Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sản Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội

LỜI MỞ ĐẦU
Trong Doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản kinh doanh thuộc tài
sản ngắn hạn, nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật
hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới,
nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất – kinh doanh nhất định, và
toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh
trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, nguyên vật liệu bị biến
dạng hoặc tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên
thực thể sản phẩm. Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải
chú trọng tới nhiều yếu tố, nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào.
Nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mục
tiêu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh
quyết liệt như hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗi
doanh nghiệp. Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào như: Lao động, vốn,
công nghệ các nhà quản lý đặc biệt lưu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:
Yếu tố nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi
phí sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnh
hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Để đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sản
xuất nào cũng cần phải có một lượng nguyên vật liêụ dự trữ. Lượng nguyên liệu tồn
kho bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng như thế nào? Làm thế nào để phân phối
số nguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây là
những câu hỏi luôn được đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạn sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấp
thiết: Phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu sao cho thật hợp lý và đem lại
hiệu quả cao.


Nhận biết được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong mỗi

doanh nghiệp sản xuất, sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế
toán nói chung và công tác kế toán mảng vật tư nói riêng tại Công ty Cổ phần Sản
Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội. Em xin trình bày chuyên đề:
“ Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sản Xuất và Phát triển
Công nghiệp Hà nội”
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm những nội dung sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần Sản Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản
Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản
Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Lời và
toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát triển Công
nghiệp Hà nội, đặc biệt là phòng kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành giai đoạn thực
tập và làm báo cáo thực tập này!
Do thời gian nghiên cứu có hạn, lượng kiến thức tích lũy chưa được nhiều
chuyên đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót. Em mong được sự chỉ dẫn của
thầy cô và các bạn để có cái nhìn đầy đủ và hoàn thiện hơn về vấn đề này.
Em xin chân thành cảm ơn!


CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản Xuất
và Phát triển Công nghiệp Hà nội
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty
Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào muốn tiến hành sản xuất
kinh doanh được thì điều trước tiên phải có nguyên, vật liệu. Nguyên vật liệu và

công cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động. Nguyên vật liệu là đối
tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật
liệu là nhân tố chính cấu thành nên thực thể sản phẩm. Công ty Cổ phần Sản Xuất
và Phát triển Công nghiệp Hà nội với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các sản phẩm
từ thép không gỉ (INOX) nên nguyên vật liệu đầu vào rất phong phú và đa dạng.
Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản
xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty,… tại
Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội, chủ yếu là Công ty
mua ngoài.
Do nguyên vật liệu đa dạng nên đòi hỏi công tác quản lý thu mua, quản lý
phải rất hợp lý và chặt chẽ, kịp thời và thường xuyên tránh tình trạng sử dụng vốn
lưu động không hiệu quả do mua nhiều để lâu dẫn đến bị hỏng, kém phẩm chất.
Chính vì điều này đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải được duy trì tốt
nhăm đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng quá trình
sản xuất bị gián đoạn. Hơn nữa, tại Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát triển Công
nghiệp Hà nội Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng trị giá hàng tồn
kho, tỷ trọng NVL qua các năm được thể hiện theo bảng sau:


Bảng 1-1 Tỷ trọng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát triển
Công nghiệp Hà nội
STT

TK

Chỉ tiêu

Năm 2010

Trị giá

Năm 2011

Năm 2012
Tỷ trọng

Tỷ trọng

Tỷ trọng

NVL/

NVL/

NVL/

Hàng

Hàng

Hàng

tồn kho

Trị giá

tồn kho

Trị giá

tồn kho

152
1

1
152

NVL chính

95,328,815,074

151,132,184,887

208,969,119,198

2

2
152

NVL phụ

4,199,835,286

7,102,609,455

9,130,818,972

3

3
152

Nhiên liệu
Phụ tùng thay

351,880,397

313,697,281

4

4
152

thế

172,489,119

5

5

Vật tư quản lý

983,289,372

Tổng trị giá hàng tồn kho

218,645,092,187

46%

464,016,186

52%

63%

294,009,883
100%

308,758,881,254

100%

348,530,874,788

100%

Nguồn: trích từ phòng kế toán
1.1.2. Phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty
Để hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên liên tục và có
hiệu quả công ty đã sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú và đa
dạng với nhiều loại, nhiều loại, có quy cách khác nhau. Hiện tại, công ty đang quản
lý và sử dụng số lượng mã nguyên vật liệu lớn với hơn 20.000 mã khác nhau về tính
năng, quy cách, chủng loại. Riêng nguyên vật liệu được chia thành nhiều nhóm
khác nhau như: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng
thay thế, vật tư quản lý... Trong mỗi nhóm lại chia thành nhiều loại theo quy cách,

tính năng và đặc điểm riêng của nguyên vật liệu.
Chính vì lẽ đó để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản, dễ thấy, dễ tìm
thì sau khi vật tư đủ điều kiện nhập kho sẽ được thực hiện phân loại, phân nhóm
dựa trên vai trò, công dụng của chúng hay do yêu cầu quản lý. Ví dụ - Inox cuộn
với các loại khác nhau: Inox cuộn 304 dày 0.6* 1235, Inox cuộn 304 dày 0.6*
1220. Lơ Inox : Lơ Inox 20, Lơ Inox 33, Lơ Inox 40, Lơ Inox 55.


Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi,
bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho. Trong công tác hạch toán để cho
công việc ghi chép vào sổ sách ngắn gọn, dễ nhìn cần sử dụng mã vật tư
Mỗi loại nguyên vật liệu đều được mã hoá trên các tài khoản chi tiết cụ thể sau:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính.
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ.
TK 1523: Nhiên liệu.
TK 1524: Phụ tùng thay thế.
TK 1525: Vật tư quản lý
Trong đó: Nguyên vật liệu chính bao gồm cuộn inox 201, cuộn inox 202,
cuộn inox 304, cuộn inox 316; Nguyên vật liệu phụ bao gồm một số nguyên vật liệu
như: lơ inox 20, lơ inox 33, tay cong, yếm khóa… Tuy nhiên, đến thời điểm
01/01/2012, nguyên vật liệu tai công ty chỉ phản ánh và hạch toán trên hai tài khoản
chi tiết là TK 1521 (Nguyên vật liệu chính) và TK 1522 (Nguyên vật liệu phụ chuyển số tồn kho 31/12/2011 của các TK 1523, TK 1524, TK 1525 sang TK 1522)
Việc phân loại, sắp xếp, bố trí khối lượng nguyên vật liệu một cách khoa học
đã góp một phần không nhỏ vào việc làm tăng hiệu quả sử dụng vật tư tại Công ty,
tránh những hao hụt, mất mát không đáng có trong khâu dự trữ, tồn kho, giúp cho
công tác quản lý vật tư được chặt chẽ, chi tiết, đồng thời giúp cho việc hạch toán vật
tư được thuận lợi nhất, chính xác nhất.

Bảng 1-2 : DANH MỤC MỘT SỐ NGUYÊN VẬT LIỆU
TK giá

TK

Tk kho
1521

vốn
6322

D.thu
5112

Mã vật tư
CC2012B0.30*0400

Tên vật tư
INOX cuộn.201.2B.dày 0.3*0400
INOX cuộn.201.2B.dày

Đv-đo
Kg

CC2012B0.30*0414

0.3*0414
INOX cuộn.201.2B.dày

Kg

1521

6322

5112

CC2012B0.30*0421

0.3*0421
INOX cuộn.202.2B.dày

Kg

1521

6322

5112

CC2022B0.40*0590

0.4*0590
INOX cuộn.202.2B.dày

Kg

1521

6322

5112

CC2022B0.40*0620
CC2022B0.40*1220

0.4*0620
INOX cuộn.202.2B.dày 0.4*1220

Kg
Kg

1521
1521

6322
6322

5112
5112


CC202BA0.40*0580
CC202BA0.40*1220
CC3042B0.40*1220
CC3042B0.50*0510
CC3042B0.50*1220
CC3042B0.50*1250
CC316LN12.77*1250
CC316LN12.77*1260
CC316LN12.78*1220
CC316LN12.78*1240

BGANGTAYCAOSUU
BMUVAIBHLD
BQUANAOBAOHO*
BQUANAOBAOHOLO
BQUANAOBAOHOQL*
BQUANAOBAOHOQLSX
NDAUDAPCHAU1
NDAUDAPLAVABO
NDAUDIESEL
NDAUTLMOBIDTE24
NDAUTLMOBIDTE25(L)
PLOINOX20
PLOINOX33
PLOINOX40
PLOINOX50
PLOINOX60
PLOINOX90

INOX cuộn.202.BA dày 0.4*580
INOX cuộn.202.BA.dày 0.4*1220
INOX cuộn.304.2B.dày 0.4*1220
INOX cuộn.304.2B.dày 0.50*0510
INOX cuộn.304.2B.dày 0.5*1220
INOX cuộn.304.2B.dày 0.5*1250
INOX cuộn.316L.N1.dày 2.77*1250
INOX cuộn.316L.N1.dày 2.77*1260
INOX cuộn.316L.N1dày 2.78*1220
INOX cuộn.316L.N1.dày 2.78*1240
Găng tay cao su
Mũ vải bảo hộ lao động

Quần áo bảo hộ lao động
Quần áo bảo hộ logistic
Quần áo bảo hộ QL HTCL
Quần áo bảo hộ khối QLSX
Dầu dập chậu
Dầu dập Lavabo
Dầu Diesel
Dầu thủy lực Mobil DTE 24
Dầu thủy lực Mobil DTE 25 (lít)
Lơ inox 20
Lơ inox 33
Lơ inox 40
Lơ inox 50
Lơ inox 60
Lơ inox 90

Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Đôi
Cái
Bộ
Bộ

Bộ
Bộ
Kg
Thu
Lit
Thu
Lit
Cái
Cái
Cái
Cái
Cái
Cái

1521
1521
1521
1521
1521
1521
1521
1521
1521
1521
1522
1522
1522
1522
1522
1522

1522
1522
1522
1522
1522
1522
1522
1522
1522
1522
1522

6322
6322
6322
6322
6322
6322
6322
6322
6322
6322
6321
6321
6321
6321
6321
6321
6321
6321

6321
6321
6321
6321
6321
6321
6321
6321
6321

5112
5112
5112
5112
5112
5112
5112
5112
5112
5112
5111
5111
5111
5111
5111
5111
5111
5111
5111
5111

