XÁC ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.7 MB, 219 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
NGUYỄN BÍCH LIÊN
XÁC ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ
ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ
Chuyên ngành: Kế toán
Mã ngành: 62.34.30.01
HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN VIỆT
Năm 2012
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Kết quả nêu trong
luận án là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ công trình
nghiên cứu nào.
NGUYỄN BÍCH LIÊN
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục viết tắt
Danh mục bảng biểu
Danh mục hình vẽ
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................1
CHƯƠNG 1. CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG
ERP ..........................................................................................................................13
1.1 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP ..........13
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
Qúa trình hình thành, phát triển và định nghĩa hệ thống ERP.................13
Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP .......................................................15
Lợi ích ERP ............................................................................................20
Hạn chế của ERP ....................................................................................23
Phân loại phần mềm ERP ........................................................................24
1.2. CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ERP .....26
1.2.1. Chất lượng thông tin ................................................................................26
1.2.2. Chất lượng thông tin kế toán ..................................................................32
1.2.2.1. Quan điểm hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa kỳ FASB .34
1.2.2.2. Quan điểm hội đồngchuẩn mực kế toán quốc tế IASB ..................35
1.2.2.3. Quan điểm hội tụ IASB- FASB ......................................................37
1.2.2.4. Quan điểm chuẩn mực kế toán Việt Nam ......................................38
1.2.2.5. Theo tiêu chuẩn của COBIT ...........................................................39
1.2.3. Lựa chọn của luận án về tiêu chuẩn chất lượng thông tin thông tin kế toán
trong môi trường ERP .........................................................................40
1.3. ẢNH HƯỞNG CỦA ERP TỚI CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ...43
1.3.1. Ảnh hưởng của ERP tới hệ thống thông tin kế toán ................................43
1.3.2. Ảnh hưởng của ERP tới chất lượng thông tin kế toán ............................47
CHƯƠNG 2. XÁC ĐỊNH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ERP TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM .............................................................................................51
2.1. CÁC QUAN ĐIỂM NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT
LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ...........................................................................51
2.1.1. Quan điểm sản phẩm cần phù hợp với người sử dụng ...........................51
2.1.2. Quan điểm thông tin là một sản phẩm và bị ảnh hưởng bởi qui trình tạo
sản phẩm .............................................................................................52
2.1.3. Quan điểm TQM và mô hình PSP/IP ......................................................52
2.1.4. Mô hình hệ thống hoạt động – quan điểm kết hợp kỹ thuật và xã hội ...54
2.1.5. Nhận xét các quan điểm ảnh hưởng nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thông tin kế toán .......................................................................57
2.2. ỨNG DỤNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG HOẠT ĐỘNG ĐỂ XÂY DỰNG MÔ
HÌNH NGHIÊN CỨU....................................................................................60
2.2.1. Lý do chọn mô hình hệ thống hoạt động để xây dựng mô hình nghiên cứu
............... ..................................................................................................60
2.2.2. Hệ thống ERP dưới góc nhìn của hệ thống hoạt động ............................64
2.2.3. Ứng dụng mô hình hệ thống hoạt động trong phân tích nhân tố ảnh hưởng
chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP ..........................68
2.3. ĐẶC ĐIỂM ỨNG DỤNG ERP TẠI VIỆT NAM ..........................................91
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
2.3.5.
2.3.6.
2.3.7.
2.3.8.
Đặc điểm phần mềm ERP tại Việt Nam .................................................91
Đặc điểm qui mô các doanh nghiệp ứng dụng ERP ................................93
Đặc điểm nhà tư vấn và triển khai ERP tại Việt Nam .............................94
Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam ................................96
Đặc điểm xử lý thông tin và hoạt động kế toán tại Việt Nam .................98
Đặc điểm con người và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam .......................99
Đặc điểm quản lý nhà nước và giám sát ..................................................100
Kết luận chung đặc điểm ứng dụng ERP tại ViệtNam ảnh hưởng tới nhân
tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán .........................................101
2.4. NHẬN DIỆN CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT
NAM ....................................................................................................................102
2.5. KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ KẾT LUẬN CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG
CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG
ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .................................................105
2.5.1. Thiết kế câu hỏi khảo sát .........................................................................105
