Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng bán máy vi tính“

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập ngành Công nghệ thông tin ở trường Đại Học Kinh
doanh và Công Nghệ Hà Nội. Em xin trân trọng cám ơn các quý thầy cô khoa
Công nghệ thông tin trường Đại Học Kinh doanh và Công Nghệ Hà Nội đã
dạy dỗ, dìu dắt, truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em trong
thời gian qua, đặc biệt là các Thầy cô đã hướng dẫn các môn có liên quan kiến
thức để cho em hoàn thành tốt Đồ án môn Visua Basic.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện Đồ án VB này chắc chắn
không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn góp ý quý báu
của quí thầy cô và các bạn góp phần cho Đồ án VB được hoàn thiện hơn .
Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện:

Trần Thị Ngọc Bích

1

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

1

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành Tin học có một vai trò
quan trọng đối với sự phát triển Kinh tế - Xã hội của đất nước. Tin học giúp
con người quản lý được các dữ liệu, thông tin, quản lý nhân sự v.v... Một cách
dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy Việt Nam đã coi

Công nghệ thông tin là mục tiêu, là động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã
hội.
Hiện nay đại đa số các Công ty, cửa hàng đã đưa Tin học hóa một số
công việc. Ví dụ như: Quản lý số liệu, xử lý các số liệu và các văn bản, quản
lý nhân sự v.v... Làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng cao. Lợi
nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản
ánh hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, mục
đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa
hóa lợi nhuận. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có nguồn vốn để hình thành
các quỹ (quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh)
và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước.
Qua một thời gian thực tập em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống Quản

lý cửa hàng bán máy vi tính “.

2

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

2

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


CHƯƠNG 1
1.1 Bài toán quản lý

Qua quá trình học tập tại trường em đã chọn bài toán quản lý sau :
“ Xây dựng hệ thống Quản lý cửa hàng bán máy vi tính “
1.2 Sự cần thiết bài toán

Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương
pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
-

Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần
báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.

-

Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan

do sự tác động của môi trường bên ngoài
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng được
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt
động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác
làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề
nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.

3

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

3

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


1.3 Mục đích nghiên cứu
Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị
kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong
hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà
phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một
cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo
đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng
ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức
năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình
ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các
hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo
cáo định kỳ…
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương
pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên
tư tưởng module hoá. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải
quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia
nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ
module chính đến các module con từ trên xuống dưới

4

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

4

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CỬA HÀNG VÀ GIẢI PHÁP CHO
BÀI TOÁN QUẢN LÝ
2.1 Thực trạng tin học hóa tại cửa hàng
2.1.1 Sơ đồ tổ chức

2.1.2 Thực trạng tin học hóa và yêu cầu hệ thống thông tin quản lý
bán hàng
Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng
phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
-

Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần
báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.

-

Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan

do sự tác động của môi trường bên ngoài
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
5

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

5

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng được
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt
động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác
làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề
nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
2.1.3 Các nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng
a/ Nhập hàng:
Hàng được chở từ tổng kho của công ty đến kho của cửa hàng, nhân viên ở bộ
phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng và chất
lượng.
b/ Bán hàng :
Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng,
số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giá được
công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán
hàng và thu tiền. Đối với khách hàng quen công ty có thể cho nợ tối đa trong
vòng 10 ngày. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau : Mã phiếu, tên
người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đối với các
phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ,
điện thoại …). Sau đó đưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng.
c/ Đổi hàng hoặc trả hàng:
6