5111
5111
5111
5111
5111
5111
5111

Nguồn: trích từ danh mục vật tư của phòng kế toán

1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản Xuất
và Phát triển Công nghiệp Hà nội
Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát triển Công nghiệp Hà nội là doanh nghiệp
sản xuất nên hoạt động nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên và liên tục đối với
từng nhóm, từng loại vật tư. Do khối lượng NVL lớn và được mua từ nhiều nguồn
khác nhau nên quá trình luân chuyển NVL trong công ty phải được kiểm soát chặt
chẽ để đem lại hiệu quả sử dụng NVL cao nhất, giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp.
1.2.1. Đặc điểm hình thành nguyên, vật liệu
Hiện nay trên thị trường các nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sản Xuất và
Phát triển Công nghiệp Hà nội đa phần là các nguyên liệu sẵn có, dễ dàng mua được
không còn khan hiếm như trước đây , nguồn nguyên vật liệu của công ty được hình


thành từ nhập mua trong nước và nhập mua từ nước ngoài
Nhập mua trong nước: Gồm có một số nhà cung cấp như Công ty CPTM
Quốc tế Gia Phát, Công ty TNHH TM XNK Kim loại Việt, Công ty TNHH TM
SANA, Công ty TNHH SX-TM-DV Việt Việt Phát, Công ty Cổ phần in và bao bì
Goldsun, Công ty CP ĐT PT Năng Lượng Sơn Hà,…
Nhập mua ngoài nước: Gồm có một số nhà cung cấp như FOSHAN REAL

LEADER IMP & EXP.CO.,LTD China, HYOSUNG CORPORATION CHEONGDAM , OUTO KUMPU Stainless oytornio Works , LIANZHONG STAINLESS
STEEL CORPORATION, Zhenshi Group Eastern Special Steel Co,Ltd , Inox JINDAL ,GAOLI China, …
1.2.2. Đặc điểm quản lý nguyên, vật liệu tại kho
Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt nguyên vật liệu, Công ty xây dựng hệ
thống kho hàng, bến, bãi kiên cố để chứa đựng nguyên, vật liệu
Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật tư một cách khoa học và hiệu
quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, vật tư không còn khan hiếm và không còn
phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để
đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn
tiết kiệm nhất không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Chính vì lý do đó nên ta có thể
xem xét việc quản lý vật tư trên các khía cạnh sau:
Quản lý việc thu mua vật tư sao cho có hiệu quả theo đúng yêu cầu sử dụng
với giá cả hợp lý, đồng thời phải tổ chức tốt khâu vận chuyển để tránh thất thoát.
Thực hiện bảo quản vật tư tại kho bãi theo đúng chế độ quy định cho từng
loại trong từng điều kiện phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp để tránh
lãng phí vật tư.
Do đặc tính của vật tư chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị
tiêu hao toàn bộ trong quá trình đó. Hơn nữa, chúng thường xuyên biến động nên
các doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo tốt cho nhu cầu
sản xuất.
1.2.3. Đặc điểm sử dụng nguyên, vật liệu


Việc sử dụng vật tư phát sinh khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từng loại
nguyên vật liệu có quy cách thích hợp đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm. Trong
quy trình luân chuyển vật liệu tại Công ty , hầu hết các vật liệu đều được lưu
chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, hoặc được đưa thẳng vào
sử dụng, sản xuất mà không qua kho. Thủ kho và bộ phận phụ trách vật tư trong
Công ty cần phải chú ý theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn về số lượng trên thực tế.
Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên, vật

liệu trong Công ty, khi phát hiện ra tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên, vật liệu phải
kịp thời báo cho Công ty để có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty sẽ giải quyết theo
một số trường hợp như sau:
Trường hợp xuất thừa nguyên, vật liệu: Sẽ thu hồi phần nguyên, vật liệu thừa
nhập kho, tìm ra nguyên nhân và tùy từng trường hợp mà có biện pháp xử lý kịp
thời, cụ thể đối với đối tượng gây ra tình trạng, có thể là Thủ kho hoặc người kiểm
hàng thì phạt cảnh cáo hoặc trừ vào lương, nặng hơn có thể buộc thôi việc...
Trường hợp xuất thiếu nguyên, vật liệu: Mau chóng tìm ra nguyên nhân gây
thiếu nguyên vật liệu, do kho hay do phân xưởng, hay trong quá trình vận chuyển
từ kho ra phân xưởng, khi tìm ra nguyên nhân, người chịu trách nhiệm sẽ phải bồi
thường, trừ vào lương hoặc trong trường hợp nghiêm trọng hơn sẽ bị buộc thôi việc.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sản Xuất và
Phát triển Công nghiệp Hà nội
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh,
đã đặt ra nhu cầu phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản,
dự trữ và sử dụng. Muốn việc quản lý này được thực hiện một cách có quy củ và
hiệu quả thì phải phân công rõ tráchPhó
nhiệm
cho
từng cá nhân, bộ phận cụ thể.
Giám
Đốc
Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản Xuất và Phát
triển Công nghiệp Hà nội thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Trưởng phòng KH - VT

