Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án insurej tại tập đoàn bảo việt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
=======* * *======

PHẠM TUẤN ANH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
INSUREJ TẠI TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hà Nội - 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
=======* * *======

PHẠM TUẤN ANH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
INSUREJ TẠI TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh

NGƯỜI HƯỚNG DẪN
TS. ĐẶNG VŨ TÙNG

Hà Nội - 2016

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN XÁC NHẬN CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ và tên tác giả luận văn: Phạm Tuấn Anh
Đề tài luận văn: Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án InsureJ tại Tập
đoàn Bảo Việt.
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số HV: CB130135
Tác giả, Người hướng dẫn khoa học và Hội đồng chấm luận văn xác nhận tác giả
đã sửa chữa, bổ sung luận văn theo biên bản họp Hội đồng ngày 27/04/2016 với các
nội dung sau:
 Viết lại tên mục của chương 2, chương 3
 Bổ sung phần dịch nghĩa tương ứng cho các từ khóa tiếng Anh
 Chỉnh sửa danh mục tài liệu tham khảo.
Hà Nội, ngày 25/05/2016
Tác giả luận văn

Giáo viên hướng dẫn

TS. ĐẶNG VŨ TÙNG

PHẠM TUẤN ANH
Chủ tịch Hội đồng

TS. LÊ HIẾU HỌC

Trang 3

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện,
dưới sự hướng dẫn của TS. Đặng Vũ Tùng.
Các tài liệu tham khảo dùng trong luận văn được trích dẫn có nguồn gốc
rõ ràng và được phép sử dụng trong các trường học và viện nghiên cứu ở Việt
Nam và thế giới.
Các nội dung, số liệu nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực
và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình đề tài nào trước đây.
Hà Nội, ngày …… tháng … năm 2016
Người thực hiện

Phạm Tuấn Anh


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và nghiên cứu tại nghiên cứu tại Viện kinh tế và
quản lý thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, dưới sự giúp đỡ của các thầy
cô và bạn bè cùng lớp, đồng nghiệp, bài luận văn cao học của tôi đến nay đã
hoàn thành. Với sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc, xin phép cho tôi được gửi
lời cảm ơn chân thành đến:
Thầy giáo TS. Đặng Vũ Tùng - Giảng viên bộ môn Quản lý công nghiệp,
Viện kinh tế và quản lý - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội;
Các thầy, cô giáo Viện kinh tế và quản lý - Trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội;
Lãnh đạo Trung tâm CNTT - Tập đoàn Bảo Việt và các đồng nghiệp hiện
đang công tác tại Trung tâm CNTT cũng như hiện đang làm việc cùng tôi tại dự
án InsureJ của Tập đoàn, của Tổng Công Ty Bảo Hiểm Bảo Việt.
Tất cả thầy cô, anh chị đã thật sự quan tâm tạo điều kiện, nhiệt tình cổ vũ
cho tôi trong thời gian thực hiện cũng như hoàn thành luận văn này.

Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …… tháng … năm 2016
Người thực hiện

Phạm Tuấn Anh

Trang 2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................ 3
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................................. 2
MỤC LỤC ....................................................................................................................... 3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .......................................................................................... 6
DANH MỤC HÌNH VẼ & BIỂU ĐỒ ............................................................................. 8
DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................................. 9
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 10
Sự cần thiết lựa chọn đề tài nghiên cứu ..................................................................... 10
Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................... 10
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................................. 11
Phương pháp nghiên cứu............................................................................................ 12
Kết cấu luận văn ......................................................................................................... 13
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN........................... 14
1.1. Dự án và quản lý dự án ....................................................................................... 14
1.1.1. Khái niệm dự án............................................................................................14
1.1.2. Các giai đoạn của chu trình dự án ................................................................14
1.1.3. Quản lý dự án................................................................................................17
1.2. Các khía cạnh chính của quản lý dự án ............................................................... 20
1.2.1. Quản lý khối lượng, phạm vi công việc........................................................20
1.2.2. Quản lý tiến độ..............................................................................................22

1.2.3. Quản lý chi phí..............................................................................................23
1.2.4. Quản lý chất lượng dự án..............................................................................23
1.3. Dự án CNTT và những đặc trưng có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý thực hiện
dự án CNTT ............................................................................................................... 24
1.3.1. Dự án Công nghệ thông tin ...........................................................................24
1.3.2. Phân loại dự án CNTT ..................................................................................25
1.3.3. Những đặc trưng của dự án CNTT và sự ảnh hưởng của chúng đối với việc
quản lý thực hiện dự án...........................................................................................25
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thực hiện dự án CNTT ................................ 27
1.4.1. Con người .....................................................................................................27
1.4.2. Lập kế hoạch .................................................................................................28

