Giáo trình hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP.HCM



GIÁO TRÌNH

HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
(Dùng cho sinh viên ngành Quản lý đất đai)

KHOA QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
LƯU HÀNH NỘI BỘ

Thành phố Hồ Chí Minh, 2016

1


HỌC PHẦN HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
Mở đầu: Giới thiệu tổng quan:
Học phần Hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính
- Mã học phần: 111030. Số tín chỉ: 2.
- Học phần: Tự chọn bắt buộc.
- Học phần tiên quyết: Luật Đất đai.
Trình độ đào tạo: Đại học.
Phân bổ thời gian:
- Nghe giảng lý thuyết: 26 tiết
- Làm bài tập trên lớp, thảo luận: 4 tiết.
- Tự học: 60 tiết.
Mục tiêu của học phần:
- Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhà

nước và hệ thống hồ sơ địa chính; hiểu được các thành phần cấu thành văn bản theo quy định
pháp luật hiện hành trong lĩnh vực đất đai và hệ thống hồ sơ địa chính; nắm vững quy trình soạn
thảo, ban hành văn bản trong lĩnh vực đất đai và quy trình lập hồ sơ địa chính.
- Kỹ năng: Có khả năng soạn thảo được một số văn bản thông dụng trong hoạt động
thực tiễn đúng với quy định pháp luật và những văn bản hành chính liên quan trong công tác
quản lý nhà nước về đất đai như: báo cáo, tờ trình, quyết định, biên bản, công văn, thông báo,...
cho từng hồ sơ thửa đất; đồng thời có khả năng lập các sổ sách trong hồ sơ địa chính như sổ
mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai,... theo quy định pháp luật.
- Thái độ, chuyên cần: Nhận thức đúng vai trò và vị trí của môn học trong chương
trình đào tạo.
Tóm tắt nội dung học phần:
Hệ thống văn bản và hồ sơ địa chính là học phần thuộc khối kiến thức chuyên sâu
của ngành quản lý đất đai, trình bày các vấn đề cơ bản về hệ thống văn bản quản lý hành
chính nhà nước phục vụ trong hệ thống hồ sơ địa chính.
Học phần gồm 04 chương đề cập đến những nội dung:
- Kiến thức cơ bản về văn bản, hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước; các thành
phần cấu thành văn bản theo quy định pháp luật hiện hành; phương pháp soạn thảo một số
văn bản hành chính quy trình soạn thảo văn bản.
- Kiến thức về hệ thống hồ sơ địa chính trong việc lập, quản lý hồ sơ địa chính;
phương pháp soạn thảo những văn bản hành chính trong hệ thống hồ sơ địa chính (báo cáo,
biên bản, tờ trình, quyết định, công văn,...).
2


Chương 1. Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước
1.1.

Những vấn đề chung về văn bản quản lý hành chính nhà nước:
Các khái niệm chung:
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một

ký hiệu nhất định.
Quản lý trong xã hội là quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạt được
những mục tiêu và yêu cầu nhất định.
Hành chính là các hoạt động liên quan chủ yếu đến giấy tờ dựa trên quy định của
pháp luật.
Nhà nước là một tổ chức xã hội đặc biệt được giai cấp thống trị thành lập để thực
hiện quyền lực chính trị của mình nhằm điều khiển, chỉ huy toàn bộ hoạt động kinh
tế, chính trị, xã hội của quốc gia, trong đó chủ yếu để bảo vệ các quyền lợi của lực
lượng thống trị.
Quản lý nhà nước (theo nghĩa rộng) là sự hoạt động, tổ chức, điều hành của cả bộ
máy nhà nước hay nói cách khác là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước
trên các phương tiện lập pháp, hành pháp và tư pháp.
Quản lý nhà nước (theo nghĩa hẹp) là quá trình tổ chức điều hành của hệ thống cơ
quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con
người theo pháp luật, nhằm đạt được những mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ quản lý nhà
nước.
Quản lý hành chính nhà nước (đồng nghĩa với quản lý nhà nước theo nghĩa hẹp): là
quá trình tổ chức điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước đối với các chủ
thể quản lý, các lĩnh vực đời sống xã hội cũng như hành vi hoạt động của con người
và các hoạt động có tính chất hành chính nhà nước, nhằm xây dựng tổ chức bộ máy
và củng cố chế độ công tác nội bộ trong các cơ quan nhà nước.

