Quy trình quản lý tài sản thiết bị IS và các biểu mẫu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Mã tài liệu: QT-HC-02
Lần ban hành/Sửa đổi: 01
Ngày hiệu lực: / /2010

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN

Người soạn thảo
Họ và tên
Chữ ký
Ngày

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Đặng Tiến Hùng

Nguyễn Quang Hòa Bình


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của Trung tâm và không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất cứ
hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của Trung tâm

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT

Ngày sửa
đổi

Lần ban hành: 01

Vị trí sửa
đổi (trang)

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

Trang số 2/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

1. MỤC ĐÍCH:
- Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý tài sản.
- Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống tài sản là các thiết
bị.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Áp dụng đối với tất cả các tài sản.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết
bị.

- Danh mục tài sản. Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ
theo dõi thiết bị.
- Các quy trình liên quan.
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Thuật ngữ:
- Tài sản: Được hiểu là tất cả các trang thiết bị cơ sở vật chất của trung
tâm, có giá trị và vòng đời sản phẩm trên 1 năm bao gồm đồ đạc và
các thiết bị.
- Đồ đạc: là bao gồm hệ thống bàn, ghế, tủ đựng
- Thiết bị: là tất cả các thiết bị liên quan như thiết bị máy tính, thiết bị
văn phòng, có tác động và ảnh hưởng trực tiếp tới công việc.
- Thiết bị máy tính: là hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ
thống mạng, linh kiện.Thiết bị văn phòng: là hệ thống thiết bị sử
dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier.
4.2 Chữ viết tắt
- IS
: Hệ thống thông tin, Bộ phận IS
- CNTT
: Công nghệ thông tin, viễn thông
- TBCN
: Thiết bị công nghệ: là bao gồm các thiết bị CNTT và các
thiết bị viễn thông, bao gồm phần cứng, phần mềm.
- BP
: Bộ phận
Lần ban hành: 01

Trang số 3/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

- SD
- TBP
- BH
- BT-BD

Lần ban hành: 01

Mã hiệu: QT-HC-02

: Sử dụng
: Trưởng bộ phận
: Bảo hành
: Bảo trì, bảo dưỡng

Trang số 4/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

5. NỘI DUNG
5.1 Mô tả quy trình
Lưu đồ tiến trình thực hiện

Trách nhiệm
- Hành chính
- BP liên quan
- Hành chính

- IS

- Trưởng BP

- Hành chính
- IS

Tài liệu
Biểu mẫu

Kiểm kê, lập danh mục
Hồ sơ Tài sản

BM-HC-02-01
BM-HC-02-02
BM-HC-02-03

Lập kế hoạch bảo trì,
bảo dưỡng

BM-HC-02-04

BM-HC-02-04

Phê
duyệt
Lập phương án bảo
dưỡng, sửa chữa

BM-HC-02-04

BM-HC-02-04
- Trưởng BP HCTH

- Hành chính

Phê
duyệt

OK

Thực hiện

- IS
- Hành chính
- IS
- Nhà CC

- Hành chính

BM-HC-02-04
Nghiệm
thu
Bàn giao

Cập nhật danh mục
hồ sơ TS

BM-HC-02-02

5.2 Diễn giải
Lần ban hành: 01

Trang số 5/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

STT

1*

2

3

Nội dung công việc

Lập danh mục tài sản

- HCTH

-

Lập hồ sơ tài sản

- Kế toán

-

Gán ký hiệu mã cho từng tài sản, tài
sản mới mua sắm

 Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị:
-

Kế hoạch cho các thiết bị IS: phần
cứng, phần mềm, …

-

Kế hoạch cho các thiết bị hỗ trợ hoạt
động văn phòng.

 Phê duyệt
Trường hợp kế hoạch không được phê
duyệt, HTCH/IS lập kế hoạch khác.

 Lập phương án bảo trì, bảo dưỡng:
-

5

Người thực Thời gian
hiện
Thực
hiện

-

4

Mã hiệu: QT-HC-02

Bộ phận có chuyên môn tự bảo trì bảo
dưỡng (VD phần cứng, phần mềm các
thiết bị IS);

-

Thuê nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài:
Bộ phận Mua sắm lập danh sách, báo
giá của các nhà cung cấp dịch vụ b

-

Thay thế, mua mới thiết bị đối với các
thiết bị hỏng hóc và cần thiết bị thay
thế.

