Quan ly ban hang _Báo cáo luận văn tốt nghiệp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (688.28 KB, 62 trang )
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở
thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên
toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim
chỉ nam cho những bước phát triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn
chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế.
Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng,
làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Việc
tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh
là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt
bậc của nền kinh tế thì hiệu quả kinh tế là một lĩnh vực được nhà quản lý quan
tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các
chương trình ứng dụng, các phần mềm được ứng dụng vào hoạt động kinh
doanh, dần thay thế tất cả các công việc thủ công . Giờ đây máy tính đã và đang
trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó
giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà
trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công sức mà
hiệu quả mang lại chưa cao.
Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải cũng như các tổ chức doanh
nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong hoạt
động kinh doanh. Song song với hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng thì
đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh
nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ xây dựng hệ thống thông tin
phần mềm kế toán bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là
việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải
qua thời gian được tìm hiểu về thực tế quá trình bán hàng của doanh nghiệp, với
những kiến thức đã được học và trao dồi cộng với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình
của Cô giáo Cao Thị Tho- giảng viên hướng dẫn, Em đã chọn đề tài “Xây dựng
phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải
bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về
công tác kế toán bán hàng của một doanh nghiệp Thương mại nhằm tìm hiểu và
Giáp Lệ Thủy
1
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
đưa ra một vài đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý bán
hàng của công ty.
Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:
Chương I: Thực trạng về công tác quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần
thương mại Hoàng Hải
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Chương III: Xây dựng chương trình và hướng dẫn sử dụng
Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên
chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện
hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin
chân thành cảm ơn!
Giáp Lệ Thủy
2
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
CHƯƠNG I:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI
1.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần
thương mại Hoàng Hải
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên Công ty: Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải
- Địa chỉ: Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang
- Giám đốc : Phạm Thị Thúy
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ Phần
- Giấy phép đăng ký kinh doanh : Số 005063 ngày 26/3/2009
- Mã Số Thuế : 2400437969
- SĐT: 02403834998
1.1.2. Lĩnh vực hoạt động và tình hình kinh doanh.
Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải hoạt động chính trong lĩnh vực
kinh doanh nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng.
Các mặt hàng chính:
* Các loại phô mai La Vache Qui rit nhãn hiệu Con bò Cười của hãng
Bel – Pháp.
* Sữa Anlene và Anmum của tập đoàn Fonterra, New Zealand.
* Bánh kẹo Meiji các loại của hãng Meiji Seika Nhật Bản, Singapore,
Indonesia.
* Ngũ cốc ăn sáng, bánh quy, sữa ăn kiêng của Kellogg Thái Lan và Mỹ
* Dầu hào, nước tương, sốt ướp... của Lee Kum Kee - Hồng Kông
* Nước uống Pokka của tập đoàn Pokka, Singapore.
* Bánh gạo Kobana của Namchow, Thái Lan – sản phẩm OEM.
Giáp Lệ Thủy
3
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
* Bánh Lotte Custard, kẹo Lotte Anytime, kẹo trái cây của Lotte - Hàn
Quốc.
* Kẹo Esprezzo, Gingerbon, Bontea và Relaxa của PT. Agel Langgeng –
Indonesia.
* Sữa bột Meiji của Meiji Dairies Corporation Nhật Bản.
* Kẹo cứng và Mứt trái cây nhãn hiệu C&T của Mỹ
* Sữa chua uống Calpis Indonesia
* Xốt Mayonnaise Kewpie
* Kẹo dẻo Jelly Belly, Mỹ
* Bột uống thanh nhiệt Sensa Cools của PT. Sari Enesis Indah Indonesia
* Bia Sapporo
* Bột mỳ Interflour
* Các sản phẩm chăm sóc da mặt nhãn hiệu Kao - Biore và băng vệ sinh
Kao - Laurier
* Xà phòng hương trái cây Harmony của công ty Megasurya Mas –
Indonesia.
