Ứng dụng ebook hệ thống hóa các văn bản pháp luật

ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TỈNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI ĐOÀN NHNN TỈNH KHÁNH HÒA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Khánh Hòa, ngày 08 tháng10 năm 2013

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
Về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính
ỨNG DỤNG EBOOK
HỆ THỐNG HÓA CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT
I. PHẦN GIỚI THIỆU:
1. Đơn vị: Ngân hàng nhà nước Chi nhánh tỉnh Khánh Hòa gồm các thành
viên:
Nguyễn Thị Phương Hoa
Nguyễn Quốc Hoàn (Trưởng đội)
Nguyễn Hồng Tuấn
Võ Đình Công
Nguyễn Thị Như Quỳnh
Lê Văn Châu
Nguyễn Thiên Thanh
Nguyễn Thị Kim Duyên
Hà Duy Trung
2. Tên Sáng kiến: ỨNG DỤNG EBOOK HỆ THỐNG HÓA CÁC VĂN
BẢN PHÁP LUẬT
II. NỘI DUNG CHÍNH
1. Bối cảnh (thực trạng) hoặc các tiền đề để các tác giả nảy sinh ý
tưởng về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính (căn cứ pháp lý,
thực tiễn của ý tưởng)
1.1. Thời gian qua nước ta thực hiện cơ chế một cửa và cụ thể hóa các thủ
tục hành chính đã tạo được hiệu quả cao trong việc giảm thiểu thủ tục đối với
người dân, các thủ tục hành chính đã có quy trình, các biểu mẫu sẵn có tại các

nơi giao dịch và được phổ biến trên phương tiện thông tin đại chúng, Internet…
Tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp xảy ra làm tốn thời gian cần khắc phục
như sau:
- Người dân đến liên hệ thường xin một bản các biểu mẫu và mang về nhà
để điền, do đó nếu họ không photo dự phòng thì khi viết sai hay cần một biểu
mẫu nữa lại không có, người dân lại mất thời gian để đi lấy tờ mẫu khác.
- Nếu có internet thì người dân có thể tự lên mạng in biểu mẫu tuy nhiên
một số biểu mẫu trên mạng khi tải về bị lỗi font chữ (máy tính không có kiểu


font như trong biểu mẫu download về) hoặc máy tính không có chương trình
tương thích để đọc (biểu mẫu download về dạng office 2010 mà máy người dân
chỉ có office 2003; hoặc biểu mẫu dưới dạng file .PDF nhưng máy tính người
dân không cài chương trình đọc) v.v. Dẫn đến người dân vẫn phải đến cơ quan
hành chính xin các biểu mẫu.
Từ hai lí do trên nảy sinh vấn đề là cần giảm thiểu số lần người dân phải tới
cơ quan hành chính (giảm thời gian cho người dân), do đó tôi nảy sinh ý tưởng
là các cơ quan hành chính thu thập các văn bản, các biểu mẫu liên quan tới 1 thủ
tục hành chính rồi tập hợp lại chung trong một file Ebook, dạng file là .CHM để
đọc được trên tất cả các máy vi tính. Khi cần làm việc gì đó (chẳng hạn như làm
giấy khai sinh; Đăng ký kinh doanh hoặc Đăng ký nhập khẩu cho con v.v.),
người dân chỉ cần download 01 file Ebook trên internet về trong đó bao gồm các
bước hướng dẫn thủ tục và các biểu mẫu.
1.2. Thực tiễn thứ hai là tại các cơ quan, đơn vị, lượng văn bản hành chính
càng ngày càng nhiều, các cơ quan đã đưa lên internet phổ biến rộng rãi theo các
chuyên mục hoặc in ấn ra văn bản giấy để phục vụ công tác nhưng có vấn đề
như sau:
- Lượng văn bản quá nhiều làm tốn chi phí in ấn (giấy, mực, điện v.v.).
- Đối với những cơ quan có cán bộ thường xuyên đi công tác (ví dụ: thanh
tra chuyên ngành; thuế; hải quan v.v.) thì chi phí in ấn cần nhiều hơn tùy thuộc

