Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HẢI DƯƠNG …………….............................................................................
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp điện và đầu tư xây
dựng Hải Dương ..............................................................................................
1.1.1. Chủng loại nguyên vât liệu
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cổ phần xây lắp điện và đầu
tư xây dựng Hải Dương ...................................................................................
1.3. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty cổ phần xây lắp điện
và đầu tư xây dựng Hải Dương ........................................................................
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI
DƯƠNG ……..................................................................................................
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp điện và đầu
tư

xây

dựng

Hải

Dương .......................................................................................

1


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.1.1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu
2.1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và
Đầu tư xây dựng Hải Dương ......................................................................
2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp điện và đầu
tư xây dựng Hải Dương ...................................................................................
2.2.1. Kế toán tổng hợp nhập
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI
DƯƠNG ……..................................................................................................
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty và phương
hướng hoàn thiện ..............................................................................
3.1.1. Ưu điểm
3.1.2. Nhược điểm
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây
lắp điện và đầu tư xây dựng Hải Dương .................................................
3.2.1. Hoàn thiện phân loại nguyên vật liệu và lập danh điểm nguyên vật liệu
3.2.2. Áp dụng chế độ tài chính và kế toán dự phòng nguyên vật liệu
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết

3.2.5. Áp dụng phần mềm kế toán máy trong kế toán nguyên vật liệu

2


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

3


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
1 - BHLĐ: Bảo hộ lao động
2 - BHXH: Bảo hiểm xã hội
3 - BHYT: Bảo hiểm y tế
4 - CBCNV: Cán bộ công nhân viên
5 - CCDC: Công cụ dụng cụ
6 - CP: Chi phí
7 - CPNCTT: Chi phí nhân công trực tiếp
8 - CPNVQL: Chi phí nhân viên quản lý

9 - CPNVLTT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
10 - CPSDMTC: Chi phí sử dụng máy thi công
11 - CPSXC: Chi phí sản xuất chung
12 - DD: Dở dang
13 - GTGT: Giá trị gia tăng
14 - HMCT: Hạng mục công trình
15 - KC: Kết chuyển
16 - KCCPNCTT: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp
17 - KCCPNVLTT: Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
18 - KCCPSXC: Kết chuyển chi phí sản xuất chung
19 - KPCĐ: Kinh phí công đoàn

4


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

20 - NCTT: Nhân công trực tiếp
21 - TT: Trực tiếp
22 - TPHD: Thành phố Hải Dương
23 - TSCĐ: Tài sản cố định
24 - QĐBTC: Quyết định Bộ Tài chính
25 - XDCB: Xây dựng cơ bản
26 - SXKD: Sản xuất kinh doanh
27 - Ф : Phi

5

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng biểu số 1.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Bảng biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT
Bảng biểu số 2.2: Phiếu nhập kho
Bảng biểu số 2.3: Phiếu xuất kho
Bảng biểu số 2.4 : Giấy đề nghị tạm ứng
Bảng biểu số 2.5: Phiếu chi
Bảng biểu số 2.6: Thẻ chi tiết kế toán nguyên vật liệu
Bảng biểu số 2.7: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu
Bảng biểu số 2.8: Thẻ kho
Bảng biểu số 2.9: Thẻ kho
Bảng biểu số 2.10: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ
Bảng biểu số 2.11: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ
Bảng biểu số 2.12: Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho nguyên vật liệu
Bảng biểu số 2.13: Bảng kê chi tiết vật tư
Bảng biểu số 2.14: Bảng kê chi tiết vật tư
Bảng biểu số 2.15: Sổ chi tiết thanh toán với người bán

6


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Bảng biểu số 2.16: Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng
Bảng biểu số 2.17: Nhật ký chứng từ số 10
Bảng biểu số 2.18: Biên bản kiểm kê vật tư
Bảng biểu số 3.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Bảng biểu số 3.2: Bảng dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Bảng biểu số 3.3: Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) nguyên vật liệu

7


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ số 01: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song

8


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ XXI với những thành tựu đạt được đã tạo nền móng
vững chắc để đưa Việt Nam thành một nước công nghiệp phát triển. Hiện nay,
một trong những ưu tiên của chính phủ là phát triển mạnh mẽ và hiệu quả trên
tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực, các doanh nghiệp đều có nhiều cơ hội đầu
tư kinh doanh để thu được lợi nhuận cao nhất. Vì vậy muốn tồn tại và phát

triển các doanh nghiệp cần có các chính sách phát triển phù hợp để sản phẩm
của mình được các khách hàng chấp nhận cả về chất lượng cũng như giá cả.
Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng vậy, các doanh nghiệp phải đề ra các
biện pháp thích hợp để đảm bảo chất lượng của công trình mà vẫn đảm bảo
mang lại lợi nhuận cao nhất. Do đặc thù kinh doanh của ngành xây dựng, các
công trình sẽ được tổ chức đấu thầu để chọn ra công ty thực hiện. Vì vậy, để
đảm bảo được chất lượng của công trình cũng như đem lại lợi nhuận cao nhất,
các doanh nghiệp phải thực hiện việc thu mua và sử dụng nguyên vật liệu hợp
lý và hiệu quả. Thực hiện tốt được công việc này doanh nghiệp không chỉ tiết
kiệm được chi phí bỏ ra mà còn đạt được hiệu quả cao về mặt lợi nhuận cũng
như việc sử dụng vốn. Điều đó không chỉ mang lại lợi ích về mặt vật chất mà
nó còn đem lại uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp là cơ sở để kiểm soát
vốn đầu tư xây dựng cơ bản, tăng nguồn thu, xác định khoản chi phí hợp lý
đảm bảo quản lý tốt nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản cho Nhà nước. Qua
đó người quản lý có thể phân tích đánh giá đúng tình hình thực tế sử dụng lao

9


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

động, vật tư, tiền vốn một cách có hiệu quả để đảm bảo sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Nhìn nhận từ thực tế, ta thấy được vai trò không nhỏ của công tác kế
toán nguyên vật liệu trong công tác quản lý kinh tế tài chính nói chung và
trong lĩnh vực quản lý xây dựng cơ bản nói riêng. Dựa trên những kiến thức lý
luận thu nhận được ở nhà trường và qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần

Xây lắp điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài
" Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và
Đầu tư xây dựng Hải Dương " làm đề tài nghiên cứu chuyên đề tốt nghiệp
của mình.
Chuyên đề kết cấu nội dung thành 3 phần:
- Phần I : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần Xây lắp điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương.
- Phần II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây
lắp điện và đầu tư xây dựng Hải Dương.
- Phần III : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây
lắp điện và đầu tư xây dựng Hải Dương.

Mặc dù đã rất cố gắng và luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo
viên hướng dẫn song do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề chắc chắn
không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
giáo viên cũng như các cô chú phòng kế toán trong công ty để chuyên đề của
em được hoàn thiện hơn.
Sinh viên
Phạm Văn Dũng

10


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG

1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và
Đầu tư xây dựng Hải Dương:
1.1.1. Chủng loại nguyên vật liệu:
Vật liệu là một yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh.
Mỗi doanh nghiệp lại có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu. Tại công ty cổ
phần xây lắp điện và đầu tư xây dựng Hải Dương vật liệu thường có đặc điểm
là cồng kềnh, khối lượng lớn, quy cách phong phú, đa dạng. Chẳng hạn có
những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng, sắt, thép…,
lại có những vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như: tre, nứa, gỗ làm
xà gồ, cốp pha …, có những sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi…
Những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ theo yêu
cầu của từng công trình. Bên cạnh đó cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn
như: xi măng, sắt, thép …, có loại chỉ cần dùng một khối lượng nhỏ như vôi,
ve, đinh, ốc, vít.
Ngoài sự đa dạng về các loại nguyên vật liệu thì chủng loại qui cách,
chất lượng nguyên vật liệu theo yêu cầu kinh doanh cũng rất phong phú. Ví
dụ như: xi măng gồm xi măng trắng, xi măng đen; thép gồm: ø20, ø18, ø16,
ø14, ø12, ø10, ø8, ø6 …; gạch có gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ …; cát có cát
đen, cát vàng, đá, sỏi …
* Danh mục nguyên vật liệu:
11


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công công
trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng, công dụng khác nhau với
số lượng lớn nên để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng như sử

dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm nguyên vật liệu. Những vật liệu có
tính năng, công dụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho
từng nhóm đó. Ngoài ra còn dùng những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng
nhóm vật liệu cụ thể theo từng loại thứ tự như sau:
BẢNG 1.1:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Mã vật liệu
Cấp I

Cấp II

152.01
152.01.01
152.01.02
152.01.03
152.02
152.02.01
152.02.02
152.03
152.03.01
........

........

Cấp III
Xi măng
Xi măng Hoàng Thạch
Xi măng Hải Dương
Xi măng trắng

Cát
Cát đen
Cát vàng
Thép
Thép
152.03.01.01 Thép ø12 liên doanh
152.03.01.02 Thép ø12 Thái Nguyên
.........
.......

