Chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã qua thực tiễn huyện đông anh, TP hà nội

I HC QUC GIA H NI
KHOA LUT

THNH TH QUYấN

CHứNG THựC CủA Uỷ BAN NHÂN DÂN CấP Xã
- QUA THựC TIễN HUYệN ĐÔNG ANH, TP Hà NộI

LUN VN THC S LUT HC

H NI - 2016


I HC QUC GIA H NI
KHOA LUT

THNH TH QUYấN

CHứNG THựC CủA Uỷ BAN NHÂN DÂN CấP Xã
- QUA THựC TIễN HUYệN ĐÔNG ANH, tP Hà NộI

Chuyờn ngnh: Lut Hin phỏp - Lut Hnh chớnh
Mó s: 60 38 01 02

LUN VN THC S LUT HC

Cỏn b hng dn khoa hc: TS. NG MINH TUN

H NI - 2016

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng
tôi. Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ
công trình nào khác. Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm
bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực. Tôi đã hoàn thành tất cả các
môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định
của Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội.
Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Luật xem xét để tôi
có thể bảo vệ Luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƢỜI CAM ĐOAN

Thịnh Thị Quyên


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục từ viết tắt
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN XÃ ........................................................................................................9
1.1.

Những vấn đề chung về chứng thực ...........................................................9

1.1.1.

Khái niệm và đặc điểm chứng thực ...............................................................9

1.1.2.

Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực ..................................................15

1.1.3.

Phân loại hoạt động chứng thực ...................................................................16

1.1.4.

Yêu cầu của hoạt động chứng thực ..............................................................18

1.1.5.

Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng ........................19

1.2.

Chứng thực của UBND cấp xã ..................................................................22

1.2.1.

Khái niệm và đặc điểm.................................................................................22

1.2.2.

Thẩm quyền và trách nhiệm .........................................................................23

1.2.3.

Chủ thể thực hiện .........................................................................................24

1.3.

Quản lý nhà nƣớc về chứng thực của UBND cấp xã ..............................24

1.3.1.

Khái niệm và đặc điểm quản lý Nhà nƣớc về chứng thực của UBND
cấp xã ...........................................................................................................24

1.3.2.

Nguyên tắc, nội dung quản lý Nhà nƣớc về chứng thực của UBND cấp xã......27

1.3.3.

Vai trò, nội dung và yêu cầu pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã ........30

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1..........................................................................................36
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ - QUA THỰC TIỄN HUYỆN ĐÔNG ANH,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..............................................................................37
2.1.

Lịch sử hình thành và phát triển Pháp luật về chứng thực ở Việt Nam .....37

2.1.1.

Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1986 .........................................................37


2.1.2.

Giai đoa ̣n tƣ̀ năm 1986 đến năm 1999 .........................................................38

2.1.3.

Giai đoạn tƣ̀ năm 2000 đến tháng 3 năm 2015 ............................................39

2.1.4.

Giai đoạn tƣ̀ tháng 4 năm 2015 đến nay ......................................................42

2.2.

Thực trạng pháp luật hiện hành về chứng thực của UBND cấp xã ......44

2.2.1.

Những ƣu điểm ............................................................................................45

2.2.2.

Những hạn chế .............................................................................................51

2.3.

Thực trạng về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội....................................................................55

2.3.1.

Tổng quan về huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội ....................................55

2.3.2.

Những kết quả đạt đƣợc ...............................................................................57

2.3.3.

Những tồ n ta ̣i, hạn chế .................................................................................59

2.4.

Nguyên nhân của nhƣ̃ng tồ n ta ̣i , hạn chế trong hoạt động quản lý
Nhà nƣớc về chứng thực của UBND cấp xã ............................................61

2.4.1.

Nguyên nhân chung .....................................................................................61

2.4.2.

Nguyên nhân cu ̣ thể của UBND xã - qua thƣ̣c t iễn huyê ̣n Đông Anh ,
thành phố Hà Nội .........................................................................................64

KẾT LUẬN CHƢƠNG 2..........................................................................................68

Chƣơng 3: QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP
LUẬT VÀ THỰC THI PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC THỰC TIỄN
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN ĐÔNG ANH................... 69
3.1.

Quan điểm hoàn thiện................................................................................69

3.1.1.

Nâng cao vai trò quản lý nhà nƣớc về chứng thực ......................................69

3.1.2.

Xác định mục tiêu quản lý nhà nƣớc về chứng thực....................................74

3.2.

Giải pháp hoàn thiện..................................................................................78

3.2.1.

Hoàn thiện pháp luật về chứng thực ............................................................78

3.2.2.

Giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi pháp luật về chứng thực trên địa
bàn huyện Đông Anh ...................................................................................83

KẾT LUẬN CHƢƠNG 3..........................................................................................91
KẾT LUẬN ..............................................................................................................92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................94


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND:

Hội đồng nhân dân

UBND:

Ủy ban nhân dân

UBND cấp xã:

UBND cấp xã ( thị trấn)

XHCN:

Xã hội chủ nghĩa


MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
1.1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân
dân, vì nhân dân là mục tiêu của Đảng và Nhà nƣớc ta trong chiến lƣợc xây dựng và
phát triển đất nƣớc. Hiến pháp năm 2013 đã thể hiện rõ bản chất của Nhà nƣớc ta là
Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ
nghĩa (XHCN) của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân [54, Điều 2]. Lần đầu tiên
trong Hiến pháp từ “Nhân dân” đƣợc viết hoa điều này cho thấy rõ vị trí, vai trò của

Nhân dân rất quan trọng, Nhân dân thực sự là ngƣời làm chủ vận mệnh của đất
nƣớc. Đồng thời, Hiến pháp năm 2013 cũng qui định: Nhà nƣớc tổ chức và hoạt
động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực
hiện nguyên tắc tập trung dân chủ. Các cơ quan nhà nƣớc, cán bộ, công chức, viên
chức phải tôn trọng Nhân dân, tận tụy phục vụ Nhân dân, liên hệ chặt chẽ với Nhân
dân, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của Nhân dân; kiên quyết đấu tranh chống
tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch cửa quyền [54, Điều 8].
Nhƣ vậy, trong bất kỳ lĩnh vực nào pháp luật cũng là công cụ phổ biến và hữu hiệu
nhất để Nhà nƣớc quản lý xã hội trong quá trình xây dựng và phát triển đất nƣớc và
hoạt động chứng thực cũng không nằm ngoài quy luật đó.
Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về chứng thực của cá nhân, tổ chức ngày
càng cao. Trƣớc đây hoạt động công chứng, chứng thực đƣợc thực hiện hầu hết ở các
Phòng công chứng nhà nƣớc, các Văn phòng công chứng tƣ nhân, Phòng tƣ pháp cấp
huyện dẫn đến tình trạng các cơ quan này thƣờng xuyên quá tải và có nhiều bất cập
đối với cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng, chứng thực. Ngày nay, việc công
chứng, chứng thực đƣợc mở rộng phạm vi hoạt động. Theo đó, các cơ quan đại diện,
các Phòng công chứng Nhà nƣớc, các văn phòng công chứng tƣ nhân, Phòng tƣ pháp
cấp huyện, Ủy ban nhân dân (UBND) xã cùng tham gia lĩnh vực này. Song các quy
định của pháp luật về chứng thực cũng có phân định rất rõ ràng thẩm quyền của từng
chủ thể thực hiện lĩnh vực này. Mốc quan trọng đánh dấu sự phân chia thẩm quyền và

1


tách bạch hoạt động công chứng và chứng thực là sự ra đời của Luật công chứng năm
2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ; tiếp đến là
Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ- CP ngày 16/02/2015 của
Chính phủ về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ- CP
ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản

chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ- CP ngày 20/01/2012 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/5/2007 về
cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Điều 4
của Nghị định số 06/2012/NĐ- CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi Nghị định
về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực; các quy định về chứng thực hợp
đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ- CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về
công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ- CP). Hiện nay,
hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng năm 2014, hoạt
động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 23/2015/NĐ- CP. Thành
tựu trên đã chứng tổ rằng Đảng và nhà nƣớc ta luôn quan tâm đến hoạt động công
chứng, chứng thực.
Nghị định số 23/2015/NĐ- CP là bƣớc tiến quan trọng trong cải cách tƣ
pháp. Với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ- CP và Luật công chứng năm
2014 thì thời gian giải quyết chứng thực đƣợc rút ngắn đến mức tối đa, thẩm quyền
thực hiện chứng thực cũng đƣợc mở rộng, theo đó cá nhân, tổ chức có thể tùy ý lựa
chọn cơ quan có thẩm quyền yêu cầu chứng thực văn bản, giấy tờ phục vụ cho công
việc của mình một cách thuận tiện nhất.
Bên cạnh những chuyển biến tích cực trong hoạt động chứng thực hiện nay
vẫn còn tồn tại một số bất cập, hạn chế đó là:
- Tình trạng hoạt động chứng thực còn tản mạn, chắp vá, chƣa thống nhất
đồng bộ một số quy định về thẩm quyền;
- Thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chƣa phù hợp;
- Nguyên tắc ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trƣớc mặt ngƣời
chứng thực chữ ký còn bất cập trong quá trình thực hiện;

2


- Việc thực hiện liên thông các thủ tục hành chính trong việc chứng thực có
nhiều bất cập;

