Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam

1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

HỌC VIÊN: BÙI
NGÔ KHÁNH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CP VIC VIỆT NAM

Chuyên ngành : Kế toán
Mã ngành

: 60. 34. 30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN VĂN HỢI

Hà Nội – 2015

LỜI CẢM ƠN


2

Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành tới PGS.TS Trần Văn Hợi đã hướng
dẫn và có những ý kiến góp ý cho tôi trong suốt quá trình viết luận văn.
Tôi cũng xin gửi lời cám ơn tới các giảng viên bộ môn khoa Kế toán đã
giải đáp các thắc mắc, cung cấp thông tin tài chính kế toán cho tôi trong suốt
quá trình nghiên cứu. Xin gửi lời cám ơn tới Ban giám đốc và các anh chị

trong phòng kế toán Công ty CP VIC Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi, cung
cấp số liệu giúp tôi hoàn thành chương trình nghiên cứu của mình
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2015
Học viên
Bùi Ngô Khánh


3

BẢN CAM KẾT
Tôi xin cam kết các nội dung đưa ra trình bày, phân tích, nghiên cứu
trong đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ kinh tế là công trình của cá nhân tôi.


4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
NSNN: Ngân sách Nhà nước
TK: Tài khoản
CP: Cổ phần
PT: Phiếu thu
PC: Phiếu chi
GBN: Giấy báo nợ
GBC: Giấy báo có
TGNH: Tiền gửi ngân hàng
HĐ: Hóa đơn
GTGT: Giá trị gia tăng
NN: Nhà nước
BH: Bán hàng
KH: Khách hàng

TM: Tiền mặt
GVHB: Gía vốn hàng bán
TNDN: Thu nhập doanh nghiệp

BHXH: Bảo hiểm xã hội
BHYT: Bảo hiểm y tế
KPCĐ: Kinh phí công đoàn
BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp
HĐLĐ: Hợp đồng lao động
CB: Cán bộ
CNV: Công nhân viên
VNĐ: Việt Nam đồng
TSCĐ: Tài sản cố định
BCTC: Báo cáo tài chính
BCKQKD: Báo cáo kết quả kinh doanh
QLDN: Quản lý doanh nghiệp
CĐKT: Cân đối kế toán
NH: Ngắn hạn
DH: Dài hạn
DP: Dự phòng
MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đã tạo ra những
cơ hội cũng như thách thức đối với các DN, yêu cầu DN phải giải quyết tốt các
vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, kế toán chính
là một trong những công cụ quản lý quan trọng không thế thiếu.
Chứng từ kế toán chính là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán, là
căn cứ pháp lý thể hiện tính có thật của nghiệp vụ kinh tế.
Kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ Phần VIC Việt Nam là phần

hành kế toán quan trọng giúp DN tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, tổ chức
quá trình kinh doanh, cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá lựa chọn
các phương án đầu tư đúng đắn.
Qua thời gian tiếp xúc trực tiếp với công tác kế toán, nhận thấy tầm
quan trọng và những tồn tại trong trong công tác lập và luân chuyển chứng


5

từ kế toán bán hàng thu tiền, tôi xin lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác
lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty CP
VIC Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu.
Trên phương diện lý thuyết, nội dung luận văn tìm hiểu lý luận chung về
công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền theo chế độ
kế toán hiện hành.
Trên phương diện thực tế, luận văn thạc sĩ kinh tế đi sâu nghiên cứu các
giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán
hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam nói riêng và các DNTM nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Mục tiêu lý luận
- Tìm hiểu, tập hợp những vấn đề lý luận về công tác lập và luân chuyển
chứng từ kế toán bán hàng thu tiền.
- Củng cố những kiến thức đã học, hoàn thiện kiến thức công tác lập và luân
chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền.
Mục tiêu thực tiễn
- Chỉ ra những ưu điểm, tồn tại trong công tác lập và luân chuyển chứng từ kế
toán bán hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam
- Đưa ra biện pháp hoàn thiện, củng cố công tác lập và luân chuyển chứng từ
kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam
3. Câu hỏi nghiên cứu

- Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty
CP VIC Việt Nam được thực hiện như thế nào?
- Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền
tại Công ty CP VIC Việt Nam như thế nào?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán
hàng thu tiền.
- Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu tại Công ty CP VIC Việt Nam năm 2015.