* Bình xịt côn trùng Mortein của Reckit Benckiser - Thái Lan
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Giáp Lệ Thủy
4
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kinh
doanh
Phòng kế toán
Kế toán tổng
hợp
Phòng hành
chính
Kế toán bán
hàng
Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Bộ máy quản lý của công ty gồm: 1 Chủ tịch hội đồng quản trị, 1 giám
đốc, 1 phó giám đốc.
Các phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng kế toán và phòng hành chính.
b. Các chức năng chính của các phòng ban
Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng mới,
nắm bắt thị trường hiện có.
Phòng kế toán : Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp đó là các kế toán
viên. nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả sản xuất
Giáp Lệ Thủy
5
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phát tiền lương cho toàn thể nhân viên
công ty, đồng thời thực hiện công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ , lập báo cáo
kế toán, phân tích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh
đạo, ban giám đốc về công việc sử dụng vốn hiệu quả. Đồng thời đưa ra chính
xác đầy đủ quá trình hình thành và huy động vốn của công ty.
1.2. Mô tả nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải
1.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức phòng kế toán:
Phòng kế
toán
Kế toán
trưởng
Kế toán vật
tư
Kế toán bán
hàng
Kế toán tiền
lương
Thủ kho
Hình 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
a. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại
Hoàng Hải
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ
cho khách hàng để thu tiền hay quyền thu tiền. Đó chính là sự vận động của vốn
kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết
quả. Trong quá trình bán hàng do phải chịu những khoản chi phí phục vụ cho
việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng tính theo giá chịu thuế giá
trị gia tăng hay gọi là doanh thu bán hàng. Trong quá trình hoạt động doanh
nghiệp phải tính được kết quả kinh doanh trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và
chi phí của các hoạt động, kết quả kinh doanh để xem doanh nghiệp mình có lãi
Giáp Lệ Thủy
6
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
không. Từ đó đưa ra phương hướng điều chỉnh cho phù hợp, từ những yêu câu
trên đòi hỏi kế toán bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
-Ghi chép đầy đủ, kịp thời số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ bán ra,
tính toán đúng đắn chính xác trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và
các loại chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.
-Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi
nhuận, ký luật thanh toán và làm nghĩa vụ với nhà nước.
-Cung cấp thông tin chính xác, trung thực đầy đủ về tình hình bán hàng,
xác định kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh và quản lý
doanh nghiệp.
b. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do nhà nước quy định.
c. Hệ thống sổ sách
Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hảiáp dụng theo hình thức Nhật ký
chung. Vì hình thức sổ đơn giản, phù hợp với trình độ và khả năng của kế toán
viên trong doanh nghiệp cũng như quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo các chuẩn mực,
nguyên tắc của chế độ kế toán quy định như:
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản sử dụng với việc xây
dựng hệ thống kế toán.
- Kế cấu và nội dung ghi chép phản ánh đúng và kịp thời, ghi chép đúng
theo từng loại sổ quy định, phù hợp với năng lực quản lý và kế toán.
- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo tính khoa học, tích kiệm, tiện lợi cho
việc kiểm tra, đối chiếu.
- Doanh nghiệp chỉ mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo các hình
thức tổ chức kế toán đã quy định và đăng ký với bộ tài chính về hình thức sổ kế
toán sử dụng. Sổ kế toán được in sẵn bằng mẫu do Bộ tài chính cấp, có thể là
quyển hoặc tờ rơi có ghi rõ số tờ và đóng đấu của đơn vị.
Việc tiến hành mở sổ khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như:
Tính trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép cộng dồn. Riêng đối với
quỹ tiền mặt thì được khoá sổ cuối ngày. Ngoài ra mỗi lần khoá sổ kế toán
người ghi sổ, kế toán trưởng phải xác nhận vào sổ.
Giáp Lệ Thủy
7
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên, tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối
số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái
và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để
lập các Báo cáo tài chính.
Về nghuyên tắc Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Bảng
cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên
sổ Nhật ký Chung cùng kỳ.