1.1.1. Khái niệm của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý
bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo thể thức, thẩm
quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp
lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
* Cần phân biệt văn bản quản lý hành chính nhà nước với các loại văn bản của cơ
quan lập pháp, tư pháp (văn bản quy phạm phạm pháp luật nói chung) và của các tổ
chức Đảng, đoàn thể chính trị, các tổ chức xã hội khác trong hệ thống chính trị.

3


- Văn bản quản lý hành chính nhà nước được phân 2 loại:
+ Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật,
do cơ quan quản lý hành chính ban hành.
+ Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó
cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong
khâu quản lý.
- Hình thức văn bản pháp quy (quản lý hành chính nhà nước):
+ Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa vụ của
người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành.
+ Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm
vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác.
+ Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan nhà nước hoặc Hội đồng nhân dân các cấp
ban hành. Quyết định dùng để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về tổ
chức, nhân sự, tài chính, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
+ Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan nhà nước hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban
hành. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo công
việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền.
+ Thông tư: do Thủ trưởng các cơ quan cấp Bộ hoặc Tòa án nhân dân tối cao, Viện
Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính
sách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
+ Thông cáo: là thông báo của Chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết
định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
- Hình thức văn bản hành chính (thông thường):
+ Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể. Ví dụ: công văn
đôn đốc, công văn trả lời, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị.
+ Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: báo cáo tuần, báo
cáo tháng, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.

+ Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn
vị bằng văn bản.
+ Biên bản: là bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc
để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu.

4


- Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước là tập hợp các văn bản quản lý
hành chính nhà nước được ban hành tạo nên một chỉnh thể cấu thành hệ thống, trong
đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp
xếp theo trật tự pháp lý khách quan logic và khoa học.
1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
- Chức năng thông tin.
- Chức năng quản lý.
- Chức năng pháp lý.
- Chức năng văn hóa – xã hội.
- Các chức năng khác: thống kê, sử liệu.
1.1.3. Ý nghĩa và vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
- Ý nghĩa:
+ Văn bản quản lý hành chính Nhà nước có tính khuôn mẫu, chặt chẽ và rõ ràng; nó
chứa đựng quy phạm pháp luật và có hiệu lực pháp lý cao; đồng thời là nguồn thông
tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý nhà nước và là công cụ điều hành
của các cơ quan, tổ chức và các nhà quản lý.
+ Văn bản quản lý nhà nước là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện quyết định
của các chủ thể quản lý nhà nước, là chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể
trong việc thực hiện quyết định của mình.
+ Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý
mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh, quyền lực của các cơ quan nhà nước.
- Vai trò:

+ Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho công tác
lãnh đạo, điều hành và quản lý bộ máy nhà nước một cách hữu hiệu. Nó phản ánh
đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.
1.2.

Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước:
- Tiêu chí phân loại:
+ Theo tác giả: Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ hay thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân; Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân.
+ Theo tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên
5


tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình …
+ Theo thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.
+ Theo nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính …
+ Theo kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, giấy, văn bản số (bản đồ số).
+ Theo hiệu lực pháp lý: Văn bản quy phạm hành chính (tức văn bản quy phạm
pháp luật dưới luật hay văn bản pháp quy), văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành
chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật.
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
- Quy phạm pháp luật là những quy tắc, chuẩn mực chung mang tính bắt buộc phải
thi hành đối với tất cả tổ chức, cá nhân có liên quan và được ban hành bởi các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền.
* Cấu tạo của 1 quy phạm pháp luật gồm 3 phần: Giả định, quy định và chế tài. Tuy
nhiên, thường thì chỉ có 2 trong 3 bộ phận trên trong 1 quy phạm pháp luật, trong đó
phần quy định là bộ phận bắt buộc.
+ Phần giả định: Quy định địa điểm, thời gian, chủ thể, các hoàn cảnh, tình huống
có thể xảy ra trong thực tế mà nếu hoàn cảnh, tình huống đó xảy ra thì các chủ thể

