SKKN sử dụng phần mềm excel trong quản lí thi nghề nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trường THPT số 4 TP lào cai

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÀO CAI

TÊN SKKN:

SỬ DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG
QUẢN LÍ THI NGHỀ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÍ TRƢỜNG THPT SỐ 4 TP LÀO CAI”

- Họ và tên tác giả: Ngô Minh Trân
- Chức vụ: Phó Hiệu trƣởng
- Tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin - Công nghệ
- Đơn vị công tác: Trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai

Thành phố Lào Cai, ngày 05 tháng 5 năm 2014.

0


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Phần I:
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
CNTT, v i h g ƣu thế vƣ t trội ủ
i v mọi h v
ời sống xã hội
trong thời ại hiện nay. S phát triể hƣ vũ b
ủa công nghệ em ại nhiều
thành t u to l n củ

gƣời. Đối v i GD&ĐT, CNTT
g một vai trò to l n.
Quyết ị h 698/QĐ-TTg g y 21 thá g 6 ăm 2011 của Thủ thƣ ng Chính phủ
phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân l CNTT ế 2015 v ịnh
hƣ g ế ăm 2020 êu rõ: “Đẩy mạnh ứng dụ g CNTT tr g trƣờng phổ thông
nhằm ổi m i phƣơ g pháp dạy và họ the hƣ ng giáo viên tích h p CNTT vào
từng môn học. Giáo viên bộ môn chủ ộng t soạn và t chọn phần mềm ể dạy
học ứng dụ g CNTT”; Chỉ thị số 29/2001/CT-BGĐ&ĐT g y 30/7/2001 ủa Bộ
trƣởng Bộ GD&ĐT
hỉ rõ: “ ối v i GD&ĐT, CNTT
tá ộng mạnh mẽ làm
th y ổi nội du g, phƣơ g pháp, phƣơ g thức dạy và học. CNTT là phƣơ g tiệ ể
tiến t i một xã hội học tập”; Cô g vă số 1277/SGD&ĐT-GDHSDT ngày 19
thá g 9 ăm 2013 ủa Sở Giáo dụ v Đ tạo Lào Cai về việ hƣ ng dẫn th c
hiện nhiệm vụ CNTT ăm học 2013-2014, coi ẩy mạnh ứng dụng CNTT trong
quản lý và dạy học là một trong các nhiệm vụ trọng tâm.
V i s phát triể ủ CNTT
tạ r ơ hội m i h g h GD&ĐT tr g tất
ả á
h v : Quả
giá dụ , bồi dƣ g huyê mô h ội gũ á bộ, giá
viên,... Hỗ tr ắc l
h phƣơ g pháp dạy học tích c c, cho hoạt ộng nhận thức
của HS.
Trong nh g ăm họ trƣ c, h trƣờ g
tí h ứng dụng CNTT vào công tác
quản lý em ại nh ng hiệu quả tích c c. Nhằm thú ẩy h trƣờng phát triển theo
hƣ ng hội nhập, ồng thời th c hiện tốt nhiệm vụ, mục tiêu củ ăm học 2013 2014, tôi nhận thấy cần thiết phải tiếp tục tích c c áp dụng CNTT, nhất là phần
mềm Excel vào quá trình quản lí nhằm ổi m i nâng cao hiệu quả quản lí. Đây
nhiệm vụ kh khă , òi hỏi Ban Giám hiệu phải tích c

ổi m i, chịu khó tìm tòi
ể viết á hƣơ g trì h quản lí trên phần mềm Excel phục vụ kịp thời cho công tác
quản lí và chỉ ạo dạy học. V
ũ g
d tôi họ ề tài “sử dụng phần
mềm Excel trong quản lí thi nghề nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trƣờng
THPT số 4 TP Lào Cai”.
2. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất cách viết và sử dụng hƣơ g trì h quản lí thi nghề bằng phần mềm
Excel phục vụ quản lí tại trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai nhằm nâng cao hiệu
quả quản lí củ h trƣờng.

