MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG
KHÔNG VIỆT NAM
Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức
nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định
chung thì mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết
phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư
cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác
văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận
lợi hơn, hiệu quả hơn. Như thế, Văn thư – Lưu trữ là hai mặt luôn có mối
quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Công tác văn thư
càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công
tác văn thư lưu trữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính
xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của
công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu
cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác
Văn thư – Lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được
triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác
quản lý.
3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
NAM.
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty lớn, được bạn
hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch
vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty.
Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực
kinh doanh như Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao
chất lượng hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vấn đề hết sức cần thiết
và cần được giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói chung,

Ban lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng.
Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư –
Lưu trữ tại Công ty em đã học được từ các cô, các chị tổ văn thư Công ty
những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn
đọng trong công tác Văn thư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải
pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công
ty đó là:
3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư – Lưu trữ một cách khoa
học.
Hiện tại Tổ văn thư Công ty có 04 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư –
Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân
1
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
1
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do
trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có
phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một cách
nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc
vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân
sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên
môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như
máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.
Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những
người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn
thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả

cao.
3.1.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ
Văn thư – Lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định
sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi
bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác Văn thư – Lưu trữ cũng vậy,
ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm
việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào
tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều
tất yếu.
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải
đảm nhiệm. Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải
chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô
hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng
nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn
nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản.
Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là
hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các
phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong
các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn
thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một
cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên văn
thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách
thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết.
- Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao
của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên văn thư cần phải trang bị
2
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
2
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt
là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn
bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất
lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu
với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt
Nam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận
các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực
tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế
em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty trong việc chú
trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học,
ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan
đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên
việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn chưa được áp dụng
thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có
thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng
hữu ích phục vụ có hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Với những
phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và
nhanh chóng.
Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô
cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công.
3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc.
Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói
chung và nhân viên văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo
hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện
hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên
hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp
và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng,

hiệu quả công việc.
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết
công việc một cách nhanh gọn, chính xác.
Thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không như đã trình bày tại phần thực
trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân công công việc phù
hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công
việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu
quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa
được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn
phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên
3
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
3
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm
tra vào sổ văn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như:
Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau
đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn
thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản.
Nhân viên văn thư cần chú ý:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi.
+ Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào
các tủ, kệ, giá.
+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn
bàn.
Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm
trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng

căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân
viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời.
Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế
làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học.
Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân
cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc
một cách khoa học là hết sức cần thiết.
3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa.
Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu
chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ
quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần
thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo
quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác
tại các phòng ban, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng nằm trong
số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi
còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không
tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể
có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu
không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc…
Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa
bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây
cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên,
đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay
mất tài liệu.
4
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
4
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty Xăng dầu Hàng không

nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty
Đối với Công ty Xăng dầu Hàng không thì công việc này không phải là vấn
đề quá khó khăn bởi trụ sở Công ty là một khu đất có diện tích làm việc
tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng và Công ty còn
đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ
quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Công ty nên giành
riêng một phòng lớn để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Việc quản lý trông coi giao cho tổ văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ
chức phông lưu trữ hồ sơ như sau:
+ Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty mà văn thư có thể chia thành
các tủ lưu trữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban
nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng
dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệu quả và khoa học.
+ Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì bào cuối mối năm văn thư
phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành
tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải
thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt
chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên
cạnh đó, Công ty cần phải trang bị thêm một số các trang thiết bị chuyên
dùng cho công tác văn thư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ,
chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống
mối mọt và nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu
một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Tóm lại, đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty có
quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều
cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàng năm không ít các giấy tờ
được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ,
tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông
lưu trữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay.
3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư –

Lưu trữ.
Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là
tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng,
không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt
Nam hoạt động văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của
Công ty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng
nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh
nghiệp.
5
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
5