2.5.2. Câu hỏi và giả thiết nghiên cứu ...............................................................107
2.5.3. Phân tích kết quả khảo sát .......................................................................108
2.5.3.1. Phân tích độ tin cậy thang đo và dữ liệu khảo sát ..........................108
2.5.3.2. Phân tích sự khác biệt quan niệm giữa các đối tượng khảo sát về nhân
tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại
các doanh nghiệp Việt Nam ............................................................112
2.5.3.3. Đánh giá tổng quát trung bình các thành phần nhân tố ..................117
2.5.3.4. Phân tích khám phá nhân tố mới ....................................................121
2.5.4. Kết luận và bài học từ kết quả nghiên cứu ..............................................131
CHƯƠNG 3. KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ERP TẠI DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM .......................................................................................136
3.1. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ MÔ HÌNH KIỂM SOÁT .....................................136
3.2. QUẢN LÝ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ COBIT .....................................140
3.2.1. Quản lý công nghệ thông tin ..................................................................140
3.2.2. Khuôn mẫu CobiT ..................................................................................143
3.2.3. Qui trình ứng dụng CobiT vào quản lý hệ thống thông tin .....................151
3.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ
SỬ DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .........................155
3.4. XÂY DỰNG KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ERP TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM ....................................................................................165
3.4.1. Quan điểm chung về xây dựng giải pháp kiểm soát nhân tố ..................165
3.4.2. Kiểm soát nhân tố “Năng lực Ban quản lý và kiến thức nhà tư vấn triển
khai ERP .............................................................................................167
3.4.3. Kiểm soát nhân tố “Kinh nghiệm, phương pháp của nhà tư vấn triển khai
và chất lượng dữ liệu” ........................................................................170
3.4.4. Kiểm soát nhân tố “Chất lượng phần mềm ERP” ...................................181
3.4.5. Kiểm soát nhân tố “Thử nghiệm hệ thống và huấn luyện nhân viên” ....182
3.4.6. Kiểm soát nhân tố “Đảm bảo hệ thống ERP tin cậy” .............................190
3.4.7. Kiểm soát nhân tố “Chính sách nhân sự và quản lý thông tin cá nhân”.193
3.5. CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẢM BẢO DUY TRÌ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
……………… .....................................................................................................194
3.5.1. Điều kiện xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát ..................................195
3.5.2. Vấn đề đào tạo giáo dục ..........................................................................197
KẾT LUẬN……… ..................................................................................................200
DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Câu hỏi khảo sát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
tại các doanh nghiệp việt nam trong môi trường ứng dụng ERP……………….i
Phụ lục 2. Câu hỏi khảo sát tình hình thực tế kiểm soát ERP tại các doanh
nghiệp Việt Nam……………………………………………………………...xii
Phụ lục 3. Kết quả xử lý đánh giá độ tin cậy thang đo và dữ liệu …………xvii
Phụ lục 4. Kết quả phân tích Kruskal – Wallis cho các biến có sự khác biệt
giữa các đối tượng khảo sát………………………………………………….xxv
Phụ lục 5. Kết quả xử lý one way –ANOVA các biến có sự khác biệt giữa các
đối tượng khảo sát…………………………………………………………..xxxi
Phụ lục 6. Trung bình thành phần nhân tố…………………………………xLvi.
Phụ lục 7. Phân tích khám phá nhân tố…………………………………..........L.
Phụ lục 8. Tổng hợp kết quả khảo sát tình hình thực tế kiểm soát ERP tại các
doanh nghiệp Việt Nam……………………………………………………..Lxi
Phụ lục 9. Các vùng xử lý CNTT của CobiT ………………………………Lxvi
Phụ lục 10. Liên kết mục tiêu CNTT và xử lý CNTT…………………….Lxviii
Phụ lục 11. Danh sách các doanh nghiệp khảo sát vấn đề liên quan ERP…Lxx
DANH MỤC VIẾT TẮT
AICPA: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
CEO: Giám đốc điều hành doanh nghiệp
CICA (Canadian Institute of Chartered Accountants) Hiệp hội kế toán viên công
chứng Canada
CIO: Giám đốc/ quản lý CNTT
COBIT: (Control Objectives for Information and related Technology): Kiểm
soát các vấn đề đối với thông tin và kỹ thuật liên quan.
COSO (the Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Commission): Ủy ban chống gian lận báo cáo tài chính
CNTT: Công nghệ thông tin
FASB (Financial Accounting Standards Board): Hội đồng chuẩn mực kế toán
tài chính Hoa Kỳ
IASB (International Accounting Standards Board): Hội đồng chuẩn mực kế
toán quốc tế
IT (Information Technology): Công nghệ thông tin
ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
MRP (Materials Requirement Planning): Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu
MRP II (Manufacturing Requirement Planning): Hệ thống hoạch định sản xuất
PMO (Project Management Officer): Quản lý dự án
PSP/IP (Product and Service Performance Model for Information Quality) : Mô hình
thực hiện sản phẩm và dịch vụ cho chất lượng thông tin
TQM (Total Quality Management): Quản lý chất lượng toàn bộ
WS (work system): Hệ thống hoạt động
Các vùng mục tiêu của CobiT
• PO: Lập kế hoạch và tổ chức
• AI: Hình thành và triển khai
• DS: Phân phối và hỗ trợ
• ME: Giám sát và đánh giá
Sơ đồ RACI
• R (Responsible): Người có trách nhiệm thực hiện
• A (Accountable): Người có trách nhiệm giải trình, xét duyệt
• C (Consulted): Người được tư vấn
• I (Informed): Người được thông báo.
