Hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN CẢNH THÁI

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN CẢNH THÁI

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI – NĂM 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, các
kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nào khác, các
số liệu khảo sát được sử dụng trong luận văn là kết quả do tôi tự tiến hành và
tổng hợp. Các quan điểm của các tác giả khác, các số liệu của các nghiên cứu
khác được sử dụng trong luận văn này đều được trích dẫn, dẫn nguồn đúng
quy định.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái


LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp thạc sỹ
chuyên ngành quản lý công, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy giáo, cô
giáo các khoa, ban thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã trang bị các kiến
thức cơ bản, cũng như các kiến thức chuyên ngành có giá trị lý luận và thực
tiễn to lớn.
Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Phó Giáo sư, Tiến sỹ Nguyễn Thị
Thu Vân đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện Luận văn này với tinh thần
trách nhiệm cao độ, phong cách làm việc dân chủ, khoa học.
Đồng thời, xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về nhiều
mặt trong quá trình thực hiện luận văn này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ, bảng, biểu
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ......... 9
1.1.

Khái quát chung về Văn phòng ........................................................... 9
1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ................................................................... 11

1.1.3. Vị trí, vai trò ................................................................................. 14

1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện .......................................................... 16
1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện…………………………………………………………………….16
1.2.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện ..................... 20
1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện................................................................................... 22
1.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND UBND cấp huyện...................................................................................... 26
1.3. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
cấp huyện ....................................................................................................... 29
1.3.1. Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 29
1.3.2. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 30
1.3.3. Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 32
1.4.

Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân


dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện ............................................................ 39
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................... 40
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ............................................................................... 44
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH,
TỈNH NGHỆ AN ........................................................................................... 45

2.1.

Khái quát về Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An ..... 45
2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cư và tình hình kinh tế, xã hội thành phố
Vinh, tỉnh Nghệ An……………………………………………………...45
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân
thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An…………………………………………..49
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh,
tỉnh Nghệ An............................................................................................. 52

2.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
thành phố Vinh .............................................................................................. 54
2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ....................................... 54
2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự ........................................................... 58
2.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Vinh .....…………………………………………60
2.3.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động ......................... 61
2.3.2. Bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ............................... 63
2.3.3. Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị..................................... 65
2.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ.............................................................. 67
2.3.5. Công tác tiếp công dân ................................................................. 72
2.3.6. Hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông
tin………………………………………………………………………...75
2.4. Đánh giá chung về thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 77
2.4.1. Những kết quả đạt được ............................................................... 77
2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại............................................................ 80


2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................. 81

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ............................................................................... 83
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH
PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN..................................................................... 84
3.1.

Cơ sở đề xuất các giải pháp................................................................ 84

3.2.

Các định hướng xây dựng giải pháp ................................................. 86

3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 87
3.3.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện…………………………………………………………………….87
3.3.2. Hoàn thiện quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
thành phố Vinh.......................................................................................... 89
3.3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn
phòng…………………………………………………………………….93
3.3.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở của Văn
phòng HĐND và UBND thành phố Vinh................................................. 98
3.3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác
văn phòng................................................................................................ 100
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ............................................................................. 102
KẾT LUẬN .................................................................................................. 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 105
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 111 

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT

: Công nghệ thông tin

HĐND

: Hội đồng nhân dân

UBND

: Ủy ban nhân dân


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU
TT

Tên

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp

Trang
27

huyện
Bảng 2.1.

Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung

66

cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành
phố Vinh
Bảng 2.2.

Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND

67

được Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ
chức hàng năm
Bảng 2.3.

Số lượng văn bản đến và đi tại UBND thành phố Vinh

69

Bảng 2.4.

Kết quả thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết

75

đơn thư của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vinh
Biểu 2.1.

Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch

64

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh
Biểu 2.2.

Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội

68

nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh
Biểu 2.3.

Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về

73

công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và
UBND thành phố Vinh
Biểu 2.4.

Đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ các quy định của

76

pháp luật trong công tác tiếp công dân của Văn phòng
HĐND và UBND thành phố Vinh
Biểu 2.5.

Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo HĐND và
UBND đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn
phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và
UBND thành phố Vinh

78


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay, Việt Nam
cùng với nhiều quốc gia khác trên thế giới đang tích cực tiến hành cải cách
nền hành chính nhà nước song hành với cải cách bộ máy nhà nước; đồng thời
coi việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước
là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, phát huy dân chủ, duy trì sự ổn định
và đảm bảo sự phát triển các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Hoàn thiện hoạt động của văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước
từ trung ương tới địa phương nói chung và văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong các chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay. Văn
phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, có thể nói
văn phòng như là bộ phận trung gian, là cầu nối giữa cấp lãnh đạo, quản lý
với các phòng, ban chuyên môn và các nhân viên cấp dưới. Vì vậy văn phòng
hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng đạt được các
mục tiêu đã đặt ra với nguồn lực hợp lý nhất.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh
Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vinh; có
nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động;
đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân,
tổ chức chuyển đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành
phố giải quyết và nhận kết quả trả cho cá nhân, tổ chức.
Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành

phố Vinh, tỉnh Nghệ An trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu đáng

1


ghi nhận, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại không ít những hạn chế và một
số phương diện còn hoạt động chưa thật hiệu quả. Vì vậy việc nghiên cứu,
đánh giá một cách đầy đủ thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh
là một yêu cầu cấp thiết, để hoạt động của Văn phòng được cải thiện tốt hơn,
đáp ứng được những đòi hỏi của quá trình quản lý nhà nước trong giai đoạn
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh,
tỉnh Nghệ An” để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên
ngành Quản lý công của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Nghiên cứu về tổ chức, hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là đề tài thu
hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý trong nước
và thế giới và đã có nhiều bài viết, công trình nghiên cứu được công bố đề cập
đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau. Có thể liệt kê một số
công trình nghiên cứu, bài viết sau đây:
- Cuốn sách “Quản trị Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội,
năm 2004) của tác giả Nguyễn Hữu Thân trình bày một cách đại cương về
quản trị hành chính văn phòng, chức năng của quản trị hành chính văn phòng,
mục tiêu hoạch định và tổ chức quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị
hành chính văn phòng một cách khoa học, đơn giản hoá công việc hành chính,
thư tín thương mại quốc tế và nghiệp vụ hành chính văn phòng.
- “Giáo trình Quản trị văn phòng” (Nxb Tài chính, Hà Nội, năm 2005)

của Đại học Kinh tế Quốc dân: Giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một
số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lý

2


thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến
đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản
- “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” (Nxb Khoa
học và kỹ thuật, Hà Nội, năm 2009) của Học viện Hành chính, do TS. Lưu
Kiếm Thanh chủ biên: Tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ
chức lao động, thông tin, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội
họp, tiếp khách... và công tác về văn thư, lưu trữ.
- “Nghiệp vụ Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm
2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong
công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng:
công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác
thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp
đồng, giao tiếp văn phòng
- “Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng – Lý luận và thực
tiễn”, (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005), của Trường Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn: Bao gồm các bài viết, nghiên cứu chuyên đề về lý
luận và thực tiễn tập trung các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, các hoạt
động cụ thể của văn phòng; các yêu cầu, nguyên tắc quản trị văn phòng ở cả
khu vực công lẫn khu vực tư.
- Hai tác giả Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn trong bài viết “Tổng thuật
các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam”
(Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2015, tr.43-50) đã trình bày một
cách tổng quát, tóm lược một số nghiên cứu về văn phòng, quản trị văn phòng
ở nước ta trong những năm qua. Từ đó, rút ra một số kết luận, nhận xét và chỉ

ra những điểm cần tiếp tục nghiên cứu, làm rõ.
- Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng: Khái
niệm và các mô hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

