Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Phú Mỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
NHÓM K1-48K-TIN
----------

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Tên đề tài:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ

Giáo viên hướng dẫn: ThS.Lê Văn Tấn
Nhóm sinh viên thực hiện:
1. Nguyễn Văn Cương
2. Nguyễn Thị Hương
3. Đinh Văn Hùng
4. Nguyễn Xuân Hồng
5. Thái Đình Anh
6. Vũ Trọng Quý
7. Lê Văn Nguyên
8. Phan Huy Tứ
9. Nguyễn Như Cương
1


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
NỘI DUNG CHÍNH
PHẦN I: YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI: “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ

3
4

4

THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ”
PHẦN II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu sơ lược về Khách sạn Phú Mỹ
2. Hệ thống mới
PHẦN III: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG
1. Các chức năng xử lý của hệ thống
2. Phương thức hoạt động của các chức năng
3. Biểu đồ phân cấp chức năng
4. Biểu đồ luồng dữ liệu
PHẦN 4: THIẾT KẾ
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế biểu đồ quan hệ
3. Thiết kế Form
KẾT LUẬN

5
5
10
13
13
13
14
16
27
27
31
32
34

LỜI NÓI ĐẦU
Ngành du lịch là một ngành quan trọng thu hút được sự đầu tư lớn và có lợi
nhuận cao, có tầm ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế của một đất nước. Ngày nay, với sự
phát triển của ngành Công nghệ thông tin, ngành tin học đã trở thành một ngành quan
2


trọng và được ứng dụng rộng rãi để xử lý và lưu trữ một cách nhanh chóng thuận tiện
và có độ chính xác cao.
Bài toán quản lý khách sạn đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công nghệ
thông tin khả thi phù hợp với quy mô phát triển và khả năng đầu tư của khách sạn. Để
giải quyết bài toán trên cơ sở thực tế chúng em tiến hành khảo sát và thực nghiệm bài
toán quản lý khách sạn tại khách sạn Phú Mỹ: số 147 Lê Lợi - Thành phố Vinh Nghệ An.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế cùng với kinh
nghiệm chưa có nên không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, chúng em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp bổ sung của thầy giáo và các bạn để hệ thống Quản lý
Khách sạn của chúng em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng chúng em xin được cảm ơn thầy giáo Ths.Lê Văn Tấn đã giúp đỡ
chúng em nhiều trong học tập tại trường cũng như thực hiện đề tài này.

3


PHẦN I: YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ”
Xây dựng được một bản báo cáo với nội dung là phân tích và thiết kế
chương trình quản lý khách sạn với yêu cầu:
1. Trình bày phần khảo sát hiện trạng:
- Tham khảo tài liệu.

- Khảo sát thực tế.
2. Phân tích hệ thống:
- Biểu đồ phân cấp chức năng BPC.
- Biểu đồ luồng dữ liệu BLD.
3. Thiết kế hệ thống.

4


PHẦN II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ
Khách sạn Phú Mỹ có vị trí tại địa chỉ 147 Lê Lợi - Thành phố Vinh - tỉnh
Nghệ An. Được thành lập vào năm 2002, do công ty cổ phần Phú Mỹ quản lý.
1.1. Cơ cấu tổ chức của khách sạn
- Giám đốc điều hành: Phùng Văn Tâm - Số điện thoại 0976634444.
- Bộ phận kế toán.
- Bộ phận lễ tân.
- Các bộ phận: bảo vệ, buồng.

GIÁM ĐỐC

Phòng
Kế
Toán

Mua
Bán

Bộ

phận Lễ
Tân

Ngân
Hàng

Bộ Phận
Buồng

Buồng

5

Vệ
Sinh

Bộ
Phận
Bảo Vệ

Giặt là


1.2. Các biểu mẫu của khách sạn
a. Sơ đồ theo giõi phòng nghỉ tại khách sạn:

6


b. Phiếu thanh toán:

Khách sạn Phú Mỹ

PHIẾU THANH TOÁN

Địa chỉ : 147 Lê Lợi – TpVinh - Nghệ An

Giờ ngày đến

Tel : 0383.585.183 - 0383.585.274.