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Đặc tính chất lượng thông tin theo tổng hợp của Knight và Burn
Bảng 1.2. Mô hình PSP/IP của Kahn and Strong, 1998
Bảng 1.3. Ảnh hưởng ERP tới hệ thống thông tin kế toán và chất lượng thông tin kế
toán
Bảng 2.1. Nhận xét các quan điểm về quan hệ chất lượng thông tin và hệ thống thông
tin ảnh hưởng nghiên cứu “các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong
môi trường ERP”
Bảng 2.2. Các thành phần hệ thống ERP theo góc nhìn Hệ thống hoạt động
Bảng 2.3. Kết quả kiểm định khác biệt quan điểm giữa các đối tượng khảo sát
Bảng 2.4. Mô tả thống kê các thành phần nhân tố
Bảng 2.5. Xếp hạng nhân tố mới khám phá
Bảng 3.1. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát nhân tố Năng lực Ban quản lý và kiến
thức nhà tư vấn
Bảng 3.2. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát nhân tố Kinh nghiệm và phương pháp của
nhà tư vấn
Bảng 3.3. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát chất lượng dữ liệu
Bảng 3.4. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát chất lượng phần mềm ERP
Bảng 3.5. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát Thử nghiệm hệ thống
Bảng 3.6. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát Huấn luyện, đào tạo nhân viên
Bảng 3.7. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát Đảm bảo hệ thống ERP tin cậy
Bảng 3.8. Trách nhiệm thực hiện kiểm soát nhân tố Chính sách và quản lý nhân sự
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 2.1. Mô hình hệ thống hoạt động (Alter 2002)
Hình 2.2. Qui trình phân loại rủi ro của Alter (Alter, 2002)
Hình 3.1. Kiểm soát và quản lý CNTT (Trích từ IT Control Objectives for Sarbanes –
Oxley)
Hình 3.2. Các chiều của CobiT (Trích từ IT Control Objectives for Sarbanes – Oxley)
Hình 3.3. Mô hình thác đổ xác định mục tiêu quản lý hệ thống thông tin ((Trích từ
CobiT 4.1)
Hình 3.4. Mô hình “trưởng thành” của hệ thống thông tin. (Trích từ CobiT 4.1)
Hình 3.5. Quan hệ giữa các thành phần CobiT (Trích từ CobiT 4.1)
1
PHẦN MỞ ĐẦU
TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Thông tin kế toán, mô tả vấn đề tài chính doanh nghiệp, là kết quả của hệ thống
thông tin kế toán. Nó được cung cấp cho nhà quản lý các cấp trong doanh nghiệp,
hội đồng quản trị và người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp để họ ra quyết định phù
hợp. Chất lượng thông tin kế toán là vấn đề cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực
tiếp tới chất lượng và hiệu quả quyết định của người sử dụng thông tin.
Trong những năm gần đây, có rất nhiều gian lận trong báo cáo tài chính được công
bố ví dụ Enron, WorldCom, Tyco, Xerox v.v. Sự gian lận này đã dẫn tới thiệt hại tài
chính rất lớn đối với các nhà đầu tư, và đặc biệt nó có thể dẫn tới sự phá sản của
công ty. Vì vậy vấn đề chất lượng thông tin kế toán được quan tâm hàng đầu trong
hoạt động quản trị, chẳng hạn như ở Mỹ đã ban hành đạo luật Sarbanes Oxley để
đảm chất lượng thông tin tài chính, hoặc các tổ chức nghề nghiệp có hàng loạt các
nghiên cứu và báo cáo về các khuôn mẫu, chuẩn mực để đảm bảo chất lượng thông
tin kế toán.
Hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP (enterprise resource planing
–ERP) là thuật ngữ được Gartner Group of Stamford, CT, USA sử dụng từ những
năm đầu của thập niên 70 của thế kỷ trước (1970s) nhằm mô tả hệ thống phần mềm
doanh nghiệp được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát
kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp. Mức độ hiệu quả trong hoạt động của hệ thống ERP là dựa
chủ yếu vào các thông tin thu thập, xử lý về các nguồn lực, trong đó có nguồn lực
tài chính. Ngược lại, quá trình thực hiện hoạt động ERP cũng chính là quá trình xử
lý thông tin, tiền đề tạo thông tin tài chính, kế toán. Vì vậy chất lượng thông tin kế
toán là một trong những nhân tố tác động tới chất lượng hoạt động của hệ thống
ERP, và đồng thời là thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP.
2
Ứng dụng EPR là tất yếu vì những lợi ích không thể chối cãi được. Theo thống kê,
tới thời điểm 02-2010 có 102 doanh nghiệp Việt Nam đã thực hiện thành công ERP
() và danh sách này càng ngày càng dài đã chứng tỏ xu thế ứng dụng
U
T
1
1T
U
ERP ngày càng nhiều tại Việt Nam là không thể quay ngược. Hơn ai hết, các doanh
nghiệp, nhất là các tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập
WTO và niêm yết trên thị trường chứng khoán cũng như các doanh nghiệp vừa và
nhỏ (cũng bị áp lực tồn tại trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh) đều hiểu rõ sự
cần thiết phải ứng dụng ERP do nó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động,
tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Vì tầm quan trọng như vậy nên có nhiều nghiên cứu liên quan tới vấn đề chất lượng
thông tin kế toán, nhất là trong môi trường ERP.
