Sáng kiến giải pháp nâng cao tính hiệu quả quản lý tài liệu mật trong công tác văn thư lưu trữ

Mẫu 02/ĐN-XDSK
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------Cà Mau, ngày 18 tháng 3 năm 2014

BÁO CÁO
TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN

Tên sáng kiến: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ.
- Tên cá nhân: NGUYỄN THỊ ÁNH MINH.
- Đơn vị công tác: Phòng HC-TC Văn phòng UBND tỉnh.
- Thời gian đã được triển khai thực hiện từ năm 2010 đến nay.
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của
công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan
trọng, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích


chính trị văn hóa xã hội. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Tình hình lộ bí mật nhà nước còn diễn ra khá phổ biến, có trường hợp rất
quan trọng, ảnh hưởng xấu đến an ninh quốc gia và phát triển kinh tế của đất nước.
Nguyên nhân của tình trạng trên là do một bộ phận cán bộ công chức, viên chức
nhà nước chưa nhận thức đầy đủ về bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước, còn chủ quan,
mất cảnh giác nhất là khi trao đổi cung cấp thông tin, tài liệu ra bên ngoài. Chính
vì thế công tác văn thư lưu trữ là một nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác bảo
vệ bí mật tài liệu nhà nước.

2. phạm vi triển khai thực hiện:
- Áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan nhà nước trong
tỉnh Cà Mau.
3. Mô tả sáng kiến:
Thực hiện Chỉ thị số 13/2008/CT-TTg ngày 11 tháng 4 năm 2008 của Thủ
tướng Chính phủ về "tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình
mới" và Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND ngày 14/9/2010 của Chủ tịch UBND
về "Ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau".
Trong thời gian qua việc chấp hành các quy định trong công tác quản lý văn
bản mật trong cơ quan chưa được chặt chẽ: như soạn thảo văn bản vẫn sử dụng
chung với máy tính soạn thảo văn bản thông thường; sổ ghi số ký hiệu cũng như
lưu trữ chung với các loại văn bản khác; phong bì phát hành chưa thực hiện đúng
quy định về chế độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”. Từ đó gặp khó khăn trong
công tác lưu trữ, quản lý bảo vệ bí mật tài liệu.

2


Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước
đây là nội dung quan trọng của công tác bảo vệ an ninh quốc gia, giữ gìn trật tự an
toàn xã hội, là người cán bộ đảng viên, Phó phòng Hành chánh - Tổ chức phụ trách
công tác văn thư lưu trữ, trực tiếp phát hành và lưu trữ những văn bản, tài liệu của
UBND tỉnh, Ban Cán sự Đảng, Văn phòng UBND tỉnh, trong năm qua bản thân
nghiên cứu những quy định của Trung ương cũng như địa phương về công tác bảo
vệ bí mật tài liệu nhà nước, vận dụng và đưa ra giải pháp: Quản lý tài liệu mật
trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
* Tiếp nhận văn bản Mật đến:
Văn bản Mật đến được đăng ký vào sổ riêng và chuyển ngay đến thủ trưởng
cơ quan, văn thư không được bóc bì; trường hợp tài liệu Mật gửi đến văn thư nhận,
phát hiện có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, thì văn thư phải báo ngay với thủ trưởng

cơ quan để có biện pháp xử lý kịp thời.
* Soạn thảo, nhân bản tài liệu Mật:
Sử dụng máy tính soạn thảo văn bản riêng, chuyên viên được phân công
soạn thảo phải đề xuất với thủ trưởng trực tiếp về mức độ mật của từng tài liệu,
người ký duyệt tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt
mật, Tối mật, Mật).
Mẫu con dấu các độ mật:
MẬT

- Mẫu con dấu “Mật”:
Hình chữ nhật, kích thước 20 mm x 8 mm, có đường viền xung quanh, bên
trong là chữ “MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
TỐI MẬT

- Mẫu con dấu “Tối mật”:

3


Hình chữ nhật, kích thước 30 mm x 8 mm, có đường viền xung quanh, bên
trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
TUYỆT MẬT

- Mẫu con dấu “Tuyệt mật”:
Hình chữ nhật, kích thước 40 mm x 8 mm, có đường viền xung quanh, bên
trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Văn thư photo tài liệu Mật phải đúng số lượng văn bản đã được thủ trưởng
phê duyệt, sau khi in, sao chụp xong phải hủy những bản dư thừa, hoặc in, sao
chụp hỏng.
* Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm:

Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ “Tài liệu đi” để
theo dõi. Sổ “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài
liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn,
người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt
mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài
liệu gửi đi phải cho vào bao bì dán kín và chuyển đến văn thư đề làm bì ngoài gửi
đi.
* Phát hành tài liệu Mật:
Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì
phải dùng lại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính
khó bóc.
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Mật” ngoài bì đóng dấu chữa “C” in
hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm.

4


Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Tối Mật” ngoài bì đóng dấu chữa “B”
in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm.
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiện của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt
mật”.
+ Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ “A” in hoa nét
đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm.
Tài liệu Mật tuyệt đối không được phát hành trên mạng: Internet, mạng liên
thông.
* Lưu trữ, bảo quản, sử dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước:
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại,
lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ riêng, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích,
không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải được sự

đồng ý của thủ trưởng cơ quan. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu bị mất, tráo
đổi, hư hỏng, hoặc bị lộ phải báo ngay với thủ trưởng cơ quan đơn vị để có biện
pháp giải quyết kịp thời.
4. Kết quả, hiệu quả đạt được:
Từ năm 2010 đến nay với giải pháp nêu trên, quản lý tài liệu mật trong
công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh: được quản lý chặt chẽ, tính
bảo mật an toàn cao, người không có trách nhiệm không được tiếp xúc với tài
liệu, từ đó không xảy ra tình trạng lộ, lọt thông tin tài liệu bí mật ra bên ngoài.
5. Đánh giá phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:

5


Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc: soạn thảo; ban hành văn bản;
tổ chức, quản lý văn bản; giải quyết văn bản hình thành trong các hoạt động cơ
quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang. Chính vì thế
giải pháp nêu trên có thể áp dụng cho cán bộ công chức, viên chức làm công tác
văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo việc giữ gìn bí mật tài liệu của cơ quan nhà nước.
6. Kiến nghị, đề xuất:
Đề nghị Hội đồng sáng kiến xem xét, chấp thuận./.

Ý kiến xác nhận

Người đăng ký

của Thủ trưởng đơn vị
PHÓ VĂN PHÒNG

(đã ký)

(đã ký)

Phan Thái Dũng

Nguyễn Thị Ánh Minh

6