- Thời gian giải quyết chứng thực ngay trong buổi làm việc gây nhiều khó
khăn cho cán bộ chuyên môn làm công tác chứng thực
- Chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác chứng thực chƣa đƣợc quan
tâm đúng mức.
Tồn tại hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân chƣa có đạo luật chuyên ngành
điều chỉnh hoạt động chứng thực (chƣa có Luật chứng thực).
Đông Anh là một huyện ngoại thành của thành phố Hà nội, là một trong
những huyện nằm trong quy hoạch của thành phố Hà nội nên tốc độ phát triển về
văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội rất mạnh. Trong nền kinh tế thị trƣờng, hội nhập
kinh tế quốc tế với định hƣớng xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền thì hoạt động chứng
thực luôn đƣợc quan tâm để phục vụ các giao dịch của cá nhân, tổ chức khi tham
gia vào các quan hệ kinh tế, dân sự chính trị, văn hóa. Việc nghiên cứu hoạt động
Chứng thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện Đông Anh thành phố Hà Nội
là một nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng cả về mặt khoa học và thực tiễn. Với
nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của hoạt động chứng thực trong việc thúc đẩy nền
kinh tế phát triển, đáp ứng đƣợc yêu cầu của Đảng, Nhà nƣớc trong công cuộc cải
cách hành chính, cải cách tƣ pháp và xây dựng nhà nƣớc pháp quyền XHCN, tôi
chọn đề tài “Chứng thực thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện Đông
Anh, TP Hà Nội” làm đề tài luận văn của mình.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu tổng quát
Luận văn nghiên cứu một cách toàn diện hệ thống các văn bản quy phạm
pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực và thực tiễn áp dụng các văn bản đó.
Những vấn đề lý luận và thực tiễn về chứng thực của UBND cấp xã nói chung và
trên địa bàn huyện Đông Anh nói riêng. Từ đó luận văn đƣa ra đƣợc những thành
tựu, hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục những tồn tại hạn chế về chứng thực
của UBND cấp xã nói chung và thực tiễn trên địa bàn huyện Đông Anh nói riêng.

3

1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Để đạt đƣợc mục tiêu tổng quát nêu trên, luận văn xác định một số mục tiêu
cụ thể sau:
- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã: Khái niệm, đặc
điểm quản lý nhà nƣớc về chứng thực; Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động chứng
thực và quản lý nhà nƣớc về chứng thực, yêu cầu của hoạt động chứng thực, phân
biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng;
- Thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội: Lịch sử hình thành pháp luật về chứng thực ở Việt
nam; thực trạng pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã; tồn tại, hạn chế;
nguyên nhân của những tồn tại hạn chế.
- Quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi pháp luật
về chứng thực của UBND cấp xã: Quan điểm hoàn thiện, giải pháp hoàn thiện.
1.3. Tính mới và những đóng góp của đề tài
Luận văn nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện và có hệ thống các quy định
về chứng thực, thực tiễn áp dụng các quy định đó tại UBND cấp xã trên địa bàn
huyện Đông Anh;
Làm sáng tỏ thẩm quyền của UBND cấp xã về chứng thực;
Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống hoạt động chứng thực và đánh giá
một cách tƣơng đối toàn diện tình hình chứng thực của UBND cấp xã - qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội. Đồng thời đề xuất những giải pháp cơ bản
nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động chứng thực.
Với những nghiên cứu này tác giả hy vọng sẽ có những đóng góp thiết thực
về mặt lý luận và thực tiễn vào hoạt động hoàn thiện các quy phạm pháp luật về
chứng thực nói chung và của UBND cấp xã nói riêng.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu tổng quát các văn bản quy phạm pháp luật về chứng
thực, qua đó đi sâu nghiên cứu các vi phạm pháp luật về chứng thực của UBND cấp

4


xã trên các mặt xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về chứng thực,
theo dõi thực hiện pháp luật và bảo vệ pháp luật chứng thực.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội; việc thi hành pháp luật và theo dõi thi
hành pháp Luật về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã;
Tổng quan tài liệu
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động chứng thực, đã có rất nhiều
công trình nghiên về chứng thực nói chung và quản lý Nhà nƣớc về chứng thực nói
riêng. Cho đến nay đã có những bài viết, bình luận, luận văn về hoạt động chứng
thực đƣợc công bố nhƣ sau:
Nguyễn Thùy Dung (2014), “Quản lý Nhà nước về chứng thực- qua thực
tiễn thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sĩ;
Đặng Văn Khanh (2000), Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác
định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn
bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay, Luận văn Tiến sỹ.
Chu Thị Tuyết Lan (2012), “Quản lý nhà nước về chứng thực, thực trạng và
phương hướng đổi mới”, Luận văn Thạc sỹ;
Ths. Đặng Văn Trƣờng (2010),“Quản lý nhà nƣớc về công chứng, chứng thực ở
nƣớc ta hiện nay và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Quản lý Nhà nước, 2010, Số 168;
Ngô Sỹ Trung (2010),“Nghị định 79/2007/NĐ-CP - Một bƣớc tiến trong cải
cách hoạt động chứng thực nƣớc ta”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2010, Số 3;
Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu đƣợc đăng trên Tạp chí Dân chủ và
pháp luật, Tạp chí tổ chức Nhà nƣớc,...
Các công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết trên đã đƣa ra một cách đầy đủ
nhất về cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng nhƣ hoạt động quản lý nhà