1


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

3. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn.
Nêu ra một số qu
iểm chỉ ạo của Chính phủ, Bộ Giáo dụ v Đ tạo, Ban
chấp h h Đảng bộ tỉnh Lào Cai, Sở Giáo dụ v Đ tạo Lào Cai về ị h hƣ ng
chỉ ạo ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và dạy học.
Từ kết quả triển khai th c hiện tổng kết thành kinh nghiệm cho nh g ăm tiếp
sau tại trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai và có thể áp dụ g h á trƣờng
THPT khác.
Phần II:
NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN.
1. Cơ sở lí luận:
Nhận thấy việc áp dụ g CNTT v

h v c giáo dục có tác dụ g thú ẩy nâng
cao hiệu quả quản lí và chất ƣ ng giáo dụ , ăm học 2008-2009, trong Chỉ thị
nhiệm vụ ăm học, Bộ Giáo dụ v Đ tạo chọn chủ ề “Năm học ứng dụng
CNTT v ổi m i quả í t i hí h”. Nh g ăm học tiếp theo, Bộ Giáo dục và
Đ tạo vẫn chỉ ạo tiếp tục ẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục,
thống nhất quả
Nh ƣ c về CNTT trong giáo dụ v
tạo.
Chƣơ g trì h t
kh á XIV ủa Ban Chấp h h Đảng bộ tỉnh Lào Cai ƣ c cụ
thể hoá bằng ề án phát triền kinh tế - xã hội gi i ạn 2010-2015 chỉ ra một trong
các biện pháp nâng cao chất ƣ ng giáo dục là ứng dụng CNTT trong các hoạt ộng
giáo dục.
Đổi m i công tác quản lí, khuyế khí h v ộng viên cán bộ quản lí, giáo viên,
nhân viên tích c c ứng dụng CNTT vào quản lí, dạy học, công tác hành chính là
việc làm cần thiết. Việ
m y ảm bảo quá trình quản lí tài chính, học chính,
hành chính mang tính hệ thống, chính xác, tốn ít thời gian, tiết kiệm chi phí và một
iều không kém quan trọ g
hủ ộ g iều chỉnh kịp thời khi có s th y ổi về
quy chế, quy ịnh...
2. Cơ sở thực tiễn.
S u 23 ăm thành lập, ế
y iều kiện kinh tế xã hội tỉ h L C i
ạt ƣ c
nhiều th h tí h á g t hào về tất cả á
hv
ời sống xã hội. Tuy nhiên,
nhiều ơi trê ịa bàn tỉnh nói chung và một số xã, phƣờng thuộc thành phố Lào
Cai nói riêng ời sống nhân dân vẫn còn gặp kh khă , trì h ộ dân trí còn hạn chế.

Việc thu hút họ si h ế trƣờng là nhiệm vụ hết sức quan trọng góp phần nâng cao
trì h ộ dân trí, nâng cao chất ƣ ng nguồn nhân l c cho tỉnh. Ứng dụng CNTT nói
chung và phần mềm Excel nói riêng trong quản lí nhằm giảm thời gian th c hiện
các công việc hành chính cho Ban Giám hiệu ể dành thời gian tập trung xây d ng
h trƣờ g th h “trƣờng học thân thiện, học sinh tích c ” thu hút họ si h ến
trƣờng.
2


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Nh g ăm gầ ây, h trƣờ g
tí h c sử dụng các phần mềm của D án
Hỗ tr ổi m i quản lí giáo dục của Ủy ban châu Âu hỗ tr Việt Nam tr g h
v c giáo dục (SREM) vào quản lí nhân s , thiết bị, thƣ viện, quản lí học sinh ...
em ại hiệu quả nhất ịnh. Tuy nhiên, sử dụng các phân hệ của d án này có
nh ng hạn chế:
Thứ nhất, việ
i ặt phần mềm của SREM phức tạp; một gƣời quản lí một
phân hệ song phải i ặt tất cả các phân hệ còn lại trong khi khả ă g sử dụng các
phân hệ của một số cán bộ, giáo viên còn hạn chế.
Thứ hai, phần mềm của SREM nhạy cảm v i virut nên nếu máy tính có virut thì
khô g i ƣ c hoặc nếu cài xong mà máy bị nhiễm virút thì hƣơ g trì h khô g
hoạt ộ g ƣ c.
Thứ ba, việc sử dụng một phân hệ ũ g phức tạp. Vì các phân hệ liên kết v i
nhau nên tố ộ xử lí thông tin chậm, hay lỗi (phân hệ QLHS khi nhập hạnh kiểm
xong thì không sử ƣ c; phân hệ PEMIS về quản lí nhân s không t ộng cập
nhật quá trình nâng bậ ƣơ g; việc nhập số CMTND của một á hâ , máy bá
tồn tại số CMND này rồi hƣ g khi th c hiện tìm kiếm thì lại báo không có số
CMND hƣ thế).

