Luận văn kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán tổng hợp

Luận văn
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế
toán tổng hợp

1


Lời nói đầu

Bộ máy chính quyền Nhà nước được tổ chức thành một hệ thống thống nhất
theo nguyên tắc tập trung dân chủ bao gồm chính phủ và chính quyền các cấp địa
phương, mỗi cấp chính quyền có quỹ NSNN riêng để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình. NSNN là toàn bộ các khoản thu chi của NN trong dự toán đã được cơ
quan NN có thẩm quyền quyết định và thực hiện trong một năm để đảm bảo thực
hiện các chức năng và nhiệm vụ của NN.
Cơ quan Tài chính và kho bạc nhà nước( KBNN) có trách nhiệm quản lý
NSNN, các quỹ khác và tài sản của NN ở các cấp NS. Để quản lý NSNN có hiệu
quả, cần phải được cung cấp thông tin kinh tế kịp thời và đầy đủ. Các đơn vị dự
toán và các cấp chính quyền phải tổ chức bộ máy kế toán ngân sách phù hợp để
thực hiện chức năng cung cấp thông tin và chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt
động kinh tế. Kế toán có vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất trong hệ
thống công cụ phục vụ quản lý kinh tế, cung cấp thông tin kinh tế có tính đầy đủ
hợp lý, khách quan và rất tin cậy giúp cho các cấp lãnh đạo NN hoạch định chiến
lược và đề ra các kế hoạch, chính sách, biện pháp quản lý kinh tế vĩ mô và có hiệu
lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế và làm căn cứ để kiểm tra,
kiểm soát tình hình thực hịên các kế hoạch, các chính sách và biện pháp kinh tế của
NN đề ra. Kế toán NSNN là nghệ thuật phản ánh, ghi chép và kiểm soát các hoạt
động kinh tế có liên quan đến quá trình hình thành, phân phối và sử dụng NSNN.
Được sự đồng ý của Ban giám hiệu trường TH Kinh tế Hà Nội và sự giúp đỡ
của trường THCS Vĩnh Hưng. Em đã thực tập tại đơn vị hơn 1 tháng, với khoảng
thời gian này em đã giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng, ý nghĩa công việc kế

toán HCSN. Trong quá trình học tập em đã được các thầy cô giáo trang bị những
kiến thức nhất định và khi thực tập em đã được sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô chú
trong đơn vị. Đó là những hành trang giúp em bước vào ngành, em có dịp làm quen
2


với công tác kế toán ở " môi trường mới ". Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của
công tác kế toán em đã chọn đi sâu vào đề tài: Kế toán HCSN là kế toán tổng hợp.

Mục lục
Báo cáo gồm 3 phần chính:
 Phần 1: Các vấn đề chunng về kế toán HCSN
 Phần 2:Thực tế kế toán HCSN ở trường THCS Vĩnh Hưng
 Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị.

Chương I: các vấn đề chung về kế toán hcsn
I. Khái niệm, nhiệm vụ và yêu cầu chung của kế toán HCSN
1.1 Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các
loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu
chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
3


1.2. Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN.
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại
các đơn vị sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp, (gọi chung là các đơn vị
hành chính sự nghiệp).
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số

liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự
toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế
phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị hành chính sự
nghiệp, được nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc
quản lý ngân sách nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các
nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài
chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm
vụ chủ yếu sau:
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng
thu phát sinh ở đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của nhà nước, các tiêu chuẩn định mức kiểm tra
việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành tình
hình thu nộp NSNN, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo qui định. Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết để phục vụ
4


cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.Phân tích đánh giá hiệu
quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị.

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán về nội dung và phương
pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm baỏi cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
II. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
Mọi nghiệp kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân
sách của mọi đơn vị HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kế toán phải căn
cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ kế toán HCSN để ghi
nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình
tự luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế tài chính để đáp ứng yêu
5


cầu quản lý của đơn vị.Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán
trưởng của đơn vị qui định.
2.2 Vận dụng hệ thống tài chính kế toán :
Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị HCSN để phản ánh và kiểm
soát thường xuyên, liên tục tình hình vận động của kinh phí ở đơn vị HCSN.

