Luận văn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại công ty thiết bị điện cửu long

Lời mở đầu
Ngay từ những năm đầu của thế kỷ 20 khi mà nền khoa học kỹ thuật
có những bớc phát triển mang tính đột phá thì công nghệ tin học cũng nằm
trong vòng xoáy của sự phát triển đó. Sự phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫn
chiều sâu của công nghệ tin học đã có tác động rất lớn đến mọi mặt của đời
sống xã hội nh: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoáĐặc biệt trong công tác
quản lý nh quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự ... CNTH
cùng với các sản phẩm của nó có một vai trò rất quan trọng, là công cụ đắc
lực giúp nhà quản lý nắm bắt cập nhật thông tin nhanh chóng kịp thời từ đó
có thể ra quyết định một cách hiệu quả hơn, kinh tế hơn trong quá trình quản
lý.
Quản lý lao động tiền lơng luôn là vấn đề đáng quan tâm mà hầu hết
các cơ quan xí nghiệp hay bất kì một doanh nghiệp cũng nh các cơ sở kinh
doanh nào đều cần đến. Làm theo năng lực, hởng theo lao động thực chất
cũng phản ánh đợc một phần nào đó qua sự quản lý tiền lơng và đa ra các
chính sách về lơng.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc quản lý con ngời cũng nh
lao động tiền lơng càng cần đợc quan tâm nhiều hơn và sự phức tạp ngày
càng phong phú.
Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST, em đã đợc khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động
kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lơng tại một trong số các khách hàng
của công ty - đó là Công ty thiết bị điện Cửu Long. Đây là một công ty cổ
phần có qui mô không lớn do vậy vẫn đang trong quá trình phát triển và tự
khẳng định nên đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thích hợp. Trên cơ sở
tình hình thực tế cần phát triển hệ thống tính lơng nhằm đáp ứng đợc tốt
những yêu cầu của công ty, em đã quyết định chọn đề tài " Phân tích và
thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lơng tại Công ty thiết bị điện
Cửu Long" làm đề tài cho chuyên đề thực tập này.

2

Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:
Chơng 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu.
Chơng 2: Các vấn đề phơng pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế
hệ thống. Giới thiệu về tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tiền lơng tại Công ty
Thiết bị điện Cửu Long.
Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm.


3

Chơng 1
Giới thiệu chung về cơ sở thực tập
và đề tài nghiên cứu
I. Giới thiệu chung về cơ sở thực tập.
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long đợc thành lập
theo giấy phép thành lập số 4366GP/TLDN ngày 21 tháng 5 năm 1999 của
Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội cấp.
Có giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 tháng 5 năm 1999
do sở kế hoạch và đầu t Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xây dựng số
261/SXD CC do Sở Xây dựng Hà Nội cấp.
Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty đã khẳng định và giữ vững
đợc vị trí kinh doanh của mình trên thị trờng và cha có một sự thay đổi
đáng kể nào.
2. Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xây dựng là:
- Nhận thầu các công việc xây dựng gồm :

+ Xây dựng đờng dây tải điện và trạm biến áp đến 35KV.
+ Xây lắp các công trình điện tử, điện dân dụng, điện công nghiệp
với phạm vi hoạt động trong cả nớc.
+ Kinh doanh các ngành nghề :
- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (chủ yếu là vật t, thiết bị
điện, điện tử).
- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá.
- Sản xuất, lắp ráp thiết bị điện tử, điện công nghiệp, điện dân dụng.
- Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dỡng vật t thiết bị điện.
3. Vị thế của công ty.


4

Với mô hình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nên công ty
cũng găp phải những khó khăn chung nh găp gỡ khách hàng, mời thầu...
Tuy nhiên mới có mặt trên thị trờng trong một thời gian không dài nhng
công ty có đội ngũ cán bộ kỹ s, công nhân năng động lành nghề và đầy
kinh nghiệm nên đã dần đánh dấu đợc tên tuổi của mình bằng việc hoàn
thành tốt những công viêc đòi hỏi kỹ thuật cao. Việc đầu t máy móc, thiết
bị phục vụ trong quá trình thi công cũng đợc công ty đặc biệt lu ý, vì vậy
công ty luôn sẵn sàng đáp ứng đợc mọi đòi hỏi về kỹ thuât, mỹ thuật trong
quá trình thi công, xây lắp.
4. Cơ cấu tổ chức
- Bộ máy quản lý :
Do đặc thù là một công ty có ngành nghề kinh doanh nhỏ nên để hoạt
động kinh doanh có hiệu quả và quản lý đợc tốt, bộ máy quản lý của công
ty đợc tổ chức theo mô hình gọn nhẹ.
Giám đốc

Phó giám đốc
kinh doanh

Kế toán trưởng

Phó giám đốc kĩ
thuât

Đội trưởng đội thi
công 1

Đội trưởng đội
thi công 2

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.
- Công ty
+ Phòng kinh doanh :
* Tổ chức cung cấp vật t cho công trình, cho khách hàng.