6

5. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp so sánh: là phương pháp chủ đạo trong quá trình nghiên cứu
đề tài. Nội dung của phương pháp là so sánh giữa những lý luận được học với
thực tiễn để nhận thấy những khác biệt.
- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu: thực hiện phỏng vấn các nhân viên
phòng kế toán để tìm hiểu về công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán
bán hàng thu tiền tại Công ty. Thu thập số liệu liên quan đến công tác lập và
luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền. Từ đó, đưa ra các giải pháp
hoàn thiện những hạn chế còn tồn tại.
- Phương pháp chuyên gia: tham khảo ý kiến của các chuyên gia để hoàn thiện
lý luận và có những đánh giá cho thực trạng công tác lập và luân chuyển
chứng từ kế toán bán hàng thu tiền.
6. Kết cấu luận văn
- Lời cảm ơn.
- Mở đầu.
- Chương1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập và luân chuyển
chứng từ kế toán bán hàng thu tiền
- Chương 2: Thực trạng công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán

hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam
- Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập và luân chuyển
chứng từ kế toán bán hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam
- Tài liệu tham khảo.
- Phụ lục.
7. Ý nghĩa khoa học của đề tài
- Hệ thống các kiến thức về công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán
hàng thu tiền.
- Trên cơ sở những tồn tại trong công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán
bán hàng thu tiền tại Công ty CP VIC Việt Nam, đưa ra các kiến nghị hoàn
thiện.


7

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LẬP VÀ LUÂN
CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG BÁN HÀNG THU TIỀN

1.1 Khái quát chung
Không giống như phần lớn các nghề nghiệp hiện đại khác, kế toán có
lịch sử phát triển lâu đời. Lịch sử của kế toán gắn liền với sự ra đời và phát
triển của chữ viết cũng như việc sử dụng các con số và phép tính, gắn liền với
sự hình thành và phát triển của đời sống kinh tế, xã hội loài người từ thấp lên
cao. Một số tài liệu nghiên cứu cho thấy lịch sử của kế toán có từ thời thượng
cổ, xuất hiện từ 5,6 ngàn năm trước công nguyên. Lịch sử kế toán bắt nguồn
trong lịch sử kinh tế, theo đà phát triển của những tiến bộ kinh tế - xã hội.
Thời kỳ Phục hưng cho phép khám phá ra một kỷ nguyên mới, người ta thấy
xuất hiện văn chương kế toán.

8

Ngày nay, kế toán là một công cụ quản lý quan trọng trong tất cả các
lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội, người ta đã sử dụng các phương pháp
hiện đại trong kế toán như phương trình kế toán, mô hình toán trong kế toán,
kế toán trên máy vi tính...để cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh
doanh giúp nhà quản trị nắm được xu hướng phát triển của doanh nghiệp,
đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn.
Năm 1986, Việt Nam bắt đầu thực hiện đường lối Đổi mới. Sau hơn hai
mươi năm kể từ Đại hội Đảng VI năm 1986, công cuộc đổi mới của Việt Nam
đã đạt được những thành tựu to lớn, nền kinh tế Việt Nam luôn duy trì được
tốc độ tăng trưởng khá cao liên tục trong nhiều năm. Việc trở thành thành
viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam
hội nhập sâu, rộng hơn vào kinh tế thế giới, cơ hội tranh thủ các nguồn lực
bên ngoài để đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Việt Nam đặt mục tiêu
phấn đấu đến năm 2020 cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng
hiện đại.
Chính phủ đã chủ trương xóa bỏ cơ chế tập trung, bao cấp, nhấn mạnh
quan hệ hàng hóa - tiền tệ, tập trung vào các biện pháp quản lý kinh tế, thành
lập hàng loạt các tổ chức tài chính, ngân hàng, hình thành các thị trường cơ
bản như thị trường tiền tệ, thị trường lao động, thị trường hàng hóa, thị
trường đất đai… Nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần được khuyến khích
phát triển, tạo nên tính hiệu quả trong việc huy động các nguồn lực xã hội
phục vụ cho tăng trưởng kinh tế.
Các doanh nghiệp ra sức sản xuất kinh doanh kiếm tìm lợi nhuận kéo
theo đó là sự phát triển của các nghề tư vấn tài chính, kế toán - kiểm toán để
đảm bảo đầu tư hiệu quả, cung cấp thông tin không bị sai lệch với thực tế
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì các công ty, doanh
nghiệp, đơn vị tổ chức luôn ra sức kinh doanh buôn bán sản xuất hàng hóa.

