Xây dựng chương trình quản lý văn bản tại trường THCS đồng việt

LỜI CẢM ƠN
Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của thầy Lê Anh Tú,
em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất
mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện
hơn khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ giáo viên, nhân viên của
Trường THCS Đồng Việt đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận, thu
thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến Văn bản.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin
Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái
Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lê Anh Tú đã chỉ bảo, hướng dẫn
em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình và bản báo
cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 14 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Ngân

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT” là do em thực hiện
dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Anh Tú - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
- Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ
của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường. Mọi trích dẫn và tài liệu tham
khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo khóa luận này là do em tự tìm
hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận
không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào.
Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 14 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Ngân

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................2
DANH MỤC HÌNH ẢNH...........................................................................................5
DANH MỤC BIỂU BẢNG.........................................................................................7
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................8
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ...........................................................................10
1.1. Tổng quan về văn bản đến............................................................................10
1.1.1 Khái niệm văn bản đến...........................................................................10
1.1.2. Quản lý văn bản ....................................................................................10
1.1.3. Văn bản đến ..........................................................................................11
1.2. Tổng quan về văn bản đi..............................................................................16
1.2.1. Các khái niệm.......................................................................................16
1.2.2. Ý nghĩa quản lý văn bản đi...................................................................17
1.3. Nguyên tắc quản lý văn bản.........................................................................22
1.4. Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel.....................................................22

1.4.1. Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel..................................................22
1.4.2. Một số hình ảnh giao diện của Excel....................................................24
1.4.3. Lợi ích của Excel..................................................................................29
1.4.4. Các chức năng chính của Excel............................................................31
1.4.5. Sử dụng Excel.......................................................................................31
Chương 2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS ĐỒNG
VIỆT..........................................................................................................................33
2.1. Khảo sát hiện trạng tại Trường THCS Đồng Việt.......................................33
2.1.1. Qúa trình thành lập và phát triển của Trường THCS Đồng Việt..........33
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trường THCS Đồng Việt............................33
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.............................................................................37
2.2. Quy trình quản lý văn bản đến....................................................................41

3


2.3. Quy trình quản lý văn bản đi...................................................................... 46
2.4. Thực trạng quản lý văn bản..........................................................................48
2.4.1. Thực trạng..............................................................................................48
2.4.2. Uư điểm.................................................................................................49
2.4.3. Nhược điểm...........................................................................................49
2.4.4. Biện pháp..............................................................................................49
Chương 3. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUNAR LÝ VĂN BẢN TẠI
TRƯỜNG THCS ĐỒNG VIỆT..............................................................................50
3.1. Đặt vấn đề bài toán................................................................................... 50
3.2.Giai quyết vấn đề.........................................................................................50
3.3. Một số kết quả đạt được........................................................................... 51
3.3.1. Giao diện chính của chương trình........................................................51
3.3.2. Chương trình quản lý văn bản đến.......................................................52
3.3.3. Chương trình quản lý văn bản đi..........................................................54

3.3.4. Quản lý chi tiết thông tin văn bản........................................................56
3.3.5. Chức năng xem tài liệu đính kèm.........................................................61
3.3.6. Chức năng liên kết giao diện chính......................................................62
3.3.7. Thống kê báo cáo..................................................................................63
3.3.8. Chức năng tìm kiếm dữ liệu.................................................................64
3.3.9. Chức năng lọc thông tin dữ liệu...........................................................65
3.3.10. Kết quả...............................................................................................66
KẾT LUẬN..............................................................................................................67
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................69

4


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mẫu dấu đến............................................................................................ 12
Hình 1.2. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ................................................................... 13
Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến......................................................... 14
Hình 1.4. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi...................................................................... 13
Hình 1.5. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đi...............................................................19
Hình 1.6. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi .............................................................. 21
Hình 1.7. Mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn bản đi......................................................21
Hình1.8. Sơ đồ phần trong workbook ..................................................................... 24
Hình 1.9. Giao diện chính của Excel ....................................................................... 24
Hình 1.10. Các lệnh trong thực đơn Office.............................................................. 25
Hình 1.11. Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh........................................................ 27
Hình 1.12. Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh............................. 27
Hình 1.13. Thanh Ribbon........................................................................................ 28
Hình 1.14. Thực đơn ngữ cảnh................................................................................ 29
Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường THCS Đồng Việt...........................................37
Hình 2.2. Quy trình quản lý văn bản đến.....................................................................41

