mối quan hệ giữa phong tục tập quán và lễ tân kinh doanh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (441.84 KB, 35 trang )
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI:
MỐI QUAN HỆ GIỮA PHONG TỤC TẬP QUÁN
VÀ LỄ TÂN KINH DOANH
GVHD
: LÊ NAM HẢI
LỚP HỌC PHẦN :210741802
TP.Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 09 năm 2016
1
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI:
MỐI QUAN HỆ GIỮA PHONG TỤC TẬP QUÁN
VÀ LỄ TÂN KINH DOANH
GVHD
: LÊ NAM HẢI
LỚP HỌC PHẦN :210741802
TP.Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 09 năm 2016
2
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học
Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo một môi trường học tập thật sự năng
động và hào hứng cùng với điều kiện vật chất tốt nhất, thuận lợi nhất để chúng em rèn
luyện tri thức và thực tiễn.
Chúng em cũng xin kính gửi lời cảm ơn đến thầy Lê Nam Hải đã giàu lòng
nhiệt huyết với nghề giáo, đã nhiệt tình truyền thụ cho chúng em những kiến thức quý
báu về môn học “Quản trị văn phòng” và kinh nghiệm sống thực tế, hướng dẫn cho
chúng em hoàn thành tốt bài tiểu luận này.
Vì lý do thời gian không được nhiều và giới hạn về kiến thức nên bài tiểu luận
khó tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự nhận xét và chỉ dạy
của quý thầy để đề tài hoàn thiện hơn.
Kính chúc quý thầy có thêm nhiều sức khoẻ và niềm vui trong cuộc sống.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
3
DANH SÁCH NHÓM
ST
T
HỌ TÊN
MSSV
14046281
1
Nguyễn Thị Mai
PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC
2.2. Mối quan hệ giữa
phong tục tập quán và
lễ tân kinh doanh của
các nước trên thế giới.
-
2
Nguyễn Thị Lương
14025651
-
3
Đỗ Thị Kim Ngân
14029371
4
Nguyễn Thị Hồng
15050651
5
Thái Thị Hoàng Hảo
15065561
ĐIỂM
Viết lời mở đầu
Tổng hợp nội
dung tiểu luận,
chỉnh sửa và
trình bày word
Làm powerpoint
1.2. Lễ tân kinh doanh
- Làm powerpoint
- Vẽ sơ đồ văn phòng
mở
Chương 3: kết luận và
đề xuất giải pháp nâng
cao mối quan hệ giữa
phong tục tập quán và
lễ tân kinh doanh.
- Thuyết trình
2.1. Mối quan hệ giữa
phong tục tập quán
vùng miền và lễ tân
kinh doanh ở Việt
Nam
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
4
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
Tp. Hồ Chí Minh, ngày…..tháng….năm….
Giảng viên hướng dẫn
MỤC LỤC
5
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Khi cuộc sống ngày càng phát triển, xã hội ngày càng được nâng cao thì
cách thức giao tiếp của con người ngày càng được chú trọng. Đặc biệt là trong
các doanh nghiệp hiện nay thì đây đang là một vấn đề rất cần được quan tâm.
Vâng! Trong một tổ chức nói chung thì con người chính là yếu tố quan trọng
nhất, là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển của tổ chức. Còn trong doanh
nghiệp thì bộ phận lễ tân là người đầu tiên và cũng là người cuối cùng đại diện
6
cho doanh nghiệp để đón, tiếp xúc và tiễn khách, được coi là trung tâm của
doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu quảng bá hình ảnh
của doanh nghiệp, thu hút và lưu giữ khách. Ngày nay, vai trò của người lễ tân
được đánh giá ở nhiều khía cạnh, lễ tân có trong nhiều danh mục ngành nghề
khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn, văn phòng luật sư cho đến văn
phòng công ty, nhân viên lễ tân được xem là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của
doanh nghiệp, tổ chức. Là người tiếp thị văn hóa, hình ảnh của tổ chức đến các
cá nhân, tổ chức có nhu cầu quan tâm, hợp tác. Tuy vậy, công tác lễ tân kinh
doanh vẫn được thực hiện trên cơ sở pháp luật, nó có mối quan hệ chặt chẽ với
phong tục tập quán. Nhận thấy tầm quan trọng vai trò của công tác lễ tân trong
kinh doanh và mối quan hệ của nó với phong tục tập quán, nhóm chúng em đã
nghiên cứu và tìm hiểu về đề tài "Mối quan hệ giữa phong tục tập quán và lễ
tân kinh doanh" nhằm hoàn thiện hơn công tác lễ tân trong các doanh nghiệp,
tổ chức sao cho phù hợp với phong tục tập quán từng vùng.
2. Phương pháp nghiên cứu
Tiểu luận được tiến hành dựa trên phương pháp phân tích- tổng hợp. Dựa
trên những tài liệu có sẵn, những gì mà nhóm quan sát được trong một số
doanh nghiệp, từ đó để phân tích và tổng hợp lại.
Tham khảo các sách và tài liệu có liên quan trên mạng internet, để có cái nhìn
chuẩn xác về đề tài nghiên cứu, đi sâu tìm hiểu, thảo luận để từ đó rút ra kết
luận và đề xuất giải pháp cho phù hợp với doanh nghiệp hiện nay.
3. Phạm vi nghiên cứu
Công tác tổ chức lễ tân và mối quan hệ với phong tục tập quán trong doanh
nghiệp.
