XÂY DỰNG hệ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN sự CHO CÔNG TY cổ PHẦN PHỤC vụ mặt đất hà nội

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

MỤC LỤC

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

1


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời điểm hiện tại khi mà xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông
tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại. Trong tất cả các
ngành nghề, từ y tế, giáo dục, kinh doanh, tới quản lý doanh nghiệp, các ngành sản
xuất… hay ngay trong đời sống sinh hoạt của mỗi chúng ta, công nghệ thông tin
cũng là một phần không thể thiếu.
Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong thời đại mới, việc ứng dụng và
phát triển công nghệ thông tin là con đường trọng yếu nhất dẫn đến thành công.
Nhận thức được điều đó, các doanh nghiệp đang dần dần ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong các lĩnh vực của mình, nhất là đối với hoạt động quản lý. Công nghệ
thông tin được ứng dụng vào rất nhiều hoạt động quản lý quan trọng, một trong số
đó chính là quản lý nhân sự, vấn đề luôn được các nhà quản lý quan tâm hàng đầu.
Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cũng luôn phải đổi mới
và phát triển. Việc phát triển sẽ kéo theo số lượng nhân sự tăng lên ngày một nhiều,
đồng nghĩa với việc hồ sơ nhân viên sẽ ngày một tăng lên, cơ cấu tổ chức phòng
ban, quản lý nhân sự cũng như công việc tính lương sẽ ngày một phức tạp hơn. Nếu
chỉ thực hiện việc quản lý theo phương pháp thủ công thì sẽ gây khó khăn cho nhân
viên quản lý nhân sự, vì việc lưu trữ trên giấy tờ rất mất thời gian và gây khó khăn
trong việc tra cứu, chưa kể giấy tờ có thể bị thất thoát và chi phí dành cho chúng
cũng không hề nhỏ.

Hiện tại trên thị trường cũng có rất nhiều phần mềm chuyên nghiệp phục vụ
cho việc quản lý nhân sự. Tuy nhiên bản thân em mong muốn có thể xây dựng được
một sản phẩm liên quan đến lĩnh vực này. Vì vậy mà em lựa chọn đề tài có tính ứng
dụng cao này, cụ thể là phần mềm quản lý của em đang được triển khai tại Công ty
cổ phần phục vụ mặt đất Hà Nội – Ha Noi Ground Service – là Công ty phục vụ
trong lĩnh vực hàng không với hơn 500 nhân viên. Phần mềm giúp cho việc lưu trữ,
tra cứu, quản lý hồ sơ cũng như việc tính lương hàng tháng của công ty được thực
hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

2


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Nội dung chính của đồ án được chia làm 4 chương với nội dung tóm tắt từng
chương như sau:
Chương 1: Tổng quan - Giới thiệu tổng quan về hệ thống hiện tại, cơ cấu tổ
chức cũng như các khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Chương 2: Khảo sát quy trình nghiệp vụ - Mô tả các quy trình nghiệp vụ của
hệ thống hiện tại.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống – Bao gồm các biểu đồ phân cấp
chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, thiết kế sơ đồ thực thể liên kết, thiết kế cơ sở dữ
liệu, thiết kế các báo cáo.
Chương 4: Cài đặt và triển khai – Trình bày môi trường làm việc, và các
giao diện của chương trình.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo, ThS. Nguyễn Danh Tú
trong thời gian qua để em có thể hoàn thành đề tài này. Tuy nhiên vì kiến thức còn
hạn hẹp nên không thể tránh khỏi sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý

thầy cô để em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

3


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

1
2
3
4
5
6
7
8

BC
DM
LCĐ
LNS
NV
QL

TGĐ
TT

Ý NGHĨA
Báo cáo
Danh mục
Lương chế độ
Lương năng suất
Nhân viên
Quản lý
Tổng giám đốc
Thông tin

Bảng : Bảng danh mục từ viết tắt trong đồ án

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

4


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.

