Bài Giảng Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ
Hà Nội


Lộ trình môn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án



Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc



Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 2
Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)


Nội dung chính










Các thành phần cần quản lý trong

dự án
Mục tiêu quản lý công việc
Mục tiêu quản lý nguồn lực
Mục tiêu quản lý thời gian
Mục tiêu quản lý chi phí
Thuật ngữ tiếng Anh cho MSP
Tổng quan lợi ích/tác dụng công
cụ MSP
Thiết lập hệ điều hành để chạy
MSP
Khái niệm Task, Duration, Date,
Resource, Cost

Gantt Chart
 Task Usage
 Team Planner
 Resource Sheet
 Network Diagram
 Calendar
 Timeline
 Resource Graph
 Resource Usage
 Resource Form
 Task Form
 Task Sheet
 Tracking Gantt



Các thành phần cần quản lý



Công việc







Tổ chức phân rã công việc
Tình trạng hoàn thành
Thứ tự ưu tiên
Mối quan hệ với các công việc
khác

Nguồn lực









Danh sách các loại nguồn lực
Tình trạng từng nguồn lực
Số lượng, phân bố nguồn lực
Tải công việc

Bảng phân công nhiệm vụ
Bảng theo dõi thời gian

Thời gian









Thời gian kế hoạch
Thời gian thực tế
Độ sai lệch thời gian
Lịch làm việc chung dự án
Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm
Lịch làm việc của máy móc thiết bị

Chi phí








Chi phí kế hoạch

Chi phí thực tế
Các hạng mục chi phí
Sai lệch chi phí
Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ
Chi phí vật tư theo sản phẩm
Các khoản điện, nước, vận chuyển….


Mục tiêu quản lý công việc
1.

2.

3.

4.

5.

6.
7.

Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ
thuật
Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy
đủ
Đảm bảo nắm tình trạng công việc đã
hoàn thành, còn dở dang
Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến
chi tiết, việc mẹ-việc con

Quản lý được mối quan hệ giữa các công
việc
Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc
Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với
công việc


Mục tiêu quản lý nguồn lực
1.

Quản lý các loại nguồn lực con người,
máy móc, vật tư…

2.

Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn
lực

3.

Quản lý tải và thời gian hoạt động

4.

Quản lý lịch làm việc

5.

Quản lý phân công nguồn lực

6.

Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực

7.

Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các
thay đổi


Mục tiêu quản lý thời gian
1.

Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch

2.

Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian

3.

Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc

4.

Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án

5.

Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công

việc, từng nguồn lực

6.

Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá
nhân, nhóm

7.

Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về
thời gian trong dự án


Mục tiêu quản lý chi phí
1.

Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực

2.

Quản lý chi phí gắn với từng công việc

3.

Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát
sinh thực tế, sai lệch chi phí

4.

Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ,

chi phí theo lần sử dụng

5.

Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo
công suất sử dụng

6.

Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án

7.

Quản lý giới hạn chi phí


Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project
Thuật ngữ

Giải thích

Thuật ngữ

Giải thích

Project

Dự án

Ribbon

Nhóm thanh công cụ

Task

Công việc

Tab

Mục trên nhóm thanh công cụ

Resource

Nguồn lực

Chart

Bảng, biểu đồ

Duration

Khoảng thời gian

Sheet

Bảng dữ liệu

Calendar

Lịch

Form

Màn hình nhập liệu

Cost

Chi phí

Planner

Công cụ lập kế hoạch

Usage

Mức độ sử dụng

Tracking

Theo dõi

Team

Đội ngũ

Gantt

Henry Gantt

Schedule

Lịch trình

View

Màn hình hiển thị

Network

Mạng

Format

Định dạng

Diagram

Biểu đồ, đồ thị

Entire

Toàn bộ

Timeline

Trục thời gian

Selected

Được chọn

Giới thiệu công cụ MS Project


Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ
trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế
hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo
dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công
việc dự án.



Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển
bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và
Professional



Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project
Professional 2010


Tổng quan lợi ích MS Project


Hỗ trợ lập kế hoạch






Hỗ trợ điều phối nguồn lực








Quản lý công việc
Phân công nguồn lực theo công việc
Xác định lịch và thời gian cho từng công việc
Quản lý danh sách nguồn lực
Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực
Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực
In các bảng phân công công việc
In lộ trình tiến độ giải ngân

Hỗ trợ giám sát dự án





Ghi lại các điểm chốt
Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí,
tiến độ hoàn thành

Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực
Cập nhật tự động các thay đổi liên quan


Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project


Công tác lập lịch, khai báo chi phí
và in ấn báo cáo là đặc biệt quan
trọng đối với quản lý dự án



Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm
bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn
báo cáo thuận lợi



Các thiết đặt bao gồm


Thiết đặt ngày tháng



Thiết đặt tiền tệ



Cài đặt máy in


Thiết đặt ngày tháng






Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and
Language
Chọn Customize hoặc
Additional Settings
Chọn tab Date
Đặt lại ngày tháng trong Sort
Date theo khuôn dạng:
dd/MM/yyyy


Thiết đặt tiền tệ





Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and
Language

Chọn Customize hoặc Additional
Settings
Chọn tab Currency và thiết đặt các
mục







Currency symbol = đ
Positive currency format = 1.1 $
Negative currency format = (1.1$)
No. of digits after decimal = 0

Bấm Apply - OK


Cài đặt máy in


Mở Start\Devices and
Printers



Chọn Add Printer và theo
các bước để cài đặt 1 máy
in HP Laserjet bất kỳ

Bắt đầu sử dụng MS Project





Thiết lập ngày tháng cho hệ
điều hành
Cài đặt máy in
Chọn Start\Programs
Chọn Microsoft Office \
Microsoft Project 2010


Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost


Task là đối tượng để quản lý
công việc, điểm mốc trong dự
án.











Tính theo nhiều đơn vị
d – ngày
h – giờ
w – tuần
mo – tháng

Resource là đối tượng để quản
lý nguồn lực trong dự án


Task có thể chứa các task nhỏ
hơn
Có 3 loại: Task thường,
Summary, Milestone

Duration là khoảng thời gian
thực hiện task









Có 3 loại: Work, Material, Cost
Có thể có lịch làm việc và thời

gian khả dụng riêng
Được gắn với từng task cụ thể
để tính toán chi phí, thời gian

Cost là đối tượng quản lý chi
phí trong dự án, là một dạng
Resource


Tồn tại dưới dạng danh mục
giá trị sẽ được nhập theo từng
công việc


Gantt Chart







Do Henry Gantt phát minh vào
những năm 1910
Liệt kê các công việc trong dự án
và biểu thị mối quan hệ giữa các
công việc một cách trực quan.
Độ dài thời gian và lịch trình cũng
được biểu diễn trực quan cho từng
công việc.

Được hiển thị mặc định cho các
dự án mới


Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart

Danh sách
công việc

Biểu diễn quan
hệ và lịch trình


Bài tập Gantt Chart
#

Bài tập

1

Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?

2

Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?

3

Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?

4

Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?

5

So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?

6

Xác định các công việc đã hoàn thành?

7

Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7

8

Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?

Đáp án


Task Usage


Là bảng thể hiện
mức độ sử dụng
nguồn lực của từng
công việc





Thời gian sử dụng
Chi phí sử dụng
Thống kê kế
hoạch, thực tế, lũy
kế


Task Usage

Trục thời gian
Công việc - Task

Chi phí sử dụng
Thời gian sử dụng

Nguồn lực


Bài tập Task Usage
#

1
2
3
4

Bài tập

Xác định các nguồn lực của TASK 12 - "Nặn 500 bát ăn cơm"
Xác định số giờ sử dụng của 'Bàn xoay' cho việc "Nặn 200 đĩa lớn" vào ngày
27/4
Biết đơn vị của vật liệu Thạch cao tính theo Kg, tính tổng lượng Thạch cao
sử dụng
Lập danh sách các công việc sử dụng bàn xoay và tổng số giờ sử dụng bàn
xoay với từng việc

5

Lập danh sách công việc cần tới điện, tính tổng chi phí tiền điện

6

Tính tổng số giờ công của thợ nặn gốm ngày 20-21/4/2014

7

Tính tổng tiền công thợ nặn gốm ngày 22/4

8

Lập biểu đồ mức tiêu thụ thạch cao cho việc Nặn đĩa từ ngày 18 đến ngày
23/4

Đáp án

Team Planner






Là công cụ cho phép quan sát
trực quan công việc của từng
nguồn lực
Cho phép người quản lý dễ
dàng nắm được tải nguồn lực
và tiến hành điều phối tải
bằng thao tác kéo thả
Công cụ cũng thể hiện trạng
thái của các công việc đã
xong chưa xong, dở dang và
thể hiện các công việc chưa
lập lịch, chưa được phân công
cho ai, chưa được gắn với bất
kỳ nguồn lực nào