Chất lượng thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý cũng như
hoạt động của ERP. Để ứng dụng được ERP, doanh nghiệp cần xây dựng lại cấu
trúc tổ chức và qui trình kinh doanh, các yêu cầu xử lý cũng như thay đổi thông tin
và dữ liệu qua các vùng chức năng của doanh nghiệp, xây dựng cơ sở dữ liệu gồm
dữ liệu tập tin nghiệp vụ và dữ liệu tập tin chính (Saharia et al., 2008). Vậy thì sự
thay đổi này có làm ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán hay không? Nhân tố
nào ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP; kiểm soát
chúng như thế nào? Đây là những câu hỏi rất quan trọng đặt ra cho các nhà quản lý
trong doanh nghiệp ứng dụng ERP.
Đã có nhiều nghiên cứu về ERP trên thế giới. Theo tổng kết của Moon (Moon,
2007) về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313
bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí. Các bài nghiên cứu này có thể phân
thành các nhóm sau (1) Triển khai hệ thống ERP 135 bài, (2) Sử dụng ERP 44 bài,
(3) Mở rộng chức năng ERP 37 bài, (4) Giá trị ERP 24 bài, (5) Khuynh hướng và
kỳ vọng 55 bài, (6) Đào tạo, huấn luyện 18 bài. Cụ thể:
• Triển khai hệ thống ERP yêu cầu sự cam kết và thay đổi trong toàn doanh
nghiệp cũng như yêu cầu về rất nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp và dự án
ERP là dự án lớn nhất đối với một doanh nghiệp. Có rất nhiều thất bại và
3
nhiều thành công liên quan tới triển khai ERP. Vì vậy có 135 bài, chiếm hơn
40% các bài nghiên cứu liên quan tới triển khai ERP. Các nghiên cứu về
triển khai có thể phân thành các nhóm nhỏ hơn:
o Nghiên cứu tình huống. Các nghiên cứu này tập trung vào khảo sát
các kinh nghiệm triển khai tại một hoặc nhiều công ty và cung cấp
được số liệu và quan sát thực.
o Nghiên cứu các nhân tố thành công chủ yếu. Đây là nhóm nghiên cứu
phổ biến nhất để tìm hiểu xem nhân tố nào được xác định là thành
công hay thất bại của việc triển khai ERP. Một số nghiên cứu tập
trung vào việc tạo một danh sách liệt kê các nhân tố, một số nghiên
cứu khác thì thực hiện phân tích dữ liệu liên quan tới các nhân tố này.
o Nghiên cứu quản trị thay đổi. Triển khai ERP tác động tới tất cả các
hoạt động, các bộ phận chức năng của doanh nghiệp và doanh nghiệp
cần tái cấu trúc quản lý. Vì vậy, các thay đổi trong doanh nghiệp diễn
ra rất mạnh mẽ. Một loạt các nghiên cứu liên quan tới quản trị thay
đổi, chẳng hạn như giải thích tại sao quản trị thay đổi là quan trọng
trong triển khai ERP, hoặc là làm sao để quản trị hiệu quả các thay đổi
này, các bài học thu hái được và các chiến lược để quản trị thay đổi.
o Nghiên cứu các giai đoạn cần chú trọng. Vì triển khai ERP là một chu
kỳ phát triển dài từ khi doanh nghiệp quyết định sẽ triển khai ERP cho
tới khi đưa ERP vào sử dụng. Các nghiên cứu xem xét từng giai đoạn
riêng biệt trong quá trình triển khai như lựa chọn hệ thống, tùy chỉnh
hệ thống, v.v..
o Nghiên cứu các vấn đề về văn hóa. Các nghiên cứu tập trung tìm hiểu
sự giống và khác nhau giữa văn hóa và quốc gia trong triển khai ERP
và nó tác động thế nào tới sự thành công của ERP
• Sử dụng ERP là các nghiên cứu tìm hiểu các vấn đề liên quan trong quá trình
sau triển khai, chẳng hạn như ảnh hưởng của nguồn lực tới quá trình sử dụng
ERP, việc chấp thuận hay hài lòng của người sử dụng, tới việc tái cấu trúc
sau triển khai ERP, tới quản trị sự thay đổi, thiết kế các xử lý trả lại nguyên
4
vật liệu, hoặc các vấn đề để phù hợp với yêu cầu của đạo luật SarbanesOxley. Ngoài ra các vấn đề rất được quan tâm là nâng cấp ERP, quản trị dữ
liệu bẩn, tác động của công ty tư vấn và vai trò chính trị của hệ thống ERP.
44 bài nghiên cứu này có thể được phân thành các nhóm chi tiết :
o Nghiên cứu chung : 21 bài là các nghiên cứu chung tất cả vấn đề về
giai đoạn sử sụng ERP.
o Hỗ trợ quyết định : 4 bài
o Các vùng chức năng trong hệ thống ERP 11 bài.
o Bảo dưỡng hệ thống : 8 bài.
