Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH kiểm toán KTV
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.52 MB, 59 trang )
Chuyên đề thực tập
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ.......................................................................................v
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................vi
CHƯƠNG 1......................................................................................................1
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI ..............1
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV.........................................................1
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV...........1
1.2. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Kiểm toán KTV...............................................................................................3
1.3. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV. 4
1.4. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Kiểm toán KTV 5
CHƯƠNG 2......................................................................................................8
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
KIỂM TOÁN KTV..........................................................................................8
2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH Kiểm toán KTV..........8
2.1.1. Chứng từ sử dụng.............................................................................8
2.1.2. Kế toán chi tiết tiền mặt.................................................................9
2.1.2.1. Kế toán thu tiền mặt.................................................................9
2.1.2.2. Kế toán chi tiền mặt...............................................................13
2.1.3. Kế toán tổng hợp tiền mặt............................................................19
2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV.....26
2.2.1. Chứng từ sử dụng...........................................................................26
2.2.2. Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng.............................................27
2.2.3. Kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng..........................................34
CHƯƠNG 3....................................................................................................36
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
KIỂM TOÁN KTV........................................................................................36
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
TNHH Kiểm toán KTV.................................................................................36
3.1.1. Ưu điểm..........................................................................................36
3.1.2. Nhược điểm....................................................................................39
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện.............................................................41
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Kiểm toán KTV.............................................................................................42
3.2.1. Xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt.........................................42
Phạm Thị Hằng
i
KT14A
Chuyên đề thực tập
3.2.2. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ.................................43
3.2.3. Hoàn thiện sổ sách kế toán...........................................................45
3.2.4. Hoàn thiện kế toán tiền đang chuyển.........................................49
KẾT LUẬN...................................................................................................viii
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................ix
Phạm Thị Hằng
ii
KT14A
Chuyên đề thực tập
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt
Giải thích
GTGT
HĐ
Giá trị gia tăng
Hóa đơn
TDND
Tín dụng nhân dân
TK
TKĐƯ
TMCP
TNDN
VNĐ
Tài khoản
Tài khoản đối ứng
Thương mại cổ phần
Thu nhập doanh nghiệp
Việt Nam đồng
Phạm Thị Hằng
iii
KT14A
Chuyên đề thực tập
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra....................................................12
Biểu 2.2: Mẫu phiếu thu...............................................................................13
Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào..................................................15
Bảng 2.1: Bảng kê xuất VAT do người bán cung cấp................................16
Biểu 2.4: Mẫu giấy đề nghị thanh toán........................................................17
Biểu 2.5: Mẫu phiếu chi................................................................................18
Biểu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt..............................................................................22
Biểu 2.7: Mẫu sổ Cái tài khoản 111.............................................................23
Biểu 2.8: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ...........................................................24
Biểu 2.9: Mẫu phiếu hạch toán....................................................................28
Biểu 2.10: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng Vietcombank..................................30
Biểu 2.11: Mẫu giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.............................32
Biểu 2.12: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng VIB.................................................33
Biểu 2.13 : Trích mẫu sổ Cái tài khoản 112...............................................35
Biểu 3.1: Mẫu sổ giao nhận chứng từ giữa các bộ phận............................45
Biểu 3.2: Mẫu sổ nhật ký thu tiền................................................................47
Biểu 3.3: Mẫu sổ nhật ký chi tiền.................................................................48
Phạm Thị Hằng
iv
KT14A
Chuyên đề thực tập
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thu tiền
.........................................................................................................................10
Sơ đồ 2.2: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ chi tiền
.........................................................................................................................14
Phạm Thị Hằng
v
KT14A
Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Khủng hoảng kinh tế năm 2008 đã khiến cho nền kinh tế thế giới rơi
vào thời kì khó khăn kéo dài. Nằm trong tổng thể đó, kinh tế Việt Nam cũng
không tránh khỏi những tác động tiêu cực. Thêm vào đó, việc tham gia các
sân chơi quốc tế đã tạo ra cho các doanh nghiệp trong nước những thị trường
rộng lớn để phát triển nhưng cũng đồng thời tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa
thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển trong
giai đoạn này, càng yêu cầu các doanh nghiệp phải có bước đi đúng đắn, đưa
ra và thực hiện được những quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.
Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đã được phân tích
về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong giai đoạn
hiện nay, kế toán ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong việc
quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc cung cấp các
thông tin một cách chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản trị có những quyết
định đúng đắn và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Đặc biệt
đối với mỗi công ty, vốn bằng tiền là tài sản lưu động, tồn tại trực tiếp dưới
hình thái tiền tệ và phản ánh khả năng thanh toán những khoản nợ tức thời
của doanh nghiệp. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp
phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất
dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc theo dõi, quản lý và hạch toán
vốn bằng tiền không chỉ là phần hành quan trọng đối với kế toán mà còn là
mối quan tâm lớn của nhà quản trị và toàn thể công ty.
Từ ý nghĩa thực tiễn và tầm quan trọng to lớn như vậy, trong quá trình
thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV, em đã đi sâu tìm hiểu về phần
hành kế toán vốn bằng tiền. Sau thời gian nghiên cứu, em đã quyết định lựa
Phạm Thị Hằng
vi
KT14A
Chuyên đề thực tập
chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm
toán KTV” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình.
Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền của công ty
TNHH Kiểm toán KTV.
Chương 2: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Kiểm toán KTV.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Kiểm toán KTV.
Do thời gian thực tập còn ngắn, kiến thức cũng như kinh nghiệp thực tế
còn nhiều hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy,
kính mong các thầy cô nhận xét, đóng góp ý kiến để chuyên đề của em thực
sự có ý nghĩa về mặt lý luận cũng như thực tiễn.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của TS.
Phạm Xuân Kiên cũng như của các nhân viên Phòng Hành chính – Kế toán
Công ty TNHH Kiểm toán KTV đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập
chuyên ngành của mình một cách tốt nhất.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Hằng
vii
KT14A
Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh có vai trò
thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Vốn bằng
tiền có đặc điểm tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ nên có tính thanh
khoản cao nhất trong các loại tài sản, do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả
năng thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp dù có
hoạt động hiệu quả, doanh thu hàng năm cao đến đâu mà lượng vốn bằng tiền
không đủ đáp ứng nhu cầu thanh toán thì doanh nghiệp vẫn có thể phải đối
mặt với những khó khăn về mặt tài chính trong việc thanh toán các khoản nợ,
thậm chí có thể dẫn công ty đến tình thế buộc phải giải thế do doanh nghiệp
không quay vòng được vốn, không thực hiện được nghĩa vụ nợ với các bên
liên quan. Vì vậy, trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp cần phải có kế
hoạch và xây dựng định mức hợp lý trong việc thu chi tiền mặt, thanh toán
qua ngân hàng, không chỉ nhằm mục đích đáp ứng được nhu cầu thanh toán
trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn phải đảm bảo tiết kiệm
được vốn lưu động, tăng hiệu quả hoạt động tài chính và góp phần thúc đẩy
việc quay vòng vốn nhanh.
Đối với công ty TNHH Kiểm toán KTV, do đặc thù hoạt động kinh
doanh của công ty thường xuyên phát sinh chi phí liên quan đến các dịch vụ
mua ngoài nên mật độ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi thường diễn ra
với tần suất lớn. Đặc biệt, do những đặc thù riêng của loại hình dịch vụ kiểm
toán, khách hàng của công ty phân tán trong một không gian rộng trên nhiều
tỉnh thành và thường phát sinh chi phí bằng tiền gắn liền với mỗi cuộc kiểm
toán. Về tổng thể, mỗi loại chi phí phát sinh với số tiền thường không lớn
Phạm Thị Hằng
1
KT14A
Chuyên đề thực tập
song trong mỗi cuộc kiểm toán lại có rất nhiều các đầu mục chi phí nhỏ làm
cho nghiệp vụ trở nên khá phức tạp mà muốn theo dõi, quản lý một cách chặt
chẽ vốn bằng tiền thì đòi hỏi kế toán phải ghi chép, phân loại chi phí một cách
chi tiết, tỉ mỉ.
Các nghiệp vụ làm tăng vốn bằng tiền của công ty bao gồm:
- Thu phí từ cung cấp dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn, đào tạo...
