Quản lý văn thư kế toán

MỤC LỤC
NỘI DUNG

Trang

Mục lục

1

Danh mục chữ viết tắt

2

1. Cơ sở đề xuất giải pháp

3

1.1. Sự cần thiết hình thành giải pháp

3

1.2. Tổng quan các vấn đề liên quan đến giải pháp

4

1.3. Mục tiêu của giải pháp

5

1.4. Các căn cứ đề xuất giải pháp

5

1.5. Phương pháp thực hiện

6

1.6. Đối tượng và phạm vi áp dụng

7

2. Quá trình hình thành và nội dung giải pháp

7

2.1. Quá trình hình thành nên giải pháp

7

2.2. Nội dung của giải pháp mới
2.2.1. Xây dựng kế hoạch, thời gian cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu
được đưa vào lưu trữ.
2.2.2. Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ

7

17

2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ

20

2.2.4. Phổ biến, nâng cao nhận thức đến toàn thể giáo viên, nhân viên
trường học về giá trị của hồ sơ tài liệu lưu trữ
3. Hiệu quả của giải pháp

21

3.1. Thời gian áp dụng giải pháp

23

3.2. Hiệu quả đạt được

23

3.3. Khả năng triển khai, áp dụng giải pháp

24

3.4. Kinh nghiệm thực tiễn khi áp dụng giải pháp

24

4. Kết luận và đề xuất, khuyến nghị

24

4.1. Kết luận

24

4.2. Đề xuất, khuyến nghị

25
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1

7

23


Số thứ tự

Chữ viết tắt

Nội dung

1

CNTT

Công nghệ thông tin

2

UBND

Ủy ban nhân dân

2


1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
1.1. Sự cần thiết hình thành giải pháp
Hồ sơ lưu trữ là gi?
Theo điều 2 luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội thì “ Hồ sơ là
một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” và
lưu trữ kế toán được thực hiện theo quyết định số 218/2000/QĐ- BTC của Bộ
trưởng Bộ tài chính ngày 29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế
toán.
Hiện nay, tất cả mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều được lưu giữ
dưới hình thức văn bản, tài liệu. Tài liệu có nhiều loại bao gồm loại như: tài liệu
hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội thì tài liệu lưu trữ ngày càng đóng
một vai trò truyền tin quan trọng, phản ánh chân thật mọi mặt hoạt động gắn với
thời điểm sản sinh ra tài liệu đó, do đó mà tài liệu lưu trữ có thể xem là tài sản
quý giá của tất cả các cơ quan.
Vậy nên, tài liệu nếu không được sắp xếp, lưu trữ có hệ thống thì qua thời
gian... sẽ dẫn đến một thực trạng chung đó là những tài liệu quý hiếm sẽ dần dần
bị thất thoát, ảnh hưởng rất lớn đến công tác chỉ đạo điều hành q của cơ quan
nói chung và trường học nói riêng.
Do đó, hồ sơ, tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt, thì sẽ phục vụ có
hiệu quả vào trong tất cả các mặt hoạt động như: giáo dục, quản lý và ngược lại,
nếu thực hiện không tốt thì sẽ làm hạn chế và ảnh hưởng không nhỏ đến chất
lượng giáo dục cũng như công tác quản lý trong nhà trường.
Từ thực trạng trên, chúng tôi những cán bộ phụ trách công tác Văn thư –
Kế toán trường Tiểu học Trường Sơn luôn thấy cần phải có trách nhiệm trong

3


việc cần tìm ra những biện pháp để bảo tồn và phát huy những giá trị to lớn của
tài liệu lưu trữ.
Xuất phát từ tầm quan trọng đó mà bộ phận chúng tôi có chung một sáng
kiến đó là “ Một số biện pháp nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ Văn thư – Kế
toán trong trường học ”
1.2. Tổng quan các vấn đề liên quan đến giải pháp
Trường tiểu học Trường Sơn đóng trên địa bàn khu phố 3, phường Phước
Nguyên, thành phố Bà Rịa. Trường được thành lập theo Quyết định số 58/QĐUBH ngày 7/1/1992 của UBND huyện Châu Thành, tỉnh Đồng Nai (nay là
UBND thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu). Trường có nguồn nhân sự và
học sinh tương đối lớn trong đó: tổng số cán bộ, giáo viên nhân viên là 77
người, tổng số học sinh toàn trường là 1034 học sinh/ 30 lớp.
Nhà trường được công nhận đạt chuẩn quốc gia mức độ 2 vào tháng 9
năm 2009 và tiếp tục được công nhận lại vào tháng 5 năm 2015. Với bề dày
thành tích và với nguồn nhân sự lớn, học sinh đông nên nhìn chung tài liệu qua
nhiều năm của trường cần lưu trữ tương đối nhiều và đa dạng.
* Thuận lợi:
- Được sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường về công tác hành
chính, lưu trữ; tạo điều kiện trong quá trình hoạt động.
- Quá trình thu thập các loại hồ sơ từ phía các tổ, khối... được các bộ phận
có liên quan giúp đỡ tận tình.
- Cán bộ phụ trách Văn thư – Kế toán đều có trình độ đạt chuẩn đào tạo
theo quy định. Có tinh thần và ý thức trách nhiệm cao trong công việc.
* Khó khăn:
- Là trường loại một, với số lượng nhân sự lớn, học sinh đông...do đó mà
các loại hồ sơ trường, hồ sơ kế toán, hồ sơ chuyên môn, sổ sách các loại của
trường qua nhiều năm tương đối lớn. Tủ, kệ còn ít chưa đủ để đáp ứng nhu cầu.

