ky nang to chuc su kien

TRAINING 2013

MARKETING DEPARTMENT
MS. CLAUDIA VU

KĨ NĂNG

TỔ CHỨC SỰ KiỆN


TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Định nghĩa “sự kiện”
 Phân loại sự kiện
 Nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện (TCSK)
 Kế hoạch + Quy trình TCSK
 Quy trình quản lý TCSK


ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN”

“Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản
phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông,
nhân viên, đối tượng mục tiêu.”


PHÂN LOẠI SỰ KIỆN



Đối ngoại – Đối nội:

+ Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…
+ Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…



Mức độ trang trọng:
Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual



Mục đích:
+ Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…
+ Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…



Địa lý, bản chất:
Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG


NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Hiểu biết cặn kẽ về:

 Mục đích, tính chất sự kiện
 Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến
2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện:

 Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)
 Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…

 Nhân viên tham gia tổ chức sự kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời…


NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. Lường trước các sự cố
Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu
liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra
4. Quản lý tốt về truyền thông
- Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp
- Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu
5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh
- Điện áp, các thiết bị dự trù
- Thời gian tổ chức sự kiện phải đẩy sớm/lùi lại
- Phương án bổ sung, thay thế khi cháy chương trình do sự cố phát sinh


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Xây dựng ý tưởng

Báo cáo tổng kềết – đánh giá

Lập đềềán chi tiềế
t kèm ngân sách sơ
bộ

Tiềến hành sự kiện – Quản lý
ngân sách

Kềếhoạch thực hiện chi tiềế

t


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:








Mục đích tổ chức sự kiện?
Các thành phâền tham gia?
Tính châết, quy mô sự kiện?
Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện?
Ngân sách định mức dành cho sự kiện?
Ý tưởng chủ đạo, điểm nhâến cho sự kiện?

BRAINSTORM


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2. LẬP ĐỀỀÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:








Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự kiện
Phác thảo kềếhoạch truyềền thông, quảng bá sự kiện
Liệt kề các vật tư, nhân lực câền thiềết cho sự kiện
Check giá các hạng mục đã liệt kề, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đ ạo phề duyệt
Lền ý tưởng thiềết kềếcác mẫu giâếy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video
clip…. dùng để quảng bá


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3. KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ
T:

 Xin giâếy phép tổ chức sự kiện (nềếu câền), làm việc trước với cơ quan quản
lý hành chính.

 Duyệt mẫu thiềết kềếvà cho in các mẫu giâếy mời, bandroll, phướn,
backdrop, poster…

 Triển khai kềếhoạch truyềền thông quảng bá sự kiện.
 Hoàn tâết các hợp đôềng với các nhà cung câếp để có đâềy đủ vật tư, nhân lực
cho tổ chức sự kiện



QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3. KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ
T:



Thảo hôềsơ xin tài trợ và tiềến hành liền h ệ xin tài tr ợ/ c ộng tác



Thi công các hạng mục câền thiềết: lắếp đặt sân khâếu, dàn âm thanh – ánh sáng, cắng khung
backdrop, trang trí…



Lập bảng phân công nhân s ự cụ th ể, chi tiềết. Lựa ch ọn MC, PG, an ninh, h ậu câền… c ẩn th ận.



Gửi giâếy mời khách VIP, gọi điện confirm.


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3. KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ
T:



Quan tâm đềế

n danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiềế
p đón VIP, bài di ễn vắn
của VIP…



Quan tâm đềế
n quà tặng cho khách sau sự kiện



Kiểm soát, điềề
u chỉnh ngân sách thực tềế
, các khoản phát sinh. Giữ hóa đ ơn, l ập b ảng
biểu rõ ràng.



Ráp nôế
i, tổng duyệt chương trình



Chú ý xem thời tiềế
t!


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4. TIỀẾ

N HÀNH SỰ KIỆN:

 Ngay trước sự kiện:
 Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn vắn của đại biểu
 Check lâền cuôếiâm thanh, ánh sáng, trang trí…
 Chỉnh đôến trang phục theo đúng quy định
 Nhắếc nhở kĩ việc tiềếp đón VIP, vị trí ngôềicủa VIP
 Tiềếp đón, chuẩn bị kĩ càng khu vực tác nghiệp của báo chí
 Phổ biềến lại yều câều đôếivới bộ phận chụp ảnh, quay phim


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4. TIỀẾ
N HÀNH SỰ KIỆN:



Trong sự kiện:

 Luôn đứng gâền sân khâếu để kiểm soát các tình huôếng
 Theo sát kịch bản chương trình
 Cắết cử người đứng trực tại khu đại biểu
 Liền hệ với địa điểm tiềếp theo (nềếu có)


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4. TIỀẾ
N HÀNH SỰ KIỆN:



Sau sự kiện:

 Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đềến địa điểm kềếtiềếp
 Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu
gửi báo chí

 Thanh toán cho các nhà cung câếp


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KỀẾ
T – ĐÁNH GIÁ:



Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kềết, nh ận xét khâu tổ ch ức, rút kinh nghi ệm.



Chôết lại bảng liệt kề chi phí th ực chi gửi bộ ph ận kềếtoán.



Lập báo cáo tổng kềết gửi lãnh đạo

$$$

REPORT


THỰC HÀNH

Lên kêếhoạch tổ chức các sự kiện sau:

1.
2.

Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013
Event “Chào xuân 2013” khuâếy động không khí tại cơ sở 2, Trâền Đại Nghĩa của Anh ng ữ
New Ocean

3.
4.

Triển lãm giáo dục quôếc tềếNew Ocean 2013
Tọa đàm tư vâến tuyển dụng, hướng nghiệp giữa New Ocean và sinh viền ĐH Thương
M ại

5.
6.

Gala liền hoan cuôếi nắm của New Ocean
Buổi team-buiding nhân dịp tập thể New Ocean đi nghỉ hè

~ Gracias por atención~