Quá trình kế toán ghi chép trên sổ Nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ sau:
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc
biệt
Nhật ký chung
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích:
:
Ghi hàng ngày
:
Ghi cuối ngày
:
Đối chiếu
Hình 3: Quy trình kế toán ghi sổ
d. Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải:
Công ty sử dụng hình thức bán hàng trực tiếp: theo phương thức này, bên
mua hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh
Giáp Lệ Thủy
8
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
nghiệp. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp
thì hàng hoá được xác nhận là hàng đã bán của doanh nghiệp.
1.2.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống bán hàng của Công ty cổ phần
thương mại Hoàng Hải
Trong thực tế công tác bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng
Hải gặp rất nhiều khó khăn. Phần lớn công việc cập nhập, theo dõi các mặt hàng
đều làm bằng phương pháp thủ công với những giấy tờ, báo cáo chồng chéo.
Đặc biệt với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông
tin như vậy đòi hỏi phải có nhiều thời gian, nhân lực, tốc độ chậm. Trong thời
đại kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, việc xử lý thông tin hàng hoá
nhanh hay chậm ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động kinh doanh của công ty.
Thêm vào đó việc lưu trữ thông tin cũng gặp nhiều khó khăn, lưu trữ trên
giấy dễ bị hư hỏng, thất lạc, thường bị chồng chéo các chứng từ gây khó khăn
cho hoạt động kiểm tra, bảo quản.
Từ những thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý bán hàng phải có sự đổi
mới về công nghệ. Việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng của Công
ty là điều rất cần thiết .
Vì những lý do trên, em thấy rằng xây dụng, một hệ thống quản lý bán
hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải là rất cần thiết. Nên em đã xây
dựng phần mềm quản lý bán hàng với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng
tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nếu xây dựng thành công phần mềm quản lý bán hàng sẽ có những lợi ích
sau:
- Đảm bảo cập nhập số lượng chính xác, không hạn chế số lượng.
- Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tiền bạc.
- Tránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý.
- Nâng cao hiệu quả công tác bán hàng của công ty.
1.2.3. Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác quản lý bán hàng tại Công ty cổ
phần thương mại Hoàng Hải
Yêu cầu phù hợp.
Trong kinh doanh việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác
là một yếu tố quan trọng tạo nên thành công của người làm kinh doanh. Vì vậy
Giáp Lệ Thủy
9
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
việc thu thập thông tin và quản lý hiệu quả là việc cần thiết. Một hệ thống mới
phải đảm bảo cơ chế quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu…
Nghiệp vụ quản lý bán hàng phải tiến hành phân tích thiết kế một hệ
thống mới nhằm tin học hó một số chức năng của hệ thống có thể thực hiện trên
máy vi tính. Tiếp đó, xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ các chức năng
như: quản lý hàng tồn kho, quản lý công nợ, quản lý một số quá trình nhập mua,
xuất bán hàng hoá, nghiệp vụ thu tiền, lập báo cáo định kỳ và báo cáo theo yêu
cầu của người quản trị.
Yêu cầu chính xác và kịp thời.
Hệ thống thông tin phải quản lý và lưu trữ tất cả các thông tin về hàng tồn
kho, đơn đặt hàng, tình hình nhập, xuất kho.
Thống kê một cách chính xác, kịp thời công nợ phải thu của từng khách
hàng giúp cho nhân viên bán hàng biết tình hình công nợ của khách hàng, đẻ
quyết định có nên bán hàng cho khách hay không.
Một số nhựơc điểm cần khắc phục:
Hạn chế
Ảnh hưởng
Yêu cầu cần đạt
Bán hàn chịu cho Khó thu nợ, gây thiệt Thường xuyên thống
khách hàng nợ quá hạn hại về tài sản
kê tình hình nợ của
Giáp Lệ Thủy
10
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
khách hàng
Cập nhập nợ phải thu Ảnh hưởng tới khách Đối chiếu sổ chi tiết
không chính xác
hàng, doanh nghiệp
và sổ tổng hợp
Lập hoá đơn sai
Ảnh hưởng tới khách Đối chiếu Phiếu xuất
hàng, doanh nghiệp
kho, hoá đơn vận
chuyển.