4


- Hồ sơ, tài liệu qua nhiều năm bị thất lạc hoặc do các bộ phận có liên
quan chưa bàn giao hết, bàn giao còn thiếu....nên công tác lưu trữ hồ sơ gặp
nhiều khó khăn trong quá trình thu thập.
- Các văn bản, tài liệu của những năm về trước, do trường chưa có bộ phận
chuyên môn phụ trách nên nhiều loại hồ sơ chưa được phân loại, còn chồng
chéo, chưa khoa học.
- Kế toán mới nhận bàn giao công tác đầu năm 2015 nên việc thực hiện
lưu trữ giữa kế toán cũ - mới khác nhau còn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm
kiếm chứng từ, số liệu khi cần báo cáo với cấp trên.
1.3. Mục tiêu của giải pháp
Giải pháp mà bộ phận Văn thư – Kế toán chúng tôi đưa ra nhằm để thiết
lập hoàn chỉnh việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong trường học, qua đó nhằm nâng
cao chất lượng của hồ sơ lưu trữ, đồng thời tiếp tục duy trì kiểm định chất lượng
mức độ 3 mà trường Tiểu học Trường Sơn đạt được trong năm học 2015 – 2016
vừa qua.
1.4. Các căn cứ đề xuất giải pháp
1.4.1. Điều lệ trường Tiểu học
Được thực hiện theo Điều lệ trường tiểu học số 41/2010/TT- BGDĐT
ngày 30 tháng 12 năm 2010, trong đó tổ Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch hoạt động chung của tổ, giúp hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lí tài
chính, tài sản, lưu trữ hồ sơ của trường…
1.4.2. Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh thông tin quá khứ, nó liên quan chặt
chẽ đến các mặt hoạt động của trường học, do đó tài liệu lưu trữ rất quan trọng,
và cần được lưu trữ bảo quản có hệ thống, để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ.
1.4.3. Từ nhu cầu thực tiễn của công việc

5


Hiện nay, tất cả những hoạt động của trường học bao gồm công tác quản
lý, giáo dục, các phong trào trường lớp… đều có liên quan chặt chẽ đến tài liệu
lưu trữ và tài liệu nếu được Văn thư trường lưu trữ có hệ thống thì hoạt động
trường lớp sẽ phát huy được những hiệu quả to lớn, đẩy mạnh chất lượng giáo
dục qua từng thời kỳ.
Đối với tài liệu lưu trữ kế toán thì giúp cho việc kiểm tra tài chính một cách
thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết. Nếu như đơn vị mà
không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán thì rất khó khăn trong việc kiểm tra
đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị.
Lưu trữ hồ sơ kế toán, văn thư có nguyên tắc chung của nó. Nếu việc lưu
trữ hồ sơ kế toán không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các
nghiệp vụ phát sinh của những năm trước. Cũng như mọi hồ sơ tài liệu, số
liệu…cần tra cứu.
1.4.4. Phục vụ cho công tác Kiểm định chất lượng
Thực hiện Thông tư số: 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23 tháng 11 năm
2012 về việc Ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và
quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở
giáo dục thường xuyên là việc làm khó khăn đối với các trường học. Trong
những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lập hồ
sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là công
việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc,
từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả.
Tháng 12 năm 2015, trường Tiểu học Trường Sơn được công nhận đạt
tiêu chuẩn mức độ 3 giai đoạn 2015-2020. Đây là thành quả to lớn mà tập thể
nhà trường đã đạt được. Do đó, hoạt động lưu trữ là hoạt động quan trọng
thường xuyên để duy trì mức kiểm định chất lượng của trường .