 Phê duyệt:
-

Đối với việc thực hiện thuê ngoài bảo
trì bảo dưỡng. BP HCTH/Mua sắm lên
danh mục chi phí trình lãnh đạo phê
duyệt;

-

Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu
thay thế linh kiện thiết bị, BP

Lần ban hành: 01

- HCTH
- IS

Ngay khi
cập nhật
tài sản
mới vào
danh mục
và hồ sơ

Biểu mẫu

BM-HC-02-01
BM-HC-02-02
BM-HC-02-03

Kế hoạch BM-HC-02-04
06 tháng
đầu năm
và 06
tháng cuối
năm

- Trưởng
bộ phận

BM-HC-02-04

- HCTH

BM-HC-02-04

- IS
- BP Mua
sắm

- Trưởng
phòng
HCTH

Trang số 6/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án
tối ưu của các nhà cung cấp dịch vụ,
sản phẩm trình lãnh đạo duyệt;
-

Trường hợp không được phê duyệt
BP HC lập phương án khác.

 Thực hiện

6

-

-

Tiến hành kết thực hiện bảo trì, bảo
dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công việc
của các bộ phận).

8

- IS

Đối với các thiết bị máy tính, phần
mềm, và các thiết bị văn phòng nhỏ IS
chủ động bảo dưỡng, bảo trì trong khả
năng chuyên môn theo kế hoạch được
lập.

 Đánh giá nghiệm thu:

7

- Nhà CC
dịch vụ

-

Kiểm tra chất lượng bảo trì, bảo dưỡng;

-

Theo dõi hoạt động của các thiết bị sau
bảo trì bảo dưỡng;

-

Đánh giá nhà cung cấp Sản phẩm, dịch
vụ.

-

Bàn giao Bộ phận sử dụng

-

Lưu hồ sơ thiết bị

BM-HC-02-04

- IS (đối
với các
thiết bị
IS)
- HC

BM-HC-02-05

- HC

BM-HC-02-02

Chú thích
 Danh mục tài sản
-

Danh mục tài sản là bảng biểu liệt kê danh sách toàn bộ tài sản theo
nhóm tài sản. Bộ Hành chính kế hợp với Kế toán Tổng hợp có trách
nhiệm lập và theo dõi danh mục tài sản theo biểu mẫu BM-HC-02-01.

- Danh mục tài sản sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê, luân chuyển
tài sản và cập nhật tài sản mới.


Hồ sơ tài sản
- Hồ sơ tài sản là tài liệu lưu trữ các thông tin chi tiết về tài sản.

Lần ban hành: 01

Trang số 7/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

- Hồ sơ tài sản mô tả: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật nhật ký

sửa chữa, bảo hành, người/ bộ phận sử dụng., và các giấy tờ liên quan
(biên bản, phiếu bảo hành..) và được lập theo biểu mẫu BM-HC-02-02
- Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:
XX-TT
XX: Tên thiết bị viết tắt
TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị
VD: PC-002.0510
Máy PC số 002, mua tháng 5 năm 2010
PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng 4 năm 2009
- Các tài sản được được ký mã hiệu theo BM-HC-02-03
- Tất cả các tài sản đều được gán mã số, ký hiệu (chỉ đối với các tài sản có
kích thước lớn và các tài sản là các thiết bị IS.
5.3 Bàn giao – luân chuyển
5.3.1 Lưu đồ
Trách nhiệm
- Hành chính
- BP liên quan

Lưu đồ công việc

Yêu cầu sử dụng tài sản/
thiết bị

Tài liệu
Biểu mẫu
BM-HC-02-05

BM-HC-02-05

Phê

duyệt

- Trưởng BP
- Hành chính
- IS
- Người/ BP sử
dụng

BM-HC-02-05
Bàn giao cho người sử
dụng/ bộ phận sử dụng

BM-HC-02-02
- Hành chính

Cập hồ sơ tài sản

5.3.2 Diễn giải
Lần ban hành: 01

Trang số 8/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

STT

Mã hiệu: QT-HC-02

Nội dung

Người thực hiện

1

- Cán bộ/ Bộ phận có nhu cầu sử dụng tài - Cán bộ/ Bộ phận BM-HC-02sản/thiết bị lập phiếu yêu sử dụng tài
sử dụng
05
sản/thiết bị

