Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở thông tin và truyền thông tỉnh bắc giang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.79 MB, 73 trang )
LỜI CẢM ƠN
Có thể nói, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian
thực tập từ 10/4/2016 đến 18/7/2016, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ
của tập thể cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang và Quý
thầy, cô. Để có được kết quả Khóa luận hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và
sự tri ân sâu sắc tới toàn thể Lãnh đạo và cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bắc Giang cùng Ban Giám hiệu, các thầy, cô giáo giảng viên trường Đại
học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ em
đặc biệt là Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên và các thầy, cô giáo trong Khoa Hệ thống thông
tin kinh tế đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý
báu cho chúng em, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa qua để em
có thể hệ thống hóa các kiến thức, kỹ năng và vận dụng chúng trong đề tài khóa luận
tốt nghiệp một cách có khoa học và sáng tạo; Rèn luyện và nâng cao khả năng tư duy,
tính tự chủ, độc lập trong công trình nghiên cứu khoa học để em hoàn thành tốt khóa
luận này.
Với thời gian nghiên cứu không dài vì vậy Khóa luận không tránh khỏi sự thiếu
sót. Kính mong được sự quan tâm, giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường và các thầy,
cô giáo trong Khoa để Khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày tháng năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Liên
CAM ĐOAN
Khóa luận tốt nghiệp là tổng hợp toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học để
đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng
thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin cam đoan về nội dung
khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của
khóa luận là của chính bản thân em nghiên cứu xây dựng dưới sự hướng dẫn khoa học
của Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên. Các nội dung nghiên cứu trong Khóa luận này là trung
thực, số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ thực tế đơn vị
thực tập. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung Khóa luận của mình./.
Bắc Giang, ngày tháng năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Liên
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ........................ 3
1.1. Công tác quản lý văn bản .............................................................................. 3
1.1.1. Khái niệm ...............................................................................................................3
1.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản ..................................................................3
1.2. Công tác quản lý văn bản đi.......................................................................... 3
1.2.1. Khái niệm văn bản đi .............................................................................................3
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi...............................................................................4
1.2.3. Quản lý văn bản đi .................................................................................................4
1.2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản ...................................................................................................... 5
1.2.3.2. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật .................... 7
1.2.3.3. Đăng ký văn bản đi.............................................................................. 8
1.2.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi ............................................................................................................. 11
1.2.3.5. Lưu văn bản đi .................................................................................. 17
1.2.4. Sơ đồ Quy trình quản lý văn bản đi .....................................................................17
1.2.4.1. Sơ đồ................................................................................................. 17
1.2.4.2. Diễn giải sơ đồ ................................................................................. 19
1.3. Công tác quản lý văn bản đến ..................................................................... 19
1.3.1 Khái niệm về văn bản đến.....................................................................................19
1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến...........................................................................20
1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................................20
1.3.3.1 Tiếp nhận văn bản đến........................................................................ 20
1.3.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến......................................................... 22
1.3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến......................................................... 24
1.3.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến ..................... 26
1.3.4. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến....................................................................27
1.3.4.1. Sơ đồ................................................................................................. 27
1.3.4.2. Diễn giải sơ đồ .................................................................................. 28
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ THÔNG
TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC GIANG ................................................. 30
2.1. Tổng quan về Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang................... 30
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển......................................................................30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở TT&TT Bắc Giang..........................................................33
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Bắc Giang .................................................................................................... 34
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang ......................................................................................................................34
2.2.1.1. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông 35
2.2.1.2. Thực trạng chung .............................................................................. 37
2.2.1.2. Một số ưu điểm, hạn chế ................................................................... 38
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang ......................................................................................................................40
2.2.2.1. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Sở Thông tin và Truyền thông
...................................................................................................................... 40
2.2.2.2. Thực trạng chung……………………………………………………...42
2.2.2.3. Một số ưu điểm, hạn chế……………………………………………...43
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
CÔNG VIỆC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC GIANG.................... 45
3.1. Đặt vấn đề .................................................................................................... 45
3.2. Giới thiệu khái quát về phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc
............................................................................................................................. 46
3.3. Nhận thức của Lãnh đạo đối với tầm quan trọng của việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản................................................................ 47
3.4. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao
hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc
Giang................................................................................................................... 48