• Nghiên cứu sự mở rộng các chức năng ERP có 37 bài. Các công ty sau khi
triển khai, hài lòng với việc sử dụng ERP hiện hành sẽ nghĩ tới việc mở rộng
các chức năng của hệ thống ERP ví dụ như kinh doanh điện tử, quản trị
chuỗi cung ứng, quản trị khách hàng, thông minh kinh doanh, hệ thống điều
hành sản xuất v.v.. Các nghiên cứu này tập trung nghiên cứu về kỹ thuật,
công nghiệp liên quan tới việc mở rộng. Một số nghiên cứu giải thích khả
năng công nghệ với việc mở rộng và tích hợp hoặc làm sao để mở rộng các
chức năng ERP hiện hành. Một số nghiên cứu khác đưa ra viễn cảnh tốt cho
việc tích hợp giữa hệ thống ERP nhà cung cấp và khách hàng.
• Nghiên cứu giá trị ERP. Bởi vì việc đầu tư và cố gắng trong việc triển khai
và sử dụng ERP là quan trọng với tổ chức do đó câu hỏi đặt ra là hệ thống
ERP đã đem lại những giá trị gì cho tổ chức? làm sao để đo lường những giá
trị này. Các giá trị ERP đem lại cho tổ chức rất đa dạng như lợi ích hoạt
động, lợi ích tài chính, lợi cho nhà đầu tư, hài lòng của người sử dụng. Giá trị
của ERP còn có thể đo lường dựa trên quan sát sự phản ứng của thị trường.
• Khuynh hướng và triển vọng. Các nghiên cứu này thường liên quan tới giới
thiệu ERP, định nghĩa và các vấn đề ERP, khuynh hướng hiện nay của ERP.
Các nghiên cứu này cung cấp thông tin hướng dẫn cho người quản lý và các
người bắt đầu tìm hiểu ERP. Các nghiên cứu này có thể phân thành các loại :
o Tổng quan về ERP như các nghiên cứu mô hình khái niệm ERP, các
thành phần của phần mềm ERP
5
o Các nghiên cứu chung về ERP trong các vùng lĩnh vực hoạt động như
các tổ chức công, các tổ chức giáo dục, công nghiệp sản xuất, dịch vụ
• Giáo dục. ERP được chấp nhận rộng rãi trong thực tế và do đó là vấn đề
nghiên cứu quan trọng và phổ biến trong các trường đại học. Tuy nhiên các
bài báo liên quan chỉ chiếm khoảng 5% (18 bài). Có 1 nghiên cứu mô tả kinh
nghiệm việc thực hiện một phiên bản hệ thống ERP trong giáo dục. Một vài
bài cố gắng nghiên cứu xa hơn bằng cách áp dụng các lý thuyết thay đổi.
Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ
yếu là các bài viết có tính chất đúc kết các kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố
thành công hay thất bại ERP tại Việt Nam.
Vấn đề chất lượng thông tin, kiểm soát chất lượng thông tin trong ERP là quan
trọng nhưng theo như các tổng kết về nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam thì có
nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công chủ yếu tới triển khai ERP nhưng
nghiên cứu về giai đoạn sử dụng ERP không nhiều (44 bài) mà đặc biệt có rất ít
nghiên cứu đề cập tới chất lượng thông tin kế toán và kiểm soát chất lượng thông tin
kế toán trong môi trường ERP.
Liên quan trực tiếp tới vấn đề các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán,
một nghiên cứu đã được công bố trong luận án tiến sĩ 2003 của đại học Southern
Queensland « “Critical Success Factors for Accounting Information Systems Data
Quality”. Tuy nhiên nghiên cứu này chỉ dừng trong phạm vi hệ thống kế toán nói
chung chứ không phải hệ thống ERP. Ngoài ra luận án trên sử dụng cách tiếp cận
xây dựng mô hình nghiên cứu trên quan điểm quản lý chất lượng tổng thể chứ
không sử dụng mô hình hệ thống thông tin, hệ thống hoạt động khi phân tích.
Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa
nhiều ; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên cứu tại môi trường Việt
Nam, luận án chọn đề tài « Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp Việt Nam ».
6
Luận án tiếp cận giải quyết vấn đề chất lượng thông tin trên góc độ của qui trình tạo
lập thông tin chứ không phải góc độ của người sử dụng thông tin ra quyết định.
Điều này nghĩa là dựa vào các phương pháp kế toán hay chuẩn mực kế toán đã xây
dựng, hệ thống thông tin sẽ tạo ra các thông tin phù hợp và chính xác theo phương
pháp hay chuẩn mực này và đảm bảo sự an toàn, chính xác dữ liệu tin học. Các
nghiên cứu liên quan tới việc thay đổi phương pháp kế toán hay thay đổi các chuẩn
mực kế toán để gia tăng chất lượng trên báo cáo tài chính phục vụ việc ra quyết
định kinh tế sẽ nằm ngoài phạm vi của luận án.
Về phạm vi hệ thống ERP, luận án chỉ dừng lại nghiên cứu môi trường ERP được
ứng dụng tại cùng một vùng lãnh thổ địa lý là cùng một quốc gia. Như vậy, luận án
sẽ loại trừ các nhân tố ảnh hưởng bởi sự khác nhau về vùng địa lý, về múi giờ hay
về chính sách thuế của doanh nghiệp đa quốc gia khi ứng dụng ERP.
