Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dệt may huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (785.85 KB, 101 trang )
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
-H
U
Ế
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TẾ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
H
CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện
Th.S Đào Nguyên Phi
Đặng Thị Linh Chi
Lớp: K43A Kiểm toán
Niên khóa: 2009 - 2013
Huế, 5/2013
Lời Cám Ơn
Em chân thành cám ơn sự dạy dỗ tận tình và chu đáo của các thầy cô
giáo trường Đại học Kinh tế Huế trong suốt 4 năm qua đã truyền đạt cho em
U
Ế
những kiến thức bổ ích và cần thiết.
-H
Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo Thạc sĩ Đào Nguyên Phi đã giúp
đỡ và hướng dẫn em tận tình trong quá trình hoàn thành khóa luận này.
TẾ
Em cũng xin trân trọng cám ơn Trưởng phòng Kế toán tài chính và các
phòng ban của Công ty Cổ phần Dệt May Huế đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em
IN
H
trong suốt quá trình nghiên cứu, điều tra, phỏng vấn và thu thập số liệu để hoàn
thành khóa luận.
K
Và cuối cùng em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè đã đóng
Ọ
IH
và thực hiện khóa luận.
C
góp ý kiến cũng như sự động viên, khích lệ trong quá trình học tập, nghiên cứu
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song không thể tránh khỏi những hạn chế và
Ạ
thiếu sót khi thực hiện khóa luận này. Kính mong các thầy giáo, cô giáo và bạn
Đ
bè đóng góp ý kiến để khóa luận ngày càng hoàn thiện hơn.
TR
Ư
Ờ
N
G
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn!
Sinh viên
Đặng Thị Linh Chi
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
MỤC LỤC
---- ---PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ .........................................................................................1
Lý do chọn đề tài ..............................................................................................1
2.
Mục tiêu của đề tài............................................................................................2
3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................2
Ế
1.
U
3.1 Đối tượng nghiên cứu .....................................................................................2
-H
3.2 Phạm vi nghiên cứu.........................................................................................2
Các phương pháp nghiên cứu ...........................................................................2
5.
Cấu trúc của đề tài ............................................................................................3
TẾ
4.
H
PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .........................................4
1.1.
IN
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.............................4
Những vấn đề chung về Kiểm soát nội bộ ................................................4
Khái niệm...........................................................................................4
1.1.2.
Bản chất của kiểm soát nội bộ ...........................................................4
1.1.3.
Chức năng của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp ....................4
C
Ọ
Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất..................................................7
IH
1.2.
K
1.1.1.
Khái niệm chi phí sản xuất ................................................................7
1.2.2.
Phân loại chi phí sản xuất ..................................................................7
Đ
Ạ
1.2.1.
Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất ..........................8
G
1.3.
Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất ......................................8
N
1.3.1.
Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất ................................................9
1.3.3.
Các nguyên tắc về kiểm soát chi phí sản xuất ...................................9
1.3.4.
Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất................................................10
TR
Ư
Ờ
1.3.2.
1.4.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
.................................................................................................................20
1.5.
Ảnh hưởng đặc điểm sản phẩm và sản xuất sản phẩm của ngành sợi đến
công tác kiểm soát chi phí sản xuất ...........................................................................21
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .......................................................................................22
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ ...................................................................................23
2.1.
Tổng quan về công ty cổ phần Dệt May Huế..........................................23
Quá trình hình thành và phát triển ...................................................23
2.1.2.
Đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh ....................................24
2.1.3.
Tổ chức bộ máy quản lý...................................................................25
2.1.4.
Tổ chức công tác kế toán .................................................................27
2.1.5.
Nguồn lực.........................................................................................32
2.1.6.
Kết quả kinh doanh của DN trong những năm gần đây...................38
2.1.7.
Tổng quan về Nhà máy Sợi – CTCP Dệt May Huế.........................41
U
-H
TẾ
2.2.
Ế
2.1.1.
Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại CTCP Dệt May Huế..............42
Khái quát chung về thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại CTCP
H
2.2.1.
IN
Dệt May Huế .........................................................................................................42
Thực trạng kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp ..................45
2.2.3.
Thực trạng kiểm soát chi phí Nhân công trực tiếp tại CTCP Dệt May
Thực trạng kiểm soát chi phí Sản xuất chung tại công ty................66
IH
2.2.4.