3


11/2014, tr. 9-18) đã đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn
phòng và hai mô hình quản trị văn phòng phổ biến hiện nay.
- Trong bài viết “Sứ mệnh của quản trị hành chính văn phòng trong bối
cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” (Tạp chí Quản lý nhà nước, số
243/2016, tr. 44-46) tác giả Nguyễn Văn Hậu đã phân tích và chỉ ra những
yêu cầu, nhiệm vụ (sứ mệnh) của quản trị hành chính văn phòng trong giai
đoạn hiện nay, gắn với sự bùng nổ công nghệ thông tin và quá trình hội nhập
toàn cầu.
- Trong bài viết “Khung năng lực của lãnh đạo Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện” (Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành chính
Quốc gia, số 17/2015, tr. 12-19), tác giả Vũ Duy Yên đã trình bày một cách
tương đối khái quát khung tiêu chí tham chiếu đối với năng lực của người
lãnh đạo trong tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta hiện
nay.
Các công trình nêu trên đã cung cấp những lý luận cơ bản về văn phòng,
tổ chức, điều hành và quản trị văn phòng; nhưng về khía cạnh thực tiễn hoạt
động của văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước thì chưa đi sâu phân
tích, đánh giá cụ thể.
Ngoài ra còn có nhiều luận văn, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về tổ
chức và hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức; cụ thể là:
- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Nâng cao năng lực điều
hành Văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay” của Thái Thị
Thùy Linh (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2010).

- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Hiệu quả hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội” của Tăng Thị Bích
Ngọc (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2014).
Các tài liệu và công trình nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu, phân

4


tích và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về văn phòng, quản lý và điều
hành văn phòng; tạo cơ sở cho việc nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động của
văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước tại một địa bàn cụ thể.
Đánh giá tổng quát cho thấy, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào
mang tính hệ thống, đi từ lý luận đến thực tiễn về hoạt động của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Tuy
nhiên, những nghiên cứu hiện có trên sẽ là tài liệu tham khảo quý báu để tác
giả hoàn thành luận văn này.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
- Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về
văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; từ đó
đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản
sau:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực
trạng đó.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Văn phòng HĐND

5


và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
- Phạm vi nghiên cứu:
Về nội dung: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến văn phòng và
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, từ đó đưa ra giải pháp
hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh
Nghệ An.
Về thời gian: tổng hợp số liệu và báo cáo từ năm 2011 đến 2016, với tầm
nhìn đến năm 2020.
Về không gian: Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ
An.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận:
Phương pháp luận được sử dụng trong quá trình nghiên cứu là phép biện
chứng duy vật và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác và Lênin.
- Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập và xử lý các thông tin, số liệu, tài liệu liên quan
đến tổ chức, hoạt động UBND thành phố Vinh, Văn phòng HĐND và UBND
thành phố Vinh qua các giai đoạn, thời kỳ phát triển. Việc thu thập, xử lý
thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ khoa học được
sử dụng trong chương 2 luận văn, làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại

chương 3.
Phương pháp thống kê, so sánh được sử dụng để thống kê số lượng cán
bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, thống kê các số
liệu trên một số mặt hoạt động cơ bản của Văn phòng HĐND và UBND thành
phố Vinh như công tác hội họp, văn thư lưu trữ… Từ đó, so sánh, đối chiếu
và đánh giá thay đổi qua từng năm hoặc từng giai đoạn.

6


Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong cả 3 chương của
luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng
như thực tiễn tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện nói riêng trong phạm vi cả nước (lý luận), và từ
thực tiễn tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
Phương pháp điều tra xã hội học thông qua sử dụng bảng hỏi nhằm thu
thập thông tin về các đánh giá của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm
việc trong các cơ quan thuộc HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An
đối với một số nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành
phố Vinh.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về mặt lý luận:
Luận văn giúp làm sáng tỏ, hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến văn
phòng, hoạt động của văn phòng trong bối cảnh tổ chức triển khai thực hiện
Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và vận dụng lý thuyết vào
thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh
Nghệ An.
Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở pháp lý liên quan đến Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
Luận văn giúp hoàn thiện hệ thống lý luận về Văn phòng nói chung và

Văn phòng HĐND và UBND nói riêng.
- Về mặt thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần làm cơ sở để Văn phòng
HĐND và UBND thành phố Vinh áp dụng các giải pháp để hoàn thiện hoạt
động đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ thực tiễn.
Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các văn phòng
của các tổ chức, cơ quan khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

7


Những kết luận, luận cứ khoa học và thực tiễn được đưa ra trong luận
văn có thể làm căn cứ, cơ sở khoa học để các nhà khoa học, nhà quản lý sử
dụng trong các công trình nghiên cứu.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, Luận văn
gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