Giới thiệu công ty cổ phần phục vụ mặt đất Hà Nội
Công ty cổ phần phục mặt đất Hà Nội là đơn vị có thâm niên 8 năm hoạt

động trong lĩnh vực hàng không. Cụ thể đây là nơi cung cấp toàn bộ các dịch vụ
mặt đất cho các hãng hàng không quốc tế cũng như nội địa tại sân bay quốc tế Nội

Bài.
Với quy mô hơn 500 nhân viên thuộc nhiều phòng ban khác nhau, đặc thù
công việc khác nhau, khiến cho việc quản lý hồ sơ cũng như việc tính lương hàng
tháng trở nên phức tạp đối với nhân viên làm công tác hành chính nhân sự, cần một
phần mềm để giải quyết các vấn đề này. Vì vậy mà phần mềm quản lý nhân sự cho
công ty này đã ra đời.

2.
2.1.

Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức
Các nhân viên sẽ được chia về các phòng ban. Đứng đầu là Ban Tổng giám

đốc, bao gồm một Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc, là đơn vị có quyền hạn
cao nhất quyết định mọi hoạt động của công ty.
Dưới Ban TGĐ là các đơn vị lập kế hoạch sản xuất: là các đơn vị không
tham gia trực tiếp vào kế hoạch sản xuất: Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế
hoạch kinh doanh, Phòng tài chính kế toán…
Các đơn vị trực tiếp sản xuất: thường là các tổ, đội trực thuộc các đơn vị lập
kế hoạch sản xuất, trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất như: đội kéo đẩy tàu
bay, đội phục vụ hành lý hàng hóa, phòng phục vụ hành khách…
Về cơ cấu tổ chức chi tiết xem thêm ở Hình 1.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

5


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Cơ cấu tổ chức

2.2.

Quy trình quản lý nhân viên
Mỗi nhân viên khi mới vào công ty đều phải nộp hồ sơ bao gồm các thông

tin cá nhân về tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ, trình độ học vấn…Công ty sẽ cấp cho
mỗi nhân viên một mã nhân viên riêng, mã nhân viên này là duy nhất và đặc trưng
cho từng nhân viên.
Sau đó để bắt đầu quá trình làm việc tại công ty, nhân viên sẽ phải kí kết một
hợp đồng lao động. Giai đoạn đầu sẽ là hợp đồng học việc, sau đó là thử việc, sau
nữa là có thể trở thành nhân viên chính thức hoặc không. Nhân viên chính thức
cũng chia thành nhiều kiểu hợp đồng (có thời hạn xác định như 01 năm, 03 năm
hoặc không xác định thời hạn). Mức lương của mỗi hợp đồng đương nhiên sẽ khác
nhau. Hợp đồng khi được kí kết sẽ bao gồm cả mức lương chế độ theo chức vụ của
nhân viên (dùng để đóng bảo hiểm).
Đi kèm với mỗi nhân viên khi bắt đầu làm việc tại công ty còn có hệ số
lương năng suất cũng được quy định dựa trên cấp độ chức vụ. Lương năng suất và
lương chế độ theo chức vụ là hai yếu tố chính ảnh hưởng đến lương hàng tháng của
nhân viên.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

6


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Sau khi đã kí hợp đồng, nhân viên sẽ được phân chia về các phòng ban.
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể luân chuyển nhiều vị trí khác nhau ở các
phòng ban khác nhau, hoặc mức lương của nhân viên sẽ có biến động theo định kỳ
hoặc vì một lý do phát sinh (khen thưởng, kỷ luật). Các thông tin thay đổi này cần
được lưu trữ lại để thuận tiện cho quá trình tra cứu hồ sơ. Ngoài ra, tùy vào vị trí
làm việc của nhân viên tại phòng ban đó sẽ có các mức phụ cấp trách nhiệm khác
nhau.
Bên cạnh đó, khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ phải kê khai một số thông
tin về người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh để giảm thiểu chi phí khi nộp thuế.
Hằng ngày, nhân viên khi đi làm sẽ được chấm công. Tùy là ngày đi làm
bình thường, đi công tác hay nghỉ phép… sẽ có các loại công khác nhau. Mỗi loại
công này lại có một hệ số khác nhau tương đương với việc mỗi ngày nhân viên lại
nhận được số tiền lương khác nhau. Ngoài ra, cuối mỗi tháng nhân viên sẽ có một
hệ số chất lượng riêng đánh giá theo tiêu chuẩn quy định.
Ngoài ra, nhân viên khi vào công ty sẽ được hỗ trợ đóng bảo hiểm, công
đoàn phí… Số tiền sẽ được tính toán theo quy định và trừ trực tiếp vào lương của
nhân viên. Việc tính lương hàng tháng sẽ được thực hiện bởi nhân viên lao động
tiền lương của Phòng tổ chức hành chính, nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm tính
lương cho từng nhân viên và công bố bảng lương đến toàn thể nhân viên.