phải hành động theo quy tắc xử sự mà quy phạm đặt ra. Đây là phần nêu lên
trường hợp sẽ áp dụng quy phạm pháp luật đó.
+ Phần quy định: Là bộ phận trung tâm của quy phạm pháp luật, nêu lên quy tắc xử
sự mà mọi người phải thi hành khi xuất hiện những điều kiện mà phần giả định đã
đặt ra. Đây là phần bắt buộc phải có trong quy phạm pháp luật.
+ Phần chế tài: Là bộ phận của quy phạm pháp luật chỉ ra những biện pháp tác động
mà Nhà nước sẽ áp dụng đối với chủ thể không thực hiện hoặc thực hiện không
đúng quy tắc xử sự đã được nêu trong phần quy định của quy phạm pháp luật. Đây
là phương tiện đảm bảo thực hiện phần quy định của quy phạm pháp luật.
- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục quy định, trong đó có
quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước bảo đảm thực hiện
để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Văn bản quy phạm pháp luật có thể được bố cục như sau:
+ Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
+ Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành
6


kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
+ Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo
quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
+ Chỉ thị: theo khoản, điểm.
+ Thông tư: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.
+ Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.
+ Nghị định của Chính phủ.
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao.
+ Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.
+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ
quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.
+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh
án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
+ Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường:
- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin quy
phạm (báo cho biết có những văn bản quy phạm pháp luật) hay cụ thể hóa và lập
quy văn bản hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý
(báo cáo tình hình lên cấp trên, đôn đốc, nhắc nhở…).
Các loại hình văn bản hành chính thông thường là: Công văn, Báo cáo, Biên bản …

7


- Văn bản hành chính cá biệt là văn bản áp dụng các quy phạm pháp luật để giải
quyết một công việc, vấn đề, lĩnh vực cụ thể nào đó; loại văn bản chứa đựng những
quy tắc xử sự riêng, được áp dụng một lần cho một đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động công chức;
phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế - kỹ thuật; hướng dẫn
công việc cụ thể …) do các chủ thể ban hành như: Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các cấp; Thủ trưởng cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp

tỉnh.
- Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành
kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm.
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc khoản,
điểm.
1.3.

Thể thức hành chính của văn bản quản lý Nhà nước:

1.3.1. Khái niệm về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần và kết cấu các thành phần đó của văn
bản, để đảm bảo sự chính xác về giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban
hành văn bản.
1.3.2. Cơ sở pháp lý về thể thức văn bản hành chính Nhà nước:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp, về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp
luật liên tịch.
8

1.3.3. Nội dung thể thức văn bản hành chính nhà nước:
- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu của cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định ở trên, có thể bổ sung địa chỉ
cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ
Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan.
- Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, … không bắt
buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông
tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

9


Chương 2. Những quy định trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước
2.1.

Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:
- Yêu cầu chung:
+ Nắm vững đường lối chính sách của Đảng.

+ Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
hoạt động của cơ quan ban hành văn bản.
+ Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc
đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
+ Văn bản phải được trình bày đúng yêu cầu về thể thức, văn phong hành chính.
- Yêu cầu về nội dung:
+ Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản, trong đó
các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được
đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày.
+ Kết cấu nội dung văn bản gồm kết cấu chủ đề và kết cấu bố cục.
+ Diễn đạt nội dung văn bản phải có luận cứ xác đáng, đầy đủ; phương pháp diễn
đạt bao gồm quy nạp và diễn dịch.
+ Nội dung văn bản phải có tính mục đích, khoa học, đại chúng, tính bắt buộc thực
hiện và khả thi.

2.2.

Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:
- Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của văn bản quy phạm pháp
luật trong hệ thống pháp luật.
- Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
- Bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có nội dung thuộc bí mật
nhà nước; bảo đảm tính minh bạch trong các quy định của văn bản quy phạm pháp
luật.
- Bảo đảm tính khả thi của văn bản quy phạm pháp luật.
- Không làm cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
10

2.3.