5

* Thơng thảo hợp đồng mua bán hàng hoá.
* Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trờng.
+ Phòng kỹ thuật :
* Giám sát kỹ thuật công trình.
* Tổ chức điều thi công xây lắp dự án.
+ Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật t hàng hoá.
+ Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán công tác kế toán.
Ban giám đốc

Phòng kinh
doanh

Phòng kế toán

Phòng kĩ thuật

Thủ kho

Kế toán tổng
hợp
Kế toán thanh
toán

Đội trưởng thi
công

Kế toán vật tư

Công nhân
kĩ thuât

Kế toán thuế
Công nhân
thuê ngoài
Thủ quĩ

Sơ đồ tổ chức công ty.
5. Giới thiệu công tác quản lý tiền lơng tại công ty.

- Mỗi nhân viên đều có hệ số lơng căn bản (HSLCB), tiền lơng của


6

nhân viên nào đợc tính theo hệ số và ngày công của nhân viên đó.
- Do tính chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện các công trình
về điện nên việc tính lơng đợc chia ra 2 loại :
+ Lơng đối với các nhân viên văn phòng (có hợp đồng dài hạn và
ngắn hạn).
+ Lơng đối với các công nhân thuê khoán trong tổng công trình thi
công.
Lơng của nhân viên hợp đồng dài hạn (HĐDH) và nhân viên hợp đồng
ngắn hạn (HĐNH) có sự khác nhau căn bản :
HSLCB của HĐDH > HSLCB của HĐNH
Cách tính lơng
- Đối với nhân viên công ty :
Mặc dù là công ty t nhân nhng công ty vẫn thực hiện tính lơng theo hệ
số giống nh các công ty nhà nớc, song khuyến khích bằng việc tăng mức lơng tối thiểu so với quy định của nhà nớc.
Lơng thực lĩnh = Lơng chấm công + PC trách nhiệm + PC lu động +
PC khu vực + Tiền ăn tra + Tiền làm thêm BHXH BHYT (nếu có)
Cũng giống nh các công ty t nhân với xu thế hiện nay đóng bảo hiểm
cho nhân viên. Làm nh thế, công ty dã một phần giúp đảm bảo cuộc sống cho
nhân viên sau này. Đây là chế độ u đãi mà trớc kia chỉ có các công ty nhà nớc mới có.
Lơng chấm công = (Lơng cơ bản/Số ngày công quy định) * Số ngày
công của nhân viên
Lơng cơ bản = HSLCB của nhân viên * Lơng tối thiểu
- Ngoài tiền lơng đợc lĩnh theo cách tính nh trên mỗi nhân viên còn đợc lĩnh tiền thởng và tiền nghỉ hởng BHXH mỗi tháng
- Đối với công nhân thuê khoán :
Do công việc thi công trong mỗi công trình không thể trả lơng theo hệ

số, cũng không thể ký hợp đồng với quá nhiều công nhân. Nên khi mỗi công


7

trình đợc khởi công thì các đội trởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lơng
khoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành. Việc này do đội trởng quyết
định và thông qua ban giám đốc duyệt.

II. Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu.
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.
1.1. Khảo sát hiện trạng tin học tại công ty.
Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty t nhân với quy mô
trung bình, có số lợng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc
khác nhau. Hiện nay, để tính lơng cho nhân viên thì công ty đang sử dụng
bảng tính Excel và công việc này chủ yếu đợc thực hiện bằng tay.
Việc quản lý tiền lơng không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kết
hợp với việc dùng sổ sách.
1.2. Những bất cập trong việc áp dụng tin học hoá hiện nay.
- Việc tính lơng đôi khi cha thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầm
lẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty.
- Quá trình cập nhật và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mất
thời gian, làm ảnh hởng đến quá trình hoạt động cũng nh sự phát triển của
công ty.
- Việc tính lơng chủ yếu đợc thực hiện bằng tay đòi hỏi ngời thực
hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi đợc
thiếu sót.
- Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính lơng cũng gặp phải những bất lợi nh :
+ Tăng chi phí trong việc lu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớn
song không đáng có.