Về phạm vi các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin, luận án không nghiên cứu
vấn đề liên quan tài chính vì để hệ thống hoạt động thì chắc chắn là cần chi phí,
nhưng đặc điểm ERP là khi ban quản lý cấp cao doanh nghiệp chấp nhận ứng dụng
ERP thì trong kế hoạch phát triển đã phải tính tới yếu tố chi phí (chi phí bản quyền,
chi phí triển khai, chi phí bảo trì hàng năm trả nhà tư vấn triển khai) và chấp nhận
nó như một điều kiện cơ bản bắt buộc ban đầu. Luận án chỉ tập trung vào các nhân
tố liên quan tới bản thân hệ thống, các nhân tố liên quan qui trình tạo lập và sử dụng
hệ thống. Vấn đề tài chính được coi nằm ngoài phạm vi luận án.
MỤC TIÊU LUẬN ÁN
Liên quan tới đề tài của luận án, 3 câu hỏi được đặt ra cần giải quyết là :
• Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng
ERP ; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng
chất lượng thông tin kế toán giống nhau hay khác nhau?
• Trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam thì nhân tố nào ảnh
hưởng tới chất lượng thông tin kế toán? Xếp hạng các nhân tố này thế nào?
7
•
Các thủ tục kiểm soát nào cần thiết để kiểm soát những nhân tố ảnh hưởng
này nhằm làm gia tăng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP
tại các doanh nghiệp Việt Nam?
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để đạt được mục tiêu đã đặt ra, luận án cần giải quyết 3 vấn đề chính có quan hệ
chặt chẽ với nhau, đó là : (1) Chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP.
Mục đích của phần này là tìm ra các tiêu chuẩn của chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ERP hay nói cách khác nó chính là các thang đo chất lượng thông
tin kế toán trong môi trường ERP; (2) Các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin
kế toán trong môi trường ERP tại doanh nghiệp Việt Nam. Mục đích của phần này
là tìm ra những nhân tố nào ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán và các thang
đo nhân tố ảnh hưởng này trong môi trường ERP tại doanh nghiệp Việt Nam ; và
(3) Kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng đã nhận diện ở trên nhằm nâng cao chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP. Mục đích của phần này là xây dựng
các kiểm soát cần thiết để kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế
toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.
Để giải quyết vấn đề (1) « Chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP » ,
luận án sử dụng phương pháp so sánh các lý thuyết nền về chất lượng thông tin, các
quan điểm của các tổ chức nghề nghiệp có tính quốc tế hay các cơ quan quản lý nhà
nước có tính pháp lý về vấn đề liên quan để chọn ra một quan điểm chất lượng
thông tin kế toán phù hợp trong môi trường ERP.
Để giải quyết vấn đề (2) « Các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ERP », luận án sử dụng phương pháp nghiên cứu suy diễn- định
lượng. Do hiện nay các nghiên cứu trực tiếp xác định các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP chưa nhiều nên luận án phải sử dụng
việc suy diễn để nhận diện nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong
môi trường ERP. Cụ thể, luận án thực hiện qua 2 bước cơ bản. Bước 1, sử dụng
phương pháp suy diễn để xác định ban đầu các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông
tin kế toán trong môi trường ERP. Suy diễn này được bắt đầu từ lý thuyết nền về
8
(a) Sản phẩm có chất lượng là sản phẩm cần phù hợp với người sử dụng của
J.M.Juran; (b) Thông tin là một sản phẩm bị ảnh hưởng bởi qui trình tạo thông tin;
(c) Quan điểm quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và mô hình của Kahn và Strong
năm 1998: mô hình thực hiện sản phẩm và dịch vụ cho chất lượng thông tin
(PSP/IQ) ; (d) quan điểm nếu hệ thống thông tin ERP thành công, tin cậy để đảm
bảo chức năng xử lý thông tin thì sẽ tạo ra sản phẩm thông tin chất lượng (Romney
and Steinbart, 2006) ; và (e) dựa trên các nguyên lý trên, luận án tiếp tục dựa vào
mô hình « hệ thống hoạt động » và dựa trên các kết quả nghiên cứu được công bố
trên thế giới về vấn đề chất lượng thông tin kế toán và các nhân tố thành công hay
các rủi ro liên quan tới việc thành công của dự án ERP; luận án điều chỉnh cho phù
hợp với các đặc điểm doanh nghiệp Việt Nam để xây dựng mô hình nghiên cứu các
nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam ứng
dụng ERP. Bước 2, luận án sử dụng phương pháp kiểm định phi tham số KruskalWallis kết hợp với phân tích ANOVA và phương pháp phân tích khám phá nhân tố
EFA để trả lời câu hỏi nghiên cứu thứ 1 và thứ 2. Luận án sử dụng phương pháp
chọn mẫu khảo sát thuận tiện kết hợp phương pháp phát triển mầm (Nguyễn Đình
Thọ, 2011) để thực hiện khảo sát. Phạm vi nghiên cứu là doanh nghiệp Việt Nam.