3.4.1. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu
quả công tác quản lý văn bản ........................................................................................48
3.4.2. Các chức năng chính phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.........48
3.4.3. Chương trình quản lý văn bản sau khi ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và
điều hành công việc........................................................................................................49
3.5. Kết quả ......................................................................................................... 63
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 65
MỤC LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi.................................................................. 10
Hình 1.2: Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi ........................................... 10
Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi............................................................................... 13
Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi................................................................. 14
Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác .................... 15
Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện ................................................................ 16
Hình 1.7: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi............................................................ 18
Hình 1.8: Mẫu dấu “ĐẾN” của cơ quan, tổ chức ..................................................... 21
Hình 1.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ............................................................... 23
Hình 1.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ................................................................... 23
Hình 1.11: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ...................................................... 27
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang ........ 33
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi............................................................ 35
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ......................................................... 40
Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào hệ thống phần mềm ............................................... 49
Hình 3.2: Giao diện chính phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc ........ 50
Hình 3.3: Chức năng “Tạo mới văn bản” đối với văn bản giấy ................................ 51
Hình 3.4: Các văn bản đến qua hòm thư điện tử ....................................................... 52
Hình 3.5: Tạo văn bản đến từ Email ......................................................................... 52
Hình 3.6: Xử lý văn bản trên phần mềm................................................................... 53
Hình 3.7: Tạo mới văn bản đến từ Email .................................................................. 53
Hình 3.8: Văn bản sau khi được đăng ký ................................................................. 54
Hình 3.9: Chức năng Đang cập nhật văn bản ........................................................... 54
Hình 3.10: Chức năng Đang phân xử lý văn bản ...................................................... 55
Hình 3.11: Chức năng Đang xử lý văn bản ............................................................... 55
Hình 3.12: Chức năng Đã xử lý xong....................................................................... 56
Hình 3.13: Chức năng Tạo mới văn bản đi ............................................................... 57
Hình 3.14: Chức năng Đang soạn văn bản ............................................................... 58
Hình 3.15: Chức năng Đang phát hành văn bản ....................................................... 58
Hình 3.16: Chức năng Điều chỉnh sổ tài liệu ........................................................... 59
Hình 3.17: Chức năng In sổ văn bản đến .................................................................. 59
Hình 3.18: Chức năng Thống kê xử lý theo thời gian các văn bản ............................ 60
Hình 3.19: Chức năng VB chưa đóng, quá hạn......................................................... 60
Hình 3.20: Chức năng Tìm kiếm văn bản đến ........................................................... 61
Hình 3.21: Chức năng Quản lý danh bạ................................................................... 61
Hình 3.22: Chức năng Tìm kiếm văn bản đến từ năm 2012 - 2014.......................... 62
Hình 3.23: Chức năng Tìm kiếm văn bản đi từ năm 2012 - 2014 ............................. 62
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Nguyên văn
1
CNTT
Công nghệ thông tin
2
CNTT&TT
Công nghệ thông tin và truyền thông
3
HĐND
Hội đồng nhân dân
4
UBND
Uỷ ban nhân dân
5
TT&TT
Thông tin và Truyền thông
6
VB
Văn bản
7
CCVC
Công chức, viên chức
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập hiện nay, thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng đối với
nhà quản trị, nhất là quản trị văn phòng. Thông tin giúp cho họ định hướng và điều
hành đơn vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh. Để chiếm ưu thế về thông tin, các
nhà quản lý luôn luôn quan tâm củng cố hệ thống hành chính văn phòng để xử lý, quản
lý, sử dụng thông tin theo hướng hiện đại hóa. Những năm qua Đảng và Nhà nước đã
tiến hành cải cách nền hành chính tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho phát triển kinh
tế xã hội, đưa bộ máy văn phòng tiến cả một bước về lượng và chất để đáp ứng yêu
cầu cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo điều hành. Hoạt động thông tin gắn liền
với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kì
cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác
văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách
khoa học và phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng, từng
bước hiện đại hóa và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng.
Quản trị nói chung, Quản trị văn phòng nói riêng mở ra nhằm đào tạo một cách
bài bản đội ngũ lao động thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức, đáp ứng theo yêu cầu phát triển của CNTT và sự tiến bộ chung của xã hội.
Trong công tác Quản trị văn phòng không thể bỏ qua nghiệp vụ công tác văn thư. Hoà
nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công
tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích
quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Đồng thời
làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp
luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của
mỗi Quốc gia. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan
nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
1
Hiện nay, công tác Quản lý văn bản đã được tiến hóa theo xu hướng phát triển
CNTT. Ứng dụng nhiều phần mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu các khâu
nghiệp vụ, giấy tờ và tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và đáp ứng được yêu
cầu tin học hóa trong công tác văn phòng.
Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn
luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin chọn đề tài
“Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang”.
Mục đích của đề tài
Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với ngành quản trị văn phòng và công
việc văn thư đang làm. Giúp hiểu sâu hơn về vai trò cũng như sự cần thiết của CNTT
trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước và đặc biệt là trong công tác quản lý văn
bản. Để thấy được những thuận lợi, khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả công tác
quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản và việc ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản và điều hành công việc vào công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và
Truyền thông tỉnh Bắc Giang.