Thứ tƣ, khi
th y ổi về quy chế, gƣời sử dụng phải chờ phiên bản m i từ
nhà cung cấp nên tính chủ ộng trong công việc hạn chế.
Thứ ăm, việc sử dụng phân hệ quản lí học sinh vào kiểm tr
khă vì quy trì h phức tạp, tố thời gian, hay bị sai sót.

ịnh kỳ, thi khó

Từ lí luận và th c tiễn, lại ƣ c giao phụ trách công tác chuyên môn, tôi ề xuất
v i Hiệu trƣở g h trƣờng quyết tâm ứng dụng phần mềm Excel vào quản lí, nhất
l hƣơ g trì h quản lí thi nghề.
II. ỨNG DỤNG EXCEL VÀO QUẢN LÍ THI.
1. Ƣu điểm của phần mềm excel.
Trong các phần mềm phần mềm ứng dụ g ơ bản Microsoff Office Word, Excel,
Powepoint, cán bộ quả í, giá viê tr g á h trƣờ g i hu g, trƣờng tôi nói
riê g thƣờng sử dụng hai phần mềm vào quản lí và giảng dạy là Word, Powepoint
mà ít sử dụng phần mềm Excel. Tuy nhiên, phần mềm Excel có nh g ƣu iểm
riêng mà hai phần mềm ki khô g
:
Phần mềm cho phép kẻ bảng biểu v i số cột (column) mặ ịnh là 256 và số
dòng (rows) là hơ 10.000 và việc chỉnh sử kí h thƣ c cột, dòng dễ hơ .
Việc nhập d liệu giống nhau trong Excel ở nhiều ô rất h h v

ơ giản.

Cho phép th c hiện các phép toán, các thuật toán mà các phần mềm Word,
Powepoint không th c hiện ƣ c.

3

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

2. Các phép tính và các hàm số thƣờng dùng khi viết chƣơng trình quản lí
thi:
a) Các phép tính: Nhân (*), chia (/), cộng (+), trừ (-).
b) Các hàm:
- Hàm Sum: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
Cú pháp = Sum (Number 1, Number 2,...), tr g
là các số, ịa chỉ ô hoặc dãy ô.

Number 1, Number 2 có thể

- Hàm Average: Tính giá trị trung bình cộng của các số.
Cú pháp = Average (Number 1, Number 2,...), tr g
thể là các số, ịa chỉ ô hoặc dãy ô.

Number 1,Number 2 có

- Hàm Vlookup: Tìm giá trị ƣ c chỉ ịnh theo cột.
Cú pháp = Vlookup (Lookup_value, Table_array, Col_index-num, Rangekup), tr g
+ Lookup_value:

Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng gi i hạn.

+ Table_array : Bảng gi i hạ

ể dò tìm.

+ Col_index-num: Số thứ t cột trong bản gi i hạn.

+ Range-lookup:
- Hàm if: kiểm tr

Là giá trị logic.
iều kiện.

Cú pháp = if(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false), tr g
+ L gi _test: L
hoặc False hay = 0.

iều kiệ

:

h trƣ . Điều kiện này phải trả về True hay =1

+ Value_if_true: L ối số bất kì (dạng số hay công thứ ...)
nếu kiểm tra ở ối L gi _test
ú g (True h y = 1).

ƣ c th c hiện

+ V ue_if_f se): L ối số bất kì (dạng số hay công thứ ...)
nếu kiểm tra ở ối Logical_test là sai (False hay = 0).

ƣ c th c hiện

- Hàm And: Kết h p v i một số hàm khác
ể mở rộng tính h u dụng của các
hàm th c hiện các kiểm nghiệm lô-gic. Cú pháp = AND(L gi 1,L gi 2,…),

tr g
Logical 1, Logical 2…là các biểu thứ iều kiện.
+ Logical 1: Bắt buộ . Điều kiện thứ nhất mà bạn muốn kiểm nghiệm và có thể
ịnh trị là TRUE hoặc FALSE.
+ Logical2, ... : T y họ . Cá iều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm nghiệm,
chúng có thể ịnh trị là TRUE hoặc FALSE, v i tối 255 iều kiện.

4


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

- Hàm Round: Làm tròn một số v i số ch số thập phâ

h trƣ c.