C
..........................................................................................................61
Ọ
Huế
K
2.2.2.
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP
Ạ
NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI
Đ
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ....................................................................73
Những ưu nhược điểm trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công
G
3.1.
N
ty Dệt may Huế..........................................................................................................73
Ưu điểm ...........................................................................................73
3.1.2.
Nhược điểm......................................................................................75
TR
Ư
Ờ
3.1.1.
3.2.
Các giải pháp đề xuất ..............................................................................76
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .....................................................................................80
PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................81
1. KẾT LUẬN.....................................................................................................81
2. KIẾN NGHỊ ....................................................................................................81
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
DANH MỤC BẢNG, BIỂU
---- ---Bảng 2.1 : Tình hình lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012................. Error!
Bookmark not defined.
Ế
Bảng 2.2 - Cơ cấu tài sản – nguồn vốn công ty Dệt may Huế năm 2012....... Error!
U
Bookmark not defined.
-H
Bảng 2.3 - Bảng phân tích các chỉ số thanh toán ....Error! Bookmark not defined.
TẾ
Bảng 2.4 - Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2010-2012 ... Error!
Bookmark not defined.
H
Bảng 2.5 - Bảng xác định chênh lệch lượng NVL tiêu hao thực tế so với định mức
IN
tại NMS tháng 12/2012 .................................................Error! Bookmark not defined.
Bảng 2.6 - Bảng phân bổ lương Nhà máy Sợi – Tháng 12/2012Error! Bookmark
K
not defined.
C
Bảng 2.7 – Bảng xác định hệ số thu nhập...............Error! Bookmark not defined.
Ọ
Bảng 2.8 – Chi phí sản xuất chung NM Sợi tháng 12/2012Error! Bookmark not
IH
defined.
Bookmark
not
Ạ
Bảng 2.9 – Bảng tính giá thành sản phẩm S01.86.02Error!
-------------------------
G
Đ
defined.
N
Biểu 2.1 - Commercial invoice ...............................................................................47
Ư
Ờ
Biểu 2.2 - Phiếu nhập kho ........................................................................................49
Biểu 2.3 – Phiếu xuất kho .......................................................................................53
TR
Biểu 2.4 – Sổ chi tiết vật tư.....................................................................................58
Biểu 2.5 – Bảng chấm công Nhà máy Sợi tháng 12/2012 ......................................62
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
DANH MỤC SƠ ĐỒ
---- ---Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hoạt động kiểm soát chi phí ......................................................11
Ế
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý ........................................................................26
U
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức kế toán ...........................................................................27
-H
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ...........29
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ .....................30
TẾ
Sơ đồ 2.5 Quy trình mua và nhập kho NVL ...........................................................51
Sơ đồ 2.6 Quy trình xuất kho NVL.........................................................................54
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
Sơ đồ 2.7 Quy trình kiểm soát chi phí NCTT tại Công ty ......................................65
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, khi nước ta đã gia nhập tổ chức WTO xu hướng toàn
cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam
những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều
U
Ế
thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc
-H
liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình. Một trong những biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng phải tính
TẾ
đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ
của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp với khách hàng. Có thể nói rằng chi
H
phí sản xuất là thước đo trình độ công nghệ và trình độ tổ chức quản lý sản xuất của
IN
một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm
K
soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban
Giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của công ty. Vì vậy việc hoàn
Ọ
C
thiện hệ thống kiểm soát chi phí là một yêu cầu cấp thiết bởi điều này không chỉ giúp
IH
nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành mà còn tạo dựng một doanh nghiệp uy tín
trên thị trường. Kiểm soát chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp
Ạ
tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn
Đ
đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
G
Ngành công nghiệp dệt may là một trong những ngành đang có triển vọng phát
N
triển ở Việt Nam. Hiệu quả và chất lượng sản phẩm thuộc ngành dệt may đã đóng góp
Ư
Ờ
đáng kể vào sự phát triển chung của đất nước. Công ty Cổ phần Dệt May Huế là một
đơn vị đầu ngành trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, cũng không thoát khỏi vòng xoáy
TR
của cuộc khủng hoảng kinh tế và sự hội nhập của đất nước, thế nhưng bằng cách làm
riêng của mình, tập trung nâng cao hiệu quả quản lý, triệt để tiết kiệm, vận hành tốt hệ
thống quản lí chất lượng ISO…, công ty đã tăng trưởng một cách bền vững. Nhận thức
được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí sản xuất, qua nghiên cứu lý luận cùng
với thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế, tôi đã lựa chọn đề tài: “Thực
trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế”.