Mất hàng hoá
Mất mát tài sản do Kiểm kê kho định kỳ.
đánh giá hàng tồn kho Quy trách nhiệm cho
không chính xác.
từng cá nhân trong
các hoạt động.
Giao hàng sai địa chỉ, Ảnh hưởng tới uy tín Đối chiếu hoá đơn
mã hàng, số lượng
công ty, mất lòng tin bán hàng, phiếu xuất,
của khách hàng.
phiếu giao hàng trước
khi giao hàng.
Vậy yêu cầu đặt ra ở đây là xây dựng một hệ thống bán hàng mới nhằm
quản lý tốt các thông tin liên quan tới quản lý bán hàng. Hệ thống mới phải khắc
phục được những nhựu điểm của hệ thống cũ, phù hợp với quy mô, nhu cầu của
doanh nghiệp.
Yêu cầu với hệ thống mới:
Yêu cầu đối vơi việc nhập các Modul đầu vào:
- Sử dụng các công cụ nhập liệu, các thao tác hợp lý, đơn giản nhằm giảm
bớt một số thao tác thừa.
- Giám sát kiểm tra tính hợp lệ, có các thông báo thích hợp nhằm giảm
các thao tác thừa.
- Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để
tăng tốc độ nhập liệu.
- Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho
việc cập nhập tiết kiệm bộ nhớ.
Yêu cầu với Modul tra cứu:
Giáp Lệ Thủy
11
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
- Tra cứu phải rõ ràng.
- Tốc độ xử lý nhanh .
- Đưa ra thông tin đầy đủ chính xác
Yêu cầu đối với Modul báo cáo:
- Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về hoạt động mua bán
của Công ty.
- Các báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính
nhât quán, giúp người quản lý có thể xem xét thông tin đầy đủ.
- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm
soát được.
- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng
theo yêu cầu của công tác kinh doanh.
- Đảm bảo tính bảo mật, an toàn của thông tin.
Yêu cầu về kỹ thuật:
- Tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của hệ thống.
- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật của báo cáo.
- Các trợ giúp được thiết kế phù hợp với yêu cầu, nhu cầu cũng như trình
độ của người sử dụng.
Yêu cầu đối với người sử dụng:
- Nắm vững nghiệp vụ.
- Có kiến thức cơ bản về sử dụng phần mềm
1.3.. Xác định cơ sở dữ liệu
1.3.1. Các hồ sơ dữ liệu thu thập được
1. Đơn đặt hàng
2. Phiếu thu
3. Phiếu xuất kho
4. Hoá đơn bán hàng
5. Phiêú giao hàng
Giáp Lệ Thủy
12
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
6. Báo cáo doanh thu
7. Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng
8. Báo cáo tồn kho
Giáp Lệ Thủy
13
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
1.3.2.Một số mẫu chứng từ:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI HOÀNG HẢI
Mẫu số: 02 - TT
Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên –
Bắc Giang
Ban hành theo QĐ số:
5/2006/QĐ/CĐKT
Ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính
Quyển số:……….
Số:…………….
PHIẾU THU
Ngày…Tháng…Năm….
TK Nợ ………..
TK Có…….
Họ và tên người nộp tiền:………………………………..
Địa chỉ:………………………………………………….
Lý do thu:……………………………………………….
Số tiền(*):………………………….Viết bằng chữ:……………………
Kèm theo:………………………………………………..
Thủ trưởng đơn vị
Kế toán trưởng
(Ký ,họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền:…………………………………………………
Ngày …tháng…năm…
Người nộp
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Tỷ giá ngoại tệ( vàng, bạc,đá quý)……………………
Số tiền quy đổi:………………………………………..