1.5. Phương pháp thực hiện

6


Để nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ Văn thư – Kế toán trong trường học
đạt được hiệu quả cao, ta có thể sử dụng một số biện pháp sau:
+ Xây dựng kế hoạch, thời gian cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu được
đưa vào lưu trữ.
+ Ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ.
+ Đảm bảo cơ sở vật chất cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Phổ biến, nâng cao nhận thức của toàn thể giáo viên, nhân viên trường
học về giá trị của tài liệu lưu trữ.
1.6. Đối tượng và phạm vi áp dụng
- Đối tượng: các văn bản, hồ sơ, tài liệu, sổ sách của các loại của trường
học do Văn thư - Kế toán phụ trách
- Phạm vi áp dụng: Tại Trường tiểu học Trường Sơn, thành phố Bà Rịa
2. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ NỘI DUNG GIẢI PHÁP
2.1. Quá trình hình thành nên giải pháp
Xuất phát từ nhu cầu công tác lưu trữ hồ sơ của trường, cũng như nhu cầu
thực tế của công việc, đòi hỏi việc tra cứu thường xuyên những thông tin cần
thiết cho công tác quản lý tài chính, kiểm tra, giám sát cũng như mọi công tác
dạy và học trong nhà trường. Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Văn thư - Kế
toán có những điểm tương đồng, có những nguyên tắc và quy định giống nhau;
các biện pháp thực hiện có thể tiến hành tương tự.
2.2. Nội dung của giải pháp mới
2.2.1. Xây dựng kế hoạch, thời gian cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu được
đưa vào lưu trữ
Tài liệu lưu trữ như được biết bao gồm nhiều loại như: tài liệu hành chính,
tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…và những loại tài

liệu này được lưu lại dưới nhiều hình thức, nhưng phổ biến hiện nay là hai loại
hình tài liệu: tài liệu bằng văn bản giấy và tài liệu điện tử
7


Là một đơn vị trường học, đặc thù của tài liệu của trường ngoài việc được
lưu trữ theo năm hành chính thì còn được lưu dưới hình thức năm học, hoặc niên
khóa. Dựa vào cơ sở đó mà bộ phận lưu trữ của trường chia hồ sơ, tài liệu thành
hai nhóm chính để luận lợi cho kế hoạch thu nộp tài liệu.
* Nhóm tài liệu hành chính:
Bao gồm các công văn đến, đi của ngành, của địa phương, các văn bản,
chỉ thị cấp trên, các cơ quan có liên quan như Bảo hiểm xã hội, Chi cục thuế,
phòng tài chánh kế hoạch, các tổ chức, đoàn thể….và dựa vào nguồn văn bản,
tài liệu này ta chia thành từng nhóm nhỏ như sau:
- Công văn đến và đi của nhà trường
- Công văn đến và đi của Chi bộ trường học
- Các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán ( Bao gồm các
Văn bản Nghị Định của Chính phủ, Thông tư của Bộ tài chính, Bộ Nội Vụ, Bộ
Giáo dục & Đào Tạo, Các Quyết định của UBND Tỉnh , Thành phố…)
* Nhóm tài liệu chuyên môn
- Đối với công tác Văn thư
Bao gồm những hồ sơ liên quan đến công tác dạy và học của nhà trường
gôm: sổ đăng bộ, sổ phổ cập giáo dục, học bạ, sổ theo dõi chất lượng, sổ chủ
nhiệm, hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ hoàn thành chương trình tiểu học, bài kiểm tra…
Theo thông tư Ban hành điều lệ trường tiểu học số 41/2010/TT-BGDĐT
ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì trường học thông
thường có mười loại tài liệu cần được lưu trữ . Hàng năm bộ phận phụ trách Văn
thư lưu trữ của nhà trường lập danh mục hồ sơ, căn cứ vào danh mục hồ sơ đề
theo dõi việc phát hành, thu hồi cũng như hoàn thiện hồ sơ để lưu trữ vào tủ, kệ.
Ví dụ: Danh mục hồ sơ Trường Tiểu học Trường Sơn

8


DANH MỤC HỒ SƠ
TRƯỜNG TIỂU HỌC TRƯỜNG SƠN NĂM HỌC 2016 - 2017
STT

TÊN LOẠI HỒ SƠ

NĂM

01

Sổ đăng bộ

Niên khóa: 2016 - 2021

02

Sổ phổ cập giáo dục tiểu học

Niên khóa: 2016 - 2021

03
04
05
06

Sổ theo dõi kết quả kiểm tra,

Học bạ học sinh

Niên khóa: 2016 - 2021

Sổ nghị quyết và kế hoạch công

2016 - 2017

tác
Sổ quản lý cán bộ, giáo viên,

2016 - 2017

nhân viên
Sổ Thi đua và Khen thưởng

2016 - 2017

08

Sổ quản lý tài sản, tài chính

2017

10

CHÚ

2016 - 2017

đánh giá học sinh

07

09

GHI

Sổ quản lý các văn bản, công

2017

văn
Sổ quản lý lưu trữ các văn bản,

2017

công văn đi, đến.