Trang 3


1.4.3. Quy trình thực hiện dự án .............................................................................28
1.4.4. Tài nguyên và các nguồn lực vật chất ..........................................................28
1.4.5. Các yếu tố khách quan khác .........................................................................28
1.5. Các mô hình hỗ trợ quản lý thực hiện dự án CNTT ........................................... 29
1.5.1. Mô hình EVM ...............................................................................................29
1.5.2. Mô hình CMMi .............................................................................................33
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ
ÁN TẠI TRUNG TÂM CNTT TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT ............................................. 38
2.1. Giới thiệu chung về Tập đoàn Tài chính - Bảo Hiểm Bảo Việt.......................... 38
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Tập đoàn Tài chính - Bảo Hiểm Bảo
Việt..........................................................................................................................38
2.1.2. Cơ cấu quản trị ..............................................................................................39
2.1.3. Hoạt động kinh doanh ...................................................................................40
2.1.4. Lĩnh vực hoạt động .......................................................................................42
2.1.5. Cơ cấu tổ chức và vị trí của Trung tâm CNTT .............................................42

2.2. Yêu cầu về quản lý thực hiện dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt .................... 45
2.2.1. Đặc điểm dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt .............................................45
2.2.2. Tiêu chuẩn đánh giá dự án thành công tại tập đoàn Bảo Việt ......................46
2.2.3. Quy định về triển khai dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt ........................47
2.2.4. Mô hình tổ chức dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt ..................................49
2.2.5. Các dự án điển hình tại tập đoàn Bảo Việt ...................................................50
2.3. Giới thiệu về dự án InsureJ ................................................................................. 51
2.3.1. Tổng quan .....................................................................................................51
2.3.2. Mục tiêu của dự án........................................................................................52
2.3.3. Phạm vi công việc .........................................................................................53
2.3.4. Nguồn lực thực hiện .....................................................................................54
2.3.5. Cơ cấu quản trị và phân công trách nhiệm ...................................................56
2.4. Thực trạng công tác quản lý tiến độ tại dự án InsureJ ........................................ 62
2.4.1. Thực trạng tiến độ dự án InsureJ ..................................................................62
2.4.2. Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án InsureJ .......................................70
2.4.3. Đánh giá công tác quản lý tiến độ tại dự án InsureJ .....................................77
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
INSUREJ ....................................................................................................................... 82
3.1. Định hướng và các xu hướng phát triển dự án CNTT tại Tập đoàn ................... 82
Trang 4


3.2. Các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý tiến độ dự án InsureJ .......................... 83
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và mô hình thực hiện dự án ...............................84
3.2.2. Xây dựng các quy trình quản lý thực hiện dự án ..........................................88
3.2.3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ dự án và quản trị dự án .......................100
3.2.4. Giải pháp tăng cường giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm dự án.........101
3.2.5. Giải pháp điều chỉnh kế hoạch tiến độ cho dự án InsureJ - Giai đoạn 3 ....104
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 108
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 110

Phụ lục 1: Chi tiết các mục tiêu nhằm triển khai mô hình CMMi .............................. 111
Phụ lục 2: Kết quả tiến độ các dự án đầu tư CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt ................ 116
Phụ lục 3: Danh sách nhân sự tham gia dự án InsureJ ................................................ 118
Phụ lục 4: Danh sách các sản phẩm được cấu hình hỗ trợ kinh doanh nghiệp vụ trên
phần mềm InsureJ ........................................................................................................ 122
Phụ lục 5: Câu hỏi phiếu khảo sát ............................................................................... 124
Phụ lục 6: Tập hợp kết quả khảo sát............................................................................ 126
Phụ lục 7: Câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu................................................................... 127

Trang 5


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ACWP

Actual Cost of Work Performed
(Chi phí thực tế của công việc đã được thực hiện)

BAC

Budget At Completion
(Ngân sách dự kiến để hoàn thành dự án theo kế hoạch)

BCWP

Budgeted Cost of Work Performed
(Chi phí dự toán của công việc đã được thực hiện)

BCWS

Budgeted Cost of Work Schedule
(Chi phí dự toán của công việc theo kế hoạch)

BHBV

Tổng công ty Bảo Hiểm Bảo Việt

BVH

Tập đoàn Bảo Việt

CMM

Capability Maturity Model
(Mô hình các giải pháp và quy trình tối ưu cho quá trình sản
xuất phần mềm)

CMMi

Capability Maturity Model Integration
(Phiên bản nâng cấp của CMM)

CNTT

Công nghệ thông tin

CPI

Cost Performance Index
(Chỉ số hiệu quả chi phí)

CSI

Cost Schedule Index
(Chỉ số đánh giá tổng thể dự án)

CV

Cost Variance
(Biến động về chi phí thực tế so với kế hoạch)

EAC

Estimate At Completion
(Ước tính tổng chi phí tại thời điểm hoàn tất dự án)

ETC

Estimate To Complete
(Chi phí ước tính để hoàn tất phần còn lại của dự án)