Đối tượng nghiên cứu là những người tạo hệ thống, tạo thông tin và sử dụng thông
tin, đối tượng nghiên cứu giảng dây ERP. Phương pháp nghiên cứu được tóm tắt
trên sơ đồ nghiên cứu sau:
9
Chất lượng sản phẩm phụ thuộc
vào người sử dụng
(J.M. Jura & Wang)
•
•
Thông tin là sản phẩm của hệ
thống thông tin.
Chất lượng thông tin phụ
thuộc chất lượng hệ thống tạo
sản phẩm thông tin và cung
cấp dịch vụ thông tin (mô
hình PSP/IQ Kahn &Strong)
Suy diễn
Nhân tố làm hệ thống thông tin
tin cậy hoặc thành công là nhân
tố ảnh hưởng chất lượng thông
tin của hệ thống
Mô hình “hệ thống hoạt động”
Nhân tố ảnh hưởng chất lượng
thông tin kế toán trong môi
trường ERP – thang đo nhân tố
Hệ thống thông tin tin cậy sẽ tạo
thông tin có chất lượng
(Marshall Romney & Paul
Steinbart)
Điều chỉnh và xác định mô hình
nhân tố ảnh hưởng chất lượng
thông tin kế toán trong môi
trường ERP trong các doanh
nghiệp Việt Nam
•
•
Phân tích Kruskall- Wallis
kết hợp Anova
Phân tích EFA
Để giải quyết vấn đề (3) « Kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng đã nhận diện nhằm
nâng cao chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP », luận án sử dụng mô
hình kiểm soát CobiT 1 làm nền tảng để triển khai xây dựng kiểm soát các nhân tố
0F
P
P
chất lượng thông tin kế toán đã nhận diện ở vấn đề (2) trên cơ sở khảo sát đánh giá
thực trạng kiểm soát các nhân tố này tại các doanh nghiệp Việt Nam.
1
CobiT –Control Objectives for Information and related Technology- do Viện quản lý công nghệ thông tin
(IT Governance Institute) thuộc Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA-Information
System Audit and Control Association) ban hành năm 1996. COBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi
trường tin học.
10
PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
• Phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp Việt Nam - không phải các doanh
nghiệp đa quốc gia ở Việt Nam - ở tất cả các lĩnh vực ứng dụng ERP.
• Đối tượng nghiên cứu.
o
Tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán, luận án sẽ
chọn đối tượng nghiên cứu là 3 nhóm người, bao gồm (1) các nhà tư vấn
triển khai có kinh nghiệm về kế toán trong môi trường ERP; (2) doanh
nghiệp sử dụng ERP gồm: ban quản lý doanh nghiệp các cấp, kiểm toán
viên nội bộ và kế toán; (3) và các nhà giáo dục, đào tạo liên quan vấn đề
ERP. Ngoài ra, kiểm toán viên độc lập cũng là đối tượng được khảo sát.
Đây là các nhóm người có trách nhiệm chính hoặc quyền lợi liên quan
tới hệ thống ERP doanh nghiệp hoặc có kiến thức vững chắc về hệ thống
ERP.
o
Tìm hiểu thực trạng kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông
tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, luận án chọn đối tượng
nghiên cứu là quản lý công nghệ thông tin (CNTT) hoặc kế toán trưởng
của các doanh nghiệp sử dụng ERP vì họ là một trong những người chủ
chốt theo suốt dự án từ khi lập kế hoạch cho tới khi hoàn thành và sử
dụng ERP.
CÁC ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN ÁN
Về mặt lý thuyết, luận án đã kết nối, phân tích các khái niệm chất lượng thông tin,
quản lý chất lượng toàn bộ và mô hình “thực hiện sản phẩm và dịch vụ cho chất
lượng thông tin” PSP/IQ, mô hình liên quan hệ thống thông tin để giải quyết các lý
luận về phương pháp xác định các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ERP. Luận án đã sử dụng cách tiếp cận mới trong xác định nhân
tố ảnh hưởng, đó là phân tích dựa trên mô hình “hệ thống hoạt động” để có một cái
nhìn toàn diện, logic, rõ ràng vấn đề nghiên cứu. Kết quả phân tích EFA xác định
được các nhân tố mới và thang đo nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Việt Nam. Kết quả này là nền
11
tảng giúp phát triển các mô hình nghiên cứu tác động qua lại giữa các nhân tố dễ
dàng hơn.
ERP là môi trường quản lý mới tại Việt Nam nên rất nhiều doanh nghiệp lúng túng
trong việc quản lý, kiểm soát cũng như kiểm toán để đảm bảo và nâng cao chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường này. Luận án đã phát triển từ CobiT để
xây dựng các kiểm soát các nhân tố mới. Do đó, về mặt thực tiễn, kết quả nghiên
cứu của luận án sẽ là một tham khảo hữu ích giúp các nhà quản lý doanh nghiệp sử
dụng ERP cũng như các nhà tư vấn triển khai ERP lập kế hoạch triển khai và sử
dụng cũng như giám sát, kiểm soát hệ thống ERP của doanh nghiệp phù hợp và hiệu
quả nhất.