nƣớc về chứng thực ở Việt Nam. Tuy nhiên, chƣa có công trình nghiên cứu, luận
văn, bài viết nào công bố về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội. Đặc biệt là chƣa có luận văn nào viết về chứng thực
của UBND cấp xã theo quy định của Nghị định số 23/2015/N Đ-CP.

5


Với đề tài “Chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện Đông Anh,
thành phố Hà Nội” đƣợc coi là công trình đầu tiên nghiên cứu về chứng thực của
UBND cấp xã trong bối cảnh mới. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, đề tài đƣa ra
những giải pháp về chứng thực của UBND cấp xã phù hợp với yêu cầu của thực
tiễn Việt Nam nói chung và huyện Đông Anh nói riêng.
2. Nội dung, địa điểm và phƣơng pháp nghiên cứu
2.1. Nội dung nghiên cứu
- Nghiên cứu các quy định của Pháp luật về chứng thực và hoạt động quản lý
Nhà nƣớc về chứng thực của UBND cấp xã: thực hiện pháp luật về chứng thực,
theo dõi thi hành pháp luật về chứng thực.
- Thực trạng về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện Đông
Anh thành phố Hà Nội;
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, tạo thuận
lợi tối đa nhất cho ngƣời dân nhƣng vẫn đảm bảo tính pháp lý thống nhất.
2.2. Phương pháp nghiên cứu
- Luận văn nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác- Lê nin, tƣ tƣởng Hồ
Chí Minh về Nhà nƣớc và Pháp luật, các quan điểm, đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng
về tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tƣ
pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Trên cơ sở đó Luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ
Phƣơng pháp thống kê, phân tích, chứng minh, tổng hợp, so sánh nhằm nêu bật
tình hình chứng thực, từ đó đƣa ra giải pháp phù hợp. Trong đó phƣơng pháp phân

tích đƣợc sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ nội dung của Luận văn để giải quyết
những vấn đề mang tính lý luận nhƣ khái niệm, đặc điểm của hoạt động chứng
thực, quản lý Nhà nƣớc về chứng thực, đánh giá thực trạng của pháp luật về chứng
thực và quản lý Nhà nƣớc về chứng thực. Phƣơng pháp chứng minh, thống kê
đƣợc sử dụng thông qua việc đƣa ra các thông tin, số liệu và các ví dụ thực tế có
tính chất điển hình để minh chứng cho nhận định, đánh giá của tác giả. Phƣơng
pháp so sánh cũng đƣợc sử dụng ở cả phần lý luận khi dẫn chiếu các quy định của

6


hệ thống pháp luật và thực trạng pháp luật khi đối chiếu với các quy định của pháp
luật về cùng vấn đề ở các văn bản quy định về chứng thực hoặc thực tiễn áp dụng
thi hành hoạt động chứng thực.
2.3. Địa điểm nghiên cứu
- Luận văn nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực và hoạt động quản lý Nhà
nƣớc về chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
Đông Anh là một Huyện ngoại thành, ở vị trí cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô
Hà Nội, nằm trong vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ và du
lịch đã đƣợc Chính phủ và Thành phố phê duyệt, là đấu mối giao thông quan trọng
nối Thủ Đô Hà Nội với các Tỉnh phía Bắc.
- Tổng diện tích đất tự nhiên: 18.230 ha; trong đó: Đất nông nghiệp 9.785 ha.
Huyện có 23 xã, 1 thị trấn; 156 thôn, làng và 62 tổ dân phố; Đến nay Huyện có 85
làng văn hoá, trong đó có 35 làng văn hoá cấp Thành phố; Dân số trên 331.000
ngƣời, trong đó: dân cƣ đô thị chiếm 11%.
- Có 33,3 km đƣờng sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) và 20 km
sông nội Huyện (sông Thiếp – Ngũ Huyện khê)
- Có 33 km đƣờng sắt, 4 ga thuộc các tuyến Hà Nội đi Lào Cai; Hà Nội Thái Nguyên và có đƣờng QL3, quốc lộ Thăng Long - Nội Bài, QL 23.
- Về Công nghiệp Đông Anh có 2 khu công nghiệp lớn: Khu công nghiệp
Đông Anh và khu công nghiệp Thăng Long. Ngoài ra, trên địa bàn Huyện còn có