Hình 2.3. Quy trình quản lý văn bản đi.......................................................................46
Hình 3.1. Giao diện chính của chương trình................................................................51
Hình 3.2. Chương trình quản lý văn bản đến...............................................................52
Hình 3.3. Quản lý văn bản đến theo loại văn bản đến ................................................53
Hình 3.4. Quản lý văn bản đi theo tháng.....................................................................54
Hình 3.5. Quản lý văn bản đi theo loại văn bản..........................................................55
Hình 3.6. Quản lý thông tin quyết đinh.......................................................................56
Hình 3.7. Quản lý thông tin kế hoạch ........................................................................57
Hình 3.8. Quản lý thông tin báo cáo...........................................................................58
Hình 3.9. Quản lý thông tin thông báo.......................................................................59

5


Hình 3.10. Quản lý thông tin tờ trình.........................................................................60
Hình 3.11. Chức năng xem tài liệu đính kèm.............................................................61
Hình 3.12. Chức năng liên kết giao diện chính..........................................................62
Hình 3.13. Chức năng thống kê báo cáo....................................................................63
Hình 3.14. Chức năng tìm kiếm dữ liệu.....................................................................64
Hình 3.15. Chức năng lọc thông tin dữ liệu...............................................................65

6


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cử sổ ứng dụng..............24
Bảng 1.2. Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ File ......................................................26
Bảng 1.3. Bảng mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh Ribbon ...............................28

7

LỜI MỞ ĐẦU
* Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học công
nghệ hiện đại, đã kéo theo sự phát mạnh mẽ của hàng loạt các ngành khoa học công
nghệ. Với bản chất là một ngành khoa học trẻ, công nghệ thông tin mang trong mình
một nội lực phát triển mạnh và ngày càng khẳng định vị thế cũng như tiềm năng to lớn
của nó không chỉ ở hiện tại mà cả trong tương lai lâu dài và dần trở thành một ngành
khoa học mũi nhọn. Biểu hiện rõ nhất là công nghệ thông tin ngày càng góp mặt nhiều
hơn trong các mặt hoạt động của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị, văn hóa xã
hội…nói chung và các hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Trong đó có
hoạt động quản lý văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vương tới sự hoàn thiện.
Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được
xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một lớn nội
dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ
quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh
chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước, hạn
chế các bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc
trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất

nước cuả mỗi Quốc gia.
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước,
công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với
hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự

8


phát triển và đi lên của đất nước, công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp
dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa
đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ công văn
đi, công văn đến của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư.
Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư, đây là yêu cầu cấp
bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành
chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân
dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại trường THCS Đồng Việt. Vì
vậy đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài “ Xây dựng chương trình quản
lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt" ; làm báo cáo khóa luận để giúp chúng ta có
cái nhìn sâu hơn về công tác quản lý văn bản.
Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức và áp
dụng kiến thức vào thực tế. Đồng thời đây cũng là dịp để em tổng hợp kiến thức của
mình trong hai năm học tại trường. Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ
có được hành trang tốt nhất để làm việc.
Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết và phần mềm Microsoft Excel
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt
Chương 3: Xây dựng quy trình và ứng dụng được phần mềm Microsoft Excel
vào để quản lý văn bản tại Trường THCS Đồng Việt

9


Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL
1.1. Tổng quan về Văn bản đến
Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu
hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế.
theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo...
đều được gọi là văn bản.
1.1.1.Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan.
Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp
nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung
cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại
và tương lai lâu dài.

Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:
 Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được tập trung tại văn thư cơ quan để
làm thủ tục nhận và đăng ký , trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của
phát luật.
 Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký , phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.

10


 Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc” , “ Thượng khẩn ” chỉ mức độ khẩn phải
được đăng ký , trình và chuyển giao ngay.
 Văn bản , tài liệu mang nội dung bí mật của nhà nước được đăng ký và quản
lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.1.3. Văn bản đến
Định nghĩa văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
Các bước quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản.
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn
thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tính trang bị,
dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có
trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra
số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp

thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết.
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và
loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích
danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi
nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí. Việc bóc bì văn
bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước
để giải quyết kịp thời. Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì....
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện
có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

11


Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của
văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Bước 2: Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
+ Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới
văn thư cơ quan và nhận được ngày nào. Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ
nhật, kích thước 35mm x 50mm.
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
35mm

Số: ……………………………….
ĐẾN

Ngày: ………..………………….
Chuyển: ……………………………………....
Lưu hồ sơ số: …………………………………
Hình 1.1. Mẫu dấu đến

Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày đến: là
thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ
cơ quan.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”.
Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng
dấu “Đến”. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến:

12


Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đăng ký văn bản
đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính.
Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong
ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc. Sổ đăng ký văn bản đến phải được
đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng

bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng.
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn. Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày………. đến ngày……….
Từ số …………. đến số …………
Quyển số: ………

Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa“Từ số….. đến số….” và “Quyển số”.
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

13


Ngày

Số

Tác

Số, ký Ngày

đến

đến

giả

hiệu

(1)

(2)

(3)

(4)

Tên loại Đơn vị Ký

tháng và trích hoặc
yếu nội người
dung
nhận
(5)

(6)

Ghi

nhận

chú

(8)

(9)

(7)

Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số
cuối năm.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến. Trương hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không
có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung cảu văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Bước 3: Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

14

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã
đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Bước 4: Tổ chức giải quyết văn bản đến
+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân
văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
+ Hình thức giải quyết văn bản:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực
hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt
ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói. Còn hình thức gián tiếp
là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo

văn bản.
Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc,
yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó. Đối với văn bản cần có

15


sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải
vụ cụ thể cho từng đơn vị, từng người.

phân rõ nhiệm

Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải
trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký.
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả
văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và
chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc.
Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc
nội bộ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các
đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn
cấp. Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ
quan hoặc thư ký của mình. Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo
lãnh đạo cơ quan để xử lý.
Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì
việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn
vị hoặc cán bộ thừa hành. Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để
hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…
1.2. Tổng quan về văn bản đi

1.2.1. Các khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

16


Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để
quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ
sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản,
tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc
người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng
đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng
ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp
vào lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi
Làm tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
Bước 1: Kiểm tra văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản. Nếu phát hiện có sai sót phải báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm được
xem xét và giải quyết.
Bước 2: Văn thư ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.

17


- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 3: Đóng dấu, nhân bản
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng,
ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì
dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên phải.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ
lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).

18


* Nhân bản:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận
của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Bước 4: Đăng ký văn bản đi

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUAN ( NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN ( ĐƠN VỊ)
NĂM..................................
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số...................................đến số..................................
Từ ngày...............................đến ngày.............................
Quyển số...............

Hình 1.4. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Nội dung bên trong bao gồm:
Số, ký Ngày,
Tên loại và trích Nơi nhận Số
hiệu
tháng văn yếu nội dung văn văn bản
lượng
văn
bản

bản

bản

(1)

(2)

(3)

Nơi lưu Ghi chú

văn bản

văn
bản
(4)

(5)

(6)

(7)

Hình 1.5. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đi
* Hướng dẫn đăng ký
(1) Ghi số và ký hiệu văn bản
(2) Ghi ngày, tháng văn bản. Đối với những ngày dưới 10 và thang 1,2 thì phải
ghi thêm số 0 ở trước. Ví dụ 01/02, 25/12

19


(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên văn bản
(4) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5)Ghi số lượng văn bản phát hành
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận lưu văn bản
(7) Ghi những điều cần thiết khác
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a,
Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho

phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
* Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý trên máy tính:
Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp phần mềm đó.
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 5: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản đi
* Làm thủ tục phát hành văn bản
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản, bí văn bản phải
được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có
định lượng ít nhất 80gram/m2 trở lên.

20


* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Nếu phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cho người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.

Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUAN ( NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN ( ĐƠN VỊ)
NĂM..................................
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Từ ngày...............................đến ngày.............................
Quyển số...............

Hình 1.6. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký bên trong:
Ngày, tháng

Số ký hiệu

Nơi nhận

văn bản

văn bản

văn bản

(1)

(2)

(3)

Ký nhận

Ghi chú

(4)

(5)

Hình 1.7. Mẫu trình bày đăng ký chuyển giao văn bản đi

21


Bước 5: Lưu văn bản đi
Văn bản lưu lại Văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung
bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
1.3. Nguyên tắc quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày

của cơ quan.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận,
phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp
thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và
tương lai lâu dài.
1.4. Tìm hiểu về phần mền Microsoft office excel
1.4.1. Giới thiệu về Microsoft office excel
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft
Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính. Excel
đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán bằng công thức hay hàm với
các loại dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, Excel cho phép phân tích dữ liệu thông qua các
đối tượng trực quan như bảng biểu (tables) hay biểu đồ (charts).
Cũng như các chương trình bảng tính, bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều
ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trên Excel cũng có
nhưng điểm tương tự tuy nhiên Excel có những tính năng ưu việt và có giao diện thân
thiện với người dùng.

22


Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm
phục vụ các công trình tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người
sử dụng không cần xây dựng chương trình.
 Các trợ giúp trong việc thực hiện các tác vụ như:
 Tính toán đại số phân tích dữ liệu.
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
 Truy cập các guồn dữ liệu kác nhau.
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
 Tự động hóa các công việc bằng các macro.
Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khác.

Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng
Microsoft Office (MsOffice). Excel là ứng dụng đa văn bản - nghĩa là có thể mở đồng
thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản. Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của
Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse,
các biểu tượng lệnh...Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường
là qua bộ cài đặt MsOffice. Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là
...Programs\Microsof.
Excel là chương trình bảng tinh nằm trong bộ Office do hãng Microsoft sản
xuất. Hiện nay có nhiều phiên bản của MS-Excel: MS-Excel 5.0, MS-Excel 95, 97,
2000, Xp, MS-Excel 2003.
Là một chương trình bảng tính quản lý dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng,
giúp người sử dụng quản lý, tính toán, tổng hợp dữ liệu trên bảng thuận tiện, nhanh
chóng và dễ dàng, được dùng rất thông dụng hiện nay.
Workbook và các thành phần:
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều
sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay
chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó
còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức
thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet

23


chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và
65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

Hình1.8. Sơ đồ phần trong workbook
1.4.2. Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.9. Giao diện chính của Excel

24


Bảng 1.1. Mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cửa sổ ứng dụng Excel
Các thành phần giao diện

The Quick Access toolbar

Mô tả
Đây là thanh công cụ giúp bạn truy xuất
nhanh vào những câu lệnh thường xuyên sử
dụng.
Là thành phần giao diện chứa các nhóm câu

The Ribbon

lệnh và câu lệnh để thực thi tập hợp các tác
vụ. Các câu lệnh này được tổ chức vào thẻ
(tab) khác nhau.
Thanh công thức hiển thị nội dung của một ô

The Formula Bar

The task pane

The status bar

dữ liệu được chọn bởi người dùng. Thanh này
cho phép bạn nhập công thức hay cá hàm sử
lý số liệu.
Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một vài
tùy chọn khi bạn thao tác với một câu lệnh
trên thanh ribbon, bạn có thể di chuyển hay
thay đổi kích thước của vùng này.
Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích cho
bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏ hay các
trạng thái tùy chỉnh.

Hình 1.10. Các lệnh trong thực đơn Office

25