ISO Quy trình quản lý thiết bị máy tính và thiết bị ngoại vi trong công ty

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Mã tài liệu: QT-EEE-XY
Lần ban hành/Sửa đổi: 01
Ngày hiệu lực: / /2010

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ THIẾT BỊ CNTT
QUẢN TRỊ MẠNG

Người soạn thảo
Họ và tên
Chữ ký
Ngày

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Đặng Tiến Hùng

Nguyễn Quang Hòa Bình


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của Trung tâm EEE và không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất
cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của Trung tâm EEE

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI
TT

Ngày sửa
đổi

Lần ban hành: 01

Vị trí sửa
đổi (trang)

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

Trang số 2/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

1. MỤC ĐÍCH:
-

Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý tài sản là thiết bị công
nghệ thông tin, viễn thông

-

Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống các thiết bị.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Áp dụng đối với tài sản là tất cả các thiết bị công nghệ thông tin,
viễn thông.
- Áp dụng đối với toàn bộ người sử dụng thiết bị trong trung tâm.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết
bị,
- Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị
- Các quy trình liên quan
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Thuật ngữ:
- Thiết bị Công nghệ thông tin, viễn thông: (TB CNTT): là các thiết bị
sử dụng trong các lĩnh vực công nghệ thông tin, thiết bị thông tin liên
lạc: máy tính, thiết bị ngoại vi, điện thoại, tổng đài, máy photo….
- Thiết bị máy tính: là hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ
thống mạng, linh kiện.
- Thiết bị văn phòng: là hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng:
hệ thống máy in, scaner, fax, copier
- Phần mềm: là các chương trình trình cài đặt cho các thiết bị CNNT
hoặc là các hệ điều hành, các chương trình ứng dụng hỗ trợ các
nghiệp vụ văn phòng.
- Quản trị mạng: thực hiện các nghiệp vụ CNTT khắc phục và sửa chữa các
sự cố về CNTT xảy ra trong hệ thống.

4.2 Chữ viết tắt
- IS
: Hệ thống thông tin, Bộ phận IS
- HCTH

: Bộ phận Hành chính tổng hợp
Lần ban hành: 01

Trang số 3/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

- CNTT
- TBCN
- BP
- SD
- TBP
- BH
- BT-BD

Lần ban hành: 01

Mã hiệu: QT-EEE-XY

: Công nghệ thông tin, viễn thông
: Thiết bị công nghệ: là bao gồm các thiết bị CNTT và các
thiết bị viễn thông, cảo bao gồm phần cứng, phần mềm.
: Bộ phận
: Sử dụng
: Trưởng bộ phận
: Bảo hành
: Bảo trì, bảo dưỡng

Trang số 4/ 12

Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

5. NỘI DUNG
5.1 Mô tả quy trình
Lưu đồ tiến trình thực hiện

Trách
nhiệm

Tài liệu/Biểu
mẫu
DM/IS-01

Danh mục TBCN
Hồ sơ TBCN

Bộ phận IS

BP sử dụng

HS/IS-02

Kế hoạch bão
trì, bảo dưỡng

Nhu cầu khắc

phục, sửa chữa

IS, BP sử
dụng

P.Án sửa chữa, bảo
dưỡng

Lãnh đạo
phụ trách

Phê duyệt

BB/IS-01

Thực hiện

IS
IS,BP sử
dụng Nhà
cung cấp

BB/IS-01

Đánh giá
nghiệm thu
OK

IS, HCTH,
BP sử dụng

BB/IS-02

Bàn giao người
sử dụng

5.2 Diễn giải
5.2.1 Danh mục thiết bị công nghệ - Hồ sơ thiết bị CN
a. Danh mục thiết bị

Lần ban hành: 01

Trang số 5/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

-

Mã hiệu: QT-EEE-XY

Danh mục thiết bị công nghệ là danh sách toàn bộ các thiết bị công nghệ
thông tin, thiết bị viễn thông và các phần mềm sử dụng: Danh mục phân chia
rõ ràng:
+ Các thiết bị phần cứng: máy tính, máy chủ, thiết bị ngoại vi: máy in,
scaner, potopcopier, thiết bị mạng…,
+ Các thiết bị viễn thông: Máy điện thoại, fax, tổng đài

- Danh mục các thiết bị phân chia theo nhóm thiết bị, các thiết bị được gắn
mã ký hiệu (Theo quy định quy trình quản lý tài sản).

- Đối với hệ thống phần mềm, website: danh sách hệ điều hành, phần mềm
có bản quyền, phần mềm nghiệp vụ, danh sách các website, nhà cung cấp.
b.

