Xây dựng phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.64 MB, 46 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA ĐÓNG TÀU
THUYẾT MINH
ĐỀ TÀI NCKH CẤP TRƯỜNG
ĐỀ TÀI
XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG ĐÓNG TÀU
Chủ nhiệm đề tài:
Ths. Đào Văn Bảo
Thành viên tham gia: PGS.Ts. Đỗ Quang Khải
Hải Phòng, tháng 4/2016
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU
1
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3
1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu
3
1.2 Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu
8
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
11
2.1 Khảo sát thực trạng
11
2.2 Qui trình nghiệp vụ
12
CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG PHẦN MỀM
25
3.1 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và công nghệ phát triển
25
3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
25
3.3 Thiết kế giao diện
32
KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ
40
TÀI LIỆU THAM KHẢO
41
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Số
bảng
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
Tên bảng
Trang
Bảng mô tả chi tiết qui trình quản lý mã vật tư
Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất
Mô tả chi tiết qui trình điều chuyển kho
Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất lắp ráp
Bảng mô tả chi tiết qui trình nhập kho từ sản xuất
Bảng mô tả chi tiết qui trình nhập kho khi mua hàng
Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất kho, bán hàng
Bảng PUB_Warehouses lưu trữ thông tin kho
Bảng MTM_Groups lưu trữ thông tin nhóm vật tư
Bảng PUB_Items lưu trữ thông tin vật tư
Bảng PUB_Departments lưu trữ thông tin các bộ phận trong nhà
máy
Bảng PUB_Users lưu trữ thông tin tài khoản người dùng
Bảng PUB_Roles lưu trữ thông tin vai trò người dùng
Bảng PUB_Histories lưu trữ lịch sử hoạt động của hệ thống
Bảng CRM_Partners lưu trữ thông tin nhà cung cấp
Bảng MTM_Recommends lưu trữ thông tin chứng từ yêu cầu cấp
mới vật tư của các bộ phận, phân xưởng trong công ty
Bảng MTM_MaterialRecommends lưu trữ thông tin của vật tư
nằm trong chứng từ yêu cầu cấp mới vật tư
Bảng MTM_Imports lưu trữ thông tin chứng từ nhập vật tư từ nhà
cung ứng
Bảng MTM_MaterialImports lưu trữ thông tin vật tư nằm trong
chứng từ nhập vật tư
Bảng MTM_Handovers lưu trữ chứng từ bàn giao vật tư
Bảng MTM_MaterialHandovers lưu trữ vật tư nằm trong chứng từ
bàn giao
Bảng MTM_MaterialInventorys lưu trữ thông tin tồn kho
14
16
18
20
21
22
23
25
26
26
26
27
27
28
28
29
29
30
30
31
31
32
i
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Số hình
1.1
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
Tên hình
Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP
Qui trình quản lý tổng quát
Qui trình quản lý mã vật tư
Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất
Qui trình điều chuyển kho
Qui trình xuất lắp ráp
Qui trình nhập kho từ sản xuất
Qui trình nhập kho khi mua hàng
Qui trình xuất kho, bán hàng
Màn hình form chính
Màn hình form thiết lập thông tin phần mềm
Màn hình form quản lý nhóm vật tư
Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin vật tư
Màn hình form quản lý danh sách vật tư
Màn hình form đề nghị cấp vật tư phục vụ sản xuất
Màn hình form bàn giao vật tư
Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin kho
Màn hình form quản lý danh sách kho
Màn hình form phân quyền hệ thống
Màn hình form lưu giữ lịch sử hệ thống
Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin bộ phận, phòng ban
Màn hình form quản lý danh sách các bộ phận trong công ty
Màn hình form phân loại nhà cung cấp theo từng khu vực
Màn hình form quản lý nhà cung cấp
Trang
10
12
13
15
17
19
21
22
23
32
33
33
34
34
35