vào số lượng đoàn công tác nhiều hay ít. Ngoài ra khi đi công việc mang theo
lượng lớn văn bản sẽ rất cồng kềnh và khó khăn cho việc tra cứu.
- Đối với những văn bản truyền tải trên Internet, một số trường hợp mất kết
nối (disconnect) hoặc đi công tác tới vùng chưa có Internet sẽ khó lấy được văn
bản để tra cứu. Hoặc giả có file văn bản mang theo thì với đơn vị có nhiều văn
bản phải tra cứu (như đơn vị thanh tra NHNN phải tra cứu các văn bản liên quan
tâm trên 200 văn bản), dung lượng lưu trữ cho số lượng văn bản đó là rất lớn và
khó tra cứu do phải mở từng file văn bản lên xem.
Từ thực tế đó tôi nghĩ các cơ quan, đơn vị nên trang bị các văn bản thành
một file duy nhất là Ebook (dạng .CHM). File Ebook này chứa các văn bản pháp
quy liên quan đến hoạt động của đợn vị được chia thành các chuyên đề rõ ràng.
Như vậy rất dễ cho việc tra cứu, giảm thiểu chi phí và đặc biệt dung lượng file
Ebook .CHM nhẹ hơn rất nhiều so với file dạng .PDF (thực tế đơn vị tôi 750 văn
bản dạng Ebook .CHM chỉ mất 14 MB (Megabyte), trong khi dạng .PDF là
2.400 MB = 2,4 GB (Gigabyte).
2. Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến, giải pháp cải
cách hành chính hoàn chỉnh. Mô tả quá trình đưa mô hình, sáng kiến, giải
pháp vào áp dụng trong thực tiễn công việc:
Trước tiên là các công cụ để tạo file văn bản Ebook (dạng .CHM) có thể tải
về trên Internet (kèm hướng dẫn thao tác chi tiết) như: Fly Help; v.v. Chỉ cần có
2


chút kiến thức công nghệ thông tin văn phòng là thao tác được rất nhanh.
2.1. Các bước áp dụng trong thực tiễn đối với người dân:
Bước 1: Đối với các thủ tục hành chính, mỗi thủ tục sẽ được tạo thành một
File Ebook (dạng .CHM) bao gồm: Hướng dẫn thủ tục hành chính đó, các văn
bản liên quan và các biểu mẫu. Tên file này sẽ là tên của thủ tục hành chính đó
(ví dụ: Thu_tuc_dang_ky_tam_tru.chm; Dang_ky_kinh_doanh.chm v.v.)
Bước 2: Tải file này lên trang web của đơn vị, cơ quan hoặc để sẵn trong

máy tính nơi làm việc. Người dân có thể lên mạng tải về hoặc nếu đơn vị chưa
có trang web riêng thì người dân có thể copy về nhà đọc sau.
Bước 3 (Sử dụng): Khi cần thủ tục nào đó người dân chỉ cần lên mạng tải
file Ebook về (hoặc đến copy file này về tại đơn vị hành chính) xem hướng dẫn
thủ tục, sau đó có thể tự in các biểu mẫu cần thiết có sẵn trong Ebook. Hoàn
thành xong tất cả các giấy tờ, người dân mang lên cơ quan có thẩm quyền để
làm việc. Như vậy người dân chỉ cần đi đến cơ quan hành chính 2 lần (lần mang
lên và lần lên nhận về), giảm được thời gian không cần thiết.
2.2. Các bước áp dụng trong thực tiễn cho cơ quan, đơn vị:
Bước 1: Tạo file Ebook (dạng .CHM) tất cả các văn bản liên quan đến hoạt
động tại đơn vị, các văn bản được chia theo từng chuyên đề riêng biệt phù hợp
cho vấn đề tra cứu (việc chia ra các chuyên đề tùy thuộc vào nghiệp vụ của đơn
vị).
Bước 2 (sử dụng): Khi cần tra cứu tại chỗ hay đi công tác, chỉ cần mở file
Ebook lên là có tất cả những văn bản cần thiết, không phải in ấn hoặc mang theo
cồng kềnh.
3. Những kết quả cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng
kiến, giải pháp ở cơ quan, ngành, đơn vị, địa phương:
Ý tưởng này đã được áp dụng tại Ngân hàng nhà nước Chi nhánh Khánh
Hòa (Phòng Thanh tra) từ năm 2009, đến năm 2011 được công nhận là đề tài
chiến sĩ thi đua cấp cơ sở và tiếp tục phát huy hiệu quả cao đến thời điểm hiện
tại; Những kết quả đạt được của Ebook quản lý văn bản tại đơn vị như sau:
- Văn bản được cập nhật thường xuyên, liên tục; Chỉ cần một người cập
nhật văn bản vào Ebook là tất cả các thành viên khác sẽ có (chỉ đơn giản copy
về dùng).
- Giảm thiểu chi phí in ấn tại đơn vị như Giấy, mực, hao mòn máy móc v.v.
- Văn bản được sắp xếp theo chuyên đề dễ dàng cho công việc tra cứu, từ
đó giảm thời gian tra cứu và thay vào đó là tập trung thời gian cho công việc
chuyên môn dẫn đến hiệu quả công việc cao hơn.
- Giúp người làm việc theo phong thái hiện đại hơn, không phải mang số