+ Trong trờng hợp xảy ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốn
nhiều công sức.
- Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũng
không đem lại nhiều lợi ích cho ngời sử dụng. Bởi Excel chỉ là một công cụ


8

tính toán chính xác và nhanh chóng nhng nó không có khả năng quản lý
một hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm đợc thông tin đầy
đủ về toàn bộ hệ thống.
Từ thực trạng đó, công ty muốn mở rộng qui mô và phát triển lớn
mạnh hơn nữa để theo kịp với sự phát triển không ngừng của xã hội thì phải
có một đội ngũ quản lý cũng nh cần phải có một phần mềm tin học để ứng
dụng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả nhất.
2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu.
Công tác quản lý tiền lơng là một bộ phận quan trọng đối với công tác
quản lý nguồn nhân lực. Bởi việc đa ra các chính sách về lơng thoả đáng sẽ
góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng nh niềm tin của nhân
viên đối với tổ chức.
Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ
trực tiếp cho việc trả lơng đối với từng nhân viên nh : theo dõi toàn bộ tiến độ
các dự án, năng lực ... và lập bảng thống kê là khá lớn. Chỉ tính riêng công
tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian.
Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con ngời phải cần đến
rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp. Mọi công việc đó, từ quản lý đến
kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức. Do
đó, không đáp ứng đợc thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu
cha đủ độ tin cậy cao trong quản lý.
Chính vì vậy, việc đa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lơng sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó.

Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác
đủ độ tin cậy cao trong quản lý.
Nó đa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúp
việc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo đ ợc
kịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công. Từ đó, tạo điều kiện cho việc
quản lý đợc chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý đợc nhanh chóng.
3. Công cụ thực hiện đề tài.


9

Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ
sở dữ liệu cũng nh các ngôn ngữ lập trình. Vì vậy, một vấn đề đặt ra cho
các nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin học nào để
xây dựng chơng trình.
Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sử
dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phân
tích và thiêt kế hệ thống.
3.1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro
- Cơ sở dữ liệu là gì ?
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file)
đợc tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu. Các tệp tin
của CSDL là thành phần của một bộ chơng trình nhằm tạo lập , quản lý và
truy xuất các tệp tin CSDL. Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn
thông thờng bởi vì chúng đợc liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc
CSDL. Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình
tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện
hoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL.
Nếu là ngời có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu
thông qua th mục hay th mục con. Nếu nh vậy, bạn đã là ngời quản lý cơ sở

dữ liệu rồi. Nhng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức
tạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về
toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu đợc lu trữ trong
nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều ngời nhng lại không muốn hai ngời cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải
làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử
dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS).
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là gì ?
HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất
phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này. HQTCSDL cũng đòi hỏi
phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải đợc thiết kế và cài đặt


10

theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống
bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc
huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ.
Gần nh mọi hệ thống quản lý CSDL đều lu trữ và quản lý thông qua mô
hình quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sự
kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề
đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ,
bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ đợc áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một
chủ thể đơn lẻ. Tơng tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng
và đơn đặt hàng) có thể thao tác nh một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị
dữ liệu quan hệ. Ví dụ : thật là thừa nếu lu thông tin tên và địa chỉ khách
hàng với từng đơn đặt hàng do ngời khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL
quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tờng chuyên lu trữ loại dữ liệu có
thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp.
Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lý

toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table). Bảng biểu lu giữ thông tin về một chủ
thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều
hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm
chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có
thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin.
- Khả năng của RDBMS.
RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc
với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với ngời khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc
tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lợng lớn dữ liệu ở
nhiều bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính :
+ Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ đợc lu trong cơ
sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu.
+ Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác
nhau. Có thể chọn ra những trờng dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có


11

thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể
chọn một trờng hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao
chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này.
+ Chi phối dữ liệu : Định rõ ai đợc phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ
liệu. Trong nhiều trờng hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu đợc chia sẻ
và cập nhật bởi nhiều ngời dùng.
Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của
Microsoft Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp
toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lợng dữ liệu lớn.
- Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro
Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm
1997. Nó tiện dùng để thao tác và lập chơng trình cho các bài toán quản lý.

