THỰC HÀNH 5s tư TƯỞNG THÔNG, HÀNH ĐỘNG ĐÚNG, HIỆU QUẢ CAO

THỰC HÀNH 5S: TƯ TƯỞNG THÔNG, HÀNH ĐỘNG ĐÚNG, HIỆU
QUẢ CAO
Có nhiều cách tiếp cận để tổ chức thực hiện 5S thành công mỹ mãn trong tổ chức và doanh nghiệp.
Thông thường kế hoạch thực hiện 5S có 6 bước: thứ nhất, chuẩn bị, thứ nhì là thông báo chính thức
của giám đốc, thứ ba, tiến hành tổng vệ sinh, thứ tư bắt đầu bằng sàng lọc, thứ năm là thực hiện
hàng ngày sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, bước cuối cùng là tổ chức đánh giá định kỳ.
Chuẩn bị là khâu cốt lõi để đảm bảo thực hiện 5S thành công sau này. Ở đây ta phải đánh giá thực
trạng có minh họa bằng hình ảnh, nhận xét, đánh giá một cách khách quan. Ông cha ta thường nói
“đầu xuôi, đuôi lọt”. Cho nên sự quyết tâm thực hiện 5S cần có sự cam kết bằng văn bản chính thức
của lãnh đạo cấp cao nhất. Quyền lực tối cao này được thống nhất phân công và phối hợp chặt chẽ
bằng việc lãnh đạo cấp cao nhất chỉ định các cán bộ trong ban chỉ đạo 5S thay mặt mình tổ chức triển
khai nhằm đạt được mục tiêu là thực hiện 5S thành công.

Cụ thể, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức đào tạo, huấn luyện; lập kế hoạch hành động; phát động phong
trào thi đua sôi nổi như thi đua làm khẩu hiệu về 5S vừa súc tích, vừa khó quên; bố trí góc 5S gần
giống góc học tập của học sinh hay báo tường của đoàn thanh niên; làm thẻ đỏ hay cờ đỏ hay đánh
dấu bằng màu đỏ để dễ nhận dạng và thu gom những đồ vật không cần thiết vào khu vực tạm chứa;
thiết lập biểu mẫu để mọi người dễ dàng thực hiện công việc được giao.

Đào tạo nhận thức về 5S cho tất cả mọi người từ lãnh đạo cấp cao nhất đến nhân viên phục vụ, bảo
vệ, lái xe là điều kiện cần thiết để tư tưởng được thông suốt trong các mối quan hệ dọc ngang ở các
cấp. Mục đích chương trình, kế hoạch đào tạo nhận thức về 5S phải phù hợp với từng cấp quản lý,
phù hợp với trình độ của mọi người. Chẳng hạn, có thể có 4 lớp đào tạo như lớp đào tạo cho cán bộ
cấp cao, lớp đào tạo cho cán bộ cấp trung, lớp đào tạo cho cán bộ cấp thấp và lớp đào tạo cho nhân
viên.

Để có hành động đúng ngay từ đầu, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức triển khai xác định chính xác mục
tiêu tổng quát muốn đạt đến của tổ chức/ doanh nghiệp cũng như xác định chính xác mục tiêu cụ thể
của từng khu vực, phòng làm việc, kho chứa nguyên vật liệu, sản phẩm và thiết kế các biểu mẫu thật
dễ hiểu, không nhầm lẫn và có tính thực hành cao giúp mọi người thực hiện dễ dàng như ăn cơm,
uống nước.

Thông báo chính thức của giám đốc trên thực tế là mệnh lệnh “tấn công” khi tư tưởng và hành động
nhận thức về 5S của tất cả mọi người đã thật sự rõ ràng.“ Tiền hô hậu ủng”, việc tiến hành tổ chức
tổng vệ sinh và bắt đầu bằng S1- Seiri-Sàng lọc nên phối hợp làm một nhằm tạo động lực và khí thế
cho thực hiện 5S, hàng ngày ta tổ chức thực hiện S1,tiếp theo, S2 – Seiton – Sắp xếp và S3 – Seiso –
Sạch sẽ.


Và cuối cùng ta tổ chức đánh giá định kì, thực tế là tiếp tục thực hiện S4 – Seiketsu – Săn sóc và S5 –
Shitsuke – Sẵn sàng là để luôn luôn nhắc nhở và có qui định thật cụ thể để mọi người tự giác thực
hiện 3S đầu tiên liên tục, dễ dàng như một thói quen đánh răng, rửa mặt hàng ngày. Để giúp tất cả
mọi người trong tổ chức/ doanh nghiệp dễ nhớ khái niệm đơn sơ về 5S có người đã làm bài thơ thế
này:

Sàng lọc đi thôi lộn xộn rồi
Sắp xếp gọn gàng sạch sẽ thôi
Săn sóc hàng ngày như sắc đẹp
Sẵn sàng mọi lúc đẹp mọi nơi.

Tóm lại, thực hiện 5S thật dễ vì 5S được hình thành từ nguyên tắc tư duy logic của con người, theo
một chuỗi rất tự nhiên: sàng lọc sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Thực hành 5S khó duy trì và cải
tiến vì bản tính con người rất khó bỏ đi một thói quen cũ kỹ và thay vào đó một thói quen mới mẻ .
Để “chữa khỏi” căn bệnh này cần phải “điều trị” bằng kĩ thuật đánh giá thực hiện 5S tại tổ chức/
doanh nghiệp.

Việc thực hiện 5S chỉ đạt kết quả tốt và hiệu quả cao khi tất cả mọi người trong tổ chức/ doanh
nghiệp có tư tưởng thông suốt và tham gia thực hiện 5S một cách tự giác. Đây cũng chính là bí quyết
huy động nguồn nhân lực nội tại để tạo sự thành công và đồng thời cũng là yếu tố quan trọng nhằm
nâng cao năng suất và chất lượng của tổ chức/ doanh nghiệp trong thời đại mới.