Sơ đồ 1-1: Mô hình tổ chức phòng Kế hoạch – Vật tư

Bộ phận

Bộ phận

Thủ kho

Thủ kho

thu mua,

cấp

phụ trách

phụ trách

cung ứng

phát, sử

nhập, xuất

kiểm kê

vật tư

dụng vật

vật tư

vật tư

1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua
Quá trình thu mua nguyên vật liệu, tại công ty được tiến hành rất nghiêm
chỉnh theo đúng quy định của công ty, giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra nhịp
nhàng không gián đoạn. Nguyên vật liệu, nhập kho được phòng Kế hoạch - Vật tư
kiểm nghiệm cả về số lượng và chất lượng, sau đó lập bản kiểm nghiệm chất lượng
nguyên vật liệu, rồi hoàn thiện bộ chứng từ nhập vật liệu
Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu trên các mặt: Số lượng,
chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp. Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua nguyên
vật liệu phải đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về số
lượng và chất lượng, giá cả hợp lý. Phải thường xuyên phân tích đánh giá tình hình
thực hiện kế hoạch thu mua vật tư để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về
chất lượng, số lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. Căn cứ vào kế hoạch sản
xuất mà bộ phận cung ứng nguyên vật liệu sẽ thực hiện thu mua theo đúng số
lượng, chủng loại, chất lượng, đảm bảo được tiến độ sản xuất tránh gây ứ đọng dẫn
đến làm tăng chi phí bảo quản đồng thời thực hiện giám sát về mặt giá cả chi phí bỏ
ra là ít nhất mà vẫn có những loại vật liệu đảm bảo chất lượng, phù hợp với yêu cầu
sản xuất. Nguyên vật liệu mua về nhập kho được tiến hành nhập kho theo đúng thủ
tục đã quy định. Công tác thu mua vật tư cần chú ý:
• Bộ phận phụ trách mảng này phải luôn xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch


thu mua vật tư, để sẵn sàng cung ứng vật tư cho bộ phận sản xuất ngay khi có lệnh
sản xuất.
•Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mới mua nhập vào kho cần phải được kiểm
tra chất lượng đầu vào. Sau đó các cán bộ quản lý kho sẽ đánh số theo từng mã
hàng, phân loại chúng và sắp xếp riêng theo từng chủng loại NVL để tạo điều kiện
dễ dàng cho công tác quản lý và bảo quản.
• Luôn cập nhật và nắm vững thông tin giá cả thị trường vật tư tại thời điểm
theo khu vực thi công, tham khảo giá từ nghiều nhà cung cấp để lựa chọn được

nguồn hàng có giá cả cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Đảm bảo có liên hệ thông suốt với nhà cung cấp để đảm bảo cho quá trình
cung ứng vật tư diễn ra kịp thời, đúng hạn định.
1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho
Một trong các yêu cầu cần thực hiện trong việc quản lý lượng nguyên vật liệu,
trong Công ty đó là cần xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đáp ứng đầy đủ điều
kiện trong bảo quản và dự trữ vật tư. Ở Công ty công tác quản lý, sử dụng nguyên
vật liệu được thực hiện một cách có hệ thống ở tất cả các bộ phận liên quan và có
một hệ thống tổ chức kho bãi an toàn, chắc chắn.
Công ty bảo quản vật liệu, trong các kho theo mỗi công trình là nhằm giữ cho
vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy,
các kho bảo quản luôn đảm bảo khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu. Các kho có thể
chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau.
Toàn bộ nguyên vật liệu cần bảo quản trong kho của Công ty được chia và
quản lý theo các kho sau:
- Kho chứa nguyên vật liệu:
+ Kho chứa Inox
+ Kho chứa phôi, tấm…
Vì đây là những nguyên vật liệu chủ yếu quan trọng cho quá trình sản xuất
nên điều kiện bảo quản trong kho rất được quan tâm, kho được xây dựng kiên cố,
khô thoáng, không ẩm mốc, tránh ánh sáng trực tiếp, không để vật liệu bị ô xi hóa,


hoen gỉ…Diện tích kho tương đối rộng rãi.
- Kho chứa nhiên liệu: chứa các loại dầu nhớt, dầu thủy lực, dầu diesel…các
loại cần bảo quản trong kho. Kho được xây dựng đảm bảo các điều kiện nghiêm
ngặt về chống cháy, nổ. Kho được nằm tách biệt ở một khu riêng.
- Kho chứa công cụ dụng cụ: chứa dụng cụ đồ nghề và đồ bảo hộ. Nhà kho
không cần rộng rãi nhưng cũng đảm bảo các điều kiện bảo quản tránh ánh sáng, khô
thoáng…

Hệ thống kho tàng của Công ty tương đối tốt, vật liệu được sắp xếp gọn
gàng, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý hoá học của từng thứ, từng loại. Kho được
xây cao ráo, thoáng khí, có thuốc chống ẩm mốc.
Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượng hàng
hoá, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng xuống cấp, đảm bảo kho
không bị hư dột. Nếu phát hiện các dấu hiệu suy giảm chất lượng vật liệu thì báo
cáo ngay cho phòng Kế hoạch - Vật tư để có biện pháp ngăn chặn. Khi có nguy cơ
hoặc sự cố cháy nổ, lập tức có biện pháp xử lý kịp thời hoặc tìm mọi cách hỗ trợ
của người, phương tiện gần nhất nhanh chóng dập tắt nguy cơ, sự cố.
Bảng 1-3 Danh mục tên kho vật liệu
M·
201-

Tên kho
Kho NVL xưởng diễn

S01
201-

Kho NVL xưởng phùng

S02
202-

Kho NVL phụ xưởng phùng

S02
701-

Kho NVL tổ bồn inox

S01
701-

Kho NVL tổ cắt

S02
702-

Kho thành phẩm bồn mặt xưởng

S01
711S02
711-

Kho NVL tổ cán
Kho NVL tổ bồn


SO1
721Kho NVL tổ chân đế

S01
721-

Kho NVL tổ ép

S02
731-

Kho NVL tổ trang trí

S02
731-

Kho NVL tổ hoàn thiện ống trang trí

S03
741-

Kho NVL tổ chậu

S02
741-

Kho NVL tổ hoàn thiện chậu

S03
751-

Kho NVL tổ ống công nghiệp

S02
751S03

Kho NVL tổ hoàn thiện ống công nghiệp

Nguồn: trích từ bảng danh mục kho vật tư từ phòng kế toán
1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng
Muốn có nguyên vật liệu, bộ phận có nhu cầu sử dụng viết phiếu yêu cầu cấp

