QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG ĐHQGHN
PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP

QUY TRÌNH
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC
CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

NGƯỜI
PHỐI HỢP

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

1. Tiếp nhận văn bản đến trình Giám đốc, các Phó Giám đốc
từ Chuyên viên Văn thư - Phòng Hành chính.
- Văn bản trình Giám đốc;
I. TIẾP NHẬN, PHÂN
LOẠI VĂN BẢN

- Văn bản trình các Phó Giám đốc.
2. Phân loại, sắp xếp văn bản, ưu tiên những văn bản khẩn,
hỏa tốc, mật.
3. Nhập nội dung văn bản vào file theo dõi văn bản đến. Đối
với những văn bản khẩn, hỏa tốc, mật cần trình ngay Giám
đốc/các Phó Giám đốc.

II. TRÌNH GIÁM ĐỐC,
CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÊ VĂN BẢN

III. TRẢ VĂN BẢN CÓ
BÚT PHÊ CỦA GIÁM
ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM
ĐỐC CHO ĐƠN VỊ
ĐẦU MỐI

Chuyên viên
Tổng hợp/
Thư ký Phó
Giám đốc

Trình Giám đốc/các Phó Giám đốc văn bản đến đã được
phân loại và sắp xếp.

Thư ký Giám
đốc/ Thư ký
Phó Giám đốc

1. Nhận văn bản đã có bút phê của Giám đốc/các Phó Giám
đốc.

Thư ký Giám
đốc/ Thư ký
Phó Giám đốc

2. Nhập ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các Phó Giám đốc vào

file theo dõi và chuyển trên phần mềm VNU e-office.
3. Trả văn bản đã có bút phê của Giám đốc, các Phó Giám
đốc cho Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính.

Sáng: trước 9h30
Chiều: trước 14h30

Chuyên viên
Tổng hợp
Thư ký Phó
Giám đốc

Chuyên viên
Tổng hợp/
Thư ký Phó
Giám đốc

Chuyên viên Tổng
hợp (chuyển văn
bản tới Thư ký
Giám đốc)

Sáng: trước 10h30
Chiều: trước 15h30
Sáng: trước 10h30
Chiều: trước 15h30

Thư ký Giám đốc
(giao văn bản cho
Chuyên viên Tổng

hợp)

Sáng trước 11h30
Chiều trước 16h30
Sáng trước 12h00
Chiều trước 17h00

1


CÁC BƯỚC

IV. LẬP BẢNG TỔNG
HỢP THEO DÕI CHỈ
ĐẠO CỦA BAN GIÁM
ĐỐC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. Rà soát tình hình các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của
Giám đốc, các Phó Giám đốc phê tại văn bản đến trong tuần;
nhập vào file theo dõi, gửi Phó Trưởng phòng.
2. Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn phòng
phụ trách và Trưởng phòng.

NGƯỜI
THỰC HIỆN
Chuyên viên
Tổng hợp/
Thư ký Phó
Giám đốc

Phó Trưởng
phòng

NGƯỜI
PHỐI HỢP

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH
Trước 15h00 thứ 6
hàng tuần
Trước 17h00 thứ 6
hàng tuần

Ghi chú: Văn bản đến là văn bản gửi đến ĐHQGHN, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản
chuyên ngành, đơn, thư (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) do các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong
và ngoài ĐHQGHN gửi đến.
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT

TRƯỞNG PHÒNG

Trần Quang Nam

Lê Thị Thanh Xuân

2