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế
toán dùng cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình HCSN. Các đơn vị HCSN căn cứ
vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũn như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các
đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui định thêm
một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của đơn vị mình để sử dụngđảm
bảo phản ánh đầy đủ các hoạt đông kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng thông tin
và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước.
2.3. Lựa chọn hình thức kế toán:
Tuỳ thuộc vào qui mô đặc điểm hoạt động yêu cầu và trình độ quản lý điều
kiện trang thiết bị, mỗi đơn vị kế toánđược phép lựa chọn một hình thức kế toán
phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ
thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác tàI liệu, thông tin kinh tế
phục vụ cho công tác qủn lý hoạt đọng kinh tế tài chính trong đơn vị.các hình thức
kế toán dược áp dụng gồm:
- Hình thức kế toán nhật ký chung;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.
A.Hình thức nhật ký - sổ cái.

 Đặc điểm của hình thức nhật ký - sổ cái
_Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại
theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là nhật ký - sổ cái.
6


-Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết .

 Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này để ghi các nghiêp vụ kinh tế tàI chính vừa theo

thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ được mở cho tưng niên độ kế toán và được
khoá sổ hàng tháng.
_ Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết.
Số lượng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho
yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ đơn vị HCSN, như sổ tài sản cố định, Sổ
chi tiết vật liệu , thẻ kho...

 Trình tự và phương pháp ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi ghi
vào nhật ký sổ cái. Mỗi chứng từ ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Cuối kỳ tiến
hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu đảm bảo các quan hệ cân
đối sau:
Tổng cộng số tiền
ở phần NK (cột SPS)

Tổng số PS Nợ
=

của các TK (Sổ Cái)

Tổng số dư Nợ cuối kỳ của
Tất cả các tài khoản

Tổng số PS Có
=

của các Tk(sổ cái)

Tổng số dư Có cuối kỳ của tất
=

cả các tài khoản

 KháI quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái:
Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký – sổ cái.
Chứng từ
gốc
Sổ
quỹ

7 Nhật ký
sổ cái

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết


Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.

 Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức Nhật ký – sổ cái:
_ Ưu điểm: của hình thức kế toán này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào
sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
_ Nhược điểm :của hình thức kế toán này là khó phân công lao động kế toán
tổng hợp đối với đơn vị có qui mô vừa và vừa lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có
nhiều hoạt động kinh tế, do vậy sổ tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận tiện cho
việc ghi sổ.
B. Hình thức chứng từ ghi sổ.

 Đặc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều được
phân loại,tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào
sổ kế toán tổng hợp liên quan.
Tách rời trình tự ghi sổ theo theo thứ tự thời gian với trình tự ghi trên sổ kế
toán tổng hợp : Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ kế toán tổng hợp : bao gồm Sổ cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ cái: Là sổ dùng để hạch toán tổng hợp . Mỗi tài khoản được phản ánh
trên một trang sổ cái.
8


Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gianphản ánh toàn bộchứng
từ đã lập trong tháng. Sổ này dùng để quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đoói
chiếu số liiêụ với sổ cái. Mọi chứng từ ghi ổ sau khi đã lập xongđều phải đăng ký
vào sổ nàyđể lấy số hiệu ngày tháng .
- Sổ kế toán chi tiết : dùng để theo dõi các đối tượng kế toán được phản ánh
trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công tác quản
lý tài sản, và các hoạt động kinh tế trong đơn vị.
Ngoài ra, kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ ghi
sổ và Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản: là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát
tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài
sản,kết quả hoạt động của đơn vị.
Chứng từ ghi sổ: là sổ định khoản theo tờ.Chứng từ ghi sổ sau khi đã vào Sổ
đăng ký chứng từ thì mới được làm căn cứ ghi vào sổ cái.
Quan hệ cân đối:
Tổng só tiền trên = Tổng số phát sinh Nợ (hoặc Có)

sổ đăng ký chứng tư ghi sổ của tất cả các TK trong sổ cái
(hay BCĐ tài khoản).

Sơ đồ trình tự ghi sổ kt của hình thức ct ghi sổ.
Sổ
quỹ

Chứng từ
gốc (bảng
9
tổng hợp

Sổ, thẻ
hạch


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy
mô khác nhau.
Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho công tác phân công lao
động kế toán.
Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều,
công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến thời hạn lập
và gửi báo cáo kế toán.
C. Hình thức Nhật ký chung.
 Đặc điểm:
Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để
ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt.

