Ứng dụng văn phòng trong excel

Nhập môn Công nghệ thông tin

CHƯƠNG 4:
ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

1


Chương 4: Ứng dụng Văn phòng
4.1. Word
4.1.1. Soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word
4.1.2. Định dạng văn bản
4.1.3. Các thao tác với bảng
4.1.4. Các thao tác nâng cao
4.1.5. In văn bản

4.2. Excel
4.2.1. Soạn thảo nội dung trong Excel
4.2.2. Nhập liệu và định dạng
4.2.3. Công thức và hàm
4.2.4. Biểu đồ và đồ thị
4.2.5. Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn

4.3. Powerpoint
4.3.1. Các thao tác vào/ra với Presentation
4.3.2. Các thao tác cơ bản với Slide
4.3.3. Hiệu ứng hoạt hình và âm thanh
4.3.4. Sử dụng Template
Chương 4: Ứng dụng văn phòng

2


4.2 Excel
4.1.1 Soạn thảo nội dung trong Excel
MicroSoft Excel-Bảng tính điện tử giúp người dùng thực hiện:

•
•
•
•
•
•

Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng tính, biểu diễn mối quan hệ dữ liệu dưới dạng dãy,
bảng hai chiều..
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu
Lọc và trích xuất thông tin
Tính toán, phân tích dữ liệu
Các hàm dựng sẵn, các biểu đồ,..
Tự động hóa công việc bằng Macro.

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

3


4.1.1 Soạn thảo nội dung trong Excel

•

Một số khái niệm trong Excel

– Tệp tin-Bảng tính-WorkBook
– Trang tính-WorkSheet: <255 sheet/workbook
– Dòng-Row: Max=1048756
– Cột-Column: Max=16384
– Ô-Cell: đánh địa chỉ tương đối, tuyệt đối
– Vùng-Range: tập hợp các ô liền nhau

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

4


4.2.2. Nhập liệu và định dạng

•

Nhập liệu: Thiết kế bảng tính để nhập liệu. Có một số dữ liệu chính sau:

•

Định dạng dữ liệu:

– Kiểu ký tự (văn bản): ABC
– Kiểu số: 0..9
– Kiểu logic: True False
– Kiểu mã lỗi: Error: #DIV/0!, #VALUE!

– Home/Font
– Alignment
– Number
– Cells
– Editing

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

5


Một số thao tác cơ bản

•
•
•
•
•
•
•

Chọn đối tượng: Dòng, cột, vùng, nhiều đối tượng khác nhau, toàn trang
Chèn ô, loại bỏ ô.
Sao chép, cắt, dán dữ liệu
Lấp đầy dữ liệu:
Sắp xếp dữ liệu
Lọc dữ liệu: Auto filter, Advanced Filter
Tổng con –Tổng hợp nhiều vùng:

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

6


Thực hành bài tập 1

1

•
•

2

•
•

3

•

Nhập dữ liệu
Định dạng dữ liệu(điểm, chữ ký, bằng chữ)

Tính toán các thông số còn thiếu
Nhập tự động kết quả “trượt/qua” vào cột ghi chú

Thực hành bài tập 2

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

7


4.2.3 Công thức và Hàm

•

Công thức và địa chỉ:

•

Hàm: <Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

– Dấu =, +, -, *, /
– Toán hạng
– Địa chỉ: tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp; A1 & $A$1
– Đối số có thể là
•
•
•

Giá trị kiểu số, xâu,…

•
•
•
•
•

Hàm toán học

Địa chỉ ô hoặc vùng ô
Một hàm khác

– Hàm mẫu:

Hàm logic
Hàm thống kê
Hàm ký tự
Hàm ngày tháng

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

8


Một số hàm cơ bản

•

Hàm toán học:

– SUM(number1, number2,..)
– LN(number)
– EXP(number)
– FACT(number)
– MOD(number, division)
– ROUND(number, number_digits)
– TRUNC(number, [number_digits])
– PRODUCT(number1, number2,..)