Cú pháp = Round (Value 1, ), tr g
V ue
thể là nh ng giá trị số, có thể
ịa chỉ ô; n là số ch số thập phâ ịnh làm tròn t i ( n = 0, 1,2,...).
3. Văn bản quy phạm.
Cô g vă số 10945/GDĐT-GDTrH ngày 27/11/2008 của Bộ Giáo dục và Đ
tạo về việc hƣ ng dẫn thi và cấp chứng chỉ nghề phổ thông, tr g :
2.1. Nội du g iểm b, iểm c khoản 3 mụ II hƣ s u:
b) Học sinh phải hoàn thành 2 bài thi:
- Bài thi lí thuyết the ề t luận hoặc trắc nghiệm hoặc có một phần t luận và
một phần trắc nghiệm, thời gi
m b i 45 phút, iểm hệ số 1.
- Bài thi th c hành: thời gian làm bài do Sở GDĐT quy ịnh cho từng nghề phổ
thông thời ƣ ng 60; 90; 120; 150 hoặ 180 phút, iểm hệ số 3.

c) Điểm thi NPT là trung bình cộng củ iểm bài thi lý thuyết v iểm bài th c
h h, s u khi
tí h hệ số tƣơ g ứng. Nếu các bài thi chấm iểm the th g iểm
khá thì khi tí h iểm NPT phải quy ổi r th g iểm 10.
2.2. Nội dung khoản 5 mục II: Xếp kết quả thi và cấp Giấy chứng nhận Nghề
phổ thông.
a) Họ si h ạt iểm trung bình 2 bài thi từ 5,0 trở ê , khô g
b i thi iểm
dƣ i 3,0 thì ƣ c công nhận kết quả và xếp loại theo tiêu chuẩ s u ây:
- Loại Giỏi: Điểm trung bình 2 bài thi ạt từ 9,0 ến 10,
- Loại Khá: Điểm tru g bì h 2 b i thi ạt từ 7,0 ế dƣ i 9,0, iểm bài thi lý
thuyết từ 5,0 trở lên,
- Loại Tru g bì h: Cá trƣờng h p ƣ c công nhận kết quả thi NPT còn lại.
4. Thiết kế chƣơng trình quản lí thi

Lập bảng danh sách d thi
Lập bảng Ghi tên, ghi iểm

Cá vă
bản chỉ
ạo của
Bộ, Sở
GD ĐT

Lập
danh
sách
(Sheet
nguồn)

Lập danh sách thí sinh
Lập phiếu thu bài
(Sheet DSPT)
Lập danh sách cấp chứng chỉ nghề
phòng thi
Lập bảng tổng h p kết quả thi
Lập khóa phách, nhập iểm

5


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

5. Viết chƣơng trình (Phần mềm) quản thi (Phần mềm tôi viết cho Ban coi,
chấm thi nghề THPT số 3 huyệ Mƣờ g Khƣơ g, kh thi g y 13/3/2014).
5.1. Lập danh sách thí sinh và sử dụng các hàm.
5.1.1. Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu Sheet nguồn dƣ i ây.

Hình 1

- Cột phòng thi (P. thi): Ghi phòng 1 là P01, phòng 2 là P02,... Sở d ghi hƣ
vậy
ể không xảy ra hiệ tƣ ng trùng mã thí sinh. VD: 1 thí sinh ở phòng 1, số
thứ t 12, mã thí sinh này là 112 sẽ trùng v i thí sinh khác ở phòng 11, số thứ t 2,
ũ g có mã thí sinh 112.
- Cột Họ tên: Sau khi nhập xong d liệu hoặc lấy d liệu từ phần mềm quản lí
iểm, th c hiện sắp xếp họ và tên theo trật t AZ: L a chọn phạm vi sắp xếp
bằ g á h bôi e the dò g (rà trỏ vào số thứ t dòng ở rìa trái Sheet) rồi th c
hiện lệnh DataSort (Ở Sort by là Column H chọn Ascending; ở Then By là
Column G chọn Ascending) OK.

Lƣu : Khi S rt x g, t thấy học sinh có tên mà phụ âm là ch Đ ứ g trƣ c
học sinh có tên mà phụ âm là ch D (VD: Nguyễ Vă Đại trƣ c Trần H u Danh),
ta phải th c hiện cắt, dá h ú g trật t (Trần H u D h trƣ c Nguyễ Vă Đại) .
Chỉ sắp xếp khi
hập ầy ủ d liệu cho tất cả thí sinh.