35
36
36
37
37
38
38
39
39
ii
DANH SÁCH THUẬT NGỮ, CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BP – Bộ phận
KTT – Kế toán trưởng
NĐUQ – Người được ủy quyền
KTK – Kế toán kho
WPF – Windows Presentation Foundation
MVVM –Model,View,ViewModel
Trang
15
23
15
22
25
25
iii
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Quản lý và hoạch định tốt nhu cầu vật tư là một trong những nhân tố quan trọng
quyết định tới lợi nhuận của doanh nghiệp nói chung và của các nhà máy đóng
tàu nói riêng. Vì vậy, trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã xây dựng và phát triển
một số hệ thống quản lý vật tư như Fishbowl Inventory, SIMMS Inventory
Management, Wasp Inventory Control, iBom.S, BS Silver…Tuy nhiên, những
sản phẩm này chưa thực sự phù hợp với công tác quản lý vật tư mang tính đặc thù
của ngành đóng tàu, đó là:
- Sản phẩm của ngành là một con tàu có giá trị lớn, tỉ lệ chế tạo đơn chiếc
thường phổ biến. Một con tàu được cấu thành từ nhiều chi tiết, cụm chi tiết, phân
tổng đoạn, hệ thống vật tư khác nhau…nên chủng loại vật tư rất đa dạng;
- Để phục vụ nhu cầu kịp thời sản xuất người ta thường chế tạo sẵn các phụ
kiện, chi tiết định hình;
- Vật tư chính trong đóng tàu là sắt thép và các vật tư của con tàu như máy
chính, các hệ thống điều khiển…Đây là những vật tư phần lớn chúng ta phải nhập
từ các nhà thầu phụ.
Thực tế trên, đặt ra một yêu cầu bức thiết đó là cần phải xây dựng một chương
trình quản lý vật tư phù hợp với mô hình sản xuất của các doanh nghiệp đóng tàu
ở Việt Nam. Chính vì vậy tác giả đi “Xây dựng Phần mềm quản lý vật tư trong
đóng tàu”. Đây chính là nội dung của đề tài này.
2. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Thông qua việc tìm hiểu cách thức quản lý vật tư tại một số nhà máy đóng tàu
tại Hải Phòng, Quảng Ninh làm cơ sở để đưa ra các quy trình quản lý làm nền
tảng để xây dựng “Phần mềm quản lý vật tư trong Đóng tàu”.
3. Phương pháp nghiên cứu, kết cấu của công trình nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực trạng quản lý vật tư trong các cơ sở
đóng tàu, thu thập tài liệu sau đó đi phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản
lý.
Kết cấu của công trình nghiên cứu: Sản phẩm trong đề tài này là phần mềm
“Phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu” có các chức năng sau:
Trang 1
- Quản lý chủng loại vật tư;
- Quản lý danh mục vật tư;
- Quản lý thông tin nhà cung cấp;
- Lập kế hoạch nhập vật tư phục vụ sản xuất;
- Quản lý quá trình yêu cầu, bàn giao vật tư phục vụ sản xuất;
- Báo cáo, thống kê vật tư.
4. Kết quả đạt được của đề tài
- Xây dựng được các qui trình quản lý vật tư trong đóng tàu.
- Xây dựng được phần mềm quản lý vật tư phục vụ cho các công ty Đóng tàu
ở Việt Nam.
Trang 2
CHƯƠNG 1
QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Vật tư được nhắc đến trong đề tài này là một dạng nguyên vật liệu phục vụ quá
trình đóng tàu. Vì vậy, trong chương này tác giả sẽ đề cập tới một số vấn đề cơ
bản về nguyên vật liệu.
1.1. Tổng quan về nguyên vật liệu [2]
Khái niệm
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa,
là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó là thành phần
chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn
liền với các doanh nghiệp sản xuất.
Đặc điểm
NVL cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là các yếu tố đầu vào cần
thiết để tạo ra sản phẩm vật chất.
Là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn
đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất
da dạng và phong phú về chủng loại.
Là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản
xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lượng.
Giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được
tạo ra.
Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Việc cung ứng NVL đúng số lượng, chủng loại chất lượng và đúng lúc sẽ đáp
ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trường
đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác
nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi
trường xung quanh.
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong
tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó NVL còn chiếm một tỷ lệ
Trang 3
đánh kể trong giá thành sản phẩm. Do đó, NVL có đảm bảo chất lượng, đúng quy
cách, đúng chủng loại thì sản phẩm mới được đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu
dùng của xã hội cũng như đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp
trong cơ chế thị trường. Vì vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những
nhìn nhận sâu sắc về công tác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất.
Vai trò
NVL thuộc đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất.Việc
cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lượng là điều kiện tiền đề cho
sự liên tục của quá trình sản xuất. Đảm bảo NVL như thế nào thì việc tạo ra sản
phẩm cũng như thế ấy. Số lượng, chất lượng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ
thuộc trước tiên vào số lượng, chất lượng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo
NVL cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất phụ thuộc vào tính kịp
thời và nhịp điệu trong việc đảm bảo NVL.
NVL là đối tượng lao động được tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch
vụ. Trong nhiều trường hợp giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản
xuất. Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải
sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL. Chính vì vậy việc dự trữ NVL, phối hợp các
NVL với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng.
Do vậy, yêu cầu NVL phải được sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản
phẩm đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục
tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao.
Phân loại
Phân loại theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- NVL chính: Là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh
nghiệp, là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm. NVL chính phụ
thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, sản phẩm cụ thể như thép tấm, thép
hình, ống... trong nhà máy đóng tàu…
- NVL phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo
sản phẩm. Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên liệu chính để hoàn
thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản, cũng được sử dụng để giúp
cho máy móc vật tư và các công cụ lao động hoạt động bình thường.
Trang 4
- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản
xuất kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, ga…
- Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng, máy móc,vật tư
dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận chi tiết máy móc
phương tiện vận tải như vòng bi, vòng đệm…
- Phế liệu và vật liệu khác: Gồm những NVL bị loại ra trong quá trình sản
xuất hay bán hàng tài sản như: Sắt vụn, phôi bào, vải vụn, giấy vụn…nhưng
vẫn thu hồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
Phân loại theo nguồn cung cấp
- Mua ngoài.
- Do đơn vị tự sản xuất.
- Nhận vốn góp liên doanh.
- Do cấp trên cấp.
Phân loại theo mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật
liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia
thành:
- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- NVL dùng cho các nhu cầu quản lý phân xưởng, bộ máy quản lý của doanh
nghiệp.
Đánh giá nguyên vật liệu [4]
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của chúng theo
những loại nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất. Theo
quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập – tồn NVL phải phản ánh
“giá gốc” đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu.
Tính giá nhập kho:
Giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các
chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Giá
thực tế nhập kho phụ thuộc vào các yếu tố: nguồn cung ứng, cách tính thuế giá trị
gia tăng (GTGT).
Trang 5
- Khi mua ngoài:
Giá thực
Các
khoản
Giá mua ghi
tế nhập =
+ thuế tính vào +
trên hóa đơn
kho
giá
Các
Chi phí mua
khoản
hàng
giảm
trừ
Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu
mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…)
- Khi tự chế biến nhập kho:
Giá thực tế sản
Giá thực tế
=
nhập kho
Chi phí
+
xuất chế biến
chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí có liên quan trực tiếp
đến sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi
phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến.
- Khi thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Giá thực tế
=
nhập kho
Chi phí thuê ngoài
Giá thực tế xuất kho thuê
+
ngoài chế biến
gia công chế biến
- Giá thực tế khi được cấp, nhận góp vốn liên doanh hay góp vốn cổ phần.
Giá do hội đồng
Giá thực tế
=
nhập kho
định giá xác nhận
Chi phí liên quan
+
trực tiếp khác
Đối với các đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ, giá thực tế nhập kho không bao gồm thuế GTGT. Đối với đơn vị thuộc đối
tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế bao gồm cả thuế
GTGT.