Mẫu 1: Phiếu thu
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
HOÀNG HẢI
Giáp Lệ Thủy
14
Mẫu số C 20 - H
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên –
Bắc Giang
Quản lý bán hàng
Theo QĐ: 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…tháng…năm….
Nợ…………….Số:………….
Có…………
Họ tên người giao hàng……………………………….Địa chỉ(bộ phận)
………………
Theo hợp đồng số
ngày
tháng
năm .........;
Biên bản bàn giao giữa Công ty .................................... và …………
Nhập kho tại :……………… Địa chỉ:……………….
Số Tên thành Mã
TT phẩm
hàng
1
Đv
T
Số lượng
Chứn
g từ
Đơn
giá
Thực
xuất
Thành tiền
Hợp đồng số
2
Cộng
Ngày ….tháng…. năm….
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN HÀNG
THỦ KHO
GIÁM ĐỐC
Mẫu 2 :Phiếu nhập kho
Giáp Lệ Thủy
15
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI
Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang
Quản lý bán hàng
Mẫu số C 20 - H
Theo QĐ: 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…. Tháng….năm…
Nợ: 632 Số:03/10/2009
Có: 155
Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Châu
Đơn vị: XNCBNL
Lý do xuất kho:
Xuất tại kho:
K02
Địa điểm:…….
Số Tên
TT thành
phẩm
Mã
hàng
Đv
T
1
Ống dù 1 OD1
2
Ống dù 2 OD2
Cộng
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Chứng
từ
Thực
xuất
cái
2000
2000
35000
70000000
cái
500
500
37000
18500000
2500
2500
88500000
Tổng số tiền bằng chữ: Tám mươi tám triệu năm trăm nghìn đồng
Số chứng từ gốc:
Ngày….tháng….n
ăm…
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN HÀNG
THỦ KHO
GIÁM ĐỐC
Mẫu 3: Phiếu xuất kho
Mẫu số 01 GTKT - 3LL
Giáp Lệ Thủy
16
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
Ký hiệu AA/2007T
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 1 :(Lưu)
Ngày … Tháng … Năm… 20…
Ký hiệu :……….
Số :……………….
Đơn vị bán hàng:……………………….
Địa chỉ:…………………………………. Số tài khoản:…………….
Điện thoại:………………………….. MS: ·
Họ tên người mua hàng:…………………………………………….
Đơn vị :……………………………………………………………..
Địa chỉ:…………………………………. Số tài khoản:…………….
Điện thoại:………………………….. MS: ·
STT
Tên hàng hoá dịch
vụ
A
B
Đơn vị tính Số lượng
C
1
Đơn giá
Thành tiền
2
3=1x2
Cộng tiền hàng:………………… ……………..
Thuế suất GTGT:
%
Tiền thuế GTGT:……………… ……………
Tổng cộng tiền thanh toán:……………………….
Số tiền viết bằng chữ :………………………………………………………….
Người mua
kế toán trưởng
(ký, họ tên)
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao khách hàng
Liên 3: Dùng thanh toán
Mẫu 4: Hoá đơn bán hàng
Giáp Lệ Thủy
17
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
Một số mẫu báo cáo:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI
Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang
BÁO CÁO DOANH THU
Báo cáo số :
STT
Mã hàng
Số lượng
Thành tiền
1
2
Tổng cộng
Viết bằng chữ:………………………………………………….
Ngày …tháng …năm…
Kế toán bán hàng
Ban giám đốc
(ghi rõ họ, tên)
Đại diện
(ghi rõ họ, tên)
Mẫu 5: Báo cáo doanh thu
Giáp Lệ Thủy
18
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI
Mẫu số B-15 Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang
BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU
Năm:………..
STT Tên khách hàng
1
2
Diễn giải
ĐvT
Số lượng
Số tiền
3
4
5
6
1.Phải thu vốn
dự trữ
………….
…………..
2. Phải
khác
thu
………….
………….
Cộng
Lập ngày….tháng…năm….