- Thu hoàn ứng công tác phí
- Thu khác: thu tiền bồi thường hợp đồng, thu từ thanh lý nhượng bán…
Các nghiệp vụ làm giảm vốn bằng tiền tại công ty bao gồm:
- Thanh toán các khoản lương nhân viên và các khoản phải trả, phải nộp
nhà nước
- Chi lệ phí đào tạo nghiệp vụ, cập nhật và nâng cao kiến thức cho nhân
viên
- Tạm ứng công tác phí
- Chi thanh toán văn phòng phẩm
- Chi thanh toán dịch vụ mua ngoài: tiền điện thoại, nước uống, chi phí
đi lại…
- Chi tiền thuê trụ sở và kho lưu trữ tài liệu
- Chi khác: tiền gửi xe nhân viên, phạt nộp chậm thuế, tiền thuê vệ sinh
văn phòng…
Công ty TNHH Kiển toán KTV sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là
Đồng Việt Nam (VNĐ). Vốn bằng tiền tại công ty bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ
- Tiền gửi ngân hàng
Trong đó, tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng ngân hàng mà
công ty thường xuyên giao dịch là: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt
Phạm Thị Hằng
2
KT14A
Chuyên đề thực tập
Nam - Vietcombank, Ngân hàng TMCP Sài Gòn thương tín – Sacombank và
Ngân hàng Quốc tế - VIB.
1.2. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Kiểm toán KTV
Vốn bằng tiền có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh doanh của công
ty, nó vừa được sử dụng để thanh toán các chi phí phát sinh hàng ngày vừa để
thanh toán các khoản nợ, tạm ứng công tác cho nhân viên…, đồng thời cũng
là kết quả của hoạt động kinh doanh, quá trình đầu tư và thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền sẽ phản ánh khả năng thanh toán tức thời
và tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty. Thông quan việc quản lý,
theo dõi việc sử dụng vốn bằng tiền, Ban giám đốc công ty có thể nắm bắt
được quá trình luân chuyển vốn cũng như công tác sử dụng vốn để từ đó đưa
ra các chính sách quản lý phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty trong từng giai đoạn, từng lĩnh vực cụ thể.
Việc sử dụng vốn bằng tiền phải đảm bảo các nguyên tắc, chế độ quản
lý chặt chẽ, khoa học tránh tình trạng sử dụng không hiệu quả hoặc sử dụng
sai mục đích. Vì vậy, kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Kiểm toán
KTV phải đảm bảo thực hiện được các nhiệm vụ sau:
- Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu ra và đầu vào sao cho hợp pháp, hợp
lý và hợp lệ để đảm bảo các khoản chi phí phát sinh là hợp lý và được trừ khi
tính thuế TNDN.
- Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và tình hình tồn quỹ
của từng loại vốn bằng tiền, thường xuyên đối chiếu số dư trên sổ sách với số
lượng tồn thực tế, báo cáo với kế toán trưởng , đảm bảo phát hiện và có
hướng giải quyết kịp thời, phù hợp những sai sót trong việc quản lý và sử
dụng các khoản vốn bằng tiền.
Phạm Thị Hằng
3
KT14A
Chuyên đề thực tập
- Giám sát việc chấp hành các chế độ và quy định hiện của nhà mước
cũng như của công ty về sử dụng vốn bằng tiền. Hướng dẫn cho các phòng
ban khác về việc lập các hóa đơn chứng từ cũng như các biểu mẫu để đảm
bảo các chi phí phát sinh liên quan đến các phòng ban đều có đầy đủ chứng từ
hợp lệ.
- Lập báo cáo thu chi và báo cáo tiền gửi ngân hàng hàng ngày hoặc định
kì theo yêu cầu quản lý của cấp trên.
1.3. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Nhằm giúp cho công tác sử dụng vốn bằng tiền đạt hiệu quả cao, tránh
xảy ra các vấn đề như gian lận, tham ô, móc ngoặc giữa các nhân viên trong
công ty, bên cạnh việc theo dõi các khoản tăng, giảm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi
tại ngân hàng, giám sát việc chấp nhành chế độ và quy định sử dụng vốn bằng
tiền, KTV đặt ra các yêu cầu cụ thể nhằm quản lý hiệu quả vốn bằng tiền:
- Có sự tách biệt giữa người giữ tiền mặt tại quỹ với người hạch toán, ghi
chép sổ sách kế toán, tức là kế toán tiền mặt không đồng thời làm nhiệm vụ
giữ tiền mặt và ngược lại. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ,
đối chiếu với sổ quỹ đồng thời đối chiếu với số dư trên sổ kế toán xem có
trùng khớp hay không. Nếu có sự chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải cùng
nhau đối chiếu lại sổ sách để tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết đồng
thời báo cho Kế toán trưởng nếu có sự sai khác lớn mà không tìm ra nguyên
nhân. Định kì hàng quý, công ty tiến hành thực hiện kiểm kê quỹ một lần,
trong đó phải có sự chứng kiến của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ
quỹ.