9

Theo đó, việc ghi chép hạch toán thu chi ngày càng trở nên cần thiết hơn để
đảm bảo thu chi là hợp lý và tính lợi nhuận là chính xác.
Công tác lập và luân chuyển chứng từ là khâu quan trọng hình thành
nên cơ sở ghi chép, đối chiếu và đưa ra kết quả báo cáo tài chính. Trong đó,
khâu bán hàng thu tiền là bước quan trọng cần thiết để thu hồi vốn đầu tư
cho kinh doanh, tránh sai sót gian lận trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm,
hàng hóa.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán tại DN đều tuân thủ
theo những bước cơ bản được thiết lập trước. Do quyết định điều hành xử lý
của Ban giám đốc còn mang tính chủ quan và chưa thực sự tiếp xúc với công
việc nên việc đưa quy trình hạch toán sai sót là không thể tránh khỏi
Hiện nay, tất cả các chứng từ kế toán do DN lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế
toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
(Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Căn cứ theo các thông tư luật định trong kế toán, các doanh nghiệp dần
hoàn thiện cơ cấu quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, rút ngắn và giảm thiểu
khối lượng công việc trong luân chuyển chứng từ
Tuy nhiên, do tính cố hữu trong hoạt động kinh doanh cũng như những
công việc hàng ngày diễn ra lặp đi lặp lại đã tạo ra một cách thức quản lý ít
biến động. Lâu dần, tổ chức lập và luân chuyển chứng từ trở thành một thói
quen vô hình che đi những sai sót chung
1.2 Một số khái niệm cơ bản
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là “những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Như vậy, thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu


10

quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị,
gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các
đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ,
thẻ thanh toán. Chứng từ là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể
hiện trên các tài liệu kế toán, là căn cứ kiểm tra tính hợp pháp và giải quyết
các tranh chấp, khiếu nại và kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của
DN...
Các nội dung cơ bản của chứng từ kế toán gồm:
- Tên và số hiệu chứng từ
- Ngày tháng năm lập chứng từ
- Thông tin đơn vị lập chứng từ
- Thông tin đơn vị nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế
- Số lượng, đơn giá, thành tiền, quy cách sản phẩm hàng hóa
- Chữ ký các bên liên quan
Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải
có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ
trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc
bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn
phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn
cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.


11

(Minh họa mẫu hóa đơn GTGT)

(Minh họa mẫu phiếu xuất kho)


12

Lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng
mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính
đó làm cơ sở pháp lý để ghi vào sổ sách kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được
lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ,
kịp thời, chính xác theo đúng quy định.
Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục và kế tiếp nhau từ giai
đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được
lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, chuyển tới các bộ phận liên quan kiểm tra,
phản ánh ghi chép làm căn cứ để ghi sổ, lưu trữ, bảo quản. Khi hết thời hạn
lưu trữ theo quy định, chứng từ được hủy. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của
từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho các bộ phận có
liên quan. Quá trình xử lý, luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp
thông tin kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo. Sau khi sử dụng làm cơ sở ghi
sổ kế toán, các chứng từ được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định
của nhà nước. Các loại chứng từ được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo
đảm cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ
phải là bản chính. Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Đối
với chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp
theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái

hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ
bên ngoài.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán tuân thủ theo 4 bước:
- Lập, tiếp nhận chứng từ: là phản ánh nghiệp vụ bán hàng thu tiền đã phát
sinh hay tiếp nhận chứng từ thu tiền bán hàng làm cơ sở ghi sổ kế toán. Lập
chứng từ là công việc đầu tiên trong quy trình kế toán, ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng công tác kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ bán hàng cần phải


13

bảo đảm yêu cầu chính xác, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp, bảo đảm về mặt nội
dung bắt buộc:
- Kiểm tra, ký duyệt chứng từ: để đảm bảo tính thận trọng trong công tác kế
toán, sau khi chứng từ bán hàng thu tiền được lập và tiếp nhận. Kế toán tiến
hành kiểm tra, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nội
dung kiểm tra chứng từ gồm: Kiểm tra tính chính xác, trung thực, đầy đủ của
các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ. Tính đầy đủ, trung thực của các chỉ
tiêu. Chữ ký các bên liên quan. Phân loại, sắp xếp, sử dụng chứng từ. Sau khi
kiểm tra, xem xét tính chính xác hợp lý của chứng từ bán hàng thu tiền, kế
toán tiến hành phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ: Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, là căn cứ
ghi sổ kế toán và có giá trị pháp lý nên cần được lư trữ cẩn thận. Trước khi
lưu trữ, chứng từ được phân loại theo nội dung kinh tế, thời gian, đối tượng…
để thuận tiện cho công việc tìm kiếm sau này. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10
năm đối với tài liệu gốc. Lưu trữ chứng từ làm tài liệu kế toán. Khi hết thời
hạn lưu trữ theo luật định thực hiện hủy chứng từ.
Lập, tiếp nhận chứng từ
Kiểm tra, ký duyệt chứng từ