4. Mục đích nghiên cứu
Bất kì một doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn có được một hình ảnh đầu
tiên đẹp nhất đối với khách hàng của mình. Chính vì vậy bộ phận lễ tân_bộ mặt
của doanh nghiệp được đặc biệt chú trọng quan tâm. Bộ phận lễ tân là cầu nối giữa
khách hàng với các bộ phận còn lại trong doanh nghiệp để đáp ứng và thoả mãn
7
mọi nhu cầu của khách hàng. Nắm được tầm quan trọng của công tác lễ tân là như
vậy, tuy nhiên hiện nay không phải doanh nghiệp nào của hoàn thành tốt công tác
lễ tân và thực hiện phù hợp với phong tục tập quán, dẫn đến để lại những hình ảnh
ngay từ ban đầu không được đẹp trong mắt khách hàng. Chính vì vậy chúng ta cần
tìm hiểu tổng quan và những nguyên tắc chung trong công tác lễ tân để từ đó đề
xuất ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lễ tân trong kinh doanh.
5. Nội dung và kết quả nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của tiểu luận được kết cấu thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phong tục tập quán và lễ tân kinh doanh.
Chương 2: Mối quan hệ giữa phong tục tập quán và lễ tân kinh doanh.
Chương 3: Kết luận và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của mối quan hệ
giữa phong tục tập quán và lễ tân kinh doanh.
Qua bài tiểu luận, chúng ta sẽ tìm hiểu tổng quan nhất về công tác lễ tân
thông qua khái niệm, vai trò, những nguyên tắc chung trong công tác lễ tân và
những lưu ý trong lễ tân kinh doanh. Đồng thời thấy được mối quan hệ chặt
chẽ giữa phong tục tập quán và lễ tân kinh doanh. Để từ đó tổ chức tốt công
tác lễ tân và hướng đến đào tạo những lễ tân chuyên nghiệp, am hiểu pháp
luật, phong tục tập quán của từng vùng miền để ứng xử sao cho phù hợp với
văn hóa doanh nghiệp. Đặc biệt trong bài tiểu luận này chúng ta sẽ hiểu một
cách chi tiết về văn hóa , phong tục tập quán giữa miền Nam và miền Bắc,
giữa Việt Nam và 3 nước tiêu biểu là Mĩ, Nhật Bản, Hàn Quốc. Phần cuối tiểu
luận nhóm chúng em sẽ rút ra kết luận chung về đề tài và đề xuất những giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện tốt công tác lễ tân sao cho
phù hợp với phong tục tập quán của từng vùng miền.
8
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
9
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG TỤC TẬP QUÁN
VÀ LỄ TÂN KINH DOANH
1.1 PHONG TỤC TẬP QUÁN CỦA NGƯỜI VIỆT NAM
1.1.1. Phong tục tập quán
Theo nghĩa Hán-Việt, “Phong” là nề nếp đã lan truyền rộng rãi và “Tục” là thói
quen lâu đời. Phong tục ở Việt Nam có truyền thống lâu đời hàng ngàn năm nay, nó
đã trở thành luật tục, sâu đậm và gắn chặt trong người dân có sức mạnh hơn cả những
đạo luật. Theo sự thăng trầm của lịch sử của dân tộc, phong tục của người Việt Nam
cũng không ngừng biến đổi theo trào lưu biến đổi văn hoá xã hội. Tuy nhiên có những
phong tục mất đi những cũng có nhưng phong tục khẳng định được tính đúng đắn, cái
hay, cái đẹp của nó qua việc những phong tục đó còn hiện hữu trong cuộc sống ngày
nay của người Việt Nam.
Sớm nhất được nhắc đến trong lịch sử là tục ăn trầu có từ thời Hùng Vương trải
qua hàng nghìn năm người Việt cùng một số dân tộc khác vẫn giữ được tập tục này
trong cuộc sống ngày nay, tục ăn trầu bắt nguồn từ truyện sự tích Trầu Cau để rồi
thành biểu tượng cho tình anh em, vợ chồng của người Việt, theo thời gian ý nghĩa
của tục ăn trầu được mở rộng sang việc giao hiếu, kết thân của người Việt Nam.
Cùng ra đời từ xa xưa với tục ăn trầu là phong tục đón năm mới hay còn gọi là
Tết, Tết vừa là một phong tục đồng thời cũng là một tín ngưỡng và cũng là một lễ hội
của người Việt cùng một số dân tộc khác.
Còn một số các phong tục khác nữa…..
1.1.2. Chào hỏi
Người xưa nói: Lời chào cao hơn mâm cỗ. Có việc mời khách, không vui vẻ
niềm nở, tế nhị, thiếu cung kính chưa chắc có khách đến. Chào hỏi đã trở thành một
phần không thể thiếu trong nghi lễ giao tiếp của người Việt, một truyền thống Văn hoá
của tộc Việt với bản sắc riêng và sự đa dạng của nó.
Chào hỏi không chỉ được con nguời thực hiện ở ngoài đường khi gặp nhau còn
diễn ra ở công sở và tại gia đình…
Ở nước ngoài lời chào xem ra thật giản đơn. Người ta có thể nói ngắn gọn:
chào buổi sáng, chào buổi chiều, hoặc chào buổi tối.
10
Điều đặc biệt là ở Việt Nam đôi khi hỏi để mà chào Ví dụ: Bác đi đâu đấy? Cô
đang làm gì đấy? Nên thuật ngữ chào hỏi có thể hiểu là chào và hỏi để mà chào.
Để chào nhau người ta không chỉ dùng lời mà còn thực hiện bằng hành vi phi
ngôn ngữ: một cử chỉ, một hành động chẳng hạn. Ví dụ: một cái vung tay, hay cúi đầu
trước người khác; trong nhiều trường hợp được thể hiện bằng sự kết hợp giữa ngôn
ngữ cử chỉ điệu bộ và ngôn ngữ nói.