Tính giá xuất kho:
- Tính theo giá thực tế đích danh:
Trang 6
+ Cách tính: Xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của
lô NVL đó (không phân biệt thời gian nhập, xuất).
+ Ưu điểm: Thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho, kế toán có
thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL.
+ Nhược điểm: Chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có điều kiện bảo riêng
từng lô NVL nhập kho.
- Tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước:
+ Cách tính: giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở giả định là lô nhập vào
kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập hàng
nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
+ Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời, chính xác, công
việc không phải dồn vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: Đòi hỏi tổ chức kế toán phải chặt chẽ, chi tiết, theo dõi đầy đủ
số lượng, đơn giá của từng lần nhập.
- Tính giá theo phương pháp nhập sau xuất trước
+ Cách tính: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL nhập kho sau cùng được
xuất trước tiên, giá thực tế xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng,
sau mới tính theo giá nhập lần trước đó.
+ Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời
với giá thị trường. Khi giá cả vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp này làm
cho giá trị vật tư xuất tăng và giá trị vật tư hàng tồn kho giảm.
+ Nhược điểm: Cũng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng lần
nhập.
- Tính giá theo phương pháp hạch toán (hệ số giá)
Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian
dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong khi chưa tính được giá
thực tế của nó. Để xác định giá thực tế của NVL cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh
từ giá vật liệu theo giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá.
+ Cách tính:
Trang 7
Số lượng
Giá hạch toán
=
xuất kho
Đơn giá
×
xuất kho
hạch toán
Cuối kỳ xác định hệ số giá:
Hệ số giá
Giá thực tế NVL tồn + Giá thực tế nhập trong kỳ
=
trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn + Giá hạch toán nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm. Điều chỉnh giá hạch toán nhập
kho, xuất kho về giá thực tế thông qua hệ số giá.
Giá thực tế
Giá hạch toán xuất kho
×
trong kỳ
=
xuất kho
trong kỳ
Giá thực tế xuất kho – Giá hạch toán xuất kho
Giá thực tế
cần điều chỉnh
Hệ số giá
=
Giá hạch toán xuất kho × (Hệ số giá – 1)
+ Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng
trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và
không phụ thuộc vào số lượng, số lần xuất nhập của mỗi loại nhiều hay ít.
+ Nhược điểm: Phải trải qua nhiều bước.
1.2. Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu
Yêu cầu về quản trị nguyên vật liệu [2]:
Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL có hiệu quả
ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng NVL, có thể sản xuất
ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành hạ nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy
công tác quản trị là vấn đề tất yếu, khách quan, nó cần thiết cho mọi phương thức
sản xuất kinh doanh. Việc quản trị có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và
trình độ của cán bộ quản lý.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh việc quản lý NVL có thể xem xét trên các
khía cạnh sau:
Trang 8
- Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thường
xuyên nguồn NVL đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn
vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng
loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm được nguồn
thu với giá hợp lý với giá trên thị trường, chi phí mua thấp. Điều này góp
phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành.
- Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự
trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự
trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực
hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu. Bên cạnh
đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa
và tối thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao trong sử dụng cũng
như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản.
- Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần cung cấp đúng lúc, đúng số lượng,
chất lượng cũng như đúng thời gian cho quá trình sản xuất. Không những
vậy, doanh nghiệp còn phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL
có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức
tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất và sử dụng NVL trong sản xuất
kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
- Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp nào số phế liệu và
phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đưa vào tái sản xuất, bán hàng
hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm
khác. Do vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải được tổ chức tốt và
chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giảm giá thành.
Chức năng quản trị nguyên vật liệu [1]
Hoạch định được nhu cầu vật tư là một trong những chức năng quan trọng nhất
của công các quản lý vật tư, phải làm cho việc cung ứng vật tư đúng nơi đúng lúc,
nghĩa là giảm tối đa vật tư tồn kho không cần thiết hoặc chưa cần thiết, mặt khác
ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. Để đạt được mục
tiêu đó chương trình này áp dụng phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư MRP.