1.1. Khái quát chung về Văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành
chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu
như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có
nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ,
văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ
quan, tổ chức.
Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford
Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm
việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ
công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại
giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…).
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm
việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là
nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng
là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức
với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển
khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản
cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài
chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các
thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”.
Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây:

9


Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính;
Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều

hành công việc nội bộ [57, tr. 352-353].
“Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là
“bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr.
1408].
Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính
văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất
định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng:
Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,
đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ
cho việc điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian:
Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây:
Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn
phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc...
Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn
bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr. 7-8].
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này
tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ

10


cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ

thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan
trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã được
trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm,
sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học.
1.1.2.1. Chức năng
Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể
hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng được
hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ
quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.
Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt
của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn
hóa.
Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích
nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn
vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến
hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều
cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ
bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện.
Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và
cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công
việc cụ thể.
Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu,
đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các

11

vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức
các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.
Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo,
thủ trưởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông
tin thu được từ công tác tiếp dân...
Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để
tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp.
Thứ hai, chức năng hậu cần. Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân
phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và
phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm
các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ
bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý
tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực
hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự,
phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp
của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông
qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những
nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý;
hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;
ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;
bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi
tiệc chiêu đãi khách [56, tr.10-12].
1.1.2.2. Nhiệm vụ
Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ

12

cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị,
tổ chức có những nhiệm vụ sau đây:
− Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý,
tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó.
− Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
− Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
− Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và
những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết
văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.
− Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
− Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
− Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước
và quyết định của thủ trưởng.
− Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
− Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
− Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn
13

phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết [56, tr.12-14].
1.1.3. Vị trí, vai trò
1.1.3.1. Vị trí
Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn
liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá
trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội
bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị,
tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin
qua lại khác.
Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận
trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông
qua hoạt động quản lý, điều hành của người đứng đầu nói riêng, của bộ máy
lãnh đạo, quản lý nói chung. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục,
đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí
trung gian của văn phòng.
Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối
quan hệ bên ngoài ấy đều được tiến hành thông qua văn phòng, không thể
thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc, là
bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời,
là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo,
quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Gắn với chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp
việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho
các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động
điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.

14

Như vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn
phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo
cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được
thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.3.2. Vai trò
Ở đây, vai trò của văn phòng được hiểu là tính cần thiết của văn phòng
trong cơ quan, đơn vị, tổ chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành
bộ máy một cách trơn tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành được.
Cụ thể là:
Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo,
quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc
chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính
xác, mau lẹ, hiệu quả hơn. Thêm nữa, văn phòng là bộ phận tham mưu trực
tiếp cho lãnh đạo trong việc xử lý, giải quyết các công việc hàng ngày, thường
xuyên và cả các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, văn phòng đóng
vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của bộ
máy quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận
khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống
nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Ở đây,
văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các
bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, văn
phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức
tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cương trong quản lý.
Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp
trong nội bộ cũng như với bên ngoài.
Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật

15


chất nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động của từng bộ phận và của cả cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ tư, văn phòng có vai trò tạo nền nếp làm việc khoa học trong tổ
chức, nâng cao năng suất, chất lượng lao động của tổ chức thông qua việc
giúp lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc, quy chế kiểm tra, giám sát việc
thực hiện quy chế của tổ chức. Hoạt động này của văn phòng hết sức quan
trọng bởi nó góp một phần quan trọng trong việc trực tiếp tạo nên môi trường
làm việc chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức.
Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý
thông tin để tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý. Hoạt động thông tin của
văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lượng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh
đạo, quản lý trong tổ chức.
Như vậy, có thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là
trong các cơ quan hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính
thường xuyên, liên tục và luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời
sống xã hội.
1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện
Tổ chức và hoạt động của hệ thống chính quyền địa phương nói chung,
của chính quyền cấp huyện nói riêng trước đây thực hiện theo quy định của
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 (gọi chung là
Luật 2003) và các văn bản hướng dẫn. Hiện nay, tổ chức và hoạt động của
chính quyền địa phương thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức chính

16