1.1.3. Giọng nói
Nó phản ánh bản sắc của mỗi vùng miền trong cùng một đất nước. Thông qua
giọng nói người ta có thể phân biệt được người nói ở vùng quê nào và là tín hiệu đầu
tiên để những người đồng hương nhận ra nhau. Có thể không được trau chuốt, mượt
mà, nhưng với tiếng nói, giọng nói chân quê của những người cùng một vùng miền lại
cảm thấy gần gũi và gắn bó với nhau hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được
điều đó.
1.1.4. Ẩm thực
Ẩm thực Việt Nam chú trọng ăn ngon tuy đôi khi không đặt mục tiêu hàng đầu
là ăn bổ. Bởi vậy trong hệ thống ẩm thực người Việt ít có những món hết sức cầu kỳ,
hầm nhừ ninh kỹ như ẩm thực trung hoa, cũng không thiên về bày biện có tính thẩm
mỹ cao độ như ẩm thực Nhật Bản, mà thiên về phối trộn gia vị một cách tinh tế để
món ăn được ngon, hoặc sử dụng những nguyên liệu dai, giòn thưởng thức rất thú vị
dù không thực sự bổ béo.
1.1.5. Trang phục
Phụ nữ trong bộ áo dài là trang phục hết sức đặc trưng của người Việt
Nam.Trang phục Việt Nam rất đa dạng. Ở thời phong kiến, người ta có những quy
định rất khắt khe về cách ăn mặc. Dân thường không được phép mặc đồ nhuộm bất kì
màu nào khác ngoài những màu đen nâu hay trắng. Quần áo của người dân hầu hết là
tầm thường và đơn sơ, để hợp với thân phận của mình trong xã hội (ngoài những dịp
lễ quan trọng hoặc lễ cúng tế, đám cưới..)
11
1.2. LỄ TÂN KINH DOANH
1.2.1. Khái niệm:
Lễ tân kinh doanh được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động
diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân
trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước.
Lễ tân kinh doanh là bộ mặt của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, công ty,…
Nhân viên lễ tân sẽ được làm việc tại vị trí tiền phong của công ty thường làm việc ở
vị trí tiền sảnh, là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng đến để liên hệ trực tiếp với công
ty và là“trung tâm thần kinh” của doanh nghiệp, công ty,… với nhiệm vụ tạo được ấn
tượng tốt đẹp trong lòng khách; bên cạnh đó, nhân viên lễ tân cũng là bộ phận trung
gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện thoại gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp.
Ngoài ra, còn phụ trách các công việc hành chính như chấm công, quản lí văn phòng
phẩm, đặt vé máy bay, đặt dịch vụ du lịch, khách sạn,...
Lễ tân "là những người trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến ấn tượng của
công ty trong lòng khách hàng" có thể nói ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với
một công ty có tốt đẹp hay không một phần cũng nhờ vào lễ tân chuyên nghiệp phản
ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt. Lễ tân cần
bình tĩnh ngay cả khi khách hàng đối tác nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của
lễ tân cũng đủ để khách hàng đối tác có thể từ chối hợp tác. Đó là lý do vì sao một
nhân viên lễ tân cần phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện
cảm với người. Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp còn phải là người hiểu rõ hết hoạt
động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của đối tác,
khách hàng về công ty. Nếu muốn biết ai là người kích thích hứng khởi trong công ty,
ai là người làm việc nhóm hiệu quả nhất, vấn đề trong nội bộ doanh nghiệp hay đời
sống tinh thần của nhân viên trong công ty như thế nào… Hãy hỏi nhân viên lễ tân .
Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghe nhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các
sự việc diễn ra trong công ty. Đáng lưu ý hơn, khi đã là một lễ tân chuyên nghiệp sẽ
không góp mặt trong những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của
nhân viên và của công ty… Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể
gây nên những thiệt hại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả
bản thân mình.
12
Với những tìm hiểu trên, cũng giúp chúng ta phần nào hiểu được sự quan
trọng của một lễ tân kinh doanh trong bộ máy công ty, nó không đơn thuần là một
nhân viên lễ tân mà còn có tác động không nhỏ trong sự nghiệp, cũng như việc tạo
nên tinh thần làm việc chuyên nghiệp của mỗi người: Tính tự giác cao, quản lý thời
gian tốt, hòa nhã, chịu đựng áp lực lớn và luôn biết hòa giải mâu thuẫn với khách
hàng,…
1.2.2. Nguyên tắc trong lễ tân kinh doanh:
-
Tuân thủ tập quán, thông lệ quốc tế: Có những quy tắc xử sự được hình
thành từ lâu trong các quan hệ quốc tế được các quốc gia, các tổ chức phi chính phủ,
các pháp nhân, các công dân của nhiều quốc gia khác nhau tôn trọng chấp hành mặc
dầu những quy tắc đó chưa được chính thức quy định trong luật pháp quốc tế , tập
quán quốc tế là một trong những nguồn của luật quốc tế. Nhiều tập quán quốc tế ngày
nay đã được thừa nhận và ghi vào các điều ước quốc tế, trong trường hợp này tập quán
quốc tế đã trở thành công ước quốc tế như công ước về bảo hộ nạn nhân chiến tranh.
Có những nước không tham gia điều ước quốc tế nhưng không phản đối và chấp nhận
việc thi hành nó, trong trường hợp này điều ước quốc tế trở thành tập quán quốc tế đối
với nước không tham gia công ước.Trên vị trí là một lễ tân kinh doanh nói chung,
chúng ta phải tuân thủ những quy định về tập quán , thông lệ của quốc tế, không được
vi phạm hay có bất cứ hành vi nào làm ảnh hưởng hay không đồng ý với những tập
quán, thông lệ ấy dù đấy có thể là những tập quán, thông lệ ta mà đất nước ta hay
chính bản thân ta không tham gia công nhận chúng thì chúng ta cũng phải tuân thủ
chúng để thể hiện sự tôn trọng của bản thân của người nhân viên lễ tân nói riêng và
của một công dân nước ta nói chung cho toàn quốc tế.