EVM

Earned Value Management
(Phương pháp quản lý hiệu quả dự án dựa trên giá trị phần
công việc đã hoàn thành)

InsureJ

Tên hệ thống phần mềm lõi nghiệp vụ bảo hiểm, được cung

cấp bởi nhà thầu SSP từ Australia (nhà thầu phụ của công ty
Bravura từ UK, đơn vị ký hợp đồng dịch vụ)

HI

Hospital Interface
(Tên phần mềm giao diện đảm bảo kết nối giữa hệ thống lõi
InsureJ tới các bộ phận bảo lãnh chi trả viện phí tại các bệnh
Trang 6


viện có liên kết trên toàn quốc)
QLDA

Quản lý dự án

Man-day

Ngày công

PMO

Project Management Office
(Ban QLDA Trung tâm CNTT Tập đoàn Bảo Việt)

PMs

Project Management Team Member
(Thành viên nhóm Quản trị dự án InsureJ)

QA

Quality Assurance
(Nhóm kiểm soát chất lượng phía Trung tâm CNTT)

SME

Subject Matter Expert
(Cán bộ nghiệp vụ phía khách hàng tham gia vào dự án với vai
trò đưa ra ý kiến chuyên môn liên quan tới nghiệp vụ được phụ
trách)

SPI

Schedule Performance Index
(Chỉ số hiệu quả tiến độ)

SV

Schedule Variance
(Biến động về tiến độ thực tế so với kế hoạch)

UAT

User Acceptance Test
(Quá trình kiểm tra nghiệm thu sản phẩm của khách hàng)

VAC

Variance At Completion

(Chênh lệch chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến khi hoàn
thành dự án)

YCTĐ

Yêu cầu thay đổi

Trang 7


DANH MỤC HÌNH VẼ & BIỂU ĐỒ
Hình 1: Quy trình nghiên cứu ........................................................................................12
Hình 1.1: Các giai đoạn thuộc chu trình dự án ..............................................................15
Hình 1.2: Tam giác ràng buộc dự án .............................................................................18
Hình 1.3: Các lĩnh vực của quản lý dự án .....................................................................19
Hình 1.4: Mô hình CMMi .............................................................................................35
Hình 2.1: Mô hình tổ chức Tập đoàn Bảo Việt và các công ty thành viên ...................40
Hình 2.2: Mô hình tổ chức Trung tâm Công nghệ thông tin .........................................43
Hình 2.3: Mô hình triển khai dự án với nhà cung cấp ...................................................46
Hình 2.4: Quá trình thực hiện dự án tại Tập đoàn Bảo Việt .........................................48
Hình 2.5: Mô hình tổ chức dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt...................................49
Hình 2.6: Mô hình tổ chức dự án Insure........................................................................55
Hình 3.1: Mô hình tổ chức quản lý dự án tại Tập đoàn Bảo Việt .................................84
Hình 3.2: Quy trình quản lý chi phí và tiến độ dự án ....................................................90
Hình 3.3: Quy trình kiểm soát thay đổi dự án ...............................................................95
Hình 3.2: Quy trình quản lý yêu cầu và yêu cầu thay đổi .............................................98

Trang 8

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Các thành phần giá trị của mô hình EVM ....................................................29
Bảng 1.2: Các quy trình thuộc khung CMMi ................................................................34
Bảng 2.1: Danh sách các dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt......................................50
Bảng 2.2: Dự toán chi phí các hạng mục của dự án ......................................................55
Bảng 2.3: Vai trò và Trách nhiệm các bên liên quan trong dự án InsureJ ....................58
Bảng 2.4: Thực tế tiến độ dự án InsureJ cập nhật tại thời điểm 12/2015 ......................62
Bảng 2.5: Danh sách các hoạt động bị chậm tiến độ (cập nhật tới thời điểm
15/12/2015) ....................................................................................................................65
Bảng 3.1: Vai trò và trách nhiệm của các thành viên dự án ..........................................84
Bảng 3.2: Bảng ma trận trách nhiệm các thành viên trong dự án .................................87
Bảng 3.3: Các bước thực hiện quy trình quản lý chi phí dự án .....................................91
Bảng 3.4: Danh mục các gói công việc dự kiến được cải thiện về vấn đề chậm tiến độ
bằng biện pháp tăng cường kiểm soát thay đổi .............................................................93
Bảng 3.5: Các bước thực hiện quy trình kiểm soát dự án .............................................96
Bảng 3.6: Các bước thực hiện quy trình quản lý chi phí dự án .....................................99
Bảng 3.7: Danh mục các gói công việc dự kiến được cải thiện về vấn đề chậm tiến độ
bằng biện pháp tăng cường giám sát kiểm tra chất lượng ...........................................102
Bảng 3.8: Giải pháp điều chỉnh kế hoạch tiến độ các gói công việc thuộc dự án InsureJ
– Giai đoạn 3................................................................................................................106

