QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN

VĂN PHÒNG ĐHQGHN
PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP

QUY TRÌNH
XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN CƠ QUAN ĐHQGHN
CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

1. Gửi bản mềm kết luận giao ban cho Chuyên viên đầu mối
Chuyên viên Tổng
báo cáo giao ban của Văn phòng, các Ban, Viện ĐBCLGD
hợp
(sau đây gọi tắt là đơn vị).

I. ĐĂNG KÝ
NHIỆM VỤ
TRỌNG TÂM VÀ
QUAN TRỌNG

II. HỌP RÀ SOÁT
GIỮA THÁNG
TÌNH HÌNH THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ
(PGĐ NGUYỄN
HOÀNG HẢI CHỦ
TRÌ)

2. Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban
của đơn vị nộp Bản đăng ký nhiệm vụ trọng tâm tháng.
3. Rà soát, đối chiếu Bản đăng ký nhiệm vụ của đơn vị với Kết Chuyên viên Tổng
luận giao ban Cơ quan và Kế hoạch nhiệm vụ 6 tháng. Yêu cầu hợp/ Thư ký Phó
đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện Bản đăng ký (nếu cần) và trình
Giám đốc
các Phó Giám đốc phê duyệt.
Riêng đối với các đơn vị do Giám đốc phụ trách chỉ cần tập
hợp Bản đăng ký đã được đơn vị hoàn thiện.
4. Tập hợp bản đăng ký của đơn vị; rà soát, photo gửi Trưởng
Phó trưởng phòng
phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách.
5. Tập hợp bản mềm đăng ký nhiệm vụ của đơn vị; tổng hợp
Chuyên viên
thành file theo dõi đăng ký nhiệm vụ tháng.
Tổng hợp
1. Gửi email thông báo cho các Trưởng đơn vị mẫu rà soát tình
hình thực hiện nhiệm vụ giữa tháng kèm yêu cầu nêu các
nhiệm vụ đơn vị đang gặp khó khăn, vướng mắc hoặc cần các
ban khác cùng phối hợp để giải quyết.
Email gửi cc các Thư ký Phó Giám đốc để đôn đốc.
2. Đôn đốc các Trưởng đơn vị gửi Bảng rà soát tình hình thực
hiện nhiệm vụ đăng ký và các nhiệm vụ đơn vị gặp khó khăn,
vướng mắc hoặc cần các ban khác cùng phối hợp giải quyết
(nếu có); tổng hợp nội dung báo cáo của đơn vị, gửi Chuyên
viên Tổng hợp.
3. Tổng hợp thành báo cáo rà soát tình hình thực hiện nhiệm
vụ của đơn vị giữa tháng; gửi Phó trưởng phòng.

NGƯỜI

PHỐI HỢP

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH
Trước ngày 04 hàng
tháng hoặc chậm nhất 01
ngày sau khi Kết luận
giao ban được ban hành

Ngày 06 hàng tháng
hoặc sau khi Kết luận
giao ban ban hành được
03 ngày
Ngày 07 hàng tháng
hoặc sau khi Kết luận
giao ban ban hành được
04 ngày

Phó trưởng phòng

Trong ngày 13 hàng
tháng

Thư ký
Phó Giám đốc

Trong ngày 15 hàng
tháng

Chuyên viên

Tổng hợp

Trong ngày 16 hàng
tháng
1


CÁC BƯỚC

III. DỰ THẢO BÁO
CÁO

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

NGƯỜI
PHỐI HỢP

4. Chỉnh sửa, hoàn thiện báo cáo, gửi Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến Phó
Phó trưởng phòng
Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải để tổ chức họp rà soát giữa
tháng giữa các đơn vị liên quan (nếu cần).
Nếu PGĐ Nguyễn Hoàng Hải chỉ đạo tổ chức họp, Phòng TKTH tiếp tục triển khai theo các bước sau:
5. Bố trí thời gian và địa điểm họp phù hợp lịch của Phó Giám
đốc Nguyễn Hoàng Hải; thông báo cho các Trưởng đơn vị liên
quan lịch họp rà soát giữa tháng.
6. Xây dựng báo cáo kết quả cuộc họp, trình Phó Giám đốc Phó trưởng phòng

Chánh Văn phòng
Nguyễn Hoàng Hải ký, gửi báo cáo Giám đốc; đồng thời gửi
(duyệt báo cáo kết
email cho các ban Ban liên quan và các Thư ký Phó Giám đốc
quả cuộc họp)
để nắm thông tin.
Chuyên viên Tổng
1. Đôn đốc, nhắc nhở các Chuyên viên đầu mối báo cáo giao
hợp/ Thư ký Phó
ban của đơn vị nộp báo cáo giao ban tháng.
Giám đốc
Trưởng phòng
2. Làm việc với Trưởng phòng để lập danh mục các hoạt động
Phó trưởng phòng (góp ý cho danh mục
nổi bật của tháng dự kiến nêu trong Báo cáo giao ban.
hoạt động nổi bật)
3. Họp bộ phận Tổng hợp và Thư ký các Phó Giám đốc để
Bộ phận Tổng
cùng thống nhất các nội dung lớn nêu trong Báo cáo giao ban.
hợp/ Thư ký Phó
Phân ; phân công đầu mối xây dựng nội dung chi tiết của các
Giám đốc
nội dung lớn trên.
4. Xây dựng nội dung chi tiết; tổng hợp ngắn gọn tình hình
thực hiện nhiệm vụ của đơn vị trong tháng và kế hoạch tháng
tiếp theo gửi Chuyên viên Tổng hợp để tổng hợp, xây dựng
Báo cáo giao ban và Phụ lục.
5. Xây dựng Báo cáo giao ban kèm Phụ lục, gửi Phó trưởng
phòng.
6. Hoàn thiện Báo cáo và dự kiến chương trình họp, trình Phó

Chánh Văn phòng phụ trách.
7. Hoàn thiện chương trình và dự thảo báo cáo theo ý kiến của
Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

Trong ngày 17 hàng
tháng
01 ngày sau cuộc họp

Ngày 24 hàng tháng
Ngày 24 hàng tháng

Ngày 25 hàng tháng

Thư ký
Phó Giám đốc

Trước 12 giờ ngày 27
hàng tháng

Chuyên viên
Tổng hợp
Phó trưởng phòng

Trước 12 giờ ngày 28
hàng tháng
Trước 17 giờ ngày 28
hàng tháng

Phó Chánh Văn
phòng phụ trách
(duyệt Chương trình

Ngày 29 hàng tháng

2


CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

NGƯỜI
PHỐI HỢP

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

và Báo cáo giao ban)
8. Góp ý hoàn thiện Báo cáo.

Trưởng phòng

9. Báo cáo Giám đốc về Báo cáo giao ban và xin ý kiến Giám
đốc về Chương trình họp.
10. Thông báo tới các đơn vị đầu mối được giao chuẩn bị Báo

cáo hoặc Chuyên đề trình bày tại cuộc họp.

Phó CVP phụ
trách

11. Hoàn thiện Báo cáo và Chương trình họp theo chỉ đạo của
Giám đốc.

Phó trưởng phòng

1. Liên hệ với các Trưởng đơn vị xác nhận thành phần tham dự
cuộc họp.

Chuyên viên
Tổng hợp

2. Liên hệ với Ban TCCB (Phó trưởng ban Đoàn Văn Cường)
xác nhận lãnh đạo đơn vị khối Cơ quan được bổ nhiệm hoặc
chuyển công tác trong tháng; báo cho Phòng Hành chính (Cao
Thái Dương) để đặt hoa.
IV. CHUẨN BỊ
CHO CUỘC HỌP

Phó trưởng phòng
(hoàn thiện Báo cáo
theo góp ý của
Trưởng phòng)

Phó Chánh Văn
phòng phụ trách

(duyệt lại Chương
trình và Báo cáo để
in ấn)

Trước cuộc họp 0,5
ngày

Phó trưởng phòng

3. Gửi bản dự thảo hoàn chỉnh cho Chuyên viên Tổng hợp để
in ấn.
4. In ấn dự thảo báo cáo (45 bản).
5. Phát tài liệu họp vào các vị trí ngồi của đại biểu dự họp.

Chuyên viên
Tổng hợp

6. Chuẩn bị máy ghi âm; kiểm tra phòng họp 15 phút trước khi
bắt đầu họp.
V. BAN HÀNH
THÔNG BÁO KẾT
LUẬN

Ngày 30 hàng tháng

7. Điểm danh, báo cáo Chánh Văn phòng danh sách vắng mặt.
1. Xây dựng Kết luận giao ban, lưu ý phối hợp với Thư ký Phó
Giám đốc để chuẩn chỉnh về nội dung (nếu cần), gửi Phó
trưởng phòng.

Thư ký
Phó Giám đốc

Chậm nhất 1 tiếng trước
cuộc họp
Chậm nhất 30 phút trước
cuộc họp
15 phút trước cuộc họp

Phó trưởng phòng
Chuyên viên
Tổng hợp

15s 15’trước cuộc họp
01-02 ngày sau cuộc họp
3


CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

2. Hoàn thiện Kết luận, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách
và chỉnh sửa, hoàn thiện Kết luận theo ý kiến của Phó Chánh
Văn phòng phụ trách.

Phó trưởng phòng

3. Góp ý hoàn thiện Kết luận.

4. Ban hành Kết luận.

Trưởng phòng

Phó trưởng phòng

5. Gửi bản mềm cho Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban
của đơn vị để xây dựng đăng ký nhiệm vụ tháng tiếp theo.

Chuyên viên
Tổng hợp

6. Đăng nhập nhiệm vụ theo Kết luận lên phần mềm theo dõi
chỉ đạo của Ban Giám đốc ĐHQGHN.

Chuyên viên
Tổng hợp

NGƯỜI
PHỐI HỢP
Phó Chánh Văn
phòng phụ trách
(thông qua kết luận)
Phó trưởng phòng
(hoàn thiện Kết luận
theo góp ý của
Trưởng phòng)

Phó CVP phụ trách
(ký ban hành Kết
luận)

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

03-04 ngày sau cuộc họp

Trước ngày 04 hàng
tháng hoặc sau khi Kết
luận giao ban được ban
hành
Trước ngày 05 hàng
tháng hoặc sau khi Kết
luận giao ban được ban
hành

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT

TRƯỞNG PHÒNG

Trần Quang Nam

Lê Thị Thanh Xuân

4