Giờ ngày đi

Phòng số : ………………….

Tên khách hàng : ………………………………………………………
Địa chỉ : …………………………………………………………………
TT

Tên hàng

1

Phòng nghỉ
1 Giường
2 Giường
3->4 Giường
Điện thoại
Gửi xe
Bia
Nước ngọt

Nước khoáng
VAT(15%)
Giặt là
Vé MS
....
Tổng cộng

2
3
4
5
6
7
8
9
...

ĐV

SL

Đơn giá

7

Thành tiền


Bằng chữ:…………………………………………………………………………..
Ngày …. Tháng …. năm 200…

Người thanh toán

Người thu tiền

8


1.3. Mô hình hoạt động
Nhận yêu cầu đặt thuê phòng

Xác định khả năng đặt thuê phòng và kiểm tra phòng trống

Trả lời khách

Từ chối

Lập thông tin đặt thuê phòng

Sửa đổi

Xác nhận của khách

Tổng hợp tình hình đặt thuê phòng

Quy trình đặt và thuê phòng:
Cung cấp dịch vụ

Lưu thông tin sử dụng dịch vụ

Tổng hợp thông tin sử dụng dịch vụ

9

Huỷ Bỏ


Quy trình trả phòng:
Nhận yêu cầu trả phòng

Xác nhận thông tin trả phòng

Lưu thông tin trả phòng

Lập hóa đơn

Nhận tiền thanh toán

Tổng hợp thông tin trả phòng

Nhận xét:
Quy trình đặt thuê phòng và trả phòng, lưu thông tin đều làm thủ công và được
lưu bằng Exel và trên số sách nên có nhiều nhược điểm:
- Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên khó xử lý và lưu trữ trong nhiều
năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm. Tốn thời gian và công sức cho người
quản lý, điều hành.
- Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, ban trong
công ty.
Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách
nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xây dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn
Phú Mỹ là cần thiết.

10


2. HỆ THỐNG MỚI
2.1. Các chức năng của hệ thống mới
Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau:
- Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên.
- Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng, CMND, mã số
khách hàng…
- Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng,đặt phòng.
- Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa, tổng số
phòng đã thuê.
- Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng.
- Cho biết được doanh thu trong ngày,trong tháng, trong quý và trong năm. Cho
biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu.
- Có thể thêm bớt, tìm kiếm, xoá bỏ, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và in tất cả
các thông tin.
2.2. Các thông tin cần thiết cho hệ thống mới
Thông tin về khách:
• Họ và tên, số chứng minh nhân dân, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, email,
số điện thoại-fax,hộ chiếu.
Thông tin về nhân viên:
• Họ và tên ngày tháng năm sinh, quên quán, chứng minh nhân dân, tuổi,
giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại.
Thông tin về phòng:
• Tên phòng, đặc điểm phòng, số tiền thuê một ngày, số điện thoại phòng.
Thông tin khác:
• Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê.

11


2.3. Đặc tả bài toán
Đăng ký Phòng cho Khách:
Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng. Họ sẽ liên hệ với nhân viên lễ tân để
đăng ký phòng tại khách sạn.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về Khách hàng bao gồm Giới tính, Năm
sinh, Điạ chỉ, Điện thoại, Quốc tịch, Nghề Nghiệp, CMND, Ngày khách đăng ký,
ngày đến, ngày dự định đi, và số tiền đặt cọc. Khách hàng có thể là khách lẻ hoặc là
khách đoàn. Nếu là khách đoàn thì cần xác định trưởng đoàn để thanh toán tiền.
Nhận tiền đặt cọc:
Để tránh rủi ro trong việc khách huỷ đăng ký phòng. Nhân viên phải thu trước
tiền đặt cọc cuả khách hàng.
Nhân viên sẽ ghi lại số tiền mà khách đã ứng trước. Số tiền này tuỳ thuộc vào
từng loại phòng nhất định.
Tuy nhiên trước khi khách đến nhận phòng 7 ngày mà huỷ việc đã đăng ký thì
không phải bồi thường.
Kiểm tra phòng:
Tình trạng phòng có thể là:
Phòng đã có người.
Phòng đang trống.
Phòng đã đặt trước.
Phòng đang sửa chửa.
Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng và ứng với một giá
tiền nhất định. Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau
150.000đ, 200.000đ, 250.000đ (trong đó có 10% VAT)
Giao phòng cho khách:
Sau khi đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ giao số phòng cùng chìa khoá cho
khách.

Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại ngày, giờ khách đến nhận phòng.
12


Nhận giấy tờ:
Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số giấy tờ tuỳ thân
như: CMND, Passport,…..
Cung cấp dịch vụ:
Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùng các dịch vụ tại
khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp cho khách. Các dịch vụ này bao gồm: Dịch vụ
gọi điện, ăn uống, giặt giũ, đi lại.
Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở, ngày, tên dịch vụ đã
dùng, giá tiền cho dịch vụ đó.
Đổi phòng:
Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng thì nhân viên lễ tân
sẽ làm thủ tục đổi phòng cho khách.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại số phòng khách số phòng, loại phòng, tiền phòng
mới mà khách cần chuyển đến, ngày giờ khách đổi phòng.
Nhận phòng khách trả:
Khi khách có nhu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ nhận lại chìa khoá phòng.
Trả giấy tờ:
Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng. Nhân viên lễ tân trả lại các giấy tờ tuỳ thân
cho khách.
Lập tổng hoá đơn:
Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng, tiền dịch vụ (nếu
có), số tiền mà khách đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách phải trả.
Thu tiền khách:
Nhân viên thu tiền khách dựa vào bản hoá đơn. Việc thanh toán này chủ yếu
bằng tiền mặt VNĐ.

13


PHẦN III: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG
1. CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CỦA HỆ THỐNG
Gồm 6 chức năng chính đó là:
+ Quản lý phòng
+ Quản lý đặt và thuê phòng
+ Quản lý khách
+ Quản lý dịch vụ
+ Quản lý nhân viên
+ Báo cáo
2. PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CHỨC NĂNG
2.1. Quản lý phòng
Chức năng này làm nhiệm vụ chình là lập nên danh sách các phòng để tra cứu:
Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa chữa, dọn dẹp);
Quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng (điện thoại).
2.2. Quản lý đặt và thuê phòng
Quản lý các hoạt động đặt và thuê phòng khi có khách đến thuê.
2.3. Quản lý khách hàng
Lập danh sách thông tin về khách hàng để tra cứu khi cần thiết.
2.4. Quản lý dịch vụ
Lập nên danh sách quản lý các dịch vụ trong khách sạn (giặt là, đưa đón khách,
mát xa). Thông qua đây mà khách sạn có thể nhận và trả lời các yêu cầu về dịch vụ
của khách hàng.
2.5. Quản lý nhân viên
Chức năng này để quản lý nhân viên trong khách sạn,có nhiệm vụ lập danh
sách chi tiết về từng cán bộ nhân viên các phòng để thuận loại trong việc quản lý.

14

2.6. Báo cáo
Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn trong từng tháng,
từng quý và từng năm.Thống kê số lượng khách (khách trong và ngoài nước), thống
kê doanh thu của khách sạn, đưa ra lãi suất và hướng phát triển của khách sạn.
3. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Thông qua việc khảo sát và phân tích hoạt động của các chức năng ở trên ta đưa
ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:
3.1. Quản lý phòng