2

- Trưởng BP ký xác nhận yêu cầu

- Trưởng BP

- Trường hợp yêu cầu là sử dụng tài - HC
sản/thiết bị mới hoặc không có trong - Trưởng phòng
danh mục hàng tồn kho: Thực hiện theo
HCTH
quy trình Mua sắm tài sản
- BP Mua sắm
- Trường hợp sử dụng các tài sản có trong
kho nhưng giá trị lớn: Phải được sự xét
duyệt của Trưởng phòng HCTH
3

Biểu mẫu

BP Hành chính xem xét yêu cầu:

- Cán bộ/BP sử
dụng
- Thực hiện bàn giao cho Cán bộ/BP có
nhu cầu sử dụng;
- IS

BM-HC-0205

BM-HC-0205

- Kết hợp BP IS luân chuyển tài sản (là - HC
các thiết bị IS) giữa các bộ phận phù
hợp với công suất và hiệu quả sử dụng
tài sản/thiết bị.
4

Cập nhật danh mục, hồ sơ tài sản

Lần ban hành: 01

- HC

BM-HC-0202

Trang số 9/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

6. DANH MỤC BIỂU MẪU
STT
1
2
3
4
5

Nội Dung
Danh mục tài sản
Hồ sơ tài sản
Danh mục ký mã hiệu Tài sản
Kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị
Phiếu yêu cầu và bàn giao TS

Lần ban hành: 01

Mã số
BM-HC-02-01
BM-HC-02-02
BM-HC-02-03
BM-HC-02-04
BM-HC-02-05

Trang số 10/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

BM-HC-02-04
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Số ……….……
Ngày lập KH:…../......../......

KẾ HOẠCH
BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ CNTT
Tên thiết bị

Mã TB

Duyệt Kế hoạch

Lần ban hành: 01

Thời gian
thực
hiện

Mô tả hiện trạng/ Phương án
thực hiện

Duyệt phương án

Đánh giá kết quả/
nghiệm thu

Bộ phận HC

Trang số 11/ 15

Ghi chú


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

BM-HC-02-03
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Số ……….……
Ngày yêu cầu:…../......../......

DANH MỤC
KÝ MÃ HIỆU THIẾT BỊ
-

Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:
XX-TT
XX: Tên thiết bị viết tắt
TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị
VD: PC-002.0510
Máy PC số 002, mua tháng 5 năm 2010
PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng 4 năm 2009
Tên thiết bị

Máy Laptop

Ký mã hiệu

Ghi chú

LT-

Máy để bàn: Desktop

PC-

HDD-Box

HD-

Modem, Accesspoint, Switch

MA-

Printer

PT-

Copier

CP-

Fax

Fa-

Projector

PJ-

Tổng đài

Co

Điện thoại

Te-

Bàn làm việc

Tb

Máy desktop :Bao gồm đủ các
linh kiện đi kèm: Case,
Monitor,
Mouse,
keyboard

Ghế

Lần ban hành: 01

Trang số 12/ 15

DANH MỤC TÀI SẢN

TT

Tên thiết bị

I

Thiết bị CNTT

a

Máy tính
Case Desktop
Monitor
Accesspoint
Swich hub
Laptop

b

Linh kiện
HDĐ
Mainboard
Card CPI
Card Wifi
mouse

Mã TB

Đvt

Khối VP Hà nội


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

maáy chiếu
USB 3G
tai nghe
Keyboard
Tổng đài DT
HDD box
modem
c

Phần mềm
Hệ đều hành
Phần mềm ứng dụng

d

Hệ thống Website
Trang tin tức
Hệ thống Moodle
Diễn đàn

II

Thiết bị VP
Fax
Printer
Copier
Máy chấm công
Máy hủy tl
loa
Máy scaner
máy đếm tièn
Lần ban hành: 01

Trang số 2/ 15


Quy trình Quản lý tài sản

Mã hiệu: QT-HC-02

Máy ảnh số
camera
điện thoại CD
Điện thoại kéo dài

Lần ban hành: 01

Trang số 3/ 15