in
h
trạng nhận hàng khống.
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu
Kế hoạch mua nguyên vật liệu được thiết lập theo các thành phần chủ yếu sau:
- Kế hoạch mua hàng: được doanh nghiệp quy định theo khu vực, theo chu kỳ
thời gian và theo mặt hàng;
- Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu
vực, thời kỳ;
Đ
- Kế hoạch phân bổ ngân sách cho công tác thu mua hàng.
Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào lượng hàng tồn, nhu cầu thực tế theo từng
công trình, dự án và phù hợp với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất
của đơn vị nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của doanh nghiệp.
Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng đề
nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê
chuẩn để hạn chế các đề nghị mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn,
khối lượng. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ Cái để
người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
11
Khóa luận tốt nghiệp
Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Mọi việc mua
hàng nên do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghị mua
hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng phải được
đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua
hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách... Các
liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng
đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó.
tế
H
uế
Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp
độc lập với nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhân
viên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao.
ại
họ
cK
in
h
Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT để đảm
bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3 liên
nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một
người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài
để nảy sinh sự thông đồng. Ngoài ra, DN nên áp dụng chính sách kỷ luật chặt chẽ khi
phát hiện nhận tiền hoa hồng không được phép và định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Đ
Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng về công
tác thu mua của bộ phận thu mua.
Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thời gian
hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng. Để ngăn ngừa gian lận, phải
phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán. Và điều quan trọng
là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho.
Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm
tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số
lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Sau đó, báo cáo này thường
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
12
Khóa luận tốt nghiệp
sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận
nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả
nhân viên nhận hàng và thủ kho.
Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
Từ khi nhận về, hàng được lưu giữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất, do đó
cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất.
Bên cạnh đó cần duy trì mức độ dự trữ hợp lý, vì nếu dự trữ không đủ sẽ gây gián
đoạn trong sản xuất kinh doanh còn ngược lại, nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọng vốn.
Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư. Phiếu này được lập trên
tế
H
uế
cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách tại bộ phận sản xuất lập căn cứ vào nhu
cầu, trong đó nêu rõ về số lượng và chất lượng của loại vật tư cần thiết. Phiếu xuất vật
tư phải được sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và
định mức vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ.
ại
họ
cK
in
h
Phiếu xuất vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu
sang tài khoản chi phí nguyên vật liệu.
Quá trình sản xuất sản phẩm sẽ khác nhau ở các doanh nghiệp, vì có những đơn vị
sản xuất theo kế hoạch hay định mức, nhưng có đơn vị dựa vào nhu cầu nền kinh tế và
dự báo kinh doanh, lại có nhiều đơn vị sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Tại nhiều nơi,
người ta lập riêng một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác
định sản lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm... Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội
Đ
quy của khu vực sản xuất và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất
lượng, kiểm soát phế liệu...
Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này là theo dõi việc bảo quản vật
tư, kiểm kê lượng tồn kho đối chiếu số liệu trên sổ sách; theo dõi việc vật tư nhận về
tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm hoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao
thực tế với định mức sử dụng vật tư.
Kiểm soát quá trình ghi chép
Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp
kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phương
pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
13
Khóa luận tốt nghiệp
Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống
sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số
lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảm
thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với
sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho.
Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thường
được kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiện
được chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư.
Bên cạnh đó, các sai sót trong quá trình ghi chép kế toán và kiểm kê tài sản cũng ít
tế
H
uế
có khả năng bị phát hiện do không thực hiện được sự đối chiếu giữa tổng hợp và chi
tiết. Hậu quả là đứng về mặt vật chất, tuy hàng tồn kho có thể không bị thất thoát, thế
nhưng số liệu kế toán về hàng tồn kho và giá vốn hàng bán vẫn có thể sai lệch.
Đối với DN sản xuất, để KSNB hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tác kế toán chi
ại
họ
cK
in
h
phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí. Một hệ thống kế
toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số liệu về sản phẩm dở
dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của DN sản xuất, thông qua việc:
- Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi
phí. Các sai sót trong giai đoạn này sẽ dẫn đến số liệu về giá thành bị sai lệch.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho
các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm).
Đ
- Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số
liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước.
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng
lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
- Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự
vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí
phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
- Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí
nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung. Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
14
Khóa luận tốt nghiệp
trong việc tập hợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ, phiếu
theo dõi công việc của mỗi công nhân sẽ cho biết thời gian trong một kỳ mà người
công nhân đó đã sử dụng cho từng mã công việc hoặc sản phẩm khác nhau. Khi kết
hợp với thông tin về đơn giá một giờ công và tổng hợp các phiếu theo dõi công việc,
người kế toán sẽ tính được chi phí nhân công cho từng mã công việc hoặc sản phẩm.
Một hệ thống kế toán chi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi
phí, bao gồm việc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ hợp lý, đối
chiếu định kỳ giữa các bộ phận liên quan.
- Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phí
theo quy trình sản xuất.
tế
H
uế
nhằm tập hợp chi phí nguyên vật liệu, lao động và sản xuất chung theo công việc hay
1.2.4.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương
ại
họ
cK
in
h
Một vấn đề quan trọng khác là phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng để
giảm bớt khả năng sai phạm. Thường thì cần phải tách biệt giữa những chức năng tổ
chức lao động, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán
lương và ghi chép tiền lương.
Chức năng tổ chức lao động: Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm
soát của bộ phận này như sau:
Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận
Đ
nhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các
khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân...). Sau đó, một bộ hồ sơ
(gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửi
một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sự
phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động.
Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sự cũng
phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
15
Khóa luận tốt nghiệp
Chức năng theo dõi lao động:
Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày
công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính
hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục sau:
- Người quản lý phải lập bảng chấm công, báo cáo sản lượng hoàn thành.
- Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên.
- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và
kết quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho.
- Đối với nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ. Nhưng để kiểm
thực hiện các nhiệm vụ.
tế
H
uế
soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử dụng để
- Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho
bộ phận tính lương.
ại
họ
cK
in
h
Chức năng tính lương:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được
thực hiện các chức năng về nhân sự theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính
lương phải bảo đảm rằng:
Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối
không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương;
Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận
Đ
tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm
lương, xoá tên...
Chức năng phát lương:
Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với các bộ phận nhân
sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát
lương cho từng nhân viên.
Trong nhiều đơn vị, căn cứ vào bảng thanh toán lương và phong bì ghi sẵn tên và
tiền lương của từng nhân viên đã được bộ phận tính lương lập sẵn và chuyển sang, bộ
phận phát lương sẽ cho tiền vào phong bì và phát lương cho nhân viên.
SVTH: Lê Thị Cẩm Giang
16