một số làng nghề truyền thống đang đƣợc đầu tƣ và phát triển mạnh tại các xã Liên
Hà, Vân Hà, Dục Tú…. Đóng trên địa bàn Huyện có trên 700 công ty TNHH, 355
công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tƣ nhân, gần 30 công ty nhà nƣớc, 11 công ty
TNHH nhà nƣớc một thành viên và trên 13.000 hộ kinh doanh cá thể.
Với vị trí địa lý thuận lợi và quỹ đất cho phép, Đông Anh đã và đang thu hút
đƣợc sự quan tâm của các nhà đầu tƣ trong và ngoài nƣớc. Trên địa bàn huyện hiện
đã có trên 100 doanh nghiệp trung ƣơng, thành phố và huyện, trong đó có 4 liên
doanh với nƣớc ngoài đã đi vào hoạt động. Trong thời gian tới, các dự án đầu tƣ còn
tiếp tục gia tăng. Đây là một thế mạnh của Đông Anh để thúc đẩy phát triển kinh tế,
chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động của huyện.

7


Trong quy hoạch tổng thể của thủ đô Hà Nội đến 2020 đã ƣu tiên đầu tƣ cho
khu vực Bắc Sông Hồng. Tại đây, sẽ hình thành một Hà Nội mới với các khu vực:
Bắc Thăng Long - Vân Trì, Đông Anh - Cổ Loa, Gia Lâm - Sài Đồng - Yên Viên.
Hƣớng ƣu tiên này đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ đô thị hoá và phát triển kinh tế
- xã hội cho huyện.
3. Dự kiến kết quả nghiên cứu (viết theo từng nội dung nghiên cứu)
Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống hoạt động chứng thực và đánh giá
một cách tƣơng đối toàn diện về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội. Một số kết quả dự kiến sẽ đạt đƣợc sau khi nghiên
cứu, cụ thể nhƣ sau:
- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã;
- Đánh giá đƣợc thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua
thực tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội; những thành tựu đạt đƣợc, những tồn
tại, hạn chế, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại hạn chế;
- Đề xuất quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi
pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã.

4. Bố cục của Luận văn gồm
Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc
chia làm 3 chƣơng cụ thể nhƣ sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã.
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
Chương 3: quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi
pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã.

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
1.1. Những vấn đề chung về chứng thực
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm chứng thực
1.1.1.1. Khái niệm chứng thực
Để hiểu đƣợc khái niệm pháp luật về chứng thực, trƣớc hết, cần làm rõ khái
niệm “chứng thực”. “Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần đƣợc tìm hiểu
dƣới góc độ ngôn ngữ học và dƣới góc độ khoa học pháp lý và quản lý. Do vậy, cần
phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nƣớc cũng
nhƣ những khái niệm tƣơng ứng của khoa học pháp lý nƣớc ngoài.
Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb
Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao.
Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thƣờng nói về giấy tờ hành
chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao” [81, tr.817].
Còn về xác nhận đƣợc định nghĩa: “Thừa nhận đúng sự thật. Xác nhận chữ kí. Xác
nhận lời khai. Tin tức đã được xác nhận” [81, tr.1101]. Về chứng thực đƣợc định
nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là

đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” [81, tr.186]. Nhƣ vậy, nghĩa của từ “chứng
thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau.
Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định
nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau của khoa
học pháp lý nƣớc ta qua các thời kỳ, cũng nhƣ cách định nghĩa khác nhau của khoa
học pháp lý nƣớc ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nƣớc ngoài có thể
thấy, trong khoa học pháp lý một số nƣớc cũng có những khái niệm tƣơng đƣơng
với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

9


Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo quy
định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ
điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau. Tại
Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực áp dụng đối với
chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc dù Luật của Thụy Sĩ
chƣa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhƣng cũng đã có quy
định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969
tại chƣơng III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực. Cụ
thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao
một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39 Luật này cũng quy định về
chứng thực đơn giản:
Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng nhƣ khi chứng
thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ
đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác
thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong

đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công
chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký: Một
chữ ký chỉ đƣợc chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy đƣợc chữ ký
đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây
phƣơng hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân
đƣơng sự - ngƣời mà công chứng viên biết hoặc lấy đƣợc chữ ký và phải nói rõ là
công chứng viên biết trƣớc chữ ký hay vừa lấy chữ ký.
Nhƣ vậy, các văn bản pháp luật nƣớc ngoài cũng chỉ đƣa ra thuật ngữ “chứng thực”
với những việc làm, hành động cụ thể mà không đƣa ra khái niệm về “chứng thực”.
- Quan niệm về “chứng thực” trong các văn bản pháp luật Việt Nam trước
năm 2015:
+ Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân

10


chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ tịch không dùng thuật
ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”:
Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa
phƣơng mình, bất kỳ ngƣời đƣơng sự làm giấy má ấy thuộc về quốc
tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một
bên đƣơng sự lập ƣớc và việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại
bất động sản [30, Điều thứ hai].
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực: Uỷ ban
nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và
chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc đƣợc quy định tại khoản 1, 2 Điều
18 của Nghị định này. Uỷ ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn chứng thực việc từ chối
nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định [80, Điều 19].
+ Nghị định số 75/2000/NĐ- CP là văn bản đầu tiên đƣa ra khái niệm “chứng

thực” và có sự tách bạch giữa thuật ngữ ”công chứng” với ”chứng thực”. Theo đó:
Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận
sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy
tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của
Nghị định này. Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính
xác thực của hợp đồng đƣợc giao kết hoặc giao dịch khác đƣợc xác lập
trong quan hệ dân sự, kinh tế, thƣơng mại và quan hệ xã hội khác (sau
đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định
của pháp luật [17, Điều 2].
+ Đến năm 2006 Quốc Hội ban hành Luật công chứng và năm 2007 Chính
Phủ ban hành Nghị định số 79/NĐ- CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thức bản sao từ bản chính (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/NĐ - CP), sự
tách bạch giữa công chứng với chứng thực rõ ràng hơn. Theo đó, Luật công chứng
điều chỉnh hoạt động công chứng; Nghị định 79/NĐ- CP điều chỉnh hoạt động
chứng thực. Nghị định số 79/NĐ-CP không đƣa ra khái niệm chung về “chứng
thực” mà chỉ giải thích cụ thể các hoạt động chứng thực gồm:

11


- Cấp bản sao từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung
ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính
- Chứng thực chữ ký: Là việc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của ngƣời đã yêu cầu chứng thực [21, Điều 2].
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành:

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ- CP khái niệm về chứng thực đƣợc giải thích
bằng những từ ngữ dƣới đây và đƣợc hiểu nhƣ sau:
1. Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ
gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung
đầy đủ, chính xác nhƣ nội dung ghi trong sổ gốc.
2. Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn
bản là chữ ký của ngƣời yêu cầu chứng thực.
4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết
hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc
dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [29, Điều 2].
Về cơ bản, Nghị định này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định
số 79/2007/NĐ- CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp
đồng, giao dịch”. Nghị định số 23/2015/NĐ- CP không đƣa ra khái niệm ”chứng
thực ” cụ thể, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực

12


theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định của pháp luật xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản
được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính xác, tính có thực
của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể; xác nhận tính chính
xác, tính có thực của thời gian giao kết hợp đồng giao dịch, năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng
giao dịch, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của cá nhân, tổ chức

trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện.
Nhƣ vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chƣa có văn bản pháp luật nào đƣa ra
một khái niệm rõ ràng, bao quát đƣợc đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà
chủ yếu đƣa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên, phân
tích từ các khái niệm nêu trên ta có thể hiểu chung nhất về khái niệm, thuật ngữ
“chứng thực” dƣới hai góc độ nhƣ sau:
- Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của
cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nƣớc, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
của pháp luật thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc; chứng thực sao y bản chính;
chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác
thực của văn bản đƣợc chứng thực theo quy định của pháp luật.
- Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do Phòng
Tƣ pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ
quan khác (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện) và các tổ chức hành nghề công
chứng thực hiện theo thẩm quyền quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ- CP, đó là:
Cấp bản sao từ Sổ gốc; sao y bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy
tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực; chứng thực hợp đồng giao dịch
về thời gian địa điểm giao kết hợp đồng giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự
nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng giao dịch [6].
1.1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực
- Hoạt động chứng thực mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước, tổ
chức được Nhà nước trao quyền thực hiện Hoạt động chứng thực phải do các cơ

13


quan nhà nƣớc có thẩm quyền thực hiện là Phòng Tƣ pháp cấp huyện, UBND cấp
xã, các cơ quan đại diện của Việt Nam, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện
theo thẩm quyền đƣợc pháp luật quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ - CP mà
không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác.

- Hoạt động chứng thực nhằm xác nhận giá trị pháp lý của văn bản theo quy
định của pháp luật
Việc cấp bản sao từ sổ gốc, bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính có giá trị
pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký đƣợc chứng thực có
giá trị chứng minh ngƣời yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định
trách nhiệm của ngƣời ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản mà ngƣời đó đã ký.
Hợp đồng, giao dịch đƣợc chứng thực có giá trị xác nhận thời gian, địa điểm giao
kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng là có thật, là cơ sở xác định trách
nhiệm của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch khi có tranh chấp.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền chứng thực phải chịu trách
nhiệm Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
Văn bản đã đƣợc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực có giá trị pháp
lý thay cho bản chính; ngƣời tiếp nhận không đƣợc yêu cầu xuất trình bản chính để
đối chiếu, trừ trƣờng hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu
cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh [29, Điều 6]
Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện thủ tục chứng thực
văn bản, giấy tờ theo đúng trình tự quy định của pháp luật về chứng thực, trong trƣờng
hợp có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật [29, Điều 9, Khoản 1,2,3].
Trong khi thi hành nhiệm vụ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch ngƣời thực hiện nhiệm
vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số
23/2015/NĐ- CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi
phạm có thể bị xử lý kỷ luật, bồi thƣờng theo quy định của pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính [29, Điều 44].

14


1.1.2. Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực

Về nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ
quan, tổ chức đƣợc trao quyền thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc, bản sao từ
bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm
về tính xác thực của văn bản, giấy tờ theo quy định của pháp luật. Về bản chất, cơ
quan thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ
ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức chỉ chịu trách nhiệm về
tính trung thực, chính xác, khách quan của văn bản, giấy tờ đã chứng thực mà
không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản, giấy tờ.
Chủ thể tham gia: Cá nhân (người yêu cầu thực hiện chứng thực) là chủ thể
yêu cầu chứng thực. Cơ quan và các tổ chức thực hiện chứng thực (Phòng Tƣ pháp
cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện, các tổ chức hành nghề công chứng) là
chủ thể thực hiện chứng thực.
Quyền và nghĩa vụ của chủ thể thực hiện chứng thực: Trong phạm vi,
quyền hạn của mình chủ thể thực hiện chứng thực bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ
năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho
Trƣởng phòng Tƣ pháp, Phó Phòng Tƣ pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã;
ngƣời đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nƣớc ngoài trong công
tác chứng thực; Trƣởng các tổ chức hành nghề công chứng.
Khi chứng thực, chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên
tắc đƣợc quy định tại Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP:
- Thực hiện việc chứng thực theo đúng thẩm quyền;
- Đảm bảo tính trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực;
- Chịu trách nhiệm trƣớc pháp pháp luật về việc chứng thực của mình;
- Không chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan
đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những ngƣời thân thích là vợ hoặc
chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ hoặc cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng;
con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột; anh chị em ruột của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

15

- Từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật (giải thích rõ lý do từ chối
cho ngƣời yêu cầu chứng thực biết. Nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền
của cơ quan mình thì hƣớng dẫn công dân có yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền).
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết
cho việc thực hiện chứng thực; hoặc để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản
yêu cầu chứng thực;
- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; ra quyết định
xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan Nhà nƣớc có
thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực đƣợc cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo
đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt
Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy
tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Quyền và nghĩa vụ của chủ thể yêu cầu thực hiện chứng thực: Ngƣời yêu
cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền nào thuận tiện nhất, trừ trƣờng hợp Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch
liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp
xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được
thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà [29, Điều 5, Khoản 6].
Trong trƣờng hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức
từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Ngƣời yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm
thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
1.1.3. Phân loại hoạt động chứng thực
Có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực:
1.1.3.1. Căn cứ theo thẩm quyền thực hiện chứng thực [29, Điều 5], gồm:
- Chứng thực thực hiện tại Phòng Tư pháp cấp huyện gồm: chứng thực bản sao

từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài; chứng thực chữ

16


ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của ngƣời dịch trong các giấy tờ, văn
bản từ tiếng nƣớc ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nƣớc ngoài;
chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực văn bản
thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã gồm: Chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng
nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký ngƣời
dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của ngƣời sử dụng đất theo
quy định của Luật đất đai; Chứng thực hợp đồng giao dịch về Nhà ở theo quy định
của Luật Nhà ở; chứng thực di chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; chứng
thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
động sản, quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai, là Nhà ở theo quy định
của Luật Nhà ở.
- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước
ngoài: Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nƣớc ngoài có thẩm quyền chứng thực
bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài;
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nƣớc
ngoài; chữ ký ngƣời dịch trong các bản dịch từ tiếng nƣớc ngoài sang tiếng Việt
hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nƣớc ngoài
- Chứng thực được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng: Công
chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm các việc chứng thực bản sao từ bản chính
các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài; chứng thực chữ ký trong
các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký ngƣời dịch.
1.1.3.2. Căn cứ theo nội dung hoạt động chứng thực