6


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

- Cột số báo danh (SBD): Gán cho mỗi thí sinh 1 số báo danh (có thể dùng tiền
tố hoặc không). Sau khi gán SBD cho thí si h ầu tiên, ƣ trỏ vào bên phải phía
dƣ i của ô (trỏ có dạng dấu + ), bấm chuột trái kéo dọc theo cột h ến thí sinh
cuối cùng. Nếu không dùng tiền tố (SBD 001) thì ấn Ctrt và bấm chuột trái rà kéo
(Gọi tắt là rà kéo) hoặ ặt công thức SBD sau = SBD trƣ c +1. VD ở ô F5 ặt
công thức =F4+1 rồi rà kéo cho các thí sinh còn lại.
- Cột mã thí sinh (Mã TS): Dùng dấu &: Tại ô C4 ặt lệnh = C4&E4 rồi rà kéo
h ến thí sinh cuối cùng.
- Cột Gi i, Nơi si h, HS trƣờng, L p nghề: Đa số thông tin về thí sinh giống
nhau. Để nhập h h h, t m hƣ s u: VD cột Gi i: Bôi e the ột từ thí sinh
ầu ến thí sinh cuối, ấ Ctr , ặt trỏ vào ô ứng v i thí si h ầu tiên (Ô I4) á h
ch Nam, ấn Ctrl và Enter thì toàn bộ thí sinh ều có gi i là Nam. Kiểm tra thí sinh
nào là n thì sửa thành N . Các cột còn lại m tƣơ g t .

S u khi á h x g h Nam
ấn Ctrl và Enter thì tất cả các
ô chọ ều có ch Nam

Hình 2

- Cột ngày sinh: Chọ ịnh dạng Việt Nam: Start  Settings  Control Panel
 Date, Time, Language and Regional Options  Regional and Language Options
 Customize  Date, ở ô Short date format chọ ịnh dạng dd/MM/yyyy 
Apply  Ok  Ok. Sau khi chọn xong, ta chỉ cần nhập ngày, dấu (/), tháng dấu (/)
và 2 số cuối củ ăm rồi Enter. Ví dụ nhập 1/11/98 rồi E ter t ƣ c 01/11/1998.
- Cột iểm trung bình nghề (ĐTB), iểm thi lý thuyết (LT), iểm thi th c hành
(TH): Định dạng 1 ch số thập phân bằng cách chọn tất cả 3 cột này. Trên Menu
chọn FormatCells... ở Number chọn Custon, chọ ịnh dạng 0,0.
- Cột iểm bình quân (ĐBQ) chọ

ịnh dạng 0,00. Cách th c hiệ

hƣ trê .

5.1.2. Sử dụng các hàm cho bảng danh sách.
7


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

- Cột LT: Tại Q4, nhập = VLOOKUP($F4,'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,4,0).

=IF(R4<>"",IF(Q4<>"",IF(S4>
=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>
=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4
>=5),"TB",""))),""),"").

=IF(AND(Q10<>"",R10<>""),IF(AN
D(MIN(Q10:R10)>=3,S10>=5),"Đ","

"),"")

=IF(Q10<>"",IF(T10="Đ","","H"),"")

Hình 3
Ý gh

ủa câu lệnh:

+ F4

iều kiện tìm kiếm (theo SBD).

+ 'Nhập iểm'!$D$2:$M$701: Tìm ở Sheet 'Nhập iểm'; phạm vi tìm kiếm từ
D2 ến M701.
+ 4: Cột thứ tƣ.
+ 0: Giá trị logic.
Lƣu : Nếu dùng câu lệnh trên, nh ng thí sinh bỏ thi, khô g
iểm, thì kết
quả tìm ƣ
iểm 0. Điều này không chấp nhậ ƣ . Để khắc phục, ta dùng
câu lệnh hỗn h p:
=IF(VLOOKUP($F4,'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,4,0)<>"",VLOOKUP($F4,
8


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,4,0),"") rồi rà ké
cùng.

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối

- Cột TH: Copy câu lệnh ô Q4 sang R4 và sửa thành cột 5.
=IF(VLOOKUP($F4,'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,5,0)<>"",VLOOKUP($F4,
'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,5,0),"") rồi r ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

- Cột ĐBQ: Tại S4, nhập câu lệnh: =Average(Q4:R4,R4,R4). Ở ây, giá trị ô R4
lặp lại 3 lần (hệ số 3); Q4 chỉ 1 lần (hệ số 1).
- Cột ỗ (Đ): Tại ô T4, nhập câu lệnh:
=IF(AND(Q4<>"",R4<>""),IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"Đ",""),"").
R ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

Ý gh : Nếu tại Q4 và R4 khác trố g, khô g
quân từ 5,0 trở lên thì ỗ “Đ”, ò ại ể trống ("").

b i thi dƣ i 3 v

iểm bình

Xem ở hình 3.
- Cột hỏng (H): Tại ô U4, nhập câu lệnh:
=IF(Q4<>"",IF(T4="Đ","","H"),""). Xem ở hình 3.
Ý gh : Nếu tại Q4 khác trố g, T4 m “Đ” thì ể trống (""), còn lại là hỏng (H).
Th c hiệ r ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

- Cột xếp loại (XL): Tại ô V4, nhập câu lệnh:
=IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:
R4)>=3,S4>=5),"TB",""))).
Th c hiện r ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

Ý gh ủa câu lệ h: ĐBQ khô g hỏ hơ 9,0 thì xếp loại giỏi; nếu không có
b i thi iểm dƣ i 5 v ĐBQ khô g hỏ hơ 7,0 thì xếp loại khá; nếu không có bài
thi iểm dƣ i 3 v ĐBQ khô g hỏ hơ 5,0 thì xếp loại tru g bì h (TB); trƣờng
h p còn lại ể trống (""). Tuy nhiên, nếu dùng câu lệ h hƣ trê , ối v i trƣờng
h p thí sinh bỏ thi, máy báo lỗi, ta phải th c hiện thêm thao tác xóa. Khắc phục
bằng câu lệnh sau:
=IF(R4<>"",IF(Q4<>"",IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),
"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"TB",""))),""),"").
Xem câu lệnh ở hình 3.
5.2. Lập bảng danh sách d thi: Theo mẫu Bảng danh sách ở Sheet Bảng d
thi dƣ i ây.

9


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai
Đá h v ô ày p03 thì
ƣ c bảng danh sách d
thi phòng 3

Hình 4
- Cột TT: Copy số thứ t của một phòng thi ở Sheet nguon rồi Paste.
- Cột SBD: Tại ô D7, á h âu ệnh:
=VLOOKUP($Q$1&$C7,Nguon!$D$4:$X$992,3,0).
Ý gh :
+ $Q$1&$C1: Các iều kiện tìm kiếm. Điều kiện 1, d g ịa chỉ tuyệt ối
$Q$1); iều kiệ 2, d g ịa chỉ tuyệt ối cột v tƣơ g ối dòng $C1.
+ Nguon!$D$4:$X$992: Tìm ở Sheet nguon, phạm vi từ D4 ến X992. Cả
h i ô y d g ịa chỉ tuyệt ối cột và tuyệt ối dòng.
+ Số 3 là cột thứ 3.
Sau khi th c hiện xong câu lệnh thì rà kéo sang các ô E7, F7 (Họ và tên), G7,
H7... ế N7 s u
sửa cột thứ 3 (số 3) thành 4 ở E7, thành 5 ở F7.. Sau khi th c
hiệ x g bôi e từ D7 ế N7 v r ké h ến thí sinh cuối cùng của phòng thi.
Để in bảng danh sách d thi phòng thi nào, ta chỉ việ á h số phò g thi
vào ô Q1. Ở Hình 4 là Bảng danh sách d thi phòng 3. Nếu cần in cho phòng 1, ta
á g p01 v ô Q1.
10


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

5.3. Lập Bả g ghi tê , ghi iểm: Theo mẫu Bả g ghi tê , ghi iểm ở Sheet
Bả g ghi iểm dƣ i ây.
Đá h v ô ày p03 thì
ƣ c bảng ghi tên, ghi
iểm phòng 3

Hình 5
Cách th c hiện tìm kiếm th c hiệ
iểm khác là:

hƣ ở Bảng danh sách d thi. Tuy nhiên

+ Điều kiện tìm kiếm là ô $U$1 và $B8.
v

+ Khi in Bả g ghi tê , ghi iểm phò g thi
ô U1. VD: I phò g 1, á h p01 v ô U1.

,t

á h số củ phò g thi

Chú ý: Nếu hƣ que viết các câu lệnh, hãy nhấn chuột trái vào vị trí ch
nguon ở Sheet nguon (Xem ở hình 5) rồi ấn Ctrl (Trỏ có dạng dấu +) và rê chuột
s g g g t ƣ c Sheet nguon 2. Sửa Sheet này theo mẫu quy ị h
ƣ c.
5.4. Lập phiếu thu bài: Theo mẫu phiếu thu bài ở Sheet Phieuthub i dƣ i ây.
Th c hiệ

hƣ phần chú ý ở trên.