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài gồm ba mục tiêu chính:
Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí
sản xuất trong doanh nghiệp.
Về mặt thực tế: Trên cơ sở tìm hiểu nghiên cứu thực tế, đánh giá thực trạng
Ế
công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh chỉ
-H
U
ra những tác động tích cực và những hạn chế cần khắc phục để xây dựng và
hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tốt hơn trong công ty và phát huy
lãng phí, góp phần bảo vệ tài sản của công ty.
H
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
TẾ
vai trò kiểm soát chi phí sản xuất trong việc ngăn chặn và phát hiện mọi hành vi
IN
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp sản
IH
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Ọ
Công ty cổ phần Dệt May Huế.
C
K
xuất và nghiên cứu thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất sản phẩm tại Nhà máy Sợi,
Phạm vi nội dung: Đề tài chỉ nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí trong sản xuất
Ạ
bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
Đ
chung tại Nhà máy Sợi, Công ty cổ phần Dệt May Huế.
G
Phạm vi thu thập tài liệu: Đề tài sử dụng những dữ liệu liên quan trong khoảng
N
thời gian từ 2010 – 2012 và tập trung tại năm 2012 để hoàn thành nội dung chính.
Ư
Ờ
Thời gian hoàn thành: Đề tài được triển khai và hoàn thành trong 4 tháng, từ 21/1
đến 11/5 năm 2012.
TR
4. Các phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: được sử dụng để nghiên cứu số liệu liên quan
đến tài liệu từ giáo trình, sách báo, tạp chí, internet và những chứng từ, sổ sách của
công ty. Từ đó nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát chi phí tại
công ty.
Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công
việc của các nhân viên phòng kế toán của công ty, nhà máy và các phòng ban khác để
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng phòng ban, cá nhân trong
công ty. Xác minh những thông tin tự tìm hiểu bằng cách hỏi lại kế toán trưởng và các
nhân viên kế toán trong công ty
Phương pháp phân tích số liệu: Các số liệu thô, những quan sát, phỏng vấn… đã
thu thập được xử lý và phân tích để xâu chuỗi chúng lại với nhau một cách logic và
Ế
chính xác.
-H
U
Phương pháp so sánh: Trên cơ sở tài liệu thu thập được, qua quá trình nghiên
cứu, so sánh rút ra những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết với thực tế tại công
TẾ
ty.
5. Cấu trúc của đề tài
H
Đề tài gồm có 3 phần:
IN
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
K
Chương 1: Cơ sở lý luận của đề tài nghiên cứu
C
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Dệt
IH
Ọ
May Huế
Chương 3: Đánh giá kết quả và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn
Ạ
thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại CTCP Dệt May Huế
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Phần III: Kết luận và kiến nghị
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1.Những vấn đề chung về Kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm
Ế
Kiểm soát nội bộ là hệ thống gồm các chính sách, các tiêu chuẩn, các thủ tục kiểm
-H
U
soát đặc thù do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm kiểm tra, theo dõi mọi hoạt
động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo công
TẾ
tác bảo vệ tài sản của Đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực
hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu lực quản lý.
H
Theo định nghĩa của COSO (committee of sponsoring organization) thuộc Hội
IN
đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992,
kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên
BCTC đáng tin cậy
Ọ
thực hiện các mục tiêu:
C
K
của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc
IH
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Ạ
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Đ
1.1.2. Bản chất của kiểm soát nội bộ
G
Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người
N
bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp
Ư
Ờ
những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý, nên
bản chất kiểm soát được hiểu rõ trong các giai đoạn (khâu) chủ yếu của quá trình quản
TR
lý. Nhà quản lý lập kế hoạch, xây dựng các mục tiêu và có những hoạt động rõ ràng để
thực hiện các mục tiêu. Song những hoạt động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là
đầy đủ vì thế nhà quản lý cần đến những thủ tục kiểm soát để đảm bảo những hành
động thích hợp và ngăn ngừa những hành động không thích hợp. Chức năng kiểm soát
chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết đó.