Kết quả nghiên cứu của luận án cũng là một tham khảo rất có giá trị đối với các
kiểm toán viên trong việc xây dựng kế hoạch kiểm toán các doanh nghiệp sử dụng
ERP tại Việt Nam
Ngoài ra, kết luận của luận án cũng giúp các nhà nghiên cứu, giảng dạy xây dựng
chương trình và nội dung đào tạo liên quan ERP phù hợp hơn và chất lượng hơn.
TRÌNH BÀY VÀ KẾT CẤU LUẬN ÁN
Để đạt mục tiêu đề ra, luận án cần giải quyết 3 vấn đề vừa mang tính độc lập vừa
mang tính kế thừa chặt chẽ. Đó là (1) vấn đề chất lượng thông tin kế toán trong môi
trường ERP; (2) vấn đề xác định nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ERP; và (3) xây dựng kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng
thông tin đã nhận diện. Do mỗi vấn đề cần một phương pháp nghiên cứu riêng trên
những nền tảng lý thuyết riêng, nên luận án không chọn cách trình bày truyền thống
mà chọn cách trình bày theo từng vấn đề ở từng chương khác nhau nhưng có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau. Kết quả nghiên cứu chương trước sẽ là tiền đề cho việc
giải quyết vấn đề ở chương sau. Mỗi vấn đề đều bao gồm cơ sở lý thuyết và các
nghiên cứu liên quan, thực trạng Việt Nam về vấn đề nghiên cứu để từ đó xây dựng
mô hình nghiên cứu và xử lý kiểm nghiệm mô hình phù hợp.
Luận án được kết cấu thành các nội dung như sau;
12
• Phần mở đầu: giới thiệu về các lý do chọn lựa đề tài, mục tiêu nghiên cứu,
phương pháp nghiên cứu và kết cấu đề tài.
• Chương 1. Chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP
• Chương 2. Xác định các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.
• Chương 3. Kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.
• Kết luận chung luận án
13
CHƯƠNG 1. CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI
TRƯỜNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP – ERP
1.1
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP
1.1.1.
Quá trình hình thành, phát triển và định nghĩa hệ thống ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EPR) phát triển cùng phương pháp
quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể được diễn tả khác
nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Trước khi xem xét các khái niệm, chúng ta
cùng điểm sơ quá trình hình thành và phát triển của ERP (Shehab et al., 2004)
Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời
đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn
kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo
cáo hàng tồn kho.
Những năm 1970s, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp
doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu
cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp
doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính
hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Những năm 1980s, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ
MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất,
marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng
vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II
đã bổ sung thêm việc qui hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc,
giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất.
Giữa những năm 1990s là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch
nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều
vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở
14
dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động
marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực.
Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các
nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả
người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch
trình khách hàng một cách năng động. Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa
MRP II và ERP.
Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới
của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và
hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ
thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và
kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh.
Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính,
từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các
máy tính PC với giải pháp khách chủ 2 và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các
F
1
P
P
xử lý kinh doanh điện tử.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận.
Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng
kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and
Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật
và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý
kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc qui trình hoạt động kinh doanh và
tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là
nó tác động thay đổi qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa
của doanh nghiệp.
2
Môi trường khách chủ (client/server) là môi trường mà máy chủ lưu trữ dữ liệu, duy trì sự toàn vẹn, nhất
quán và xử lý các yêu cầu của người sử dụng từ các máy người sử dụng. Việc xử lý dữ liệu và các ứng dụng
được phân chia giữa máy chủ và máy người sử dụng
15
Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép
doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu
chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin
trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).
1.1.2. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP
Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ
thông tin. Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản:
•
Qui trình quản lý. Đây là qui trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế
trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Chúng ta đã biết, một hoạt
động kinh doanh muốn thực hiện cần kết hợp đồng thời cả hoạt động xử lý
kinh doanh và xử lý thông tin. Ví dụ nhân viên bán hàng muốn thực hiện
hoạt động bán hàng cần xử lý những thông tin liên quan tới yêu cầu khách
hàng, thông tin hàng tồn trong kho và thông tin liên quan tới giá bán, điều
kiện bán hàng. Dựa vào kết qủa xử lý này, nhân viên bán hàng quyết định
chấp thuận hay không yêu cầu của khách hàng. Như vậy việc thực hiện hoạt
động xử lý kinh doanh liên quan tới đặt hàng này cũng đồng thời là qui trình
xử lý thông tin về đặt hàng của khách hàng. Vì lý do này, qui trình quản lý
và qui trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.
•
Phần mềm xử lý là phần mềm ERP
•
Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành
một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.
•
Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh
nghiệp được lưu trữ chung.
•
Con người tham gia trong qui trình xử lý của hệ thống ERP.
Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt
động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:
Tính phân hệ và tích hợp. Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử các
hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu
