Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh vicom

Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

MỤC LỤC

Tổ chức hệ thống sản xuất kinh
doanh..........................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
........................................................53

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

MỞ ĐẦU
Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập
trung sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với quá trình
chuyển đổi này là sự thay đổi căn bản vai trò của nhà nước và thị trường trong
nền kinh tế. Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có quyền tự chủ
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và cạnh tranh trên thị truờng. Với
xu thế đó hàng loạt các doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH đã ra đời và
đóng góp đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Chớnh vì lý đó đã
thôi thỳc tụi chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
VICOM”
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều

ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung c ấp,
lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà
nhà. Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và l ợi nhuận ch ủ y ếu cho Công ty.
Chính vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành s ản ph ẩm xây l ắp c ủa
Công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh h ưởng tới quy ền l ợi c ủa
doanh nghiệp và các bên có liên quan.
Mục đích của việc chọn đề tài này là vận dụng lý luận về công tác
tổ chức để tìm hiểu, so sánh việc thực hiện cách thức tổ ch ức theo mô hình
trực tuyến – chức năng tại Công ty TNHH VICOM, t ừ đó tìm ra các ưu
điểm, nhược điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại nhằm góp phần đưa
ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Chuyên đ ề này
của em gồm 3 phần sau:
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM
Phần 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
TNHH VICOM
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

2


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Phần 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN C Ơ C ẤU T Ổ
CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM
Qua chuyên đề này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Thạc sỹ Đỗ Thị Đông đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này cùng ban
giám đốc và các anh, chị đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

3


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM
Công ty TNHH VICOM tiền thân là trung tâm THĐ được thành lập
theo quyết định số: 3978GP/TLDN ngày 14/01/1999 của ủy ban nhân dân
thành phố Hà Nội. Đồng thời được cấp giấy chứng nh ận kinh doanh Công
ty TNHH có hai thành viên với số đăng ký là: 0709952 đăng ký l ần đ ầu
ngày 22/01/1999.
Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế, hoạt động và kinh
doanh vì mục đích lợi nhuận, có tên giao dịch là: VICOM COMPANY
LIMITED, tên viết tắt VICOM Co.,Ltd.
Trụ sở chính tại: Số 79B Nguyễn Thái Học, Phường Điện Biên, Quận
Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.5374366
Fax

: 04.5374363

Email:
Website

: 04.5374366
:

:

Được thành lập với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu th ốn, từ trung
tâm chuyên sửa chữa, buôn bán các linh kiện các thiết bị điện tử, điện
thoại, tổng đài..., nên hầu hết các trang thiết bị ph ục v ụ cho công vi ệc đ ều
không thể sử dụng được khi chuyển đổi hình thức kinh doanh và thành l ập
doanh nghiệp, tuy nhiên nhờ sự nỗ lực của hội động thành viên, ban giám
đốc và toàn thể nhân viên cụngty nờn những khó khăn ban đ ầu đã đ ược
khắc phục một cách đáng kể.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

4


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Công ty TNHH VICOM là một trong những Công ty đi đầu trong việc
kinh doanh các thiết bị phục vụ cho sự an toàn của con người, gia đình và
các tổ chức kinh tế xã hội, đây là một lĩnh vực hiện đang rất phát triển và
được nhiều người quan tâm.
Ghi nhận quá trình xây dựng và phát triển, thương hiệu VICOM đã được
bạn

đọc

mạng

Truyền

Thông

Thương

Hiệu

Việt

() bình chọn đạt số phiếu nằm trong thương
hiệu có số phiếu cao nhất của ngành
1.2. Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều
ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung c ấp,
lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà
nhà. Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và l ợi nhuận ch ủ y ếu cho Công ty.
Chính vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành s ản ph ẩm xây l ắp c ủa
Công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh h ưởng tới quy ền l ợi c ủa
doanh nghiệp và các bên có liên quan.
Công ty TNHH VICOM cũng được hình thành trong xu th ế đó, với th ị
trường tự do cạnh tranh như hiện nay thì để tồn tại và phát triển được là
một điều không dễ, muốn làm được điều này thì đòi h ỏi Công ty không
những phải đưa ra thị trường, đưa tới tay người tiêu dùng các sản ph ẩm
với chất lượng cao mà còn phải đưa ra chính sách giá cạnh tranh. Đây là

tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp dần chiếm lĩnh được th ị trường, đẩy
mạnh việc tiêu thụ, tăng vòng quay của vốn lưu động và đem lại lợi nhu ận
cao.
1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

5


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Là công ty TNHH 2 thành viên nên ngay từ khi ra đời Công ty đã t ổ
chức bộ máy quản lý kinh doanh với phương châm nh ỏ - gọn và hi ệu qu ả,
với sự tận tụy của ban lãnh đạo, sự tâm huyết của nhân viên nên công ty
TNHH VICOM phát triển ngày càng nhanh, mạnh và bền vững. B ộ máy
quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng,
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng:
Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho r ằng: Qu ản lý là đi ều
hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về
nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có th ể hiểu
khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:
- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích bi ến
đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các
phương pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng nh ững quy lu ật kinh t ế,
quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định nh ững bi ện

pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố
vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba
yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. S ản ph ẩm
của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các ch ỉ th ị, các m ệnh l ệnh đ ể
kích thích sản xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác
đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Ch ủ thể
quản lý và đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được g ọi là b ộ ph ận
quản lý và bộ phận bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác đ ộng qua l ại l ẫn
nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

6


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quy ết
định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ
ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
- Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng nh ư khâu ph ụ
trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động
tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như

hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực
lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh
của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi
thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
của bộ máy.
Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và đặc thù kinh
doanh của công ty. Với mô hình quản lý trực tuyến - ch ức năng, Giám đ ốc
có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin một cách chính xác t ừ các b ộ ph ận
quản lý đến cỏc phũng, cỏc đội thi công để điều hành. Cỏc phũng đ ược
tập trung chuyờn sõu theo các lĩnh vực cụ thể do ban giám đốc giao cho.
1.4. Đặc điểm về Sản Phẩm
- Hệ thống bảo vệ, ch ống đột nh ập không dây (LYNX - ADEMCO,
SONIC SAFETY - Đài Loan): Ho ạt đ ộng g ần gi ống nh ư h ệ th ống b ảo
vệ có dây nhưng gi ữa các đ ầu c ảm bi ến đ ược n ối v ới trung tâm b ằng
sóng vô tuy ến. Hệ th ống ti ết ki ệm đ ược chi phí l ắp đ ặt và đ ảm b ảo
được tính thẩm mỹ cho các tòa nhà đ ẹp, hi ện đ ại đã hoàn thi ện. H ệ

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

7


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

thống còn được điểu khi ển b ằng các b ộ đi ều khi ển t ừ xa, b ằng máy di
động rất linh hoạt và ti ện l ợi. B ộ t ự đ ộng quay s ố s ẽ giúp cho vi ệc
thông báo bằng giọng nói (n ội dung do ch ủ nhà t ự ghi âm) t ới nhi ều s ố
máy điện thoại khác nhau trong tr ường h ợp ch ủ nhà đi v ắng,...
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội
ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích h ộp chuyên dùng cho
các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất
cả các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo
dõi trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay qu ản lý có th ể
theo dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe
được âm thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh,
thông báo, nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm
thanh, hình ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng th ời có th ể
thực hiện tham quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm. Hệ
thống này được sử dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù
hợp với yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - M ỹ):
Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu bỏo khúi, đ ầu báo nhi ệt, t ủ trung
tâm đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2
1.5. Đặc điểm về Công nghệ
Lĩnh vực hoạt động - chuyên cung cấp, thiết kế, thi công:
- Hệ thống báo trộm không dây, có dây
- Hệ thống chống mất cắp siêu thị
- Hệ thống kiểm soát vào ra (Access Control)
- Hệ thống trang âm hội trường
- Hệ thống camera quan sát, theo dõi (CCTV)
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy
- Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

8


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Công ty TNHH VICOM là đại lý độc quyền phân ph ối tại Vi ệt Nam
của cỏc hóng sau:
- Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh
báo trung tâm bằng sóng vô tuyến
- Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thi ết b ị
báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,...
- Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: H ệ th ống
camera quan sát và CCTV
- Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ
thống báo trộm siêu thị và thư viện
- SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thi ết b ị âm thanh
hội thảo và trang âm
- Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ
thống báo cháy tự động
- Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây.
Với việc là nhà phân phối của cỏc hóng danh tiếng trờn nờn cỏc sản
phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng nh ư
của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống
đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,
Hải Phũng, Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh, Thành phố Huế,...

Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh
doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% th ị ph ần
trên toàn quốc đối với mặt hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy,
chiếm 90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây
HG-1500 của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng
khỏc thỡ khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất
lượng dịch vụ được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực
tiếp.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

9


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Như đã nói ở trên, Công ty TNHH VICOM là một tổ ch ức kinh t ế hoạt
động vì mục đích lợi nhuận, do vậy, mọi hoạt động của Công ty đ ều
hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY TNHH VICOM
2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH VICOM
Cơ cấu tổ chức là nền tảng về mặt tổ chức của mọi Công ty, Doanh
nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận được

chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quy ền h ạn nhất đ ịnh, có m ối
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí theo từng cấp nhằm đ ảm bảo
thực hiện các trức năng quản trị và thực hiện theo mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động của con người trong quá trình sản xuất chỉ đạt
được cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa h ọc. Do
vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy phải phải hết sức khoa học.



Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể
hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để h ướng tới
những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh th ần cũng
như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được th ực hiện trên
quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công
hợp tác của những con người trong tổ chức.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

10


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện

những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi
phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đú ch ớnh là lực
lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên b ộ máy qu ản
lý. Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi
doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng
quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù
hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối h ợp nhịp nhàng
giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn
sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện
các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành....
Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể ti ến hành nhi ệm v ụ
quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu t ổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ
cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp
cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả
cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều
bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả.
Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một t ổ ch ức, m ột c ơ
cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ ph ận cần thi ết đ ể th ực
hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những
con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ
được giao.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

11

Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của
chính doanh nghiệp đú. Nó như chất keo dính để liên kết các y ếu tố sản
xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có ph ương h ướng rõ ràng; đ ồng th ời
làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham
gia và có trách nhiệm với công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Đ ể đ ảm nhi ệm h ết
các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao đ ộng qu ản lý, th ực hi ện
chuyên môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập h ợp những người có
trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các k ế hoạch lao
động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công vi ệc cho nhân
viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự s ẽ góp ph ần hoàn thành nhi ệm
vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.



Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy
quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý
các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là
lợi nhuận. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi h ỏi
nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và th ực ti ễn. Vì v ậy công vi ệc c ủa

hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nh ắc, l ựa
chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí th ấp
nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển
của hệ thống. Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì ph ải xu ất
phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thi ện b ộ máy

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

12


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hi ệu qu ả s ản xu ất
kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.

 Hoàn thịờn bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến
lược kinh doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh
trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy
được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động s ản
xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng
chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thịờn tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường
xuyên, chuyờn sõu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện s ự vừa đ ủ chi

tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nh ỏ,
có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện
một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ
quản lý. Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của
thực tiễn, cũn khụng thỡ nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát
triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy qu ản lý có
hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất
kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật c ủa doanh
nghiệp.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn
tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong ho ạt động. M ặt
khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy qu ản lý tinh gi ảm, g ọn
nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

13


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

 Đối với Công ty TNHH VICOM
Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất c ủa
Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ ch ức b ộ máy qu ản
lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh t ế th ị tr ường c ạnh tranh
gay gắt như hiện nay.

Mặt khác sản ph ẩm của Công ty đòi h ỏi ph ải có tính c ạnh tranh cao
trên thị trường cả về chất l ượng, m ẫu mã s ản ph ẩm và ti ến đ ộ giao
hàng. Và để đạt được đi ều đó thì c ơ c ấu t ổ ch ức b ộ máy qu ản l ớ cú vai
trò rất quan trọng. Nó là đi ều ki ện đ ủ quy ết đ ịnh s ự thành công c ủa
Công ty trên th ương trường.
Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công
tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của h ệ
thống. Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để h ọ làm t ốt công
việc của mỡnh thỡ đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích
hợp. Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân t ố quan trong
thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng
suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình
thành và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu
quyết định sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường
- Cơ cấu tổ chức được thiết kế thành các bộ phận quản trị và các
cấp quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, chuyên môn hóa
những chức năng quản trị nhất định. Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả
các bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều
ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc
Mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ của việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức b ộ
máy của Công ty.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