 Sổ kế toán sử dụng:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
 Trình tự ghi sổ: thể hiện qua sơ đồ sau:
Sổ
quỹ

Chứng từ
gốc
Sổ

10

Sổ, thẻ
kế toán


Bảng
tổng
hợp chi

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có qui
mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều.
Ưu điểm: hình thức kế toán rõ ràng, dễ hiểu, mẫu số đơn giản, thuận tiện cho
việc phân công lao động kế toán, cơ giới hoá công tác kế toán.
Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp.
III..Hình thức kế toán trên máy vi tính:

a) đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên MVT .Có nhiều
chương trình phần mềm KT khác nhau về tính năng kĩ thuật và tiêu chuẩn ,điều
kiện áp dụng .Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba
hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức KT quy định trên đây .Phần mềm Kt
tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ KT nhưng phảI đảm bảo in được đầy đủ
sổ kế toánvá báo cáo tài chính theo quy định .
Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phảI đảm bảo các yêu
cầu sau:
11


-Có đầy đủcác sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng
yêu cầu kế toán theo quy định.
-Thực hiện đúng các quy định về mở sổ ,ghi sổ ,khoá sổ và sửa chữa sổ kế
toán theo quy định của Luật kế toán ,.các văn bản hướng dẫn thi hành Luật KT của
chế độ kế toán này.
-Đơn vị phảI căn cứ vào các tiêu chuẩn ,điều kiện của phần mềm kế toán do
bộ tài chính quy định Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn
phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị .
b) Các loại của hình thức kế toán trên MVT :phần mềm kế toán dược thiết kế
theo loại sổ của hình thức kế toán đó .Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn
toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay ,tuy nhiên phảI đẩm bảo các nội dung theo quy
định .
c) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT : Hàng ngày kế
toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã
được kiểm tra ,xác định tài khoản ghi Nợ ,tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào
máy tính theo các bảng ,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán .
Theo quy trình của phần mềm kế toán ,các thông tin được nhập vào máy theo
từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cáI hoặc Nhật ký –Sổ

cái) và các sổ ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan .
Cuối tháng ,kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính
.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự đoọng và
luôn đảm bảo chính xác ,trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.Người
làm kế toán có thể kiểm tra ,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán vói báo cáo tài chính
sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán ,sổ kế toán được in ra giấy ,đong sthành quyển và thực hiện
các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay .

12


Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT được thể hiện như
sau:

Chứng từ
kế toán

Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán

Phần mềm kế
toán

Máy vi
tính

Sổ kế
toán

-sổ tổng
hợp
-sổ chi
Báo cáo
tài

Nhập số liệu hàng ngày
In sổ ,báo cáo cuối tháng
đối chiếu ,kiểm tra

3. Lập và gửi báo cáo tài chính.
Việc lập báo cáo tài chính khâu cuối cùng của quá trình trong công tác kế
toán. Số liệu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát, tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của nhà nước…và tình hình sử dụng từng loại
kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát
các khoản chi, quản lý tài sản của nhà nước, tổng hợp phân tích đánh giá các hoạt
động của mỗi đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn vị HCSN có tác dụng
và ý nghĩa rất lớn trong vịêc quản lý sử dụng nguồn kinh và quản lý NSNN.Vì vậy
đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy đủ kịp thời các báo cáo tàI chính theo
đúng mẫu biểu qui định

13


Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chị trách nhiệm về số liệu báo cáo,
vì vậy cần kiể tra chặt chẽ số liệu trước khi gửi đi.
3.1. Tổ chức kiểm tra kế toán.
Kiểm tra kế toán là biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về kế
tóan được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách
quan.

Các đơn vị HCSN không những chịu kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp
trên và cơ quan tàI chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác kế
toán của đơn vị mình.Công việc kiểm tra kế toán phải được tiến hành thường xuyên
liên tục.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính , kiểm tra việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí, kiểm
tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độthể lệ tài chính.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng phảI chấp hành lệnh kiểm tra kế toán
và có trách nhiệm cung cấp số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được
thuận lợi.
3.2. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản.
Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật
tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có
để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra, các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
(trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị...).
3.3. Tổ chức bộ máy kế toán.

14


Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như: lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung
nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán.
ở các đơn vị HCSN, bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp với
từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị hành
chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp bao gồm các đơn vị dự toán cấp I, cấp II và
cấp III.

Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp I và cấp III. Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Trưởng
phòng kế
toán đơn

Kế
toán
vốn

Kế toán
vật tư,
tài sản

Kế
toán
nguồn

Kế toán
tổng
hợp, báo

Bộ phận kế
toán các

Bộ phận kế
toán thanh
Các nhân
viên kế

toán ở các

ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc (chỉ có 2 cấp:
cấp I và cấp III hoặc có đầy đủ 3 cấp), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức gồm
một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp I và các phòng kế toán của các đơn vị dự
toán cấp dưới trực thuộc (cấp II và cấp III). Bộ máy kế toán trong các ngành này
được thể hiện qua sơ đồ sau:
15


Trưởng phòng kế
toán đơn vị dự
toán cấp trên

Kế
toán
vốn

Kế toán
vật tư,
tài sản

Kế
toán
thanh

Kế toán
nguồn
kinh phí,
kế toán

Bộ phận
kế toán
tổng hợp
lập Báo

Phụ trách kế toán
của các đơn vị dự
toán cấp dưới

Phân chia các công
việc theo từng phần
hành kế toán
3.4 Nội dung các phần hành kế toán.
3.4.1. Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán tiền mặt:
Để hoạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền Mặt
a) Công dụng:

16


Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị
bao gồm tiền Vịêt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ và các chứng chỉ có giá.
b) Nguyên tắc hạch toán tài khoản này:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý, đóng vai
trò là thanh toán) thực tế xuất , nhập quỹ.
- Kế toán tiền mặt phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có tình
hình biến động của các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị

luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và quỹ tiền mặt. Mọi
chênh lệch phát sinh phải xác định đúng nguyên nhân báo cáo lãnh đạo. kiến nghị
biện pháp xử lý chênh lệch.
-Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh và các quy định trong chế độ
quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục chi, thu, nhập quỹ,
xuất quỹ kiểm soát trước , giữ quỹ và kiểm kê của Nhà Nước.
c) Kết cấu và nội dung:
Nợ

TK 111

Có

Các khoản tiền mặt do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,

Các khoản tiền mặt giảm, do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,

bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)

bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
(trường hợp tỷ giá giảm).

SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 Tiền Mặt có 4 tài khoản cấp 2:

17


+Tài khoản 1111- tiền Việt Nam- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền
Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu)
+ Tài khoản 1112- Ngoại tệ- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ
(theo đồng Việt Nam)
+ Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh tình hình nhập
quỹ, xuất quỹ.
+ Tài khoản 1114- Chứng chỉ có giá- phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho, tồn
quỹ loại chứng chỉ có giá trị như: sổ tiết kiệm, kỳ phiếu , tín phiếu.
d) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt :

TK 112

TK 111- Tiền mặt

TK112

Rút tiền gửi ngân hàng,

Nộp tiền mặt vào ngân

kho bạc về quỹ tiền mặt

hàng

TK 461,441,462

TK 152,155

Nhận các khoản kinh phí

Chi tiền mặt mua vật

bằng tiền mặt

liệu dụng cụ, hàng hoá

TK 331

TK 211,213
Thu hồi các khoản thu

Chi tiềnmặt mua vật

bằng tiền mặt

liệu dụng cụ, hàng hoá

TK 342

TK312

Thu hồi các khoản công

Chi tạm ứng

nợ hay thu hộ cấp dưới

TK 511

TK 622,631,TK241,661

Thu sự nghiệp, phí, lệ

Chi tiền mặt cho các

phí và các khoản khác

khoản chi phí

TK331

TK331,332,333

Số thừa quỹ khi kiểm kê

Trả nợ, nộp thuế, phí,

18

lệ phí khoản phải nộp

TK 413

TK413

Chênh lệch tăng do đánh

Chênh lệch giảm do đánh

giá lại

giá lại ngoại tệ

TK511

TK 152,155,211

Thu tiền bán hàng hoá,
dịch vụ
(chịu thuế GTGT theo

Chi tiền mua vật tư
hàng hoá
TSCĐ (chịu thuế GTGT

phương

theo phương pháp khấu

TK 3331

TK3313

Thuế GTGT
phải nộp
Thuế

Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc:

GTGT

Để hạch toán tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc kế toán sử dụng tài khoản 112
“Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc".
a. Công dụng :
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tất cả các
loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân Hàng, Kho Bạc ( bao gồm tiền Vịêt Nam, ngoại tệ,
vàng ,bạc, kim khí quý , đá quý )
b) Nguyên tắc hạch toán :
- Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc là
các giấy báo có, báo nợ hay bảng sao kê của Ngân Hàng , Kho Bạc kèm theo các
chứng từ gốc.
- Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi (tiền
gửi về kinh phí hoạt động, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền khác theo
từng loại Ngân Hàng, kho bạc).Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số
liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân Hàng, Kho Bạc
19


quản lý.Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân Hàng ,Kho Bạc để xác nhận và
điều chỉnh kịp thời.

- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý lưu thông tiền
tệ và những quy định có liên quan đến luật Ngân sách hiện hành của Nhà Nước.
c. Kết cấu và nội dung

Có

TK 112

Nợ

- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi lại vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút tiền
ngân hàng, kho bạc.

gửi ngân hàng, kho bạc.

- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại
tệ tăng)

tệ giảm)

SD: Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng, bạc còn gửi tại ngân hàng kho
bac.

TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1121- "Tiền Việt Nam": Phản ánh số tiền hiện có và tình hình
biến động các khoản tiền Việt Nam ở đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc.
20

+ Tài khoản 1122 - "Tiền ngoại tệ": Phản ánh số hiện có và tình hình biến
động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, kho bạc.
+ Tài khoản 1123 - "Vàng, bạc, đá quý": Phản ánh số hiện có và tình hình
biến động giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý của đơn vị tại ngân hàng, kho bạc.

Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
TK 111

TK 112

Nộp tiền vào ngân
hàng, kho bạc

TK 111
Rút tiền gửi về
nhập quỹ

TK 411, 441

TK 150,155
Nhận vốn kinh

Mua vật liệu, dụng

doanh, vốn đầu tư
TK 461, 462
Nhận kinh phí hoạt

cụ, hàng hoá bằng
TK 211, 213
Mua TSCĐ bằng tiền
gửi ngân hàng, kho

động, dự án
TK 312

TK 331, 312
Thu hồi tạm ứng

Chi tạm ứng, thanh toán
các khoản phải trả bằng

TK 342

TK 333, 342,341

Thu hồi các khoản
công nợ của cấp

Nộp thuế, phí, lệ phí và

21

các khoản thanh toán


TK 311

TK 661,662,631,241
Chi phí bằng tiền gửi

Thu các khoản nợ

ngân hàng kho bạc

phải thu
TK 511
Thu các khoản thu

TK461,462
Cuối niên độ kế toán,
đơn vị phải nộp lại số

sự nghiệp phí và
TK413

TK 413
Chênh lệch giảm do đánh

Chênh lệch tỷ giá

giá

tăng do đánh giá
TK511

TK152,211,155
Mua vật tư, hàng hoá,

Thu bán sản phẩm,

TSCĐ dùng

hàng hoá

SXKD chịu thuế GTGT

TK3331

TK3111

Thuế GTGT đầu
vào

3.4. Kế toán vật
tư ,GTGT
TSCĐ.
Thuế
phải
nộp

Kế toán vật tư tài sản: là công tác kế toán phản ánh số lượng, giá trị hiện có
và tình hình biến động vật tư, sản phẩm hàng hoá của đơn vị;
Ngoài ra, kế toán vật tư TSCĐ còn phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị
hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến đọng của tài sản cố định,
công tác đàu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
Kế toán vật liệu dụng cụ:
a.

Nguyên tắc:

- Kế toán nhập xuất vật liệu dụng cụ phải ghi theo giá thực tế đích danh
- Các chi phí có liên quan như chuyển khoản bốc dỡ bảo quản được phản ánh
trực tiếp vào TK 661 hoặc 662

22


- Kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật
tư hàng hoácả về giá trị.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua vật tư hàng hoá và
sử dụng vật tư cho sản xuất.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp bán hàng tồn kho cung cấp thông tin
dịch vụ cho việc lập Báo cáo Tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
b.

Tài khoản sử dụng: TK 152

Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật
liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị
 Nội dung và kết cấu:
TK 152_ NLVL
_ Giá trị thực tế NL,VL nhập

_Giá trị thực tế NL, VL xuất kho
_ Giá trị NL ,VL phát hiện

kho(do mua ngoài, cấp trên cấp )

_ Giá trị NL ,VL phát hiện thừa khi

thiếu khi kiểm kê

kiểm kê
Só dư: Giá trị thực tế NL,VL hiện
còn trong kho của đơn vị.
 Chứng từ kế toán sử dụng.
- Phiếu nhập kho - Thẻ kho

- Bảng kê

- Phiếu xuất kho - Sổ cái TK 152.
Sơ đồ
3.1. Phương pháp kế toán vật liệu, dụng cụ
Để hạch toán nguyên liệu vật liệu, kế toán TK 152
- “Nguyên liệu,vật liệu”.
111,112,3
12VL
331, 461,

TK 152 NLVL

Thuế GTGT 3113
Nếu

DC mua vào được chiết
khấu thương mại, giảm
giá chiếtkhấu TT

23
NLVL mua ngoài nhập kho
(theo
p2)ngoài nhập kho
NLVL
mua

NLVL xuất kho sử dụng
Cho hoạt động HCSN, dự

111,112,3
–
31
661,


3.2. Phương pháp kế toán sản phẩm hàng hoá:
Để hạch toán sản phẩm, hàng hoá được sử dụng TK 155 - "Sản phẩm,
hàng hoá".
Phương pháp kế toán sản phẩm hàng hoá.
155 - sản phẩm, hàng hoá.
631

111, 112, 331...
Hàng hoá mua vào được chiết
khấu thương mại, chiết toán,
khấu thanh giảm giá.

Nhập kho sản phẩm, sản xuất hoàn
thành.

661, 662, 635
SPthu được từ hoạt động chuyên
môn, thử nghiệm... nhập kho.

531 (SN có thu)
511 (HCSN khác)
Xuất kho sản phẩm, hàng hoá
để bán.

111, 112,
3113
312, 331
Hàng hoá mua về nhập kho ( theo
phương pháp khấu trừ).

661, 662, 635,
631, 241.
Xuất kho sản phẩm, hàng hoá
sử dụng cho hoạt động HCSN,
dự án, cho SXKD, XDCB.

Hàng hoá mua về nhập kho (theo
phương pháp trực tiếp).
3337

3118
Thuế nhập khẩu hàng hoá phải
nộp NSNN.

Sản phẩm, hàng hoá phát hiện

thiếu khi kiểm kê.

3331
Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
NSNN (nếu không được khấu trừ).
631
Hàng hoá thuê ngoài gia công
hoàn thành nhập kho.
331 (3118)
Hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê.

24


3.5 Kế toán TSCĐ
a Khái niệm
TSCĐ là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có kết cấu độc
lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để
thực hiện một số nhiệm vụ chức năng nhất định ( nếu thiếu một trong một trong
cácbộ phận thì cả hệ thống không hoạt động được). Đồng thời TSCĐ phải thoả mãn
2 điều kiên: TSCĐ có giá trị từ 5triệu trở lên và có thời gian sử dụng trên một năm.
* Tài sản cố định vô hình là tài không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện
một lượng gía trị được đàu tư, tri trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích hoặc
các nguồn có tính kinh tế mà giá trị của chúng suất phát từ các đặc quyền hoặc
quyền của đơn vị như giá trị quyền sử dụng, giá trị bằng phát minh sáng chế
 Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất, có
đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ
quản lý tài chính.
b. TK kế toán sử dụng:
TK 211- Tài sản cố định hữu hình

TK 213- Tài sản cố định vô hình
Công dụng:
+TK 211- Dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động, các loại
TSCĐ hữu hình của đơn vị
* TK 211- TSCĐ HH có những TK cấp 2 sau:
+ TK 2111- Đất
+ TK2112: Nhà cửa, kiến trúc
+ TK3113- Máymóc thiết bị
+ TK 2114- Phương tiện vận tải, truyền dẫn
+ TK 2115- Phương tiện quản lý
+ TK2118- TSCĐ HH khác
25