1.1.3. Chức năng của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp
Theo Th.s Ngô Trí Tuệ trong giáo trình Kiểm toán tài chính, 2006 Kiểm soát nội
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy
ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả
tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
Bảo vệ tài sản của đơn vị:
Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và vô hình; tài sản về vật chất hay phi
Ế
vật chất, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác nhau hoặc bị hư hại
-H
U
ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm
soát. Vì vậy, việc bảo vệ tài sản luôn là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý.
TẾ
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Các thông tin kinh tế, tài chính phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính
H
xác, tin cậy cũng như phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt
IN
động kinh tế, tài chính của đơn vị là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết
định của nhà quản lý.
K
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý:
C
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên
Ọ
quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
IH
Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý:
Ạ
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm giảm thiểu sự lãng phí
Đ
trong hoạt động và kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
G
Tuy nằm trong một hệ thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu
N
thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản hoặc
Ư
Ờ
cung cấp thông tin đầy đủ và đáng tin cậy hay chi phí để duy trì hệ thống. Nói cách
khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi,
TR
vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường tác động đến những nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
Ế
không còn phù hợp…
-H
U
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo TS Ngô Trí Tuệ (Kiểm toán tài chính, 2006) hệ thống kiểm soát nội bộ trong
doanh nghiệp được cấu thành bởi 4 bộ phận chính sau:
TẾ
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
H
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị
IN
có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các
yếu tố tác động hoặc trực thuộc môi trường kiểm soát bao gồm:
K
a/ Môi trường bên trong: các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm
Đặc thù về quản lý
-
Cơ cấu tổ chức và văn hóa trong tổ chức
-
Chính sách nhân sự
-
Công tác kế hoạch
-
Ủy ban kiểm soát
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
-
G
b/ Môi trường bên ngoài
N
1.1.4.2. Hệ thống kế toán
Ư
Ờ
Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó HTTT kế toán là
một bộ phận quan trọng. Một HTTT hữu ích phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi
TR
tiết: Tính có thật; Sự phê chuẩn; Sự phân loại; Tính đúng kỳ; Quá trình chuyển sổ và
tổng hợp chính xác.
Để đảm bảo hệ thống kiểm soát vững mạnh thì hệ thống kế toán phải phát huy vai
trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn: Lập chứng từ, lên sổ sách kế toán và tổng hợp
báo cáo kế toán.
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập,
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của KSNB. Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát
các nhà quản lý phải quy định các thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc
vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh. Có các loại thủ
tục kiểm soát như: Kiểm soát phòng ngừa; Kiểm soát phát hiện; Kiểm soát bù đắp;
Các thủ tục kiểm soát bổ sung. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đều
Ế
dựa trên 3 nguyên tắc sau:
-H
U
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm nhằm ngăn
ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn.
TẾ
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: công việc và trách nhiệm cần được phân
chia cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phận trong cùng một tổ chức
H
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: các cấp dưới được giao cho quyết định và
IN
giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.
1.1.4.4. Kiểm toán nội bộ
K
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập của đơn vị mà chức năng là đo lường,
Ọ
C
đánh giá hiệu quả của các việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm.
IH
1.2. Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất
1.2.1. Khái niệm chi phí sản xuất
Đ
Ạ
TS Huỳnh Lợi (Kế toán chi phí, 2010) đã định nghĩa rằng chi phí sản xuất kinh
doanh là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được biểu hiện bằng
G
tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất
Ư
Ờ
N
định (tháng, quý, năm).
Chi phí sản xuất của doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến
TR
hoạt động sản xuất sản phẩm, nhằm mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là doanh thu
và lợi nhuận. Trong đó chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương,
thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động
vật hóa là những chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động
dưới các hình thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính.
1.2.2. Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí trong một đơn vị có thể được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau, mỗi
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
tiêu thức phân loại chi phí có ý nghĩa riêng đối với từng hoạt động cụ thể của đơn vị.
Phân loại chi phí sản xuất là bước đầu để quản lý và sử dụng chi phí một cách hiệu
quả, tuy nhiên để phục vụ cho việc phân tích sâu đề tài, khóa luận xin phân loại chi phí
sản xuất theo công dụng kinh tế.