2.3.

Các biểu mẫu liên quan
2.3.1.

Các biểu mẫu, quy định tính lương của nhà nước

Việc quản lý nhân sự, tiền lương của doanh nghiệp X, cũng như tất cả các
doanh nghiệp khác phải tuân theo những quy định, biểu mẫu của nhà nước. Cụ thể:

QUY ĐỊNH
Bộ luật Lao động

NGÀY
NGÀY
BAN
HIỆU
HÀNH
LỰC
18/06/2013 01/05/2013

NỘI DUNG
Quy định tiêu chuẩn lao động,

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

7


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

2012

quyền, nghĩa vụ, và trách nhiệm

Luật số

của người lao động, người sử

10/2012/QH13

dụng lao động, tổ chức về lao

Nghị định

động.
Hướng dẫn chi tiết một số nội

12/01/2015 01/03/2015

05/2015/NĐ- CP

dung của Bộ luật lao động 2012,
trong đó có một số nội dung
quan trọng của tiền lương, trợ

Thông tư

23/6/2015

08/8/2015

cấp thôi việc, mất việc.
Hướng dẫn cách tính tiền lương

23/2015/TT-

làm việc vào ban đêm, tiền

BLĐTPXH

lương làm thêm giờ vào ban

Luật việc làm 2013 16/11/2013 01/01/2015

đêm.
Quy định về các chính sách hỗ

Luật số

trợ tạo việc làm, đánh giá, cấp

38/2013/QH13

chứng chỉ hành nghề quốc gia,
tổ chức hoạt động dịch vụ việc
14/11/2015 01/01/2016

làm…
Nghị định quy định về mức

122/2015/NĐ-CP
Nghị định

14/05/2013 1/7/2013

lương tối thiểu vùng năm 2016
Hướng dẫn xây dựng thang bảng

49/2013/NĐ-CP

Nghị định

lương
26/05/2016 15/07/2016. Nghị định 47/2016/NĐ-CP quy

47/2016/NĐ-CP

định mức lương cơ sở đối với

Nghị định

cán bộ, công chức, viên chức và
lực lượng vũ trang quy định
mức lương cơ sở áp dụng đối
với cán bộ, công chức, viên
chức, người hưởng lương, phụ
cấp và người lao động làm việc
trong các cơ quan, tổ chức, đơn

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

8


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

vị sự nghiệp của Đảng, Nhà
nước, tổ chức chính trị - xã hội
và hội được ngân sách nhà nước
Thông tư

31/07/2015 15/09/2015

28/2015/TTBLĐTBXH
Luật bảo hiểm y tế

hỗ trợ kinh phí hoạt động.
Hướng dẫn chi tiết một số nội
dung về bảo hiểm thất nghiệp.

14/11/2008 01/07/2009

2008

Luật này quy định về chế độ,
chính sách bảo hiểm y tế, bao
gồm đối tượng, mức đóng, trách
nhiệm và phương thức đóng bảo
hiểm y tế; thẻ bảo hiểm y tế;
phạm vi được hưởng bảo hiểm y
tế; tổ chức khám bệnh, chữa
bệnh cho người tham gia bảo
hiểm y tế; thanh toán chi phí
khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm
y tế; quỹ bảo hiểm y tế; quyền
và trách nhiệm của các bên liên

Luật bảo hiểm y tế

13/06/2014 01/01/2015

sửa đổi 2014 (Số:
46/2014/QH13)
Quyết định
959/QĐ-BHXH

quan đến bảo hiểm y tế.
Sửa đổi, bổ sung một số điều
của bộ luật bảo hiểm y tế

09/09/2015 01/01/2016

Quyết định 959/QĐ-BHXH năm
2015 về quản lý thu bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã
hội, thẻ bảo hiểm y tế với nhiều
quy định về mức đóng, hồ sơ,
thời hạn giải quyết; chu trình

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

9


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Nghị định

21/11/2013 10/1/2014

Số: 191/2013/NĐ-

thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHXH;
Nghị định này quy định chi tiết
về tài chính công đoàn.

CP
Bảng : Bảng các biểu mẫu, quy định của nhà nước

2.3.2.
•

Các biểu mẫu thu thập từ doanh nghiệp

Danh sách nhân viên.