vật tư cho bộ phận sản xuất và gửi cho phòng Kế hoạch - Vật tư. Phòng Kế hoạch –
Vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với đối tượng
sử dụng. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên liệu, vật liệu theo cơ sở là phiếu
xuất kho. Phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên, vật liệu cho các bộ
phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất , tính
theo giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra sử dụng , thực hiện định mức tiêu hao
vật tư
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất mà bộ phận cung ứng nguyên, vật liệu sẽ thực
hiện thu mua theo số lượng, chủng loại, chất lượng, đảm bảo được tiến độ snr xuất
tránh gây ứ đọng dẫn đến làm tăng chi phí bảo quản đồng thời thực hiện giám sát về
mặt giá cả chi phí bỏ ra là ít nhất mà vẫn có những loại vật liệu đảm bảo chất
lượng , phù hợp với yêu cầu sản xuất . Nguyên, vật liệu mua về nhập kho được tiến
hành theo đúng thủ tục quy định. Với thủ tục xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu
xuất kho và khối lượng nguyên, vật liệu và công cụ dụng cụ thực tế còn lại trong
kho theo đúng thủ tục. Nguyên , vật liệu nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho


ghi vào thẻ kho theo từng loại nguyên, vật liệu nhập, xuất kho. Cuối tháng, thực
hiện kiểm tra đối chiếu giữa số lượng nguyên, vật liệu và tồn kho thực tế , khối
lượng tồn kho thực tế trên sổ sách được báo cáo về phòng kế toán để từ đó có kế
hoạch cung cấp cho các tháng tiếp theo, cụ thể như sau:
Tại kho: Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất vật tư của các bộ phận có nhu cầu sử
dụng vật tư, thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho để xuất vật tư theo đúng số lượng,
quy cách, chủng loại vật tư như ghi trên Phiếu yêu cầu xuất vật tư. Tiếp theo, thủ
kho căn cứ vào Phiếu xuất kho để phản ánh vào Thẻ kho đồng thời lưu tại kho liên
hồng làm căn cứ đối chiếu với Phòng kế toán, sau đó chuyển liên trắng và liên xanh
cho Phòng kế toán hạch toán và lưu giữ. Về thời gian luân chuyển chứng từ phải
đảm bảo rằng chứng từ xuất kho của ngày hôm trước được chuyển cho kế toán
chậm nhất vào 9h00 của ngày hôm sau.
Tại Phân xưởng sản xuất: Trực tiếp nhận nguyên vật liệu từ kho, sau khi

nhận được nguyên vật liệu, tổ trưởng mỗi bộ phận tổ chức hướng dẫn , giám sát
nhân viên thực hiện công việc sản xuất theo quy trình sản xuất đồng thời đảm bảo
sử dụng đúng định mức tiêu hao nguyên liệu đã định ra
Tại Phòng kế toán: Khi nhận được Phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu
tiến hành nhập thông tin trên phiếu xuất vào máy tính để tính giá xuất kho, đồng
thời làm cơ sở dữ liệu để cuối tháng tổng hợp làm Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
cho từng loại nguyên vật liệu.

1.4 Một số biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên, vật liệu tại công ty cố
phần sản
Trên cơ sở đánh giá đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng đến tiết kiệm chi phí
nguyên, vật liệu công ty cổ phần sản xuất và phát triển công nghiệp Hà nội đã căn
cứ vào điều kiện cụ thể của công ty để tìm ra các biện pháp thích hợp. Tuy nhiên có
thể nêu ra những biện pháp chủ yếu là:


- Thường xuyên đổi mới kỹ thuật , công nghệ sản xuất tong doanh nghiệp, ứng
dụng kịp thời các thành tựu tiến bộ của khoa học-kỹ thuật và sản xuất. Tuy nhiên
việc đầu tư đổi mới thường dòi hỏi vốn đầu tư rất lớn nên công ty còn cần phải có
những biện pháp cụ thể, phù hợp để huy dộng và khai thác các nguồn vốn đầu tư
cho công ty
- Không ngừng hoàn thiện, nâng cao trình độ tổ chức sản xuất , tổ chức lao
động trong công ty để nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí lao động vật
tư, chi phí quản lý, han chế tối đa thiệt hại tong quá trình sản xuất
- Tăng cường hoạt động kiểm tra , giám sát tài chính doanh nghiệp đối với
việc sử dụng nguyên vật liệu trong công ty
- Nguyên , vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên
công ty cần đặt ra nhu cầu phải quản lý chặt chẽ nguyên, vật liệu từ khâu thu
mua,bảo quản ,dự trữ và sử dụng .Các cá nhân và bộ phận cần phân công rõ trách
nhiệm để tránh những sai sót không đáng có.

- Đối với các khoản chi về nguyên, vật liệu thông thường những khoản này
chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản xuất. Chi
phí nguyên, vật liệu phụ thuộc hai nhân tố: số lượng nguyên, vật liệu tiêu hao và giá
cả nguyên, vật liệu.công ty cần xây dựng các định mức tiêu hao vật tư tiên tiến, phù
hợp với hoạt động của công ty và đặc điểm kinh tế-kỹ thuật cho phép làm cơ sở cho
việc quản lý, đồng thời kiểm tra chặt chẽ đơn giá từng loại vật tư sử dụng
Từ thực tế quản lỹ và sử dụng chi phí kinh doanh,theo định kỳ hoặc hàng năm
công ty cần tiến hành phân tích, đánh giá lại tình hình quản lý, sử dụng chi phí.Từ
đó rút ra các bài học kinh nghiệm hoặc biện pháp phù hợp để có thể tiết kiệm chi
phí trong thời kỳ tới .

