bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 3 quy trình kỹ thuật mua hàng 1

Chương 3

QUI TRÌNH VÀ KỸ THUẬT MUA HÀNG
1.
2.
3.
4.

Quy trình mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Giá trong mua hàng
Kiểm tra chất lượng


1. QUI TRÌNH KỸ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
Các bước của quá trình đặt hàng:
1. Đưa ra nhu cầu;
2. Kiểm tra nhu cầu;
3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp;
4. Chuyển đơn hàng;
5. Theo dõi đơn hàng;
6. Nhận hàng giao;
7. Kiểm tra chất lượng và số lượng;
8. Kiểm tra hóa đơn và thanh toán;
9. Lưu đơn hàng.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.1. Đưa ra nhu cầu:
1.1.1 Sản phẩm tiêu dùng không thường xuyên:
-

Xác đònh nhu cầu từ kế hoạch sản xuất.

-

Cần có một chương trình cung ứng chi
tiết, cho từng giai đoạn, ở từng phân
xưởng, phòng ban.

-

Xác đònh tốt nhu cầu giúp giữ tồn kho ở
mức tối thiểu.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.1. Đưa ra nhu cầu:
1.1.2- Sản phẩm tiêu dùng thường xuyên:
-

Được quản lý bởi hệ thống quản lý tồn
kho.
Đặt hàng theo chu kỳ.
Cần có phiếu kho để theo dõi. Cần có hỗ
trợ của hệ thống tin học khi có nhu cầu.
Cần có một qui trình đặc biệt cho mua
hàng.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1. Đưa ra nhu cầu:
1.1.3- Nhu cầu không dự kiến và không lặp lại
Yêu cầu:
-

Mô tả chi tiết của nhu cầu
Mã số hàng hoá (nếu có)
Số lượng mong muốn
Thời hạn mong muốn có để sử dụng
Đề nghò mua hàng có ký duyệt của ban giám đốc và
chuyển đến phòng thu mua.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.1. Đưa ra nhu cầu:
1.1.4- Trường hợp đặt hàng khẩn cấp:
Cần có một qui trình đặt hàng khẩn cấp.
Lý do đặt hàng khẩn cấp:
Hết hàng tồn kho (quản lý kém)
Lỗi của chương trình sản xuất
Dự báo nhu cầu kém
Thay đổi thường xuyên và không quản lý theo
danh mục.
Không kết hợp tốt với bộ phận mua hàng.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

2. Kiểm tra nhu cầu:
Kiểm tra nhằm xác đònh

nhu cầu đúng và phù hợp
để có một quyết đònh mua
hàng mang tính kinh tế.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.2.

Kiểm tra nhu cầu (tt):

Một số câu hỏi cần đặt ra khi kiểm tra nhu cầu:
- Thò trøng thiếu hàng, trong kho có loại nào
có thể thay thế được không ?
- Yêu cầu mua hàng này thường xuyên hay
không thường xuyên?
- Yêu cầu mua thiết bò đặc biệt này có đủ thông
tin kỹ thuật?
- Yêu cầu mua hàng với số lượng quá ít thế này
có mang tính kinh tế cho công ty không ?


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:
Có nhiều bước để chọn lựa nhà cung cấp:

-

Xếp hạng các nhà cung cấp, nếu được.
Gởi gọi thầu hoặc tra cứu các nhà cung
cấp này

Thương lượng
Đánh giá những nhà cung cấp này
Lựa chọn cuối cùng.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.4.

Chuyển đơn hàng:

Những thông tin thường có trên đơn đặt hàng:
-

Tên và đòa chỉ công ty đặt hàng
Số đơn đặt hàng và ngày đặt hàng
Tên và đòa chỉ nhà cung cấp
Mô tả và số lượng sản phẩm được đặt hàng
Chỉ dẫn thông thường (tên kiện, số liên hoá đơn,..)
Chỉ dẫn gửi hàng (nơi đến, phương thức vận chuyển, lộ
trình)
Ngày giao hàng
Điều kiện thanh toán
Chiết khấu
Chữ ký của cán bộ thu mua.


1. TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.5.

Theo dõi đơn hàng:

Hiệu quả cho những đơn hàng quan trọng
-

Cán bộ thu mua không chỉ quan tâm đến giá, mà còn có
trách nhiệm đối với ngøi sử dụng về thời hạn, số lïng
giao và đưa vào sử dụng đúng chỗ cần thiết


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.5.

Theo dõi đơn hàng (tt):

Các bước theo dõi đơn hàng:
- Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đã nhận đơn hàng
- Tổ chức liên hệ nhắc nhở nhà cung cấp : dựa trên sự
đánh giá đơn hàng (điện thoại, thăm viếng, văn bản,…)
- Lập hồ sơ theo dõi để đánh giá nhà cung cấp sau này.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.6.

Nhận hàng giao:

Do bộ phận nhận hàng đảm nhiệm dưới trách
nhiệm của phòng thu mua

-

Nhận chuyến hàng đến do nhà vận chuyển hay nhà
cung cấp chuyển đến.
Ký nhận việc dỡ hàng
Xác đònh và nhập tất cả những hàng hoá vào kho.
Thông tin việc nhận hàng cho phòng thu mua, nơi sử
dụng và kiểm tra;
Chuyển nhanh nhất đến nơi sử dụng


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.7.Kiểm tra số lượng, chất lượng:
Kiểm tra số lượng:
Được chính thức ghi vào phiếu nhận hàng. Phiếu này chỉ rõ:

-

Tên nhà cung cấp
Số đơn hàng
Số lượng nhận
Số lượng bỏ đi (hư, bể do quá trình vận
chuyển)


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.7. Kiểm tra số lượng, chất lượng:
Kiểm tra chất lượng:

-

Qui trình kiểm tra phải do nhà cung cấp thực hiện

-

Có thể kiểm tra đònh kỳ trên mẫu.

-

Đối với hàng tiêu chuẩn thì chỉ kiểm tra tổng thể đơn giản

-

Nên kiểm tra ngay khi nhận hàng.


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.8. Kiểm tra hóa đơn và thanh toán:

- Việc kiểm tra hoá đơn thuộc phòng
thu mua và kế toán
- Kiểm tra hoá đơn phải dựa trên hồ sơ
nhận hàng
- Mua hàng trả ngay cần có xử lý hành
chính nhanh


1. QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.9.

Lưu đơn hàng:

-

Để kiểm tra nội bộ và chứng minh hợp pháp

-

Về mặt pháp lý, phải lưu đơn đặt hàng và hoá đơn cho
việc bảo hành và trình thuế.

-

Để bổ sung hồ sơ nhà cung cấp, cập nhật sự hoàn thiện
của họ trong hồ sơ đánh giá sau này


2. ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
 Nhiệm

vụ cơ bản của quá trình quyết
đònh mua

 Bước

quan trọng để xử lý đơn hàng

2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

2.1.1- Tiêu chuẩn cổ điển:
-

Chất lượng nhà cung cấp

-

Việc tôn trọng ngày giao hàng

-

Chi phí mua hàng bao gồm giá mua hàng,
điều kiện thanh toán và các chi phí liên
quan…


2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp
2.1.2- Các tiêu chuẩn khác:
Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp
Dòch vụ kỹ thuật sau bán hàng và bảo trì
Khả năng hội nhập
Khả năng sản xuất
Khả năng tài chính (Trong trường hợp mối
quan hệ với nhà cung cấp này cần theo dõi)
Khả năng xoay sở của ban điều hàng công ty


2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

Thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn đánh
giá nhà cung cấp :
1.

Tiêu chuẩn cực kỳ quan trọng

2.

Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng
cao

3.

Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng
trung bình

4.

Tiêu chuẩn kém quan trọng.


2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp
1.

Tiêu chuẩn cực kỳ quan trọng :

chất lượng

2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

2. Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng
cao:
-

Giao hàng
Sự hoàn thiện trong quá khứ,
Bảo hành,
Khả năng sản xuất,
Giá,
Khả năng kỹ thuật,
Vò thế tài chính.


2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp
3. Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng trung
bình:
Khả năng hội nhập vào qui trình,
Hệ thống thông tin,
Danh tiếng, lợi ích được thể hiện,
Kỹ năng điều hành, kiểm tra nghiệp vụ,
Dòch vụ sau bán hàng, thái độ của nhân viên bán hàng,
Cảm giác nhận đïc từ nhân viên bán hàng,
Sự hài lòng về cách đóng gói,
Theo dõi hồ sơ khách hàng, vò trí đòa lý,
Sự quan trọng của các giao dòch đã có,
Đề nghò đào tạo.

2.1- Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

4. Tiêu chuẩn kém quan trọng:
thỏa thuận về sự hỗ trợ qua
lại.