-
Tôn trọng quy định, tập quán của mỗi quốc gia: Mỗi quốc gia đều có
chủ quyền và có những quy định, tập quán riêng; đó là tất cả những gì mà công dân
trong toàn một đất nước ấy phải tuân thủ và thể hiện, chính vì vậy chúng ta phải tôn
trọng những quy định, tập quán ấy để thể hiện được sự tôn trọng của riêng một cá
nhân đối với toàn dân tộc của một quốc gia. Là một nhân viên lễ tân, thì việc thể hiện
sự tôn trọng nhất định phải có, có thể có những quy định, tập quán mà quốc gia của
nhân viên lễ tân không có hoặc đôi khi đó là điểu mà lễ tân không thích, nhưng đã là
13
một nhân viên lễ tân thì chúng ta cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối với những quy
định, tập quán ấy.
-
Tôn trọng những phong tục, tập quán của từng địa phương, vùng, miền:
Từng địa phương, vùng, miền sẽ có những phong tục tập quán riêng đó là tất cả những
bản sắc văn hóa tốt đẹp đặc trưng thể hiện cả một tinh thần dân tộc của từng địa
phương, vùng, miền ấy. Qua đó sẽ không có sự trùng lắp giữa các bản sắc văn hóa. Đã
là một công ty sẽ có sự hợp tác giữa nhiều vùng, miền, địa phương khác nhau vì vậy,
nhân viên lễ tân kinh doanh sẽ phải tiếp xúc với nhiều người đến từ nhiều nơi, mỗi
bản sắc văn hóa sẽ được tiếp xúc qua, vì vậy nhân viên phải thể hiện sự tôn trọng của
mình đối với đối tác, khách hàng của công ty để tạo một ấn tượng đẹp cho công ty.
-
Bình đẳng, cùng có lợi: Trong cuộc sống ngày nay, vẫn có sự bất bình
không bình đẳng với nhau, điển hình là sự bất bình đẳng giữa người nghèo và giàu
hay giữa các vùng miền với nhau; nhân viên lễ tân kinh doanh sẽ không được thể hiện
sự bất bình đẳng như thế, bởi bất kì khách hàng nào cũng là khách hàng tiềm năng và
mang lại lợi ích cho toàn công ty của chúng ta, vì vậy chúng ta phải tôn trọng, bình
đẳng lẫn nhau để đem đến nhiều lợi ích cho cả hai bên.
-
Thận trọng, lịch sự, nghiêm túc trong lời nói, cử chỉ: Nhân viên lễ tân là
bộ mặt của công ty, là người giải đáp mọi thắc mắc cũng như yêu cầu của khách hàng
về công ty; vì vậy, nhân viên lễ tân phải thận trọng, lịch sự, nghiêm túc trong lời nói,
cử chỉ để gây được thiện cảm cho khách hàng về công ty và những gì mà khách hàng
cần hiểu thêm về công ty sẽ được giải đáp chính xác, bên cạnh đó thông tin của công
ty sẽ được mọi người biết chính xác không sai lệch.
1.2.3.Vai trò của lễ tân kinh doanh:
-
Tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo: Mọi thông tin mà khách hàng thắc
mắc phần nào đã được nhân viên lễ tân giải đáp cụ thể, như vậy sẽ rút ngắn được thời
gian giải đáp thắc mắc cho khách hàng của bộ phận cấp trên, khi khách hàng gặp cấp
trên chỉ cần bàn về những thông tin chính quan trọng về kinh doanh, còn những thông
tin nhỏ nhặt đã được nhân viên lễ tân giải đáp cụ thể.
-
Tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách: bộ phận nhân viên lễ tân phần nào cũng
thể hiện được bản chất và cách thức hoạt động của công ty, qua đó khách hàng có thể
xem xét rằng công ty có đủ những điều kiện về mặt hình thức mà ta yêu cầu để hợp
14
tác hay không, không một ai có thể chọn một công ty mà mới tiếp xúc với nhân viên
lần đầu đã không có thiện cảm hay ấn tượng tốt, vì vậy lễ tân kinh doanh phải tạo một
hình ảnh tốt đẹp để tạo được một thiện cảm nhất định trong lòng khách hàng để hình
ảnh của Công ty tốt đẹp trong cái nhìn của khách hàng hơn.
-
Tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác: Khi bộ phận lễ tân kinh doanh tạo
được thiện cảm trong lòng khách hàng phần nào đã giúp công ty trao đổi về sự hợp tác
sẽ dễ dàng hơn, họ đang vui vẻ và có thiện cảm họ sẽ vui vẻ và có thiện cảm hơn, có
thể sẽ bỏ qua những lỗi nhỏ cho công ty mà không bắt bẻ gì nhiều. Bên cạnh đó, bộ
phận lễ tân còn tạo nhiều thời gian cho bộ phận lãnh đạo giải thích những ý chính về
sự hợp tác và không cần giải thích thêm gì nhiều về những thắc mắc vặt mà phía
khách hàng đã thắc mắc cho bộ phận lễ tân kinh doanh.
1.2.4.Các lưu ý trong lễ tân kinh doanh:
1.2.4.1. Những điều cần lưu ý chung đối với một nhân viên lễ tân kinh doanh:
-
Tươi cười: Luôn mỉm cười, vui vẻ với khách ngay cả khi tiếp điện thoại
hay nói chuyện trực tiếp.
-
Có thái độ tích cực với công việc: Luôn biết cách tự chủ, kiềm chế
những cảm xúc của bản thân và kiên nhẫn trong các tình huống khó xử. Cư xử hòa
nhã, thân thiện với tất cả mọi người. Có tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, đáng tin
cậy, ân cần và chu đáo khi hỗ trợ khách hàng.