Đây là một phương pháp được người Mỹ đưa ra từ năm 1990 và ngày nay phương
pháp này đã được ứng dụng rộng rãi ở nhiều nước công nghiệp. Phương pháp
MRP phân biệt rõ ràng hai loại nhu cầu vật tư:
Trang 9
- Nhu cầu độc lập: các nhu cầu về sản phẩm cuối cùng, chúng tạo nên biên
giới giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài. Loại nhu cầu này được xác
định bằng phương pháp dự báo.
- Nhu cầu phụ thuộc: các nhu cầu sinh ra từ nhu cầu độc lập. Nó được tính
toán từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, các cụm, chi
tiết và linh kiện, vật tư, nguyên vật liệu…
Dự trữ bán
thành phẩm
NVL nhập công đoạn 1
Dự trữ
Dự trữ bán thành
phẩm công đoạn 2
Dự trữ chi tiết
công đoạn lắp
ghép
Dự trữ
thành
phẩm
Bán, xuất
xưởng
Chỉ huy
sản xuất
Hình 1.1. Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP
Trong phương pháp MRP, người ta tìm cách dự báo yêu cầu vật tư của các công
đoạn bằng cách thiết lập mối quan hệ giữa đặt hàng và tiếp nhận, giữa lịch sản
xuất và yêu cầu về sản phẩm, nhằm đảm bảo lượng dữ trữ vật tư ở từng công đoạn
đúng theo yêu cầu sản xuất. Có thể hình dung theo sơ đồ hình 2.6. Tiến trình thực
hiện MRP gồm 4 bước[9]:
Bước 1: Thu nhập các thông tin đầu vào: bảng điều độ sản xuất chính (từ phân
hệ PRP); bảng danh sách vật tư (từ phân hệ PDM); thông tin về vật tư tồn kho ở
từng công đoạn sản xuất.
Bước 2: Lập sơ đồ vật tư theo mã linh kiện.
Bước 3: Phân phối thời gian để sản xuất hoặc gia công các bộ phận cấu thành.
Bước 4: Tính toán nhu cầu dự trữ vật tư cho các chi tiết ở từng thời điểm bằng
cách tính nhu cầu về sản phẩm hoàn chỉnh đi ngược trở lại cho các hạng mục vật
tư phát sinh. Kết quả của bước này cho ta thông tin đầu ra của phương pháp, đó
là: loại vật tư chi tiết nào đặt hàng?; số lượng đặt là bao nhiêu?; thời điểm nào
phải đặt hàng?
Trang 10
CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
2.1. Khảo sát thực trạng
Qua thực tế khảo sát tại một số nhà máy đóng tàu tác giả nhận thấy:
- Hầu hết các nhà máy đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu dùng NVL
tương đối hoàn chỉnh và ngày càng được hoàn thiện thông qua quá trình
kiểm kê và điều tra thực tế.
- Các nhà máy chủ động tìm các nguồn cung ứng NVL phù hợp với yêu cầu
mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu
chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Các nhà máy đã đảm bảo được lượng dự trữ
tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến
hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên
cạnh đó, Các nhà máy có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ
công nhân viên, đặc biêt là cán bộ cung ứng NVL khi họ tìm được nguồn
hàng cung ứng tốt, rẻ.
- Công tác tiếp nhận NVL tại các nhà máy khá đơn giản và tương đối thuận
tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi NVL về đến nơi, cán
bộ công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành
nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát NVL xảy ra trước khi tiếp
nhận.
- Công tác cấp phát NVL được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp
thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì
thiếu NVL mà bị ngừng trệ.
Tuy nhiên, do số lượng và chủng loại vật tư nhiều, mặt bằng sản xuất rộng nên
công tác quản trị NVL tại các nhà máy đóng tàu hiện nay vẫn tồn tại nhiều bất
cập:
- Công tác sắp xếp, bảo quản NVL chưa được thực hiện tốt gây khó khăn cho
việc bốc xếp, và ảnh hưởng đến chất lượng NVL.