14


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

- Mục đích:
Nhằm đạt được kết quả cao nhất cho doanh nghiệp, mục đích đó
được xác định từ sự đánh giá cao vai trò của bộ máy tổ chức và cụ thể là
con người. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, con người gi ữ vai trò là l ực
lượng sản xuất chủ yếu. Do đó, mọi biệt pháp cải tiến tổ chức lao động,
cải tiến tổ chức bộ máy đều phải hướng vào tạo điều ki ện cho con ng ười
ngày càng hoàn thiện
-Ý nghĩa:
Việc áp dụng biện pháp nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH
VICOM có một ý nghĩa xã hội hết sức to lớn. Trước hết nó năng cao ch ất
lượng và năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của s ản xu ất hi ện có,
mặc dù phương tiện phương tiện, công nghệ …, có tính chất quyết định,
đảm bảo hiệu quả sản xuất cao và tiết kiệm hao phí lao đ ộng xã h ội là
việc áp dụng cải tiến bộ máy kỹ thuật trong sane xuất nhưng nếu thi ếu
một trình độ tổ chức nguồn nhân lực hợp lý với trình độ phát tri ển c ủa
khoa học kỹ thuật và công nghệ sản xuất trong mỗi doanh nghi ệp thì th ậm
chí có kỹ thuật cao, hiện đại cũng không thể đem lại hiệu quả thỏa đáng.
Đồng thời trình độ tổ chức lao động cao lại cho phép đạt được hiệu quả cả
trong khi cơ sở vật chất không hẳn là quá hiện đại, vi ệc qu ản lý và b ố chí
cán bộ công nhân viên làm việc hợp lý luôn làm phát huy hết tính sáng tạo
của từng nhân viên trong công ty, làm tăng năng xuất và hiệu quả cuối
cùng, biết cách tổ chức tốt bộ máy nguồn nhân lực xẽ làm cho công nhõn
viên cảm thấy được thoải mái, thu hút con người tự giác tham gia vào công
việc, người tổ chức phải biết áp dụng chế độ ăn nghỉ, thăm khám sức khỏe
định kỳ, biết phối hợp và luôn coi người lao động là một phần không th ể
tách khỏi tế bào sống của chính bản thân mình.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

15


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

+ Nhiệm vụ
Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, việc
nghiên cứu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cần phải thực hiện
được 3 nhóm nhiệm vụ sau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội
Kinh tế: Phải kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong quá
trình sản xuất để ứng dụng có hiệu quả nhất những tiềm năng lao động và
vật chất với mục đích không ngừng tăng cao năng suất lao động, năng cao
chất lượng lao động, giảm giá thành sản phẩm
+ Tâm sinh lý
Tạo điều kiện lao động bình thường, năng cao sức hấp dẫn và nội dung
phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của
con người và giữ gìn sức khỏe của họ.
+ Xã hội
Tạo điều kiện cho con người phát tri ển toàn di ện, bi ến lao đ ộng
thành nhu cầu s ống đ ầu tiên trên c ơ s ở dung hòa giáo d ục chính tr ị v ới
giáo dục lao động
- Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức thể hiện trên hai khía c ạnh
sau:
+ Điều phối các hoạt động của nhân viên đ ể h ọ có th ể làm vi ệc v ới
nhau và thực hiện chi ến l ược m ột cách có hi ệu qu ả nh ất nh ằm t ạo ra l ợi

thế cạnh tranh.
+ Khuyến khích động viên các nhân viên và đưa ra m ột c ơ ch ế khuy ến
khích người lao động.
Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là đưa ra được một cơ chế mà
qua đó các quản trị viên có thể phối hợp các hoạt động c ủa nhi ều ch ức

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

16


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

năng trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh
nghiệp
- Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu từ việc phân cấp và chia
quyền để hình thành các bộ phận cơ bản của cơ cấu tổ chức.
+ Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân s ự và các
nguồn nhân lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị
trong cơ sở doanh nghiệp. Một tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu t ổ ch ức
sao cho các chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp những
hoạt động của mình đạt được hiệu quả như mong muốn.
Phõn quyên đề cập tới cách mà công ty phân chia quyền lực cho các
chức năng và đơn vị cơ sở và tập chung hóa đề cập đến cách hợp tác kết
hợp các bộ phận lại với nhau. Hai quá trình này quy định đến việc cơ cấu
tổ chức sẽ vận hành như thế nào với nhau.
Việc vận hành một cơ cấu tổ chức nhằm phối hợp và khuyến khích

các hoạt động mục tiêu thường khá tốn kém. Những chi phí cho việc vận
hành một cơ cấu tổ chức còn họi là chi phí quản lý hành chính. M ột c ơ c ấu
càng phức tạp là có trình độ phân quyền và tập trung hóa cao thì chi phí
quản lý hành chính càng cao. Nếu doanh nghiệp phân quyền càng sõu th ỡ
cỏc quản trị viên càng được chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ của
mình, sẽ đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình
một cách có hiệu quả, đồng thời chi phí cho quản trị viên cũng rất cao, do
đó chi phí quản lý hành chính càng lớn.
Nếu chi phí quản lý hành chính quá lớn khi tổ chức thực hiện chiến
lược sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty, vì vậy việc thiết kế cơ cấu t ổ
chức không tốt, chẳng hạn như: quá nhiều cấp quản trị hoặc mối liên hệ
không hợp lý sẽ làm cho chi phí quản lý hành chính cao, trái lại nếu thi ết