Phân loại, sắp xếp, sử dụng chứng từ
Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ
Sơ đồ trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Bán hàng
Bán hàng là việc doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu về sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ cho người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Nói cách
khác, bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng


14

hóa, tức là vốn được chuyển hóa từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị “
tiền tệ”, giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quá trình kinh
doanh tiếp theo. Lúc này, doanh nghiệp kết thúc một quá trình kinh doanh.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một
DNTM. Đó là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người
bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi
tiền ở người mua.
Có 4 phương thức bán hàng cơ bản
- Phương thức bán buôn: là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương
mại,các DN sản xuất. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng vẫn còn nằm
trong lưu thông, chưa đi vào tiêu dùng. Hàng thường được bán theo lô hoặc bán
với số lượng lớn.
- Phương thức bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng
cuối cùng.
- Phương thức bán hàng đại lý: DNTM giao hàng cho cơ sở nhận bên đại lý để
cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán
tiền hàng cho DNTM và được nhận một khoản hoa hồng. Số hàng chuyển giao
cho cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM, đến khi nào bên đại lý
thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng

hoàn thành.
- Phương thức hàng đổi hàng: là phương thức bán hàng DN đem sản phẩm,
vật tư, hàng hoá của mình để đổi lấy hàng hoá khác không tương tự. Giá trao
đổi là giá thị trường của hàng hoá, vật tư.


15

(Các hình thức bán hàng)
Thu tiền
Thu tiền là hoạt động mà tất cả các DN bán hàng đều phải thực hiện, là
hoạt động tiếp theo sau hoạt động bán hàng trong chu trình bán hàng - thu
tiền. Các phương thức thanh toán gồm: thanh toán trực tiếp và thanh toán
trả chậm.
Phương thức thanh toán trực tiếp: quyền sở hữu tiền tệ sẽ được chuyển
từ người mua sang người bán sau khi quyền sở hữu hàng hoá bị chuyển giao.
Có thể bằng TM, Séc, hàng hoá,…
Phương thức thanh toán trả chậm: quyền sở hữu tiền tệ sẽ được chuyển
sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng
hoá, được ghi nhận vào khoản công nợ phải thu KH.


16

(Các hình thức thanh toán)
1.3 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thu tiền
Lập chứng từ kế toán
- Hợp đồng kinh tế: được lập dựa trên những các cơ sở pháp lý như Luật
Thương Mại 2005, Luật Dân Sự 2005 và theo điều khoản thỏa thuận giữa các
bên, nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện. Hợp đồng

mua bán là cơ sở để thực hiện quyền và nghĩa vụ giữa các bên tham gia.


17

(Minh họa mẫu hợp đồng kinh tế)
- Hợp đồng bán hàng trả góp: được lập để theo dõi các điều khoản thỏa thuận
giữa các bên, nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện. Hợp
đồng bán hàng trả góp quy định lãi suất và số tiền khách hàng phải trả từng
kỳ cho Công ty.
- Hợp đồng ký gửi đại lý/ Bảng thanh toán hàng đại lý: được lập để theo dõi
các điều khoản thỏa thuận giữa các bên, nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được


18

thiết lập và thực hiện. Theo đó, bên đại lý bán đúng giá bên giao và nhận hoa
hồng

theo

thỏa

thuận.


19

hồng

theo

thỏa

thuận.


20

(Minh họa mẫu bảng thanh toán hàng đại lý)
- Phiếu xuất kho: là những chứng từ nội bộ do Công ty tự thiết kế sao cho phù
hợp với Công ty mình. Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu
xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho Công ty. Khi đơn vị bán hàng cho
xuất hàng hóa, sản phẩm ra để cung cấp cho khách hàng thì bộ phận vật tư
phải lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm, hàng hóa
xuất kho sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng, làm căn cứ để tính giá thành sản
phẩm, hàng hóa. Phiếu xuất kho thành 3 liên.


21

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: là chứng từ đối chiếu xác nhận số lượng,
giá trị hàng xuất kho ký gửi đại lý, siêu thị.
- Phiếu Thu: ghi nhận các doanh thu bán trả ngay bằng tiền mặt mà đơn vị
thu được từ việc bán hàng. Phiếu thu tiền mặt được sử dụng trong các nghiệp
vụ thu tiền mặt VNĐ và ngoại tệ của DN, kết hợp với chi tiết các đối tượng
phát sinh liên quan (như thu tiền bán hàng…). Mục đích của việc lập phiếu thu
là nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để
thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu
thu được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng, 1

liên giao cho thủ quỹ.
- Giấy báo Có: ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán cho đơn vị khi mua
hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng
chuyển khoản thông qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân
hàng gửi đến phòng kế toán của Công ty. Khi nhận được giấy báo Có kế toán
tiến hành ghi sổ kế toán và lưu giữ tại phòng kế toán.
- Ủy nhiệm thu: được áp dụng trong giao dịch thanh toán giữa những người
sử dụng dịch vụ thanh toán có mở tài khoản trong nội bộ tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán hoặc giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, trên
cơ sở có thoả thuận hoặc hợp đồng về điều kiện thu hộ giữa bên trả tiền và
bên thụ hưởng. Thực chất của nhờ thu hay uỷ nhiệm thu là giấy tờ thanh toán
do người bán lập để uỷ thác cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thu hộ
một số tiền ở người mua tương ứng với giá trị hàng hoá, dịch vụ đã cung ứng.
- Séc chuyển khoản: là lệnh chuyển tiền của chủ tài khoản, được lập theo mẫu
do Ngân hàng quy định yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc phục vụ mình trích một
số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng trong thời
gian hiệu lực của tờ séc đó. Séc chuyển khoản không được phép lĩnh tiền
mặt.Trên tờ séc ghi đậm chữ séc chuyển khoản hoặc gạch 2 đường chéo song
song ở phía trên bên trái.


22

(Minh họa một số mẫu Séc chuyển khoản)
- Hóa đơn GTGT: là chứng từ bắt buộc sử dụng cho mọi loại hình DN, phục vụ
mục đích pháp lý và làm cơ sở ghi nhận doanh thu. Hóa đơn là căn cứ để


23

người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng hàng hóa bán cho người mua.
Đối với người mua hàng, hóa đơn là căn cứ để thanh toán, tiến hành các thủ
tục nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa trên đường. Nếu
không có hóa đơn thì hàng hóa vận chuyển trên đường có thể coi là bất hợp
pháp. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban hành và được
lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển hoá đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên
3 giao cho bộ phận liên quan.
- Hóa đơn bán lẻ: là hóa đơn chủ yếu dùng kê khai các nghiệp vụ bán hàng có
giá trị nhỏ lẻ cho khách hàng cá nhân. Sau đó, kế toán tập hợp lại trên bảng
kê hàng hóa bán lẻ.


24

Bảng kê hóa đơn bán ra
Hợp đồng ký gửi đại lý, cam kết ký gửi đại lý
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, lệnh điều động nội bộ
Phiếu Thu/ GBC/ UNT

Sổ nhật ký bán hàng

Sổ chi tiết
TK 111, 112, 511, 333, 641,
133

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái
TK 111, 112, 511, 333, 641,
133

Bảng tổng hợp chi tiết
TK 111, 112, 511, 333

Bảng cân đối
TK 111,112, 511, 333,
641, 133

Báo cáo tài chính

(Minh họa mẫu hóa đơn bán lẻ)


25

Luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng đại lý, siêu thị
Bảng kê hóa đơn bán ra
Hợp đồng ký gửi đại lý, cam kết ký gửi đại lý
Hợp
bánlệnh
hàng
trả động
góp nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi
bánđồng
đại lý,
điều
Phiếu Thu/ Phiếu
GBC/ xuất
UNTkho

Phiếu Thu/ GBC

Sổ nhật ký bán hàng

Sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung

Sổ chi tiết
TK 111, 112, 511, 333, 641,
Sổ chi tiết 111, 112, 131,
133
511, 333, 515, 3387

Sổ Cái
Sổ Cái 111, 112, 131, 511, 333
TK 111, 112, 511, 333, 641,
133

Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng
hợp chi
111,
TK 111,
112,tiết
511,
333
112,131, 511, 515, 3387

Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối

TK 111,112, 511, 333,
641, 133

Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính