chuong 1 tong quan ve httt 4331

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN TRỊ SONADEZI

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1


MỤC TIÊU HỌC PHẦN
 Hiểu biết sâu sắc các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin quản
lý cũng như tác động của nó đối với sự thành công của doanh
nghiệp hiện đại.
 Nắm vững một số kỹ thuật để tham gia lập dự án phát triển hệ thống
thông tin. Hiểu rõ quy trình xây dựng hệ thống thông tin.
 Biết cách đánh giá hiệu quả kinh tế cho các dự án phát triển hệ
thống thông tin.
 Biết cách quản trị Hệ thống thông tin

2


NỘI DUNG

• Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin (2 buổi)
• Chương 2: Công nghệ thông tin dưới góc độ quản lý (2buổi)
• Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị
kinh doanh (2 buổi)
• Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin (2 buổi)
• 2 buổi thuyết trình + 1 Buổi ôn tập

3

ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC
Tiêu chuẩn đánh giá:

Chuyên cần: 10 %
Bài tập phân tích và trình bày:

30%

Thi cuối học kỳ:

60%

4


Tài liệu
• Giảng viên: Phạm Mạnh Cương

5


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN

6


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Nội dung chính
I. Tổ chức, thông tin và hệ thống thông tin
II. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin
III. Vai trò của hệ thống thông tin đối với tổ chức
doanh nghiệp
IV. Giải quyết những vấn đề kinh doanh bằng hệ
thống thông tin
V. Sử dụng hệ thống thông tin để gia tăng giá trị
kinh doanh
7


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I. TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
1/ Tổ chức là gì?

Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau,
cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung đểâ đạt
được các mục tiêu đặt ra. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi
trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó.

Môi trường

TỔ CHỨC

Môi trường

Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau:

 Con người làm việc ở đó.
 Các phương thức mà họ sử dụng.
 Các thiết bị mà họ vận hành.
 Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động.
...
8


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các tổ chức thường là các chủ thể ổn định, mang tính hình thức
pháp lý, có riêng những quy tắc và thủ tục nội bộ và phải tuân theo
luật pháp. Thông thường gồm các loại sau:
Tổ chức hành chánh sự nghiệp: như trường học, Ủy ban nhân dân, . .
.
Tổ chức xã hội: như bệnh viện, câu lạc bộ, . . .
Tổ chức kinh tế: gọi chung là doanh nghiệp như các hãng, công ty,
nhà máy, xí nghiệp, . . .
...

Đặc điểm chung của các tổ chức là:
 Nhận các nguồn lực từ môi trường.
 Biến đổi chúng.
 Xuất các kết quả ra môi trường.
9


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Tổ chức

(Doanh nghiệp)
Các nguồn lực
từ môi trường
(vốn liếng, lao động, …)

BIẾN
ĐỔI

Các kết xuất
cho môi trường
(sản phẩm, dịch vụ,…)

Quy trình
(sản xuất, kinh doanh,…)

Hình 1-01:Định nghĩa vi mô về một tổ chức
10


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

2/ Thông tin:
Định nghĩa: Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho
người sử dụng cuối cùng. Thông tin luôn mang ý nghĩa và nói chung gồm nhiều giá trị dữ liệu. Bản
thân dữ liệu chỉ là tập hợp các giá trị rời rạc, không có cấu trúc, không có ý nghĩa rõ ràng và khó biết
được sự liên hệ.
Dữ liệu bao gồm các sự kiện thơ như tên của một nhân viên và số giờ làm việc trong một tuần, số hàng
tồn kho hoặc bán ra, . . . Khi những sự kiện này được tổ chức hay sắp xếp một cách cĩ ý nghĩa, chúng
trở thành thơng tin
Ví du : Có các dữ liệu như sau:

NGUYỄN VĂN AN, MÃ SP 012, ngày 12/07/2005
Từ những dữ liệu trên, ta có thông tin sau:
Nhà cung cấp NGUYỄN VĂN A cung cấp sản phẫm có mã số 012 vào ngày 12/07/2005
Các dạng dữ liệu gồm: Dữ liệu chữ số, dữ liệu âm thanh, dữ liệu hình ảnh, . . .
Các dạng thông tin gồm: Thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh, các thông tin khác.