Người lập biểu
(chữ ký, họ tên)
Kế toán
(chữ ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(chữ ký, họ tên, đóng dấu)
Mẫu 6 :Báo cáo Công nợ phải thu
Giáp Lệ Thủy
19
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
1.4. Xây dựng kế hoạch thực hiện đề tài
- Khảo sát và lập kế hoạch: tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ
thống hiện thời ( mô tả và đánh giá hiện trạng). Thiết lập dự án: Mục tieu, yêu
cầu, phạm vi, đánh giá tính khả thi, trình tự thực hiện, phân chia công việc, lịch
thực hiện.
- Phân tích: Xây dụng các biểu đồ.
- Thiết kế: Tiến hành thiết kế kiến trúc hệ thống, các modul, giao diện,
CSDL, báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống.
- Thực hiện: lựa chọn môi trường cài đặt, công cụ cài đặt dữ liệu và chức
năng công cụ tạo giao diện và báo cáo, xây dựng hệ thống, viết tài liệu sử dụng.
- Kiểm thử: Lựa chọn công cụ kiểm thử, kiểm chứng các modul chức
năng của HTTT, thử nghiệm HTTT, khắc phục lỗi nếu có.
- Cài đặt vận hành và bảo trì. Cài đặt, đào tạo người dùng HT, phát hiện
sửa chữa sai sót, viết báo cáo nghiệm thu.
Giáp Lệ Thủy
20
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
CHƯƠNG II:
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
2.1.Phân tích hệ thống về xử lý.
2.1.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán
hàng.
Mô tả chức năng lá:
(1.1) Xử lý đơn hàng: Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua các
phương tiện: điện thoại, fax, email...
(1.2) Kiểm tra khách hàng: kiểm tra tình trạng của khách hàng xem là khách
hàng mới hay khách hàng cũ. Nếu là khách hàng cũ thì kiểm tra công nợ của khách
hàng nếu số nợ cũ cộng với số nợ mới vượt mức quy định thì yêu cầu khách hàng
thanh toán để tiếp tục mua hàng không thì huỷ đơn đặt hàng. Ngược lại nếu là khách
hàng mới hoặc khách hàng có số nợ không vượt quá mức quy định thì chuyển qua
bước kiểm tra hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách hay không.
(1.3) Kiểm tra kho hàng: Kiểm tra hàng tồn kho có đáp ứng được yêu cầu của
khách hàng không. Nếu không đủ hàng đề nghị khách hàng chờ lần giao hàng sau. Nếu
khách hàng đồng ý chuyển qua giai đoạn hoàn tất đơn hàng. Nếu hàng đủ chuyển qua
giai đoạn hoàn tất đơn hàng, ngược lại huỷ đơn hàng.
(2.1) Lập hoá đơn & PXK: Khi nhận được phiếu đơn hàng hoàn tất chuyển qua
bộ phận lập hoá đơn và phiếu xuất để chuyển xuống kho tập kết hàng gửi cho khách
(2.2) Quản lý công nợ khác hàng: Sau khi nhận được phiếu giao hàng thực hiện
ghi nhận vào tài khoản phải thu của khách hàng nếu khách hàng chưa trả tiền ngay.
Đồng thời cập nhập vào doanh thu hàng bán
(3.1) Đối chiếu đơn đặt hàng với hoá đơn bán hàng: tiến hành đối chiếu kiểm tra
nếu trùng khớp chuyển qua bộ phận giao hàng.
(3.2) Lập phiếu giao hàng : Hàng giao cho khách hàng đồng thời lập và xuất
phiếu giao hàng cho khách hàng.
(4.1) Thu tiền hoặc chi phiếu: Hàng giao cho khách hàng đồng thời lập và xuất
phiếu giao hàng cho khách hàng.
(5.0) Báo cáo: Định kỳ lập các báo cáo cần thiết gửi ban lãnh đạo.
Biểu đồ phân rã chức năng:
Giáp Lệ Thủy
21
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
.