- Công tác nhập và phát NVL thường được thực hiện theo phương pháp truyền
thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp nên gây khó khăn nhiều cho
công tác thống kê, kiểm soát số lượng đã xuất, đã nhập hoặc NVL tồn trong
kho, nhiều khi gây thất lạc hoặc thất thoát vật tư.
Trang 11
- Công nhân chưa có ý thức tự giác thu hồi phế liệu, phế phẩm dù đó là phế
liệu dùng lại hay không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại
nguồn phế liệu phế phẩm đó, nên chưa tiết kiệm được một lượng lớn NVL
để có thể giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả cao hơn.
2.2. Qui trình nghiệp vụ
Thông qua việc khảo sát cách thức quản lý vật tư của các doanh nghiệp đóng
tàu trên địa bàn Quảng Ninh, Hải Phòng và tham khảo những chức năng một số
phần mềm quản lý đã có trên thị trường tác giả đưa ra một số qui trình quản lý
dưới đây.
Phân hệ quản lý kho
Quản lý mã
hàng
Quản lý mã
hàng trong hệ
thống
Quản lý hoạt
động nhập kho
Nhập kho mua
hàng
Nhập kho trực
tiếp
Quản lý Hoạt
động xuất kho
Xuất kho bán
hàng
Xuất kho sản
xuất
Xuất chuyển
kho
Xuất lắp ráp
Hình 2.1. Qui trình quản lý tổng quát
Trang 12
BP.kế hoạch vật tư, kinh
doanh
01
Lập yêu cầu
cấp mới,
sửa mã
hàng
Begin
02
Kiểm tra sự tồn
tại của mặt hàng
trong hệ thống
06
Kiểm tra sự
cần thiết và sự
thay đổi trong
hệ thống
Có
Tồn tại ?
BP.Quản lý mã hàng
Không
07
Sửa mã theo
quy chuẩn
Có
Có thể
thay đổi?
03
Phân loại
Không
04
Cấp mã mới
05
Thông tin cho
Người yêu
cầu
End
Hình 2.2. Qui trình quản lý mã vật tư
Trang 13
Bảng 2.1. Bảng mô tả chi tiết qui trình quản lý mã vật tư:
Mã
sự
kiện
Tên sự kiện
Người
thực hiện
(1)
Yêu cầu cấp
mới, sửa mã
hàng
PKD,
PKHVT
(2)
Kiểm tra sự
tồn tại của
mặt hàng
trong hệ
thống
BP.quản
lý mã
hàng
(3)
Phân loại
mặt hàng
BP.quản
lý mã
hàng
Cấp mã mới
BP.quản
lý mã
hàng
(4)
(5)
(6)
(7)
Thông tin lại
cho người
yêu cầu
Kiểm tra sự
cần thiết và
sự thay đổi
trong hệ
thống
Sửa mã
Chức năng và
báo cáo sử
dụng trên phần
mềm
- Danh mục
vật tư
- Danh mục
vật tư
BP.quản
lý mã
hàng
Phòng kinh doanh hoặc phòng
kế hoạch vật tư khi phát sinh
nhu cầu lập mã hàng mới hoặc
sửa lại mã hàng trong hệ thống
lập yêu cầu với người phụ trách
quản lý việc đặt mã hàng của
hệ thống
Cán bộ phụ trách quản lý mã
hàng trong hệ thống kiểm tra sự
tồn tại của mặt hàng trong hệ
thống bằng cách tìm kiếm
thông tin của mặt hàng đó trong
phần mềm.
Cán bộ phụ trách quản lý mã
hàng dựa vào thông tin về mặt
hàng do người yêu cầu cung
cấp để xác định thuộc tính,
nhóm hàng, loại hàng, nhà
cung cấp..., những thông tin
liên quan để đặt mã hàng theo
quy định.