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG


NGHIỆP HÀ NỘI
2.1. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản Xuất và
Phát triển Công nghiệp Hà nội
Sau khi có những chứng từ từ công tác kế toán ban đầu, kế toán thực hiện
quá trình tiếp theo là kế toán chi tiết. Nhiệm vụ của việc kế toán này là tập hợp
chứng từ ban đầu để ghi các sổ chi tiết về NVL như thẻ kho, sổ chi tiết TK 152…
Số liệu trên những sổ chi tiết này là căn cứ để lập báo cáo tài chính hoặc dùng để
đối chiếu kiểm tra. Do đó, kế toán chi tiết đòi hỏi phải được ghi chép, tính toán,
phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng, giá trị NVL nhập kho, xuất kho,
tồn kho trên các sổ chi tiết, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao
NVL, phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng… để từ đó phát hiện kịp thời NVL thiếu,
thừa, ứ đọng và có hướng xử lý đúng đắn.
Hiện nay Công ty ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Có thể khái
quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp Nhập Thẻ kho

Sổ chi tiết TK

Xuất – Tồn kho NVL

152

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

: Ghi hàng ngày

Ghi chú
:

: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra.

2.1.1. Tại kho
Thủ kho phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tài sản trong kho mình quản lý.


hoàn thành chứng từ kịp thời. Thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về số liệu
báo cáo, chênh lệch sổ sách và thực tế. Mọi hoạt động xuất nhập kho phải dựa trên
chứng từ hợp lệ.
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ liên quan đến

hoạt động nhập xuất kho. Nếu chứng từ không hợp lệ do thiếu hoặc sai thì thủ kho
trả lại và yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm. Tất cả các vật tư, nguyên vật liệu,
khi nhập kho phải được kiểm tra chất lượng bằng việc phối hợp giữa Bộ phận vận
chuyển và Phòng quản lý chất lượng (Phòng QA), quá trình kiểm tra thực hiện theo
Quy trình kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào.
Những trường hợp vật tư, nguyên liệu không đảm bảo chất lượng (Mà phát
hiện ngay khi giao hàng) phải trả lại ngay cho người giao hàng hoặc báo về Phòng
Mua hàng để có hướng giải quyết. Tất cả thành phẩm, bán thành phẩm và vật tư khi
nhập kho đều phải được Phòng QA kiểm tra chất lượng và đánh giá đạt thì thủ kho
mới làm các thủ tục nhập kho.
Quá trình kiểm tra thực hiện theo các Quy trình sản xuất / kiểm tra các sản
phẩm tương ứng. Thủ kho không tự ý cho người không có nhiệm vụ ra vào kho. Khi
người giao hàng muốn gửi vật tư, NVL tại kho, thủ kho phải xin ý kiến trưởng Bộ
phận quản lý kho.
Tại kho mỗi loại nguyên vật liệu liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho.
Các thẻ kho Hàng ngày thủ kho có nhiệm vụ phản ánh tình hình biến động của từng
loại nguyên vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho
được tiến hành theo phương pháp “thẻ song song”.
2.1.1.1 Quy trình nhập mua vật tư
Các trường hợp áp dụng: Phạm vi áp dụng: áp dụng cho Nhập mua vật tư
chính, Nhập mua vật tư phụ, quy trình thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Khi nhận được thông tin cần nhập kho, thủ kho kiểm tra lại tính xác thực của
thông tin:
- Đối với vật tư phụ: Kiểm tra bằng cách kiểm tra lại đơn đặt hàng, Kế hoạch


nhập hàng, thông tin nhận hàng từ Phòng Mua hàng…
- Đối với vật tư chính: Xác nhận thông tin từ phòng Mua hàng hoặc điều độ
vật tư.

- Nếu đúng: Tiến hành quá trình nhập kho.
- Nếu sai: Trả lại người giao hàng.
Bước 2: Kiểm tra
- Khi nhận hàng thủ kho có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận về mặt số
lượng/trọng lượng, QA có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận về mặt chất lượng
(theo Quy trình kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào).
+ Nếu đạt thì tiến hành nhập kho
+ Nếu không đạt thì trả lại người giao hàng.
(Đối với hàng nhập khẩu nếu xảy ra sự sai khác với lits hàng thì phòng Mua
hàng phải cử đại diện xuống để xác nhận và làm thủ tục nhập kho).
Bước 3: Làm phiếu nhập kho
Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
- Nếu đúng: Tiến hành làm phiếu nhập kho;
- Nếu sai: Trả lại người giao hàng.
Bước 4: Xác nhận phiếu nhập kho
Thủ kho ghi thực nhập vào phiếu nhập kho, ký xác nhận vào phiếu nhập kho
và xin chữ ký của người giao hàng. Khi nhận hàng thủ kho phải bố trí sắp xếp hợp
lý trong kho để đảm bảo tính mỹ quan, khoa học.
Đối với vật tư chính: Thủ kho phải dán tem xuất xứ hàng hóa.
Bước 5: Luân chuyển chứng từ
Sau khi lập phiếu nhập kho, Thủ kho giao: 01 liên màu vàng cho người giao
hàng, 01 liên màu trắng và chứng từ kèm theo cho kế toán, 01 liên màu hồng giữ
làm căn cứ nhập kho.
Quy trình nhập mua vật tư có thể khái quát quy trình nhập mua vật tư theo lưu
đồ dưới đây:
Bảng 2- 1 Lưu đồ nhập mua vật tư


