sáng kiến giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh cà mau

Mẫu 02/ĐN-XDSK

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Cà Mau, ngày 15 tháng 02 năm 2014.
BÁO CÁO
TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN
Tên sáng kiến:
Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận
xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau.
Người thực hiện: TRƯƠNG THANH LONG
Người đồng nghiên cứu: PHAN THÁI DŨNG
Thời gian đã thực hiện: năm 2011 đến 2013
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
Giúp cho công tác cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho Lãnh đạo Văn
phòng và các Chuyên viên khối nghiên cứu trong công tác tham mưu, tổng hợp, xử
lý công việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực UBND tỉnh.
Tăng cường ứng dụng CNTT, sử dụng văn bản điện tử để nâng cao chất lượng
hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hành tiết kiệm trong công tác quản trị hành
chính. Đây là một trong những nhiệm vụ thực hiện thường xuyên, liên tục và gắn với
hoạt động cải cách hành chính ở đơn v nhằm bảo đảm công khai, minh bạch trong
hoạt động hành chính.
2. Phạm vi triển khai thực hiện:
Trên địa bàn tỉnh giữa Văn phòng UBND tỉnh với các Sở, ngành, UBND huyện,
thành phố và các tổ chức, cá nhân trực thuộc Văn phòng.
3. Mô tả nội dung sáng kiến:
- Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu,
chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Thực hiện theo đúng Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh
- Tòan bộ văn bản đến bao gồm văn bản gửi trên mạng (trừ văn bản mật và có

tính nhạy cảm) đều được Phòng Hành chính- Tổ chức chuyển trên phần mềm quản lý
hồ sơ công việc liên thông (VIC) chuyển đến lãnh đạo Văn phòng, Thường trực
UBND tỉnh để biết hoặc tham khảo đồng thời chuyển đến chuyên viên có liên quan để
xử lý theo quy định (hoặc tham khảo). Toàn bộ các văn bản này đều được luu trữ trên
hệ thống phần mềm. Các loại văn bản phát hành đều được scan và đưa lên mạng VIC
để gửi đến các đơn vị và cá nhân có liên quan biết để thực hiện và kiểm tra.


Sử dụng phối hợp giữa hộp thư điện tử (Email) với hệ thống quản lý văn bản
vào hồ sơ công việc.
4. Kết quả, hiệu quả mang lại:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức hoạt động
của Văn phòng từ thủ công sang phương tiện kỹ thuật hiện đại.
- Thông qua mạng máy tính, thông tin được tiếp nhận và chuyển tải nhanh
chóng tới các bộ phận có liên quan để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được chuyển
tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc, thông tin trên mạng còn cho phép
chia sẽ thông tin, tài nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi và nhận thư điện tử, tiết
kiệm thời gian, kinh phí và nâng cao hiệu quả công việc
- Văn bản được theo dõi, thống kê một cách khoa học (theo ngày, tháng, năm,;
loại văn bản, lĩnh vực…) chặt chẽ, chính xác, kịp thời. Giúp cho lãnh đạo Văn phòng
và Thường trực UBND tỉnh nắm thông tin kịp thời và theo dõi việc xử lý công việc
hàng ngày.
- Tạo thuận lợi trong việc tiếp nhận và gửi văn bản trên môi trường mạng giữa
Văn phòng UBND tỉnh với các Sở, ngành, UBND huyện, thành phố và các đơn vị trực
thuộc. thuận lợi trong thông tin chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ của
các đơn vị có liên quan, thống kê văn bản đi, đến, tra cứu văn bản khi cần thiết và gửi
tài liệu phục vụ các cuộc hội nghị, họp báo và hội nghị trực tuyến với cấp huyện, đưa
dự thảo văn bản lấy kiến trên mạng, hạn chế việc sao, chụp văn bản giấy, tiết kiệm kinh
phí cho đơn vị. Từ năm 2011 đến 2013 đã tiếp nhận và xử lý trên đường truyền VIC
46/709 văn bản đến và phát hành 27.252 văn bản.(Riêng trong năm 2013 đã tiếp nhận

và xử lý 18.958 văn bản và phát hành 10.588 văn bản).
5. Đánh giá về phạm vi, ảnh hưởng của sáng kiến:
Giải pháp này có tác dụng khuyến khích đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác quản lý, điều hành hàng ngày, góp phần giảm bớt thói quen sử dụng
văn bản giấy, tiến tới sử dụng phổ biến văn bản điện tử trong giao dịch giữa các cơ
quan, đơn vị.
Có thể sử dụng rộng rãi cho công chức làm việc trong Văn phòng của các sở,
ban, ngành cấp tỉnh và UBND huyện, thành phố.
6. Kiến nghị, đề xuất:
Đề nghị Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh tiếp tục chỉ đạo và kiểm tra việc
sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh./.
Xác nhận của cơ quan

Nguyễn Thanh Luận

Người báo cáo

Phan Thái Dũng

Trương Thanh Long
2