Dựa vào thông tin về mặt hàng
do người yêu cầu cung cấp,
người phụ trách quản lý mã đặt
mã hàng, tên hàng…vv vào
danh mục vật tư hàng hóa trên
phần mềm.
Thông báo kết quả cho người
yêu cầu
Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc
phải thay đổi mã hay không và
sự thay đổi nếu sửa mã đối với
hệ thống
BP.quản
lý mã
hàng
BP.quản
lý mã
hàng
Nội dung
- Danh mục
vật tư
Thực hiện sửa mã hàng trong
hệ thống, mã hàng được sửa lại
cũng cần đảm bảo theo quy tắc
đặt mã.
Trang 14
01
Đề nghị xuất
NVL, CCDC
Yêu cầu sản xuất
02
Phê duyệt đề
nghị
Giám đốc\NĐUQ
BP.Kế hoạch sản xuất, các
bộ phận có nhu cầu
Begin
Phiếu đề nghị xuất
NVL, CCDC
Phiếu đề nghị xuất
NVL, CCDC được
phê duyệt
Không duyệt
Duyệt
Thủ kho
Kế toán vật tư
03
Kiểm tra tồn kho
Thông báo cho
BP.kế hoạch vật
tư bổ sung
Thiếu
Đủ
04
Lập giao dịch và in
phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
05
Xuất kho
Phiếu xuất kho
End
Hình 2.3. Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất
Trang 15
Bảng 2.2. Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất
Mã
sự
kiện
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Tên sự kiện
Người
thực hiện
Lập đề nghị
xuất NVL SX
PKHVT,
bộ phận
có nhu
cầu
Phê duyệt
Giám đốc
hoặc
NDUQ
Kiểm tra tồn
kho
Lập giao dịch
và in phiếu
xuất kho
Xuất kho
Chức năng và
báo cáo sử dụng
trên phần mềm
Phòng kế hoạch vật tư khi đã
lập được hướng dẫn sản xuất
cho từng tổ có thể làm đề
nghị xuất kho cho sản xuất,
hoặc các bộ phận có nhu cầu
trực tiếp làm đề nghị xuất
nguyên vật liệu.
Giám đốc hoặc người được
ủy quyền phê duyệt đề nghị.
- BC tổng hợp
nhập xuất tồn
Kiểm tra tồn kho trên hệ
thống xem có thể đáp ứng
được yêu cầu không?
+ Nếu đủ hàng để xuất thì
thực hiện bước (4).
+ Nếu không đủ hàng thì
thực hiện bước (5).
- Phiếu xuất kho
Căn cứ vào yêu cầu xuất
kho, KTK lập giao dịch xuất
kho trong hệ thống. Sau khi
lập giao dich KTK thực hiện
in phiếu xuất kho để lưu lại
thông tin và lấy xác nhận của
những cá nhân có liên quan.
KTK
KTK
Thủ kho
Nội dung
Thủ kho căn cứ phiếu xuất
kho đã ký duyệt thực hiện
xuất kho theo phiếu.
Trang 16
Bộ phận có nhu cầu
Begin
Phiếu đề nghị
chuyển kho được
duyệt
Giám đốc \NĐUQ
02
Phê duyệt đề
nghị
Không duyệt
Thủ kho
Kế toán vật tư
Duyệt
Phiếu xuất kho
Kế toán vật tư
Phiếu đề nghị
chuyển kho
01
Lập yêu cầu
chuyển kho
03
Lập giao dịch và in
phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
04
Thực hiện
Chuyển kho
Phiếu xuất kho
05
Kiểm tra giao
dịch
Sai lệch
06
Thực hiện giao
dịch điều chỉnh
Đúng
End
Hình 2.4. Qui trình điều chuyển kho
Trang 17
Bảng 2.3. Mô tả chi tiết qui trình điều chuyển kho
Mã
sự
kiện
Tên sự kiện
Người
thực hiện
Lập yêu cầu
chuyển kho
Bộ phận
có nhu
cầu
(2)
Phê duyệt
Giám đốc
hoặc
NDUQ
(3)
Lập giao dịch và
in phiếu xuất kho
(1)
(4)
Thực hiện
chuyển kho
KTK
Chức năng và
báo cáo sử dụng
trên phần mềm
Bộ phận có nhu cầu
chuyển kho làm phiếu
đề nghị chuyển kho.