Quy tắc trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:
Quy tắc kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước bao gồm khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn
thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp
hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc được làm trên giấy mẫu in sẵn.
- Khổ giấy:
+ Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
+ Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
được trình bày trên giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
- Kiểu trình bày:
+ Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
+ Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định
hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
+ Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm.
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm.
+ Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm.
+ Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính (Phụ lục II); vị trí trình bày các thành phần thể thức
văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục II.

- Phông chữ: Trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Times New Roman.
- Cỡ chữ: Tùy theo vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản mà cỡ chữ được
quy định khác nhau (từ 11, 12, 13, 14).
- Kiểu chữ: Tùy theo vị trí mà sử dụng kiểu chữ đứng, đậm, nghiêng.

11


SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm - Theo PHỤ LỤC II
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ).

20-25 mm

11

2

1

3

4

5b

5a
9a

10a

10b

12
12
12

15-20 mm

6

30-35 mm

7a
9b
8

13

7c
7b

14
20-25 mm
12


Ghi chú:
Ô số
1
2

3
4
5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14
15

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn
Nội dung văn bản
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, E-Mail, Website; điện thoại, Telex, Fax
Logo (in chìm dưới tên cơ quan ban hành văn bản)

* Một số quy tắc khi soạn thảo văn bản trên máy tính:
- Ký tự, từ, câu, dòng, đoạn:
+ Khi làm việc với văn bản, đối tượng thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự
(Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác
ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc
bằng dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn

chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).
+ Trong soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter, phím
Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng
của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng, …
Nếu trong một đoạn văn bản, cần ngắt xuống dòng thì dùng tổ hợp Shift+Enter.
Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một
đoạn.
+ Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào
kích thước trang giấy in, kích thước chữ ... Có thể định nghĩa dòng là một tập hợp
các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn
hình soạn thảo.
13


- Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:
+ Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ tự động
xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi
một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ
đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố
khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do
đó, nếu không có lý do để ngắt dòng thì cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng,
việc quyết định ngắt dòng sẽ do máy tính lựa chọn.
+ Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc sử dụng các phím
tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter.
Nếu sử dụng các phím này, máy tính sẽ ngắt dòng tại vị trí đó.
+ Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất
của soạn thảo văn bản trên máy tính.
- Một số qui tắc đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính:
+ Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng: Trong soạn
thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống

dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh.
+ Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu
dòng cho việc căn chỉnh lề: Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ.
Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện.
Nếu dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ, phần mềm sẽ không tính toán được
chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản thể hiện rất xấu. Ví dụ: Thời
gian: 8 giờ 30 đúng hơn Thời gian: 8 giờ 30.
+ Các dấu ngắt câu như dấu: chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấm
than (!), chấm hỏi (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu
trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Vì nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng,
phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt
xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời, như vậy sẽ không đúng với ý nghĩa của
các dấu này.
+ Các dấu mở ngoặc đơn và ngoặc kép được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp
theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn
và ngoặc kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối
cùng của từ bên trái.
14


* Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính thông
thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn,
thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên
môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất
thiết áp dụng các qui tắc trên.
2.4.

Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:
Trình tự chung soạn thảo và ban hành văn bản:

- Bước 1: Sáng kiến văn bản.
- Bước 2: Soạn dự thảo văn bản.
- Bước 3: Lấy ý kiến tham gia vào dự thảo.
- Bước 4: Thẩm định dự thảo văn bản.
- Bước 5: Thông qua văn bản.
- Bước 6: Công bố văn bản.
- Bước 7: Gởi và lưu văn bản.

2.5.

