Bài giảng môn khoa học hành chính CÔNG TÁC văn THƯ – lưu TRỮ

CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRƯ

GV: Phan Thị Thu
Nga


I. Công tác văn thư

1

Những vấn đề chung về
công tác văn thư

I

2

Nôôi dung nghiêôp vụ công tác
văn thư

2

www.themegallery.com


1. Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1

Khái niêôm

1.2

Nguyên tắc, Yêu cầu chung

1.3

Ý nghĩa

1.4

Trách nhiêôm

www.themegallery.com


1.1. Khái niêệm
Công tác văn thư bao gồm các công việc về:
- Soạn thảo, ban hành văn bản;
- Quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt đôông của CQ, TC;
- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

www.themegallery.com


Tại sao nói công tác văn thư ảnh hưởng
trực tiếp đến hoạt động QLHCNN? Nêu 1
VD cụ thể do không làm tốt CTVT đã gây
hậu quả đối với hoạt động QLHCNN?

www.themegallery.com


1.2. Nguyên tắc, yêu cầu chung
Viêôc thực hiêôn nghiêôp vụ văn thư cần

NGUYÊN
TẮC

đảm bảo nguyên

tắc thống nhất về

trình tự, thủ tục; biểu mẫu, thuâ tô ngữ
theo quy định pháp luâ tô và quy định cơ
quan, tổ chức

www.themegallery.com


1.2. Nguyên tắc, yêu cầu chung

NHANH CHÓNG

HIÊôN ĐẠI

YÊU CÂU

BÍ MÂôT

CHÍNH XÁC


Nhanh chóng

-

Tất cả các khâu nghiêôp vụ của CTVT

-

Chọn lựa CB,CC có năng lực


Chính xác

-

Chính xác về nôôi dung

-

Chính xác về thể thức

-

Chính xác về khâu kỹ thuâôt nghiêôp vụ

Bí mâật
Theo quy định của Pháp lêênh Bảo vêê bí mâêt QG
-

Quản lý VB

-

-

Soạn thảo VB

Chọn lựa CB, CC

Bố trí phòng làm viêôc …


Hiêận đại

-

Trang thiết bị VP hiêôn đại

Ứng dụng CNTT vào công tác VT

-

CB có năng lực, trình đôô

1.3. Ý nghĩa
Đảm bảo Thông tin cho hoạt đôêng quản lý của CQ, TC;
Nâng cao Hiêôu suất và Chất lượng công tác của CQ, TC;
Phòng chống bêênh quan liêu, giấy tờ; Góp phần cải cách
thủ tục hành chính nhà nước;
Giữ gìn bí mâôt Đảng, Nhà nước và cơ quan; Phòng ngừa
vi phạm pháp luâ tô
Giữ gìn, lưu trữ hồ sơ, tài liêêu giá trị phục vụ công tác
trước mắt và lâu dài,

www.themegallery.com


1.4 Trách nhiêệm đối với CTVT

Trách nhiêôm

Quản lý
Nhà nước

Trong cơ
quan, tổ
chức


Trách nhiêậm QLNN đối với CTVT

Chính Phủ

CP

Bôô Nôôi vụ

Bôệ NV

Cục VT - LT
UBND
các cấp
CQ,TC

Cục VT - LT

UBND các cấp/VP

CQ, TC


TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CQ, TC

NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
CHÁNH VP

CĐ
TM, TCTH

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

ĐĐ, NN

MỌI CÁ NHÂN

THỰC HIÊôN
các nhiêôm vụ cụ thể trong CTVT

VĂN THƯ

ĐIỀU 29 – NĐ 110


2. Nôệi dung nghiêệp vụ công tác văn thư
2.1

2.2

Soạn thảo, ban hành VB
(Chuyên đề KNSTVB)
Quản lý VB và tài liê u
ô hình thành
trong quá trình hoạt đôông của CQ,
TC

2.3

Quản lý và sử dụng con dấu

1.3
www.themegallery.com

2.2 Quản lý VB, TL trong quá trình HĐ của CQ, TC
2.2.1

2.2.2

2.2.3

Quản lý Văn bản đến

Quản lý Văn bản đi

Quản lý tài liêôu, lâôp hồ sơ hiêôn hành và
giao nôôp hồ sơ vào lưu trữ hiêôn hành

1.3
www.themegallery.com


2.2.1 Quản lý Văn bản đến
(Từ điều 12 đến điều 16 NĐ 110)

a. Khái niêôm
b. Nguyên tắc
c. Quy trình xử lý Văn bản đến
2

www.themegallery.com


a. Khái niêậm

Tất cả các loại văn bản, kể cả đơn, thư gửi
đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn
bản đến.

2

www.themegallery.com


a. Khái niêệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả
bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
2
(Khoản 2 Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV)
www.themegallery.com


CQ, TC, cá
nhân khác
• VB

QPPL

• VB Hành
chính

• VB chuyên
ngành

Nguồn
nào?

Cơ quan,
Tổ chức

• Đơn
• Thư
www.themegallery.com


VB đến từ những nguồn nào?
 Bưu điện
 Fax
 Mạng
 Gửi trực tiếp
 Cán bộ, công chức đi họp, hội nghi, hội thao mang về
 Cơ quan, tổ chức khác gửi cá nhân cơ quan, tổ chức mang
về
 Văn ban gửi đích danh co liên quan đến chức năng, nhiệm
vu cua CQ, TC

www.themegallery.com


b. Nguyên tắc QLVB đến
Môôt là, tất cả văn bản đến (ngoại trừ văn bản đến mà

pháp luâêt quy định khác) phải được quản lý theo trình
tư:
1. Tiếp nhâôn, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đế;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc viê c
ô giải quyết
văn bản đến.

www.themegallery.com


b. Nguyên tắc QLVB đến

Hai là, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được
tâ âp trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục
tiếp nhâên, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng
ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiêêm
giải quyết.

www.themegallery.com


b. Nguyên tắc QLVB đến

Ba là, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có
trách nhiêêm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải
quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức đô â khẩn phải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhâ ân được.
Viêêc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ
gìn bí mâ ât nô âi dung văn bản.

www.themegallery.com