Trách nhiệm

Biểu mẫu hoặc chứng từ

Lưu đồ

liên quan
+ Hóa đơn của NCC hoặc

Không đồng ý

-Thủ kho

phiếu xuất kho, biên bản

Tiếp nhận và kiểm tra
thông tin

giao nhận
+ Kế hoạch nhập hàng

Đồng ý

Kiểm

- P.QA

tra

Không đồng ý

- Thủ kho

+ List hàng
BM.04.1-QT.23/P.QA
BM.04.2-QT.23/P.QA

Đồng ý

- Thủ kho
Làm

Phiếu nhập kho

phiếu NK

- Thủ kho

Đồng ý

- Người giao

Xác nhận phiếu

Phiếu nhập kho

nhập kho

- Thủ kho;
- P.Kế toán

Luân chuyển chứng

từ

Phiếu nhập kho
Nguồn: lấy từ phòng kế toán

2.1.1.2 Quy trình xuất kho
Áp dụng trong các trương hợp: Xuất chuyển hàng hóa giữa Nhà máy Phùng
và Nhà máy Diễn; xuất vật tư cho các phân xưởng phục vụ sản xuất…quy trình xuất
kho bao gồm các bước:
Bước 1: Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư
Các cá nhân, bộ phận, phòng ban có yêu cầu xuất vật tư thì viết phiếu yêu cầu
xuất vật tư Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
Bước 3: Làm phiếu xuất kho
Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ:
Nếu đúng: Tiến hành in và chuyển phiếu xuất kho


Nếu sai: Trả lại người yêu cầu.
Bước 4: Xuất kho: Thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ.
Bước 5: Xác nhận phiếu xuất kho: Thủ kho ghi thực xuất vào phiếu xuất kho,
ký xác nhận vào phiếu xuất kho và xin chữ ký xác nhận của người nhận hàng.
Bước 6: Luân chuyển chứng từ
Thủ kho giao: 01 liên màu vàng cho người nhận hàng, 01 liên màu trắng và
chứng từ kèm theo cho kế toán, 01 liên màu hồng giữ làm căn cứ theo dõi.
Quy trình xuất kho của Công ty có thể khái quát bằng lưu đồ dưới đây:

Lập phiếu yêu
cầu xuất vật tư

Kh

ông

đồ
ng
Kiểm tra và

Bảng 2-2 Lưu đồ xuấtKhkho vật tư

phê duyệt

ông

Đồng ý

đồ
ng

Trách nhiệm

ý

Lưu đồ
Làm phiếu

- Cá nhân/ bộ

xuất kho

phận/phòng ban có

ý

Biểu mẫu hoặc chứng từ
liên quan
Phiếu yêu cầu xuất vật tư
BM.02-QT.24/P.KHSX

yêu cầu
-

Thống

kê/Trưởng

nhóm/Trưởng,
BP/Quản

phó

Đồng ý
Xuất kho

đốc/Tổng

Giám đốc/Ban TGĐ

Xác nhận phiếu xuất
kho
Luân chuyển
chứng từ

Phiếu yêu cầu xuất vật tư
BM.02-QT.24/P.KHSX


- Thủ kho
Phiếu xuất kho

- Thủ kho
Phiếu xuất kho
- Thủ kho
- Người giao

Phiếu xuất kho

-Thủ kho;
- P.Kế toán

Phiếu xuất kho
Nguồn: lấy từ phòng kế toán

2.1.2. Tại Phòng kế toán:
Tại phòng kế toán: Kế toán phụ trách mảng vật tư sử dụng sổ kế toán chi tiết
NVL, CCDC để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày. Sổ chi tiết được
mở cho từng thứ NVL, CCDC và đúng với thẻ kho của từng kho để tiện theo dõi cả
về mặt hiện vật và giá trị. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do
thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật tư phải kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập,
xuất kho với các chứng từ liên quan (hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng...) về cả đơn
giá và thành tiền sao cho ăn khớp.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho

của từng danh điểm vật liệu. Số lượng NV tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết
phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Sau khi đối
chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật
liệu lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ số liệu của bảng


này được đối chiếu với số liệu của sổ kế toán tổng hợp.
Sau khi nhận được bộ chứng từ hoàn chỉnh từ thủ kho chuyển lên (Bộ chứng
từ liên quan đến nhập mua bao gồm: Phiếu Nhập kho do thủ kho lập, Biên bản kiểm
nghiệm vật tư có xác nhận của QA, Hóa đơn mua hàng do bên bán lập), kế toán
NVL tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của bộ chừng từ trên, nếu bộ
chứng từ đã đảm bủ đủ tính chính xác, hợp lý, hợp lệ thì kế toán tiến hành hạch toán
phiếu nhập kho vào phần mềm.
2.1.3. Chứng từ và thủ tục NHẬP-XUẤT kho nguyên, vật liệu:
2.1.3.1: Chứng từ và thủ tục nhập nguyên, vật liệu
Các chứng từ được sử dụng hạch tóan nguyên vật liệu tại đơn vị là :
-

Hoá đơn bán hàng;

-

Hoá đơn GTGT;

-

Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VTBB )

-

Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05-VTHD )

-

Thẻ kho ( mẫu 06-VTBB )