Theo luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 của Quộc hội tại Điều 11. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

9


Dưới đây là hình ảnh của công văn đến, đi của trường, của chi bộ được

đóng tập theo năm hành chính và đưa vào tủ lưu trữ

Đối với tài liệu theo năm học như: sổ nghị quyết kế hoạch công tác, sổ
theo dõi kết quả kiểm tra đánh giá học sinh, sổ bồi dưỡng, sổ họp… báo cáo sơ
kết, tổng kết, kế hoạch hoạt động của các bộ phận Đoàn, Đội, Y tế, Thư viện…
Những hồ sơ này, sau khi kết thúc một năm học, bộ phận lưu trữ thu hồi từ các
bộ phận, sau khi kiểm tra lại số lượng thì sẽ cột lại theo năm và cất vào tủ theo
thứ tự. Những loại hồ sơ này chỉ được đưa ra theo yêu cầu của Ban giám hiệu
nhà trường hoặc trong trường hợp có đoàn kiểm tra.
Riêng tài liệu được thực theo niên khóa (thường là 5 năm) như sổ đăng
bộ, sổ phổ cập, học bạ thì hàng năm bộ phận lưu trữ tiếp tục phát hành đến bộ
phận có liên quan để cập nhật số liệu kịp thời sau đó tiếp tục thu lại và bảo quản.
- Đối với công tác Kế toán
Thực hiện các văn bản hiện hành của Bộ tài chính, Sở tài chính, Phòng
tài chính, UBND Tỉnh, UBND thành phố, Sở giáo dục, Phòng Giáo dục & Đào
10


tạo thành phố Bà Rịa về việc thực hiện các chế độ chính sách của cán bộ, giáo
viên, nhân viên và học sinh. Các văn bản chỉ đạo chi phí hoạt động, nghiệp vụ
chuyên môn ngành…
Là một trường tiểu học có bán trú nên việc phân loại hồ sơ lưu trữ kế toán
của tôi như sau:
Phân loại hồ sơ tài chính bao gồm: nguồn ngân sách nhà nước cấp và
nguồn thu hợp pháp khác của nhà trường.
+ Nguồn dự toán ngân sách nhà nước cấp:
Dự toán ngân sách khoán chi thường xuyên ( Gồm chi lương, các khoản
phụ cấp, các khoản đóng góp như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ… và khoán
chi hoạt động thường xuyên của đơn vị.
Dự toán không thường xuyên ( Gồm trợ cấp tết, trợ cấp cho giáo viên, học

sinh giỏi, học sinh nghèo,…)
+ Nguồn thu hợp pháp khác : Được lưu trữ và theo dõi trên tài khoản
tiền gửi của nhà trường
- Thu bán trú : Tiền lưu trú, CSVC đồ dùng bán trú, tiền ăn của học sinh
- Tiền hồ sơ học sinh ( Thu hộ chi hộ)
- Quỹ khuyến học ( Thu tự nguyện trên tinh thần ủng hộ)…
Tài liệu chuyên môn của kế toán bao gồm:
+ Nhóm chứng từ kế toán:
Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. (Quyết định giao dự toán
của UBND thành phố, Dự toán thu chi của đơn vị, Phiếu thu, chi, Giấy rút dự
toán ngân sách bằng tiền mặt, Giấy rút dự toán bằng hình thức chuyển khoản,
Giấy ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử, Giấy rút tiền mặt từ tài
khoản tiền gửi, các hóa đơn mua hàng, các bảng chi lương, phụ cấp lương, bảng
tăng giờ, danh sách khoán chi cho con người và chi cho hoạt động của đơn vị…
11


Chứng từ kế toán làm cơ sở thu – chi tài chính, thanh quyết toán, là căn
cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương, phụ cấp chi cho con người của
đơn vị, các khoản chi cho hoạt động chuyên môn, đầu tư mua sắm, sửa chữa tài
sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác dạy và học của nhà
trường.
Chứng từ kế toán phát sinh tôi cập nhật hàng ngày vào phần mềm kế toán
và lưu trữ phân loại theo nguồn, thứ tự, ngăn nắp, gọn gàng và khoa học.
+ Nhóm sổ sách kế toán và hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. “ Điều 25 của
luật số: 03/2003/QH11 của Quốc hội: Luật kế toán”
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toá . Sổ kế toán phải

ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa
sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của
đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai…
Cuối tháng tôi các sổ được in và kẹp riêng từng loại sổ. Khi kết thúc năm
tài chính, tiến hành khóa sổ kế toán và đóng thành từng loại sổ hoàn chỉnh theo
quy định, trình ký, đóng dấu giáp lai và đưa toàn bộ vào bìa hồ sơ hoặc hộp
đựng hồ sơ lưu trữ.
Có những loại hồ sơ như: hồ sơ nâng lương, hồ sơ BHXH, hồ sơ BHYT
học sinh… đưa vào lưu trữ theo năm.
Sổ trên phần mềm kế toán: cuối niên độ kế toán tôi tiến hành khóa sổ, in
sổ và chuyển số dư sang năm sau. Dưới đây là những văn bản pháp lý mà bộ
phận kế toán tôi thường xuyên phải thực hiện trong quá trình làm hồ sơ cũng
như lưu trữ tài liệu kế toán:
- Luật ngân sách nhà nước số 01/2002/ QH11 ngày 16/12/2002 của Quốc
hội ;