-
Biết lắng nghe: Tập trung lắng nghe khi khách hàng trình bày thắc mắc
vấn đề. Điều này thể hiện sự tôn trọng khách và giúp bạn chỉ dẫn cho khách một cách
đầy đủ và chính xác.
-
Chuẩn bị tài liệu cần thiết ngay bên cạnh: Một nhiệm vụ quan trọng của
nhân viên lễ tân là chuyển các cuộc điện thoại đến những bộ phận khác trong công ty.
Để công việc được tiến hành một cách nhanh chóng bạn cần có danh sách các số điện
thoại liên quan, giấy ghi chú, bút viết ngay bên cạnh và sắp xếp chúng theo thứ tự mà
bạn dễ tìm nhất.
1.2.4.2. Ba yêu cầu cần có của một nhân viên lễ tân kinh doanh:
-
Cải thiện trình độ tiếng Anh, đặc biệt là khả năng giao tiếp: Vì đây là
ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới, cần sử dụng tiếng Anh trong trường hợp khách
15
gọi đến từ các nơi khác. Khi tự tin với khả năng tiếng Anh, nghe và hiểu được ý
khách, sẽ tự tin hơn khi trao đổi với họ.
-
Am hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm công việc: Khi hiểu tường tận công việc
của mình, nhân viên lễ tân sẽ tự tin vào khả năng giao tiếp, biết cần làm gì trong
những tình huống nào và có thái độ làm việc tích cực, sẽ hoàn thành tốt và thành công
trong công việc lễ tân. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân nên hỏi cấp trên trực tiếp nếu có
bất kỳ thắc mắc nào và tìm hiểu những điểm cần lưu ý trong quá trình làm việc.
-
Tìm hiểu văn hóa công ty và văn hóa của các quốc gia khác: nên và
không nên làm gì.
16
CHƯƠNG 2: MỐI QUAN HỆ GIỮA PHONG TỤC TẬP QUÁN
VÀ LỄ TÂN KINH DOANH.
2.1. MỐI QUAN HỆ GIỮA PHONG TỤC TẬP QUÁN VÙNG MIỀN VÀ LỄ
TÂN KINH DOANH Ở VIỆT NAM
Qua 3 vùng miền : Miền Bắc, Miền trung, Miền Nam. Ở đây chúng ta tìm hiểu kỉ về
Miền Bắc và Miền Nam. Thể hiện qua nhiều phương diện khác nhau như là phong
tục, giọng nói, ẩm thực, trang phục ……
2.1.1 MIỀN BẮC:
Giọng Miền Bắc:
- Nếu lấy Huế làm trung điểm của cán cân, ta thấy có một sự thay đổi trong
giọng nói của tiếng Việt chúng ta từ Bắc vô Nam. Giọng Hải phòng và Hà nội vẫn có
một chút khác biệt, vì nghe như giọng Hải phòng nặng hơn, tuy có người cho rằng
giọng Hà Nội nghe có phần điệu hơn.
-Ưu điểm của giọng bắc là phân biệt rõ ràng các phụ âm cuối [C] và [T] , [N]
và [NG] và đầu [D] và [GI] .Giọng Miền Bắc đã từ lâu phân biệt rõ rệt các âm như
vừa trình bày, còn các miền khác cho đến nay đã có chữ quốc ngữ vẫn không được
“nhấn mạnh.” Do đó, nếu nói các miền còn lại giọng nói không phân biệt các âm cuối
[C] và [T] theo ký âm chữ quốc ngữ hiện thời thì phát biểu này không sai.
-Về âm sắc, giọng Bắc phân biệt các dấu hỏi, ngã. Nhược điểm của giọng bắc
là không phân biệt [CH] và [TR] nói thành [CH] , [S] và [X] nói thành [X ], ví
dụ Châu (châu phê) và trâu (con trâu) nói giống nhau thành châu; sanh (sanh sản) và
xanh (màu xanh) đều nói thành xanh.
Ẩm thực:
Thường không đậm các vị cay, béo, ngọt bằng các vùng khác, chủ yếu sử dụng
nước mắm loãng, mắm tôm. Sử dụng nhiều món rau , thủy sản… nhìn chung, do
truyền thống xa xưa có nền nông nghiệp nghèo nàn nên ẩm thực miền Bắc trước kia ít
thịnh hành các món ăn với nguyên liệu chính là thịt, cá. Nhiều người đánh giá cao ẩm
thực Hà Nội một thời , cho rằng nó đại diện tiêu biểu nhất của tinh hoa ẩm thực miền
Bắc Việt Nam với những món ăn nổi tiếng như : phở, bún thang, cốm vòng, bánh
cuốn Thanh Trì…..
17
Trang phục :
Đối với người Miền Bắc thì phong cách ăn mặc của họ thường kín đáo, chỉnh chu.
Không thích phong cách ăn mặc phá cách, hiện đại cho lắm. Họ thường coi trọng cách
ăn mặc, vẻ bề ngoài mỗi khi ra ngoài hay gặp mặt bạn bè.
Tính cách chung:
- Tinh tế thâm thúy, sâu sắc, mặt khác bảo thủ hoài cổ, lối nói vòng vo tam quốc
- Là nơi xuất phát các luồng di dân đi các nơi khác. Bởi thế mà người miền Bắc thì
có “anh cả” còn miền Nam là “anh hai” .
- Có truyền thống ăn học, tầng lớp trí thức đông đảo luôn đề cao hệ thống trường
sở và chế độ thi cử để kén chọn người hiền tài đã có cách đây gần ngàn năm.
- Người miền Bắc có tính khoe khoang (hay khoe giàu) và trọng sĩ diện.