Hình : File Excel quản lý thông tin nhân viên của công ty
Trong file này lưu trữ tất cả các thông tin của nhân viên mà công ty cần quản
lý như mã số nhân viên, họ và tên, ngày sinh, giới tính, chức vụ, bộ phận làm việc
…

•

Mẫu hợp đồng.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

10

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Mẫu hợp đồng học nghề

Hình : Mẫu hợp đồng thử việc

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

11


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Mẫu hợp đồng lao động có thời hạn xác định
Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng
lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi
bên trong quan hệ lao động.

•

Danh mục LCĐ, hệ số LNS để tính lương.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

12


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Danh mục Lương chế độ để đóng bảo hiểm

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

13


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Danh mục Hệ số lương năng suất ứng với chức danh để tính thu nhập
•

Các tham số, tỉ lệ để tính lương.

Hình : Danh mục các tham số để tính lương

•

Bảng chấm công theo tháng của nhân viên.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

14


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Bảng chấm công theo tháng của nhân viên
Có file Excel có rất nhiều Sheet để nhập tham số hệ thống, thay đổi hợp
đồng, nhập công làm thêm… được liệt kê ở trên của nhân viên. Tất cả những thông

tin đó, sẽ được tổng hợp lại để cuối tháng ra được bảng lương nhân viên.

•

Bảng lương nhân viên.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

15


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : File Excel bảng lương nhân viên

•

Các khoản thưởng phát sinh.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

16


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : File Excel thưởng tết 2015

Hình : File Excel tiền thưởng 30/4 và 1/5

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

17


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : File Excel thưởng an toàn hàng không năm 2014

Hình : File Excel thưởng hệ số bổ sung lương năm 2014

3.

Khó khăn đặt ra

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

18


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hiện tại số giấy tờ cho việc lưu trữ hồ sơ về hợp đồng, quá trình công tác
cũng như thông tin cá nhân của hơn 500 nhân viên là một con số không hề nhỏ.
Việc này khiến cho nhân viên nhân sự phải làm công việc giấy tờ rất nhiều, thủ
công và mất thời gian. Cộng thêm việc cơ cấu phòng ban phức tạp, gây bất tiện
trong việc tra cứu, quản lý.
Nghiệp vụ tính lương tại đây khá phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố và có
nhiều trường hợp ngoại lệ phát sinh không theo quy luật, gây khó khăn cho quá
trình tính toán. Hệ thống hiện tại khi tính lương cũng không có cơ chế rà soát các

thông tin đầu vào có đầy đủ và chính xác hay không, dễ dẫn đến sai sót. Nhân viên
tính lương phải làm nhiều việc cùng lúc như tổng hợp bảng chấm công, nhập các
khoản thu nhập phát sinh trong tháng, thay đổi thông tin hợp đồng, thông tin phụ
thuộc… Mỗi lần làm việc này lại phải hỏi các phòng ban xem có thay đổi gì không
rồi tự cập nhật thông tin thay đổi để tính lương. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp
giảm tải và đơn giản hóa công việc này. Ví dụ đối với bảng chấm công các phòng
ban có thể tự cập nhật để hệ thống lưu trữ dữ liệu phục vụ cho việc tính lương, nhân
viên tính lương đến cuối tháng chỉ việc rà soát lại các thông tin này.
Thêm nữa về việc báo cáo hàng tháng, hiện tại các báo cáo biến động phải tự
tổng hợp từ nhiều nguồn trên giấy tờ, vì vậy mà các nguồn có thể không tập trung,
sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn, báo cáo không chính xác. Việc xây dựng phần mềm trước
hết sẽ cần phải quyết các khó khăn nêu trên, đồng thời cũng cần đưa ra các giải
pháp giúp cho nghiệp vụ được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng nhất có thể.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

19


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
1.

Nghiệp vụ quản lý nhân sự hiện tại
Tại công ty cổ phần phục vụ mặt đất Hà Nội, hiện nay quản lý thông tin nhân

viên bằng hệ thống hồ sơ lưu trữ thủ công dưới sự quản lý bởi nhân viên quán lý
nhân sự trực thuộc phòng tổ chức hành chính.
Trong tháng, nhân viên này sẽ cập nhật sự biến động nhân sự trong tháng bao

gồm việc tuyển dụng thêm nhân viên, nhân viên nghỉ việc, thay đổi chức danh/ bổ
nhiệm/ thay đổi lương; Quản lý hợp đồng lao động, thông tin nhân viên, các vấn đề
phúc lợi liên quan (số lượng người phụ thuộc, chế độ…).