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

6

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


- Theo qui định của công ty, khách hàng có thể được phép đổi hoặc trả hàng
theo các qui định sau:
+ Tùy vào mặt hàng có được phép đổi hoặc trả hay không.
+ Khi đổi hoặc trả hàng, khách hàng phải chịu khoản lệ phí chuyển đổi tương
ứng (từ 0% - 10% tùy theo mặt hàng đã mua), cộng với khoản chênh lệch
giữa món hàng cũ và mới (nếu đổi hàng). Nếu số tiền thấp hơn tiền đã mua
món hàng cũ thì khách hàng sẽ được
trả lại tiền.
+ Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyển đổi + Số tiền chêch lệch phải
bù thêm vào mặt hàng.
d/ Bảo hành :
- Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có vấn đề trục trặc về kỹ
thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khách hàng sẽ được công ty
bảo hành nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành. Khi công ty nhận hàng để bảo
hành sẽ cung cấp một phiếu bảo hành cho khách hàng.
- Không nhất thiết khách hàng là người mua hàng mới đem mặt hàng đi bảo
hành (tên khách trong phiếu bảo hành có thể là tên khách hàng khác).
e/ Nhập lại hàng bảo hành:
Nếu hàng bảo hành không sửa được thì công ty phải đổi một món hàng cùng
loại cho khách hàng. Nếu hàng bảo hành không sửa được mà công ty không
còn loại hàng này thì công ty buộc phải nhập lại hàng của khách với giá đã
bán ban đầu hoặc yêu cầu khách đổi sang mặt hàng khác.
7

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

7

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Trong các trường hợp này nhân viên bảo hành sẽ phải lập phiếu nhập hàng
trong đó ghi rõ tên hàng, giá tiền và lý do nhập hàng lại rồi chuyển qua bộ
phận bán hàng để lập
phiếu bán hàng mới (nếu khách hàng đổi sang mặt hàng khác). Khách hàng sẽ
phải bù thêm tiền hay nhận lại khoản tiền chênh lệch (nếu có).
f/ Đơn vị tiền tệ:
Đa số các loại hàng đều nhập từ ngoài nước nên đơn vị tiền tệ chuẩn được
giao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được
tính theo tỉ giá hiện ành)
g/ Kiểm tra tồn kho :
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho
nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng. Lưu ý phiếu
xin nhập hàng và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau (số lượng và
mặt hàng được nhập không chắc sẽ
2.2 Cơ sở phương pháp luận và giải pháp cho bài toán quản lý
2.2.1 Một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý
2.2.1.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường
Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ
chức có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định.

8

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

8

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu
và thiết bị tin học hoặc không tin học.
2.2.1.2 Cấu thành hệ thống thông tin
+ Bộ phận đưa dữ liệu vào (Input)
+ Bộ phận sử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đưa dữ liệu ra (Out Put)
Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau:
Nguồn
Thu thập
Xử lý và
lưu giữ
Đích

Phân phát
Kho dữ iệu

9

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

9

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


a. Cơ sở dữ liệu

Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ
sở dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một
doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống
thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở
dữ liệu.
Trước đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống
được thu thập và xử lý theo phương thức thủ công. Các dữ liệu này được ghi
trên bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay
nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ
liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều.
b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:
- Thực thể (entity): Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu
trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng
mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập
hợp các thực thể cùng loại.
-

Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những

thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ

10

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

10

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng
bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ
-

Trường dữ liệu (field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta

thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi
thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.
-

Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể

tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
-

Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể

tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
-

Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan

với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự

quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin
cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau.
-

Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng

cơ sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử
dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu.
-

Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ

sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ
truy vấn thường dùng:
+ Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language)
+ Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example)

11

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

11

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


-

Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ

liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể thức có thể sử dụng
được. Nhìn chung báo cáo là những dữ liệu được tổng hợp ra từ các cơ sở dữ
liệu, được tổ chức và đa ra dưới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình.
-

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho

thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn
kết các thực thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô
hình sau để kết nối các bảng:
+ Mô hình phân cấp.
+ Mô hình mạng lưới.
+ Mô hình quan hệ.
2.2.1.2 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai
đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu câu:
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả
và khả thi của một dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1 . Lập kế hoạch đánh gia yêu cầu.
2. Làm rõ yêu cầu.
12

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

12

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính

3. Đánh giá khả năng thực thi.
4. Báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:
Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân
đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với
hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt
được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến
hành hay thôi phát triển hệ thống mới.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp .
5. Đánh giá lại tính khả thi.
6. Thay đổi đề xuất dự án.
7. Báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic

13

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

13

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống

thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt
được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước.
Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ
xản sinh ra, nội dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải
thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhâp vào. Gồm các công đoạn sau:
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế xử lý
3 . Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
4 . Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
5 . Hợp thức hoá cho mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp.
Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể
hoá mô hinh logic đó. Mỗi giải pháp là một mô phác hoạ của mô hình vật lý
ngoài. ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những
phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm:
1. Xác định các dàng buộc tin học và các giang buộc tổ chức.
2. Xây dựng các phương án của giải pháp.
3. Đánh giá các phương án của giải pháp.
4. Báo cáo các giai đoạn đó.
14