- Văn hóa “quà” trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống .
- Phụ nữ miền Bắc nổi tiếng về sự đảm đang, thủy chung có sự hiểu biết rộng
nhưng vẫn còn đâu đó những chị em bị ảnh hưởng bởi những phong tục tập quán xưa
kia, vẫn khép kín trong lối tư duy cũ .
Như vậy: Đối với người miền Bắc thì trang phục của người lễ tân được chọn thường
là áo dài, có thể là màu xanh, đỏ,.. thể hiện rõ phong cách lịch sự, chỉnh chu và kín
đáo. Người miền Bắc được nhận xét là khá kĩ tính do vậy từ lời ăn, tiếng nói, cách đi
lại của nhân viên lễ tân khá được coi trọng. Cần ăn nói lễ phép, câu từ đầy đủ, lịch
thiệp, tránh sự những câu nói trêu đùa vì ở đây con người thường có phong cách
nghiêm túc. Giọng nói người miền Bắc thường được lấy làm chuẩn, cho nên nhân viên
lễ tân của vùng này ăn nói thường dễ nghe, thu hút khách hàng. Bên cạnh đó nhân
viên lễ tân cũng cần phải được đào tạo về cách xưng hô sao cho phù hợp với vùng
miền này.
2.1.2. MIỀN NAM:
Giọng Miền Nam:
- Miền Nam kéo dài chất giọng của giọng từ Quảng nam đổ vào nhưng không giữ
lại cách cách phát âm địa phương. Giọng Nam mềm mại hơn giọng của phần đất phía
nam Miền Trung này.
- Người Miền Nam không phân biệt phụ âm cuối [C] và [T] nói thành [C] , [N]
và [NG] nói thành [NG]. Phụ âm đầu [V] đều nói là [D], ví dụ như vui vẻ sẽ nói
18
thành dui dẻ. Đặc điểm là miền này nói các phụ âm cuối dài như [ICH] , [INH] thay
cho phụ âm ngắn [IT] và [IN] , ví dụ, con vịch thay vì con vịt, dây nịch thay vì dây
nịt, niềm tinh thay vì niềm tin. Âm đầu [R] thường phát âm là [G] ví dụ cá rô thành
cá gô. Nhiều vùng không nói được âm đầu [H] mà biến thành gần như [GU] , ví dụ
Huế thành Guế.
- Giọng Miền Nam không phân biệt hỏi ngã cũng như giọng Miền Trung.
Ẩm thực:
- Chịu ảnh hưởng của nhiều ẩm thực Trung Quốc, Campuchia, Thái Lan có nhiều đặc
điểm là thường thêm đường hay sử dụng sữa dừa. Nền ẩm thực này cũng sản sinh ra
vô số loại mắm khô, mắm cá ….
Trang phục :
Đối với người miền Nam thì phong cách ăn mặc của họ thường hiện đại, ăn mặc theo
kiểu hướng ngoại. Họ rất thoải mái trong cách ăn mặc, nhưng không có nghĩa là xuề
xòa, luộm thuộm.
Tính cách chung:
- Người Nam Bộ rất hướng ngoại, cởi mở, bộc trực, thẳng thắng, thích ăn to nói
lớn, thích phiêu lưu mạo hiểm, rất trọng nghĩa khinh tài.
- Là vùng đất mới trên vai không trỉu nặng truyền thống hằng năm đã khiến con
người Nam Bộ trở nên mạnh bạo, năng động, cởi mở…
- Phụ nữ miền Nam là mẫu người mạnh mẽ trong cuộc sống, phóng khoáng , rộng
rãi, thích khám phá cái mới nhưng lại khá thực dụng.
- Tính cách Nam Bộ là 1 khía cạnh văn hóa ứng xử và để lại dấu rõ rệt trong mọi
mặt đời sống văn hóa. Trong cách ứng xử họ cởi mở, chan hòa, dễ kết thân, dễ hào
vào cộng đồng mới lạ, không sĩ diện, không đặt nặng vấn đề môn đăng hộ đối.
- Người Nam Bộ ít học, không coi trọng việc học hành như người miền Bắc. Vì
thế cách ứng xử thường bộc trực, thẳng thắng, ít ngôn từ chữ nghĩa, văn chương chào
đón…
Như vậy : Đối với người miền Nam thì trang phục của người lễ tân được chọn có thể
là các các bộ vest, váy công sở kết hợp với áo sơ mi trắng tạo ra phong cách hướng
ngoại, sang trọng cho bộ phận lễ tân. Ở một số công ty thì họ vẫn chọn trang phục lễ
tân là Áo dài theo đúng trang phục truyền thống của người Việt Nam. Người miền
19
Nam thường thoải mái, ăn nói cởi mở vì vậy nhân viên lễ tân cần niềm nở , vui vẻ khi
trò chuyện với khách hàng. Nhưng không vì thế mà có thái độ, những hành động đùa
cợt quá giới hạn với khách hàng, ảnh hưởng tới hình ảnh của công ty. Do nhịp sống
hối hả bởi guồng quay của công việc, vì vậy lễ tân miền Nam cần trả lời chính xác,
ngắn gọn, tránh nói dài dòng những vấn đề mà khách thắc mắc. Bởi vì họ không thích
lãng phí thời gian của họ. Giọng nói của người miền này thường rất ngọt ngào, nhẹ
nhàng và dễ đi vào lòng người.
2.1.3. ĐIỂM GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA HAI MIỀN NAM VÀ BẮC
Nhìn chung nước ta có những phong tục tập quán rất đa dạng không chỉ riêng
miền Bắc hay là miền Nam . Từ những phong tục tập quán của mỗi vùng miền mà
một phần nào tạo nên phong cách làm việc của vùng miền đó .
Điểm giống nhau : Chúng ta có thể biết là người vùng miền nào đi nữa cũng
yêu cái đẹp, trọng sắc nhưng và đâu đâu trong mỗi con người Việt Nam điều
hướng đến những điều tốt đẹp cả. Và mỗi vùng quê khác nhau thì có những
phong cách làm việc khác nhau về cách ăn mặc, chào hỏi, cách cư xử….
Mà ở đây chúng ta tìm hiểu kĩ về phong cách làm việc của lễ tân kinh doanh .
Ví dụ
+ Thứ nhất là, bất kì ngành nghề nào không chỉ riêng công việc của lễ tân kinh
doanh , nhân viên điều đảm bảo lịch sự, tôn trọng, lễ phép, ân cần …
+ Khi tiếp khách nói chuyện với khách hàng thì niềm nở, những câu chào hỏi
cơ bản như:
•
•
•
Xin lỗi, tôi có thể giúp gì cho quý khách?
Xin chào
Cám ơn quý khách hang đã tin tưởng và hợp tác với công ty của
chúng tôi ạ .v.v.v
+ Thứ hai là, trang phục lễ tân của công ty thường rất lịch sự nhằm tạo sự thân
thiện cho khách hàng hay đối tác vì nhân viên lễ tân là bộ mặt của công ty, doanh
nghiệp, tập đoàn mà ở đây trang phục thường thấy nhất là những bộ Áo Dài truyền
thống…
+ Hầu hết các nhân viên lễ tân kinh doanh thường là những người có giọng nói
dễ nghe, thân thiện dễ gần….
20
Điểm khác nhau
+ Miền Bắc
•
Chú trong việc học hành cho nên việc muốn có một công việc ổn
định đòi hỏi người đó phải có cho mình một tấm bằng và nhiều
hơn thế nữa.
• Phong cách làm việc khá là nghiêm túc, làm với niềm đam mê
của mình đến công việc mà mình đã chọn và theo đuổi.
• Trang phục thường là những bộ Áo Dài.
• Giao tiếp lịch sự, nghiêm túc, chú trọng lời ăn tiếng nói, cách đi
lại.
+ Miền Nam thì ngược lại một chút
•
Họ vẫn coi trọng việc học, tuy nhiên đòi hỏi người đó phải có kỹ năng
cao và kinh nghiệm nhiều, ít dựa vào bằng cấp để đánh giá tổng quan về
nhân viên.
• Phong cách làm việc của họ thì khá là nhanh chóng, khẩn trương nên ta
thường nghe nói cuộc sống ở Sài Gòn thì nhộn nhịp, gấp rút hơn nhiều
•
so với người miền Bắc.
Trang phục có thể là chiếc Áo Dài truyền thống và ở một số công ty có
thể là những chiếc váy công sở, kèm theo áo tạo ra cho họ một vẻ hướng
ngoại, sang trọng giống như đúng tính cách của con người Sài Gòn vậy.
2.2. MỐI QUAN HỆ GIỮA PHONG TỤC TẬP QUÁN VÀ LỄ TÂN KINH
DOANH CỦA CÁC NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI.
2.2.1. NƯỚC MỸ
Chào hỏi
Cũng như ở các nơi khác, ở Hoa Kỳ, bắt tay là một cách chào phổ biến. Bạn có
thể bắt tay cả đàn ông và phụ nữ ở những lần gặp nhau đầu tiên hoặc sau đó. Người
Mỹ có thói quen bắt tay chặt dùng cả bàn tay chứ không phải chỉ ngón tay (không có
nghĩa là bóp chặt đến mức làm đau tay người khác) để thể hiện sự thân thiện và nhiệt
tình. Bắt tay lỏng lẻo có thể bị coi là không chắc chắn, thiếu tự tin, và thậm chí là hờ
hững trong quan hệ. Rất ít khi thấy người Mỹ dùng cả hai tay để bắt tay. Thỉnh thoảng
bạn có thể thấy đàn ông với đàn bà hoặc đàn bà với đàn bà chào nhau bằng cách ôm,
21
và thậm chí cọ má vào nhau hoặc hôn nhẹ lên má nhau. Hình thức chào này thường
chỉ dành cho những người là bạn bè lâu, hoặc ít nhất cũng đã quen nhau. Ngoài ra,
người Mỹ rất ít đụng chạm vào nhau.
Do lối sống phóng khoáng và thoải mái hằng ngày, nên lễ tân kinh doanh ở Mỹ
cũng vậy. Họ thoải mái chào hỏi, trò chuyện và bắt tay khi khách hàng đến.
Trang phục
Ngoài xã hội, nhìn chung, người Mỹ mặc rất thoải mái, không cầu kỳ và không
quan tâm nhiều đến cách ăn mặc của người khác. Trên đường phố, đôi khi rất khó có
thể phân biệt đẳng cấp, địa vị xã hội hoặc nghề nghiệp dựa vào quần áo bề ngoài. Nữ
nhân viên bán hàng tại một siêu thị có thể mặc đẹp và đắt tiền hơn một nữ luật sư giỏi
có mức lương cao hơn gấp nhiều lần.
Tuy nhiên, trong công sở, tại các hội nghị, hội thảo, tiệc và các cuộc tiếp khách
các lễ tân ăn mặc chỉnh tề và đẹp như ở các nước khác. Khách đến thăm và làm việc
thường mặc com lê thẫm mầu và cravát. Mùa hè, mùa xuân, hoặc những dịp không
trang trọng lắm có thể mặc com lê sáng mầu. Lễ tân nữ cũng thường mặc com lê với
màu sắc đa dạng hơn so với nam giới. Mặc gọn gàng và chỉnh tề quan trọng hơn là
kiểu cách. Một số thương nhân dùng chất lượng giầy và đồng hồ đeo tay để thể hiện
mình. Thứ Sáu hàng tuần thường là ngày người Mỹ ăn mặc ít nghi lễ nhất tại các công
sở. Mặc dù nhìn chung người Mỹ không cầu kỳ trong ăn mặc nhưng nếu một doanh
nhân đến giao dịch mặc một bộ com lê quá cũ và hoặc nhàu nhĩ chắc chắn sẽ tạo ấn
tượng ban đầu không hay đối với đối tác.
Mặc dù đặc thù của người Mỹ là thoải mái không quá cầu kỳ, nhưng đối với lễ
tân có những cuộc tiếp khách quan trọng họ cần phải ăn mặc lịch sự như là bộ vest
hay là váy với áo sơ mi.
Nghi lễ xã giao
Do chi phí lao động đắt, các công ty và công sở ở Hoa Kỳ hầu như không có
người tiếp tân riêng như thường thấy ở các công sở và doanh nghiệp Việt Nam. Khách
(kể cả quan chức cao cấp) đến làm việc có thể được mời uống hoặc không. Nếu có, cà
phê, trà, nước lọc và nước giải khát thường được để sẵn ở một bàn nhỏ trong phòng
tiếp khách để khách tự phục vụ. Để tiết kiệm thời gian, ở Hoa Kỳ còn tổ chức kiểu
22
vừa ăn sáng hoặc trưa vừa thảo luận công việc tại nhà hàng hoặc ngay tại công sở của
họ.
Vị trí ngồi khi tiếp khách
Sắp xếp chỗ ngồi giữa khách và chủ như thế nào chủ yếu phụ thuộc vào tiện
nghi trong phòng. Khách đến đàm phán hoặc thảo luận công việc thường được mời
ngồi theo hình thức đàm phán – khách ngồi đối diện với chủ, trong đó trưởng đoàn
hoặc người có chức vụ cao nhất của các bên ngồi ở vị trí chính giữa bên mình. Bàn
tiếp khách có thể là hình chữ nhật, bầu dục, hoặc tròn.
Trong các cuộc tiếp khách xã giao, nếu trong phòng là bộ bàn ghế thường dùng
để tiếp khách đàm phán, thì người tiếp chính bên chủ thường ngồi ở đầu bàn (vị trí số
1 trong sơ đồ dưới đây). Những người khác của bên chủ ngồi một bên. Đoàn khách
ngồi một bên, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất trong đoàn khách
ngồi gần nhất với người tiếp chính bên chủ (vị trí số 2 trong sơ đồ dưới đây).
Sơ đồ vị trí ngồi trong các cuộc tiếp xã giao
Nếu trong phòng là bộ xa lông, thì người tiếp chính bên chủ và trưởng đoàn bên
khách có thể ngồi cạnh nhau cùng hướng về một phía (như thường thấy trong các cuộc
tiếp xã giao khách quốc tế của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước ta), hoặc bên khách và
bên chủ ngồi đối diện nhau.
23
2.2.2. NHẬT BẢN
Cách chào hỏi
Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước
và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người
trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là
người trên... Người Nhật sử dụng ba kiểu cúi chào sau:
+ Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên
hông. Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi
lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi
chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này
qua thế hệ khác và cho đến tận ngày nay.
+ Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây.
Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp
sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm.
+ Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính
trọng sâu sắc và thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của
Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng.
Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều
đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng
nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao
nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói ra là quyết định sau cùng, im
lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác.
Giao tiếp mắt: người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà
họ thường nhìn vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ
trang, lọ hoa..., hoặc cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà
nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị xem như là một người thiếu lịch sự,
khiếm nhã và không đúng mực.
Gián tiếp và nhập nhằng: thường thì họ giải thích ít những gì họ ám chỉ và
những câu trả lời thì cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng
nói cho biết rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm
những yêu cầu của người khác họ thường nói “điều này khó”.
24
Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó
chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Sẽ là thô lỗ nếu khi không gửi thiệp
trong ngày Tết của Nhật khi nhận được thiệp gửi cho bạn. Nhưng nếu gửi thiệp ấy tới
một tang gia chưa giáp năm là lỗi trong giao tiếp. Với người Nhật, việc tặng tiền
thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ
em trong năm mới.
Người Nhật rất chú trọng làm sao cho người đối thoại cảm thấy dễ chịu. Họ không
bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù trong
lòng họ đang có chuyện đau buồn nhưng khi giao tiếp với người khác họ vẫn mỉm
cười. Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là
một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng ngôn ngữ lễ phép và kính ngữ khi dùng tiếng
Nhật để nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn
nói tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình. Tên người Nhật có họ để phía
trước nhưng họ cũng thường để ngược lại vì lợi ích của người Tây phương trong giao
tiếp.
Khi trao đổi danh thiếp
Ứng xử khi trao đổi danh thiếp: Không bao giờ đẩy danh thiếp trên bàn hay
chơi đùa với danh thiếp. Người Nhật rất quan trọng lễ nghi văn hóa, do vậy, khi đưa
danh thiếp, nhất thiết phải đưa bằng hai tay với mặt tiếng Nhật được lật lên. Doanh
nhân khi đưa danh thiếp phải cúi đầu chào. Sau khi nhận, hãy nói: “cám ơn” thật tử tế,
và đừng nên cất vào túi quần ngay mà phải đọc thật kĩ rồi cất cẩn thận.
Đặc thù của người Nhật Bản tôn trong lễ nghi, nên lễ tân kinh doanh ở nhật bản
cũng phải cần có những lễ nghi ứng xử đúng mực, nhận hoặc đưa vật gì phải bằng hai
tay và cúi đầu chào và nói lời cảm ơn.
Trao đổi thông tin
Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu
đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu
vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong
giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa
ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách
không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.
25