Hồ sơ thiết bị CN

- Hồ sơ là các thiết bị CN được lập dựa trên danh mục TBCN. Nội dung của
Hồ sơ thiết bị CN bao gồm:
+ Tên thiết bị, mã ký hiệu, thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn (nếu có)
ngày mua, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành bảo trì
+ Người sử dụng, nhật ký bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa, biên bản
giao nhận
+ Đối với hệ thống phần mềm, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng: người
quản lý, nhà cung cấp (lập trình, thiết kế), thời gian nâng cấp, thay đổi và
sửa chữa.
- Hồ sơ thiết bị CN cập nhật khả năng hoạt động, sự thay đổi đối với chi tiết
từng thiết bị công nghệ nếu có bất kỳ sự thay đổi nào,
c. Bộ phận IS
Bộ phận Hệ thống thông tin: Kết hợp với HCTH chịu trách nhiệm
quản lý danh mục tất cả các thiết bị công nghệ, điều phối, điều chuyển
TBCN phù hợp với các đối tượng sử dụng. Chịu trách nhiệm quản lý, xử lý
về mặt kỹ thuật đối với tất cả các TBCN, các vấn đề liên quan đến CNTT
Chủ động đề xuất, đề nghị với Ban lãnh đạo trung tâm về nâng cấp,
cải tạo thiết bị CN, hệ thống CNTT
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến khắc phục sự cố, sửa
chữa hệ thống mạng, thiết bị CN.
d. Bộ phận sử dụng
- Là các thiết bị văn phòng, thiết bị máy tính do bộ phận quản lý và trực
tiếp sử dụng
Lần ban hành: 01

Trang số 6/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

- Là các thiết bị do bộ phận quản lý (VD: hệ thống máy Copier, fax,
máy chấm công, ..)
e. Người sử dụng
Là toàn bộ cán bộ nhân viên trong trung tâm có sử dụng các thiết bị
công nghệ.
Người sử dụng chịu trách nhiệm quản lý phần tài sản là các thiết bị
CN được Trung tâm bàn giao sử dụng: máy tính, điện thoại, vvv
Trong trường hợp NSD mất mát tài sản bàn giao. (thực hiện theo quy
trình- quy định quản lý tài sản)

Lần ban hành: 01

Trang số 7/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

5.2.2 Nhu cầu khắc khục, sửa chữa thiết bị công nghệ
a. Sơ đồ
Lưu đồ tiến trình thực hiện

Trách
nhiệm

Nhu cầu khắc phục,
sửa chữa, TBCN

Bộ phận SD

Tài liệu/Biểu
mẫu
YC/IS-01

YC/IS-01
BP sử dụng,
IS, HCTH

IS, BP sử
dụng

OK

Kiểm tra
xử lý

1

Cán bộ phụ
trách liên
quan

Lập P.Án sửa chữa,

2

YC/IS-01

YC/IS-01

Phê duyệt

OK
BB/IS-01

Thực hiện

IS
IS, BP sử
dụng, Nhà
cung cấp

BB/IS-01

Đánh giá
nghiệm thu
OK

. IS, HCTH,
BP sử dụng

Lần ban hành: 01

Bàn giao
Lưu hồ sơ TB

BB/IS-02
HS/IS-01

Trang số 8/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

b.

Mã hiệu: QT-EEE-XY

Diễn giải

STT

Nội dung công việc

Người thực hiện

Biểu mẫu

1

Tiếp nhận nhu cầu sửa chữa từ Bộ phận sử dụng

IS, BP sử dụng

YC/IS-01

2

Kiểm tra – khắc phục và sửa chữa ngay:

IS, cán bộ kỹ
thuật chuyên môn
của bộ phận

YC/IS-01

IS – HCTH- BP
mua sắm

YC/IS-01

BP Mua sắm.
Lãnh đạo

YC/IS-01

 Trường hợp bộ phận IS tự khắc phục và sửa
chữa được ngay (chuyển bước 7)
3

Lập phương án sửa chữa:

 (1) Kiểm tra thiết bị còn bảo hành (chuyển bước
5). Chuyển nhà cung cấp thực hiện bảo hành.
 (2) Trường hợp thiết bị hết hạn bảo hành: IS kết
hợp BP mua sắm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

4

Trình lãnh đạo phê duyệt chi phí sửa chữa:
 Lãnh đạo không duyệt phương án: (chuyển lập
phương án khác- bước 3)

5

Tiến hành thực hiện sữa chữa

IS, giám sát nhà
cung cấp dịch vụ
sửa chữa

BB/IS-01

6

Đánh giá nghiệm thu:

IS, nhà cung cấp
dịch vụ, BP sử
dụng thiết bị

BB/IS-01

IS, BP sử dụng
thiết bị

BB/IS-02

 Thiết bị vẫn chưa đáp ứng nhu cầu sửa chữa
(chuyển bước 3- lựa chọn nhà cung cấp dv khác)
 Thiết bị đã được sửa chữa và hoàn tất
7

Bàn giao Bộ phận sử dụng
Lập biên bản bàn giao

HS/IS-01

Lưu hồ sơ thiết bị

- Đối với nhu cầu sửa chữa là hệ thống phần mềm, hệ điều hành, website,
phần mềm ứng dụng: Bộ phận IS trực tiếp thực hiện sửa chữa, cài đặt lại
mới. Trường hợp phần mềm thuê ngoài xây dựng: thực hiện như theo quy
trình đối với sửa chữa thiết bị.