– SUMPRODUCT(array1, array2,..)
Chương 4: Ứng dụng văn phòng

9


Hàm toán học

•

SUMIF

– Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán)
– Tính tổng theo điều kiện
– Nếu bỏ qua vùng tính toán thì hàm tính toán trên vùng ước lượng

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

10


Một số hàm cơ bản

•

Hàm logic

– AND(logic1, logic2,..)
– OR(logic1, logic2,..)
– IF(Logical_test, value_if_true, value_if_false)

– VLOOKUP
– HLOOKUP

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

11


Hàm logic

•

VLOOKUP

– Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng
đối chiếu)

– Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại
kết quả

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

12


VLOOKUP

– Chú ý:
•
•

•
•
•

Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối
Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu
Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1
Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếp
Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần
của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu)

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

13


Một số hàm cơ bản

•

Hàm thống kê

– AVERAGE(number1, number2,..)
– COUNT(value1, value2,..)
– MAX(number1, number2,..)
– MIN(number1, number2,..)

•

COUNTIF

– Cú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)
– Đếm theo điều kiện

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

14


Một số hàm cơ bản

•

Hàm ký tự:

– LEN(text)
– LEFT(text, num_chars)
– RIGHT(text, num_chars)
– MID(text, start, num_chars)

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

15


Một số hàm cơ bản

•

Hàm ngày tháng

– TODAY()
– DAY(serial_number)
– MONTH(serial_number)
– YEAR(serial_number)

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

16


4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

•

Một số dạng biểu đồ cơ bản:

– Biểu đồ vùng-Area: biểu đồ phản ánh sự đóng góp của mỗi dãy vào tổng các dãy
– Biểu đồ cột-Column: Biểu đồ tốt nhất để so sánh các dãy dữ liệu với nhau (các đối tượng biến
đổi theo thời gian)

– Biểu đồ đường-Line: là biểu đồ thể hiện xu hướng thay đổi giữa các điểm dữ liệu với nhau.
– Biểu đồ Bánh-Pie: biểu đồ tốt nhất để biểu diễn tỷ lệ của mỗi dãy dữ liệu trong tổng giá trị của
các dãy

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

17

4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

•

Các thành phần của biểu đồ

– Thanh tiêu đề-Title: định tên biểu đồ hoặc nhãn các trục đồ thị.
– Trục tọa độ-Axis: đường thẳng đứng, nằm ngang
– Điểm dữ liệu-DataPoint: biểu diễn cho giá trị cụ thể của dữ liệu
– Dãy dữ liệu-Data Series: là một tập hợp dữ liệu có mối quan hệ với nhau như cùng biểu diễn
cho một đối tượng nào đó

– Chú thích-Legend: Dùng giải thích cho mỗi dãy dữ liệu đang được biểu diễn dưới dạng nào đó
trong biểu đồ

– Dấu-Marker:
– Đường lưới-Gridline: là các đường thẳng song song với các trục, được dùng để xác định tọa
độ các điểm trên biểu đồ

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

18


4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

•

Các bước xây dựng biểu đồ:

•

Hiệu chỉnh biểu đồ-Chart Tool

– Xác định dạng biểu đồ sử dụng
– Lựa chọn vùng dữ liệu được biểu diễn
– Vào Insert/Chọn biểu đồ cần thiết
– Design: cho phép thay đổi kiểu biểu đồ, cách biểu diễn, dãy dữ liệu tham gia vào biểu đồ, vị
trí đặt

– Layout: Cho phép đưa thêm các thành phần vào biểu đồ
– Format: cho phép định dạng các thành phần của biểu đồ
– Loại bỏ/đưa thêm dữ liệu vào biểu đồ

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

19


4.2.5 In ấn

•
•
•
•

Xem trước trang: Print Preview
Thiết lập trang in: Page Setup
Tỷ lệ in ấn:
Đặt tiêu đề trang:

– Header
– Footer

•

Đặt thuộc tính in:

Chương 4: Ứng dụng văn phòng

20