Ngôn ngữ soạn thảo văn bản hành chính nhà nước:
- Văn phong văn bản hành chính:
+ Văn phong văn bản hành chính nhà nước phải nghiêm túc, dứt khoát, viết ngắn
gọn nhưng rõ ràng, súc tích, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người cùng hiểu
như nhau và hiểu theo một nghĩa.
+ Văn viết trong văn bản phải mang tính khách quan, trang trọng và khuôn mẫu;
không sử dụng các câu chữ đa nghĩa, không dùng câu văn sáo rỗng và tránh dùng
quá nhiều mệnh đề trong một câu hoặc lập lại nhiều lần một vấn đề trong câu.
- Ngôn ngữ văn bản hành chính:
+ Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng địa phương, tiếng
lóng hoặc những từ cổ ít dùng, dùng từ nước ngoài khi chưa phiên âm ra tiếng Việt.
+ Nếu dùng từ chuyên môn trong văn bản ban hành rộng rãi thì phải định nghĩa,
giải thích rõ ràng.
+ Phải xem xét thật kỹ lưỡng khi dùng các chữ “.v.v.” hoặc ngoặc đơn (…),
ngoặc kép “ ”, dấu chấm lửng “…”, chú ý là không nên viết tắt. Đối với những từ
kép quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đủ chữ, sau đó mới viết
tắt, ví dụ: Ủy ban nhân dân viết tắt là UBND (cần lưu ý đối với tiêu đề văn bản,
tên tác giả, cơ quan ban hành ra văn bản phải viết đầy đủ, không viết tắt).
- Viện dẫn, trích dẫn văn bản làm căn cứ pháp lý: Trong các văn bản quy phạm
pháp luật, các quyết định cá biệt hoặc trong các văn bản hành chính thông thường

khi viện dẫn, trích dẫn văn bản khác vào nội dung để làm căn cứ pháp lý, làm
minh chứng phải ghi thật chính xác, đầy đủ tên văn bản, số, ký hiệu, ngày, tháng,
năm ban hành, văn bản của cơ quan, tổ chức nào để tiện cho việc tra cứu khi cần
15


đến.
- Đánh số trang, chương, mục, điều, khoản, điểm trong văn bản:
+ Văn bản có nhiều trang thì đánh số trang bằng chữ số Ả rập (2, 3,), không đánh
số trang thứ nhất, cỡ chữ 13, 14, ở góc phải cuối trang giấy.
+ Văn bản có hai phụ lục thì ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã (I, II, III,).
- Việc đánh số trong văn bản có nhiều đoạn thực hiện theo thứ tự sau:
+ Các phần, các chương dùng chữ số La Mã: I, II, III, …
+ Các mục trong mỗi chương dùng chữ in hoa: A, B, C, …
+ Các điều, các khoản của mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3, …
+ Trong khoản có các điểm, đánh số bằng chữ in thường: a, b, c, …
+ Trong mỗi điểm có thể để trước mỗi phần nhỏ các dấu: (-) tiết; (+) tiểu tiết.
- Khổ giấy, chất liệu giấy văn bản: Tùy loại văn bản mà sử dụng giấy tốt, thường.
Lưu ý: Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 22/6/2015 có hiệu lực 01/7/2016, quy
định những Thông tư đã ban hành trước đó tiếp tục có hiệu lực cho đến khi có VB
thay thế.

16


Chương 3. Hệ thống hồ sơ địa chính
3.1.

Những vấn đề chung về hệ thống hồ sơ địa chính:
Hệ thống hồ sơ địa chính cung cấp những kiến thức về toàn bộ vấn đề liên quan

hồ sơ địa chính trong hệ thống quản lý nhà nước về đ ất đai, quy trình đăng ký
đ ất đai ban đầu, các thủ tục cập nhật hồ sơ địa chính, vai trò của giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản khác gắn liền với đất).
Hệ thống hồ sơ địa chính giúp cho người học có khả năng thực hiện việc đăng ký
đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản
khác gắn liền với đất tại các địa phương và tổ chức cập nhật biến động đất đai.
Hệ thống hồ sơ địa chính có ý nghĩa rất lớn và được ứng dụng ở hầu hết các cơ
quan quản lý nhà nước về đất đai.
Hệ thống hồ sơ địa chính 2 loại:
1) Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu dạng giấy hoặc dạng số thể hiện thông tin
chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở
hữu tài sản gắn liền với đất, các quyền và thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
tài sản gắn liền với đất.
2) Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính và việc lập,
chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính; lộ trình chuyển đổi hồ sơ địa chính dạng giấy
sang hồ sơ địa chính dạng số.