Lần ban hành: 01

Trang số 9/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

5.2.3 Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng
Lưu đồ tiến trình thực hiện

Trách
nhiệm

Kế hoạch Bảo
dưỡng, bảo trì
TBCN

BP sử dụng
thiết bị

Tài liệu/Biểu
mẫu
BT/IS-01

YC/IS-01
BP sử dụng,
IS, HCTH

OK

IS, BP sử
dụng
Cán bộ phụ
trách liên
quan

Kiểm tra
xử lý

Phương án bảo trì, Bảo
dưỡng

YC/IS-01

YC/IS-01

Phê duyệt

OK
BB/IS-01

Thực hiện

IS
IS, BP sử
dụng, Nhà
cung cấp
dịch vụ

BB/IS-01

Đánh giá
nghiệm thu
OK

. IS, HCTH,
BP sử dụng

Lần ban hành: 01

Bàn giao
Lưu hồ sơ TB

BB/IS-02
HS/IS-01

Trang số 10/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

STT
1

2

Nội dung công việc

Mã hiệu: QT-EEE-XY

Người thực hiện

 Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn bộ
Bộ phận IS
hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì bảo

Bộ phận HCTH
dưỡng phần cứng, phần mềm. quét virus..toàn bộ
Các Bộ phận khác
hệ thống(Bộ phận IS)
sử dụng TB VP
 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị văn
phòng (bộ phận HCTH) và các BP khác sử dụng
thiết bị văn phòng.
Kiểm tra – xử lý:
 Đối với các thiết bị máy tính, phần mềm, và các
thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo dưỡng,
bảo trì trong khả năng chuyên môn.

Biểu mẫu
KH/IS-01

IS, cán bộ kỹ
thuật chuyên môn
của bộ phận

KT/IS-01

IS – HCTH- BP
mua sắm

KT/IS-01

BP Mua sắm.
Lãnh đạo

KT/IS-01

IS, giám sát nhà
cung cấp dịch vụ

BB/IS-01

 Đối với các thiết bị cần chuyên môn và định kỳ
bảo dưỡng (yêu cầu chuyên môn và kỹ thuật
cao). IS kết hợp bộ phận HCTH /Mua sắm lên
danh sách các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo
dưỡng
3

Phương án Bảo trì, bảo dưỡng
 Kết hợp các bộ phận lên lịch thực hiện bảo trì,
bảo dưỡng cho các bộ phận có yêu cầu.
 Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc các nhà cung
cấp dịch vụ đã lựa chọn thực hiện bảo trì, bảo
dưỡng.

4

Trình lãnh đạo phê duyệt :
 Đối với việc thực hiện thuê ngoài bảo trì bảo
dưỡng. BP HCTH/Mua sắm lên danh mục chi
phí trình lãnh đạo phê duyệt
 Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay thế
linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm lựa chọn
phương án tối ưu các nhà cung cấp dịch vụ, sản

phẩm trình lãnh đạo duyệt

5

Tiến hành thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
 Lên lịch thực hiện bảo trì, bảo dưỡng (tránh ảnh
hưởng tới công việc chung toàn trung tâm)
Lần ban hành: 01

Trang số 11/ 12


Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT

Mã hiệu: QT-EEE-XY

6

Đánh giá nghiệm thu:

IS, nhà cung cấp
dịch vụ, BP sử
dụng thiết bị

BB/IS-01

7

Bàn giao Bộ phận sử dụng

IS, BP sử dụng
thiết bị

BB/IS-02

Lập biên bản bàn giao

HS/IS-02

Lưu hồ sơ thiết bị

DANH MỤC BIỂU MẪU
STT

Nội Dung

Mã số

1

Danh mục thiết bị CN

DM/IS-01

2

Hồ sơ thiết bị CN

HS/IS-01

3

Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ kiểm YC/IS-01
tra hiện trạng/ phương án sửa chữa/
phê duyệt phương án

4

Biểu mẫuThực hiện sửa chữa, bảo BB/IS-01
trì bảo dưỡng/ đánh giá nghiệm thu

5

Biên bản bàn giao

6

Biểu mẫuKế hoạch bảo trì TBCN/ BT/IS-01
kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê
duyệt bảo trì bảo dưỡng

Lần ban hành: 01

BB/IS-02

Trang số 12/ 12