Trang 9


MỞ ĐẦU
Sự cần thiết lựa chọn đề tài nghiên cứu
Tập đoàn Bảo Việt hiện là một trong những tập đoàn về tài chính, bảo hiểm
hàng đầu Việt Nam hiện nay. Trong xu thế hội nhập và phát triển, Công nghệ thông tin
(CNTT) đóng vai trò không thể thiếu và hỗ trợ đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả
kinh doanh. Tuy nhiên, công tác tổ chức thực hiện các dự án CNTT chưa đạt yêu cầu

như mong muốn:
 Một số dự án được triển khai nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của khách
hàng dẫn đến việc khách hàng không hài lòng khi sử dụng hệ thống, thậm chí là không
sử dụng hệ thống trong khi đã phải bỏ ra rất nhiều chi phí cũng như công sức để triển
khai dự án;
 Một số dự án triển khai đã rất lâu và hiện tại vẫn đang ở trạng thái chờ, chưa
được đưa vào sử dụng;
 Đa phần các dự án không hoàn thành đúng tiến độ;
 Đa phần các dự án vượt quá chi phí so với chi phí dự kiến ban đầu;
 Mức độ phù hợp của hệ thống với yêu cầu khách hàng qua thời gian thấp.
Mặt khác vấn đề này liên quan trực tiếp đến công việc của bản thân với vai trò
là thành viên nhóm Quản trị dự án InsureJ, giúp ích rất lớn đến việc cải thiện cách thức
làm việc hiện tại của từng cá nhân cũng như tập thể Trung Tâm CNTT.
Tôi lựa chọn đề tài này với mong muốn tìm hiểu và đóng góp một phần vào sự
hoàn thiện công tác quản lý thực hiện tiến độ dự án InsureJ nói riêng và các dự án
CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt nói chung.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là nhằm phát hiện những khiếm khuyết, hạn chế trong
công tác quản lý tiến độ các dự án CNTT nói chung và dự án InsureJ nói riêng ở Tập
đoàn Bảo Việt. Trên cơ sở đó tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để quản lý
tốt công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án InsureJ.
Trong đó có các mục tiêu cụ thể như sau:
 Làm rõ các yêu cầu về thực hiện dự án CNTT tại tập đoàn Bảo Việt;

Trang 10


 Phân tích thực trạng công tác quản lý thực hiện các dự án CNTT tại Tập đoàn
Bảo Việt từ đó phát hiện nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý
dự án CNTT cũng như dự án InsureJ nói riêng;

 Đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả quản lý tiến độ thực hiện dự án
InsureJ, đồng thời là căn cứ xem xét áp dụng trên phạm vi các dự án CNTT khác tại
Tập đoàn Bảo Việt.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Quá trình thực hiện dự án CNTT tại tập đoàn Bảo Việt.
Quản lý dự án CNTT bao gồm ba giai đoạn: lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, tổng
kết đánh giá sau khi thực hiện, tuy nhiên luận văn chỉ đề cập trọng tâm đến quá trình
lập kế hoạch & thực hiện dự án.
Phạm vi nghiên cứu:
 Không gian nghiên cứu: Các dự án được triển khai tại Tập đoàn Bảo Việt.
 Thời gian nghiên cứu: Thu thập số liệu từ năm 2010 tới năm 2014, riêng dự
án InsureJ có cập nhật tới tháng 12 năm 2015.

Trang 11


Phương pháp nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu

Hình 1: Quy trình nghiên cứu
Nguồn số liệu thứ cấp
 Nguồn số liệu thứ cấp bao gồm báo cáo, giáo trình, quy định, thông tin trên
internet để tổng hợp các vấn đề liên quan đến cơ sở lý luận về quản lý dự án. Trả lời
câu hỏi: Quản lý dự án là gì? Các yêu cầu thực hiện dự án?
 Các báo cáo về việc thực hiện các dự án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt để làm
cơ sở cho việc phân tích thực trạng công tác quản lý thực hiện các dự án CNTT tại Tập
đoàn Bảo Việt;
 Các số liệu thứ cấp từ các công trình nghiên cứu và các luận văn có liên quan
đến quản lý thực hiện dự án CNTT.
Thu thập số liệu sơ cấp

Phương pháp phỏng vấn sâu:
 Thực hiện phỏng vấn sâu đối với lãnh đạo, những người có liên quan đến dự
án CNTT bằng bảng câu hỏi mở bao gồm: 01 Phó Giám đốc Trung tâm CNTT, 02
Trưởng ban, 01 Quản lý dự án InsureJ và 02 cán bộ Ban QLDA Trung tâm CNTT;
 Nội dung phỏng vấn liên quan đến các yêu cầu về quản lý thực hiện dự án,
thực trạng công tác quản lý thực hiện các dự án CNTT và định hướng phát triển các dự