1.1.

Quy trình nhập thông tin nhân sự mới được tuyển dụng
Khi có nhân viên mới được tuyển dụng, nhân viên quản lý nhận sự sẽ lập

hợp đồng lao động cho nhân viên này với các thông tin liên quan bao gồm:
•

Thời hạn và công việc hợp đồng.
Bao gồm loại hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng, đơn vị, chức vụ công tác và

nhiệm vụ.
•

Chế độ làm việc.
Bao gồm thời gian làm việc và các điều kiện làm việc đi kèm.

•

Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động.
Thông tin về quyền lợi liên quan đến lương, thưởng, chế độ … của người lao

động và nghĩa vụ của người lao động trong quá trình công tác tại doanh nghiệp.
•

Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động.

Thông tin về nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động đối với

người lao động trong quá trình người lao động công tác tại doanh nghiệp.
•

Điều khoản thi hành.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

20


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Sau đó, nhân viên quản lý nhân sự sẽ yêu cầu nhân viên mới cung cấp các
thông tin cá nhân như: Họ tên, ngày sinh, giới tính, trình độ học vấn, số lượng
người phụ thuộc … để hoàn thiện hồ sơ nhân viên.

1.2.

Quy trình thay đổi/ gia hạn hợp đồng lao động
Trong quá trình làm việc, người lao động sẽ có thể thay đổi giữa các loại hợp

đồng khác nhau cho phù hợp với điều kiện và nhu cầu công việc. Lúc này, người lao
động và người sử dụng lao động sẽ tiến hành ký kết lại hợp đồng và các điều khoản
liên quan được đề cập đến trong mục 1.1 ở chương này.

1.3.

Quy trình thay đổi chức danh/ bổ nhiệm/ thay đổi lương

Trong quá trình làm việc tại công ty, do yêu cầu công việc mà các nhân viên

có thể thay đổi vị trí, đơn vị công tác của mình cũng như thay đổi về mức lương.
Lúc này nhân viên quản lý nhân sự sẽ tạo một một văn bản có tính pháp lý để cập
nhật về sự thay đổi này cho nhân viên và lưu trữ nó kèm với hồ sơ nhân viên và hợp
đồng lao động.

1.4.

Quy trình cho nhân viên nghỉ việc
Khi có nhân viên thôi việc, nhân viên quản lý nhân sự sẽ tiếp nhận đơn xin

thôi việc và các giấy tờ liên quan của nhân viên. Làm thủ tục kết thúc hợp đồng tính
các khoản trợ cấp, thanh toán tiền lương khi thôi việc cho nhân viên.

1.5.

Quản lý các loại thông tin tới hạn của nhân viên
Trong quá trình làm việc của nhân viên, khi tới thời hạn kết thúc hợp đồng,

hay đến thời điểm gia hạn mức hệ số lương năng suất, LCĐ của nhân viên. Nhân
viên quản lý nhân sự cần nắm được các thông tin này để cập nhật các thông tin kịp
thời cho nhân viên.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

21


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

2.

Nghiệp vụ tính lương hiện tại
Tại công ty cổ phần phục vụ mặt đất Hà Nội, việc tính lương hàng tháng sẽ

được thực hiện bởi nhân viên lao động tiền lương trực thuộc phòng tổ chức hành
chính. Cứ đến cuối tháng, nhân viên này sẽ tổng hợp bảng chấm công các phòng
ban gửi lên, nhập các thông tin nhân sự thay đổi như: chuyển loại hợp đồng, thêm
mới nhân viên, thay đổi giảm trừ phụ thuộc… hoặc các khoản thu nhập phát sinh
ngoài lương mà nhân viên được hưởng.
Lương chuyển khoản của nhân viên là số tiền cuối cùng nhân viên sẽ nhận
được từ công ty. Sô tiền này chính bằng tổng thu nhập (bao gồm tất cả các khoản
tiền nhân viên nhận được trong tháng) trừ các khoản phải nộp lại cho công ty (bao
gồm thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, một số khoản truy thu khác) khi tính lương.
Hình 15 sẽ mô tả cụ thể hơn về nghiệp vụ tính lương bao gồm các tham số
đầu vào (Input) và quy trình tính để cho ra được kết quả cuối cùng là lương chuyển
khoản (Output).

