HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD
I. Giới thiệu
Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí
nghiệp, trên rất nhiều lĩnh vực, và ngay cả các nhu cầu riêng của mỗi cá nhân.
Ra đời từ cuối những 1980, đến nay phần mềm Microsoft Word đã đạt tới sự hoàn
hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần
mềm Microsoft Office nói chung. Với những đặc điểm nổi bậc, phần mềm Microsoft
Word đã đem lại sự hài lòng cho những ai đã và đang sử dụng chúng.
II. Khởi động và thoát khỏi Word
 Khởi động Word
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- Click đúp trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền
- Click đúp trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.
- Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Word.
 Thoát khỏi Word
Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị
mất dữ liệu. Tuy nhiên trước khi lưu, Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:

- Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.
- No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.
- Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.
Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:
- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).
- Chọn lệnh File/ Exit.
- Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề.
- Click đúp vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.
III. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word

1. Thanh tiêu đề (Tilte bar)

Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của Word, chứa 3 nút: phóng to, thu nhỏ,
thoát
Soạn thảo văn bản

Trang

3


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

2. Thanh trình đơn (menu bar)
Thanh trình đơn chứa các lệnh của word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm,
gồm có 9 nhóm lệnh như sau:
File: Nhóm lệnh xử lý tập tin.
Edit: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.
View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.
Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.
Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.
Tool: Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.
Table: Nhóm lệnh xử lý trên bảng biểu.
Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của word.
Help: Nhóm lệnh trợ giúp.

3. Các thanh công cụ (Toolbars)
Trong Word còn nhiều thanh công cụ nhưng 3 thanh công cụ thường dùng nhất là:
Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar)
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định
dạng văn bản
- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ các hình, tạo chữ nghệ thuật...

 Bật tắt thanh công cụ:
Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau đó
click vào thanh công cụ cần hiển thị.
Cách 2: Click phải vào vùng trống trên thanh
menu, sau đó click chọn thanh công cụ cần hiển thị.
Khi di chuyển thanh công cụ nhìn vào góc
trái của mỗi thanh công cụ đều có một vệch mờ, khi
di chuyển con trỏ vào đó sẽ xuất hiện hình 4 mũi
tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác.
Để tắt thanh công cụ trên màn hình chọn
menu View > Toolbar và bỏ chọn vào thanh công
cụ đã chọn trước đó

4. Thanh công cụ tự tạo (Custom)
Ngoài các thanh công cụ có sẵn, Word cho
phép tạo thêm các thanh công cụ riêng phù hợp nhu
cầu người sử dụng.
 Các bước tạo thanh công cụ mới:
Chọn lệnh:View/ Toolbars/ Customize.
Chọn lớp Toolbars.
Chọn nút lệnh New, hội thoại New Toolbar
xuất hiện.
Nhập tên thanh công cụ vào hộp Toolbar
name. Nhắp OK để thực hiện.
.
Soạn thảo văn bản

Trang

4

Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

 Gắn nút lệnh trên thanh công cụ
Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện.
Chọn lớp Commands.
Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các
nút lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện bên Commands.
Chọn nút lệnh và gắn lên thanh công cụ.
Nhắp Close kết thúc.

Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì kéo nút lệnh ra khỏi thanh.
Muốn biết chi tiết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì nhắp vào nó.
 Các bước xóa bỏ thanh công cụ tự tạo
Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện.
Chọn lớp Toolbars.
Nhắp chọn thanh công cụ muốn xóa trong danh sách.
Nhắp nút lệnh Delete để xóa.
Word sẽ đưa ra thông báo và chờ xác nhận, nhắp OK để xóa.

5. Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các
tab,…Trong word có hai thước:
- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình.
- Thước dọc (Vertical Ruler) nằm dọc phía trên màn hình.
- Đơn vị đo trên thước là inch (“) hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị chia
trên thước, chọn lệnh Tool / General / Measurement units
- Bật/tắt thước chọn menu Option / View / Ruler

6. Thanh trạnh thái (Status bar)
Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Pagle) hiện hành, tổng số trang trong
tài liệu, dòng cột hiện hành.

Bật/tắt thanh trạng thái: menu Tools / Options / View và chọn mục
Soạn thảo văn bản

Trang

5


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

7. Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) và thanh cuộn đứng (vertical
scroll bar)
Trong màn hình của Word có hai thanh cuộn: Thanh cuộn đứng đặt ở bên phải cửa
sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh cuộn ngang ở đáy cửa sổ dùng để cuộn
văn bản theo chiều ngang.
Bật/ tắt các thanh cuộn: Lệnh Tools/Options/lớp View. Trong nhóm Window,
chọn (Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn ngang, và (Vertical scroll bar để bật/ tắt
thanh cuộn đứng.

8. Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
 Vùng soạn thảo văn bản
Vùng soạn thảo văn bản dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ
vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng dưới. Muốn kết
thúc một đoạn văn bản (Paragraph) thì gõ phím Enter.
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang
mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp

phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
 Điểm chèn
Dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối
tượng) sẽ xuất hiện khi được nhập vào.
IV. Thao tác trên tập tin

1. Tạo một tập tin mới
Vào menu File / New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút
.
Đối với Office phiên bản 2000 trở đi sẽ hiện ra một hộp thoại trong đó thể hiện các dạng
của một tập tin:
New Blank document: Tạo một văn bản mới.
Open a document: Mở một tập tin đã mở gần
đây.
New From existing document: Tạo mới một tập
tin word có sẵn trong máy.

2. Mở một tập tin
 Mở một tập tin đã có: Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc
nhấn, xuất hiện hộp thoại:

Chọn ổ đĩa và thư mục
chứa tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở hoặc tìm trong o File
name tập tin cần mở
Soạn thảo văn bản

Trang

6


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

3. Lưu tập tin
 Lưu tập tin lần đầu tiên
Chọn File/save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút

, xuất hiện hộp

thoại.
Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu.
Save as type: kiểu tập tin cần lưu.
 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi
Lưu vào cùng một tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu
trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save as)
Lưu thành tập tin mới: vào menu File  Save as xuất hiện hộp thoại Save as như
trên, nhập tên tập tin.
 Lưu tất cả các tập tin
Nhấn giữ Shift, chọn File  Save All. Dùng để lưu tất các tập tin đang mở.
Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên
thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as để đặt tên và chọn vị trí lưu.

4. Đóng tập tin
Lệnh File/Close: Dùng để đóng tập tin hiện hành, phải lưu lại tập tin trước khi
đóng. Nếu tập tin cập nhật mà chưa lưu thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở
Lệnh File/Close All: Nhấn giữ Shift, chọn File  Close All: dùng để đóng tất cả
các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ đóng lại, những tập tin nào

chưa lưu Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có lưu hay không.
V. Các thao tác soạn thảo cơ bản

1. Nhập và hiệu chỉnh văn bản
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường
lượng văn bản trong một tài liệu là rất nhiều, càng tiếp cận được nhiều tính năng của
Word thì thao tác càng nhanh hơn, đầy đủ và đẹp mắt hơn, bên cạnh đó nó cũng làm tăng
tốc độ gõ.
Các chuẩn gõ tiếng việt thường dùng:
 Chuẩn gõ Unicode
Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn
chuẩn gõ là Unicode, chuẩn này đang được rất nhiều người sử dụng và rất phổ biến trên
internet.
Đối với chuẩn gõ Unicode có các font tương ứng như Times New Roman,
Arial,…
 Chuẩn gõ VNI Windows
Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn
chuẩn gõ là VNI Windows.
Soạn thảo văn bản

Trang

7


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Đối với bảng mã VNI Windows có font tương ứng là: VNI – Times, VNI- Bengus,
….và tất cảc các loại Font có chữ VNI -… đứng đầu.
Lưu ý:

Các bước để gõ được tiếng việt trong Word:
- Mở chương trình soạn thảo Word
- Khởi động Vietkey hoặc Unikey
- Lựa chọn kiểu gõ (Telex hoặc Vni)
- Lựa chọn bảng mã (VNI Windows, Unicode...)
- Khi đã chọn bảng mã nào thì phải chọn Font tương ứng của bảng mã đó

2. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu
Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển
Cách 2: Sử dụng bàn phím
Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang
Phím Page Up, Page Down: lên , xuống một trang màn hình
Phím
: dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản
Phím Ctrl + , ctrl + : qua phải qua trái một từ
Ghi chú:
Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách click vào
vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản
Lệnh Edit > Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để
di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím

3. Cách nhập văn bản
Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề
phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo, muốn kết thúc một
đoạn thì dùng phím Enter.
Khi nhập văn bản đầy trang thì word tự động qua trang mới. Nếu muốn chủ động
qua trang mới thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.
Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: trên bàn phím có một số
phím có đồng thời hai ký tự (như phím 2 có ký tự là @ và số 2, phím 3 có ký tự # và số
3) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn giữ thêm phím Shift rồi

nhấn phím đó.
Ví dụ: nhấn Shift + 1 = ! ; shift + 2 = @,….

4. Các thành phần của văn bản
Trong một văn bản (document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một
trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc
nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ
có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character)
Soạn thảo văn bản

Trang

8


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (Space)
Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu
chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!).
Một đoạn văn bản được kết thúc bởi phím enter.
Một trang được kết thúc dấu ngắt ngang (Page break).

5. Chèn các ký tự Symbol
Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như:       
(….
Cách thực hiện:
Đặt con trỏ tại vị trí cần muốn chèn Symbol.
Vào menu Insert / Symbol, xuất hiện hộp thoại.
Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special characters để chèn các ký

tự đặc biệt.
Chọn Font cho Symbol: Sử dụng
hộp thoại Font, thường sử dụng các Font
Symbol như Windings 1,2,3; Symbol;
Webdings,…
Chọn ký hiệu muốn chèn. Nhấn
nút Insert để chèn.
Chọn nút Close để thoát ( sau khi
chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút
Close).
Symbol tương tự như một ký tự,
do đó có thể thay đổi kích thước tùy ý.

6. Các phím thường dùng
Phím chữ a, b, c, …, z
Phím số từ 0 đến 9
Phím dấu: “, ‘, . ‘ <>, ? , /, {},…
Phím Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang
Phím Delete: dùng để xóa ký tự văn bản đứng kề sau con trỏ hoặc xóa đối tượng
được chọn
Phím Backspace: dùng để xóa các ký tự đứng kề trước con trỏ
Phím Page Up, Page Down: lên, xuống một trang màn hình
Phím
: dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản
Phím
Enter: dùng để ngắt đoạn văn bản
Phím Tab: dùng để dịch chuyển điểm Tab
Phím Space Bar: dùng để chèn dấu cách (khoảng trắng)
Phím Caps Lock: dùng để thay đổi kiểu gõ chữ in và chữ thường

7. Chọn khối văn bản
Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn.
Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ nào trong câu.
Chọn một đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trài của đoạn.
Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím
bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím
mũi tên theo hướng cần đánh dấu.
Soạn thảo văn bản

Trang

9


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Chọn một dòng: Double click chuột vào lề trái của dòng muốn chọn.
Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc
nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A. hoặc chọn lệnh Edit / Select All.

8. Xóa khối văn bản
Chọn văn bản cần xóa.
Nhấn phím Delete hoặc nhấn BackSpace hoặc nhấn Edit / Clear.

9. Lệnh sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste)
Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh,..) muốn cắt, sao chép
Cắt (cut): vào menu Edit > Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X hoặc nhấn vào
biểu tượng trên thanh công cụ.
Sao chép (copy): vào menu Edit > Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc nhấn
vào biểu tượng

trên thanh công cụ.
Đối tượng sau khi đã được cắt, sao chép sẽ được lưu vào trong Clipboard.
Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/sao chép sau cùng.
Dán (Paste): chuyển dấu nháy đến nơi muốn di chuyển tới, chọn menu Edit >
Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

10. Thao tác Undo, Redo, Repeat
Undo: Cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều
lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự vừa được thực
hiện.
Muốn thực hiện Undo, chọn một trong các thao tác: Chọn lệnh Edit / Undo hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc click vào nút
.
Redo: Cho phép hủy bỏ thoa tác Undo vừa thực hiện.
Muốn thực hiện Redo, chọn lệnh Edit > Redo hoặc nhấn tổ hộp phím Ctrl + Y
hoặc click vào nút
Repeat: Cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh Repeat
cùng chia sẽ một vị trí trên menu Edit.
Muốn thực hiện Repeat, chọn lệnh Edit > Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrt + Y.

11. Nhập văn bản tự động
Sử dụng tính năng AutoText
AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong
trường hợp có khối văn bản hay đồ họa được lập lại thường xuyên. AutoText được thực
hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên. Khi soạn thảo chỉ cần gõ
vào tên tắt này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt
bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay
tại vị trí đó.
Tạo một AutoText
Chọn phần văn bản cần tạo thành một mục

AutoText.
Vào menu Insert / AutoText hoặc Tool /
AutoText, xuất hiện hộp thoại .
Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText entries
here.
Click vào nút Add. Click vào nút Ok.
Soạn thảo văn bản

Trang

10


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

 Chèn một mục AutoText vào tài liệu: đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, gõ tên
tắt, nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Atl + V.
 Xóa một AutoText: vào lại cửa sổ
AutoText, chọn mục cần xóa trong ô Enter
AutoText entries here, sau đó nhấn Delete.
Sử dụng tính năng AutoCorrect
Chức năng AutoCorrect giúp tự động sữa
những lỗi sai thường xuyên xảy ra trong khi soạn
thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những
khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử
dụng. AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng
nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà
không cần phải nhấn Phím F3.
 Tạo một mục AutoCorrect
Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành

một mục AutoCorrect.
Vào menu Tool / AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại.
Gõ tên tắt vào ô Relpace.
Sao đó Click vào nút Add. Click vào OK.
 Chèn một mục AutoCorrect vào tài liệu: Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau
đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím Tab hoặc enter.
 Xóa một mục Autocorrect: vào lại cửa sổ AutoCorrect, chọn mục cần xóa bên
cột Replace sau đó Click nút Delete.

12. Tìm kiếm và thay thế văn bản
Tìm kiếm
Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ trong văn bản
Chọn menu Edit > Find hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
Trong ngăn Find, nhập nội
dung cần tìm vào hộp Find What.
Nhấn nút Find Next để tìm.
Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh
dấu và hiển thị phần vừa tìm thấy trên
màn hình.
Nhấn nút Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm.
Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm.
Tìm kiếm và thay thế
Chức năng này cho phép tìm
một từ hoặc một nhóm từ để thay thế
bằng một từ hoặc một nhóm từ khác.
Chọn menu Edit > Replace
hoặc nhấn phím Ctrl + H.
Trong ngăn Replace, nhập nội
dung văn bản cần tìm vào hộp Find

What và nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace With.
Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ
trong hộp Replace With.
Soạn thảo văn bản

Trang

11


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Nhấp nút Find Next để tìm. Nếu thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần
vừa nhận thấy trên màn hình.
Nhấp nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm được. Nếu không thì tiếp tục nhấn
nút Find Next để tìm từ khác.
Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm và thay thế.

Soạn thảo văn bản

Trang

12


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

BÀI 2: CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN
I. Định dạng ký tự

1. Định dạng nhanh
Để định dạng nhanh sử dụng các nút lệnh trên thanh định dạng (Format bar) hoặc
sử dụng phím tắt
Chọn khối các ký tự cần định dạng, tiếp đó nhấp chọn nút lệnh trên thanh định
dạng hoặc nhấn tổ hợp phím.
Các nút lệnh dùng định dạng ký tự trên Format bar và các phím tắt tương ứng .

2. Định dạng đầy đủ
Chọn khối các ký tự hay văn bản cần định dạng. Để định dạng ký tự ta có thể dùng
một trong các cách sau:
 Dùng menu lệnh:
Vào menu Format / Font, xuất hiện cửa sổ Font gồm ba thẻ lệnh:
Thẻ Font:
Font: Chọn Font chữ.
Font Style: Chọn kiểu chữ, kiểu in nghiêng
(Italic), kiểu in đậm (Bold), kiểu chữ thường
(Regular), kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng (Bold
Italic).
Size: Chọn kích cỡ chữ.
Font Color: Chọn màu chữ.
Underline style: Chọn các kiểu gạch dưới.
Underline Color: Chọn màu cho nét gạch
dưới.
Các hiệu ứng (Effects):
+ Strikethrough: Gạch giữa các ký tự.
+ Double strikethrough: Gạch hai nét giữa
các ký tự.
+ Superscript: Đặt chỉ số trên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =.
+ Subscript: Đặt chỉ số dưới, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + =.
+ Shadow: Bóng đỗ.

+ Outline: Tạo đường viền bên ngoài.
+ Emboss: Kim loại.
+ Engrave: Khắc chìm.
+ Small caps: Chữ thường.
+ All caps: Chữ hoa.
+ Hidden: Ấn chữ.
Chọn OK nếu muốn áp dụng các xác lập cho tài liệu hiện hành.
Chọn Default, sau đó chọn Yes nếu
muốn các xác lập này trở thành mặc nhiên,
nghĩa là áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo
về sau. Thông thường khi mở một tập tin giá trị
này đều được thiết lập mặc nhiên là giá trị của
Default.
Thẻ Character Sapcing
Soạn thảo văn bản

Trang

13


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Sapcing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự
+ Expanded: Nới rộng
+ Condensed: Thu hẹp
Position: vị trí cao thấp
+ Raised: Nâng cao lên
+ Lowered: Hạ xuống thấp
Lưu ý: Giá trị mặc định (Default)

Thẻ Text Effects
Lớp Animation: Qui định tính linh động của các ký tự, có thể nhấp nháy, lấp
lánh…nhằm gây sự chú ý và bắt mắt người đọc.
Animation: Có các kiểu tác động
 None: Chữ bình thường.
 Blinking Background: Nền chữ nhấp nháy.
 Las Vegas Lights: Chữ có những ngôi sao màu chay xung quanh
 Marching Black Ants: Chữ có những đường gạch đen chay xung quanh.
 Marching Red Ants: Chữ có những đường gạch đỏ chạy xung quanh.
 Shimmer: Chữ có nét nhòe.
 Sparkle Text: Chữ có các ngôi sao lấp lánh
Định dạng ký tự dùng các phím nóng
 Ctrl + ]
Tăng kích cở của các ký tự một point
 Ctrl + [
Giảm kích cở của các ký tự một point
 Ctrl + B
Bật tắt in đậm
 Ctrl + I
Bật tắt in nghiêng
 Ctrl + U
Bật tắt in gạch dưới nét đơn
 Ctrl + Shift +U
Bật tắt in gạch dưới nét đôi
 Shift + F3
Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại
 Ctrl + =
Bật tắt chỉ số dưới
 Ctrl + Shift + =
Bật tắt chỉ số trên

 Ctrl + Space
Trả về dạng mặc định
II. Định dạng đoạn văn bản

1. Một số khái niệm
Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu
hoặc nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter.
Khi gõ văn bản vào, văn bản sẽ được trình bày từ lề trái sang lề phải, khi đến lề
phải sẽ tự động xuống dòng mới. Tuy nhiên, trong trường hợp tuy văn bản chưa đến hết
lề phải nhưng muốn xuống dòng mới (không muốn sang dòng mới ) thì nhấn Shift +
Enter.
Có thể thực hiện định dạng trước và sau khi gõ văn bản. Trường hợp:
+ Trước khi gõ văn bản: Khi gõ Enter, định dạng của đoạn văn bản trước sẽ được
áp dụng cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi.
+ Sau khi gõ văn
bản: Nếu định dạng một đoạn, chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng. Nếu định
dạng nhiều đoạn, phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng.
Lệnh Format/ Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định
dạng Paragraph.
Định dạng Paragraph bao gồm các yếu tố chính:
Soạn thảo văn bản

Trang

14


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

- Chỉnh dòng (Alignment).

- Chỉnh lề (Indentation).
- Định khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing).
- Định khoảng cách giữa các dòng (Line spacing).
Chỉnh dòng và chỉnh lề có thể thực hiện trực tiếp trên thanh Formatting, trên thước
hoặc bằng hội thoại Paragraph, những định dạng khác thì thông qua hội thoại Paragraph.

2. Canh lề văn bản
Chọn đoạn văn bản cần canh lề.
Trên thanh công cụ định dạng (Fomatting) chọn các nút canh lề:
+ Align left: canh trái
+ Align Center: canh giữa
+ Align Right: canh phải
+ Align justify: canh đều hai bên

3. Cách thụt đầu dòng một đoạn văn bản
Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang lề phải
của đoạn. Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn. Trên thước Ruler
có các Indent dùng để thiết lập việc thụt đầu dòng sau:
Frist line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn.
Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản.
Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản.
Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với dòng đầu
tiên.
Cần phải chọn đoạn văn bản trước khi thụt đầu dòng hoặc chỉ cần đặt con trỏ
ngay vị trí đoạn văn bản cần thụt đầu dòng.

4. Định dạng bằng lệnh trên menu
Các bước định dạng đoạn văn bản
Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng,
nếu một dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ trong

đoạn đó.
Chọn định dạng trên thanh Formatting (nếu
có), hoặc sử dụng phím tắt của lệnh (nếu có),
hoặc sử dụng hộp hội thoại Paragraph.
Một Paragraph là một đoạn văn bản liên
tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc
nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter. Lệnh
Format/Paragraph dùng để mở hội thoại
Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph.
Lớp Indents and Spacing
Alignment: Hộp thả chọn cách chỉnh dòng
cho văn bản, gồm có:
- Left: Chỉnh văn bản dồn về bên trái(canh
trái), khi đó lề phải sẽ có dạng răng cưa.
Soạn thảo văn bản

Trang

15


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

- Right: Chỉnh văn bản dồn về bên phải (canh phải), khi đó lề trái sẽ có dạng răng
cưa.
- Centered: Chỉnh văn bản dồn vào giữa (canh giữa), khi đó hai bên lề trái và lề
phải sẽ có dạng răng cưa.
- Justified: Chỉnh văn bản canh đều hai bên, khi đó lề trái và lề phải đều thẳng.
Indentation: Định lề cho đoạn
- Left: Định lề trái, là khoảng cách từ lề trái của trang in (Left Margin) đến ký tự

đầu tiên của dòng.
- Right: Định lề phải, là khoảng cách từ lề phải của trang in (Right Margin) đến ký
tự cuối cùng của dòng.
Special: Có các lựa chọn sau:
- None: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph.
- First line: Chỉ định dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao
nhiêu (hoặc inch).
- Hanging: Chỉ định các dòng còn lại của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách
lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc inch)
Spacing: Định dạng khoảng cách giữa các đoạn bao gồm:
- Before: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên (mặc nhiên là 0)
- After: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên là 0).
Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph.
- Single: Khoảng cách dòng đơn (bình thường).
- 1.5 Lines: Khoảng cách gấp rưỡi lần so với khoảng cách bình thường.
- At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách giữa các dòng.
- Exactly: Xác định chính xác chiều cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At.
- Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với dòng bình thường, số lần chọn trong
hộp At.
- Double: Khoảng cách gấp đôi so với khoảng cách bình thường.
Tabs: Mở hội thoại Tabs để định các điểm dừng (xem lệnh Format/ Tabs)
Preview: Khung hiển thị kết quả định dạng.
Các nút lệnh định dạng Paragraph & Shortcut của nó
Chỉnh văn bản dồn về bên trái (Ctrl + L)
Chỉnh văn bản dồn vào giữa (Ctrl + E)
Chỉnh văn bản dồn về bên phải (Ctrl + R)
Chỉnh văn bản đều hai bên (Ctrl + J), thẳng lề trái và phải
Ghi số thứ tự (Numbering) ở đầu đoạn văn bản
Ghi ký hiệu (Bullet) ở đầu đoạn văn bản
(Nút nào lún vào và có màu sáng là nút đang được chọn)

Giảm độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)
Tăng độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)
Lớp Line and Page Break: Qui định cách ngắt dòng và ngắt trang.
Pagination: Cách tổ chức trang.
- Window/ Orphan Control: Tự động điều khiển các dòng quả phụ/ cô nhi. Trong
Paragraph, dòng quả phụ là dòng đứng lẻ loi ở đầu trang tiếp theo, còn các dòng khác
nằm trên trang trước. Dòng cô nhi là dòng nằm ở cuối trang trước còn các dòng khác của
Paragraph nằm ở đầu trang sau. Khi mục này được chọn, Word sẽ tự động kiểm tra và bố
trí lại văn bản để tránh các trường hợp quả phụ/ cô nhi.
- Keep lines together: Nếu chọn sẽ không cho ngắt trang ở giữa đoạn.

Soạn thảo văn bản

Trang

16


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

- Keep with next: Nếu chọn sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện hành và đoạn tiếp
theo.
- Page break before: Đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hiện hành.
- Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng trong đoạn được
chọn.
- Don’Toolbars hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong
đoạn.

5. Sao chép định dạng
Giả sử có đoạn văn bản “Sắc màu dân tộc” được định dạng với các thông số:

- Font: Times New Roman
- Size: 14
- Font style: Đậm và nghiêng.
Và được thể hiện “Sắc màu dân tộc”
Bây giờ muốn đoạn “Sống có ích” có định dạng giống như đoạn “Sắc màu dân
tộc” thì thực hiện như sau:
- Đặt con trỏ trong đoạn “Sắc màu dân tộc”.
- Nhắp chọn công cụ
, con trỏ chuột sẽ chuyển sang dạng cọ.
Dùng cọ quét lên đoạn “sống có ích”. Kết quả đoạn “sống có ích” có định dạng
giống như đoạn “Sắc màu dân tộc”.
Như vậy lệnh Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + C) dùng để sao chép định
dạng các ký tự hay đoạn văn bản.
Để sao chép định dạng được nhiều lần thì nhắp đúp trên
tượng muốn định dạng, gõ phím ESC khi muốn ngừng định dạng.

, sau đó quét trên đối

III. Tạo ký tự DropCap
Công dụng
Chức năng này cho phép phóng to ký tự đầu tiên một
đoạn nằm trên dòng liên tiếp của đoạn đó. Mỗi lần chỉ định
dạng cho một đoạn văn bản.
Cách thực hiện
Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap
Vào menu Format > Drop Cap, xuất hiện hộp thoại
Tiếp theo đó ta có các tùy chọn:
+ None: không có Drop Cap.
+ Dropped: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn.
+ In Margin: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn, văn bản

còn lại canh lề bên trái của nó
+ Font: chọn loại font cho ký tự Drop Cap
+ Lines to Drop: số dòng ký tự hạ xuống (mặc định là 3)
+ Distance from text: thiết lập khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến đoạn văn bản.
IV. Kẻ đường viền và tô màu nền cho đoạn văn bản
Kẻ đường viền bằng hội thoại Borders and Shading
Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền.

Soạn thảo văn bản

Trang

17


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Dùng lệnh Format/ Borders and
Shading dùng để kẻ đường viền (khung bao)
và tô màu nền cho các đoạn văn bản
(Paragraph) và các ô trong bảng (Table).
Đường viền có thể là nét đơn, nét đôi, nét
ba…, nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều
mẫu khác nhau…
Lớp Borders
Setting: Cho chọn một trong các kiểu
khung bao.
- Non: Không kẻ (kẻ nét rỗng).
- Box: Kẻ hộp.
- Shadow: Đường kẻ có nét bóng mờ.

- 3-D: Đường kẻ không gian 3 chiều.
- Custom: Đường kẻ tùy ý. Nhắp tại các vị trí của khung trong mục Preview để kẻ/hoặc bỏ.
Style: Kiểu đường kẻ.
Color: Hộp thả cho chọn màu đường kẻ.
Width: Hộp thả cho chọn độ rộng đường kẻ.
Options: Đặt các lựa chọn về khoảng cách giữa đường kẻ và văn bản (From Text).
Show Toolbars: Cho hiển thị thanh
công cụ Tables and Borders.
Preview: Khung hiển thị, có thể
nhắp chuột vào cạnh để kẻ theo kiểu
Custom.
Lớp Shading: tô màu nền
Fill: chọn màu nền cho đoạn văn
bản
Pattens: kiểu mẫu
o Style: chọn mẫu nền
o Color: chọn cho mẫu màu nền
Apply to: ấn định phạm vi cho văn
bản hay đoạn văn bản
Lớp Page Border: Thêm đường viền cho trang, các chức năng được lựa chọn
tương tự lớp Border
Ô Art dùng để chọn đường
viền trang dạng hoa văn nghệ thuật
 Kẻ đường viền và tô màu
nền bằng thanh công cụ Tables and
Border
Vào menu View / Toolbar /
Table and Border
Chọn khối văn bản cần kẻ
đường viền hoặc tô màu nền.

Sử dụng các nút trên thanh
công cụ Table and Border.

Soạn thảo văn bản

Trang

18


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Border: gán hoặc xóa
các biên từ một bảng
sẵn có

Line Style: chọn kiểu
đường viền

Border color: chọn màu nền cho biên

V.Định dạng màu nền văn bản
Lệnh Format/ Background dùng để chọn nền văn bản. Với chức năng Fill Effects,
Word cung cấp các mẫu nền để trang trí, đặc biệt có thể chọn một tập tin hình ảnh để làm
nền cho văn bản. Ngoài các màu chuẩn do Word cung cấp, có thể tự pha chế thêm các
màu khác qua chức năng More Colors.
Hội thoại Colors
Standard: Chọn các kiểu màu chuẩn.
Custom: Tự xây dựng kiểu màu theo nhu cầu
riêng.

Hội thoại Fill Effects
Lớp Gradient: Cho chọn màu nền theo
kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu này sang màu khác.
Colors: Dùng để chọn dạng màu. Có thể chọn
một trong các dạng sau:
One Colors: Dùng một màu chuyển từ sáng
đến tối. Chọn màu trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối
bằng thanh trượt ngay phía dưới.
Two Colors: Dùng hai màu, chuyển tiếp từ
màu 1 sang màu 2, chọn màu 1 trong Color 1, màu 2 trong Color 2.
Preset: Chọn màu do Word định sẵn.
Shading styles: Các kiểu tô bóng.
Variants: Chọn các kiểu chuyển tiếp.
Lớp Texture & lớp Pattern: Cho chọn nền là mẫu hoa văn hay các mẫu dạng ô
lưới.
Lớp Picture (hình bên dưới): Cho tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản.
Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View/ Online
Layout và chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền.

Soạn thảo văn bản

Trang

19


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

VI. Bullets và Numbering
Công dụng

Đánh số thứ tự, chữ hoặc ký hiệu ở đầu các đoạn văn bản bao gồm bốn mục:
Bulleted, Numbered, Outline Numbered, List Styles
Cách thực hiện
Chọn đoạn văn bản cần tạo đánh ký hiệu đầu dòng hoặc đánh số thứ tự đầu dòng.
Vào menu Format / Bullets and Numbering hộp thoại xuất hiện

Lớp Bulleted: đánh ký hiệu lập lại như nhau ở mỗi đầu đoạn văn bản.
Lớp Numbered: đánh số thứ tự, chữ,…theo thứ tự tăng dần.
Lưu ý:
- Để lùi vào một cấp, nhấn phím Tab.
- Để lùi ra một cấp nhấn phím Shift + Tab.
- Để xóa Bullets and Numbering nhấn Enter 2
lần hoặc nhấn Enter rồi sau đó nhấn Ctrl + Z.
Lớp Outlines Numbered: đánh số thứ tự cho
văn bản có cấu trúc nhiều cấp (tối đa là 9 cấp có thể
dùng số, chữ hoặc ký hiệu).
Lớp List Styles: định dạng kiểu định dạng có
sẵn.
Nâng cao:
Ta có thể chọn một biểu tượng Symbol bất kỳ
làm Bullets. Mở hộp thoại Bullets and Numbering chọn thẻ
Bullets, sao đó chọn bất kỳ một kiểu định dạng nào đó nhắp
trên nút lệnh Customize thì hội thoại Customize Bulleted
List xuất hiện . Từ hội thoại này, có thể thực hiện:
- Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullet trong
ô đang chọn (nút Bullet).
- Mở hội thoại Font để định dạng cho Bullet (nút
Font).
Soạn thảo văn bản

Trang

20


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

- Chỉ định khoảng cách từ lề trái (Left Margins) đến Bullets (Bullet position/
Indent at).
- Chỉ định khoảng cách từ lề trái của trang (Left Margins) đến văn bản (Text
Position/ Indent at).
VII. Định dạng cột (Columns)
Chức năng này cho phép trình bày tài liệu dưới dạng cột, như cách trình bày của
các bài báo chí. Nội dung được chia làm nhiều cột
Có thể tạo văn bản cột bằng các cách sau:
 Cách 1: nhập văn bản trước sử dụng chia cột sau
Bước 1: đặt con trỏ ngay cuối vị trí con
trỏ cần tạo cột, nhấn Enter xuống 2 dòng
Bước 2: chọn tất cả đoạn văn bản cần
tạo
Bước 3: vào menu Format/Columns,
hộp thoại Columns hiện ra.
Trong ô Number of columns: chọn số
cột cần tạo
Trong mục Apply to: tùy trường hợp có
các mục sau
+Whole document: áp dụng cho toàn
bộ văn bản
+This Point Forward: áp dụng từ vị trí
điểm chèn trở đi

+Select text: áp dụng cho khối văn bản được đánh dấu
+Selected section: áp dụng cho các phân đoạn được đánh dấu
Line Between: Tạo đường phân cách giữa các cột
Width and spacing: thiết lập độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột
Equal columns width: nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng cột bằng nhau
Bước 4: nhấn OK để chấp nhận tạo cột
 Cách 2: sử dụng nút lệnh Columns trên thanh công cụ
Chọn phần văn bản cần chia cột
Click vào nút sau
đó Drag để xác định số cột
VIII. Định dạng Tabs
Khi gõ phím Tab thì con trỏ sẽ nhảy và dừng ở những điểm cách nhau đều
đặn, đó là các điểm dừng của Tab. Mặc nhiên, khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức
1.27 cm), tuy nhiên có thể xác định các điểm dừng của Tab một cách tùy ý.
Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có
thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại những
dấu dẫn (leader) trước Tab. Đó là một hàng dấu chấm
(………), hay dấu gạch ngang (-------) để dẫn người đọc
suốt trang.
Tab stop possition: Liệt kê các điểm dừng của
Tab hiện có tính từ lề trái (Left Margins).
Alignment: Canh dữ liệu tại điểm dừng của Tab

Soạn thảo văn bản

Trang

21

Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

 Left: Dữ liệu nhập vào canh về phía trái của Tab rồi phát triển sang bên phải
(mặc nhiên).
Center: Dữ liệu nhập vào canh về giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên.
 Right: Dữ liệu nhập vào canh về phía phải của Tab rồi phát triển sang bên trái.
 Decimal: Đóng thẳng hàng các số có dấu chấm thập phân (.).
 Bar: Có thanh đứng ngay Tab ( ).
Leader: Thêm các dấu dẫn phía trước Tab.
 1 None: Không có dấu dẫn trước Tab
 2 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm ……………
 3 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm -------------- 4 Dấu dẫn là một dãy dấu gạch
Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (tab đang hiện trong
mục TaBreak stop position).
Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo
nó ra khỏi thước để bỏ).
Clear All: Xóa tất cả các Tab hiện có.
Default tab stops: Qui định khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch).
Cách đặt các điểm dừng của Tab
Ký hiệu Tab
Cách 1: Sử dụng lệnh Format/ Tabs.
 Chọn lệnh Format/ Tabs để mở hội thoại Tab.
 Nhập vào hộp Tab Stop Possition con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái.
 Đặt các tùy chọn Alignment, Learder (nếu cần).
 Nhắp trên nút Set để thiết lập.
 Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước , , 
 Nhắp OK để đóng hội thoại Tab.
Cách 2: Sử dụng chuột
Trỏ chuột vào ký hiệu ? và nhắp để chọn dạng canh Tab.
Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab.

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab.
Thay đổi điểm dừng của tab
Trỏ chuột vào ký hiệu Tab nằm trên thước ngang.
Bấm giữ chuột trái vào kéo đến vị trí mới trên thước.
IX. Định dạng Change Case
Word có thể chuyển đổi giữa các loại chữ: chữ in hoa thành chữ thường và ngược
lại một cách nhanh chóng mà không cần phải gõ lại ký tự đó
Cách thực hiện:
Chọn phần văn bản cần chuyển đổi.
Vào menu Format / Change Case
+ Sentence case: ký tự đầu là chữ in hoa, còn lại là
chữ thường
+ lowercase: toàn bộ là chữ thường
+ UPPERCASE: toàn bộ là chữ hoa
+ Title Case: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường
+ tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường/chữ hoa so với ban đầu
- Nhấn Ok để kết thúc.
Ghi chú:

Soạn thảo văn bản

Trang

22


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

+ Có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ
+ Với tiếng việt, việc chuyển đổi loại chữ không hoàn toàn chính xác

+ Có thể sử dụng chương trình VietKey hoặc Unikey để chuyển đổi loại chữ
thường/chữ in hoa

Soạn thảo văn bản

Trang

23


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

BÀI 3: ĐỒ HỌA VÀ CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐẶC BIỆT
I. Hình ảnh (Picture)

1. Chèn các hình ảnh
Người dùng có thể nhập các bức hình, tranh ảnh vào văn bản bằng cách chèn nội
dung của file hình ảnh từ thư viện hình có sẵn trong word (Clip Art), hoặc bằng cách sao
chép một khối đồ họa từ một chương trình khác bất kỳ và dán vào tập tin văn bản Word
của mình.
Sau khi đối tượng đồ họa này đã được chèn vào tài liệu thì đối tượng này trở thành
một phần tử của word.
Chèn Picture từ các chương trình khác
- Chọn hình ảnh cần chèn vào từ các chương trình khác và sao đó chọn lệnh copy
từ menu Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
- Đặt điểm chèn tại vị trí thích hợp để dán đối tượng
hình vào.
- Chọn lệnh Edit > Past hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Chèn tập tin ảnh
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

Chọn menu lệnh Insert > Picture > From File
Mở hộp thoại Insert Picture > chọn hình ảnh cần chèn > nhấn Insert để chèn vào

Chèn hình ảnh có sẵn trong Word (Clip Art)
Clip Art là những hình ảnh dạng vecter. Khi chúng
ta thay đổi kích thước không làm giảm chất lượng hình
ảnh.
Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn Picture vào tài
liệu.
Chọn menu Insert / Picture / Clip Art.
Hiện khung tìm kiếm Search, sau đó gõ nội dung
hình ảnh cần tìm vào, chọn ảnh trong các giá trị tìm được,
Click đúp lên ảnh vừa tìm để chèn vào.
Soạn thảo văn bản

Trang

24


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Có thể Click vào “ClipArt Gallery” phía bên dưới để mở hộp thoại ClipArt
Gallery, ở đây hình ảnh được chia theo nhiều chủ đề.
ClipArt Gallery: là thư viện hình ảnh, âm thanh, video
đi kèm theo chương trình Word

2. Định dạng và chỉnh sữa các hình ảnh
Chọn đối tượng cần định dạng.
Vào menu Format / Object hoặc Click đúp lên hình

chọn Format Object (Object có thể là Text box, Picture,
Object, Autoshape hoặc WordArt), xuất hiện hộp thoại.
Colors and lines: Chọn màu nền, chọn
màu, kiểu và độ dày cho các đường chéo.
Size: Đặt lại kích cỡ hoặc quay đối
tượng.
Layout: Chọn kiểu bao quanh và cách
đóng lề theo phương ngang. Để chọn thêm các
kiểu bao quanh khác, chọn nút Advanced…
Picture: Chỉ dành cho các bức tranh,
cắt xén tranh, chuyển đổi màu của tranh và đặt
độ sáng cũng như độ tương phản.
Text box: Chỉ dành cho hộp văn bản,
dùng để thay đổi lề của văn bản và cạnh của
hộp.
Sử dụng thanh công cụ Picture: view /
Toolbars / Picture.

 

 

  
Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ Picture:
 Reset: Trả hình về trạng thái ban đầu.
 Set Transparent Colors: Tạo những điểm sáng trong ảnh.
 Format Picture: Mở hội thoại Format Picture .
 Text Wrapping: Chọn cách thức văn bản bao quanh ảnh.
 Line style: Chọn kiểu đường vẽ.
 Crop: Cắt xén bớt ảnh.

 More/Less Brightness: Tăng/Giảm độ sáng.
 More/Less Contrast: Tăng/Giảm độ tương phản.
 Image Control: Chọn ảnh màu hay ảnh trắng đen.
 Insert Picture: Mở hội thoại Insert Picture để chèn ảnh.



3. Text Box
Text Box là một đối tượng hình có dạng hình chữ nhật, trong Text Box có
thể chứa các đối tượng khác như văn bản (Document), ảnh (Picture), biểu bảng (Table)…
Việc định dạng Text Box giống như định dạng đối tượng hình.
Cách vẽ Text Box

Soạn thảo văn bản

Trang

25


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Vào Menu hoặc nhắp chọn công cụ Text Box
trên thanh Drawing, con trỏ
chuột sẽ có dạng +
Đặt con trỏ tại vị trí muốn vẽ, bấm giữ chuột trái và kéo để vẽ.
Nhập và định dạng cho văn bản trong Text Box như văn bản bình thường
Di chuyển Text Box
Trỏ chuột vào biên của Text Box để chọn, khi trỏ chuột có dạng mũi tên 4 cạnh và
4 góc

Bấm giữ phím chuột trái và kéo Text Box đến vị trí mới.
Điều chỉnh kích thước Text Box
Nhắp trên Text Box để chọn, khi đó 4 góc và 4 cạnh của Text Box xuất hiện các
nốt vuông.
Trỏ chuột vào các nốt này, khi chuột có dạng <-> thì kéo để thay đổi kích thước.
Tô nền trong Text Box
Nhắp trên Text Box để chọn.
Nhắp trên nút Fill Colors và chọn màu tô.
Chọn kiểu đường và độ rộng đường bao
Nhắp trên Text Box để chọn.
Nhắp trên nút Dash Style để chọn đường liên tục hay đứt đoạn, nút Line Style
chọn kiểu đường và độ rộng.
Tạo chữ đứng trong Text Box
Nhắp chọn công cụ Text Box trên thanh Drawing.
Kéo chuột vẽ Text Box.
Nhập văn bản vào trong Text Box.
Nhắp trên nút công cụ Change Direction để thay đổi hướng văn bản.

4. Word Art
Là một công cụ cho phép tạo
các kiểu chữ đẹp
Cách tạo
Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo.
Vào menu Insert / Picture /WordArt
hoặc click vào nút
trên thanh công cụ
Drawing.
- Chọn kiểu WordArt từ hộp thoại
WordArt Gallery và click OK.
Hộp thoại Edit WordArt Text xuất

hiện, nhập văn bản, chọn Font chữ, Size và
kiểu chữ, sau đó click OK.
Định dạng cho WordArt
 Định dạng kiểu bao phủ
Khi tạo WordArt xong, bước này rất cần
thiết để thể hiện WordArt lên màn hình, mặc
nhiên khi muốn định dạng WordArt trỏ chuột
vào WordArt sẽ xuất hiện hộp thoại WordArt
hoặc phải chuột vào đối tượng WordArt /
Format WordArt, hộp thoại Format WordArt sẽ
xuất hiện, định dạng WordArt tương tự như
định dạng các đối tượng hình ảnh. Trước tiên
Soạn thảo văn bản

Trang

26


Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

chọn lớp Layout
Trong hộp thoại Layout có các định dạng sau:
Inline with text: tách biệt với văn bản
Square:có một khung viền chữ nhật riêng biệt với văn bản
Tight: nằm khít với văn bản
Behind text: nằm dưới văn bản
In front of text: nằm trên văn
bản
 Di chuyển Wordart

Để di chuyển WordArt, đầu tiên
phải phải định dạng layout trước, sau
đó di chuyển chuột đến WordArt sẽ có
biểu tượng con trỏ 4 mũi tên, tiếp đó
nắm kéo di chuyển đến vị trí khác
 Thay đổi kích thước WordArt
Bao quanh chữ WordArt có 8
nút tròn là 8 handle, khi đưa chuột vào
handle này sẽ có các hình mũi tên đen
2 đầu, sau đó nắm kéo để thay đổi kích
thước
 Định dạng 3D chữ WordArt (không gian 3 chiều)
Click chọn chữ WordArt cần tạo 3D.
Trên thanh công cụ Drawing click chọn công cụ 3D Style
Chọn kiểu 3D cần định dạng.
Để chọn chi tiết cho
3D, click chọn 3D Settings,
thanh công cụ 3D Settings
xuất hiện, trên đó sẽ có nhiều kiểu mẫu để lựa chọn.
 Định dạng bóng đỗ (Shadow)
Trên thanh công cụ Drawing, click chọn nút Shadow Style, chọn
kiểu Shadow thích hợp .
Để điều chỉnh chi tiết cho bóng đỗ, click chọn Shadow Settings, thanh công cụ
Shadow Settings hiện ra. Trên đó, chọn kiểu định dạng bóng đỗ thích hợp:
+ Shadow On/Off: Tắt mở chế độ bóng đỗ.
+ Nudge Shadow Up: Đưa bóng đỗ lên.
+ Nudge Shadow Down: Đưa bóng đỗ xuống.
+ Nudge Shadow Left: Đưa bóng đỗ trái.
+ Nudge Shadow right: Đưa bóng đỗ phải.
+ Shadow color: Chọn màu cho bóng đỗ.

 Các chức năng trên thanh công cụ WordArt
Nếu thanh công cụ WordArt chưa có, mở thanh này bằng cách, vào menu View /
Toolbar / Word Art. Thực hiện tương tự để mở các thanh công cụ khác khi cần thiết.
Chọn kiểu hình dạng cho WordArt
Trên thanh công cụ WordArt, click chọn WordArt shape, chọn kiểu hình dạng
thích hợp

Soạn thảo văn bản

Trang

27