Công dụng kinh tế chi phí được chia làm hai loại là chi phí sản xuất và chi phí
Ế
ngoài sản xuất. Đề tài tập trung đi sâu vào chi phí sản xuất là chi phí hình thành nên
-H
U
giá trị sản phẩm sản xuất được bao gồm bởi ba khoản mục chính đó là: chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
TẾ
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu trực tiếp là bộ phận cơ bản
cấu tạo nên thực thể sản phẩm gồm NVL chính và NVL phụ có tác dụng kết hợp với
H
NVL chính để tạo ra sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu
IN
trực tiếp phát sinh từ đầu quy trình nên được tính thẳng vào chi phí sản xuất sản phẩm.
- Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương chính, lương phụ, các khoản
K
trích theo lương và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất.
C
- Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết để sản xuất sản phẩm, không
IH
Ọ
phải là chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Đặc điểm của chi
phí sản xuất chung là gồm nhiều nội dung chi phí khác nhau và có tính chất gián tiếp
Ạ
đối với từng loại sản phẩm nên doanh nghiệp thường lựa chọn tiêu thức thích hợp để
Đ
phân bổ.
G
1.3.Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất
Ư
Ờ
N
1.3.1. Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất
Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên nguyên tắc tối đa
TR
hoá lợi nhuận. Để đạt mục tiêu trên yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý là phải tiết kiệm
chi phí, trong đó việc kiểm soát chi phí sản xuất sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản
phẩm, là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí,
các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có
thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận
hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí sản xuất là cần thiết nhằm
chống được lãng phí, khống chế chi phí bất hợp lý, góp phần hạ thấp giá thành sản
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh và sự đứng vững của doanh nghiệp trên thị trường ngày
nay.
1.3.2. Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất
Theo Nguyễn Đại Thắng, kiểm soát chi phí sản xuất được hiểu là điều khiển việc
hình thành chi phí sản xuất sao cho không phá vỡ hạn mức đã được xác định trong
Ế
từng giai đoạn, là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong
-H
U
suốt quá trình quản lý nhằm bảo đảm cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế cao.
• Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng
TẾ
việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí.
• Kiểm soát chi phí là việc giúp dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã
H
có và lưu ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt chi phí có thể xảy ra nhằm có các biện
IN
pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí.
Kiểm soát chi phí sản xuất là một chức năng trong công tác quản trị chi phí của
K
doanh nghiệp, nó cũng mang tính chất của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
C
Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí, theo dõi tình hình thực
IH
Ọ
hiện các định mức này thông qua các báo cáo kế toán trong quá trình sản xuất, sau đó
phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức đã đặt ra. Thông qua
Ạ
đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân
Đ
chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí. Từ đó đề ra những biện pháp
G
khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án hoạt động mới, khai thác các khả
N
năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Ư
Ờ
cho những kỳ sau.
1.3.3. Các nguyên tắc về kiểm soát chi phí sản xuất
TR
Để tiến hành kiểm soát chi phí, các nhà quản lý cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội
dung và mục tiêu kiểm soát chi phí dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Các nguyên
tắc này bao gồm:
- Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát: Trong DN các khoản mục chi
phí rất đa dạng, phức tạp vì vậy DN nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến
động lớn, xem xét đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm.
- Khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà DN không thể thay đổi: Chi phí cố
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
định trong kỳ là một ví dụ. DN cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả sản xuất,
mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động.
- Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của DN: Các nhà quản trị cần phải có
thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những
quyết định đúng đắn.
Ế
- Nguyên tắc khách quan: Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát
-H
U
trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Kiểm soát chi phí mà không khách quan nhà quản
lý sẽ đưa ra những quyết định theo chủ kiến của mình có thể ảnh hưởng xấu đến DN.
TẾ
- Nguyên tắc có chuẩn mực: Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức
được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của DN, về thời hạn, số lượng, giá cả, các
H
mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của DN. Đó là dấu mốc để hoạt động
IN
kiểm soát chi phí có cơ sở so sánh đánh giá.
- Nguyên tắc kinh tế: Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được
K
hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí DN bỏ ra để thực hiện
C
chức năng kiểm soát, tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược
IH
Ọ
lại mục tiêu đề ra.
Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc điểm
Ạ
hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để đạt được mục tiêu kiểm soát các nhà quản
Đ
lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc
G
điểm riêng của đơn vị mình.
N
1.3.4. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất
Ư
Ờ
Theo Nguyễn Đại Thắng, Kiểm soát chi phí, 2003 những bước công việc kiểm
TR
soát chi phí sản xuất có thể được cụ thể qua sơ đồ sau:
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Mục tiêu kiểm
Điều chỉnh
soát chi phí
soát chi phí
cụ thể
Nguyên tắc kiểm
định mức
soát chi phí
Phương tiện,
soát chi phí
công cụ
-H
Nội dung kiểm
U
Các tiêu chuẩn
Ế
Quá trình kiểm
Hình thức kiểm
TẾ
soát chi phí
Hệ thống kiểm
soát chi phí
H
Chi phí cho hoạt
K
IN
động kiểm soát
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hoạt động kiểm soát chi phí
C
Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất tập trung kiểm
IH
Ọ
soát chi phí sản xuất phát sinh gồm 3 khoản mục: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, kiểm soát chi phí sản xuất chung.
Ạ
1.3.4.1. Kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp
Đ
Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu
G
Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu là những phương pháp và chính sách
N
được thiết kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ mua nguyên
Ư
Ờ
vật liệu, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị.
Phân chia trách nhiệm
TR
Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm
ngăn chặn sự gian lận. Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chức năng
mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng. Hoặc nếu
một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn đến tình
trạng nhận hàng khống.
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 11
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Kế hoạch mua nguyên vật liệu được thiết lập theo các thành phần chủ yếu sau:
- Kế hoạch mua hàng: được doanh nghiệp quy định theo khu vực, chu kỳ thời gian
và theo mặt hàng.
- Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu
vực, thời kỳ;
Ế
- Kế hoạch phân bổ ngân sách cho công tác thu mua hàng.
-H
U
Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào lượng hàng tồn, nhu cầu thực tế theo từng
công trình, dự án và phù hợp với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất
TẾ
của đơn vị nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của doanh nghiệp.
Chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng đề nghị
H
mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
IN
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê
chuẩn để hạn chế các đề nghị mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn,
K
khối lượng. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên Sổ Cái để
C
người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
IH
Ọ
Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
Cần tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Mọi việc
Đ
phòng khác.
Ạ
mua hàng nên do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các
G
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghị mua
N
hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng phải được
Ư
Ờ
đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua
hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách... Các
TR
liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng
đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó.
Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp
độc lập với nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhân
viên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao.
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 12
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT để đảm
bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3 liên
nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một
người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài
Ế
để nảy sinh sự thông đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên áp dụng một chính sách kỷ luật
-H
U
chặt chẽ khi phát hiện nhận tiền hoa hồng không được phép và định kỳ tiến hành kiểm
tra việc này. Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng
về công tác thu mua của bộ phận thu mua.
TẾ
Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
H
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thời gian
IN
hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng. Để ngăn ngừa gian lận, phải
K
phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán. Và điều quan trọng
là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho.
Ọ
C
Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm
IH
tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số
lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Sau đó, báo cáo này thường
Ạ
sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận
Đ
nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả
G
nhân viên nhận hàng và thủ kho.
N
Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
Ư
Ờ
Từ khi nhận về, hàng được lưu giữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất, do đó
cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất.
TR
Bên cạnh đó cần duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đủ sẽ gây gián
đoạn trong sản xuất kinh doanh còn ngược lại, nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọng vốn.
Khi có yêu cầu, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu vật tư, dựa vào đó, người phụ
trách vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, trong đó nêu rõ về số lượng và chất lượng của loại
vật tư cần thiết. Phiếu xuất vật tư phải được sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn
cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 13
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
cứ trên phiếu xuất hợp lệ. Phiếu xuất vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ
tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản chi phí nguyên vật liệu.
Quá trình sản xuất sản phẩm sẽ khác nhau ở các doanh nghiệp, vì có những đơn vị
sản xuất theo kế hoạch hay định mức, nhưng có đơn vị dựa vào nhu cầu nền kinh tế và
dự báo kinh doanh, lại có nhiều đơn vị sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Tại nhiều nơi,
Ế
người ta lập riêng một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác
-H
U
định sản lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm... Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội
quy của khu vực sản xuất và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất
TẾ
lượng, kiểm soát phế liệu...
Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này là theo dõi việc bảo quản vật
H
tư, kiểm kê lượng tồn kho đối chiếu số liệu trên sổ sách; theo dõi việc vật tư nhận về
IN
tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm hoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao
Kiểm soát quá trình ghi chép
K
thực tế với định mức sử dụng vật tư.
Ọ
C
Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp
IH
kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phương
pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
Ạ
Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống
Đ
sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số
G
lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảm
N
thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với
Ư
Ờ
sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho.
Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thường
TR
được kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiện
được chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư.
Bên cạnh đó, các sai sót trong quá trình ghi chép kế toán và kiểm kê tài sản cũng ít
có khả năng bị phát hiện do không thực hiện được sự đối chiếu giữa tổng hợp và chi
tiết. Hậu quả là đứng về mặt vật chất, tuy hàng tồn kho có thể không bị thất thoát, thế
nhưng số liệu kế toán về hàng tồn kho và giá vốn hàng bán vẫn có thể sai lệch.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổ chức
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 14
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi
phí. Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số
liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của doanh nghiệp
sản xuất, thông qua việc:
- Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi
Ế
phí. Các sai sót trong giai đoạn này sẽ dẫn đến số liệu về giá thành bị sai lệch.
-H
U
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho
các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm).
TẾ
- Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số
liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước.
H
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế
IN
toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng
lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
K
- Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự
C
vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí
IH
Ọ
phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
- Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí
Ạ
nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung. Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng
Đ
trong việc tập hợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ, phiếu
G
theo dõi công việc của mỗi công nhân sẽ cho biết thời gian trong một kỳ mà người
N
công nhân đó đã sử dụng cho từng mã công việc hoặc sản phẩm khác nhau. Khi kết
Ư
Ờ
hợp với thông tin về đơn giá một giờ công và tổng hợp các phiếu theo dõi công việc,
người kế toán sẽ tính được chi phí nhân công cho từng mã công việc hoặc sản phẩm.
TR
Một hệ thống kế toán chi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi
phí, bao gồm việc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ hợp lý, đối
chiếu định kỳ giữa các bộ phận liên quan.
- Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phí
nhằm tập hợp chi phí nguyên vật liệu, lao động và sản xuất chung theo công việc hay
theo quy trình sản xuất.
1.3.4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 15
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương
Một vấn đề quan trọng khác là phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng để
giảm bớt khả năng sai phạm. Thường thì cần phải tách biệt giữa những chức năng tổ
chức lao động, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán
lương và ghi chép tiền lương.
U
Ế
Chức năng tổ chức lao động: Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm
-H
soát của bộ phận này như sau:
Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận
TẾ
nhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các
khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân...). Sau đó, một bộ hồ sơ
H
(gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửi
IN
một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.
K
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sự
C
phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động.
Ọ
Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sự cũng
IH
phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương
Chức năng theo dõi lao động:
Đ
Ạ
Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày
công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính
G
hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục sau:
N
- Người quản lý phải lập bảng chấm công, báo cáo sản lượng hoàn thành.
Ư
Ờ
- Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên.
TR
- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết
quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho.
- Đối với nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ. Nhưng để kiểm
soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử dụng để
thực hiện các nhiệm vụ.
- Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho
bộ phận tính lương.
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Chức năng tính lương:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được
thực hiện các chức năng về nhân sự theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính
lương phải bảo đảm rằng: Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận
tính lương tuyệt đối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương; Và chỉ
U
Ế
khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới
-H
có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm lương, xoá tên...
Chức năng phát lương:
TẾ
Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộ phận nhân
sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát
H
lương cho từng nhân viên. Trong nhiều đơn vị, căn cứ vào bảng thanh toán lương và
IN
phong bì ghi sẵn tên và tiền lương của từng nhân viên đã được bộ phận tính lương lập
K
sẵn và chuyển sang, bộ phận phát lương sẽ cho tiền vào phong bì và phát lương cho
C
nhân viên.