12


- Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số
128/2004/ NĐ- CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà
nước ;
- Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định
quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập ;
- Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 của Bộ Tài chính hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ;
- Thông tư liên bộ số 21/2003/TTLB-BTC-BGDĐT-BNV ngày 23/3/2003
của Bộ Tài chính, Bộ GD&ĐT, Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ quản lý tài chính

đối với các cơ sở công lập hoạt động có thu;
- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế
độ tiền lương đối với cán bộ, công chức và lực lượng vũ trang;
- Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT- BNV- BTC ngày 05/01/2005 của
Bộ nội vụ - Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban
đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức trực các ngày lễ, tết,
phòng chống bão lụt, các hoạt động khác theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền;
- Quyết định số 244/2005/QĐ- TTg ngày 06/10/2005 quyết định về chế độ
phụ cấp ưu đãi đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy trong các cơ sở giáo
dục công lập;
- Thông tư số 33/2005/TT-BGDĐT ngày 08/12/2005 hướng dẫn tạm thời
thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo trong các cơ sở GD phổ thông công
lập.
- Thông tư số 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 23/8/2006 của liên Bộ
Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ hướng dẫn định mức biên chế viên chức ở
các cơ sở giáo dục phổ thông

13


- Quyết định số 19/2006/ QĐ- BTC ngày 30/3/2006 quyết định về việc ban
hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;
- Nghị định số 54/2011/NĐ- CP ngày 04/7/2011 của Chính phủ về chế độ
phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo;
- Thông tư số 89/2010/TT- BTC ngày 16/6/2010 hướng dẫn chế độ báo
cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước , đơn vị sự nghệp công lập, tổ
chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;
- Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 15/02/2011 về việc ban
hànhchế độ công tác phí trong nước, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối
với các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Bà

Rịa - Vũng Tàu;
- Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 thông tư hướng dẫn thực
hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối
với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;
- Nghị định số 17/2015/ NĐ-CP ngày 14/02/2015 quy định tiền lương tăng
thêm đối với cán bộ, công chức, viên chức và người hưởng lương trong lực
lượng vũ trang có hệ số lương từ 2,34 trở xuống;
- Các công văn chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác tài chính năm học,
quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị….
Dưới đây là danh mục hồ sơ tôi lưu trữ trong năm 2016
STT

TÊN LOẠI HỒ SƠ

NĂM

01

Nhật ký- sổ cái

Năm 2016

02

Sổ quỹ tiền mặt

Năm 2016

03

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Năm 2016

04

Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Năm 2016

05

Sổ chi tiết các tài khoản

Năm 2016

14

GHI
CHÚ


06

Sổ theo dõi dự toán

Năm 2016

07

Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí

Năm 2016

08

Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí

Năm 2016

09

Sổ chi tiết các khoản thu

Năm 2016

10

Sổ chi tiết chi hoạt động

Năm 2016

11

Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc

Năm 2016

12

Sổ tài sản cố định

Năm 2016

13

Sổ theo dõi công cụ và dụng cụ …

Năm 2016

+ Báo cáo tài chính được lập theo tháng, theo quý, theo năm.
* Theo tháng:
Đối chiếu tài khoản tiền gửi với kho bạc- Báo cáo phát sinh tăng giảm
nhân sự, mức đóng, hưởng chế độ BHXH như nghỉ ốm , nghỉ thai sản, nghỉ
việc…, báo cáo tài chính với cấp trên khi có yêu cầu.
* Theo quý hoặc năm: Báo cáo quyết toán gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân
sách tại kho bạc
- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
- Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh,
dịch vụ
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
15


- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết năm trước chuyển sang

- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
+ Nhóm chứng từ kế toán ngân sách:
- Dự toán chi thường xuyên: Đóng thành hai tập. Một tập chi cho con
người và một tập chi cho hoạt động.
- Dự toán không thường xuyên : đóng riêng một tập hồ sơ
Nhóm chứng từ kế toán ngân sách: Đưa vào chung một tép hồ sơ để lưu trữ
+ Nhóm chứng từ quỹ sự nghiệp: ( Tài khoản tiền gửi)
Đóng tập riêng từng loại chứng từ: Chứng từ thu, chứng từ chi
Tất cả các tài liệu chuyên môn của kế toán nêu trên phải được kiểm tra
đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác có đầy đủ chữ ký, đóng dấu theo
quy định trước khi lưu trữ.
Đây là hình ảnh hồ sơ phân theo nguồn và dán nhãn tên.