- Tách chức năng phê duyệt thu, chi tiền với chức năng giữ tiền và ghi sổ
kế toán. Thông thường trong công ty Giám đốc là người có chức năng phê
duyệt thu chi, trong trường hợp Giám đốc đi vắng, để không ảnh hưởng đến
tiến độ hoạt động kinh doanh của công ty, trong những tình huống đặc biệt,
Phạm Thị Hằng
4
KT14A
Chuyên đề thực tập
Kế toán có thể xử lý linh hoạt bằng cách trình yêu cầu thu chi để Kế toán
trưởng thay mặt Giám đốc phê duyệt trước.
- Thủ quỹ phải ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ thu chi vào sổ quỹ riêng
do thủ quỹ quản lý.
- Thực hiện thanh toán chủ yếu qua ngân hàng, chỉ dùng tiền mặt cho các
khoản chi tiêu lặt vặt hoặc trong trường hợp cần thiết tại công ty.
1.4. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Xuất phát từ đặc điểm, ý nghĩa cũng như yêu cầu của việc quản lý vốn
bằng tiền, Công ty TNHH Kiểm toán KTV tổ chức quản lý vốn bằng tiền theo
hai loại lớn là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; theo dõi, phản ánh trên hai tài
khoản riêng là:
TK 11111: Tiền mặt tại quỹ
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng
Trong đó: Tiền gửi ngân hàng được chi tiết thành các tài khoản con là:
+ TK 11211: Tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank
+ TK 11213: Tiền gửi tại ngân hàng Sacombank
+ TK 11214: Tiền gửi ngân hàng VIB
Để công việc kế toán vốn bằng tiền được minh bạch, chính xác, KTV
áp dụng triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác kế toán. Người
quản lý tiền (Thủ quỹ) tách biệt hẳn so với người ghi chép hạch toán tiền (Kế
toán tiền mặt và tiền gửi) và người phê duyệt yêu cầu thu chi (Giám đốc hoặc
kế toán trưởng). Song song với việc nhân viên kế toán hạch toán vốn bằng
tiền, kế toán tổng hợp trong công ty cũng thường xuyên kiểm tra, theo dõi sổ
sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm cả các nghiệp vụ về vốn bằng
tiền để đảm bảo kế toán các phần hành đã ghi chép, phản ánh đúng với thực tế
phát sinh và kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót nếu có.
Phạm Thị Hằng
5
KT14A
Chuyên đề thực tập
Đặc biệt, do đặc thù loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty thường
phát sinh nhiều chi phí mua ngoài bằng tiền trong quá trình hoạt động cung
cấp dịch vụ, hơn nữa những chi phí ấy thường khó kiểm soát nên để đảm bảo
vốn bằng tiền được sử dụng một cách hiệu quả và đúng mục đích, công ty đã
xây dựng lên định mức chi phí cụ thể cho mỗi tiểu mục chi phí thường phát
sinh trong các cuộc kiểm toán. Định mức chi phí này được coi như những quy
định chung của công ty và được ghi trong cuốn nội quy công ty; yêu cầu mỗi
nhân viên khi mới được tuyển dụng đều phải đọc và tìm hiểu kĩ những nội
dung này để đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ phát sinh trong công việc sau này
của nhân viên đều tuân thủ đúng những quy định riêng của công ty.
Ví dụ, trong mỗi cuộc kiểm toán, do khách hàng của KTV thường ở xa
nên nhân viên công ty thường lưu trú ở phía khách hàng trong một thời gian
nhất định để đảm bảo công việc được thực hiện một cách liên tục trong
khoảng thời gian ngắn nhất. Như vậy, KTV sẽ tiến hành xây dựng định mức
tiền phòng lưu trú cho nhân viên dựa trên việc khảo sát chi phí thuê phòng
thực tế tại các vùng. Cụ thể, định mức chi phí thuê phòng một ngày cho các
thành phố trực thuộc trung ương, các thành phố là đô thi loại I là 350 nghìn
đồng/ ngày; đối với những thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố là đô thị loại
II thì định mức thuê là 300 nghìn đồng/ ngày và những nơi còn lại hoặc nơi
thuê phòng nghỉ mà không có hóa đơn là 250 nghìn đồng/ ngày. Trong đó,
mỗi phòng dành cho hai nhân viên. Nếu nhóm công tác còn lẻ ra một người
thì nhân viên đó sẽ được ghép vào các phòng với nhân viên khác nếu cùng
giới tính. Trường hợp, người lẻ ra đó có giới tính khác với nhân viên của các
phòng đã thuê thì được thuê thêm một phòng cho nhân viên đó. Ví dụ phòng
thuê cho 3 nam hoặc 3 nữ chứ không được phép thuê hai phòng cho 3 nữ (một
phòng cho 2 nữ, một phòng cho 1 nữ) và ngược lại thuê hai phòng cho 3 nam
(một phòng cho 2 nam, một phòng cho 1 nam). Nếu chi phí vượt ngoài định
Phạm Thị Hằng
6
KT14A
Chuyên đề thực tập
mức hoặc nhân viên thuê số phòng nhiều hơn quy định thì phần chi phí chênh
lên nhân viên phải chi trả chứ công ty không chịu trách nhiệm thanh toán.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp cụ thể, công ty vẫn có thể linh
động chấp nhận thanh toán cho nhân viên mức chi phí thực tế cao hơn so với
định mức đã quy định. Ví dụ, khi nhân viên công ty công tác tại một số vùng
mà dịch vụ nhà nghỉ, khách sạn còn chưa phát triển như vùng miền núi các
tỉnh Sơn La, Lai Châu… nhà nghỉ thường không có hóa đơn, giá thuê phòng
lại khá cao. Khi đó, công ty vẫn có thể thanh toán cho nhân viên chi phí thuê
phòng nghỉ theo giá thuê thực tế, tuy nhiên trước đó, nhân viên phụ trách tạm
ứng công tác phí của nhóm phải gửi thư điện tử cho Giám đốc để xin phê
duyệt mức chi phí theo giá thực tế, đồng thời phải viết bản giải trình, có xác
nhận của nhà nghỉ nơi nhóm lưu trú và của trưởng nhóm kiểm toán đó kèm
theo bộ chứng từ thanh toán khi quyết toán chi phí và bù trừ tiền tạm ứng.
Phạm Thị Hằng
7
KT14A
Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
KIỂM TOÁN KTV
2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Vốn bằng tiền của công ty TNHH Kiểm toán KTV chủ yếu được gửi
trong tài khoản ngân hàng, công ty chỉ giữ lại một số tiền mặt nhất định tại
quỹ để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên trong quá trình hoạt động,
kinh doanh. Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải lập phiếu thu, phiếu chi có
đầy đủ chữ kí của những người có kiên quan. Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ
kí tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” lên chứng từ, đồng thời ghi
chép lại số tiền, nội dung nghiệp vụ thu chi cụ thể vào sổ quỹ đồng thời
chuyển chứng từ cho kế toán tiền mặt hạch toán, ghi sổ. Hằng ngày, thủ quỹ
phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, so sánh đối chiếu với số
dư trên sổ của kế toán, nếu có chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm
tra đối chiếu lại để xác định nguyên nhân và có kiến nghị biện pháp giải
quyết.
2.1.1. Chứng từ sử dụng
Các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền của công ty thường phát
sinh với số tiền không lớn nhưng khá thường xuyên. Các nghiệp vụ chủ yếu
liên quan đến tiền mặt tại quỹ thường là thu phí dịch vụ kế toán – kiểm toán
và tư vấn, chi tạm ứng công tác cho nhân viên, chi trả các dịch vụ mua ngoài
(tiền điện thoại, phí trông giữa xe, chi phí đi lại bằng taxi, phí gửi tài liệu…),
chi mua văn phòng phẩm, nước uống và các khoản thu chi bằng tiền khác.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán tiền mặt là:
- Phiếu thu, Phiếu chi;
- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng;
- Giấy đề nghị thanh toán;
Phạm Thị Hằng
8
KT14A
Chuyên đề thực tập
- Biên lai thu tiền, hóa đơn bán lẻ;
- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra/ đầu vào;
- Bảng kê chi phí hành chính/ lao động thuê ngoài;
- Biên bản kiểm kê quỹ;
2.1.2. Kế toán chi tiết tiền mặt
Tiền mặt có đặc điểm là gọn nhẹ, dễ di chuyển, có thể sử dụng, trao đổi
trực tiếp lại thường xuyên tiếp xúc với con người nên khả năng bị hao hụt,
mất mát thường rất cao. Bởi vậy, tất cả các khoản thu, chi tại quỹ đều phải
được lập phiếu thu, phiếu chi được phê duyệt với đầy đủ chữ ký của những
người liên quan. Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu thu (chi) tiền thì phải
có yêu cầu thu (đối với nghiệp vụ thu tiền, nhân viên có thể yêu cầu bằng
miệng đối với kế toán tiền mặt yêu cầu lập phiếu thu) hoặc yêu cầu chi (dưới
dạng đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán…) nộp cho Giám đốc (hoặc Kế
toán trưởng) phê duyệt. Các chứng từ này sau khi phê duyệt được chuyển cho
kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (Phiếu chi) bằng cách nhập dữ liệu vào phần
mềm kế toán rồi in ra. Sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến
hành thu (chi) tiền mặt theo đúng với số tiền đã ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi),
ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” lên phiếu, đồng thời tiến
hành ghi vào Sổ quỹ tiền mặt theo các thông tin tương ứng với nghiệp vụ phát
sinh. Sau đó, Kế toán tiền mặt tiến hành nhận lại chứng từ và tiến hàng ghi sổ
tiền mặt bằng phần mềm kế toán, đồng thời sao lưu dữ liệu vào các sổ liên
quan trên máy tính.
2.1.2.1. Kế toán thu tiền mặt
Khi nhân viên công ty (thường là nhân viên kinh doanh phụ trách
khách hàng) thu được tiền cung cấp dịch vụ từ khách hàng sẽ phải yêu cầu
nộp tiền vào quỹ. Kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào yêu cầu của nhân viên, số
tiền thực tế mà nhân viên đó nộp với số tiền trên hợp đồng cung cấp dịch vụ
Phạm Thị Hằng
9
KT14A
Chuyên đề thực tập
và hóa đơn đầu ra đã phát hành để lập phiếu thu. Trường hợp số tiền thu về
thấp hơn trong hợp đồng hoặc thấp hơn so với hóa đơn thì kế toán phải thông
báo cho Kế toán trưởng, yêu cầu nhân viên kinh doanh liên hệ lại với khách
hàng để tìm hiểu nguyên nhân và có hướng xử lý. Nếu khách hàng trả chậm
thì tiếp tục theo dõi công nợ trên phần trả chậm và chỉ lập phiếu thu dựa trên
số tiền thực tế thu về.
Sau đó, nhân viên nộp tiền cầm Phiếu thu do kế toán lập đến nộp tiền
cho thủ quỹ. Thủy quỹ thu tiền nhập quỹ theo đúng số tiền thực tế và đối
chiếu với số ghi trên phiếu thu, rồi kí tên, đóng dấu “Đã thi tiền” lên phiếu thu
và ghi sổ Quỹ tiền mặt nội dung nghiệp vụ phát sinh như trên phiếu thu. Sổ
quỹ của Thủ quỹ là hai sổ giống nhau, một sổ được lập và ghi chép bằng tay
còn một sổ được lập trên máy để thuận tiện cho việc so sánh, đối chiếu số liệu
với kế toán phần hành vốn bằng tiền.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thu tiền:
Người
nộp
tiền
NV
thu
tiền
Thủ
quỹ
KT
tiền
mặt
1
Đề
nghị
nộp
2
Lập
phiếu
thu
KT
trưởng
KT
tiền
mặt
3
Thu
tiền
4
54
Ghi sổ
Ký
phiếu
thu
Giám
đốc
Bảo
quản
lưu
trữ
6
Ký
phiếu
thu
Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thu tiền
Phạm Thị Hằng
10
KT14A
Chuyên đề thực tập
(1) Người nộp tiền (thường là nhân viên phòng kinh doanh) khi nhận được
tiền doanh thu cung cấp dịch vụ từ khách hàng, đề nghị nộp tiền vào
quỹ.
(2) Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu dựa trên đề nghị của người nộp
tiền.
(3) Thủ quỹ tiến hành thu tiền nhập quỹ.
(4) Kế toán tiền mặt tiến hành ghi sổ dựa trên phiếu thu đã lập rồi chuyển
cho kế toán trưởng ký.
(5) Kế toán trưởng ký phiếu thu rồi chuyển cho giám đốc ký.
(6) Giám đốc ký phiếu thu rồi chuyển cho bộ phận kế toán quản lý, lưu trữ.
Ví dụ 2.1: Căn cứ theo hợp đồng số 1048/KTV-HĐKT về việc cung cấp
dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính giữa công ty TNHH Kiểm toán KTV và
Quỹ TDND Tích Giang; đồng thời căn cứ vào thực tế công ty đã cung cấp
dịch vụ và phát hành xong báo cáo kiểm toán cho khách hàng, ngày 2 tháng 2
năm 2015, KTV tiến hành xuất hóa đơn đầu ra cho dịch vụ đã cung cấp:
Phạm Thị Hằng
11
KT14A
Chuyên đề thực tập
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV
Địa chỉ: Tầng 4, số 41 Thi Sách, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: (84.4) 39.764645
Fax: (84.4) 39.764 647 Website: www.ktv.vn
Mã số thuế: 0102028406
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1:Lưu
Ngày 02 tháng 02 năm 2015
Mẫu số: 01GTKT3/00
Ký hiệu: AA/12P
Số:
0000028
Họ tên người mua: Nguyễn Đức Kỳ
Tên đơn vị: Quỹ TDND Tích Giang
Địa chỉ: xã Tích Giang, huyện Phúc Thọ, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM
STT
(1)
1.
Tên hàng hóa, dịch vụ
(2)
Phí dịch vụ kiểm toán
Mã số thuế: 0500302841
Đvt
(3)
Lần
Số
lượng
(4)
1
Đơn giá
Thành tiền
(5)
(6)=(4)x(5)
13.000.000 13.000.000
Cộng tiền hàng:
13.000.000
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT:
1.300.000
Tổng cộng tiền thanh toán:
14.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng
Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi phát hành hóa đơn, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng
kiểm toán giữa công ty và Quỹ sẽ chuyển hóa đơn cho khách hàng đồng thời
đốc thúc việc thu tiền phí dịch vụ từ phía khách hàng.
Phạm Thị Hằng
12
KT14A
Chuyên đề thực tập
Đến ngày 10/02/2015, nhân viên kinh doanh thu được tiền phí dịch vụ
từ phía khách hàng, yêu cầu nộp tiền nhập quỹ. Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ
căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, hóa đơn GTGT đã phát hành và số tiền
thực tế mà nhân viên kinh doanh thu được, yêu cầu nộp để tiến hành lập phiếu
thu.
Biểu 2.2: Mẫu phiếu thu
Đơn vị: Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Địa chỉ: Tầng 4, số 41 Thi Sách, Hai Bà Trưng, Hà Nội
PHIẾU THU
Ngày 10 tháng 02 năm 2015
SỐ:
PT.2015.02.008
NỢ
CÓ
11111
131
Họ và tên người nộp tiền:
Bộ phận / Địa chỉ:
Lý do nộp:
Nguyễn Thu Hằng
Nhân viên kinh doanh
Thu phí dịch vụ kiểm toán quỹ TDND Tích Giang theo
Số tiền:
Bằng chữ:
Kèm theo:
HĐ số 1048/KTV-HĐKT
14,300,000
VND
Mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng chẵn.
……................................ chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
Mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng chẵn
Ngày 10 tháng 2 năm 2015
Giám đốc
Kế toán trưởng
Người nộp tiền
Người lập phiếu
Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, Họ tên)
(Ký, Họ tên)
(Ký, Họ tên)
(Ký, Họ tên)
2.1.2.2. Kế toán chi tiền mặt
Phạm Thị Hằng
13
KT14A
Chuyên đề thực tập
Khác với việc nộp tiền mặt vào quỹ, nhân viên nộp tiền có thể chỉ cần
yêu cầu nộp tiền bằng miệng để kế toán lập Phiếu thu, đối với việc chi tiền,
khi nhân viên trong công ty có kế hoạch đi công tác hoặc có nhu cầu sử dụng
tiền để thanh toán khoản nợ nào đó thì phải lập Giấy đề nghị tạm ứng hoặc
Giấy đề nghị thanh toán để Giám đốc phê duyệt. Sau khi có Giấy đề nghị
được phê duyệt, nhân viên chuyển giấy đó cho Kế toán. Lúc này kế toán mới
lập Phiếu chi theo đúng số tiền trên chứng từ đã được Giám đốc phê duyệt.