3.1.1. Những khái niệm chung về hồ sơ địa chính:
- Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách địa chính chứa đựng
những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý về đất đai. Hồ
sơ địa chính được thiết lập trên cơ sở các kết quả đo đạc, lập bản đồ địa chính,
đăng ký ban đầu, cấp giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất và làm căn cứ cho việc
đăng ký biến động đất đai.
- Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình
trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục
vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá
nhân có liên quan (Theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ
Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính).

17


Hồ sơ địa chính là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản
lý nhà nước về đất đai. Ở nước ta, hồ sơ địa chính được lập tại tất cả các đơn vị hành
chính, từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã, qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, do đó hồ
sơ địa chính được lập và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau. Hồ sơ địa
chính ở mỗi thời kỳ mang những đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển trong khoa
học kỹ thuật đo đạc bản đồ và cách thức quản lý cao hơn.
3.1.2. Nội dung của hệ thống hồ sơ địa chính:
Hồ sơ địa chính mang những nội dung, thông tin về sử dụng và quản lý đất đai,
bao gồm 3 lớp thông tin cơ bản:
+ Các thông tin về điều kiện tự nhiên.
+ Các thông tin kinh tế - xã hội.
+ Các thông tin về cơ sở pháp lý.
Các thông tin này được thể hiện từ tổng quan đến chi tiết cho từng thửa đất.
- Các thông tin về điều kiện tự nhiên của thửa đ ất:
Các thông tin này bao gồm: vị trí, hình dáng, kích thước, tọa đ ộ (quan hệ hình
học), diện tích của thửa đất (số lượng), để xác định các thông tin này người ta sử
dụng phương pháp đo đạc thành lập bản đồ, sản phẩm thu được là bản đồ địa
chính (được thể hiện trên giấy và dạng số).
Bản đồ địa chính là tài liệu cơ bản đầu tiên của hồ sơ địa chính, giúp nhận biết các
điều kiện tự nhiên của từng thửa đ ất, để liên hệ thông tin giữa bản đồ địa chính
với các lớp thông tin khác trong hệ thống hồ sơ địa chính người ta gán cho mỗi tờ
bản đồ một số hiệu (số thứ tự bản đồ kèm theo tên gọi), mỗi thửa đất có một số
hiệu duy nhất (gọi là số thửa). Số thửa có ý nghĩa rất quan trọng, nó giúp cho việc
thống kê đất đai không bị trùng sót và giúp tra cứu các thông tin thuộc tính của
từng thửa đất cũng như mối liên hệ giữa các thuộc tính với nhau.
- Các thông tin về mặt kinh tế - xã hội:
Các thông tin về quan hệ xã hội trong quá trình sử dụng đất bao gồm: chủ sử dụng

đất, nguồn gốc sử dụng đất, phương thức sử dụng đất (giao, cho thuê, chuyển
nhượng, thừa kế,...), mục đ ích sử dụng đ ất, quá trình chuyển đổi mục đ ích sử
dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đ ất, quyền sở hữu các giá trị đ ầu tư
cho đ ất, đ ất không được cấp giấy chứng nhận.
Các thông tin về kinh tế: giá đất, hạng đất, thuế đất, mối quan hệ giữa Nhà nước và
người sử dụng đất (giao đất không thu tiền, giao đất có thu tiền, thu tiền 1 lần, thu
tiền định kỳ hay hàng năm,...).
Các thông tin này được thiết lập trong quá trình đăng ký đất đai bằng phương pháp
18


tổ chức kê khai đăng ký từ cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) trên cơ sở bản đồ địa
chính.
Tổ chức kê khai đăng ký đất đai là thu nhận thông tin về quan hệ xã hội do chủ sử
dụng đất cung cấp dưới hình thức viết đơn đăng ký quyền sử dụng đất; các thông
tin này đ ược pháp lý hóa trên cơ sở xét duyệt của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền thông qua hình thức xét duyệt đơn đăng ký của từng chủ sử dụng đất.
- Các thông tin về cơ sở pháp lý:
Các thông tin về cơ sở pháp lý bao gồm: tên văn bản, số văn bản, cơ quan ban
hành văn bản, ngày tháng năm ký theo yêu cầu của từng loại hồ sơ địa chính. Các
thông tin pháp lý là cơ sở để xác định giá trị pháp lý của thửa đất.
Phân tích các lớp thông tin của hệ thống hồ sơ đ ịa chính cho phép chúng ta xác
định được mức độ tích tụ đất đai đối với từng chủ sử dụng đất, các hiện tượng kinh
tế - xã hội nảy sinh trong quan hệ đất đai. Từ đó làm cơ sở khoa học cho việc
hoạch định chính sách pháp luật đất đai; điều chỉnh các mối quan hệ về đất đai
cho phù hợp với tiến trình phát triển của xã hội.
* Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính trong công
tác quản lý nhà nước về đất đai là một nội dung tất yếu.

19

Sơ đồ về yêu cầu thông tin đất đai trong quản lý nhà nước về đất đai

THỬA ĐẤT
ĐẤT ĐÃ
GIAO, THUÊ

Tên
chủ
SD

Vị
trí
SD

ĐẤT CHƯA GIAO,
CHƯA CHO THUÊ

Diện Kích Hạng Mục Thời Các
Hình tích thước đất, đích hạn điều
giá
SD
SD ràng
các
thể SD
đất
buộc
cạnh

Căn
cứ
pháp
lý

Vị
trí

Hình Diện Loại
thể tích đất

HỒ SƠ
ĐỊA CHÍNH
- Bản đồ địa chính
NHÀ - Sổ mục kê
NƯỚC - Sổ địa chính
QUẢN - Sổ theo dõi biến động đất đai
LÝ - Hồ sơ đăng ký
- Văn bản pháp lý về quyền sử dụng
- GCN QSDĐ,QSHN & TSKGLVĐ (bản lưu)

CHỦ Giấy
SỬ
CNQ
DỤNG SDĐ
GIỮ QSHN
&
TSKG
LV

20


3.1.3. Phân loại hệ thống các tài liệu hồ sơ địa chính:
- Tùy thuộc vào tính chất từng loại tài liệu và đặc đ iểm sử dụng củ a chúng mà
hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại:
+ Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.
+ Hồ sơ sử dụng thường xuyên.
Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và quyết
định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ trong quản lý.
Hồ sơ tài liệu gốc gồm các loại tài liệu sau:
- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính bao
gồm toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kỹ thuật
đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ
địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa).
- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến
động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:
+ Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như đơn kê
khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đ ất (Quyết định giao
đ ất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đ ất được cấp ở những giai đ oạn trước,
giấy tờ chuyển nhượng đất đai,...) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài
chính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất đã thực hiện,...
+ Hồ sơ tài liệu đ ược hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đ ơn kê
khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất đai,
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đ ất như quyết định thành lập Hội đồng
đ ăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của Hội đồng, quyết định cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai...
+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đ ất đai, xét cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.

“Hồ sơ địa chính gốc” là tập hợp những văn bản giấy tờ được hình thành trong
quá trình sử dụng đất nhằm xác nhận quyền sử dụng của người sử dụng đất đối
với thửa đất của mình. “Hồ sơ địa chính gốc” được hình thành khi xét kê khai
đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và khi thủ tục này hoàn tất nó
chỉ có ý nghĩa là tài liệu lưu trữ và đ ược dùng đ ể tra cứu khi có yêu cầu của
các cơ quan chức năng.


3.2.

Những quy định chung về lập và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính:
Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bước
chuyển sang dạng số để quản lý trên máy tính. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đầu tư tin học hoá hệ thống hồ sơ địa chính.

3.2.1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ địa chính:
Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã,
phường, thị trấn.
Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của các thửa đất
khác trong phạm vi cả nước.
3.2.2. Nguyên tắc chung việc lập hồ sơ địa chính:
Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã.
Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành
chính quy định của pháp luật đất đai.
Hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy phải bảo đảm tính thống nhất nội dung thông tin
thửa đất với Giấy chứng nhận và hiện trạng sử dụng đất.
3.2.3. Trách nhiệm lập hồ sơ địa chính:
Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức
kinh tế đối với việc lập hồ sơ địa chính trên giấy và hồ sơ địa chính dạng số; hướng
dẫn việc lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và hồ sơ địa chính dạng

số; quy định tiến trình thay thế hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy bằng hệ thống hồ
sơ địa chính dạng số.
3.3.

Nội dung lập và chỉnh lý hệ thống hồ sơ địa chính:
Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải
được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật
trong quá trình sử dụng đất.
Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản
sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính.

3.3.1. Sổ mục kê đất đai:


- Khái niệm: Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất
nhưng không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan
đến quá trình sử dụng đất. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra
cứu thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai.
- Nội dung thông tin thửa đất thể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm số thứ tự thửa,
tên người sử dụng đất hoặc người được giao quản lý đ ất, mã loại đối tượng sử
dụng đ ất hoặc đối tượng quản lý đất, diện tích, mục đích sử dụng đất (bao gồm
mục đích sử dụng đất theo giấy chứng nhận đã cấp, mục đích sử dụng đất theo
quy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt, mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêu
kiểm kê đất đai, mục đích sử dụng đất chi tiết theo yêu cầu thống kê, kiểm kê của
từng địa phương).
- Nội dung thông tin về đối tượng chiếm đ ất nhưng không tạo thành thửa đ ất
thể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm mã đối tượng chiếm đất, tên người được giao
quản lý đất, mã loại đ ối tượng quản lý đ ất và diện tích của từng đ ối tượng
chiếm đ ất nhưng không tạo thành thửa đất trên mỗi tờ bản đồ.
- Mục đích lập Sổ mục kê: Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa

đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất trong phạm vi địa
giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện
tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra
cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác
không bị trùng sót.

Nội dung Sổ mục kê (Tham khảo Mẫu số: 02/ ĐK Thông tư 09/2007)


Hình: Trang bìa Sổ mục kê
- Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:
+ Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai".
+ Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ).
- Trang bìa phụ, nội dung gồm:
+ Quốc hiệu.
+ Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai".
+ Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã.
+ Số hiệu quyển sổ mục kê đất đai, số hiệu tờ bản đồ dùng để lập sổ.
+ Ngày, tháng, năm; chữ ký; đóng dấu xác nhận của Giám đốc Văn phòng đăng
ký quyền sử dụng đất.
+ Ngày, tháng, năm; chữ ký; đóng dấu duyệt của Giám đốc Sở Tài nguyên và
Môi trường.

Trang Sổ mục kê, nội dung gồm:


Hình: Trang nội dung Sổ mục kê
- Thửa đ ất gồm mã số, diện tích, loại đ ất, giá đ ất, tài sản gắn liền với đ ất, tên
người sử dụng đất và các ghi chú về việc đo đạc thửa đất.
- Đường giao thông, công trình thủy lợi và các công trình khác theo tuyến mà

có sử dụng đất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn gồm tên công trình và diện
tích trên tờ bản đồ.
- Sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến gồm
tên đối tượng và diện tích trên tờ bản đồ.
- Sơ đồ thửa đất kèm theo sổ mục kê đất đai. Mặt trước sơ đồ thể hiện các thông
tin gồm:
+ Hình thể đường ranh giới thửa đất.
+ Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa.
+ Toạ độ từng đỉnh thửa.
+ Ranh giới diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất (gồm nhà ở hoặc
công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây).
+ Mốc giới, chỉ giới quy hoạch.
+ Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn công trình.
+ Tỷ lệ của sơ đồ.
Mặt sau của sơ đồ thể hiện thông tin về giá đất, tài sản gắn liền với đất.
- Nguyên tắc lập Sổ mục kê:
+ Sổ đ ược lập từ bản đ ồ đ ịa chính và các tài liệu đ iều tra đ o đ ạc đ ã đ ược
hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi
phạm chính sách đất đai hoặc được in ra từ cơ sở dữ liệu địa chính.
+ Thông tin thửa đ ất và các đ ối tượng chiếm đất khác trên Sổ phải phù hợp
với hiện trạng sử dụng đất.
+ Thửa đất đã cấp giấy chứng nhận mà có thay đổi nội dung thông tin so với
hiện trạng khi đ o vẽ bản đ ồ đ ịa chính thì phải đ ược chỉnh sửa cho thống nhất