Trang 12


án CNTT tại Tập đoàn Bảo Việt. Những ý kiến chuyên gia thu thập được tác giả sử
dụng trong quá trình phân tích, đánh giá hiện trạng ở chương 2 và đề xuất giải pháp ở
chương 3 của luận văn.
 Chi tiết các câu hỏi phỏng vấn được nêu tại Phụ Lục số 7.
Phương pháp điều tra:
 Phương pháp điều tra bằng cách phát phiếu điều tra trực tiếp cho các cán bộ
dự án sau đó thu thập kết quả để phân tích, đánh giá;
 Số lượng phiếu điều tra phát ra: 53 phiếu;
 Số lượng phiếu điều tra thu về: 53 phiếu;
 Nội dung điều tra liên quan đến quá trình thực hiện dự án của các cán bộ dự
án bao gồm thời gian làm việc, công tác đào tạo cán bộ dự án, các cuộc họp dự án,
phân công công việc và các quy trình thực hiện dự án;
 Mô tả về phiếu điều tra: Phiếu điều tra gồm 12 câu hỏi, mỗi câu hỏi có nhiều
câu trả lời. Người được phát phiếu điều tra trả lời bằng cách chọn một trong số các câu
trả lời.
 Chi tiết các câu hỏi và kết quả khảo sát được nêu tại Phụ Lục số 5 và 6.
Phương pháp phân tích và xử lý số liệu
Số liệu thu thập được tập hợp và xử lý trên excel, sử dụng các công cụ như sơ
đồ, bảng biểu để phân tích dữ liệu.
Kết cấu luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, kết cấu luận văn bao gồm 3 chương:
 Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý tiến độ dự án.
 Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án tại Trung tâm CNTT
Tập đoàn Bảo Việt.
 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án InsureJ.

Trang 13


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
1.1. Dự án và quản lý dự án
1.1.1. Khái niệm dự án
Dự án là một quá trình gồm một chuỗi các hoạt động, các nhiệm vụ có liên
quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu nhất định đã đề ra trong điều
kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Các thuộc tính của dự án bao
gồm:
Thứ nhất là: Dự án phải có mục đích, kết quả cụ thể rõ ràng. Tất cả các dự án
thành công đều phải có kết quả được xác định rõ ràng như một tòa nhà chung cư, một
hệ thống mạng máy tính, một sản phẩm mới cần đưa ra thị trường… Mỗi một dự án
bao gồm các hoạt động cần thực hiện, mỗi hoạt động cụ thể này khi thực hiện sẽ thu
được kết quả và tập hợp các kết quả này tạo thành kết quả chung của dự án.
Thứ hai là: Thời gian tồn tại của dự án phải có tính hữu hạn. Dự án không thể
kéo dài mãi mà phải có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Khi dự án hoàn thành,
kết quả dự án được chuyển giao đưa vào khai thác và sử dụng, tổ chức dự án tự mất đi.
Thứ ba là: Sản phẩm và kết quả của dự án phải mang tính độc đáo, sáng tạo,
mới mẻ. Khác với quá trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả
của dự án phải có tính mới mẻ thể hiện sức sáng tạo của con người. Từ đó cho thấy,
nếu hai dự án hoàn toàn giống nhau mà không tạo ra giá trị mới thì nó thể hiện sự đầu
tư trùng lặp, gây lãng phí. Đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung và dự án
Công nghệ thông tin nói riêng.

Thứ tư là: Dự án liên quan đến nhiều bên. Dự án nào cũng có sự tham gia của
các bên liên quan như chủ đầu tư, đơn vị thụ hưởng, các nhà tư vấn, nhà thầu… Tùy
theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các bên liên
quan là khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án
cần duy trì thường xuyên các mối quan hệ với các bên liên quan này.
1.1.2. Các giai đoạn của chu trình dự án
Dự án là một thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bất định nhất
định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành các giai đoạn để thực hiện. Mỗi
giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiện một hay nhiều công việc. Tổng hợp các
giai đoạn này được gọi là chu trình hay vòng đời của dự án. Chu trình dự án xác định
Trang 14


các giai đoạn mà một dự án phải trải qua từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc. Các giai
đoạn thường có cơ chế tự hoàn thiện thông qua đánh giá, kiểm soát. Sự chuyển tiếp
giữa các giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu và có kết quả chuyển giao cụ thể
trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Thông thường vòng đời của dự án trải qua
bốn giai đoạn: giai đoạn khởi đầu, giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn thực hiện dự án và
giai đoạn kết thúc dự án.