lượng lớn đi công tác.
3


4. Phân tích, đánh giá hiệu quả quản lý, kinh tế - xã hội mà mô hình,
sáng kiến, giải pháp đem lại qua quá trình áp dụng thực tiễn:
Nếu được áp dụng thực tiễn tại các cơ quan, đơn vị khác nữa có thể mang
lại hiệu quả sau
- Người dân sẽ giảm thiểu số lần tới cơ quan hành chính, chỉ ở nhà xem xét
thủ tục hành chính cần những gì và có thể tự đi in các biểu mẫu sau đó mang tới
cơ quan hành chính. Quan trọng hơn cả là với các file Ebook văn bản người dân
sẽ dễ dàng tiếp cận hơn với các văn bản quy phạm phạm pháp luật và họ sẽ có
được “Bộ luật điện tử đầy đủ” ngay tại gia đình mình để có thể tra cứu.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian cho toàn xã hội: Hãy hình dung một văn
bản luật mới được ban hành để người dân tiếp cận được thì cần thời gian để văn
banr đi vào cuộc sống và chi phí rất là nhiều để in lượng lớn văn bản. Nay với
Ebook văn bản thì thơi gian văn bản đến tay người dân đi vào cuộc sống sẽ
nhanh chóng và không tốn bất cứ chi phí liên quan nào khác.
- Đối với các đơn vị cần tra cứu văn bản nhiều hoặc đơn vị hay đi công tác
thì Ebook quản lý văn bản sẽ là phương pháp tối ưu: Tiết kiệm chi phí đơn vị, dễ
dàng tra cứu hay cập nhật văn bản, giảm sự cồng kềnh so với việc mang nhiều
văn bản in giấy; đặc biệt không phụ thuộc vào Internet nữa vì Ebook văn bản
trang bị đầy đủ để đọc trên máy tính offline.
- Cuối cùng là các văn bản pháp luật được đi vào quần chúng nhanh và
nhiều hơn so với văn bản giấy. Từ đó người dân dễ dàng thực hiện công việc
cũng như giám sát được hoạt động của cơ quan hành chính.
5. Đánh giá, kết luận về khả năng tiếp tục hoàn thiện, nhân rộng áp
dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp; các đề xuất, kiến nghị./.
Ý tưởng tạo Ebook văn bản điện tử này sẽ có nhiều hiệu quả cao khi sử
dụng như đã nói ở trên (các văn bản luật dễ dàng đi vào quần chúng nhân dân;

tiết kiệm chi phí cho xã hội, cho đơn vị v.v.). ý tưởng này cũng chưa phải là
cách tối ưu về cải cách thủ tục hành chính, tuy nhiên ý tưởng này sẽ giúp các
sáng kiến khác và là một cách phụ trợ cho công cuộc cải cách thủ tục hành chính
diễn ra được nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Vì vậy tôi mạnh dạn đề nghị các cơ quan, đơn vị áp dụng sáng kiến “Ứng
dụng Ebook hệ thông hóa các văn bản pháp luât” vào đơn vị của mình, hoặc hãy
thí điểm thời gian ngắn xem hiệu quả của sáng kiến đối với công việc nội bộ nói
riêng và với toàn xã hội nói chung.

4