2.2.2. Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ

16


Công nghệ thông tin (CNTT) là một thành tựu khoa học vĩ đại của loài
người. Từ khi xuất hiện, công nghệ thông tin đã tạo hiệu ứng to lớn và làm thay
đổi nhanh chóng đến các hoạt động đời sống - xã hội. Ứng dụng CNTT trong
giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của các ngành, trong đó có
trường học. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên cơ sở ứng dụng CNTT khiến công tác lưu
trữ hồ sơ Văn thư – Kế toán trường học đáp ứng kịp thời các hoạt động giáo dục,
quản lý trong trường học.
Theo điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ thì “ hồ sơ điện tử là tập hợp các
tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”
và “ lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài
liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.”
Cũng giống như hồ sơ, tài liệu bằng văn bản giấy, thì hồ sơ điện tử được
chuyển đến bằng hộp thư chung của trường chủ yếu đến từ hai nguồn, đó là văn
bản, tài liệu bên ngoài ( phòng Giáo dục, phòng Tài chính, UBND thành phố,
Bảo hiểm xã hội và các mặt trận đoàn thể….) và văn bản tài liệu chuyển giao
giữa các bộ phận trong trường như ( báo cáo, kế hoạch, thống kê hàng tháng,
quý…). Tất cả các loãi hình tài liệu trên đều được bộ phận Văn thư – Kế toán
lưu trữ dưới dạng cây thư mục ( folder).
Dưới đây là thư mục hồ sơ
điện tử của Văn thư:
Từ thư mục trên, trong trường
hợp cần tra cứu thông tin, tài liệu để
báo cáo,thay vì phải mở tủ hồ sơ lưu
trữ để cập nhật số liệu, ta có thể vào

17


thư mục có liên quan để tìm. Cụ thể ta chia làm hai loại tài liệu: Hồ sơ, tài liệu
nội bộ và hồ sơ, tài liệu bên ngoài.
+ Hồ sơ, tài liệu điện tử nội bộ
(Trong hồ sơ lưu trữ gọi là công văn, tài liệu chuyển đi)
Ví dụ: Cần tìm số liệu học sinh đầu năm, cuối năm của năm học 20102011 thì ta có thể tìm số liệu vào báo cáo tổng kết của năm học đó. Trước tiên,
ta vào ổ đĩa D - Báo cáo - Năm 2010-2011 - Báo cáo tổng kết.

+ Hồ sơ tài liệu điện tử bên ngoài
(Trong hồ sơ lưu trữ gọi là công văn, tài liệu chuyển đến đươc lưu dưới folder

Thư PGD)
Ví dụ: cần tìm một Quyết định công nhận trường Tiểu học Trường Sơn
đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục cấp độ 3 tháng 12 năm 2015. Ta cũng thực
hiện tương tự các bước trên. Trước tiên, ta vào ổ đĩa D - Thư PGD - Năm 2015 tháng 12 - QĐ số 1134-QĐ/SGDĐD

18


Thư mục hồ sơ điện tử của Kế toán:
Các bước lưu trữ, thực hiện và tra cứu cũng tương tự như thư mục hồ sơ
điện tử của Văn thư

Nhìn chung, ứng dụng có hiệu quả CNTT vào trong hoạt động lưu trữ thì
hồ sơ tài liệu của Văn thư – Kế toán cũng như tài liệu của trường có những
thuận lợi to lớn sau:
- Rút ngắn được thời gian tra cứu thông tin (thay vì phải mất nhiều thời
gian tìm tài liệu trên phương tiện văn bản giấy).
- Kéo dài được tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ bằng giấy (vì ít bị tác
nhân bên ngoài xâm nhập).
- Giảm được nguồn lực đầu tư cho tài liệu gốc, hạn chế được diện tích bảo
quản hồ sơ.
- Chuyển được thông tin từ dạng văn bản giấy, sang một tập tin nhỏ gọn,
có thể chia sẻ trong môi trường mạng mà không phải nhân bản bằng hình thức in
ấn, photo (tiết kiệm được kinh phí).
- Từng bước hệ thống hóa hồ sơ lưu trữ điện tử đầy đủ, khoa học, phục vụ
lâu dài cho công tác tra cứu, thống kê, của giáo viên, nhân viên trong trường.

19

Từ những ưu điểm vượt trội của lưu trữ tài liệu điện tử nêu trên, trong
những năm qua, bộ phận Văn thư – Kế toán chúng tôi đã quản lý được dữ liệu
tương đối chặt chẽ, nhờ đó mà các hoạt động chung của trường không bị tồn
đọng, trong năm học qua bộ phận chúng tôi cùng với tập thể trường hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ của phòng Giáo dục, của UBND thành phố giao.
2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong tất cả các cơ quan, tổ
chức, vì tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, thông qua tài liệu lưu trữ
có thể đánh giá được quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, đơn vị.
Hiểu được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa to lớn mà hồ sơ, tài liệu lưu
trữ mang lại, nên những năm gần đây, bộ phận Văn thư – Kế toán chúng tôi
không ngừng đề xuất tham mưu với Ban giám hiệu trường trong việc trang bị tủ,
kệ , hộp đựng hồ sơ tài liệu. Các biện pháp mà bộ phận Văn thư – Kế toán chúng
tôi dùng để bảo quản đó là:
+ Thường xuyên nâng cấp các phần mểm, bảo trì các loại máy như máy
tính, máy photocopy.
+ Tăng cường tủ, kệ, hộp đựng hồ sơ để đảm bảo tài liệu được lưu trữ kịp
thời, khoa học đáp ứng được với nhu cầu công việc.
+ Có kế hoạch kiểm tra định kỳ tủ hồ sơ lưu trữ, để kịp thời khác phục tài
liệu lưu trữ (nếu bị hư hỏng) do yếu tố khách quan như: độ ẩm, mối mọt….
+ Đảm bảo tốt hệ thống phòng cháy chữa cháy trong trường hợp phát
sinh hỏa hoạn…
Dưới dây là một số hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ của trường

20


2.2.4. Phổ biến, nâng cao nhận thức đến toàn thể giáo viên, nhân viên trong
trường về giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Hồ sơ lưu trữ là bản chính, bản gốc có giá trị và đều có chung một đặc

điểm là phản ánh thông tin bằng văn bản, những văn bản, tài liệu này được lưu
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Thông qua hồ sơ lưu trữ, đó chính là
căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý để nhằm giúp lãnh đạo
trong việc quản lý điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức.
Hiện nay, không ít những cơ quan, đơn vị chưa chú trọng nhiều trong hoạt
động lưu trữ. Mặc dù hoạt động lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với sự
hình thành của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, trong suy nghĩ của không ít
người, công tác này hình như mới có và đó chỉ là công việc giấy tờ đơn thuần
của những người làm Văn thư – Kế toán nên chưa có những quan tâm, đầu tư
xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh về công tác lưu
trữ của cơ quan .

21


Bên cạnh đó một số bộ phận cho là công việc được giao đã giải quyết
xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, phải quản lý
tài liệu, không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên
chưa có ý thức cao trong việc trân trọng, bảo vệ hồ sơ, tài liệu .
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, phát triển rộng rãi.
Thuy nhiên, tất văn bản đi, đến dưới hình thức nào (từ cơ quan bên ngoài cũng
như từng bộ phận , cá nhân trong trường) thì cũng phải tập trung về một đầu mối
là bộ phận Văn thư – Kế toán và phải được quản lý thống nhất.
Vì thế nên không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan
thời gian trước bị chất đống, bỏ trong bao bì… và bộ phận Văn thư –Kế toán
chúng tôi trong những năm qua đã cố gắng hoàn chỉnh các tập tài liệu, hồ sơ có
liên quan để đưa vào lưu trữ cơ quan, đồng thời cũng tạo tiền đề cho công tác
Kiểm định chất lượng.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ,
trên cơ sở đó người tiếp cận tài liệu lưu trữ có thể có thể có cách nhìn toàn diện
về một vấn đề, hoặc có những thống kê chính xác, văn bản pháp lý quan trọng,
những thông tin dự báo với độ chính xác cao tin cậy cao.
Từ vai trò, và tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể
nhận thấy hoạt động lưu trữ không chỉ riêng ở bộ phận nào mà đó là hoạt động
chung của tập thể. Để nâng cao nhận thức đến toàn thể giáo viên, nhân viên
trong trường về giá trị tài liệu lưu trữ của hồ sơ Văn thư – Kế toán ta cần có
những biện pháp cụ thể như là:
+ Làm tốt công tác tuyên truyền đến giáo viên, nhân viên biết làm tốt
công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo điệu kiện thuận lợi cho
bộ phận Văn thư – Kế toán trong việc quản lý chứng từ, hồ sơ, sổ sách, phù hợp
và hiệu quả.
+ Định kỳ hàng quý, năm, thu hồi tất cả các hồ sơ từ phía các bộ phận, cá
nhân theo danh mục hồ sơ trường đã thiết lập. Trong trường hợp hồ sơ đó còn
22


thiếu, chưa đầy đủ thì Văn thư – Kế toán phải kịp thời đôn đốc, nhắc nhở để bộ
phận, cá nhân đó có trách nhiệm trong việc hoàn chỉnh hồ sơ.
+ Đề xuất với Ban giám hiệu trường có kế hoạch kiểm tra hồ sơ, sổ sách
của cá nhân, bộ phận . Qua đó rút kinh nghiệm, và thực hiện hồ sơ đầy đủ hơn
trước khi chuyển giao cho bộ phận lưu trữ.
3. HIỆU QUẢ CỦA GIẢI PHÁP
3.1. Thời gian áp dụng giải pháp
- Giải pháp đã áp dụng giải pháp trên từ năm 2015 cho đến nay tại Trường
Tiểu học Trường Sơn
3.2. Hiệu quả đạt được
+ Văn thư
So với thời gian trước khi áp dụng giải pháp trên thì hồ sơ lưu trữ của