- Phiếu xuất kho
Kiểm tra giao
dịch
KTK
(7)
Thực hiện giao
dịch điều chỉnh
KTK
Giám đốc hoặc người
được ủy quyền xem xét
phê duyệt đề nghị
chuyển kho
KTK kho căn cứ vào
phiếu đề nghị chuyển
kho đã được duyệt, thực
hiện lập giao dịch
chuyển kho trên hệ
thông, sau đó in phiếu
xuất chuyển kho lấy xác
nhận của các bên liên
quan.
Thủ kho căn cứ vào
phiếu xuất kho đã có ký
nhận của các bên liên
quan để thực hiện xuất
kho đồng thời khi xuất
kho rồi Thủ kho sẽ phải
ký vào phiếu xuất kho.
Thủ kho
(6)
Nội dung
- Phiếu xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất
kho Kế toán kho tiến
hành kiểm tra lại giao
dịch
Kế toán vật tư căn cứ
vào phiếu xuất kho điều
chỉnh sai lệch trên giao
dịch xuất chuyển kho đã
lập.
Trang 18
Bộ phận có nhu cầu
01
Lập yêu cầu lắp
ráp
Phiếu đề nghị lắp
ráp
02
Phê duyệt đề
nghị
Phiếu đề nghị lắp
ráp được duyệt
Không duyệt
Kế toán vật tư
Duyệt
03
Lập giao dịch và in
phiếu xuất kho
Phiếu xuất lắp ráp
Thủ kho
Giám đốc \NĐUQ
Begin
04
Thực hiện xuất
kho
Phiếu xuất lắp ráp
Phiếu xuất lắp ráp
Kỹ thuật
04
Lắp ráp, dán mã
End
Hình 2.5. Qui trình xuất lắp ráp
Trang 19
Bảng 2.4. Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất lắp ráp
Mã
sự
kiện
Tên sự kiện
Người
thực hiện
Lập yêu cầu xuất
vật tư để lắp ráp
Bộ phận
có nhu
cầu
(2)
Phê duyệt
Giám đốc
hoặc
NDUQ
(3)
Lập giao dịch và
in phiếu xuất kho
(4)
Thực hiện xuất
kho
Thủ kho
(5)
Lắp ráp
Kỹ thuật
(1)
KTK
Chức năng và báo
cáo sử dụng trên
phần mềm
- Phiếu xuất kho
Nội dung
Bộ phận có nhu cầu
lắp ráp hàng làm phiếu
đề nghị xuất vật tư để
lắp ráp.
Giám đốc hoặc người
được ủy quyền xem
xét phê duyệt đề nghị:
- Nếu yêu cầu được
duyệt thì chuyển sang
bước (3)
- Nếu yêu cầu không
được duyệt thì sẽ kết
thúc quy trình
KTK kho căn cứ vào
phiếu đề nghị xuất lắp
ráp đã được duyệt,
thực hiện lập giao dịch
xuất lắp ráp trên hệ
thông, sau đó in phiếu
xuất lắp ráp lấy xác
nhận của các bên liên
quan.
Thủ kho căn cứ vào
phiếu xuất lắp ráp đã
có ký nhận của các bên
liên quan để thực hiện
xuất kho vật tư để lắp
ráp đồng thời khi xuất
kho rồi Thủ kho sẽ
phải ký vào phiếu xuất
kho.
Căn cứ vào phiếu xuất
lắp ráp đã được ký
nhận, bộ phận kỹ thuật
lắp ráp và dán mã lên
các mặt hàng đã được
lắp ráp.
Trang 20