Nội dung Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1. Tổng quan về công tác quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để
nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Bắc Giang
2
Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Công tác quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo
quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ
được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản
Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung
chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc,
tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ;
Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan;
Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp;
Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ. Đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu
của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ giúp quản lý tốt các
văn bản đi, đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào
lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau.
1.2. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ
do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ quan, tổ chức khác nhằm giải quyết
các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết
của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị,
Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế
3
hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường.... Ngoài ra văn bản đi còn
có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan
cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn
bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát
chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên
quan cũng nhằm thực thi công vụ.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ
chức;
Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký
1.2.3. Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm, của văn bản
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Nhân bản
+ Đóng dấu cơ quan
+ Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
- Đăng ký văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
4
+ Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Chuyển văn bản đi
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi
1.2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan
thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu
Dự thảo, Dấu Thu hồi…
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách
chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt
động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai
sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản
không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có
liên quan.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
5
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ
số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn
bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để
tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ:
- Số: 58/2001/NĐ-CP.
- Số: 34/2001/PL-UBTVQH11.
- Số 20/2002/QĐ-BTNMT.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ:
- Số: 112/TB-VP.
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.
Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho
từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1,
2, 3 …)
Ví dụ:
- Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.
6
Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo cách đánh số
này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số
riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng.
Ví dụ:
- Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB.
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn
bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối
lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản.
Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ
quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA.
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại
gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản
lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành;
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng
dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày, tháng, năm của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
1.2.3.2. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật
Nhân bản
7
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận
của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Đóng dấu cơ quan
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản
thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là
chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung, tính chất quan trọng của văn
bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của
Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.
Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu
của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn
bản (dấu treo).
Đóng dấu mức độ Khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
1.2.3.3. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký
văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký văn bản bằng
cơ sở dữ liệu quản lý trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
8
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc
một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên
lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có
thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị
(Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập
ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật
của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết
phải lập sổ riêng.
- Đăng ký văn bản đi
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng
bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn,
khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ,
ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
9
Bìa sổ:
…………….(1)……………..
……..............(2)……………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm : 20…..(3)
Từ ngày ………..đến ngày…………(4)
Từ số …………đến số……………..(5)
Quyển sổ :……(6)…
Hình 1.1: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người
có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
Đăng ký bên trong
Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau:
Số,ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
(1)
(2)
Tên loại và Người
Nơi
Đơn vị,
Số
trích yếu nội
ký
nhận
người nhận lượng
dung văn bản
văn bản
bản lưu
bản
(3)
(4)
(5)
(6)
Hình 1.2: Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi
10
(7)
Ghi
chú
(8)
Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng ký
nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để
đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn
bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác).
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống
với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và
bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành. Có thể
dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật”.
Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung
với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu
“Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí
mật của Nhà nước.
Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ
sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban
hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ.
1.2.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan
phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm
11
lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu
lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối
tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào
yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ,
quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ
vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để
tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn
bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn và trình bày bì
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải
để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải
làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì
được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan
hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
12
Mẫu bì được minh họa như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
(8)
ĐC: số XX phố….., quận….., ….. (2)
ĐT:0123 ………………Fax………….(3) …….
E-Mail:………………………
Website:…………………(4)
Số:……………………………………(5)
Kính gửi: …………………………………………(6)
………………………………………………(7)
………………………………………………(7)
Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường,
quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí
đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ.
Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì
phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,
hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
13
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ
Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ
mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:
+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật
+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
- Vào bì và dán bì
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ
dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ
riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và
việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển
giao riêng. Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
Phần đăng ký bên trong:
Ngày
chuyển
(1)
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản
(2)
Ký nhận
Ghi chú
(4)
(5)
(3)
Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
14
Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày
nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số
5. Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được
thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ
quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển
giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
Số, ký
Ngày
Tên loại
Người
Nơi
Ký
Đơn vị,
hiệu
tháng
và trích
ký
nhận
nhận
người
Số
lượng
văn
văn
yếu nội
văn
nhận
bản
bản
bản
dung
bản
bản lưu
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Ghi
chú
(9)
Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Chuyển phát văn bản qua bưu điện
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ
chuyển giao. Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ
GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
15
Phần đăng ký bên trong:
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Nơi nhận văn
bản
Số lượng
bì
Ký nhận và dấu
bưu điện
Ghi
chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Hướng dẫn cách ghi các cột
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên.
- Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn
bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng
cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác giúp đáp ứng
kịp thời nhu cầu công việc.
- Chuyển phát văn bản Mật
Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn
thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản
…đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận.
Theo dõi, kiểm tra việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
16
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thất lạc, mất mác.
- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận
hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị
soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để
theo dõi, kiểm tra.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2.3.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,
ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ và đáp ứng kịpthời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.
1.2.4. Sơ đồ Quy trình quản lý văn bản đi
1.2.4.1. Sơ đồ
17