QUẢN LÝ PHÒNG

Lập danh
sách phòng

Quản lý trạng
thái phòng

Quản lý tiện
nghi

Xoá phòng

3.2. Quản lý đặt và thuê phòng

QUẢN LÝ ĐẶT VÀ
THUÊ PHÒNG

Nhận

yêu cầu
đặt
phòng

Nhận
yêu
cầu đặt
phòng

Nhận
yêu cầu
đặt
phòng

Nhận
yêu cầu
đặt
phòng

15

Nhận
yêu cầu
đặt
phòng

Nhận
yêu
cầu đặt
phòng

3.3. Quản lý khách

QUẢN LÝ KHÁCH

Nhập danh sách
khách hàng

Phân loại khách

Xoá khách

3.4. Quản lý dịch vụ

QUẢN LÝ DỊCH VỤ

Lập danh
sách dịch
vụ

Nhận và trả
lời yêu cầu
dịch vụ

Lập hoá đơn
sử dụng
dịch vụ

Xoá dịch

vụ

3.5. Quản lý nhân viên

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

Lập danh
sách nhân
viên

Thêm nhân
viên

16

Xoá nhân
viên


3.6. Báo cáo

BÁO CÁO

Thống
kê lượng
khách

Phân loại
khách

Kế hoạch
thu chi

17

Lập hoá
đơn
thanh
toán

Lập danh
sách
nhân
viên


QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Quản lý
phòng

Quản lý
đặt và
thuê
phòng

Quản lý
khách

Quản lý

dịch vụ

Quản lý
nhân viên

Báo cáo

Lập
danh
sách
phòng

Nhận
yêu cầu
đặt
phòng

Lập
danh
sách
khách

Lập
danh
sách
dịch vụ

Lập
danh
nhân

viên

Thống
kê lượng
khách

Quản lý
trạng
thái
phòng

Trả lời
yêu cầu
đặt
phòng

Phân
loại
khách

Nhận và
trả lời y/c
sử dụng
dịch vụ

Thêm
nhân
viên

Phân

loại
khách

Quản lý
tiện nghi

Nhận
yêu cầu
thuê
phòng

Lập hoá
đơn sử
dụng
dịch vụ

Xoá
nhân
viên

Hoạch
toán thu
chi

Xoá
phòng

Trả lời
yêu cầu
thuê

phòng

Xoá
khách

Xoá dịch
vụ

Trao hoá
đơn
phòng

Làm hoá
đơn
thanh
toán

Danh
sách
nhân
viên

Nhận
yêu cầu
trả
phòng

18

4. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
19


Nhân viên

Khách Hàng
Phòng

Quản
lý
nhân
viên

Quản
lý
phòng

Quản
lý dịch
vụ

Báo
cáo

Dịch vụ

Quản
lý đặt
thuê
phòng

Quản
lý
khách
Phòng

Khách Hàng

Khách Hàng

4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
20


Quản lý phòng:
Quản lý thuê phòng

Lập báo cáo

Lập danh
sách

Quản lý
trạng thái

Phòng

Khách hàng

Xóa
phòng

Quản lý
tiện nghi

Nhận
yêu
Trả
lời
Quản
lý đặt thuê phòng:
Nhận
cầu cầu
trả
yêu
Y/c
đặt
phòng
Quản 21
lý phòng
thuê
Quản lý phòng
phòng
Quản
lý khách
phòng

Kháchhàng
hàng
Khách

Nhận yêu
Trả
Trao
lời
hóa
cầu
thuê
Y/c
đặt
đơn
phòng
phòng
phòng

Quản lý phòng


Quản lý khách:
Quản lý đặt thuê phòng

Phân loại
khách

Lập danh sách
khách

Lập báo cáo

Xóa khách

Khách

22


Quản lý dịch vụ:

Nhận và
trả lời y/c
sử dụng
dịch vụ

Lập
danh
sách dịch
vụ

Khách hàng

Lập hóa
đơn sử
dụng dịch
vụ

Xóa dịch
vụ

23


Quản lý nhân viên:

Lập
danh
sách
nhân
viên

Nhân viên

Quản lý khách

Xóa
nhân
viên

Thêm
nhân
viên

24


Báo cáo:

Danh

sách
nhân viên

Thông tin
lượng
khách

Khách

Làm hóa
đơn
thanh
toán

Hóa đơn
thu chi

25