Tài liệu thi tuyển công chức ngành văn thư lưu trữ tỉnh bà rịa vũng tàu năm 2016

NỘI DUNG ÔN TẬP THI TUYỂN CCHC NĂM 2016
MÔN: NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH
NGÀNH: NỘI VỤ
LĨNH VỰC: VĂN THƯ, LƯU TRỮ
STT

Tên tài liệu

1

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.

2

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật lưu trữ.

3

Nghị định số 99/2016/NĐ-CPngày 1/7/2016 của Chính Phủ về quản lý và sử
dụng con dấu.

4

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

5

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

6

Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định về
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

7

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

1


CHUYÊN ĐỀ I: LUẬT LƯU TRỮ SỐ 01/2011/QH13
Chương 1:NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ
1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Điều 7. Người làm lưu trữ
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,
đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo
quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và
kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương
ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu
đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải
được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác
phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc

trong tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi
ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Chương 2: THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
MỤC 1. LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ
QUAN
Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước
2


khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài
liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại
điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài
liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ
quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến
hạn nộp lưu.
MỤC 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 15. Chỉnh lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài
liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
3


b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 16. Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng

hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức
năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
MỤC 3. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 19. Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp
lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ.
Điều 20. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có
thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.

4

2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam theo quy định sau đây:
a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng
hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu,
đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương
của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức
trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh
nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế
khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại
trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.
3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
Điều 21. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh
mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại
giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Điều 22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có
trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành
03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản

và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
Điều 23. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
5


Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không
thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không
thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 24. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách,
sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập,
giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà
nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người
đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo
quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được
chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có
quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì
tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài
liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể,

phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có
nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết
định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
CHUYÊN ĐỀ II: NGHỊ ĐỊNH SỐ 01/2013/NĐ-CP QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI
HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT LƯU TRỮ
Chương 2: QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải
đáp ứng các yêu cầu sau:

6


a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện
tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu
hoàn chỉnh;
b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới
dạng hoàn chỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá
trị như bản gốc.
Điều 4. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công
nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu
trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy
cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

3. Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình
trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các
vật mang tin khác
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá
nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó
được số hóa.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.
3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch
điện tử.
Điều 6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào
1. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công
nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện
tử.
Điều 7. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì
thu thập cả hai loại.
7


2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra
tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội
dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy
hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy
trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu
trúc và định dạng chuyển;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng
thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra
virút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ
quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy
trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu,
phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng
thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra
virút;
d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu
trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc
giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử
kiểm tra, xác nhận.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa
Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ
liệu theo quy định của pháp luật.
Điều 8. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
8

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công
nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an
toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện
pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không
thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu
trữ thích hợp.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 9. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử
được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí
thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ
chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Điều 10. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản
lý tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù
hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 11. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu
trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc
Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy
không thể khôi phục lại được.
Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện
tử.

9


2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ
thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử.
Điều 13. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm:
a) Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng công nghệ
thông tin để bảo đảm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử theo thẩm quyền;
b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các
quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.
3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan,
tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
4. Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công
nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp
kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ
chức.
5. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định
về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và
giao nộp hồ sơ, tài liệu, điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
6. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

CHUYÊN ĐỀ III: NGHỊ ĐỊNH SỐ 99/2016/NĐ-CP VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
1. Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
2. Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
3. Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều
kiện theo quy định tại Nghị định này.
4. Con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn; mực dấu màu đỏ.
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
10


1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan
đăng ký mẫu con dấu.
6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của
Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký
mẫu con dấu.
10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu
kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách

nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Chương II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 3. ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU; THU HỒI, HỦY CON DẤU VÀ HỦY
GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 11. Trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về
con dấu theo quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 và Điều 17 Nghị định này cho cơ
quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này theo một trong các
hình thức sau:
a) Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
b) Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn
bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp
luật).
2. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong
hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:
a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi
rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
11


b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo
ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
c) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định này, cơ
quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy
định tại khoản 7 Điều này về việc từ chối giải quyết hồ sơ;
d) Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông
báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp theo quy định tại điểm a, b và c khoản

2 Điều này qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ
trước đó.
3. Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ phải có
giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
4. Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản
sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp
luật.
5. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng
nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ
quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.
6. Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp
con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy
định.
7. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ
quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng
ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp,
đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Điều 13. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới
1. Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy:
Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có
thẩm quyền.
2. Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định
thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
3. Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có
thẩm quyền;
b) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về
lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
12

4. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ
chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
b) Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
5. Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã
hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
b) Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức
theo quy định của pháp luật;
c) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về
lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
6. Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.
7. Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:
a) Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
b) Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực
thuộc;
c) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về
lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
8. Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại
diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt
động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm
quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
9. Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập,
hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
b) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về
lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

10. Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại
Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
11. Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định
thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Điều 14. Hồ sơ đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi
Văn bản quy định cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng,
chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu của cơ quan có thẩm quyền.
13


Điều 15. Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu
1. Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng
hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.
2. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ
gồm:
a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do;
b) Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của
cơ quan có thẩm quyền.
3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:
a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp
hoặc cơ quan có thẩm quyền;
b) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Điều 16. Hồ sơ đề nghị đăng ký thêm con dấu
1. Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu ướt: Văn bản cho
phép được sử dụng thêm dấu ướt của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ,
dấu xi: Văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

hoặc chức danh nhà nước.
3. Đối với tổ chức kinh tế đăng ký thêm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Văn bản
đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu tổ chức kinh tế.
Điều 17. Hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
Văn bản đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.
Điều 18. Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan
đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau
đây:
a) Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu
hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;
b) Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc
nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;
c) Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động,
giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
14


d) Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu;
đ) Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
e) Các trường hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 6 Nghị định
này.
2. Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu thực hiện như sau:
a) Đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trước khi nhận con dấu
mới thì cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho
cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định;
b) Đối với trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ
chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận
đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi

trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.
Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ
quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng
con dấu;
c) Đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân
có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu trước đó ngay sau khi tìm thấy con dấu đã bị mất để thu hồi và hủy con dấu theo
quy định;
d) Đối với trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá
nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết
định của cơ quan có thẩm quyền để tiến hành thu hồi con dấu, cụ thể:
Cơ quan thu hồi con dấu phải niêm phong, quản lý con dấu đó. Khi cơ quan, tổ chức
có quyết định cho hoạt động trở lại, thì cơ quan đã thu hồi con dấu có trách nhiệm bàn
giao lại con dấu cho cơ quan, tổ chức để sử dụng theo quy định.
Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ
quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng
con dấu.
Đối với trường hợp cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã ra quyết
định hủy giá trị sử dụng con dấu mà sau đó cơ quan, tổ chức bị tạm đình chỉ, đình chỉ
hoạt động được hoạt động trở lại thì cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu phải
đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định;
đ) Đối với trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định này, khi
phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con
dấu tiến hành thu hồi và hủy con dấu theo quy định.
15


Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5
Điều 6 Nghị định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng

con dấu;
e) Đối với trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ
quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu ra thông báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định.
Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu
theo quy định thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con
dấu. Sau khi cơ quan đăng ký mẫu con dấu đã hủy giá trị sử dụng con dấu, thì cơ quan,
tổ chức, cá nhân được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng
theo quy định của pháp luật;
g) Đối với trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ
quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu con dấu trước đó ra thông báo giao nộp con dấu để xử lý giải quyết theo quy định
của pháp luật.
Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu
theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định
hủy giá trị sử dụng con dấu đang bị chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu và đăng
ký lại mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;
h) Đối với trường hợp quy định tại khoản 8 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ
quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra thông
báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định.
Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu
theo quy định, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Việc giao nộp con dấu của các cơ quan quy định tại khoản 9 Điều 7 Nghị định này
do Bộ Ngoại giao quyết định và có văn bản gửi Bộ Công an về thời hạn giao nộp con
dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.
CHUYÊN ĐỀ IV: THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT
TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao
văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội 16


nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung
là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành
phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những
trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản
3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình
bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên
máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với
văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ
mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng

bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ
lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng
bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
17


Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này
(Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
Chương II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở
phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng
thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh

giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có
gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội;
Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn
Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

18


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt
theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp
nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví
dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có
thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ
chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức
chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản
19

1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của
văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt
tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch
nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số:
…/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
…./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực
văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ
quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản
thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công

chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

20


Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt
tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được
quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh
vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm
ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu
chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0
phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt
ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế
ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã,
phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính
được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy
đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại
thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

21


Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ
Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung
ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành
phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có
trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các
sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành
phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng,
ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng,
ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim
Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
22


- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng,
năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng
với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa
danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô
số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại
văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ
in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ,
ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
23


Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác

văn thư, lưu trữ năm 2009
Điều 11. Nội dung văn bản
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ
nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định
rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt
dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết
tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn
ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn
bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích
yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp
lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ
ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết
hoa trong văn bản hành chính.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành,
phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc
được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
24


- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo
khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề),
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng
một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1
default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng
cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn
(single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa
giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày
trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần,
chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa,

bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng
chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường,
cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có
tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
25