Các thông tin cho các bài toán quản lý thờng là các bảng hai chiều, đợc tạo
lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi
có nhiều trờng. Visual Foxpro giúp ngời sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh
chóng và chính xác trên chúng nh : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm
kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo.
Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ,
kết nối và truy vấn Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con ng ời
trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh
động.
Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang đợc
ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế xã hội. ở
bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thơng mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ
thuật, quản lý, văn hoá xã hội cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro.
Do những u việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang
tính đột biến.
3.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro
Trớc đây, chúng ta thờng quen thuộc với phong cách lập trình trong
môi trờng hệ điều hành MS DOS, PC DOS Nhng từ khi Microsoft


12

Windows ra đời, xu hớng lập trình trong môi trờng Windows ngày càng thu
hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ
lập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao
diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ
nh Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro
Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chơng trình ứng
dụng trong môi trờng hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi
cho bạn và ngời sử dụng.

Visual Foxpro đợc trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành
một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chơng trình phục
vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách
thuận tiện và hiệu quả.


13

Chơng 2
Các Phơng pháp luận cơ bản
I. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống.
1. Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấp
cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.
Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn
chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế.
Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả
năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình
vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng
mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ
tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc
một tổ chức phải tiến hành phát triển HTTT?
Sự cần thiết phải phát triển một HTTT là do một số nguyên nhân tóm
lợc sau :
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi của công nghệ.

- Thay đổi sách lợc chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của
một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ mới ban
hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh
nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh
nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh


14

nghiệp phải có những hành động đáp ứng.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ
chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các
HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết
định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ
qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT.
Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin đợc phát triển chỉ vì
ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng
thông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó.
2. Phơng pháp phát triển HTTT.
Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có đợc một sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các
hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài
chính và thời gian định trớc. Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp
để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ
không đạt đợc những mục tiêu định trớc.
Tại sao lại nh vậy? Một HTTT là một đối tợng phức tạp, vận động
trong một môi trờng cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích
viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp.

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công
cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ
quản lý hơn. Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở
chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba
nguyên tắc đó là :
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân
tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản


15

hoá. Thực tế ngời khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải
hiểu các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc
này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để phát
triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng
các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên
tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật
lý khi thiết kế. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và
về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tài
liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý
ngoài của hệ thống.
3. Các giai đoạn phát triển một HTTT.
Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy
các công đoạn đợc liệt kê kèm theo dới đây. Cần lu ý rằng cuối mỗi giai đoạn
phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển
hệ thống. Quyết định này đợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân

tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển
hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và
đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những
sai sót. Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kế
hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá
dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ l ợc các giai
đoạn của việc phát triển HTTT.
3.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả
thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này đợc thực
hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công doạn
sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.


16

- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những
vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ
thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung
báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển
một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao
gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
3.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một
HTTT, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc
những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình logic của hệ thống
mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của
Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý
và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào
(các Inputs). Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và
chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:
- Thiết kế CSDL.
- Thiết kế xử lý.


17

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
3.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.
Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích
viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện
hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô

hình logic. Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của
hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ
thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đợc xây
dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn.
Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt
hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các
chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phơng án và phải có những
khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và một
buổi trình bày sẽ đợc thực hiện. Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng
án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc
của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án
giải pháp:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
- Xây dựng các phơng án của giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án
giải pháp.
3.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa
chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài
liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện
kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ


18

công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn
chính của thiết kế vật lý ngoài là :
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
- Thiết kế các thủ tục thủ công.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
3.6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin
học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao
tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là nh sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
- Thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống.
- Chuẩn bị tài liệu.
3.7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thốnglà pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ
thống mới đợc thực hiện. Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va
chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao
gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt.
- Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì.
- Đánh giá.
Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ
thống thông tin và tài liệu về hệ thống.


19

II. Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích và

thiết kế hệ thống.
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD).
Bớc đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năng
nghiệp vụ cần đợc tiến hành bởi hệ thống. Để thực hiện một cách thuận lợi,
chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích.
1.1. Khái niệm về BFD:
BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức
năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ.
Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là:
- Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
- Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng đợc
làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này.
- Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ
thống, qua đó có thể lọc bỏ những tiến trình trùng lặp, d thừa.
1.2. Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng.
- Phân mức các chức năng.
+ Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con của
nó trong sơ đồ.
+ Khi thiết lập sơ đồ không nên có quá 6 mức, thông thờng khoảng
3 mức là phù hợp với những hệ thống trung bình.
+ Một chức năng cũng không nên có quá 6 chức năng con sẽ làm
mô hình trở nên khó kiểm soát. Do đó, trong trờng hợp có nhiều chức năng
con ta nên tạo một mức trung gian để gom các chức năng con lại.
+ Nhìn chung, sơ đồ nên cân bằng tức là các chức năng cùng một
mức nên có kích thớc và độ phức tạp tơng đơng nhau.
+ Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiện
bao quát các chức năng con của nó, phản ánh đợc thực tế nghiệp vụ và nh thế
nó giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu đợc tờng minh.