11


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp:
- Nguồn thông tin bên ngoài :
Các khách hàng.
Các nhà cung cấp.
Các doanh nghiệp có liên quan.
Các tổ chức chính phủ.
Các đối thủ cạnh tranh
...

- Nguồn thông tin nội bộ:

Các chứng từ, sổ sách.
Các báo cáo kinh doanh thường kỳ.
...
Một số thông tin có thể:
Khai thác tức thì để ra một quyết định ( kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết
bị, . . .)
Cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc tự động.
 Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có

tính chất cấu trúc.
12


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Ví dụ sau đây cho thấy sự tương phản giữa thông tin và dữ liệu có thể là
hữu ích:

Tại các quầy thu tiền ở một siêu thị cho thấy hàng triệu mẫu dữ liệu như
mã số nhận diện mặt hàng, giá cả trên mỗi mặt hàng được bán ra, . . .
các mẫu dữ liệu này có thể được cộng dồn cho ra một tổng số và còn có
thể được phân tích để cho ra những thông tin có ý nghĩa, chẳng hạn tổng
cộng số chai nước rửa chén được bán ra từ một quầy nào đóù, loại nước
rửa chén nào bán chạy nhất ở cửa hàng nào hoặc ở địa phương nào.
331 OMO 1,29
863 Tide 4,69
173 Cà phê Trung nguyên 1,09
331 OMO 1,29
683 Chin su 0,89
331 OMO 1,29

DATA

Vùng TP HCM
Cửa hàng CO-OP Mart
Mã MH Mô tả
SL bán ra
331
OMO

7156
Doanh thu
$9.231.24

INFORMATION

Hình 1-02 Dữ liệu và Thông tin

13


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

3/ Hệ thống thông tin:

a) Hệ thống:

- Định nghĩa: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để hướng tới một mục tiêu đã định trước. Mục đích
của hệ thống thường được thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến
thành những cái ra nhất định.
Môi trường
HỆ THỐNG
Phần
Phần
tử
tử

Quan hệ

Phần
tử

Cái vào

Cái ra
Phần
tử

Phần
tử

Phần
tử

Hình 1-03 Hình dung một hệ thống

14


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Ví du:ï
 Hệ thống khuyếch đại âm thanh:
Gồm các phần tử như loa, bộ khuyếch đại (amplifier), micro, . . ., nhận đầu
vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu là làm khuyếch đại âm thanh đó ở đầu ra.
 Hệ thống sản xuất sản phẩm:
Gồm các phần tử như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực, ..., nhận
đầu vào là vật liệu thô và mục tiêu là sản xuất ra các sản phẩm ở đầu ra.

 Hệ thống kế toán:
Gồm các phần tử như con người và các chính sách, thủ tục, quy định, …
nhận đầu vào là các dữ liệu về lãnh vực kế toán, tài chánh và mục tiêu đầu ra
là cung cấp thông tin kết quả cho người sử dụng.

15


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mối quan hệ giữa các phần tử:

Các phần tử của một hệ thống luôn tồn tại những quan hệ (hay những
mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (tổ chức). Chẳng hạn một hệ
thống hành chính bao gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các
mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, dân sự,. . .
Một hệ thống có thể hợp thành từ nhiều hệ thống con và trong mỗi hệ
thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn.

Ví dụ:
+ Trong hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao
thông đường thủy, hệ thống giao thông đường hàng không, hệ thống
giao thông đường bộ.
+ Trong hệ thống kế toán có các hệ thống con là hệ thống kế toán tài
chính và hệ thống kế toán quản trị.
16


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính
Hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy
tính.
Ví dụ, một số nhà phân tích đầu tư vẽ biểu đồ và các đường xu hướng một
cách thủ công để hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định đầu tư.
Theo dõi dữ liệu về giá cổ phiếu (đầu vào) trong vài tháng cuối cùng của năm,
các nhà phân tích phát triển các mô hình đồ thị trên giấy (xử lý), giúp họ xác
định giá cổ phiếu có khả năng thực hiện trong vài ngày hay vài tuần tới (đầu
ra). Một số nhà đầu tư đã thực hiện hàng triệu đô la bằng cách sử dụng hệ
thống thông tin phân tích chứng khoán thủ công.
Tất nhiên, ngày nay nhiều hệ thống thông tin máy tính tuyệt vời đã được phát
triển để theo dõi các chỉ số chứng khoán và thị trường và đề xuất khi khối
lượng lớn các cổ phiếu được mua hoặc bán (gọi là chương trình kinh doanh)
để tận dụng lợi thế sự khác biệt của thị trường. Trong giáo trình này, khi sử
dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới hệ thống thông tin
17
dựa trên máy tính (A computer-based information system -CBIS).


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

b) Hệ thống thông
Định
tinnghĩa:
:

Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như
là một tập hợp các thành phần có những liên hệ hỗ tương nhằm thu thập, xử
lý, lưu trữ, phân phối thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng
một mục tiêu nhằm hỗ trợ việc làm quyết định, phối hợp và kiểm soát trong

một tổ chức.
Ngoài ra các hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý và nhân
viên trong tổ chức phân tích các vấn đề mới, hình dung các đề mục phức
tạp và tạo ra những sản phẩm mới.

Ví dụ: Hệ thống tính tiền lương của một công ty, hệ thống để xử lý
đơn hàng, hoặc hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là ví dụ về một
hệ thống thông tin.
18


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Môi trường

Tổ chức
Hệ thống thông tin
Storage
(Lưu trữù)

Input
(Đầu vào)

Processing
(Xử lý)

Ouput
(Đầu ra)

Feedback
(Phản hồi)

Hình 1-04 Mô hình chức năng của một hệ thống thông tin
19


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Input (Đầu vào): Trong hệ thống thông tin, đầu vào là hoạt động thu thập và nắm
bắt dữ liệu thô.
Ví dụ: Trong Hệ thống tiền lương, số giờ làm việc mỗi nhân viên phải được
thu thập trước khi tiền lương có thể được tính hoặc in ra. Hoặc hệ thống chấm
điểm trong một trường đại học, mỗi giảng viên phải nộp điểm sinh viên trước khi
một bản tóm tắt điểm cho các học kỳ hoặc quý có thể được biên soạn và gửi đến
sinh viên. Đầu vào có thể là một quá trình thủ công hoặc tự động. Một máy quét tại
một cửa hàng tạp hóa dùng để đọc mã vạch và nhập vào các mặt hàng tạp hóa và
giá tiền bằng máy vi tính là một loại đầu vào của quá trình tự động. Bất kể phương
thức đầu vào như thế nào, đầu vào chính xác là rất quan trọng để đạt được các
đầu ra mong muốn.
+ Process (Xử lý): Trong hệ thống thông tin, xử lý liên quan đến việc chuyển đổi
dữ liệu thành kết quả đầu ra hữu ích. Việc xử lý có thể liên quan đến tính toán, so
sánh và những hành động như thay thế và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương
lai. Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích là rất quan trọng trong các thiết lập kinh
doanh. Việc xử lý cũng có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy tính hỗ trợ.
Ví dụ: Trong ứng dụng tiền lương, các yêu cầu xử lý đầu tiên có thể liên
quan đến nhân số giờ làm việc bởi tỷ lệ chi trả theo giờ của nhân viên để có được
tiền lương. Nếu giờ làm việc hàng tuần vượt quá 40 giờ, tiền trả làm thêm giờ cũng
có thể được bao gồm. Sau đó trích ra - ví dụ, các loại thuế, bảo hiểm, v. v. . .- được
trừ vào tiền lương.
20

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Output (Đầu ra):Trong các hệ thống thông tin, đầu ra liên quan đến thông tin
hữu ích thường ở dạng văn bản và báo cáo. Các đầu ra có thể bao gồm ngân
phiếu tiền lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý, và các thông
tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng, cơ quan chính phủ, và các bộ phận
khác. Trong một số trường hợp, đầu ra từ một hệ thống có thể trở thành đầu vào
cho hệ thống khác.
Ví dụ: Đầu ra từ một hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được sử dụng
như là đầu vào cho một hệ thống thanh toán của khách hàng. Thường thì đầu ra
từ một hệ thống có thể sử dụng làm đầu vào để điều khiển các hệ thống hoặc
các thiết bị khác. Đầu ra có thể được sản sinh bằng một số cách. Đầu ra có thể
là các báo cáo và các văn bản viết tay. Đối với một máy tính, máy in và màn
hình hiển thị là các thiết bị đầu ra phổ biến.

21


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Feedback (Thông tin phản hồi): Trong hệ thống thông tin, phản hồi là
đầu ra được sử dụng để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý.
Ví dụ: Các lỗi hoặc các vấn đề có thể làm cho nó cần thiết phải sửa dữ
liệu đầu vào hoặc thay đổi một xử lý. Hãy xem xét một ví dụ tiền lương:
Có lẽ số giờ một nhân viên làm việc đã được nhập vào một máy tính là
400 thay vì 40 giờ. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống thông tin kiểm tra để
đảm bảo rằng dữ liệu nằm trong phạm vi nhất định. Đối với số giờ làm
việc, phạm vi có thể là 0-100 giờ bởi vì nó không chắc rằng một nhân
viên sẽ làm việc nhiều hơn 100 giờ cho bất kỳ tuần nào. Vì vậy, hệ thống

thông tin sẽ xác định rằng 400 giờ là ra khỏi phạm vi và cung cấp phản
hồi, chẳng hạn như một báo cáo lỗi, phản hồi được sử dụng để kiểm tra
và sửa các đầu vào về số giờ làm việc là 40. Nếu không bị phát hiện, lỗi
này sẽ cho kết quả là số tiền phải trả rất cao trên các phiếu in lương.

Các yếu tố cơ bản khác:
Mục tiêu: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng để
đánh giá mức độ thành công của hệ thống.
Ranh giới: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong và
những gì nằm ngoài hệ thống.
Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.
22


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN

II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG THƠNG TIN:

Một hệ thống thơng tin được cấu thành bởi các yếu tố
sau:

Thủ tục

Phần cứng

Phần
mềm

Cơ sở dữ
liệu

xử lý
&
Quy tắc
quản lý

Con người

Truyền
thông &
mạng
máy
tính

23


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1)

Phần cứng: bao gồm các thiết bi
tin học và phương tiện kỹ thuật
dùng để xử lý thông tin. Trong đó
chủ yếu là máy tính, các thiết bị
ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập
xuất dữ liệu
2) Phần mềm: bao gồm các chương
trình máy tính: các phần mềm hệ
thống, các phần mềm ứng dụng

(đa năng, chuyên dụng) và các thủ
tục dành cho người sử dụng.
3) Cơ sở dữ liệu: Dùng tổ chức và
lưu trữ các dữ liệu đã được xử lý.
4) Con người: gồm những người can
thiệp vào HTTT như :
- Các người sử dụng: là người sử
dụng trực tiếp HTTT mà hệ thống
tạo ra.

- Các chuyên gia về HTTT: là
những người xây dựng và vận
hành HTTT. Đó là các nhà phân
tích hệ thống, các nhà lập trình,
các kỹ sư CNTT.
5) Các thủ tục xử lý: là tập các thủ tục
ở từng lãnh vực như kế hoạch, kế
toán, quy trình sản xuất, . . .) và các
quy tắc quản lý bao gồm các xử lý
như sắp xếp dữ liệu, cập nhật và
điều chỉnh dữ liệu, phân loại, tổng
hợp thông tin, lựa chọn, các thao
tác tính toán…
6) Truyền thông & mạng MT: là việc
truyền tín hiệu điện tử cho phép
các tổ chức thực hiện các quy trình
và nhiệm vụ của mình thông qua
mạng máy tính hiệu quả.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các hoạt động xử lý thông tin trong HTTT bao gồm:
• Nhập dữ liệu vào
• Xử lý dữ liệu thành thông tin.
• Đưa thông tin ra
Nguồn nhân lực: ngươì sử dụng, chuyên gia thông tin

Dữ liệu vào

Xử lý

Thông tin ra

Lưu trữ dữ liệu

Nguồn dữ liệu: CSDL

Nguồn phần mềm:
chương trình, thủ tục

Nguồn phần cứng:
máy tính,

Điều khiển thực hiện hệ thống

Nguồn viễn thông: Truyền thông & Mạng MT

Hình 1-05 Mô hình cơ bản của HTTT

25