11


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai
Đá h v ô ày p02 thì
ƣ c phiếu thu bài phòng
3

Hình 6
5.5. Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu danh sách thí sinh ở Sheet DSP.thi
dƣ i ây.

Hình 7
Cá h m: Nhƣ ối v i phiếu thu bài.
12


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

5.6. Lập d h sá h ề nghị cấp chứng nhận nghề phổ thông.
Lập danh sách theo mẫu, copy thông tin liên quan ở Sheet nguon và Paste
vào các cột rồi cắt i h g thí si h trƣ t
ƣ c.

Hình 8
5.7. Lập biểu tổng h p thi nghề phổ thông: Lập theo mẫu; dùng hàm countif
ể ếm số thí sinh xếp loại giỏi, khá,...

=COUNTIF(Nguon!V4:
V26,"Giỏi")

5.8. Lập khóa phách: Copy toàn bộ thông tin ở các cột C, D, E, F ở Sheet
nguon rồi Paste vào Sheet nhập iểm.
13


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Hình 10
Để làm phách, ta phải trộn bài thi các phòng v i nhau. Muốn nhanh và chính
xác, tại cột E ở Sheet nhập iểm, t á h 1 h cái cho cả phòng thi. VD phòng 1
toàn ch a, phòng 2 toàn ch c, phòng 3 toàn ch d...

Hình 11
Sort theo cột E (Nhƣ ột E ở hình 11).
14


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Hình 11
Gán số phách ở cột F cho từng số báo danh bằ g á h á h phố phá h ầu tiên
(nên dùng tiền tố. VD s001) rồi r ké ến SBD cuối cùng (Nhƣ cột F ở hình 11).
Từ Sheet Nhập iểm, tôi tạo ra phiếu chấm in sẵn số phá h ể giám khảo không
phải viết tay các hƣ hì h 12 và 13 dƣ i ây:

Để có phiếu chấm lý
thuyết phòng nào chỉ cần

á h số phòng của phòng
v ô L2 rồi in.

Hình 12

15


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Để có phiếu chấm th c
hành phòng nào chỉ cần
á h số phòng của phòng
v ô L2 rồi in

Hình 13
5.9. Nhập iểm thi.
Điểm bài thi lý thuyết nhập vào cột G, bài thi th c hành vào cột H ở Sheet
Nhập iểm. Nên nhập iểm bài thi th c hành nhập vào cột R của Sheet nguon vì
chấm th c hành theo SBD.
6. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm.
- Tiết kiệm thời gian.
- Tiết kiệm kinh phí.
- Sử dụng dễ dàng và cập nhất kịp thời khi nh g quy ịnh của các cấp quả lí có
s th y ổi... Dƣ i ây bảng so sánh gi a phần mềm quản lí thi viết từ Excel và
phần mềm quản lí thi mua từ nhà cung cấp.
Phần mềm viết từ Excel

Phần mềm mua

Chi phí

Không

5.000.000

Thời gian viết

5 giờ

Nhà cung cấp viết

Thời gian sử dụng

Lâu dài

5 ăm

Khi quy ị h th y ổi

Cập nhật ƣ c ngay

Chờ nhà cung cấp

Việc sử dụng

Dễ dàng cho mọi gƣời

Chỉ một số sử dụ g ƣ c
16

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Phần III:
KẾT LUẬN
1. Kết luận.
Đổi m i công tác quản lý, nâng cao chất ƣ ng giáo dục là nhiệm vụ của toàn
ngành giáo dụ v
tạo nên việc ứng dụng CNTT vào công tác quản là việc làm
thiết th c.
Xuất phát từ nhiệm vụ ƣ c giao, qua nghiên cứu lý luận, và từ th c tiễn nhà
trƣờng, sau khi ề xuất v ƣ c s ủng hộ của Hiệu trƣởng, tôi tìm tòi, nghiên cứu
vận dụ g tí h ă g ủa phần mềm Ex e ể viết hƣơ g trì h quản lí thi nghề. Trên
ơ sở củ hƣơ g trì h y, tôi viết hƣơ g trì h quản lí thi thử theo chủ trƣơ g
m i (Học sinh ƣ c l a chọn môn thi tốt nghiệp) v
sử dụng rất hiệu quả tại nhà
trƣờng. Việc t viết hƣơ g trì h quả í thi ũ g hƣ á hƣơ g trì h quản lí khác
(quản lí tài chính, quản lí học sinh...) góp phần tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí
cho công tác quản lí củ trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai không chỉ ở ăm
học 2013-2014 mà còn cả cho nh g ăm tiếp theo.
2. Bài học kinh nghiệm.
Để có thể sử dụng phần mềm Excel vào quản lí thi nghề thành công, bài học mà
tôi rút ra sau một năm th c hiện là:
Thứ nhất, lãnh ạo nhà trƣờng có nhận thức úng về tầm quan trọng áp dụng
CNTT vào quản lý và dạy học, từ
có kế hoạch cụ thể ể triển khai tổ chức th c
hiện.
Thứ hai, cần nắm chắ á vă bản chỉ ạo của các cấp quản lí giáo dụ
dụng th c hiệ h ú g, nhất