Tiếp tục, nhân viên đó lại chuyển những chứng từ này cho Thủ quỹ để nhận
tiền. Tương tự khi thu tiền, Thủ quỹ xuất tiền cho nhân viên có yêu cầu theo
đúng số tiền ghi trên Phiếu chi, ký tên, đóng dấu “Đã chi tiền” lên phiếu đồng
thời tiến hành ghi chép, theo dõi trên Sổ quỹ tiền mặt.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ chi tiền:
Người
sử
dụng
tiền
BP sử
dụng
tiền
Giám
đốc
2
1
Đề
nghị
chi
KT
tiền
mặt
Duyệt
chi
tiền
Thủ
quỹ
3
Lập
phiếu
chi
KT
tiền
mặt
5
4
Chi
tiền
KT
trưởng
Ghi
sổ
6
Ký
phiếu
chi
Giám
đốc
7
Bảo
quản
lưu
trữ
Ký
phiếu
chi
Sơ đồ 2.2: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ chi tiền
(1) Bộ phận sử dụng tiền khi có kế hoạch đi công tác hoặc có yêu cầu
thanh toán cho nhà cung cấp tiến hành lập đề nghị chi tiền (Đề nghị
thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng công tác).
Phạm Thị Hằng
14
KT14A
Chuyên đề thực tập
(2) Giám đốc dựa trên kế hoạch công tác hoặc thanh toán cho nhà cung cấp
duyệt đề nghị chi tiền.
(3) Kế toán tiền mặt dựa trên đề nghị chi tiền đã được giám đốc phê duyệt
tiến hành lập phiếu chi tiền.
(4) Thủy quỹ căn cứ vào phiếu chi thực hiện việc chi tiền
(5) Kế toán tiền mặt ghi sổ theo phiếu chi và việc chi tiền thực tế sau đó
chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng ký.
(6) Kế toán trưởng ký phiếu chi rồi chuyển lại cho giám đốc.
(7) Giám đốc ký phiếu chi rồi chuyển cho bộ phận kế toán lưu trữ, bảo
quản.
Ví dụ 2.2: Ngày 05/01/2015, Công ty TNHH Kiểm toán KTV nhận
được hóa đơn GTGT của công ty TNHH Lê Gia Computer kèm theo bảng kê
các hàng hóa, dịch vụ mà KTV đã mua của Lê Gia để yêu cầu công ty thanh
toán.
Khi nhận được bộ hóa đơn kèm theo các bảng kê hàng hóa của người
bán đề nghị thanh toán, nhân viên phòng hành chính kế toán chịu trách nhiệm
sẽ tiến hành lập đề nghị thanh toán để trình Giám đốc duyệt chi tiền. Khi đó,
dựa vào đề nghị thanh toán đã được người có thẩm quyền phê duyệt, kế toán
tiền mặt mới tiến hành lập phiếu chi và chuyển cho Thủy quỹ chi tiền thanh
toán cho người bán, đồng thời ghi vào sổ Quỹ để theo dõi tình hình thu chi
tiền. Ta có bộ chứng từ chi tiền minh họa cho ví dụ trên như sau:
Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
Phạm Thị Hằng
15
KT14A
Chuyên đề thực tập
Bảng 2.1: Bảng kê xuất VAT do người bán cung cấp
Phạm Thị Hằng
16
KT14A
Chuyên đề thực tập
Biểu 2.4: Mẫu giấy đề nghị thanh toán
Phạm Thị Hằng
17
KT14A
Chuyên đề thực tập
Mẫu số
/KTV
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ TC
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày: 15/01/2015
Họ và tên/Name:
Bộ phận công tác/Dept:
Nội dung thanh toán:
Số
chứng
từ
0000128
Nguyễn Lương Ngọc
Hành chính kế toán
Thanh toán tiền mực in - Công ty TNHH Lê Gia
Computer
Ngày
Nội dung thanh toán
Giá trị
chưa thuế
Thuế
GTGT
Tổng số
tiền
05/01/2015
Thanh toán tiền mực
in_ công ty TNHH Lê
Gia Computer
11,572,727
1,157,273
12,730,000
Tổng cộng
11,572,727
1,157,273
12,730,000
Số tiền bằng chữ:
Mười hai triệu bảy trăm ba mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo ………… chứng từ gốc.
Người đề nghị
Kế toán trưởng
Phê duyệt
Biểu 2.5: Mẫu phiếu chi
Phạm Thị Hằng
18
KT14A