Hệ thống thông tin quản lý
bán hàng
1.0 Xử lý đơn hàng
2.0 Lập hoá đơn
1.1 Tiếp nhận
HĐ
2.1 Lập hoá
đơn & PXK
1.2 Kiểm tra
khách hàng
2.2 Quản lý
công nợ khách
hàng
3.0 Giao hàng
3.1 Đối chiếu
ĐĐH với HĐ
3.2 Lập phiếu giao
hàng
4.0 Thanh toán
4.1 Thu tiền
hoặc chi phiếu
4.2 Lập phiếu thu
1.3Kiểm tra kho
hàng
5.0 Lập báo cáo
5.1 Báo cáo Công
nợ khách hàng
5.2 Báo cáo
doanh thu
5.3 Báo cáo NXT
1.4 Hoàn tất đơn
hàng
Hình 4:Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống kế toán bán hàng :
Giáp Lệ Thủy
22
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
2.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống
Khách hàng
Thủ kho
Đơn đặt hàng
Thanh toán
Phiếu
xuất
kho
Thông tin sản phẩm
Phiếu thu
Thông báo từ chối đơn hàng
Hoá đơn
Lệnh xuất kho
HTTT
Quản lý
bán hàng
Chứng từ liên quan
yêu cầu chứng từ
Yêu
Thủ quỹ
Phiếu thu
Báo
cầu
Cáo
báo
cáo
Kế toán bán
hàng
BGĐ
Hình 5 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán bán hàng
2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Chức năng xử lý: Xử lý đơn hàng; Lập hoá đơn; Giao hàng; Thanh toán; Lập
báo cáo.
Tác nhân ngoài: Khách hàng, Kế toán bán hàng, Thủ kho, Thủ quỹ, BGĐ.
Kho dữ liệu: Bảng theo dõi khách hàng, Phiếu thu, Hoá đơn, Dữ liệu khách
hàng ( DLKH ), Thông tin hàng bán ( TTHB), Tổng hợp doanh thu bán hàng
(THDTBH) Đơn đặt hàng (ĐĐH), Báo cáo.
Giáp Lệ Thủy
23
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
Hoá đơn
Đơn đặt hàng không hợp lệ
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Hàng
Thủ kho
Phiếu xuất
1.0 Xử lý
đơn hàng
2.0 Lập hoá
đơn
Bán
bị
Hoá đơn
Lập hoá đơn, phiếu xuất
trả
DLKH
phiếu thu hoàn tiền cho KH
lại
Hoá đơn
phiếu giao hàng
3.0 Giao
hàng
Ghi nhận nợ phải thu
Chấp nhận trả tiền
4.0 Thanh
toán
Kế toán BH
phiếu thu
5.0 Báo
cáo
hoá Phiếu
đơn
thu
Phiếu thu
Khách hàng
yêu
Báo
cầu
Báo cáo
cáo
BGĐ
Hình 6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Giáp Lệ Thủy
24
TH43C
Chuyên đề thực tập tốt ngiệp
Quản lý bán hàng
2.1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0: Xử lý đơn đặt hàng
Chức năng xử lý: Nhận đơn hàng, Kiểm tra khách hàng; Kiểm tra kho hàng;
Hoàn tất đơn hàng.
Tác nhân ngoài: Khách hàng; Kế toán bán hàng; Thủ kho.
Kho dữ liệu: Danh mục hàng hoá (DMHH); Đơn đặt hàng; Dữ liệu khách hàng
(DLKH); Hoá đơn; Thông báo bán hàng (TBBH).
Thông báo khách hàng
Thông tin khách hàng
Khách hàng
1.2 Kiểm
tra
khách
hàng
ĐĐH không hợp lệ
DLKH
Đơn đặt hàng
DMHH
1.3 Kiểm
tra kho
hàng
1.1 Nhận
đơn hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất
TB
Kho
Y/c xuất
TBBH
1.4
Hoàn tất
đơn
hàng
TBBH
Kế toán bán hàng
hàng
Khách hàng
Thủ kho
Hình 7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0 :xử lý đơn hàng
Giáp Lệ Thủy
25
TH43C