Ọ
Ở những đơn vị trả lương bằng séc, séc được bộ phận tính lương lập và chuyển
IH
sang để bộ phận tài vụ ký duyệt và phát cho nhân viên. Để tăng cường việc kiểm soát,
các đơn vị này có thể sử dụng tài khoản tiền gửi ngân hàng chuyên chi về lương. Hàng
Ạ
tuần hoặc hàng tháng, căn cứ bảng lương của bộ phận tính lương lập, bộ phận tài vụ sẽ
Đ
chuyển một số tiền bằng tổng số lương từ tài khoản chính sang tài khoản chuyên chi về
G
lương. Các séc chi lương chỉ được phép chi ra từ tài khoản này.
N
Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là sử
Ư
Ờ
dụng dịch vụ của Ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể công
việc của bộ phận tài vụ và hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm. Đơn vị cũng có thể
TR
mở các tài khoản cá nhân cho nhân viên ở ngân hàng, lúc này tiền lương sẽ được
chuyển khoản trực tiếp vào các tài khoản này.
Kiểm soát quá trình ghi chép
Sổ kế toán chi tiết: Hạch toán lao động, tiền lương sử dụng sổ chi tiết mở cho các
tài khoản 334, 335, 338. Sổ này mở cho từng tài khoản, mỗi tài khoản có thể mở một
hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vị
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 17
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Bảng thanh toán tiền luơng, thưởng. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích
theo lương. Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theo mẫu
quy định. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông số ghi
chép trên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thời
cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán.
Ế
gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận,
-H
U
Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp
với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương
TẾ
của từng đơn vị.
H
Một cách rất hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương, hay không để lãng phí là
IN
hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận
K
(phòng ban, phân xưởng, cửa hàng...) đều cần lập dự toán chi phí tiền lương của mình
vào đầu niên độ. Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế
IH
phát hiện kịp thời để xử lý.
Ọ
C
với dự toán và báo cáo cho các nhà quản lý. Mọi sự biến động trọng yếu đều cần được
Báo cáo cho cơ quan chức năng của Nhà nước
Ạ
Phải tổ chức nghiêm túc công tác ghi chép và lập báo cáo cho các cơ quan chức
Đ
năng của Nhà nước theo các quy định về lao động và tiền lương. Việc làm này không
G
những giúp đơn vị hoàn thành nghĩa vụ báo cáo với Nhà nước, mà còn giúp phát hiện
N
những sai phạm trong công tác lao động và tiền lương, kiểm soát sự chính xác của các
Ư
Ờ
thông tin.
TR
1.3.4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ,
phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sử dụng phục
vụ cho sản xuất trong các tổ, đội, phân xưởng...
Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp.
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.s Đào Nguyên Phi
Kiểm soát chi phí nhân công
Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân
xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất. Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày
trong mục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
Ế
Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
U
Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quả
-H
TSCĐ. Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ phải được
thực hiện tốt việc kiểm soát tốt TSCĐ.
TẾ
Khi mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù hợp với
kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phải tuân thủ
H
các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền.
IN
Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tài sản, mọi
K
trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải được sự đồng ý của các bộ phận có
C
liên quan, phải thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định.
Ọ
Xây dựng và phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá, hay tính vào chi
IH
phí của niên độ. Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ như thiết kế và áp dụng các
biện pháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản.
Ạ
Xây dựng các quy định về tính khấu hao: Thông thường thời hạn tính khấu hao đối
Đ
với từng loại tài sản cố định phải được Ban Giám đốc phê chuẩn trong khuôn khổ luật
G
định trước khi đăng ký để áp dụng.
N
Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giá thành sản
Ư
Ờ
xuất. Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đối tượng.
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Bảo quản tài sản, phê chuẩn và ghi sổ
TR
việc mua, thanh lý nhượng TSCĐ.
Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Chi phí này bao gồm các khoản chi phí sửa chửa TSCĐ, thuế thu nhập, thuế đất,
tiền ăn giữa ca; chi phí điện nước, điện thoại; chi phí bảo hộ an toàn lao động; chi phí
phòng cháy, phòng chống báo lụt... Các khoản chi này rất cần thiết và chiếm tỷ trọng
khá lớn trong chi phí sản xuất nên công tác kiểm soát chi phí này cần được tăng cường
SVTH: Đặng Thị Linh Chi – Lớp K43A Kiểm toán
Trang 19