trường còn chồng chéo nhiều mặt, công tác tra cứu thông tin, dữ liệu gặp nhiều
khó khăn.
Sau khi áp dụng phương pháp mới, đặc biệt có sự phối hợp tốt từ phía các
bộ phận, cũng như hoàn thành tốt công tác Kiểm đĩnh chất lượng nên hồ sơ của
trường đã được cụ thể hóa theo từng tiêu chí. Ngoài nhân viên Văn thư, thì
những bộ phận, cá nhân khi có nhu cầu tìm kiếm thông tin có thể tìm được
nguồn tài liệu có liên quan một cách dễ dàng.
+ Kế toán
Chứng từ sổ sách kế toán luôn được sắp xếp theo từng tháng, từng quí và
từng năm gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không
bị rách, dơ, mất mát, không bị hư hỏng và rất an toàn trong nhiều năm qua.
- Khi quyết toán với cơ quan tài chính, hoặc lấy số liệu cần báo cáo với cơ
quan cấp trên, …sẽ thuận lợi hơn về mặt thời gian và công sức tìm kiếm. Thực
hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
3.3. Khả năng triển khai, áp dụng giải pháp
23


Với những biện pháp mà chúng tôi đã nghiên cứu và thực hiện, có thể
triển khai thực hiện trong công tác Văn thư- Kế toán tại các trường tiểu học.
3.4. Kinh nghiệm thực tiễn khi áp dụng giải pháp
Để thực hiện có hiệu quả giải pháp trên, cán bộ Văn thư – Kế toán trường
ngoài những kiến thức về nghiệp vụ thì cần phải nhiệt tình, có trách nhiệm cao
trong công việc.
Tích cực tham mưu với cấp trên về những ưu điểm, tồn tại của nguồn hồ
sơ, tài liệu được đưa vào lưu trữ…đồng thời tăng cường cơ sở vật chất (tủ, kệ,
hộp..) để đựng lưu trữ được hồ sơ qua nhiều năm.
Luôn phải phối hợp chặt chẽ với từng bộ phận trong nhà trường để kịp
thời thu thập hồ sơ, dữ liệu đưa vào lưu trữ, tránh trường hợp lơ là, bỏ qua…đến
khi cần đưa vào nộp lưu thì những hồ sơ của các bộ phận đó hoặc làm mất, hoặc

thất lạc và như thế thì tài liệu lưu trữ của cơ quan không được hoàn chỉnh, làm
giảm giá trị hồ sơ, tài liệu được lưu trữ .
4. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
4.1. Kết luận
Qua quá trình lưu trữ hồ sơ Văn thư – Kế toán của trường Tiểu học
Trường Sơn nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản
thân chúng tôi đã đạt được một số kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, chính xác đáp ứng được các yêu cầu
của Ban giám hiệu và cấp trên đề ra.
- Các loại hồ sơ, công văn đến và đi, hồ sơ sổ sách kế toán luôn được cấp
nhật hàng ngày và lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện
trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh làm thất thoát các loại hồ sơ, tài liệu, tránh những thắc mắc không
cần thiết.

24


- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, chúng tôi kiểm tra và vệ sinh toàn
diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của trường Tiểu học Trường Sơn đạt Tiêu chuẩn
chất lượng giáo dục cấp độ 3 giai đoạn 2015- 2020, thúc đẩy bộ phận Văn thư –
Kế toán chúng tôi có thêm nhiều động lực trong công tác duy trì, phát triển tài
liệu lưu trữ.
4.2. Đề xuất, khuyến nghị
Ban giám hiệu nhà trường tiếp tục quan tâm hơn với hoạt động lưu trữ,
hàng năm triển khai giáo viên, nhân viên hiểu biết giá trị và trân trọng tài liệu
mà nhà trường đang có. Chỉ đạo cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, các tổ chức

đoàn thể cập nhật, bổ sung thường xuyên các tài liệu lưu trữ, ổn định về lâu dài
sẽ phát huy tối đa giá trị và góp phần tích cực trong hoạt động quản lý của cơ
quan. Nếu làm tốt công tác này thì việc luân chuyển sẽ không bị động khi bàn
giao công tác.
Nếu có điều kiện trang bị các phần mềm, các thiết bị công nghệ thông tin
sử dụng cho công tác lưu trữ hồ sơ trên máy tính, các đĩa, ổ cứng lưu trữ; góp
phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ trong nhà trường.
Trên đây, chúng tôi xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ .Tuy chưa được
hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho chúng tôi hoàn thành tốt mọi công việc được
cấp trên giao. Rất mong nhận được sự được đóng góp chân thành từ phía Hội
đồng khoa học trường, Hội đồng khoa học cấp thành phố, các đồng nghiệp để
cho công tác lưu trữ hồ sơ Văn thư – Kế toán của chúng tôi ngày một hoàn thiện
hơn. Phát huy hơn nữa vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin
ngày càng cao của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Phước Nguyên, ngày 28 tháng 12 năm 2016
Đồng tác giả

25