- Cấp bản sao từ sổ gốc (hay gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là việc cơ
quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ
gốc có nội dung đầy đủ, chính xác nhƣ nội dung ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

17


- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của ngƣời yêu cầu chứng thực.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý
chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.1.4. Yêu cầu của hoạt động chứng thực
Đảm bảo tính kịp thời
Mọi yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức phải đƣợc công chức Tƣ pháp,
công chứng viên thực hiện kịp thời đúng quy định của pháp luật về quy trình, thời
gian, thẩm quyền giải quyết, đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức. Tính kịp thời của
hoạt động chứng thực có tác động rất lớn đến các giao dịch dân sự, kinh tế, thƣơng
mại… của cá nhân, tổ chức có yêu cầu. Không đảm bảo tính kịp thời có thể gây ảnh
hƣởng lớn về kinh tế của cá nhân, tổ chức có yêu cầu, gây mất ổn định xã hội và sự
hoài nghi của ngƣời dân. Tuy nhiên, tính kịp thời của công tác chứng thực chỉ có
thể đạt đƣợc khi ngƣời dân có ý thức tự giác thực hiện quyền và nghĩa vụ khi có yêu
cầu chứng thực đồng thời công chức Tƣ pháp và công chứng viên phải có ý thức
trách nhiệm, trình độ chuyên môn vững vàng đảm bảo hoạt động chứng thực đúng
quy định của pháp luật.
Đảm bảo tính trung thực, chính xác và khách quan
Tính trung thực, chính xác và khách quan là yêu cầu quan trọng trong hoạt
động chứng thực. Tôn trọng tính trung thực, chính xác, khách quan mới đảm bảo

đƣợc tính xác thực của văn bản, giấy tờ đƣợc chứng thực; đảm bảo sự công bằng
trong xã hội; đảm bảo đƣợc quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong
các quan hệ, giao dịch đƣợc đầy đủ nhất.
Do nhận thức chƣa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc đảm bảo tính trung
thực, chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nên có tình trạng ngƣời
dân vì muốn cho con đi học sớm hoặc để đƣợc miễn, giảm tiền vé máy bay đối với
trẻ em đi du lịch bằng máy bay nên tìm mọi cách để đƣợc cấp bản sao Giấy khai
sinh có thông tin về năm sinh sai lệch so với bản chính, và sổ đăng ký hoặc sử dụng

18


bằng cấp giả để thực hiện chứng thực sao y bản chính... Hoặc có hiện tƣợng Chủ
tịch (Phó chủ tịch) UBND cấp xã tự ý ký và cấp bản sao giấy khai sinh theo sổ hộ
khẩu và giấy chứng minh nhân dân của công dân mà không thông qua việc tra cứu
sổ đăng ký hộ tịch dẫn đến tình trạng bản sao giấy khai sinh không có ngày, tháng
sinh (chỉ có năm sinh), không có số, quyển số phát hành theo quy định của biểu
mẫu; chứng thực chữ ký mà không đƣợc vào sổ chứng thực chữ ký theo quy định….
Những hiện tƣợng vi phạm tính trung thực, chính xác, khách quan trong hoạt động
chứng thực nêu trên có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau nếu các giấy tờ
nhƣ học bạ, hộ khẩu, chứng minh nhân dân của cá nhân có những thông tin sai lệch
so với giấy khai sinh hoặc vô hình dung tạo điều kiện cho hoạt động hợp thức hóa
các giấy tờ, hồ sơ không hợp pháp.
Tính đúng thẩm quyền
Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, cán bộ tiếp nhận, thụ
lý phải nắm chắc đƣợc phạm vi, thẩm quyền thực hiện của cơ quan, tổ chức mình từ
đó mới xác nhận đƣợc yêu cầu chứng thực đó có thuộc thẩm quyền giải quyết của
cơ quan, tổ chức mình không, nếu thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình
thì tiếp nhận, giải quyết; nếu không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình
thì từ chối và hƣớng dẫn cá nhân, tổ chức đó đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

giải quyết để thực hiện.
Để tiến tới thực hiện việc cấp số định danh công dân thì tính trung thực,
tính chính xác khách quan và tính đúng thẩm quyền trong hoạt động chứng thực
cần phải đƣợc đặc biệt tôn trọng, tránh tình trạng tùy tiện thiếu trách nhiệm của
một số cán bộ, công chức, tạo đồng thuận trong thi hành pháp luật và sự đồng
thuận trong nhân dân.
1.1.5. Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng
Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ- CP của Chính phủ
đã phân biệt thẩm quyền trong thực hiện hoạt động công chứng và hoạt động chứng
thực nhƣng trong nhận thức về lý luận cũng nhƣ trong quy định của pháp luật còn
có sự chồng chéo giữa hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công

19