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

14

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài.
Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu

dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện
với những phần tin học hoá. Gồm những công đoạn chính sau:
1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
2. Thiết kế chi tiết các giao diện.
3. Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá.
4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
5. Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: tin học hoá hệ thống thông tin.Các
công đoạn chính của giai đoạn này gồm:
1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
2. Thiết kế vật lý trong
3. Lập trình
4. Thử nghiệm hệ thống.
5. Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống: đây là giai đoạn chuyển từ hệ
thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
15

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

15

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


1. Lập kế hoạch cài đặt.
2. Chuyển đổi.
3. Khai thác và bảo trì.
4. Đánh giá.
2.Phương án giải quyết

Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các
đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối
trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa
đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của
đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt
chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng,
chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các
chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương
trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử
lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập
các báo cáo định kỳ.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán
hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình
thực hiện các hoạt động kinh doanh.
16

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

16

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


2.2.2 Sơ lược về hệ thống thông tin quản lý bán hàng và nhu cầu quản lý
của cửa hàng
2.2.2.1 Sơ lược về hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng
một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Vì vậy ở phần
này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính

của các đơn vị kinh doanh hàng hoá.
Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán
hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt
động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách
hàng, đối thủ cạnh tranh...
Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông
tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt
động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh
doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để
thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp.
Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà
đầu tư, các cấp quản lí nhà nước..
Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các
đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo
17

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

17

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này
không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi
hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp
2.2.2.2 Nhu cầu quản lý của cửa hàng
a Hoạt động quản lí thông tin.
Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin:
-

Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng
của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi
đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại ,
mã thuế...

-

Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị
gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt…

-

Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng,
hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau:
Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và
bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được
mua hoặc bán.

-

Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền,
các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin

18

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

18

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp
vụ.
Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể
thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân
lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp
thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh
của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho
các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng.
b. Hoạt động quản lí kinh doanh.
Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận
chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập,
xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn
đơn vị.
Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình
thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách
hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng
kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính
sách về khách hàng.
c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng.

19

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

19

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất
nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra
xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là
hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho.
Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn
trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy
tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi
xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách
nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ
nhà cung cấp.
Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập
định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng
như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo
hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn
cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt
hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo.
Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho,
xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với
thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản
hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để
nộp cho các cấp lãnh đạo.
20

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

20

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


d. Hoạt động quản lý tiền mặt.
Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán
lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái
theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán
lập báo cáo chi phí, doanh thu..
Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng
có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh
đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt
động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan.
Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ
của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát
về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền
thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải
trả.
2.2.3 Giải pháp cho bài toán quản lý
2.2.3.1 Yêu cầu với các module nhập đầu vào
Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào
phải:
21

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

21

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính

-

Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn
hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa.
-

-

Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn

Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp
nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu.

-

Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để
tăng tốc độ nhập liệu.

-

Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho
việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ.

2.2.3.2 Yêu cầu đối với các module tra cứu.
-

Tra cứu phải rõ ràng.

-

Tốc độ xử lý nhanh.

-

Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác.
2.2.3.3 Yêu cầu đối với các module báo cáo
Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua
bán tại đơn vị.
- Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm

bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ
không có thông tin thừa.

22

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

22

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm

soát được.
- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh

chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh.
- Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay

đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống.
2.2.3.4 Yêu cầu đối với các module hướng dẫn trợ giúp
Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những
giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ.
- Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận

tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống.
2.2.4 Tính khả thi và khả năng phát triển hệ thống.
Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu
quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh
trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc
phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao.
Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh
không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi
nhân sự.

23

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

23

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần
mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện
cho việc chương trình hoá.
Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là
đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên.

Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là
chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và
đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị.

24

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

24

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính


CHƯƠNG III
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH

3.1 Nguyên nhân dẫn đến việc xây dựng hệ thống thông tin
- Những vấn đề về quản lý.
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc
đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng
quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của
cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý
nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ
thống quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý
cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội

thông tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là
phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những
lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết
25

Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013

25

Quản lý cửa hàng bán máy vi tính