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

17


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

kế cơ cấu tổ chức hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí quản lý hành chính
và tạo điều kiện cho Cong ty có lợi thế cạnh tranh.
Việc thiết kế tổ chức cũng tác động đến thu nhập của c ủa công ty.
Nếu các nhà quản trị chiến lược chọn đúng cơ cấu tổ chức của việc phối
hợp các hoạt động tạo ra giá trị, nó sẽ năng cao khae năng tạo giá trị của
công ty.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty

Hiện nay Công ty Trách nhiệm hữu hạn VICOM đang áp d ụng mô hình
quản lý theo cơ cấu chức năng, cơ cấu chức năng nhúm cỏc nhân viên lại
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

I ĐỒ
NGệTHÀNH
trên cơ sở kiến thức vàHỘ
kinh
nghi
m chungVIÊN
của họ hoặc trên cơ sở h ọ cùng

sử dụng một nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật.
BAN
BANGIÁM
GIÁMĐĐỐ
ỐCC

PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
CHĂM
PHÒNG
PHÒNG
K
Ế

PHÒNG
CHĂM
KẾ
KINH
K
Ỹ
KINH
Hình
2.1:
S
Ơ
Đ
Ồ
T
Ổ
CH
Ứ
C
B
Ộ
MÁY
C
Ủ
A
CÔNG
TY
TNHH
D
ÁN
SÓC

K
Ỹ
TOÁN
SÓC
DỰ
ỰVICOM
ÁN
TOÁN
DOANH
THU
Ậ
T
DOANH
KHÁCH
THUẬT
TÀI
KHÁCH
TÀI
HÀNG
CHÍNH
HÀNG
CHÍNH

K
KỸỸ THU
THUẬ
ẬTT
THI
THIẾ
ẾTT K

KẾẾ

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 1
1

K
KỸỸ THU
THUẬ
ẬTT
THI
THI CÔNG
CÔNG

§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 2
2

18
§éi

§éi thi
thi
c«ng
sè
c«ng sè 33

§éi
§éi thi
thi
c«ng
sè
c«ng sè 3
3


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

( Nguồn từ phòng: Hành chính tổng hợp)
Cơ cấu tổ chức của Công ty với mô hình trực tuyến – trức năng hiện
tại như sau:
Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
Trong đó: giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo m ọi
hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà
nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức
Bên cạnh giám đốc là 02 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quy ền
phụ trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật. Ngoài ra, công ty cũn cú cỏc

phũng ban chức năng với công việc và nhiệm vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

19


Chuyên đề tốt nghiệp
Đông

GVHD: Th.S Đỗ Thị

trực tiếp của các trưởng phòng. Hiện nay, công ty có 5 phòng chuyên môn
nghiệp vụ: Tài chính kế toán, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh,
dự án.
- Phòng kế toán - tài chính:
* Chức năng tài chính mà phòng phải đảm nhiệm như lập kế hoạch
thu chi, đảm bảo công ty có đủ vốn để sinh hoạt, lập kế hoạch huy động
vốn, tổ chức quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, chấp hành ch ế độ tài chính
của nhà nước ban hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành, th ực hi ện
các chức năng giám sát bằng tiền đối với mọi quá trình hoạt đ ộng kinh
doanh của doanh nghiệp.
* Chức năng kế toán: Có nhiệm vụ về quản lý nguyên giá, kh ấu hao,
ghớ trị còn lại, thực hiện các công việc về tập hợp chi phí và t ớnh gi ỏ s ản
phẩm, ngoài ra còn thực hiện các công việc và nhiệm vụ mà ban giám đ ốc
giao phó. Ngoài ra còn làm các công việc về công nợ, thanh quy ết toán các
công trình, dự án và khách hàng.
- Phòng kinh doanh: với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và khai thác th ị
trường, xây dựng các kế hoạch các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung
hạn và dài hạn. Phòng kinh doanh quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng trong

đó có thông tin chi tiết của khách hàng, lượng hàng đã mua c ủa công ty, k ết
hợp với phòng kế toán trong việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng.
Ngoài ra, phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật các thông tin v ề s ản
phẩm thay thế, sản phẩm của các công ty cùng ngành nghề, để từ đó gửi
thông tin
- Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong việc triển khai, tổ
chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn

20