-

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07-VTHD )

-

Biên bản kiểm kê vật tư, sp, hàng hoá ( mẫu – VTBB )
Tại công ty cổ phần sản xuất và phát triển công nghiệp hà nội việc cung

ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, phòng Kỹ
thuật xem khối lượng sản phẩm chuyển lên phòng Vật tư, phòng Vật tư căn cứ vào
định mức vật tư, kỹ thuật để mua vật liệu. Theo thủ tục của công ty thì tất cả các vật
liệu mua về trước khi nhập kho phải tiến hành kiểm nghiệm.
Trong hoá đơn bán đã ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại vật tư, số lượng,
đơn giá,thành tiền, hình thức thanh toán... Sau đó tiến hành lập ban kiểm nghiệm
bao gồm : Thủ kho ; Giám định vật tư ; Kế toán vật tư.
Ban kiểm nghiệm tiến hành xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi
trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký kết về chủng loại, chất lượng, số lượng thì
lập biên bản kiểm nghiệm, đồng ý cho nhập số vật liệu đó. Sau đó thủ kho ký vào sổ
cái chứng minh số vật liệu đã nhập, hoá đơn chuyển lên phòng Kế toán, kế toán


kiểm tra chứng từ để viết phiếu Nhập kho và được lập thành 3 liên :
-

Liên 1 : Lưu tại quyển gốc ;

-

Liên 2 : Giao cho người giao hàng ;

-

Liên 3 : Lưu chuyển để ghi Thẻ kho & sổ Kế toán

Biểu số 1 Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
HS/2009
002646

Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 02 tháng 06 năm 2015
Tên công ty: Công ty TNHH Hoàng Minh
Đia chỉ: 56 Cửa nam, Hà Nội
Số ĐKKD : 8942
Điện thoại: 8629756

MS :

- Bên mua: Nguyễn Phương Thảo

- Tên : công ty cổ phần sản xuất và phát triển
công nghiệp Hà Nội.
- địa chỉ: số 4 Dã tượng,Hoàn kiếm,Hà Nội
- Số tài khoản :
- Hình thức thanh toán:

Nợ TK 1521
Nợ TK 1331
Có TK 331

Tiền mặt
MS :

STT

1
2

Tên hang hóa, dịch vụ

ĐVT

SL

giá

Thành tiền

Inox cuộn dày 0,3*0414
Kg

260
6,500 1,690,000
Inox cuộn dày 0.3*0400
Kg
120
8,762 1,051,440
Cộng tổng
2,741,440
Thuế GTGT 5%. Tính thuế GTGT
137,072
Tính tổng thanh toán
2,878,512
Viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm bảy mươi tám ngàn năm trăm mười hai
đồng.

Người mua hàng
(Ký, họ và tên)

Người bán hàng
(Ký, họ và tên)

Thủ trưởng
(Ký, họ và tên)


Biểu số 2:
Mẫu số: GTKT – 3LL

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

HS/2009
002664


Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 20 tháng 06 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty Vật tư Tổng hợp Hưng Thịnh
Địa chỉ: 44b Hàng Bồ
Điện thoại: 39867587

MS:

Họ và tên người mua: Bùi Thu Hiền
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và

Nợ TK 1521

phát triển công nghiệp Hà Nội.
Địa chỉ: số 4 Dã tượng ,Hoàn kiếm, Hà Nội
Hình thức thanh toán: chuyển khoản
MS:

Nợ TK 1331
Có TK 331

STT
1
2
3

4

Tên hàng hóa, dịch vụ
Inox cuộn dày 0.4*580
Inox cuộn dày 0.4*1220
Thép
I550x250x9x22x12m
Dây dẹt mềm EMC

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Kg
Kg

1695
1060

37,428
35,714

63,440,460
37,856,840

Kg

3048

39,300

119,786,400

M

300

15,000

4,500,000

2X2,5
Cộng

225,583,700

Thuế 5%. Tiền thuế GTGT

11,279,185

Tổng cộng tiền thanh toán
236,862,885
Viết bằng chữ: Hai trăm ba mươi sáu triệu tám trăm sáu mươi hai ngàn tám trăm tám
mươi năm đồng.
Người mua hàng

( Ký, họ tên )

Người bán hàng
( Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên )


Biểu số 3:

Biên bản kiểm nghiệm

Tên công ty: Công ty cổ phần sản xuất
và phát triển công nghiệp Hà Nội.
Địa chỉ: số 4 Dã tượng, Hoàn kiếm, Hà Nội

Mẫu số : 05 – VTBB
Ban hành theo QĐ số
1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày
01/03/2010 của bộ tài chính

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(vật tư, công cụ,sản phẩm, hàng hóa)

Ngày 02/06/2010
Số: 2646
-Căn cứ vào hợp đồng mua hàng số 2646 ngày 02/06/2010 của Công
ty cổ phần sản xuất và phát triển công nghiệp Hà nội.
- Biên bản kiểm nghiệm gồm những thành viên

sau:
- Bà: Bùi Thanh Hằng- trưởng ban
- ông: Nguyễn Thành Long-ủy biên
-ông: Lương văn Can- ủy viên
-Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau

STT

1
2

Tên nhãn hiệu, quy

ĐV

cách vật tư, hàng

T

lượng

Kg

1060

1060

Kg

120

120

Inox cuộn dày
0.4*1220
Inox cuộn dày
0.3*0400

MS

Số

Kết quả kiệm nghiệm
Số lượng
Số lượng
không đúng
đúng quy
quy cách
cách PC
PC