Tấn
Tấn
Tấn
m³
m³
Kg
Kg
Kg
.....

1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu tại công ty được chia thành các loại sau:

12


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là
cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm như: xi măng, gạch, cát, đá,
sỏi, sắt, thép …
- Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng không cấu thành nên thực thể công
trình nhưng có tác dụng làm tăng thêm chất lượng công trình và tạo điều kiện
cho quá trình xây dựng được hoàn thành như: đinh, ốc, vít, gỗ, dầu, mỡ bôi
trơn máy móc trong sản xuất …
- Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng cho máy móc, thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như: điện, nước,
xăng, dầu …
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế
cho các loại máy móc, thiết bị như: máy cẩu, máy trộn bê tông và phương tiện
vận tải như: phụ tùng ô tô, phụ tùng cầu trục, các mũi khoan, vòng bi, xăm
lốp, đèn pha …
- Vật liệu khác như: sơn, vôi …
- Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của sắt, thép, tre, gỗ không
dùng nữa, vỏ bao xi măng … Nhưng hiên nay công ty không thực hiện thu hồi
phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.
Công cụ dụng cụ được phân loại như sau:
- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng …
- Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng …
- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công …

13


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây lắp
điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương:
Do đặc thù của xây dựng cơ bản nên vật liệu phải được cung cấp đến
chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng và
đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự
toán. Giá này được công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với
công trình và đã được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi
trong thiết kế cũng cao hơn so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động
về giá vật liệu. Khi nhận thầu công trình, công ty thu mua vật liệu trong giới
hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây
ngừng trệ sản xuất.
Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì công ty giao khoán cho các
đội sản xuất tự đi mua. Những hợp đồng mua bán nguyên vật liệu do đội ký
trực tiếp với người cung cấp thì phải có giấy xác nhận của giám đốc công ty
thì mới có hiệu lực về việc mua bán.
1.3. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây
lắp điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương:
* Nhập nguyên vật liệu và phương thức nhập:
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu
cũng rất khác nhau. Một số loại vật liệu được mua ngay ở cửa hàng đại lý,
vận chuyển rất nhanh chóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng … Một số
loại khác lại phải đặt theo thiết kế như cửa gỗ, cửa sắt, lan can …, hoặc có
loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp như: gạch, cát, đá, sỏi … Một số loại
vật liệu có thể bảo quản trong kho như: xi măng, sắt, thép… nhưng có loại
không thể lưu giữ trông kho được như: gạch, cát, đá, sỏi … gây khó khăn cho

14


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

việc trông coi và bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởng tới quá trình thi
công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm
chất lượng công trình.
Ở công ty còn có một đặc thù nữa là việc thu mua vật liệu vừa do đội
xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng kế hoạch kỹ thuật mua.
Nhưng bắt đầu từ năm 2004 cho đến nay, công ty đã thực hiện chính sách
giao khoán toàn bộ khâu thu mua, vận chuyển vật liệu cho các đội tự lo. Công
ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người đi mua vật tư, các đội phải lập
phiếu nhập, phiếu xuất và tập hợp các hoá đơn, chứng từ định kỳ gửi về
phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ, tập hợp chi phí và tính giá thành
cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong
phú về chủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định nên công ty
nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ
năm 2004 công ty đã thực hiện hệ thống kho bãi “di động” theo các chân công
trình. Như vậy sẽ giảm được những chi phí về bảo quản cũng như hao hụt
trong quá trình dự trữ.

15


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG

2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện
và Đầu tư xây dựng Hải Dương:
2.1.1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu:
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng trong tổ chức
công tác kế toán nguyên vật liệu, đặc biệt là đối với Công ty Cổ phần Xây lắp
điện và Đầu tư xây dựng Hải Dương có khối lượng lớn và các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh tương đối nhiều, đa dạng chủng loại nguyên vật liệu nên việc tổ
chức hạch toán chi tiết cũng rất phức tạp. Hiện nay phương pháp ghi sổ chi
tiết vật liệu áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song. Việc ghi sổ
chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ở hai nơi là ở kho và phòng kế toán,
được căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn và các chứng từ
khác có liên quan.
Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hoá đơn hoặc
trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp
đồng mua bán thường thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tai chân công
trình). Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua
được công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ
không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho, thủ tục được
tiến hành như sau:
- Khi vật liệu về đến chân công trình, trên cơ sở hoá đơn và giấy báo
nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng
vật liệu ghi số lượng thực nhập và “Bản kê nhận hàng” (biểu 1) có xác nhận
16