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

22


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

Hình : Nghiệp vụ tính lương hiện tại
Nội dung sơ đồ sẽ được diễn giải rõ hơn ở các phần tiếp theo trong mục tiếp
theo đây

2.1.

Tổng thu nhập
Bao gồm tổng số tiền nhân viên làm ra hàng tháng đến từ nhiều nguồn khác

nhau, trong đó có:
2.1.1.
•

Lương theo công thực tế

Lương năng suất (LNS)
Lương năng suất là số tiền nhân viên được trả công hàng tháng dựa trên năng

suất làm việc tính theo ngày. Ví dụ ngày đi làm đầy đủ sẽ được tính lương nhiều
hơn ngày nghỉ phép, công tác…
Công thức tính lương năng suất:
Tổng theo ngày của (hệ số lương năng suất * tỉ lệ lương năng suất theo loại

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

23


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

ngày công * tỉ lệ hợp đồng theo ngày công) * hệ số k * đơn giá 4.500.000 / số
ngày công quy định.
Trong đó:
o

Hệ số lương năng suất: dựa theo cấp độ chức vụ sẽ có quy định về hệ
số được hưởng, ví dụ trưởng phòng thì sẽ có hệ số cao hơn so với
nhân viên bình thường.

o

Tỉ lệ lương năng suất theo loại ngày công: ngày công X 100% lương,
Thai sản 10%, ngày nghỉ đi làm thì kí hiệu là LT là 150%, ngày phép
F 100%, ngày lễ tết là 300% ...

o

Tỉ lệ hợp đồng: Thử việc 70%, 1 năm 90%, 3 năm và không xác định
là 100%.

o

Hệ số k: hệ số chất lượng khách hàng tự nhập theo tháng.

o

Đơn giá 4.500.000: mức giá theo quy định của công ty.

o

Số ngày công quy định (tính được theo tháng):


Đối với lao động trực tiếp = số ngày trong tháng - số ngày chủ

nhật - số ngày lễ tết.



Đối với lao động gián tiếp = số ngày trong tháng - số ngày chủ
nhật - số ngày thứ 7- số ngày lễ tết + 1 (1 là ngày thứ 7 cuối
cùng trong tháng).

•

Lương cứng
Lương cứng là khoản tiền cố định mà nhân viên được trả công hàng tháng.

Đây là một con số được quy định khi kí kết hợp đồng. Nếu nhân viên đã có lương
cứng thì sẽ không có lương năng suất và ngược lại.

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

24


ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤC VỤ MẶT ĐẤT HÀ NỘI

•

Lương học việc
Lương học việc là số tiền trả công hàng tháng cho các nhân viên có hợp đồng

học việc. Nhân viên học việc sẽ được hưởng 30.000đ một ngày làm việc.
Như vậy, tại một thời điểm, nhân viên sẽ chỉ được hưởng hoặc lương năng

suất, hoặc lương cứng, hoặc lương học việc.

2.1.2.

Lương chế độ

Là số tiền nhân viên được hỗ trợ khi không làm việc trong các điều kiện đặc
biệt như: nhân viên nghỉ phép, nghỉ lễ tết hoặc nghỉ tai nạn lao động…
Công thức tính lương chế độ:
Tổng theo ngày của (số tiền lương chế độ theo chức vụ đã quy định trong
hợp đồng * tỉ lệ lương chế độ theo loại ngày công).

2.1.3.
•

Các khoản phụ cấp

Tiền ăn ca
Là khoản tiền phụ cấp ăn trưa nhân viên được nhận đối với những ngày công

đi làm bình thường hoặc những ngày đi công tác.
Công thức tính tiền ăn ca:
Số ngày công được hưởng tiền ăn ca / số ngày công quy định * đơn giá.
Trong đó:
o

Số ngày công được hưởng tiền ăn ca lấy từ bảng chấm công ra bao
gồm: Ngày công được chấm X và ngày công tác CTAC.

•

o

Số ngày công quy định: tương tự tính lương năng suất.

o

Đơn giá: số tiền ăn ca theo quy định, hiện tại là 680.000.

Phụ cấp trách nhiệm

HUỲNH ĐẠI HẢI – 20101469 – TOÁN TIN ỨNG DỤNG 1 – K55

25