á quy ịnh, quy chế thi.

ể vận

Thứ ba, nêu cao tinh thần t học, t nghiên cứu CNTT của cán bộ, giáo viên,
nhân viên. Xuất phát từ yêu cầu công việc, mỗi gƣời tr g iều kiện của mình cần
nỗ l c ứng dụng CNTT sao cho hiệu quả.
3. Ý kiến đề xuất: Không.
Trê ây sá g kiến kinh nghiệm của tôi. Tôi nhận thức rằng nó còn nhiều
thiếu sót, rất mong ý kiến góp ý của các bạ ồng nghiệp, Hội ồng Sáng kiến nhà
trƣờng, Hội ồng sáng kiến ngành Giáo dụ v Đ tạo tỉnh Lào Cai./.
NGƢỜI VIẾT

Ngô Minh Trân
17


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Chỉ thị 29/20101/CT của Bộ trƣởng Bộ Giáo dụ v Đ tạ v/v tă g ƣờng
áp dụng,
tạo và ứng dụ g CNTT tr g g h GD gi i ạn 2001-2005.

2.

Quyết ị h 698/QĐ-TTg g y 21 thá g 6 ăm 2013 của Thủ thƣ ng Chính
phủ phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân l CNTT ến 2015 và

ị h hƣ g ế ăm 2020

3.

Phƣơ g pháp uận nghiên cứu khoa học củ PGS. TS . Lƣu Xuâ m i-NXB.
ĐHSP.

4.

Nghiên cứu Khoa họ Sƣ phạm ứng dụng-NXB. ĐH Quôc gia Hà Nội.

5.

Vă kiệ Đại hội ại biểu Đảng bộ tỉnh Lào Cai lần thứ XIV, nhiệm kỳ 20102015-BCH Đảng bộ tỉnh Lào Cai.

6.

Chƣơ g trì h ô g tá trọng tâm toàn khóa 2010-2015, tập IV- Chƣơ g trì h
phát triể vă h -xã hội-BCH Đảng bộ tỉnh Lào Cai.

7.

Tài liệu dùng cho cán bộ quản í trƣờng phổ thông (D án Srem) của nhóm
biên sọan: Nguyễ Trƣờng Thắng, Bùi Xuân Xuân Bốn, Võ Anh Tuấn,
Nguyễn Ngọ Â , Lê Vă C , Phạm Đì h Chi h.

18


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

MỤC LỤC
Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ…………………………………………………… …..
ề t i…………………………………………………………..

1

1.

Lý do chọ

2.

Mụ

ứu……………………………………………………....

1

3.

Đ g g p về mặt lý luận và th c tiễ …………………………………......

2

Phần II: NỘI DUNG…………………………………………………… ……....

2

I.

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN.............................................................

2

1.

Cơ sở lý luậ ………………………………………………………………

2

2.

Cơ sở th c tiễ …………………………………………………………….

2

II.

ỨNG DỤNG EXCEL VÀO QUẢN LÍ THI…………….........................

3

1

Ƣu iểm của phần mềm excel.………………………………………

9

2.

Các phép tính và các hàm số thƣờng dùng khi viết hƣơ g trì h quản lí
thi..................................................................................................................

4

3.

Vă bản quy phạm……………………………………………....................

5

4.

Thiết kế hƣơ g trì h quản lí thi………………………………………......

5

5

Viết hƣơ g trì h (Phần mềm) quản thi ......................................................

6

6.

Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm.

í h ghiê

1

16

PHẦN III: KẾT LUẬN ..................................………………………………….....

17

1.

Kết luận........................................................................................................

17

2.

Bài học kinh nghiệm..................................................................................... 17

3.

Kiến nghị......................................................................................................

17

Tài liệu tham khả …………………………………………………………

18

Mục lụ …………………………………………………………………….

19

19


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

20