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp là một tháng, thống kê

đội cùng với người cung cấp lập “Biên bản nghiệm thu khối lượng” (biểu 2)
có xác nhận bên giao và bên nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng
phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê đội sẽ báo cho phòng kế hoạch kỹ thuật
đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải
quyết với bên cung cấp.
Phòng kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào “Bản kê nhận hàng” và “Biên bản
đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào
“Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư theo “Phiếu nhập kho” (biểu 3).
Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên:
- Liên 01: lưu ở phòng kế hoạch kỹ thuật.
- Liên 02: chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
- Liên 03: do thủ kho giữ.
Công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư, đây cũng là biện pháp
quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch kỹ thuật có
nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng
loại vật tư và từng công trình dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật đã quy định
chung của Nhà nước. Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều đưa qua phòng kế
hoạch kỹ thuật xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết
kiệm và quản lý tốt nguyên vật liệu.
* Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu về đến công ty
đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.

17


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khi nguyên vật liệu được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng phải
mang hoá đơn của bên bán vật liệu lên phòng kế hoạch kỹ thuật, trong hoá
đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu,
đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kế hoạch kỹ thuật xem xét
tính hợp lý của hoá đơn. Nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp
đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý
nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho.
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho
rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho tới kho để nhập vật liệu. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số
lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập
kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu
một liên phiếu nhập kho còn một liên phiếu nhập kèm theo hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời,
kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những
trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân
viên tiếp liệu chưa mang chứng từ, hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo
dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có
biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ nần dây dưa.
Hàng tháng, nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế
toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho.
* Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kế hoạch kỹ
thuật lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến

18


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận.
Thủ kho giữ lại một liên giao cho kế toán, một liên một liên giao cho người di
chuyển đến kho làm thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào
thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và
hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
* Trường hợp nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, theo số lượng và giá cả phòng kế hoạch kỹ
thuật lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho
cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên
bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối tháng kế toán vật liệu phải đối
chiếu với kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm
báo cáo kế toán.
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
+ Trường hợp đội tự mua nguyên vật liệu:
Vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây dựng tự đi mua vừa do bộ
phận kinh doanh phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty đi mua. Nếu nguyên
vật liệu do phòng kế hoạch kỹ thuật mua thì phiếu nhập kho được viết thành
03 liên:
- Liên 01: lưu ở phòng kế hoạch kỹ thuật.
- Liên 02: chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
- Liên 03: do thủ kho giữ.
Vật liệu do đội xây dựng mua thì phiếu nhập kho được viết thành 01
liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội, sau đó kế toán đội lưu đến cuối

19

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

tháng tập hợp gửi lên phòng kế toán. Theo cơ chế hiện nay thì đội xây dựng
tự đi mua nguyên vật liệu rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công
mà không nhập kho của công ty nên việc tổ chức nhập vật tư chỉ diễn ra trên
danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn cho người bán
lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển về thì kế toán đội sẽ kiểm nhận và viết
phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng
thực tế thì ký vào phiếu nhập kho và tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân
công trình.
Ví dụ :
Ông: Bùi Quang Hân đội trưởng đội xây dựng số 04 mua NVL và gửi
hoá đơn liên 2 về phòng kế toán hoàn lại chứng từ T02/2010
Bảng biểu số 2.1:

HOÁ ĐƠN

Mẫu sổ : 01 GTKT - 3LL

Giá tri gia tăng

LH/2004A

Liên 2: giao cho khách hàng

001262

Ngày 01 tháng 02 năm 2010

Đơn vị bán hàng : cửa hàng VLXD – Nguyễn Chí Thanh
Địa chỉ : 234 Quang Trung - TP Hải Dương

Số TK

Điện thoại :
Mã số : 090000122-1
Họ và tên người mua hàng : Bùi Quang Hân
Đơn vị : Công ty ty Cổ phần Xây lắp điện và Đầu tư xây dựng Hải
Dương
Số tài khoản :

20


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Hình Thức Thanh toán : CK/TM
STT
Tên hàng hoá
A
B
1
Xi măng Hoàng Thạch
2
Cát vàng
3
Thép Thái Nguyên

...................

ĐVT
C
Kg
m³
Kg
.......

MS : 07000143 - 1
Số Lượng
1
47.968
87
17.670
..........

Đơn giá Thành tiền
2
3=2*1
690
33.097.920
54.000
4.698.000
8.300
146.661.000
..........
.......

Cộng tiền hàng :

1.476.000.000
Thuế suất thuế GTGT 10 % tiền thuế GTGT
147.600.000
Tổng tiền thanh toán
1.623.600.000
Số viết bằng chữ : (Một tỉ sáu trăm hai mươi ba triệu sáu trăm nghìn
đồng./.)
NGƯỜI MUA HÀNG

NGƯỜI BÁN HÀNG

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

(ký, họ tên, đóng dấu)

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (biểu 2.1) và số lượng thực tế đã về,
phòng kế hoạch kỹ thuật viết phiếu nhập kho (biểu 2.2). Thủ kho xác định số
lượng và đơn giá tiến hành nhập kho.
Bảng biểu số 2.2:
Đơn vị: C.ty CP XLĐ và ĐT XD HD

Mẫu số 01 – VT

21

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Bộ phận: Đội xây dựng số 04

QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC
Ngày 20/03/2006 BTC

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 02 năm 2010
Số: 00126

Nợ:…..
Có:…..

Họ và tên người giao: Bùi Quang Hân
Theo HĐ GTGT00347 ngày 01 tháng 02 năm 2010 của……………….…..
Nhập tại kho: ……………………….
STT

A
01
02
03

Tên, nhãn hiệu,

Mã Đơn

quy cách, phẩm

số

vị

B

C

D
m³
m³
tấn

Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo
Thực
chứng
nhập
từ
1
2
3
4
40
40
170.000

6.800.000
150
150
150.000 22.500.000
100
100 1.500.000 150.000.000

viên

1.200 1.200

Cát xây
Cát trát
Xi măng Hoàng
Thạch P400

04

Gạch 2 lỗ
Cộng

1.000

1.200.000
180.500.000

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm tám mươi triệu năm trăm
nghìn đồng chẵn.
- Số chứng từ gốc đi kèm theo: 01
Ngày 01 tháng 02 năm 2010

Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng

22


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

(Hoặc bộ phận có nhu
cầu nhập)
(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Phiếu xuất kho do đội kế toán lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho lô hàng đó. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu nhập kho
nên thủ kho sẽ phải ký vào cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cùng một
thời điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan định kỳ

gửi lên phòng kế toán của công ty. Ở đó, kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý
của chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng trực thuộc công
ty để thi công các công trình. Giá thực tế vật liệu xuất kho ở công ty được tính
theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này thì giá thực
tế vật liệu xuất dùng được tình bằng cách lấy số lượng NVL xuất dùng nhân
với đơn giá bình quân. Trong đó, đơn giá bình quân được tính theo cách sau:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 123 ngày 12/01/2010 xuất 13 tấn xi
măng cho đội xây dựng số 04 phục vụ xây dựng công trình thì giá thực tế xuất
13 tấn xi măng được tính như sau:
Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng 01: 1.254.000đ x 10 = 12.540.000đ
Giá thực tế nhập trong tháng 01:

1.320.000đ x 20 = 26.400.000đ

23


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

12.540.000 + 26.400.000
Giá xuất kho

=

=

1.298.000

10 + 20

Vậy giá thực tế xuất: 13 x 1.298.000đ = 16.874.000đ
* Xi măng tồn đầu tháng 02:

10tấn x 1.450.000đ = 14.500.000đ

Gạch chỉ 2 lỗ tồn đầu tháng 02: 2.350viên x 900đ = 2.115.000đ
Giá xuất kho

=

14.500.000 + 150.000.000

xi măng
10 + 100
Giá xuất kho

=

2.115.000 + 1.200.000

gạch chỉ 2 lỗ
2.350 + 1.200

Bảng biểu số 2.3:
Đơn vị: Công ty CP XD số IV – HD
Bộ phận: Đội xây dựng số 04

Mẫu số 02 – VT
QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 BTC

PHIẾU XUẤT KHO

24


Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Ngày 01 tháng 02 năm 2010

Nợ:…..

Số: 00159

Có:…..

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Lâm
Địa chỉ (bộ phận): Đội xây dựng số 04
Lý do xuất kho: gia công công trình móng cột điện
Xuất tại kho
STT Tên, nhãn hệu, quy Mã Đơn
cách, phẩm chất vật số
vị
A
01

02

B
Gạch chỉ 2 lỗ
Xi măng Hoàng

C

Số lượng
Yêu Thực

Đơn giá

Thành tiền

cầu
xuất
D
1
2
3
4
viên 1.000 1.000
1.000
1.000.000
tấn
70
70 1.500.000 105.000.000

Thạch P400

Cộng
115.000.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười năm triệu đồng chẵn.
- Số chứng từ gốc đi kèm theo: 01
Ngày 01 tháng 02 năm 2010
Người lập phiếu

Người giao hàng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Hoặc bộ phận
có nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)

25