20

Mức

Loại 1

0

Loại 2
a

a

1

a

a

a

2
3

a

a

a

a
a

a
a

a

a

a

- Xác định các chức năng.
+ Trong mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng chính sẽ là
một trong những loại sau:
* Sản xuất sản phẩm.
* Cung cấp dịch vụ.
* Quản lý tài nguyên.
Sau khi xác định nó thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tên cho chức năng
đó.
+ Để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính ta đặt nó
trong chu kỳ sống gồm các giai đoạn sau:
* Xác định nhu cầu.
* Mua sắm.
* Bảo trì và hỗ trợ.
* Thanh lý hoặc chuyển nhợng.
Tơng ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con
+ Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việc
phân tích tiếp không cần thiết nữa. Một chức năng cấp thấp nhất chỉ
nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân

đảm trách.
+ Cần biết BFD sau khi đợc tạo cần đơn giản và chính xác. Trong
những hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông qua khảo


21

sát để xác định các chức năng một cách trực tiếp.
- Xây dựng BFD theo phân tích công ty.
+ Trong các hệ thống lớn, đòi hỏi việc phân tích sao cho xử lý dữ
liệu thống nhất. Nh vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năng
nghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thờng từ việc xem xét
kế hoạch của công ty.
+ Bất kỳ một dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiều
chức năng cao nhất này.
+ Với BFD dạng công ty, ta có thể dùng các đờng đứt quãng để thể
hiện ranh giới của hệ thống. Trong một chức năng đang khảo cứu, để
làm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khung
không liền nét.
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD).
- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật
lý bằng các sơ đồ.
- Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
+ Xử lý:

Thủ công

Giao tác
Ngời máy

Tin học hoá
hoàn toàn


22

+ Kho lu trữ dữ liệu:

Thủ công
+ Dòng thông tin

Tin học hoá
- Điều khiển

Lu ý:
* Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ
hớng.
* Có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.
- Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tợng
đợc biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ
đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiện
thực hiện xử lý... sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích
luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
+ Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu.
Tên tài liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Hình dạng:

Nguồn:
Đích:
+ Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu.
Tên kho dữ liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Chơng trình hoặc ngời truy nhập:


23

+ Loại thứ ba: Phích xử lý.
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Phân rã thành các IFD con:
Phơng tiện thực hiện:
Sự kiện khởi sinh:
Chu kỳ:
Cấu trúc của thực đơn:
Phơng pháp xử lý

Luồng

Phích

Kho dữ liệu

Phích

Xử lý

Phích

Sơ đồ luồng thông tin
IFD

IFD
Điều khiển

Phích

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống.
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh
sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm:


24

Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề
quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng
dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì.
- Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau:
+ Xác định yêu cầu của User.
+ Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích và
User xem xét.
+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tờng minh của DFD.
+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống.

- Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu nh sau:
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:
thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu.

Tên ngời/bộ
phận phát/nhận
tin

Tên dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tên
Têntiến
tiến
trình
trìnhxử
xử
lýlý

Tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu

Kho dữ liệu

- Các mức của DFD.
+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): bao gồm một vòng tròn quá

25

trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu đợc nối với
mọi tác nhân ngoài hệ thống. Các đờng nối thể hiện thông tin vào ra hệ
thống. Nó thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này
không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra
nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn
có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung
cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.
+ Phân rã sơ đồ.: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ
thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta
phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1...
- Các phích logic: Giống nh phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài
liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng đợc dùng mô tả thêm cho
luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
+ Mẫu phích xử lý logic.
+ Mẫu phích luồng dữ liệu.
+ Mẫu phích phần tử thông tin.
+ Mẫu phích kho dữ liệu.
+ Mẫu phích tệp dữ liệu.
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các luồng dữ liệu vào:
Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:
Mô tả logic của xử lý:
Đích:

Phích xử lý logic
Tên luồng:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin:
Phích
Tên phần tử thông
tin:luồng dữ liệu
Loại:
Độ dài:
Tên DFD có liên quan:
Các giá trị cho phép: