Bài Giảng Phân Tích Công Việc

BAØI 3
PHAÂN TÍCH
COÂNG VIEÄC


NỘI DUNG






Khái niệm và vai trò của PTCV
Các thông tin cần có để PTCV
Quy trình thực hiện PTCV
Phương pháp thu thập thông tin
Xây dựng bản Mô tả công việc và bản
Mô tả tiêu chuẩn công việc


• Trong các hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp, bạn thường hay bắt gặp những lời than
phiền, chẳng hạn như:
• -”Đây không phải là việc của tôi!”
• - “Việc này không thuộc trách nhiệm của
tôi!”
• - “Nếu như biết trước tôi phải làm những việc
này thì tôi đã không xin vào làm việc ở đây!”
• - “Sếp giao cho tôi việc gì thì tôi làm chứ tôi
cũng không biết có đủ thẩm quyền để giải
quyết việc này không?”

• - “Tôi cũng làm những việc như anh kia, sao
lương của anh ấy cao hơn tôi?”
• V..v..


• => Tất cả những than phiền trên đều liên quan
đến một vấn đề, đó là nhân viên không có những
thông tin cụ thể về công việc của họ. Họ không
hiểu rõ những việc nào thuộc về quyền hạn và
trách nhiệm của họ, những yêu cầu cụ thể của
công việc đối với họ là gì và những kết quả công
việc mong đợi là gì. Hậu quả của vấn đề này là
công việc bò chồng chéo và nhân viên chán nản
với công việc.
• Những vấn đề trên có thể được khắc phục nếu DN
có những thông tin cụ thể và cập nhật về mọi
c.việc trong DN. PTCV là một hoạt động thiết yếu
mà DN nên thực hiện để có những thông tin này.


I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CỦA PTCV
1. Khái niệm PTCV
2. Các trường hợp cần PTCV
3. Vai trò của PTCV


1. Khái niệm PTCV
Là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những
công việc cụ thể trong Tổ chức để xây

dựng bản Mô tả công việc( Job
Description) và bản tiêu chuẩn nhân viên
(Specification)


Bản mô tả công việc
Là bản thông tin liên quan đến quyền hạn,
trách nhiệm, quyền lợi, nghóa vụ của người
thực hiện công việc, điều kiện làm việc,
các mối quan hệ cần thiết, kết quả công
việc khi hoàn thành


BẢN TIÊU CHUẨN
NHÂN VIÊN
Là bản thông tin liên quan đến
người thực hiện công việc như
tuổi tác, giới tính, trình độ học
vấn, chuyên môn, các kỹ năng cá
nhân, ngoại hình, ngoại ngữ …


2. Vai troø cuûa PTCV


Làm căn cứ để hoạch đònh NNL
Để tuyển dụng nhân viên
Đánh giá năng lực, thành tích nhân viên
Trả lương, trả thưởng
Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu

cầu đối với công việc
Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào
chức danh mà họ muốn
Để XD chương trình đào tạo thiết thực
hơn
Để phân công công việc hợp lý hơn, tránh
được trùng lắp, chồng chéo…
Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động


Khi họach định nhân lực, trước hết bạn cần
căn cứ vào môi trường kinh doanh và các
mục tiêu chiến lược mà DN muốn đạt
được trong vòng 3-5năm tới để dự báo
những công việc cần phải thực hiện. Tiếp
đó bạn phân tích công việc này để xác
định nhu cầu nhân lực của DN trong thời
gian tới.


Tuyển dụng đúng người phù hợp cho công việc là
phương châm chủ yếu trong quản lý nhân sự. Tuy
nhiên, trên thực tế nhiều khi DN tuyển dụng được
người nhưng sau một thời gian thì mới nhận thấy
người đó không có đủ khả năng để thực hiện công
việc. Điều này gây lãng phí cho DN cả về mặt thời
gian và tiền bạc.
Vấn đề này có thể do:
- Các thông tin về vị trí c.việc không rõ ràng và đầy đủ
- Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực không

cụ thể
- Các kỳ vọng về c.việc không được nêu rõ
Các tài liệu về c.việc có thể giúp khắc phục những vấn
đề này của công tác tuyển dụng.


- Bản mô tả c.việc cung cấp các thông tin rõ
ràng và đầy đủ cho người làm công tác tuyển
dụng: Dựa trên các thông tin này, người tuyển
dụng có thể đăng tin quảng cáo về vị trí c.việc
cần tuyển dụng
- Bản yêu cầu chuyên môn c.việc sẽ cung cấp
những yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cá
nhân cần thiết để thực hiện c.việc: Căn cứ vào
những yêu cầu này, bạn có thể c.bị các câu hỏi
phỏng vấn các phươgn thức đánh giá kiến
thức, kỹ năng và kinh nghiệm của các ứng
viên để lựa chọn người thích hợp để thực hiện
c.việc đó


3.Khi naøo caàn PTCV


4.Phaõn tớch coõng vieọc do ai
thửùc hieọn ?


Nếu bạn được phân công thực
hiện PTCV

Ngoài bạn ra, ai sẽ tham gia vào
việc PTCV


5.Những khoù khăn thường gặp


II.Thông tin cần có để PTCV
1. Nhóm thông tin về công việc
2. Nhóm thông tin về người
thực hiện công việc


1. Thông tin về công việc
 Thông tin về các hoạt động để thực hiện công
việc
 Thông tin về công cụ, thiết bò phục vụ công việc
 Thông tin về các mối quan hệ cần thiết
 Thông tin về chế độ lương, thưởng
 Về điều kiện làm việc: giờ LV, độ an toàn…
 Về kết quả công việc khi hoàn thành


2. Nhóm thông tin về người
thực hiện công việc
Về chuyên môn và trình độ chuyên môn
Về kỹ năng cá nhân
Về phẩm chất đạo đức
Về hoàn cảnh cá nhân( tính tình, sở thích,
đặc điểm tâm lý, sức khỏe, ngoại hình, tình

trạng hôn nhân…)


3.Nhng xu hng mi trong
PTCV
Do xu hng pt, do s nng ng, nhiu
thay i ca nn KT:
Chin lc ca DN luụn thay i, coõng
ngh thay i, nhu cu ca khaựch haứng,
naõng cao nng lc cnh tranh
Vỡ vy CV ca mi ngi tr neõn m
rng hn, ớt chuyeõn moõn hoaự hụn, linh
hot hn


 Đòi hỏi PTCV cần tập trung vào kiến thức,
kỹ năng để thực hiện CV hơn là liệt các
nhiệm vụ cụ thể
 DN chuyển từ PTCV sang PT vai trò của
chức vụ CV:
Tầm quan trọng của chức danh CVđó đ/v
việc đạt mục tiêu của DN
Những kết qủa mà DN mong muốn từ chức
danh CV đó mang lại cho DN
Những kiến thức, kỹ năng về chuyên
môn cần thiết để thực hiện CV


III.Quy trình PTCV
1.

2.
3.
4.
5.
6.

Chọn công việc để phân tích
Xác đònh mục đích sử dụng thông tin
Chọn phương pháp thu thập thông tin
Triển khai thu thập thông tin
Xử lý thông tin
Thiết kế bản Mô tả công việc và bản Mô
tả tiêu chuẩn công việc


1. Chọn công việc để PT
(Đáp ứng mục đích PTCV)
Trước khi bắt đầu tiến hành PTCV, bạn cần phải xác
đònh thông tin PTCV sẽ được sử dụng cho mục đích
gì? Hay bạn cần trả lời tại sao bạn phải PTCV?
Bạn hãy nêu ra mục đích của việc PTCV được thực
hiện gần đây tại DN của bạn. Nếu DN của bạn
chưa từng thực hiện PTCV bạn hãy suy nghó xem
việc PTCV sẽ mang lại những lợi ích gì cho DN của
bạn?


Phân tích công việc sẽ giúp DN của bạn:
- Tuyển dụng vò trí mới
- Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự

- Đánh giá HQL.Việc n.viên
- Xác đònh lương thưởng cho phù hợp
- Cải thiện môi trường và Đ.K. Làm việc...
Nắm rõ mục đích của việc PTCV sẽ giúp bạn
xác đònh những thông tin về công việc cần
thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông
tin phù hợp.