Hình 1.1: Các giai đoạn thuộc chu trình dự án
Giai đoạn khởi đầu dự án là giai đoạn xây dựng ý tưởng, khảo sát, tập hợp số
liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án…
Trong giai đoạn này, các nội dung cần được xem xét đến là: mục tiêu của dự án, tính
khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độ rủi ro và ước lượng các nguồn
lực cần thiết.
Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn lập kế hoạch: là quá trình lập kế hoạch tổ chức
dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công
việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm
bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và

đầy đủ. Nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác lập kế hoạch là
công việc phức tạp nhất của dự án. Nội dung chủ yếu bao gồm:
 Thành lập nhóm dự án và xác định cấu trúc tổ chức dự án;
 Lập kế hoạch tổng thể;
 Phân tích, lập bảng chi tiết công việc (WBS - Work Breakdown Structure);
 Lập kế hoạch tiến độ thời gian;

Trang 15


 Lập kế hoạch ngân sách;
 Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết;
 Lập kế hoạch chi phí.
Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu. Sự thành công của dự án
phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng đối với các kế hoạch trong
giai đoạn này.
Giai đoạn thực hiện: là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực theo
kế hoạch đã được lập ở giai đoạn lập kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu của dự án
đã được lập ở giai đoạn khởi đầu. Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nguồn lực
nhất. Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và kiểm thử, nếu đạt yêu
cầu, hệ thống có thể chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm.
Giai đoạn kết thúc dự án: Trong giai đoạn kết thúc dự án của chu trình dự án,
cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, tài
liệu liên quan, đánh giá dự án và giải phóng nguồn lực:
 Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án;
 Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo;
 Đối với phần mềm cần bàn giao hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn cài đặt và
quản trị vận hành hệ thống;
 Giải phóng nguồn lực và sắp xếp lại công việc;
 Đóng gói tài liệu và tài sản khác vào kho tài nguyên chung của tổ chức.

Trong tiến trình của dự án có một hoạt động luôn theo sát dự án đó là hoạt động
giám sát. Đây là hoạt động xem xét mức độ thực hiện trên cơ sở nguyên tắc xác định
những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đặt ra. Sau đó phân tích và đưa ra các biện
pháp cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục
tiêu ban đầu của dự án. Có thể nói, hoạt động giám sát là hoạt động then chốt có ý
nghĩa quan trọng quyết định thành công của dự án.
Sự cần thiết của họat động kiểm soát dự án:
 Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra;
 Phát hiện sớm những vấn đề nảy sinh để có thể kịp thời xử lý;
 Trao đổi các thông tin liên quan của dự án;
 Khuyến khích nhân viên, khẳng định lại mục tiêu của dự án;
Trang 16


 Rút ra bài học cho các giai đoạn sau của dự án hoặc cho các dự án khác trong
tương lai.
Hoạt động kiểm soát dự án bao gồm các công việc như:
 Kiểm soát chi phí;
 Kiểm soát chất lượng;
 Kiểm soát phạm vi công việc;
 Kiểm soát tiến độ.
1.1.3. Quản lý dự án
Quản lý dự án là công tác ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật
vào các hoạt động dự án nhằm thỏa mãn các yêu cầu, mục tiêu đã đề ra của dự án.
Đặc điểm của quản lý dự án đó là tổ chức quản lý dự án mang tính tạm thời
được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn, quản lý rủi ro một
cách thường xuyên, quản lý nhiều sự thay đổi. Lựa chọn mô hình tổ chức dự án phù
hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền hạn trong quản lý dự án, đảm bảo
cho việc thực hiện dự án thành công.
Phương pháp quản lý dự án là phương pháp quản lý theo mục tiêu. Mỗi dự án

đều có ba mục tiêu ràng buộc là ba cạnh của tam giác ràng buộc dự án (Triple
Constraint). Mục tiêu thứ nhất là mục tiêu về phạm vi công việc, trả lời câu hỏi: dự án
cần giải quyết những công việc cái gì? Mục tiêu thứ hai là về thời gian thực hiện, trả
lời câu hỏi: dự án mất bao lâu mới hoàn tất? Mục tiêu thứ ba là mục tiêu về chi phí, trả
lời câu hỏi: mức ngân sách đầu tư là bao nhiêu? Sự cân đối giữa ba yếu tố này bảo
đảm cho tam giác ràng buộc không bị phá vỡ ở bất kỳ góc nào chính là thể hiện chất
lượng của công tác quản lý dự án. Vì vậy, người ta còn gọi đây là tam giác chất lượng.

Trang 17


Hình 1.2: Tam giác ràng buộc dự án
Về mặt toán học, mục tiêu của dự án có thể được mô tả theo công thức
C=f(S,T,Q). Trong đó, C là Chi phí, S là phạm vi công việc cần thực hiện, T là Thời
gian, Q là Chất lượng. Chi phí dự án sẽ tăng lên nếu yêu cầu chất lượng hoàn thành
công việc cao hơn, thời gian dự án kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng.
Công tác quản lý dự án có các vai trò sau:
 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án;
 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm dự
án với nhau và với các bên liên quan;
 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án;
 Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh để điều
chỉnh kịp thời trước những thay đổi và tạo điều kiện cho việc đàm phán giữa các bên
liên quan trong việc giải quyết các bất đồng cục bộ;
 Nâng cao chất lượng thực hiện dự án để tạo ra sản phẩm dịch vụ có chất
lượng cao.
Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có những mặt hạn chế như có mâu
thuẫn khi phân bổ cùng một nguồn lực trong công ty, quyền lực và trách nhiệm của
các nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được xác định rõ ràng, đầy đủ.

Quản lý dự án có tất cả mười nội dung trong đó có bốn nội dung cốt lõi, năm
nội dung hỗ trợ và một nội dung lập kế hoạch tổng thể.
 Bốn nội dung cốt lõi là: Quản lý phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí và
quản lý chất lượng.
Trang 18


 Năm nội dung hỗ trợ là: Quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản
lý rủi ro, quản lý mua sắm trang thiết bị và dịch vụ, quản lý các bên liên quan tới dự
án.
Các nội dung, hay khía cạnh của công tác quản lý dự án được liệt kê như hình
1.3.

Các lĩnh vực
quản lý dự án

Lập kế hoạch
tổng thể

Quản lý phạm vi

Quản lý truyền
thông

Quản lý chi phí

Quản lý nhân sự

Quản lý tiến độ

Quản lý rủi ro

Quản lý
chất lượng

Quản lý
nhà cung ứng

Quản lý
các bên liên quan

Hình 1.3: Các lĩnh vực của quản lý dự án
Nguồn: Tài liệu PMBOK 5th, PMI
Trong phạm vi luận văn trình bày bốn nội dung cốt lõi và tập trung vào trọng
tâm là nội dung quản lý tiến độ dự án, tuy nhiên trong quá trình phân tích tác giả vẫn
sẽ đan xen liên hệ tới các vấn đề liên quan nội dung hỗ trợ.

Trang 19


1.2. Các khía cạnh chính của quản lý dự án
1.2.1. Quản lý khối lượng, phạm vi công việc
Quản lý thực hiện dự án về khối lượng, phạm vi công việc là việc xác định
phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào
thuộc về dự án và cần phải được thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự
án.
Mở rộng phạm vi
Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không
lường trước được, ảnh hưởng tới chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. Khi thực
hiện dự án, các yêu cầu có xu hướng thay đổi liên tục, dẫn đến tăng khối lượng công

việc, chi phí và thời gian. Điều này thể hiện khá rõ trong dự án CNTT, thực tế cho thấy
hầu hết các dự án đều liên quan đến công nghệ mới, việc chốt chặt các yêu cầu trong
tài liệu phạm vi ban đầu trở nên vô cùng khó khăn. Xu hướng mở rộng phạm vi gây
ảnh hưởng không nhỏ đến sự thất bại của dự án. Chìa khóa để vượt qua nguy cơ có
thực này trong công tác quản lý dự án là phải quản lý chặt chẽ và tuân thủ các các quy
định về thủ tục, không chấp nhận bất cứ thay đổi nào không tuân theo quy trình thay
đổi.
Quản lý thay đổi
Quá trình quản lý thay đổi là một phần trong quá trình quản lý, kiểm soát tiến
độ nhằm đảm bảo rằng những thay đổi không được chấp nhận sẽ không được đưa vào
dự án. Kế hoạch dự án được đánh giá là tốt nhất cũng không thể lường hết những thay
đổi trong dự án. Trước khi chấp nhận một thay đổi, phải xác định rõ những ảnh hưởng
của nó đến phạm vi, thời gian và tiến độ của dự án. Nếu một thay đổi tác động mạnh
đến kinh phí hay tiến độ, nên xem xét có cần thay đổi phạm vi để hạn chế ảnh hưởng
không. Ngược lại, nếu thay đổi phạm vi làm ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí, hãy
đảm bảo mọi đối tượng liên quan chính và khách hàng đều hiểu được hệ quả của nó.
Nếu một yêu cầu thay đổi được chấp nhận, nó phải trải qua quá trình phê duyệt được
xác định trong quy trình quản lý thay đổi. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến kinh phí, thời
gian hay các yêu cầu về nguồn lực, kế hoạch dự án cũng phải được cập nhật cho phù
hợp và chính xác.

Trang 20


Quản lý các yêu cầu thay đổi rất quan trọng trong việc ngăn chặn những thay
đổi ngoài ý muốn hoặc không chính đáng trong phạm vi dự án. Nếu quy trình quản lý
thay đổi quá nặng nề và cồng kềnh thì mọi người sẽ rất khó để thực hiện, còn nếu quá
lỏng lẻo thì dự án sẽ ra ngoài sự kiểm soát.
Quản lý thay đổi cần tuân theo các nguyên tắc sau:
 Thứ nhất là: Đảm bảo tất cả các yêu cầu thay đổi đều được ghi nhận

- Xác lập một mẫu yêu cầu thay đổi bao gồm các thông tin cơ bản: ai, cái gì,
ở đâu, khi nào và như thế nào?
- Quản lý được trạng thái của các yêu cầu thay đổi: đã tiếp nhận, chờ duyệt,
chấp nhận, từ chối…
 Thứ hai là: Đảm bảo rằng ảnh hưởng của thay đổi được phác thảo rõ ràng:
- Ảnh hưởng của thay đổi lên lịch trình, tiến độ như thế nào?
- Ảnh hưởng của thay đổi lên chi phí như thế nào?
- Ảnh hưởng của thay đổi lên phạm vi, khối lượng công việc như thế nào?
- Ảnh hưởng của thay đổi lên chất lượng của sản phẩm như thế nào?
 Thứ ba là: Đảm bảo rằng yêu cầu thay đổi được người có thẩm quyền duyệt
trước khi đi vào thực hiện;
 Thứ tư là: Đảm bảo rằng tất cả các đối tượng liên quan chính đến dự án đều
được thông báo về cách giải quyết thay đổi và khi nào thì thay đổi diễn ra;
 Thứ năm là: Đảm bảo rằng lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật của dự
án được điều chỉnh để phản ánh đúng các thay đổi được phê duyệt.
Kiểm soát phạm vi
Kiểm soát phạm vi là quá trình kiểm soát quá trình thực hiện dự án để ngăn
ngừa việc mở rộng phạm vi có ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án nhưng không
qua bước đánh giá, phê duyệt. Để quản lý phạm vi một cách hiệu quả, cần tuân theo
các nguyên tắc sau:
 Giám sát các báo cáo hiệu suất, các đánh giá hiệu suất, các cuộc họp báo cáo
hiện trạng để tìm các dấu hiệu của việc mở rộng phạm vi tiềm năng;
 Kiểm tra, thực hiện kiểm định các công việc đang tiến triển;
 Đảm bảo mọi yêu cầu thay đổi đều được ghi lại và sàng lọc để chấp nhận
hoặc từ chối:
Trang 21


- Loại bỏ những thay đổi ngoài phạm vi trừ khi chúng quan trọng với dự án;
- Đối với những thay đổi có khả năng được chấp nhận, đánh giá ảnh hưởng

tới kế hoạch dự án và liệt kê các vấn đề có thể phát sinh;
- Nếu ảnh hưởng nhỏ, giám đốc dự án và đội dự án có thể quyết định;
- Nếu ảnh hưởng vừa phải, cần chuẩn bị một báo cáo về ảnh hưởng và đạt
được sự đồng thuận của các bên liên quan đến dự án;
- Nếu ảnh hưởng lớn, cần phải đàm phán về những phương án thay thế khác
để vẫn đạt được mục tiêu mà hạn chế ảnh hưởng đến dự án.
 Nếu thay đổi được chấp nhận, tiếp tục cập nhật những điều chỉnh cần thiết
vào kế hoạch dự án và thông báo đến cho đội dự án cũng như các bên liên quan;
 Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, hãy đảm bảo rằng quyết định này được
thông báo đến bên đưa ra yêu cầu thay đổi.
1.2.2. Quản lý tiến độ
Quản lý thực hiện dự án về mặt tiến độ là việc lập kế hoạch, phân phối và giám
sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công
việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo
dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào.
Quản lý tiến độ giúp tiến độ luôn nằm trong tầm kiểm soát. Tiến độ đạt yêu cầu
là đúng tiến độ hoặc vượt không quá thời gian dự trù cho dự án trong kế hoạch dự án.
Tiến độ được đảm bảo sẽ làm cho dự án không phát sinh những chi phí ngoài dự kiến.
Muốn đảm bảo được tiến độ thì trước tiên cần phải kiểm soát được tiến độ.
Trong quá trình kiểm soát tiến độ thì giám đốc dự án phải luôn luôn chú ý đến các
điểm mốc là thời gian mà hoạt động hay gói công việc đó cần phải hoàn thành. Một
người quản lý dự án giỏi không chờ đợi một cách thụ động đến ngày mà điểm mốc cần
đạt được, mà phải chủ động sớm, đảm bảo thỏa mãn tất cả các điều kiện để đạt được
điểm mốc. Nếu kế hoạch bị muộn cần đặt ra các câu hỏi sau: Những hậu quả nào có
thể xảy ra đối với các phần khác của dự án, những hoạt động nào có liên quan, có cần
thêm nguồn lực nào không, các biện pháp có thể áp dụng để kịp kế hoạch. Không nên
đưa thêm người vào để giải quyết các hoạt động đang thực hiện: những người mới
chưa có kinh nghiệm hay chưa quen với công việc nên luôn có xu hướng đặt ra nhiều

Trang 22